ПРИЛОЖЕНИЕ А

Комплектовочная ведомость

Руководство пользователя

1. Окно базы данных

Особым окном в Access является окно базы данных, которое позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов Access: Таблицы (Tables), Запросы (Queries), Формы (Forms), Отчеты (Reports), Страницы (Pages), Макросы (Macros), Модули (Modules) (рис. 1).

Рисунок Е.1 - Окно базы данных Access 2000

Щелкнув на ярлыке мышью, в правой части окна вы откроете список соответствующих объектов. Список объектов может быть представлен четырьмя разными способами (обычными для папок операционной системы Windows):

· в виде мелких значков;

· в виде крупных значков;

· в виде списка;

· в виде таблицы.

Переключение этих режимов отображения выполняется с помощью четырех правых кнопок на панели инструментов, расположенной вдоль верхнего края окна.

При представлении объектов в виде значков эти значки можно перетаскивать с помощью мыши и располагать внутри окна базы данных любым удобным образом. Если же вы хотите расположить значки так, чтобы они находились рядом друг с другом, нужно:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных.

2. Из контекстного меню выбрать команду Выстроить значки (Line Up Icons).

Представление перечня объектов в виде списка не позволяет располагать значки произвольным образом в окне базы данных, но их можно "перетаскивать" за пределы окна базы данных (это один из способов активизировать объект, например открыть таблицу). Представление в виде таблицы позволяет для каждого объекта посмотреть не только его имя, но и описание (столбец Описание (Description)), дату и время последнего изменения (столбец Дата изменения (Modified)), дату и время создания (столбец Дата создания (Created)), а также тип объекта.

При использовании любого вида представления объектов в окне базы данных их можно упорядочить по имени, типу, дате создания и дате изменения. Для этого необходимо:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных.

2. Из контекстного меню выбрать команду Упорядочить значки (Arrange Icons).

3. Из раскрывающегося меню выбрать способ упорядочения: по имени (By Name), по типу (By Type), по дате создания (By Created), по дате изменения (By Modified).

Чтобы объекты в окне базы данных упорядочились автоматически, необходимо:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных.

2. Из контекстного меню выбрать команду Упорядочить значки (Arrange Icons).

3. В раскрывающемся меню выбрать команду автоматически (Auto Arrange). Перед командой появится метка, свидетельствующая о том, что режим автоматического упорядочения включен.

Чтобы отменить автоматическое упорядочение, необходимо снова выбрать команду автоматически (Auto Arrange) в меню Упорядочить значки (Arrange Icons). Метка команды будет удалена, а режим автоматического упорядочения выключен.

С каждым объектом базы данных можно работать в двух режимах. Первый режим назовем режимом выполнения (условно, т. к. он несколько различается для разных типов объектов):

· для таблиц, запросов, форм и страниц доступа к данным этот режим означает открытие соответствующего объекта и называется, соответственно, режим Таблицы (для таблиц и запросов), режим Формы, режим Страницы;

· для отчета -- это режим предварительного просмотра;

· для макроса -- это действительно режим выполнения;

· для модуля этот режим отключен.

Второй режим -- это режим Конструктора. Данный режим применяется ко всем типам объектов и предназначен для создания и изменения объектов.

Выбрать нужный режим можно с помощью кнопок, которые находятся в левой части панели инструментов окна базы данных, с помощью команд меню Вид (View) или с помощью кнопок на панели инструментов Access.

На панели инструментов окна База данных (Database) слева имеются три основных кнопки:

· первая кнопка имеет изменяющееся название, в зависимости от того, какой объект выбран. Если выбраны таблица, запрос, форма, страница или группа Избранное (Favorites), кнопка приобретает вид Открыть (Open). Если выбран отчет -- Просмотреть (Preview), если макрос или модуль -- Запустить (Run). При этом значок рядом с названием соответственно изменяется. Название этой кнопки в каждом варианте наглядно отражает назначение;

· вторая кнопка Конструктор (Design) постоянна для всех объектов и предназначена для редактирования ранее созданного объекта;

· третья кнопка Создать (New) имеет постоянное название, но при этом изменяются значки на ней, в соответствии с типом объекта.

1. Выделить ее в списке и нажать кнопку Открыть (Open).

2. Перетащить значок таблицы мышью за пределы окна базы данных.

3. Дважды щелкнуть кнопкой мыши по имени таблицы.

4. Один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по имени таблицы, если установлен флажок Одним щелчком (Single-click open) в диалоговом окне Параметры (Options).

Чтобы открыть любой объект в режиме Конструктора, необходимо выделить этот объект в списке и нажать кнопку Конструктор (Design).

Чтобы удалить объект из списка, нужно:

1. Выделить объект в списке и нажать кнопку Удалить (Delete) в верхней части окна базы данных или клавишу <Delete> на клавиатуре или щелкнуть правой кнопкой мыши по имени объекта и из контекстного меню выбрать команду Удалить (Delete).

2. В появившемся диалоговом окне, запрашивающем подтверждение на удаление объекта, необходимо нажать кнопку Да (Yes).

Чтобы переименовать объект, нужно:

1. Выделить необходимую таблицу в списке.

2. Щелкнуть левой кнопкой мыши на имени таблицы или щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Переименовать (Rename).

3. В поле имени таблицы ввести новое имя.

4. Нажать клавишу <Enter> или щелкнуть левой кнопкой мыши на любом свободном месте в правой части окна.

Чтобы скопировать или переместить объект, можно воспользоваться стандартными программами копирования/вставки. Например, чтобы скопировать таблицу в буфер обмена (Clipboard), необходимо сделать одно из двух действий:

· выделить требуемую таблицу в списке и нажать на кнопку Копировать (Сору) на стандартной панели инструментов База данных (Database);[ Эта панель отображается на экране, когда активным является окно базы данных. ]

· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Копировать (Сору).

Чтобы вырезать таблицу в буфер обмена (Clipboard), нужно осуществить одну из двух операций:

· выделить необходимую таблицу в списке и нажать на кнопку Вырезать (Cut) на панели инструментов База данных (Database);

· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Вырезать (Cut).

Чтобы вставить таблицу из буфера обмена, нужно:

1. Открыть список таблиц в окне базы данных.

2. Нажать на кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов База данных (Database) или щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном поле в списке таблиц и из контекстного меню выбрать команду Вставить (Paste).

3. В появившемся окне Вставка таблицы (Paste Table As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя новой таблицы, в группе Параметры вставки (Paste Option) выбрать вариант вставки таблицы: Только структура (Structure only), Структура и данные (Structure and Data), Добавление данных в таблицу (Append Data to Existing Table) и нажать кнопку ОК.

Режим вставки Только структура (Structure only) предназначен для копирования структуры таблиц, т. е. списка полей таблицы с указанием типа каждого поля и с его описанием. При этом не предусматривается копирование данных. В режиме Структура и данные (Structure and Data) таблица копируется целиком вместе со своим содержимым. В режиме Добавление данных в таблицу (Append Data to Existing Table) необходимо в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя существующей таблицы, после чего будет осуществлено добавление данных из таблицы, находящейся в буфере обмена, в указанную таблицу.

При копировании других объектов базы данных запрашивается только имя нового объекта.

Чтобы посмотреть свойства объекта, необходимо проделать одну из следующих операций:

· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени объекта и из контекстного меню выбрать команду Свойства (Properties);

· выделить объект из списка в окне базы данных и выбрать команду Вид, Свойства (View, Properties) из главного меню Access.

Рисунок Е.2 - Окно свойств таблицы

На рис. Е.2 показано окно свойств таблицы. В нем отражается следующая информация:

· Тип (Туре) -- тип объекта (в данном случае Таблица (Table));

· Описание (Description) -- описание таблицы, определяемое пользователем;

· Создан (Created) -- дата создания таблицы;

· Изменен (Modified) -- дата последнего изменения таблицы;

· Владелец (Owner) -- владелец (создатель) таблицы;

· Атрибуты (Attributes): Скрытый (Hidden) -- позволяет скрыть таблицу из окна базы данных, Реплицируемый (Replicated) -- позволяет управлять реплицируемостью объекта.

Пользователь может изменять в окне свойств только описание таблицы и значения ее атрибутов.

На панели объектов можно размещать также папки, которые содержат ярлыки к различным объектам баз данных. Таким образом, можно объединять разные типы объектов в группы. По умолчанию в этой части панели объектов размещается одна папка -- Избранное (Favorites). Щелкнув мышью по папке, можно увидеть список объектов, входящих в данную группу (рис. 3).

Чтобы добавить новую папку на панель объектов, нужно:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на панели объектов и выбрать из контекстного меню команду Новая группа (New Group).

2. В диалоговом окне Новая группа (New Group) ввести имя создаваемой папки и нажать кнопку ОК.

Рисунок Е.3 - Ярлыки объектов, входящих в группу Поставщики

Самый простой способ добавления ярлыка объекта в группу следующий. Необходимо раскрыть список объектов данного типа, найти в нем нужный объект и перетащить его мышью в соответствующую папку на панели объектов.

Другой способ добавления объекта в группу:

1. Откройте список объектов нужного типа в окне базы данных.

2. Щелкните правой кнопкой мыши по нужному объекту и из контекстного меню выберите команду Добавить в группу (Add to Group).

3. Выберите в раскрывшемся меню нужную папку или создайте новую папку, выбрав команду Новая группа (New Group).

2. Архивирование, сжатие и восстановление баз данных

Чтобы застраховаться от потери данных, создайте резервную копию базы данных или проекта Access 2002. Чтобы увеличить производительность базы данных и уменьшить ее размер, используйте операцию сжатия базы данных или проекта Access 2002. Начиная с версии Access 2000, сжатие и восстановление базы данных объединены в один процесс.

3. Защита информации с помощью шифрования

Операция шифрования или дешифрования неприменима к открытой базе данных. Если база данных используется в сети, то, прежде чем приступить к выполнению операции шифрования или дешифрования, убедитесь, что она не открыта ни одним из пользователей.

Чтобы выполнить операцию шифрования или дешифрования:

1. Запустите Access 2002, не открывая базу данных.

2. Выберите команду Сервис, Защита, Шифровать/дешифровать (Tools, Security, Encrypt/Decrypt Database).

3. Появится диалоговое окно База данных для шифрования или дешифрования (Encrypt/Decrypt Database). Укажите имя базы данных, которую требуется зашифровать или дешифровать, и нажмите кнопку ОК.

4. Если выбранная на предыдущем шаге база данных не является зашифрованной, появится диалоговое окно Шифрование базы данных под именем (Encrypt Database As), иначе появится диалоговое окно Дешифрование базы данных под именем (Decrypt Database As). Укажите имя, диск и папку для конечной базы данных и нажмите кнопку Сохранить (Save).

Если для базы данных определена защита на уровне пользователей, то для ее шифрования или дешифрования необходимо быть владельцем базы данных или входить в группу Admins и иметь разрешение на монопольное открытие базы данных. В противном случае попытка шифрования или дешифрования окажется неудачной. Шифрование базы данных не препятствует доступу к ней легальных пользователей или групп в Access. Разрешения на доступ к объектам являются частью системы защиты базы данных на уровне пользователей.