1.3.1 Задачи решаемые с использованием средств ЭИВТ

С использованием средств вычислительной техники в деятельности ИП решаются подзадачи торговой функциональной задачи:

1. Закупка товара. На фирме предпринимателя используется две специализированные каталожные подсистемы подбора комплектующих, используемых для наиболее точного определения необходимого клиентам товара: TecDoc и Ford Europe Microcat.

Более достоверная и актуальная информация о рынке выпускаемых комплектующих доступна только из оригинальных каталогов производителей, чаще всего выполненных в виде электронных систем подбора, размещенных на веб-сайтах, или электронных версий печатных каталогов. Работа с этими системами носит ручной характер и не может быть автоматизирована ввиду различного отношения производителей к предоставлению и структуризации информации о товаре.

2. Реализация товара. Основным объектом информатизации деятельности предпринимателя является слабо формализованный список товара, посредством которого продавцы быстро получают информацию о применимости имеющегося товара, ценовых предложениях для различных категорий клиентов. Описываемый список товара организован в виде прайс-листа, исполненного в документе MS Excel и оснащен набором макросов для вывода прайс-листа на печать для удобства работы продавцов. Также, получая сведения об уровне цен в доступных в городе магазинах, корректируется розничный уровень цен на товар.

Также важной частью процесса продажи автомобильных запчастей является их подбор на предмет применимости к автомобилю клиента. Эта задача решается с использованием специализированных программных средств Ford Europe Microcat и TecDoc.

3. Хранение. Учет товара реализуется с использованием описанного выше прайс-листа. При этом операции с товаром не регистрируются и доступна информация только о фактическом наличии товара.

Таким образом, средства вычислительной техники ИП направлены на обеспечение работы отделов закупок и продаж, работающих с информацией о технических характеристиках товара и реализующих его учет, но их эффективность минимальна по причине ручного выполнения всех операций персоналом и разрозненности элементарного инструментария и может быть повышена за счет внедрения специализированных информационных подсистем, или единой информационной системы для управления деятельностью предпринимателя.

1.3.2 Технические средства

В офисе фирмы расположено два рабочих места, оснащенных персональным компьютером и ноутбуком соответственно. Так стационарный компьютер закреплен за отделом закупок, а ноутбук за отделом продаж. Комплектующие компьютеров описаны в таблице 1.7.

Таблица 1.7 - Технические средства, обеспечивающие функционирование вычислительной техники

1.3.3 Программные средства

В таблице 1.8 представлено общее и специальное программное обеспечение, установленное на компьютерах фирмы и обеспечивающее их функционирование.

Таблица 1.8 - Программные средства, обеспечивающие функционирование вычислительной техники

Применение программных средств для решения функциональных подзадач приводится в таблице 1.9.

Таблица 1.9 - Использование программных средств

В таблице использованы следующие обозначения:

– ? - основное использование в процессе, решение основных задач;

– \ - частичное использование, вспомогательное использование,

– / - обеспечение работы других средств

1.3.4 Локальная сеть предприятия

На фирме ИП не используется постоянная локальная сеть. Вместо этого в случае необходимости используется временное соединение между компьютерами на основе использовании технологии беспроводных сетей Wi-Fi с методом доступа типа точка-точка (Ad-hoc). Сети типа Ad-hoc относятся к классу беспроводных динамических самоорганизующихся сетей - децентрализованных беспроводных сетей, не имеющих постоянной структуры. Клиентские устройства соединяются на лету, образуя собой сеть. Каждый узел сети пытается переслать данные предназначенные другим узлам. При этом определение того, какому узлу пересылать данные, производится динамически, на основании связности сети. Это является отличием от проводных сетей и управляемых беспроводных сетей, в которых задачу управления потоками данных выполняют маршрутизаторы или точки доступа (в управляемых беспроводных сетях).

Ввиду малого количества компьютеров фирмы и слабого межсетевого взаимодействия использование сложных сетей и возрастающие затраты на их содержание, в том числе затраты сетевое оборудование представляются нецелесообразными.

1.3.5 Обеспечение информационной безопасности, защита информации

Для защиты от несанкционированного доступа используются криптостойкие пароли для доступа к учетным записям компьютеров, почтовым ящикам, табличным документам. Такие пароли не поддаются методу взлома, основанном на переборе комбинаций, что в целом повышает защищенность системы.

Для защиты информации от доступа извне применяется бесплатное антивирусное программное обеспечение Microsoft Security Essentials с регулярно обновляемыми антивирусными базами, а для контроля сетевой активности приложений используются сконфигурированные встроенные брандмауэры операционных систем.

Для защиты от умышленной, или непреднамеренной порчи информации, а также для повышения общей отказоустойчивости системы каждый месяц в ручном режиме производится резервное копирование основного документа на внешние носители.

1.3.6 Организация доступа к мировым информационным сетям

Персональный компьютер подключен к сети интернет по технологии xDSL и при необходимости предоставляет свои ресурсы по временной сети второй локальной станции средствами операционной системы. При этом роутер настроен на работу в режиме Ethernet, при которой задачи подключения и авторизации в сети ложатся на роутер. В случае обрыва соединения роутер автоматически пытается его восстановить без участия пользователя, что создает иллюзию постоянного подключения к сети.

В связи с удалением офиса компании от телефонной станции провайдером осуществлена поддержка технологии Annex-L, увеличивающей допустимое удаление до 7-ми километров с возрастающей нагрузкой на сеть в данном сегменте.

1.3.7 Информационные базы и информационные потоки

Ввиду того, что на фирме предпринимателя не функционирует единой информационной системы, позволившей бы организовать эффективный электронный информационный поток, последний представлен документооборотом в материальной форме.

Документооборот фирмы фиксирует движение финансовых, информационных и материальных течений, и воспроизводит элементы потоков работ, кадров и документов.

Для учета движения товара и регистрации всех операций с ним предприятие использует ряд документов, таких как: накладные, счета-фактуры, приходные ордера и товарные чеки. Каждый месяц директор получает отчет о состоянии дел из бухгалтерии. Кроме того фирма поквартально составляет отчеты для налоговой инспекции и ежегодно в пенсионный фонд.

В свою очередь накладные применяются для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, другой - получателю материалов.

Приходный ордер применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков, или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

Документы передаются в материальной форме.

В таблице 1.10 указаны все участники документооборота, направление движения и формы документов с пояснениями.

Таблица 1.10 - Движение документов

Назначение вышеперечисленных документов:

– Накладная (Д1). При закупке товара поставщики предоставляют отделу поставок составленные в двух экземплярах накладные и счета-фактуры (для автомобильных запасных частей, ввезенных из-за границы) по факту отгрузки товара, при этом один экземпляр остается у поставщика. Оба экземпляра заверяются печатью принимающим товар представителем фирмы. После этого накладная передается на склад.

– Приходный ордер (Д2). По приходу товара на склад составляется приходный ордер, отражающий фактически принятый товар. При помощи приходного ордера в дальнейшем редактируется список товара, имеющего в наличии у предпринимателя и принимается решение о перевозке товара со склада к точкам продаж.

– Товарный чек (Д3). При приобретении товара со склада, или торговых точек покупателю по требованию выписывается товарный чек, который также регистрируется в журнале товарных чеков.

– Накладная (Д4). Для регистрации факта продажи, отражения его в журнале и для подготовке отчетов в бухгалтерию из отдела продаж направляется накладная, содержащая список проданных товаров.

– Отчет по продажам (Д5). Каждый месяц бухгалтерия составляет для директора отчет, отражающий итоги работы за месяц.

– Расчет по страховым взносам (Д6). Каждый год для пенсионного фонда проводится расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование. При этом в принятой системе налогообложения учитывается налоговый вычет для пенсионных отчислений, но не более половины последних.

– Налоговая декларация (Д7). Налоговая декларация по единому налогу на вмененный доход поквартально подается в федеральную налоговую службу.

Документооборот предприятия можно представить в виде схемы, отраженной на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 - Схема документооборота предприятия

1.3.8 Проблемные ситуации и способы их решения

Проблемная ситуация возникает всякий раз, когда имеет место расхождение между желаемым и реальным состоянием системы (процесса, объекта).

Выявление и формулировка проблемной ситуации является одним из наиболее сложных и ответственных этапов процесса предпроектного обследования предприятия. Четкая формулировка имеющейся проблемной ситуации является наиболее важной ступенью в решении самой проблемы.

В реальных условиях предприятие имеет множество проблем. Необходимо выделить основные, первичные проблемы. Устранение первичных проблем всегда содействует устранению многих второстепенных, вторичных проблем.

Выявленные проблемы, присущие обследованному ИП, представлены в таблице 1.11.

Таблица 1.11 - Проблемные ситуации в деятельности ИП

1.3.9 Выбор проблемной ситуации для решения

Для решения ряда проблем, представленных в таблице 1.11, а именно 2, 4, 6 и 8, возможна реализация единой подсистемы для работы с клиентами. Такая многопользовательская информационная подсистема сможет одновременно решать ряд задач:

– поможет информировать клиентов о деятельности фирмы и продаваемом товаре;

– предоставит покупателям средства оформления заказов;

– облегчит работу с товаром продавцов и клиентов посредством внедрения формализованного каталога;

– позволит более эффективно вести учет товара, планировать закупки с учетом спроса.

Обозначенная выше подсистема должна быть реализована в виде многопользовательского веб-приложения с возможностью подбора товара и его удаленного заказа. Подключение систем безналичного расчета не предусматривается.

Веб-приложение должно быть размещено на удаленном сервере для оебспечения постоянного доступа к нему.

Важнейшим компонентом подсистемы является наиболее удобный для клиента специализированный каталог автомобильных комплектующих построенный таким образом, чтобы максимально полно представить информацию о реализуемом товаре и его применимости к автомобилям.

Кроме того на одной из страниц веб-приложения должна присутствовать новостная лента, отражающая наиболее значимые изменения в работе, или в ассортименте товара, а также должна быть зафиксированы контактные данные предпринимателя.

Управление заказами не предусматривается. Вместо этого клиент может только оставить заказ для последующей его ручной обработки сотрудником ИП. Ввиду специфики предметной области клиент может не быть до конца уверен в своих потребностях, а следовательно, должна быть предусмотрена возможность для клиента выразить свои пожелания в простой словесной форме, или в виде списка товара из каталога.

Обслуживание веб-приложения должно проводиться квалифицированным персоналом. Приоритетной задачей является снижение затрат на запуск и содержание подсистемы.

Проведенное выше рассмотрение предъявляемых заказчиком требований и пожеланий позволяет перейти к этапу формулировки задач проектирования.

1.4 Формулировка задач проектирования