Компьютерная поддержка коммерческой деятельности фирмы

Чтобы перейти к определенной записи данных, следует вызвать в этом меню директиву Go To и указать в открывшемся диалоговом окне номер записи, а затем щелкнуть по кнопке OK.

Как и в программе Excel, в Query есть меню Format, в котором содержатся директивы корректировки ширины столбцов, высоты строк и видов шрифта.

Критерии выбора данных.

Когда набор данных загружен, и из него нужно выбрать часть записей. Щелкните по пиктограмме включения/выключения критериев (6-я на пиктографической панели), тогда в средней части окна появится поле, в котором нужно указать критерий отбора данных.

Для ввода критерия следует щелкнуть мышью в поле критерия (первая строка), после чего появится поле списка со стрелкой. Щелкните по этой стрелке, чтобы открыть список полей. Выберите здесь поле, по значениям которого будет проводиться отбор данных.

После этого в следующем поле ввода (вторая строка) укажите значение этого поля. Для ввода значения поля двойным щелчком мышью по второй строку откройте диалоговое окно Edit Criteria. В поле списка Operator выберите логический оператор сравнения данных ("равно", "не равно" и т.д.). Щелчком по командной кнопке Values откройте диалоговое окно Select Value[s] со всеми значениями заданного поля. Выберите здесь нужное значение и закройте окно кнопкой OK, тогда выбранное значение появится в соответствующем поле окна Edit Criteria. Это окно закрывается также щелчком по кнопке OK.

После этого программа Query выберет все записи, имеющие заданное значение поля, и расположит их в нижней части окна. В заключение вызовите директиву Return Data to Microsoft Excel, которая завершает выполнение программы Query и передает сформированную таблицу в программу Excel для дальнейшей обработки.

Комбинированные запросы.

Загрузите исходный файл данных из базы программой Query. Щелкните по пиктограмме включения/выключения критериев (6-я пиктограмма), тогда в средней части окна появится поле критериев отбора данных. Введите в него первый критерий отбора способом, который был описан в предыдущем разделе.

С помощью директивы Add Criteria из меню Criteria откройте диалоговое окно этой директивы. Щелкните по селекторной кнопке And, если отбираемые записи должны удовлетворять обоим критериям, или по кнопке Or, если достаточно выполнения одного из критериев. После щелчка по маленькой стрелке в поле Field откроется список значений полей, из которого выберите значение поля для второго критерия. В следующем поле Operator аналогичным образом выберите из списка логический оператор сравнения данных ("меньше", "больше" и т.д.). Наконец, в поле ввода Value нужно указать значение, с которым производится сравнение. Это можно сделать вручную или выбрать значение из списка, который открывается командной кнопкой Values. После выполнения всех установок щелкните по кнопке Add. Повторите все установки для следующих критериев и в заключение щелкните по кнопке Close. После этого программа Query отберет записи, которые удовлетворяют сложному комбинированному запросу, и разместит их в нижней части окна.

Обмен данными с внешней базой.

Внешний набор данных можно обрабатывать либо в программе Query, либо передать его на обработке в программу Excel.

Чтобы запомнить изменения, которые были произведены в программе Query, прежде всего активизируйте опцию Allow Editing в меню Records. Затем щелкните по любому полю внутри записи данных и можете начинать редактирование. Все произведенные изменения будут записываться в исходный файл данных, т.е. будет установлена динамическая связь.

В программе Excel внешний набор данных можно редактировать как любую другую таблицу. В частности, можно корректировать ширину столбцов и высоту строк и применять любые процедуры форматирования. Но при этом нужно учитывать, что все произведенные изменения не окажут никакого влияния на исходный внешний файл данных, т.е. в этом случае речь идет о статической форме информационной связи.

Глава 2. Экономическая часть

1. Бизнес план на развитие

В данном проекте рассматриваются различные условия, проводятся необходимые анализы создаются расчетные таблицы и строятся диаграммы и приводятся требуемые расчеты для дальнейшего производства выпускаемой продукции - мультимедийных компьютерных станций.

Вес расчеты производились с помощью MS Excel 6.0

В результате проведенных исследований аналогов предполагаемого выпускаемого продукта были конкретно установлены состав, технические характеристики, внешний вид и прочие особенности нашего продукта. Их подробное описание изложено в разделе “Существо проекта”. В этом разделе также обосновано - почему у потенциальных покупателей возникнет потребность купить аналогичный продукт, почему они предпочтут купить именно наш продукт и как мы можем сохранить преимущества нашего продукта в течение некоторого продолжительного времени. В результате постоянного повышения качества различных средств мультимедиа возникла возможность появления универсального средства, объединяющего все имеющиеся новейшие разработки в этой области. На продукт такого качества будет существовать постоянный спрос, вызванный необходимостью повышать уровень оборудования, имеющийся у пользователей, которыми могут быть как физические , так и юридические лица. Немаловажную роль также играет наша относительно узкая направленность на производство только данного продукта, что позволит сделать нашей организации имидж фирмы, специализирующейся на выпуске данной продукции, а такой фирмы в настоящий момент на рынке данной отрасли не существует.

В разделе “План маркетинга” приводятся анализы положения дел в отрасли, рынка сбыта и конкуренции. Подводя итоги данного раздела можно заключить следующее. В данной отрасли наблюдается существенный недостаток единого продукта, сочетающего в себе результаты последних достижений в развитии направлений данной отрасли. Между тем, спрос на конкретный продукт уже существует и даже будет повышаться, поскольку немногочисленные существующие аналоги нашего продукта показывают себя в деле как вполне удачное применение средств мультимедиа в решении указанного выше широкого спектра задач. Но пока на предполагаемом рынке сбыта нет продуктов фирмы, четко специализирующейся на производстве продукции, которая напрямую предназначена для решения описанных задач. Наша организация предполагает занять пустующую нишу в этом рынке сбыта, тем самым обеспечив покупателей товаром, а себя прибылью.

Более подробное описание ранка сбыта изложено в соответствующем разделе бизнес-плана.

К результатам анализа конкуренции можно также добавить недостаточную рекламу существующими фирмами их продукции. Также замечено отсутствие в содержании этой рекламы упора на универсальность и мультимедийность этой продукции. Впечатление от такой рекламы примерно следующее: есть компьютеры со средствами мультимедиа, но компьютеров существует великое множество, а средства мультимедиа у них - это не некое добавление к компьютеру, позволяющее ему решать некоторые дополнительные задачи. В рекламе нашего будущего продукта будет делаться упор на то, что это - мультимедийные компьютерные станции, а не что-нибудь другое, и что они универсальны для широкого круга определенных задач и доступны заинтересованным в них лицам.

Далее в бизнес-плане рассчитана оценка риска проекта. По ее результатам видно, что три наиболее существенных риска - это недостаточный спрос на продукцию, повышение цен на комплектующие и нестабильное качество комплектующих.

Предполагаемый наиболее эффективный способ понижения первого риска - это указанная выше реклама. Кроме того, предполагается активное участие в форумах и различных выставках по данной тематике, проведение презентаций и другая подобная активная деятельность. Решение вопроса о повышении цен на комплектующие предполагается путем заключения персональных контрактов с фирмами-поставщиками или их официальными представителями, а также увеличение количества фирм-поставщиков. Правда это несколько не соответствует способу уменьшения третьего риска - выбор наиболее надежного поставщика с гарантированным качеством комплектующих. Но данный риск по ранжировке стоит на два пункта после предыдущего, поэтому прибегать к данному способу его уменьшения следует только в крайнем случае, то есть при реально малом риске повешения цен поставщика качественных комплектующих. Остальные риски принимаются маловероятными и легкоустраняемыми.

Следующий раздел бизнес-плана - “Финансовый план”.

По результатам расчета себестоимости единицы продукции плановая себестоимость составит 15 749 000 руб., предполагаемая прибыль с единицы продукта равна 3 000 000 руб. и таким образом общая стоимость работ получится равной 21 889 000 руб. Материальные затраты получаются 11 818 000 руб., себестоимость переработки 4 001 000 руб.

Тестовая сеть, относящаяся к оборудованию, предназначена для контроля работоспособности и качества выпускаемой продукции.

Прогноз объема производства и реализации продукции рассчитан на три года и включает расчет цены и себестоимости единицы продукции при изменении объема производства. Далее в финансовом плане приводится счет прибылей и убытков. По результатам баланса доходов и расходов по чистой прибыли, составляющей 302 680 000 руб. в месяц, нераспределенная прибыль составит 246 359 000 руб. в месяц. И наконец, по итогам расчета коэффициентов оценки финансовой деятельности предприятия, рентабельность производимого изделия равна 1.351, а рентабельность продукции - 0.328.

Существо проекта:

Сейчас на рынке отчетливо наметилась тенденция к неуклонному возрастанию спроса на средства мультимедиа. Однако существующий рынок персональных компьютеров не в полной мере может удовлетворить эти возрастающие потребности. Предприятия и даже обычные пользователи домашних компьютеров нуждаются в полноценной мультимедийной рабочей станции, оснащенной в соответствии к их запросам. Вот почему наш проект представляется весьма перспективным. Продукт планируется собирать из комплектующих лучших фирм с мировым именем, что также должно стимулировать его сбыт.

Предполагается, что по цене продукт будет доступен не только организациям но и пользователям домашних компьютеров, которые желают иметь высококачественную мультимедиа станцию дома. Соответственно этими категориями и определяется круг возможных покупателей продукта.

Предполагаемое название изделия - “Гепард”, что должно символизировать скорость его работы. Изделие комплектуется 10 скоростным CD-ROM дисководом, профессиональной звуковой платой, высокоскоростным модемом и платой оцифровки видеоизображения. Используется мультимедиа монитор с оригинальным дизайном. В корпус монитора вмонтированы звуковые колонки, позволяющие добиться высокого качества звука. Дизайн изделия в целом выполнен на чрезвычайно высоком эстетическом уровне. Наше изделие не только будет выполнять свои основные функции, но и украсит дом или офис покупателя.

Предполагаемая цена - 21 889 000 руб.

2. Анализ положения дел в отрасли

В настоящее время в сфере производства персональных компьютеров наметился сдвиг в сторону средств мультимедиа, однако в целом отрасль недостаточно оперативно реагирует на возросшие потребности в них. Большая часть имеющихся на рынке изделий такого рода уступают нашему в технических параметрах и не в полной мере удовлетворяют потребности рынка. Заметна необходимость в самой современной и действительно качественной мультимедийной рабочей станции. На основании этого можно ожидать устойчиво высокого спроса на наше изделие.

Так как научно-технический прогресс в данной отрасли идет как нигде быстро, потребуется текущий пересмотр технического уровня изделия и приведение его в соответствие с потребностями. Но на данный момент технический уровень изделия позволяет произвести такой пересмотр не ранее чем через два года после начала производства.

3. Анализ рынка сбыта

Данное изделие первоначально предназначено для продажи в пределах Европейской части России, так как именно в этой части страны наиболее ярко выражена потребность в нашем продукте. Это связано с наличием большого числа крупных городов, в котором плотность расположения фирм и отдельных пользователей - потенциальных покупателей изделия несоизмеримо выше, чем в остальной части страны. Это связано также и с лучшими финансовыми возможностями жителей крупных городов.

Основной планируемый вид продаж - поштучный. Однако для покупателей, приобретших более 10 изделий планируются скидки в размере 3-7% от общей стоимости изделий.

Для продвижения изделия на рынок будет широко использоваться реклама в средствах массовой информации. Планируется широкое участие в форумах и выставках по данной тематике. Это представляется полезным для пропаганды нашего изделия, завоевания известности и авторитета и для привлечения покупателей.

Уже в первое время ожидается высокая рентабельность , осуществляющаяся за счет сравнительно невысокой себестоимости продукта, являющейся результатом оптовых покупок комплектующих преимущественно у фирм - официальных представителей производителей.

4. Анализ конкуренции

В настоящее время на рынке нельзя выделить крупнейшего производителя изделий такого рода. Существует множество мелких и средних компаний, которые пытаются заполнить эту нишу на рынке, однако объем и технический уровень их продукции, по оценкам наших экспертов, явно недостаточен для удовлетворения рыночных потребностей. Как правило, фирмы конкуренты не делают упор на мультимедийные станции и подобные продукты присутствуют у них в ряду других. Конкуренты широко используют рекламу, в основном в печатных изданиях, и практикуют выпуск своих рекламных брошюр и листков (но далеко не все). Но, как уже было замечено, мультимедийные продукты занимают меньшую часть в спектре оборудования, предлагаемом фирмами-конкурентами. В отношении данного продукта конкурентоспособный потенциал нашей фирмы по отношению к самым крупным конкурентам, составляет, как оценивают эксперты, по меньшей мере 2.5/1 (на данный момент).

5. Оценка риска проекта

Исходя из оценок экспертов была проведена оценка риска, согласно методике, приведенной в [1].

Таблица 1.1

Отношение веса первого приоритета ко второму f=3

Веса групп:

W2=2/K*(f+1)=0.25 (где К - № приоритета = 2)

W1=(W2*(K-1)*f+1-1)/K-1=0.75

Веса простых рисков в первой приоритетной группе равны 0.75/3=0.25

Во второй группе: 0.25/6=0.042.

Таблица 1.2

Принимая показатель ИТОГО за 100 баллов, находим значения рисков в баллах:

Таблица 1.3

По результатам видно, что наибольшую опасность представляют риски:

1) Повышение цен на комплектующие

2) Недостаточный спрос

3) Нестабильное качество комплектующих

Главная мера по борьбе с 1 риском - расширение спектра фирм-поставщиков. По оценкам экспертов средние вероятности риска 1 при увеличении числа поставщиков в 2 раза составит 0.1. Однако при этом произойдет увеличение средней вероятности реализации риска 3 до 0.15..

Для борьбы с риском 2 необходимо произвести широкую рекламную кампанию в СМИ и тем самым уменьшить вероятность его реализации, по оценкам, до 0.15. Мера для борьбы с риском 3 - более тщательный выбор поставщиков. При его реализации нужно ограничить их круг надежными фирмами, хотя это и повысит вероятность риска 1.

6. Расчет себестоимости единицы продукции

Таблица 2.1. Расчет себестоимости единицы продукта.

ОСР = Спл + Прибыль + Налог(20% от Спл) = = 15749 + 3000 + 3150 = 21899 тыс. руб.

Материальные затраты = п.1 + п.2 + п.3 = 11818 тыс. руб.

Себестоимость переработки = п.12 - п.1 - п.2 = 4001 тыс. руб.

Таблица 2.2 Комплектующие

Итого - суммарная цена 11748 тысяч рублей.

Таблица 2.3 Обоснование амортизации.

Таблица 2.4 Зарплата производственных рабочих

7. Прогноз объема производства и реализации продукции

Таблица 3.1 Прогноз объема производства и реализации продукции.

Таблица 3.2. Расчет цены и себестоимости единицы продукции при изменении объема производства.

8.Счет прибылей и убытков по продукту

Таблица 4.1. Расчет себестоимости переработки продукции за три месяца.

Таблица 4.2. Счет прибылей и убытков за март месяц 1997 года.

9.Баланс доходов и расходов по чистой прибыли

Таблица 5.1 Баланс доходов и расходов по чистой прибыли за месяц

10. Расчет коэффициентов оценки финансовой деятельности предприятия

Таблица 5.2. План денежных поступлений и выплат на период разработки и реализации проекта, руб

Заключение

В выпускной квалификационной работе была проанализирована организационная структура предприятий, выявлена суть управленческой деятельности на предприятии, определено значение внутрифирменной системы информации, проанализирован рынок программных продуктов и сделано заключение о необходимости использования Excel во внутрифирменной структуре предприятия. С помощью Excel проведены исcледования по сути управленческой деятельности на предприятии, по организации документооборота, внутрифирменной системе информации и систем организации упорядочения потока информации.

Проведен анализ программного продукта Excel применительно к работе предприятия, на основании которого сделан вывод о том, что применение Excel позволяет ускорить документооборот, повысить эффективность обработки потока информации, организовать коллективную работу над документами, систематизировать прохождение документов внутри различных структур на предприятии. Сформулированы минимальные требования, которые необходимы для установки Excel на персональный компьютер (486 DX2/33, с оперативной памятью не ниже 4 мегабайт и объемом жесткого диска не меньше 50 мегабайт) делают этот пакет наиболее привлекательным.

Таблицы оценки финансовой деятельности предприятия, полученные с помощью пакета Excel позволяют сделать вывод о том, что данное предприятие является рентабельным с повышенной степенью риска.

На примере создания бизнес-плана было доказано, что применение MS Excel, позволяет сократить количество рутинных операций по анализу данных, что в свою очередь показывает явное преимущество использования данного продукта.

На основе анализа «электронных таблиц», можно сделать вывод, что Excel является универсальным пакетом, который применим не только в сфере составления бизнес-плана, но также подходит для любого раздела экономической теории.

Список используемой литературы

1. Попов В.М., Кураков Л.П., Ляпунов С.И., Мингазов Х.Х. “Бизнес-план: отечественный и зарубежный опыт. Современная практика и документация”.

2. Локальные вычислительные сети. Cправочник. Под ред. С.В. Назароваю М.: “Финансы и статистика”,1994

3. Гусева Т.И., Башин Ю.Б. Проектирование баз данных в примерах и задачах.-М.: “Радио и связь”,1992

4. Колесник А.П. Компьютерные системы в управлении финансами. - М.: “Финансы и статистика”,1994

5. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. -М.: “Банки и биржи” , ЮНИТИ,1994

6. Энциклопедия малого бизнеса (Финансы и бухгалтерский учет) «Бизнес план» Deka 1996