Разработка автоматизированной информационной системы учета продаж фармацевтических препаратов

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗАДАНИЕ К ДИПЛОМНОМУ ПРОЕКТУ

Наименование темы: «РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УЧЕТА ПРОДАЖ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ ПРЕПАРАТОВ»

Техническое задание

а) содержание специальной части

Разработка проекта базы данных Аптеки «Ригла», инфологическая модель, реализация базы данных, даталогическая модель, обоснование выбора среды базы данных, схема данных,

б) содержание экономической части

Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности, расчёт показателей экономической эффективности

в) содержание экологической части

Требования к помещениям для эксплуатации мониторов и пэвм , требования к освещению помещений и рабочих мест с мониторами и ПЭВМ, требования к организации и оборудованию рабочих мест с мониторами и ПЭВМ, требования к клавиатуре, требования к организации медицинского обслуживания пользователей ВДТ и ПЭВМ.

Основная литература и пособия:

Арунянц Г. Г., Ежова Т.В., Котлова И., Симанков В.С., Ястребова М. В.



Аннотация

Диплом по теме «РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УЧЕТА ПРОДАЖ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ ПРЕПАРАТОВ» посвящен проблеме разработки информационных систем для автоматизации процесса работы с поставщиками в аптечных предприятиях.

Пояснительная записка состоит из введения, трех глав, экономической части, техники безопасности, выводов, приложения и списка использованной литературы.

В первых трёх главах данной дипломной работы содержится постановка задачи, проведён анализ существующих подходов к разработке баз данных, а т.ж. проведён анализ и выбор инструментальных средств разработки. Разработана структура базы данных и интерфейса программы.

Далее дипломная работа содержит мероприятия по охране труда и технике безопасности. Кроме этого приведён экономический расчёт затрат на создание программного продукта.

В заключении сделаны основные выводы по результатам выполненной работы.



ВВЕДЕНИЕ

В современном обществе, которое функционирует в жестких рыночных условиях, своевременная обработка информации способствует совершенствованию организации производства, оперативному и долгосрочному планированию, прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности, что позволяет успешно конкурировать на рынке. Каждая организация стремиться минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей деятельности и упростить процесс обработки информации. Эти задачи можно решить с использованием автоматизированных информационных систем.

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов: систем управления базами данных, CASE-средств автоматизации проектирования и других.

Объектом исследования дипломной работы является функционирование пункта столичной аптеки Ригла, деятельность которого связана с рынком фармацевтических и лекарственных препаратов.

Предметом исследования дипломной работы является бизнес-процесс работы с поставщиками в Аптека Ригла.

Целью дипломного проекта является разработка информационной системы для автоматизации процесса работы с поставщиками в Аптека Ригла.

Для достижения указанной цели необходимо решить следующие задачи:

Собрать сведения и проанализировать информацию о деятельности Аптека Ригла, для которого будет разрабатываться программное обеспечение, позволяющее автоматизировать бизнес-процессы, направленные на работу с поставщиками в отделе закупок предприятия;

Выбрать объект исследования и сформулировать требования к разрабатываемой информационной системе на основе полученных данных;

Определить информационные потоки исследуемого объекта и построить их модели;

Выбрать предмет исследования дипломного проекта на основе полученных данных об информационных потоках;

Выбрать автоматизированную среду для реализации задач автоматизации исследуемого процесса.



1. Исследование предметной области

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Предметом дипломного проекта является Аптека Ригла, которая является учреждением здравоохранения по лекарственному (Медикаментозного) обеспечению населения, учреждений здоровья, других учреждений, предприятий и организаций.

Основной целью деятельности Аптека Ригла является обеспечение населения, учреждений здравоохранения и других учреждений, предприятий, организаций продукцией медико-фармацевтического назначения (лекарственные средства - лекарства, лекарственные вещества, лекарственное растительное сырье, минеральные воды лечебные, иммунобиологические препараты, изделия медицинского назначения - перевязочные материалы и лейкопластыри, резиновые изделия санитарии и гигиены, аптечная посуда и рецептурное стекло, дезинфекционные средства, прочие медицинские товары; химреактивы).

Аптека Ригла в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и своим Уставом.

Аптека Ригла является юридическим лицом, действует на принципах хозяйственного расчета, имеет обособленное имущество, основные и оборотные фонды, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, круглую печать с изображением Государственного герба России и своим наименованием, угловой штамп и другие реквизиты.

Основные бизнес-процессы компании - закупки, складирование запасов, продажи, взаиморасчеты с поставщиками и клиентами.

Аптека Ригла осуществляет следующие виды деятельности:

- Изготовление, контроль и отпуск лекарств по рецептам и требованиями, оформленными в соответствии с установленными правилами;

- Реализацию населению лекарственных средств, разрешенных к отпуску без рецептов, а также изделий медицинского назначения

- Надлежащее хранение продукции медико-фармацевтического назначения в соответствии с утвержденными правилами, нормами, требованиями;

- Определение текущей и перспективной потребности в продукции медико-фармацевтического назначения для формирования заказов при заключении договоров с поставщиками продукции;

- Создание оперативного резерва продукции медико-фармацевтического назначения по установленной номенклатуре;

- Другие виды деятельности, направленные на улучшение обеспечения населения, учреждений здравоохранения и других учреждений, предприятий, организаций продукцией медико-фармацевтического назначения, развитие социально-экономического и финансово-хозяйственного состояния аптеки, которые не противоречат действующему законодательству России.

Управление аптекой осуществляется согласно Уставу на основании сочетания прав собственника по хозяйственному использованию своего имущества, самоуправления трудового коллектива, коллегиальности и единоначалия.

Аптеку Ригла возглавляет заведующий, который назначается и освобождается от должности собственником имущества или уполномоченным им органом, осуществляет руководство деятельностью аптеки в соответствии с действующим законодательством по трудовому договору (по контракту).

Заведующий аптекой самостоятельно решает вопросы ее деятельности, за исключением отнесенных Уставом к компетенции других органов управления аптеки. Основными задачами заведующего аптекой является определение и утверждение ее структуру и штата; прием и увольнение работников аптеки, в т.ч., руководителей отделений. Распоряжение в пределах своих полномочий имуществом аптеки, учитывая денежные средства; действовать без доверенности от имени аптеки, представление ее во всех организациях, учреждениях, в отношениях с российскими и зарубежными юридическими и частными лицами; заключение сделок, выдача доверенностей, открытие расчетных и других счетов аптеки, в т.ч. и валютные.

Основными задачами руководителя отдела закупок являются:

Осуществление анализ аудитории потенциальных поставщиков, выявляет потребности поставщиков, их уровень и направленность.

Разработка методик поиска поставщиков,

Осуществление поставщиков (размещения рекламы, участия в выставках, ярмарках, презентациях, направления предложений по средствам коммуникаций, электронной почтой, факсимильными сообщениями, пр.).

Поддержка постоянного контакта с существующими поставщиками, организация работы с ними по устоявшимся деловым схемам.

Разработка схемы взаимоотношений с наиболее выгодными и перспективными поставщиками (предложения особых условий договоров, систем скидок и индивидуального обслуживания, ускоренных сроков и особых условий исполнения договорных обязательств, пр.).

Налаживание обратной связи с поставщиками (изучает их условия поставки продукции, устанавливает причины неудовлетворенности поставщика совместной работой).

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Для определения комплекса задач автоматизации и характеристики существующих бизнес-процессов исследуемой организации построим структурную модель исследуемых процессов. Для выполнения данной задачи может быть использован стандарт описания бизнес-процессов DFD -- Data Flow Diagram (диаграмма потоков данных). DFD-модель используется для описания процессов верхнего уровня и для описания реально существующих в организации потоков данных.

DFD (Data Flow Diagram) Диаграммы потоков данных отображают последовательность преобразования данных в ходе выполнения процесса, кроме того, включают подпроцессы пересмотра информации и источники ее уточнения. Согласно методологии DFD, основными компонентами диаграммы являются:

Внешние сущности;

Системы и подсистемы;

Процессы;

Накопители данных;

Потоки данных.

Нотация DFD -- удобное средство для формирования контекстной диаграммы, то есть диаграммы, показывающей разрабатываемую ЭИС в коммуникации с внешней средой. Это -- диаграмма верхнего уровня в иерархии диаграмм DFD. Ее назначение -- ограничить рамки системы, определить, где заканчивается разрабатываемая система и начинается среда.

Источники информации (внешние сущности) порождают информационные потоки (потоки данных), переносящие информацию к подсистемам или процессам. Те в свою очередь преобразуют информацию и порождают новые потоки, которые переносят информацию к другим процессам или подсистемам, накопителям данных или внешним сущностям - потребителям информации.

Выделим основные внешние сущности структурной модели исследуемого бизнес-процесса пункта столичной аптеки Ригла:

Поставщики. Поставщиками лекарственных препаратов для пункта столичной аптеки Ригла являются предприятия и организации разнообразных форм собственности, деятельность которых направлена как на реализацию, так и на производства лекарственных препаратов при наличии соответствующих разрешительных документов. Поставщик предоставляет исследуемому предприятию информацию о лекарственных препаратах, их стоимости и условиях поставки интересующих лекарственных препаратов. В случае оформления заявки на поставку медикаментов, доставки продукции на склад и после проведения соответствующей оплаты, поставщик получает чек, гарантирующий своевременную оплату аптекой данной поставки продукции.

Продукция (лекарственные препараты). Продукция представляет собой перечень лекарственных препаратов, их стоимость и информацию о производителе. Помимо этого, для данной внешней сущности также характерно наличие информации об особенностях хранения и перевозки данных лекарственных препаратов.

Бухгалтерия. Бухгалтерия является структурным подразделением исследуемой организации. Бухгалтерия является структурой, которая в процессе работы с поставщиками является контролирующей. В бухгалтерию поступает счет-фактура от поставщика и формируется соответствующий отчет по оплате, произведенной поставщику за доставленные лекарственные препараты.

Склад. Согласно информации о покупке необходимых лекарственных препаратов и на основании товарной накладной поставщик на склад пункта столичной аптеки отгружает соответствующие лекарственные препараты. Помимо этого, склад по запросу предоставляет информацию о наличии медикаментов на складе и их количестве.

На рис. 1.1. представлена DFD-модель процесса работы исследуемой организации с поставщиками.



Рис. 1.1 Диаграмма потоков данных - контекстный уровень

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Из совокупности существующих бизнес-процессов в деятельности пункта столичной аптеки Ригла в качестве объекта дальнейшей автоматизации был выбран бизнес-процесс управления работой с поставщиками. Данный бизнес-процесс занимает важное значение в деятельности аптечного пункта, поскольку закупочные цены, предоставляемые различными поставщиками, с целью последующей реализации в аптечном пункте, непосредственно влияют на финансовые показатели деятельности исследуемой организации.

В целом, бизнес-процесс работы с поставщиками включает в себя несколько этапов.

1. Подготовка и оформление заявки на покупку медицинских препаратов.

Поставщик продукции, обращающийся в пункт столичной аптеки Ригла, должен представить общую информацию об имеющихся в его распоряжении медикаментах, их количестве и стоимости. В свою очередь, аптека Ригла обращается к поставщику на основании соответствующей заявки, в которой указываются реквизиты клиента (наименование, номер счета, месторасположение, ОКПО, ИНН и т.п.), перечень необходимых лекарственных препаратов. Поставщика информируют об основных условиях выполнения заявки, после чего заявка организации проходит следующий этап. При этом менеджер отдела закупок должен получить максимально полную необходимую информацию о поставщике, интересующем аптеку заказе.

2. Резервирование заказываемой продукции.

На данном этапе происходит уточнение данных по заявке и проверки наличия необходимой продукции у поставщика. В случае наличия продукции менеджер отдела закупок резервирует указанную в заявке продукцию у поставщика.

3. Оформление документов.

Данный этап представляет собой составление необходимых документов для поставщика и заключение договора на доставку медикаментов на склад аптечного пункта. Обязательным реквизитом данного документа является адрес доставки продукции.

4. Контроль выполнения условий оплаты.

На основе полученной информации и сформированного договора происходит перевод денежных средств со счета аптечного пункта на счет поставщика - оплата продукции. Данный этап выполняет менеджер отдела закупок.

5. Оформление отправки товара.

На основании оформленной заявки и получения оплаты выполняется отправка товара (продукции) поставщиком на указанный адрес склада.

6. Контроль выполнения условий договора.

Этап включает оформление документов, сопровождающих исследуемый бизнес-процесс закупок в пункте столичной аптеки Ригла. К результатным документам относятся:

Отчет;

Закрывающие документы (чек, товарная накладная).

Для описания существующей технологии выполнения исследуемого бизнес-процесса управления работой с поставщиками (закупками) построим функциональную модель исследуемой задачи.

Бизнес-процесс работы с поставщиками пункта столичной аптеки Ригла на можно наглядно и точно описать с помощью методологии SADT в нотации IDEF0. IDEF0-модель используется для анализа функций, выполняемых системой и отображения механизмов, посредством которых эти функции выполняются.

Ниже, на Рисунках 1.2, 1.3, 1.4. 1.5 и 1.6, представлены разработанные диаграммы IDEF0 исследуемого процесса (с разной степенью детализации исследуемого бизнес-процесса), которая используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции.

Рис. 1.2 IDEF0-модель AS-IS бизнес-процесса управление работой с поставщиками аптеки Ригла

Рис. 1.3. демонстрирует модель AS-IS взаимосвязи с другими подзадачами процесса работы с поставщиками, задействованных в их решении специалистов (они же - механизмы процесса).

Рис. 1.3 Функциональная модель AS-IS исследуемого бизнес-процесса (декомпозиция)

Входами ЭИС являются материал или информация, который используются или преобразовываются работой для получения результата (выхода). Входными информационными потоками (INPUT) для будущей задачи автоматизации будет заявка на товар, и информация о заказчике (реквизиты заказчика и адрес доставки).

Выходами (OUTPUT) являются материалы или информация, которые производятся работой, в моделируемой системе выходы представляют собой необходимые документы (договор на покупку, закрывающие документы, и отчеты).

Управление (CONTROL) - правила, стратегии, процедуры и стандарты, которыми руководствуется работа. Управлением являются законы РФ и рекомендации бухгалтерии.

Механизмы (MECHANISM) - ресурсы, которые выполняют работу. Механизмами исследуемого процесса являются менеджер отдела закупок, руководитель отдела, генеральный директор.

Выполним декомпозицию функциональных блоков №1, 4 и 6 (см. рис. 1.7).

Декомпозиция AS-IS функционального блока «Подготовка и оформление заявки» представлена на рис. 1.4.

Рис. 1.4 IDEF0-модель AS-IS бизнес-функции «Подготовка и оформление заявки»

На рис. 1.5 Приведена декомпозиция AS-IS бизнес-функции «Контроль выполнения условий оплаты».

Рис. 1.5 Декомпозиция функционального блока №4 «Контроль выполнения условий оплаты заказчиком»

Декомпозиционная модель AS-IS функционального блока №6 представлена на рис. 1.6.

Рис. 1.6 Декомпозиция функционального блока «Контроль выполнения условий договора», модель AS-IS

1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Автоматизация исследуемого бизнес-процесса работы с поставщиками, прежде всего, связана с понятием документооборота. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В общем случае, под документооборотом понимают движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

1.2.4 Документооборот

Под документооборотом понимается комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. А электронный документооборот (ЭДО) -- это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Существует также такое понятие, как электронный документ (ЭД) -- документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -- аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Под управлением электронным документооборотом принято понимать организацию движения документов. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передача прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем. Главное назначение систем электронного документооборота -- это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемый процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри аптеки, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля исполнения, формирования дел, организации хранения и т.д.

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым ими ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

Таблица 1.1 - Традиционная работа с документами в организации без использования автоматизированной системы документооборота

Форма документа	Документопоток
	входящей информации	внутренних документов	исходящей информации
Электронные документы	Сообщения электронной почты, факсимильная информация	Сообщения в корпоративной сети, факсы	Ответы и письма по электронной почте, факсимильная информация
Бумажные документы	Письма, договоры и контракты, законодательные акты, нормативные документы, периодические издания, Книги, реклама	Приказы, инструкции, отчеты, служебные записки, бухгалтерские документы	Письма, договоры и контракты, Служебные записки

Автоматизация взаимоотношений с поставщиками на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль и учет их исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль состояния самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые по сути своей идентичны: потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации; поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации); задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор); фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени); проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля; неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов); большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др.

В результате вышеописанного положения дел управление организацией не может осуществляться в полном объеме. И выражается это в том, что руководитель организации (равно как и руководители всех ее уровней) самостоятельно (без помощи заместителей, ответственных за те или иные направления деятельности), не владеют информацией в режиме реального времени и в случае необходимости не смогут оперативно ответить даже на такие вопросы: какие документы и по каким проблема находятся в работе; какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов и т.п.; а следовательно, оперативно среагировать на изменившуюся конъюнктуру рынка и принять верное решение.

«Источник причин большинства проблем документооборота - изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета». Традиционный (каталожно-карточный, либо журнальный) учет работы с документами на бумажных носителях ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния исполнения конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о нем на всех этапах, требует существенных трудозатрат и времени, а также зависит от квалификации сотрудников служб управления. Для обеспечения эффективного централизованного учета и контроля исполнения всех документов организации, службе документооборота необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию об исполнении и движении каждого документа в отдельности, получая ее из соответствующих подразделений и централизованно фиксировать (регистрировать) ее в своём отделе. Это требует огромных накладных расходов, строгой регламентации работы всех структурных подразделений и ее сотрудников, наличия квалифицированного персонала, больших трудовых и временных затрат на проведение рутинных технологических операций по поиску, сбору, обобщению и анализу распределенной информации. На сегодняшний день, практически ни одна организация не может позволить себе проведение вышеперечисленных работ в полном объеме.

Учитывая существующую тенденцию увеличения количества поставщиков, объема товара и объема документооборота вопрос об автоматизации документационного обеспечения управления, внедрения в работу новых информационных технологий встает весьма остро.

При принятии решения об автоматизации документооборота пред руководителем неизбежно встанут вопросы:

Какие цели преследуются при автомтизиации и какие задачи должны быть решены?

Где проходит граница документооборота организации и что должно быть автоматизировано?

Цели автоматизации документооборота всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

повышение качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;

объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;

обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;

заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации документооборота организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

Подготовка и оформление документов.

повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации;

унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования;

Организация документооборота и исполнения документов.

исключение дублирования ввода информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации);

исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации);

упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов - маршрутизация);

повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами;

сокращение сроков исполнения и прохождения документов;

своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом);

Организация контроля исполнения документов.

объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных);

оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения);

Организация хранения документов, поисковая система.

обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним;

обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов;

Таким образом, суммируя все вышесказанное можно сделать вывод: автоматизация документационного обеспечения управления организации, вне зависимости от ее организационно-правовых форм, ввиду комплексного подхода к решению проблем документооборота, повышает оперативность управления, эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно, приводит к повышению конкурентоспособности на рынке.

1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия

В рассматриваемой нами аптеке уже внедрен программный продукт М-аптека и ЦЕЗ, а бухгалтерия использует Эскейп.

М-аптека и ЦЕЗ является платформой для построения приложений автоматизации управленческих и документных процессов. Особенностью системы является объектно-ориентированная архитектура, благодаря которой возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу со сложноструктурированными данными и неформализованными динамическими процессами. В составе программного продукта содержатся базовые функции, позволяющие организовывать работу распределённых рабочих групп и создавать приложения автоматизации процессов. М-аптека и ЦЕЗ принято считать законченной системой автоматизации деятельности предприятия.

1.3.1 Основные функции

Основной функцией являются постоянный документооборот;

Просмотр прайс-листа, просмотр архива и просмотр отчета по забракованным сериям ;

Работа с накладными - постановка на товар, выгруз отмеченных накладных, формирования сообщения в офис о постановке товара;

Формирования отчетов по родовым сертификатам;

Формирования отчетов по товару за месяц;

Формирования ежедневного отчета по товару;

Формирования заказа на товар;

Прием электронных документов и занесение их в реестр;

Просмотр наличия товара;

Дефектура по отделу;

Переработка готовых фрорм;

Но увы в эти программы не входит запись и регистрация информационных бюллетеней на новые препараты, бюллетеней о продлении сроков годности препаратов и изъятии из аптечной сети. Нет договоров с обслуживающим персоналом. Таким образом, связь между поставщиками и аптекой становится не постоянной и нерентабельной. Требует улучшения и автоматизации.

Этим главным недостатком и обусловлена задача разработки и внедрения новой информационной системы документооборота в организации.

1.3.2 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации делопроизводства взаимоотношении поставщиков лекарственных препаратов с аптекой

Обзор рынка программных средств данного класса систем позволил проанализировать возможные финансовые затраты и соответствие функций, требуемых данной организации. Произведем сравнение нескольких самых крупных ИС документооборота рынка программных средств.



Таблица 2 - Сравнительные характеристики систем документооборота

	ЕВФРАТ - Документооборот	DocsVision	КАДО
Регистрация документов	+	+	+
Ведение регистрационной карточки	+	+	+
Ведение номенклатуры дел	+	+	+
Сканирование	+	+	+/-
Распознавание документов	+	+	+
Связанные документы	+	+	+
Прикрепленные файлы	+	+	+
Работа со словарями и справочниками	+	+	+
Сроки поручений	+	+	+
Поиск по реквизитам, по виду регистрационной карточки	+ +	+ +	+ -
Списание документа в архив	+	+	+
Ведение архивов	+	+	+
Генерация отчетов	+	+	+
маршрутизация	+	+	+
Возможно ли внедрение собственными силами	да	нет	нет
Web-доступ	+	+	+/-
Классифика-ция ИС	Автоматизиро-ванная информационная система; Информационно-поисковая система; Клиент-серверная ИС; Организационного управленя; Модельная.	Автоматизирован-ная информационная система; Информационно-поисковая система; Клиент-серверная ИС; Организационного управления; Модельная.	Автоматизирован-ная информационная система; Информационно-поисковая система; Клиент-серверная ИС; Организационного управления; Модельная.
Соответствие требованиям организации	+	+	+
Стоимостные оценки	7200$	9200$ + покупка СУБД	14700$ + покупка СУБД
Надежность ИС	+	+	+

Выводы

В данном разделе произведено исследование предметной области. Предметом дипломного проекта является Аптека Ригла, которая является учреждением здравоохранения по лекарственному (Медикаментозного) обеспечению населения, учреждений здоровья, других учреждений, предприятий и организаций.

Основной целью деятельности Аптека Ригла является обеспечение населения, учреждений здравоохранения и других учреждений, предприятий, организаций продукцией медико-фармацевтического назначения (лекарственные средства - лекарства, лекарственные вещества, лекарственное растительное сырье, минеральные воды лечебные, иммунобиологические препараты, изделия медицинского назначения - перевязочные материалы и лейкопластыри, резиновые изделия санитарии и гигиены, аптечная посуда и рецептурное стекло, дезинфекционные средства, прочие медицинские товары; химреактивы).

Аптека Ригла в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и своим Уставом.

Таким образом, суммируя все вышесказанное можно сделать вывод: автоматизация документационного обеспечения управления организации, вне зависимости от ее организационно-правовых форм, ввиду комплексного подхода к решению проблем документооборота, повышает оперативность управления, эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно, приводит к повышению конкурентоспособности на рынке.



2. СПЕЦИАЛЬНЫЙ РАЗДЕЛ

2.1 Разработка проекта базы данных аптеки «Ригла»

2.1.1 Инфологическая модель

В аптеке хранится препаратов, услугами аптеки пользуются тысячи клиентов. Для обеспечения оперативности ведения информации о препаратах, с такими сведениями как способ применения, показания к применению, фармакологические свойства, производитель и т.д., информации о фирмах, поставляющих данные товары, цены, поставляемых препаратов необходима автоматизированная система, основанная на современной базе данных. Использование базы данных и автоматизированной системы для работы с базой данных существенно упростит, а главное вся информация, касающаяся препаратов в данной аптеке, будет храниться в одном месте. Если предоставить данную базу для общего пользования, то клиенты, даже не имея специальной подготовки, смогут самостоятельно заказывать необходимые. Время работы фармацевтов и провизоров значительно сократиться.

В аптеке необходимо хранить разнообразную информацию о препаратах, чтобы оперативно можно было определить информацию о том, для каких заболеваний необходимо принимать препарат, о его форме выпуска, типе препарата (витамин, биологически-активная добавка (БАК), лекарство, косметические препараты), способ применения данного препарата, показания к применению, фармакологические свойства, производитель. Необходимо учесть, что препараты в аптеке могут присутствовать в нескольких экземплярах, что препараты могут поставляться одной фирмой, могут иметь одинаковое название, поэтому препаратам необходимо присваивать некоторые уникальные шифры.

Также может быть такое, что несколько препаратов лечат одно и тоже заболевание, и один препарат может лечить несколько заболеваний, поэтому и заболеваниям даны уникальные шифры.

Форма выпуска у препарата может быть также различной.

Информация о фирмах должна быть полной и достаточной для отправления заявки на препарат, то есть мы должны иметь почтовый адрес, индекс, или адрес электронной почты, должны знать цену препарата для каждой фирмы, номер телефона. При оплате клиентам необходимо знать номер лицевого счета, банк, в котором он зарегистрирован. Необходимо учесть, что среди названий фирм также могут быть повторения для этого у каждой фирмы должен быть уникальный шифр.

Работать с базой данных «Аптека-препараты» будут следующие пользователи:

зав. аптеки;

фармацевты;

оператор ЭВМ,

клиенты аптеки.

Пользователи базой данной «Аптека» должны иметь возможность систематизировать список имеющихся препаратов, т.е. распределять препараты по типу, добавлять новые и списывать старые, иметь возможность быстро найти необходимый препарат, поставляющую его фирму, добавить фирму, удалить фирму, иметь возможность заказать препарат.

База данных «Аптека» выполнит задачи повышение оперативности пополнения аптеки медпрепаратами, сокращение времени учета препаратов в аптеке, поиск необходимых препаратов или их заменителей (фармацевты), формирование заявки на препараты (фармацевты), формирование ведомости препаратов, необходимых в аптеке (зав.аптеки).

В результате в БД аптеки «Ригла» используются следующие входные данные:

- информация о товарах,

- информация о заказах,

- информация о поставщиках,

- информация о сотрудниках,

- информация об аптеках.

Выходными данными являются запросы. Информация выводится на экран в специальных формах, упрощающих работу с записями таблиц БД.

В дипломном проекте в БД аптеки «Ригла» пользователю ограничен ввод даты из будущего. Также присутствует целостность таблицы, т. е. поддерживаются:

- уникальность строк таблицы. Определен первичный ключ таблицы, и значение его определено;

- все уникальные ключи, выявленные в ходе анализа предметной области. Эти ограничения реализуются в командах создания и модификации таблиц.

Проанализировав предметную область, мы можем сказать, что разработка базы данных для аптеки актуальна. Целью разработки базы данных «Аптека» и автоматизированной системы для работы с ней является повышение качества и скорости обслуживания клиентов, а также при общедоступном пользовании самостоятельному выбору и заказу лекарств клиентами на прямую через фирму.

Эти цели могут быть достигнуты за счет сокращения времени поиска необходимых препаратов по определенным критериям, за счет снижения времени поиска информации о фирмах.

Задачами автоматизированной системы являются:

1. Запись нового препарата

2. Поиск препарата из существующих и их заменителей

3. Удаление препарата

4. Отображение фирм, поставляющих данный препарат

5. Отображение цен в фирмах, поставляющих препарат

6. Отображение сведений фармакологические свойства

7. Отображение сведений способ применения

8. Отображение сведений показания к применению

9. Сортировка препаратов по типу(витамины, БАК, лекарства, косметика)

10. Возможность добавления нового заболевания

11. Подготовка сведений о фирмах

12. Удаление фирмы

13. Добавление фирмы

14. Формирование заказа определенного препарата, с выбором его из каталога фирмы

15. Формирование общей суммы «к оплате»

В БД существуют ограничения на свойства объекта предметной области, присутствуют значение поля, тип, диапазон значения поля (значение целое и положительное). Далее каждая таблица проектируемой БД связана с другими посредством соответствующих первичных и внешних ключей, т. е. родительская (главная) по отношению к другим таблицам, либо дочерняя (подчиненная), либо та и другая для разного уровня связей.

На этапе инфологического проектирования базы данных строится инфологическая модель предметной области, которая должна отображать семантику (смысл взаимосвязи объектов) предметной области. ИЛМ строится не для отдельного объекта, а отображает классы объектов и связи между ними. Диаграмма, отражающая связи объектов предметной области, называется диаграммой ER-типа (так как Entity - сущность, Relationship - связь).

Выделим основные сущности:

сущность «Препараты»;

сущность «Фирмы»;

сущность «Прайс цен»;

сущность «Показания к применению»;

сущность «Заболевания»

сущность «Заказ по фирме»

сущность «Содержание заказа»

Инфологическая модель базы данных «Библиотека» представлена на рис. 1.

Рис.1. Инфологическая модель предметной области (ПО) «Аптека - препараты»

Сущность «Препараты» содержит информацию обо всех препаратах, имеющихся в аптеке. Отдельный препарат этой сущности может поставляться различными фирмами и иметь различные цены в различных фирмах, поэтому водиться сущность «Прайс цен». Каждый препарат сущности «Прайс цен» содержит информацию поставляющей фирме и о цене конкретного препарата. Между сущностью «Препараты» и сущностью «Прайс цен» существует связь типа «1:М», обязательная с обеих сторон (если есть информация о препарате, то есть хотя бы одна фирма, поставляющая данный препарат цена препарата, если есть цена препарата и поставляющая его фирма, то должна быть информация о препарате). Сущность «Фирмы» содержит информацию о фирмах поставляющих препараты. Отдельная фирма этой сущности содержит информацию об одной цене отдельного препарата. Существует связь между сущностью «Фирмы» и сущностью «Прайс цен» типа «1:М», не обязательная с обеих сторон (ни одна фирма может не поставлять ни одного препарата).

Сущность «Препараты» содержит информацию обо всех препаратах, имеющихся в аптеке. Отдельный препарат этой сущности иметь различные показания к применению, поэтому водиться сущность «Показания к применению». Каждое показание к применению сущности «Показание к применению» содержит информацию применению отдельного препарата. Между сущностью «Препараты» и сущностью «Показания к применению» существует связь типа «1:М», обязательная с обеих сторон (если есть информация о препарате, то обязательно должно быть показание к применению, если есть показание к применению, то обязательно должна быть информация о препарате). Сущность «Заболевания» содержит информацию о показания к применению, ведь при разных заболеваниях показания к применению могут быть различными. Отдельное заболевание сущности «Заболевания» содержит информацию об одном показании к применению одного препарата. Существует связь между сущностью «Заболевания» и сущностью «Показания к применению» типа «1:М», обязательная с обеих сторон (если есть показание к применению, то должно быть и заболевание, для лечения которого оно предназначено). «Заказ по фирме» относиться к «Фирмы» как 1:М, то есть каждому шифру фирмы соответствует одна фирма. «Содержание заказа » относится к таблице «Заказ по фирме» также 1:М, то есть в одном заказе содержится лишь товар, заказанный у одной фирмы, к таблице «Препараты» также отношение 1:М, то есть определенному номеру препарата соответствует один препарат.

Определим ключи - уникальные идентификаторы каждой сущности: для сущности «Препараты» - это номер препарата (№Препарата), для сущности «Прайс цен» - номер препарата, шифр фирмы, для сущности «Фирмы» - шифр фирмы, для сущности «Показания к применению» номер препарата и шифр заболевания, для сущности «Заболевания» - шифр заболевания, в «Заказ по фирме»- номер заказа(№Заказа), в «Содержимое заказа»-номер заказа(№Заказа),номер препарата (№Препарата).

2.1.2 Реализация базы данных

Реляционная модель - модель представления данных, которая описывает структуру данных, допустимые операции над данными и специальные правила, обеспечивающие целостность данных.

Понятие функциональной зависимости является базовым, так как на его основе формулируется определение всех остальных видов зависимостей.

Следующим шагом в проектировании РБД является нормализация отношений. Даталогическое концептуальное проектирование состоит в разработке корректной схемы в виде совокупности взаимосвязанных отношений отражающих объекты предметной области и их семантические связи. В такой схеме должны отсутствовать нежелательные функциональные зависимости между атрибутами. Нормализированный набор таблиц обладает лучшими свойствами при включении, модификации и удалении данных, чем любой другой набор таблиц представляющий те же данные. Проектирование может выполняться путем декомпозиции или путем синтеза. При проектировании с использованием декомпозиции переходят от одной нормальной формы к другой нормальной форме более высокого уровня, сохраняя эквивалентность схем Базы Данных. Выделяют несколько нормальных форм (НФ): 1НФ, 2НФ, 3НФ, 4НФ, 5НФ. Каждая следующая НФ улучшает свойство схемы, сохраняя свойства предыдущей НФ.

Отношение «Препараты»

№ препарата

Регистрационный номер

Торговое патентовое название препарата

Международное непатентовое название препарата

Химическое название

Срок хранения, месяцы

Изображение

Тип препарат

Примечание

Форма выпуска

Состав и лекарственная форма

Фармокотерапевтическая группа

Фармакодинамика

Фармакокинетика

Производитель

Отношение «Прайс цен»

№Препарата

Шифр фирмы

Оптовая цена

Количество штук

Фирмы-поставщики

Шифр фирмы

Название фирмы

Адрес

Телефон

Идентификационный номер

Банк

Расчетный счет

БИК

К/с

Индекс

Сайт

Показания к применению

№Препарата

Шифр заболевания

Доза

Побочные действия

Противопоказания

Взаимодействия с другими препаратами

Показания к применению

Особые указания

Передозировка

Информация о заболеваниях

Шифр заболевания

Название заболевания

Тип препарат

Заказ по фирме

№Заказа

Шифр фирмы

Дата заказа

К оплате за заказ

Содержание заказа

№Препарата

№Заказа

Кол_во заказа

К_оплате_за товар

2.1.3 Даталогическая модель

Даталогическим (логическим) проектированием называют проектирование логической структуры БД в среде конкретной СУБД. Выберем в качестве модели данных реляционную базу данных (РБД).

Существуют разные способы проектирования логической структуры РБД. Рассмотрим способ проектирования, основанный на анализе инфологической модели и переходе от нее к реляционным отношениям.

Для РБД проектирование логической структуры заключается в том, чтобы разбить всю информацию по отношениям, а также определить состав атрибутов для каждого из этих отношений. От ER-модели перейдем к реляционной модели данных.

Ограничения или свойства таблиц:

1. Каждая таблица представляет собой реальный объект- сущность.

2. Элементы таблиц должны быть неделимыми.

3. Столбцы- поименованы.

4. Элементы столбца должны быть однородными. В таблице не должно быть двух одинаковых строк.

5. Каждая таблица должна иметь первичный ключ для идентификации каждой строки таблицы.

В результате получили следующие отношения:

Препараты (№ Препарата, Регистрационный номер, Торговое патентовое название препарата, Международное непатентовое название препарата, Химическое название, Срок хранения, месяцы, Изображение, Тип препарата, Примечание, Форма выпуска, Состав и лекарственная форма, Фармокотерапевтическая группа, Фармакодинамика, Фармакокинетика, Производитель).

Прайс цен (№Препарата, Шифр фирмы, Оптовая цена, Количество штук,).

Фирмы (Шифр фирмы, Название фирмы, Адрес, Телефон, Идентификационный номер, Банк, Расчетный счет, БИК, К/с, Индекс, Сайт).

Показания к применению (№Препарата, Шифр заболевания, Доза, Побочные действия, Противопоказания, Взаимодействия с другими препаратами, Показания к применению, Особые указания, Передозировка).

Заболевания (Шифр заболевания, Название заболевания, Тип препарата).

Заказ_по_фирме (№заказа,Шифр фирмы, Дата заказа, Итого к оплате за заказ).

Содержимое заказа(№Препарата, №Заказа, Кол_заказа, К оплате за товар).

Выполним физическое проектирование в среде СУБД Microsoft SQL Server 2005. Зададим имена таблиц и полей, определим типы данных и размерность полей таблиц. В таблицах выберем первичные ключи и индексированные поля. Так же для поля определим его основные характеристики - является ли это поле внешним или первичным ключом, создан ли индекс по этому полю, задано ли для поля значение по умолчанию, какие ограничения заданы для данного поля (уникальность значений, маска ввода). Вся эта информация представлена в таблице 1.

Физическое проектирование.

Выполним физическое проектирование. Поименуем таблицы и атрибуты, определим типы данных и размерность атрибутов. В таблицах выберем первичные ключи и индексированные поля.

Таблица 1 - Структура таблиц РБД «Аптека»

Название таблицы	Имя поля	Тип данных	Размер поля	Первичный ключ / вторичный ключ / индексированное поле
Препараты	№ Препарата	Счетчик, int	Длинное целое	Первичный ключ
	Регистрационный номер	nchar	20
	Название препарата	nchar	150
	Международное непатентованное название	nchar	50
	Химическое название	nchar	100
	Срок хранения	int	Длинное целое
	Изображение	image
	Тип препарата	nchar	20
	Примечание	nchar	250
	Форма выпуска	int	Длинное целое
	Состав и лекарственная форма	nchar	255
	Фармакотерапевтическая группа	nchar	200
	Фармакодинамика	ntext
	Фармакокинетика	ntext
	Производитель	ntext
Фирмы	Шифр фирмы	Счетчик,int	Длинное целое	Первичный ключ
	Название фирмы	nchar	30
	Адрес	nchar	150
	Телефон	nchar	30
	Идентификационный номер	nchar	50
	Банк	nchar	100
	Расчетный счет	nchar	50
	БИК	int	Длинное целое
	К/с	nchar	50
	Индекс	int	Длинное целое
	Сайт	nchar	50
Заболевания	Шифр заболевания	nchar	50	Первичный ключ
	При заболеваниях	nchar	50
	Тип препарат	nchar	20
Показания к применению	№ Препарата	nchar	Длинное целое	Первичный ключ
	Шифр заболевания	nchar	50	Вторичный ключ
	Доза	nchar	255
	Побочные действия	ntext
	Противопоказания	ntext
	Взаимодействие с другими лекарствами	ntext
	Показания к применению	ntext
	Особые указания	ntext
	Передозировка	ntext
Прайс цен	№Препарата	int	Длинное целое	Первичный ключ
	Шифр фирмы	int	Длинное целое	Вторичный ключ
	Оптовая цена	money
	Количество, штук	int	Длинное целое
Заказ по фирме	№Заказа	Счетчик,int	Длинное целое	Первичный ключ
	Шифр фирмы	Текстовый	20
	Дата заказа	datetime
	Итого к оплате за заказ	money
Содержание заказа	№Препарата	int	Длинное целое	Первичный ключ
	№Заказа	int	Длинное целое	Вторичный ключ
	Кол_заказа	int	Длинное целое
	К_оплате_за_заказ	money

2.1.3 Обоснование выбора среды базы данных

Структурой хранения данных в SQL Server 2005 является база данных (database). Вся работа SQL Server 2005 сводится к управлению базами данных (БД). Системные данные сервера, отвечающие за его функционирование, также хранятся в базах данных. Базу данных SQL Server 2005 можно рассматривать с двух сторон: физической и логической. При работе с любой базой данных SQL Server 2005 - пользовательской или системной - действуют одни и те же механизмы.

Физическая база данных представляет собой набор файлов, расположенных на диске. С этими файлами можно выполнять любые операции, разрешенные для обычных файлов: копирование, переименование, удаление и т. д. Конечно, делать этого не стоит, но все же выполнение перечисленных операций в случае необходимости возможно. Физическая структура базы данных описывает количество файлов данных и журнала транзакций, из которых состоит база данных, их первоначальный и текущий размер, положение на диске, имя, расширение, шаг приращения и некоторые другие параметры. Эти параметры необходимы только для правильного восприятия SQL Server 2005 базы данных. Для пользователей, работающих с базой данных, в подавляющем большинстве случаев ее физическая структура не имеет значения.

Гораздо больший интерес для пользователей представляет логическая структура базы данных, описывающая все ее объекты, их поведение и взаимодействие друг с другом. Логическая структура базы данных включает в себя системные и пользовательские таблицы, представления, хранимые процедуры, пользователей и роли, умолчания, ограничения целостности и другие объекты.