Теоретико-методологическое обоснование сущности, назначения и преимуществ использования информационных технологий на предприятии ресторанного бизнеса

«Z-CashRestaurantSuite» состоит из трех станций (АРМ - автоматизированных рабочих мест): «FrontOffice», «BackOffice» и «ProductOffice».

Функции «FrontOffice» - АРМ официанта:

· открытие новых столов;

· функция просмотра всех открытых столов (в основном используется для менеджеров);

· введение заказанных блюд и напитков;

· редактирование блюд и напитков;

· отказ от ранее заказанных блюд и напитков;

· печать заказов на кухне/баре или вывод их на терминал ProductOffice (в зависимости от настроек);

· печать счетов;

· печать фискальных чеков;

· закрытие счетов;

· удаление счетов;

· перенос стола;

· передача стола другому официанту;

· разбиение счетов;

· установление скидок по отделам кухня/бар;

· установление скидок с использованием клиентских карт;

· оплата по клиентской карте;

· внесение аванса на клиентскую карту;

· введение модификаторов к блюдам и напиткам (подробнее ниже);

· учет прихода на работу;

· просмотр всех столов;

· функция «Черта»;

· информирование о возникающих стоп-листах;

· пейджинг (система коротких сообщений);

· функции установленных плагинов («электронный наставник», Profiler, mySkin, Room3D etc.);

· помощь.

Функции «BackOffice» - АРМ менеджера, калькулятора, управляющего:

· просмотр текущих открытых столов в режиме реального времени;

· просмотр состояния выручки (реализованная выручка, нереализованная выручка, возможная выручка) в режиме реального времени;

· просмотр текущего состояния склада и стоп-листов в режиме реального времени;

· открытие новой смены;

· просмотр архива смен, в том числе текущей (возможность просмотра каждого счета);

· просмотр текущих заказов на кухню/бар, а также возможность контроля времени приготовления блюд (при использовании «ProductOffice») в режиме реального времени;

· управление пользователями системы (добавление пользователей, назначение должности с соответствующими правами доступа, редактирование пользователей, удаление и временная деактивация пользователей);

· управление правами доступа (добавление должности с новыми правами доступа, установление подчиненности должности, редактирование прав доступа по всем возможным функциям системы, удаление должностей);

· управление дисконтными программами (добавление, редактирование и удаление дисконтных программ, назначение размера скидки/наценки на отдельные дисконтные программы, назначение графика действия дисконтных программ);

· управление клиентскими картами (добавление, редактирование и удаление клиентских карт, привязка клиентской карты к конкретной дисконтной программе, изменение дисконтной программы клиентской карты);

· управление меню (добавление, редактирование, удаление и временная деактивация блюд, напитков и каталогов, редактирование технологии приготовления блюда/напитка, печать технологических карт, просмотр себестоимости блюда/напитка, возможность редактирования шаблона технологической/калькуляционной карты, введение времени приготовления блюда для контроля хронометража, указание принтера для вывода конкретного блюда);

· управление модификаторами (создание, редактирование и удаление модификаторов, задание статусов частного или общего модификатора, привязка модификатора к одному или нескольким блюдам, задание технологии модификатора, создание сложных модификаторов, использование информационных, ценовых, технологических корректоров, обязательные модификаторы, модификаторы на блюдо/счет, скрытые модификаторы);

· управление справочником продуктов (добавление, редактирование, удаление продукта или каталога, временная деактивация для использования в технологических картах, отображение блюд, в которых используется данный продукт, просмотр текущей учетной стоимости продукта, просмотр текущего остатка продукта на складе);

· работа с приходными, расходными, инвентаризационными складскими актами (транзакции актов, возможность редактирования акта в любое время до его закрытия, просмотр всех актов, частичная инвентаризация, при включенной/выключенной опции возможно/невозможно изменение текущей учетной стоимости продукта инвентаризационным актом, автоматический перерасчет учетной стоимости продукта при закрытии акта);

· просмотр протокола отказа от блюд;

· просмотр протокола удаления счетов;

· просмотр протокола установления скидок;

· просмотр протокола возникновения стоп-листов (делается запись, когда при заказе списывается продукт с отрицательным или нулевым балансом);

· просмотр протокола хронометража блюд при включенном ProductOffice (вносится запись, когда блюдо отдано позже, чем указано в хронометре конкретного блюда);

· просмотр журнала учета прихода на работу;

· настройки «FrontOffice» (изменение скинов, настройка и управление плагинами, настройка принтеров для печати чеков и счетов);

· настройки «BackOffice» (изменение скинов, настройка и управление плагинами, установка методики учета себестоимости:FIFO, LIFO или средневзвешенный, установка опции возможности изменения учетной стоимости продуктов инвентаризационными актами);

· настройки «ProductOffice» (включение/выключение станции, изменение скина, настройка и управление плагинами);

· управление мультилингвальностью и локализацией;

· работа с финансовыми, складскими отчетами и отчетами по меню на плагинной системе (инсталляция и деинсталляция отчетов, удаление отчетов, просмотр описания и помощи отчетов, формирование отчета, распечатка и сохранение отчета, выгрузка отчетов в «Excel»);

· интеграция с «1С» через «CommerceML»;

· пейджинг (система коротких сообщений);

· помощь и руководство.

Функции «ProductOffice» - АРМ производственных подразделений кухня/бар (не представлен в первой версии АСУ):

· отображение заказа (различные возможности отображения: в порядке ввода, упорядочить все заказы по времени ввода, упорядочить все заказы по счетам, упорядочить все заказы по официантам, сгруппировать все заказы по одинаковым блюдам/напиткам);

· информирование о готовности;

· пейджинговая система сообщений (в том числе о возникших фактических стоп-листах);

· эмпирическое информирование о возможных стоп-листах;

· информирование о времени приготовления блюда/напитка;

· просмотр справочника технологических карт;

· мониторинг прошедшего времени приготовления блюда/напитка.

ПК «Эдельвейс». Разработчик - компания «Reksoft». На рынке автоматизации 5 лет. С 2004 года название будет изменено на «Медальон». Комплекс автоматизации гостиниц. Совместим со следующими АСУ: «TillyPad», «Магия», «R-Keeper». Кроме того имеет собственную АСУ «Medallion POS».

«Магия-Ресторан». Разработчик - компания «ИВС» (г.Москва). На рынке автоматизации с 1996 года. Комплекс автоматизации управления и учета на предприятиях общепита. Работает под управлением «Windows» и СУБД «MS SQL». Пользователи - свыше 500 предприятий России и Украины. Цена - нет данных.

Для небольшого ресторана с одним или двумя залами обслуживания, для оформления заказов оптимально использование выделенного терминала официанта. Рабочим местом кассира является Pos-система на базе фискального регистратора. В качестве станции официанта предпочтительно использовать сенсорный терминал - это позволяет ускорить ввод и редактирование заказов. Дополнительно терминал официанта можно оснастить принтером печати счета. На кухне и в баре устанавливаются принтеры для печати заказов. На офисном компьютере устанавливается программное обеспечение необходимое для администрирования системы: разграничение прав доступа, печать меню, формирование зала, задание схем печати. Для ведения учета продуктов на склад и калькуляции устанавливается специализированная конфигурация «1С-Управление Рестораном». Таким образом, автоматизация ресторана позволяет быстро и эффективно решать массу задач, ежедневно возникающую перед персоналом заведения.

Информационная система «X-POS». Разработчик - компания «ИНКОМСОФТ». Работает под управлением «Windows» и «MS SQL» (плюс $1500). Минимальная стоимость установки - $1300 (плюс стоимость СУБД при установке $890). Отсутствуют варианты реализации stand-alone и сетевой концепции. Малораспространенная АСУ. Сайт компании: www.xpos.ru

Информационная система «ALOHA POS». Разработчик - компания «AlohaTechnologies» (США), официальный представитель в России - «Сервис Плюс». На рынке автоматизации с 1992 года. Основная деятельность - крупнейший системный интегратор, разработчик ПО и поставщик оборудования (по данным «РосБизнесКонсалтинг»). Пользователи «ALOHA POS» - свыше 30 000 ресторанов в 30 странах мира, среди них: «BurgerKing», «TGI Fridays», «BaskinRobins», «KFC». Отсутствие собственной системы «BackOffice». Цена - нет данных.

Информационная система «B52 Ресторан». Разработка компании «Студия ПЛЮС» (Украина). На рынке автоматизации с 1995 года. Работает под управлением СУБД «Interbase 5.0» или «Firebird 1.0». Цена - 600 евро за каждый front-office и 600 евро за первый (300 евро за каждый последующий) back-office.

2.2 Характеристика современного уровня информатизации деятельности предприятия ресторанного бизнеса (на примере ресторана «Subway»)

В настоящее время на предприятии все ПК идентичные и имеют одинаковые технические характеристики:

- оперативная система WindowsXPProfessionalSP;

- реляционная СУБД MicrosoftAccess;

- антивирусная система Dr.Web.

- Формирование требований к ИС

На этапе обследование объекта и обоснование необходимости создания в ИС были проведены:

а) сбор данных об объекте автоматизации и осуществляемых видах деятельности;

б) оценка качества функционирования объекта и осуществляемых видах деятельности, выявление проблем, решение которых возможно средствами автоматизации;

в) оценку целесообразности и необходимости создания ИС.

При формировании требований пользователя к ИС была осуществлена:

а) подготовка исходных данных для формирования требований ИС (характеристика объекта автоматизации, описание требований к системе, ограничения допустимых затрат на разработку, ввод в действие и эксплуатацию, эффект, ожидаемый от системы, условия создания и функционирования системы);

б) формулировка и оформление требований пользователя к ИС.

А также был сформулирован вывод, в котором в качестве результата были получены:

цели автоматизации;

проблемы предприятия;

возможные пути решения проблемы.

При разработке концепции данной ИС было проведено детальное изучение объекта автоматизации и связанные с поиском путей и оценкой возможности реализации требований пользователя, и выбор варианта удовлетворяющего требованиям пользователя. В общем случае, была проведена оценка преимуществ и недостатков системы.

Был предложен предварительный вариант ИС :

· функции ИС;

· функции подсистем, их цели и эффекты;

· состав комплексов задач и отдельных задач;

· концепция информационной базы, её укрупнённая структура;

· функции системы управления базой данных;

· функции и параметры основных программных средств.

- Технический проект.

Технический проект обеспечивает разработку общих решений по системе и её частям, функционально-алгоритмической структуре системы, по функциям персонала и организационной структуре, по структуре технических средств, по алгоритмам решения задач и применяемым языкам, по организации и ведению информационной базы, системе классификации и кодирования информации, по программному обеспечению.

Разработано, оформление, согласование и утверждение заданий на проектирование в смежных частях проекта объекта автоматизации для проведения строительных, электротехнических, санитарно-технических и других подготовительных работ, связанных с внедрением ИС.

Разработана рабочая документация, содержащая все необходимые и достаточные сведения для обеспечения выполнения работ по вводу ИС в действие и её эксплуатации, а также для поддержания уровня эксплуатационных характеристик (качества) системы в соответствии с принятыми проектными решениями, её оформление, согласование и утверждение.

Подготовка объекта автоматизации к вводу ИС в действие. Осуществлена работа по организационной подготовке объекта автоматизации к вводу ИС в действие, в том числе:

· реализация проектных решений по организационной структуре ИС;

· обеспечение подразделений объекта управления инструктивно-методическими материалами;

· внедрение классификаторов информации.

Пусконаладочные работы. Этот раздел содержит в себе:

· автономную наладку технических и программных средств;

· загрузку информации в базу данных и проверку системы её ведения;

· комплексную наладку всех средств системы.

На этапе проведение предварительных испытаний были осуществлены:

· испытания ИС на работоспособность и соответствие техническому заданию в соответствии с программой и методикой предварительных испытаний;

· устранение неисправностей и внесение изменений в документацию на ИС, в том числе эксплуатационную в соответствии с протоколом испытаний;

А также далее было совершено проведение опытной эксплуатации, которая включает в себя:

· опытную эксплуатацию ИС;

· анализ результатов опытной эксплуатации ИС;

· доработку (при необходимости) программного обеспечения ИС;

· дополнительную наладку (при необходимости) технических средств ИС;

И в итоге при проведении приёмочных испытаний проведены:

а) испытания на соответствие техническому заданию в соответствии с программой и методикой приёмочных испытаний;

б) анализ результатов испытания ИС и устранение недостатков, выявленных при испытаниях;

При выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами осуществляются работы по устранению недостатков, выявленных при эксплуатации ИС в течении установленных гарантийных сроков, внесению необходимых изменений в документацию по ИС.

А также послегарантийное обслуживание , которое включает в себя:

а) анализ функционирования системы;

б) выявление отклонений фактических и эксплуатационных характеристик ИС от проектных значений;

в) установление причин этих отклонений;

г) устранению выявленных недостатков и обеспечению стабильности эксплуатационных характеристик ИС;

д) внесение необходимых изменений в документацию на ИС.

Тестирование системы (БД)

Для обеспечения высокого качества продукта необходимо проводить тестирование разработанной системы. Помимо обязательного функционального тестирования, направленного на проверку функций приложения на возможных наборах входных данных рекомендуется периодически проводить:

· тесты удобства использования приложения (корректность навигации, удобство работы без использования мыши или клавиатуры, поддержка интерактивных устройств ввода-вывода),

· тесты графического пользовательского интерфейса (приемлемость цветовой гаммы, корректность отображения текста, шрифтов, изображений, элементов управления, корректность работы дополнительной графической функциональности).

Для повышения рентабельности проекта и эффективности тестирования, возможна частичная или полная автоматизации тестов.

Тестирование готовых системных приложений включает в себя не только типы тестов для регулярных версий системы, но и некоторые дополнительные:

· Выполняются замеры параметров производительности: скорость запуска и завершения приложения, время загрузки форм и выполнения операций.

· Производится нагрузочное и стресс-тестирование на целевом аппаратном обеспечении для проверки соответствия требованиям производительности.

· Анализируется уровень использования ресурсов системы программным средством.

· Проводится полное тестирование инсталляции и лицензирования, начиная с формальной проверки инсталляционного пакета, заканчивая попытками взлома реализованных механизмов защиты.

Работы по созданию и внедрению ИС проводятся по следующим направлениям:

- разработка документов технического проекта ИС;

- создание программного обеспечения ИС;

- проведение предварительных испытаний;

- внедрение ИС;

Перечень документов, предъявляемых по окончании соответствующих этапов работ:

- техническое задание;

- программный продукт;

- акт о внедрении.

Виды, состав, объем, и методы испытаний системы должны быть изложены в программе и методике испытаний ИС, внедряемой в составе рабочей документации.

Сдача работ осуществляется исполнителем, приемка - заказчиком.

Все создаваемые в рамках настоящей работы программные изделия (за исключением покупных) передаются Заказчику, как в виде готовых модулей, так и в виде исходных кодов, представляемых в электронной форме на стандартном машинном носителе (например, на компакт-диске).

Для обеспечения готовности объекта к вводу системы в действие провести комплекс мероприятий:

- приобрести компоненты технического и программного обеспечения, заключить договора на их лицензионное использование;

- завершить работы по установке технических средств;

- провести обучение пользователей.

Проектная документация должна быть разработана в соответствии с ГОСТ 34.201-89.

Отчетные материалы должны включать в себя текстовые материалы (представленные в виде бумажной копии и на цифровом носителе в формате MS Word) и графические материалы.

Предоставить документы:

- описание автоматизируемых функций;

- описание программного обеспечения ИС;

- описание комплекса технических средств;

- руководство пользователя;

- акт о внедрении.

Опытная эксплуатация как этап внедрения состоит из следующих этапов:

· обучение пользователей;

· опытная эксплуатация;

· устранение замечаний, обнаруженных в ходе опытной эксплуатации.

Этап обучения пользователей - это второй (после проектирования) этап, определяющий успех проекта, поскольку пользователи, необученные работе с системой, очевидно, используют не все функции системы или используют их неправильно, что приводит к тому, что затраты на разработку и внедрение системы не окупаются. Цель, которую надо достигнуть в данном этапе это - самостоятельная работа пользователей с системой. Выделяются следующие задачи:

· обучение пользователей на рабочих местах;

· самостоятельное обучение пользователей;

· аттестация пользователей;

· обучение администратора системы.

Результатом этапа являются обученные сотрудники являются обученные сотрудники. Пользователи работают с разработанным приложением без постоянного наблюдения разработчиков. Вмешательство и помощь со стороны разработчиков происходит только по запросу пользователей.

Основной целью этапа опытной эксплуатации является то, что система развернута, т.е. установлена у Заказчика, произведена загрузка первоначальных данных (если предусмотрено в техническом задании), и проверена ее работоспособность согласно плану и методике испытаний на модельных данных. На этапе опытной эксплуатации производится сбор замечаний пользователей, и к концу этапа все замечания зафиксированы в Протоколе замечаний.

Результаты этапа:

· система развернута;

· зафиксирован Протокол замечаний.

Устранение замечаний, обнаруженных в ходе опытной эксплуатации

Цель этапа - устранить замечания пользователей, зафиксированные в Протоколе замечаний. После их устранения система передается в промышленную эксплуатацию.

Результатом этапа является завершенный проект.

При дальнейшей эксплуатации возможна модернизация и корректировка системы.

Преимущества для ресторана при внедрении ИС сервисным обслуживанием.

Таким образом, при внедрении информационной системы достигается работа ресторана, в том числе:

· оптимизировать использование рабочего времени сотрудников;

· повысить точность учета заказов;

· сократить время проведения всех операций по учету;

· сократить затраты на выполнение учета;

· избежать потерь, связанных с ограниченным сроком реализации товара;

· сократить количество ошибочных операций;

· уменьшить зависимость и потери от «человеческого фактора».

Проведенный анализ рынка информационных систем позволил выявить, что ощущается недостаток систем учета услуг для малых предприятий сферы обслуживания. Из всех подобных систем наиболее широко представлены информационные системы учета медицинских услуг. Следует отметить, что кроме медицинских услуг, население широко пользуется услугами многочисленных спортклубов, кафе, ресторанов.

Подсистема автоматизации учета услуг в виде БД предназначена для повышения эффективности учета документов ресторана, как малого предприятия, обеспечения его конкурентоспособности в условиях рыночной экономики. Режим пользователя - для непосредственного использования созданной настройки в работе с целью ввода, обработки и хранения информации в документах.

Областью применения являются малые предприятия, которые не могут позволить себе вкладывать сотни тысяч долларов в покупку системы, возможности которой будут использоваться на 5-10%.

Разработанная БД:

- с легкостью работает на стационарных компьютерах, что позволяет существенно уменьшить расходы на автоматизацию ресторана и дальнейшее обслуживание всей системы управления;

- имеет удобный интерфейс (предусмотрены удобные формы для ввода новой информации в таблицы базы данных. Имеется возможность ввода нового блюда, новой накладной,).

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ПРЕДПРИЯТИЯ РЕСТОРАНОГО БИЗНЕС С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ (НА ПРИМЕРЕ РЕСТОРАНА «SUBWAY»)

3.1 Обоснование предложения по внедрению в систему управления кадрами новой версии программного продукта «R-Keeper 7.0»

Опираясь на многолетний опят использования предыдущих версий, была создана принципиально новая версия программы. Она учитывает не только все пожелания по работе программы, но и удовлетворяет требованиям всех клиентов, которые привыкли работать на надежном и удобном программном обеспечении. Благодаря значительно расширенному интерфейсу и более глубоким возможностям программы, система автоматизации «R-Keeper 7.0» подходит любым заведениям: от маленького кафе и до крупного развлекательного центра с полным комплексом обслуживания. Одной из самых привлекательных черт «R-Keeper 7.0» для владельца ресторана или кафе является легкость его внедрения и модифицирования. Эта система может быть собрана, поставлена и налажена за несколько часов. В отличие от других систем, также используемых на рынке, «R-Keeper 7.0» не требует многодневной отладки, настройки и тестирования. Ресторан будет работать, а система - доводиться до ума, не мешая работе ресторана. Так же быстро и просто система модифицируется и дополняется новым оборудованием и программными функциями.

Как бы ни была полезна система автоматизации для упорядочения учета и ускорения обслуживания в ресторане, главная ее задача - бороться с воровством и злоупотреблением персонала. Это основная проблема владельцев бизнеса. Свести ее к нулю в принципе не возможно, но превратить 40-50% убытка в 10 ей по силам. Схемы работы сотрудников заданы настолько жестко, что для обмана придется вступать в сложные договоренности и делать множество манипуляций и расчетов. При этом многие подозрительные связи легко отследить в отчетах, представляемых системой. Сочетание этих мер: четко приписанной последовательности действий и системы отчетов - защитит доход владельца от большого числа покушений.

Отчеты, которые предоставляет система, достаточны и даже (как показывает практика использования) избыточны для типичных ресторанов и кафе. Они дают информацию менеджерам, бухгалтерам и руководству на разных уровнях доступа. С их помощью можно сделать выводы о выручке ( www.r-keeper.ruобщей и по дням, часам, столам, официантам, блюдам и категориям блюд) и реализации; посмотреть, как используются бонусы и скидки, проверить отказы и убедиться в том, в течение дня не случилось ничего подозрительного. Продвинутые управленцы могут пользоваться преимуществами OLAP-отчетов, а бухгалтера - радоваться возможностью выгружать данные в 1С. Научившись распоряжаться этой информацией, заведением можно руководить с блеском. Однако сами отчеты со всем их многообразием не отменяют необходимость думать и делать выводы. Их задача - собрать данные и вывести их в удобном для просмотра виде. Любой нужный формат отчета, которого не хватает «R-Keeper 7.0», может быть создан за небольшую стоимость. Достаточно сообщить о нем разработчикам и ясно описать задание.

Помимо отчетов, которые выдают информацию о делах ресторанов после закрытия дня «R-Keeper 7.0» можно контролировать работу предприятия в режиме реального времени. Для этого в основной системе подключается небольшое приложение «Монитор». С его помощью на менеджерском компьютере можно получать информацию о списках заказов и чеков на текущий момент (с помощью просмотра любого пункта) и на балансе по оплаченным незакрытым счетам. Особенно удобно пользоваться этим приложением из дома (удаленный доступ по интернету - хорошее решение для владельца, следящего за работой с другого города, страны).

Программный продукт «R-Keeper 7.0» известен на рынке своей надежностью.

В нем реализовано несколько степеней зашиты, что гарантирует сохранность ценной информации. Программа терпима к ошибкам пользователя, который не сможет нанести ей серьезного вреда случайными действиями. Во многом от надежности, гарантии бесперебойной работы и зависит степень удовлетворенности работой системы. Также она зависит оттого, насколько живо и оперативно компания - авторизатор, внедрившая систему, отвечает на вопросы и реагирует на вызовы, связанные с работой. Приоритет в обслуживании, заключившие договор на абонентское обслуживание.

Преимущества информационной системы «R-Keeper 7.0» состоят в следующем:

1. Гибкость и возможность подстраивать интерфейс под нужды клиента, добавляя новые свойства и расширяя функционал.

2. Простое управление и легкое изменение любых настроек, которые можно провести самим без помощи специалиста.

3. Универсальность как в основных параметрах, так и в общих характеристиках, программа может использоваться для бизнеса любого формата и специфики.

4. Защита информации, которая заключается не только в многоуровневом контроле доступа к информации, но и в шифровки данных, которые передаются от терминала к терминалу.

Технические характеристики «R-Keeper 7.0»:

1. Все основные модули системы автоматизации работают в 32-разрядном режиме.

2. Работа может осуществляться как в формате DOS, так и формате Windows.

3. Обновление всех составных частей системы автоматизации проводится автоматически на станциях.

4. Хранение данных производится на MSQL серверах с использованием формата UDB.

5. Синхронизация всей справочной информации производится автоматически. Также в программе возможна реализация отложенной синхронизации (налоговые справочники).

6. В случае разрыва связи с главным компьютером, официантские станции продолжаю работать.

7. База справочников может быть использована одновременно несколькими менеджерскими станциями.

8. Система поддерживает сетевые протоколы NetBIOS, IPX/SPX, TCP/IP, а также имеет встроенный интерпретатор языка Object Pascal.

Общие свойства системы:

1. Система содержит наименование всех торговых объектов на двух языках, которые можно менять по желанию

2. Возможно применение настройки работы системы в соответствие с приоритетами.

3. Возможность создавать новые торговые группы, или редактировать уже существующие с помощью множества доступных торговых объектов.

4. Большинство торговых объектов могут использоваться с временными ограничениями, которые можно задать.

5. Программа автоматизации может производить учет рабочего времени.

Свойство обращения с меню:

1. Владелец ресторана может создавать классификации блюд для пользователей системы, чтобы облегчить поиск и сократить время приема заказа.

2. Каждому блюду присваивается определенный порядковый номер подачи. В соответствие с этими данными может производиться рассылка напоминаний официантам.

3. Интерфейс допускает использование неограниченного количества типов цен, которые могут задаваться на главной станции и рассылаться по терминалам.

4. Программа содержит все необходимые скрипты и формулы как для расчета цен, так и для внедрения бонусных систем.

Работа с модификаторами:

1. К одному блюду можно привязывать не один, а несколько модификаторов, которые могут ограничиваться как сверху, так и снизу.

2. На чеках может печататься как наименование блюда, так и наименование модификатора, выбор производит официант перед печатью

3. Для каждого модификатора может вводиться своя цена, при чем как положительная, так и отрицательная.

Введение скидок и наценок:

1. Скидки могут выводиться как в суммовых, так и в процентных показателях.

2. Включена возможность введения скидок на определенные блюда, посадочные места и временные рамки.

3. Детали скидки могут зависеть от нескольких параметров, вводимых в систему.

4. Возможна настройка приоритетности скидок, а также активность их действия при определенных условиях.

Работа с залами и столами:

1. Возможность создания плана зала с использованием разного количества столов и учетом рабочего места в ресторане.

2. Столы могут использоваться для разных форм заказов, торговых групп и при печати схем заказов.

3. Регистрация официанта для работы на определенной территории и фиксации его определенными столами.

Взаимодействие с персоналом:

1. В систему автоматизации включена возможность создания ролей, каждая из которых может включаться в те или иные системы взаимодействия с программой;

2. Возможность ведения системных записей на нескольких языках, которые присваиваются каждому работнику;

3. Пользователь может задавать глубину доступа в систему для каждой роли.

Рабочая станция:

1. Введена новая возможность ввода данных путем число-объект;

2. Возможно как мнемоническое обозначение всех гостей, так и ведение счетов по количеству посадочных мест;

3. Каждый пакет имеет время заказа, подачи и расчета, также возможен перенос блюд между пакетами, заказами и визитами;

4. Возможность настройки работы одной рабочей станции с несколькими денежными ящиками;

5. Как автоматическое, так и ручное создание резервной копии данных;

6. Настройка работы системы с несколькими видами магнитных карт.

Помимо представленной выше версии программы R-Keeper V7, которая предназначена для автоматизации ресторанов. В настоящее время имеется ещё несколько версий данной системы. Это версия R-Keeper 6 и версия R-Keeper 6100, с основными особенностями и функциональными возможностями данных версий, Вы можете ознакомиться на соответствующих страницах. Что бы автоматизация была полной, обратите внимание на систему автоматизации складского учёта StoreHouse, и её обновлённую версию StoreHouse 4.

Система UCS TimeKeeper, предназначенная для автоматизации учета и планирования рабочего времени персонала, позволит Вам оптимизировать графики работы Ваших сотрудников. К несомненным достоинствам данной системы следует отнести ее связь с системой UCS R-Keeper, благодаря чему Вы сможете оценить степень удовлетворения потребности ресторана в персонале и соответствующим образом скорректировать график.

Основные функции системы

Операции отдела кадров:

· прием сотрудников

· увольнение сотрудников

· перевод на другую должность или в другой отдел

· повышение (с изменением зарплаты и без) и т.д.

· информация обо всех сотрудниках организации (в том числе и уволенных)

Задание нормативов для каждой категории сотрудников

· минимальная и максимальная продолжительность рабочего дня

· минимальная и максимальная продолжительность рабочей недели

· количество рабочих дней в неделе

· минимальный перерыв между сменами

· время перерывов в зависимости от продолжительности рабочего дня

· режимы регистрации в случае опозданий, выходов ранее графика, выходов вне графика и т.д.

Составление графиков работы персонала

· создание образцов графиков

· определение графика работы для конкретной категории сотрудников, должности, смены

· составление индивидуальных графиков для каждого сотрудника

· построение сводных графиков работы всего подразделения

· сравнение построенных графиков с мастер-графиком (графиком потребностей ресторана в персонале)

Ведение учета отработанного рабочего времени

· приход и уход сотрудников отмечается в системе путем регистрации карты персонала на любой станции (кассе, станции официанта) или на отдельно стоящем устройстве для считывания магнитных карт

· возможно наложение ограничений на регистрацию в соответствии с графиком (например, приход можно отметить не балее чем на 5 минут раньше графика и т.д.)

· построение сводного табеля сотрудников на основе данных о фактически отработанном времени (сводный табель - это план-сетка с отметками о реально отработанном времени и отклонении от заданных для этой должности нормативов: продолжительности рабочего дня (с учетом и без учета перерывов), времени между сменами и т.д.)

· построение индивидуального табеля сотрудника

· возможность вручную указать для каждого сотрудника время прихода и время ухода через окно отметок (информация об этих изменениях остается в отчетах)

· возможность создавать комментарии к табелю сотрудников

Построение мастер-графиков

· Создание образцов мастер-графиков. В мастер-графике задается потребность ресторана в сотрудниках конкретной должности или группы в определенные часы

· Составление мастер-графиков (графиков потребностей) на определенный период

· Возможность автоматического построения мастер-графиков на основе данных POS системы

· Возможность определения исключений из автоматически построенных мастер-графиков

· Построение отчетов

· отчет по графикам -позволяет время работы сотрудников за период (при необходимости с разбивкой по дням) на основании составленного Вами сводного графика сотрудников (в том числе и уволенных)

· отчет по отработанному времени- дает информацию о фактически отработанных часах сотрудников предприятия и используется для расчета зарплаты сотрудникам

· сравнение графика с табелем - позволяет сравнить график сотрудника, по которому он должен работать в фактически отработанным временем, то есть отражает переработки или недоработки

· отклонение от графиков - показывает все отклонения от запланированных графиков, в том числе невыходы на работу, опоздания, выходы ранее графика, выходы вне графика и т.д.

3.2 Оценка эффективности внедрения версии программного продукта «R-Keeper 7.0» в систему управления персоналом предприятия ресторанного бизнеса

Финансовое состояние предприятия до внедрения системы.

Для определения финансового состояния ресторана “Subway”, необходимо рассчитать чистую прибыль в месяц.

1.Определение количества посетителей.

Количество посетителей может быть определено на основе графика загрузки зала или оборачиваемости мест в течение дня. При определении количества посетителей по графику загрузки зала основными данными для составления графика являются: режим работы предприятия, продолжительность приёма пищи одним посетителем и процент загрузки зала по часам его работы.

Таблица 1- Загрузка кафе по отдельным часам работы

Часы работы	Оборачиваемость места за 1 час, раз	Средний процент загрузки зала
10 - 11	1,5	30
11 - 12	1,5	40
12 - 13	1,5	90
13 - 14	1,5	100
14 - 15	1,5	90
15 - 16	1,5	50
16 - 17	1,5	40
17 - 18	1,5	30
18 - 19	0,5	60
19 - 20	0,5	90
20 - 21	0,5	90
21 - 22	0,5	60
22 - 23	0,5	50
23 - 24	0,5	40

Количество посетителей, обслуживаемых за 1 ч работы предприятия, определяется по формуле:

N_ч =Р*Д*Ч/100

где N_ч - количество посетителей обслуживаемых за 1 ч; Р - вместимость зала (количество мест); д - оборачиваемость места в зале в течение данного часа; ч - загрузка зала в данный час, %.

Общее количество потребителей за день составит N_д = N_ч

Среднее количество посетителей в ресторане “Subway” в день составит 431 человек. 2. Определение валовой выручки за месяц работы.

Валовая дневная выручка предприятия определяется по формуле

Q_д = N_д * М,

где Q_д - валовая выручка за день работы; М - средняя сумма счёта одного посетителя (в соответствии с ценами меню в ресторане “Subway”).

Q_д = 431 * 250 руб. = 107 750 руб.

Валовая средняя выручка за месяц работы кафе составит 3286375 руб.

С учётом злоупотреблений персонала, который может укрывать 15 - 45% денежных поступлений, валовая выручка, показанная инвестору, будет равна 2793419 руб. (при расчёте минимального показателя злоупотреблений).

3. Определение валовой прибыли.

Валовая прибыль предприятия, показанная инвестору, определяется по формуле:

TQ = Q - C - W - НДС,

где ТQ - валовая прибыль, показанная инвестору; C - себестоимость продукции; W - заработная плата персонала.

Себестоимость продукции в ресторане “Subway” в среднем составляет 30% от валовой выручки и равна 838 025 руб.

Заработная плата персонала:

- директор - 15000 руб.;

- заведующий производством - 10000 руб.;

- бухгалтер - 10000 руб.;

- администратор - 9000 руб.;

- повар - 8000 руб.;

- снабженец - 8000 руб.;

- официант - 6000 руб.;

- бармен - 7000 руб.;

- мойщик - 4000 руб.

Месячные затраты на заработную плату персоналу составляют 113 000 руб.

Отчисления на заработную плату - 29 380 руб. (пенсионный фонд - 20%; фонд социального страхования - 3.2%; фонд обязательного медицинского страхования - 2.8%).

Налог на добавленную стоимость (20%) - 726 289 руб.

TQ = 2 793 419 - 838 025 - 113 000 - 29 380 - 726 289 = 1 086 725 руб.

4. Определение чистой прибыли.

Чистая прибыль предприятия, показанная инвестору, определяется по формуле:

PQ = TQ - Налог на прибыль (35%)

PQ = 1 086 725 - 380 354 = 706 371 руб.

Финансовое состояние предприятия после внедрения системы R-Keeper

1. За счёт исключения злоупотреблений валовая месячная выручка предприятия должна составить 3 286 375 руб.

2. Определение валовой прибыли предприятия.

Система складского учёта Store House позволяет значительно снизить потери на закупку продукции, что уменьшает себестоимость продукции в среднем на 5%.

TQ = 3 286 375 - 879 926 - 113 000 - 29 380 - 726 289 =1 537 780 руб.

3. Определение чистой прибыли предприятия.

PQ = 1 537 780 - 538 223 = 999 557 руб.

Таким образом, с внедрением в ресторан “Subway” полнофункциональной компьютерной системы R-Keeper, чистая прибыль за месяц увеличится на сумму 293 186 руб.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью дипломного проектирования являлась автоматизация информационной системы управления персоналом в ресторанном бизнесе. Данная тема актуальна не только во время кризиса, когда необходимо, оптимизировать работу имеющихся ресурсов и персонала, но и в период экономического развития.

С ростом численности ресторанов стремительно усиливается и конкуренция, что неизбежно приводит к необходимости эффективно и рационально использовать имеющиеся ресурсы. Один из основных инструментов развития ресторанного бизнеса - это современная система автоматизации ресторанов.

Современная система автоматизации ресторана - это профессиональная система управления рестораном, многофункциональная и легко модернизируемая. Целью автоматизации является повышение эффективности управления рестораном, ускорение обслуживания и минимизация возможных злоупотреблений, особенно воровства. Значительная доля успеха складывается из отличного сервиса и оперативной работы персонала. Именно возможности автоматизации ресторана позволяют оптимально сочетать скорость и качество.

Очевидны неоспоримые преимущества автоматизированного ресторана перед другими подобными заведениями:

· высокое качество сервиса и скорость обслуживания клиентов;

· отсутствие ошибок при оформлении заказа;

· обработка и передача заказа в автоматическом режиме;

· абсолютный контроль всех процессов от момента приема заказа до его исполнения;

· возможность непрерывно отслеживать финансовые результаты работы заведения.

Специализированный комплекс программного обеспечения и оборудования для автоматизации ресторанов на порядок расширяет возможности управления ресторанным бизнесом:

· автоматизация позволяет внедрять маркетинговые и учетные политики нового поколения и всегда иметь достоверную информацию о работе заведения;

· четко зафиксировав обязанности и ответственность персонала, можно предотвратить злоупотребления со стороны сотрудников, свести к минимуму роль человеческого фактора в управлении;

· благодаря системе автоматизации ресторана появляется возможность исключить трудоемкие операции по учету, обеспечить гибкое управление политикой скидок и бонусов;

· становится возможным вести непрерывный мониторинг работы всех структур заведения, анализировать и прогнозировать результаты деятельности ресторана.

Таким образом, в результате автоматизации управления персоналом в ресторанном бизнесе ресторатор имеет возможность постоянно повышать рентабельность и конкурентоспособность своего бизнеса.

В результате было предложено внедрение ИС «R-Keeper», призванный помочь в работе ресторанного бизнеса.

В процессе написания дипломного проекта были выполнено следующее:

- анализ предметной области (ресторанного бизнеса);

- анализ деятельности предприятия;

- анализ потоков информации на предприятии;

- расчет экономической эффективности программного продукта;

- анализ информационной безопасности внедрения программного продукта.

Предложенный программный продукт позволяет существенно сократить время на получение отчетной информации, получение отчетов о заказах, следить за работой и управлением персонала и уменьшает количество затрачиваемого времени на управление рестораном и формирование периодической отчетности.

Возможна дальнейшая модернизация программного продукта которая позволит создать полноценный комплекс программных средств в области управления рестораном, специализированный на работе с организациями, работающих в любой сфере.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Постановление Совета Министров Правительства РФ от 13 апреля 1993 г. № 332 «Об утверждении правил производства и реализации продукции (услуг) общественного питания»//СПС «Консультант Плюс»

2. Авдеев В.В. Управление персоналом: технология формирования команды. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 220c.

3. Анцупов А. Социально-психологическая оценка персонала. - М.: Юнити, 2006. - 150с.

4. Базаров Т. Управление персоналом. - М.: Юнити, 2007. - 300с.

5. Барановский В. Официант-бармен. - Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2008. - 200с.

6. Белошапка М. Технология ресторанного обслуживания. - М.: Academia, 2007.- 320с.

7. Блинов А.О., Василевская О.В. Искусство управления персоналом. - М.: Гелан, 2001. - 200с.

8. Богушева В. Бары и рестораны: Искусство обслуживания. - Ростов н/Д: Феникс, 2005.- 100с.

9. Бойдаченко П. Служба управления персоналом предприятия. - М.: Дашко и К, 2006. - 150с.

10. Волкова И. Ресторанный бизнес в России: с чего начать и преуспеть. - М.: Флинта, 2006. - 200с.

11. Гуккаев В.Б. Учет в организациях общественного питания - М.: - 2006. - 224с.

12. Данилова В. История и современные проблемы управления персоналом. - СПб.: СЗАГС, 2005. -305с.

13. Емельянова А.А Методические указания по дипломному проектированию. М.: - 2000, - 190с.

14. Иртегов Д. Введение в сетевые технологии. - СПб.: БХВ-Петербург, 2004.- 560 с.

15. Максимов Н.В. Компьютерные сети. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М,2007.-448 с.

16. Маслов Е. Управление персоналом предприятия. - М.: Юнити-Дана, 2007.- 500с.

17. Назаров О. Как воруют в ресторане. 100 способов обмануть владельца. -- М.: Ресторанные ведомости, 2010. -- 224 с.

18. Новиков А.А. Уязвимость и информационная безопасность телекоммуникационных технологий. - М.: Радио и связь, 2003. - 296с.

19. Образование опыт, успех // Витрина. Ресторанный бизнес. - 2001. - №10. - 159с.

20. Пастухов В. Ресторанный бизнес в России. - Омск: Максимум, 2006. - 400с.

21. Перетятко Т.И. Основы калькуляции и учета в общественном питании. - М.: Дашков и К, 2006. - 270с.

22. Пескова С.А.Сети и телекоммуникации. - М.: Академия, 2006. - 352с.

23. Плотникова Н.И. Комплексная автоматизация туристского бизнеса. -М.: Советский спорт, 2001 -208с

24. Программные продукты в ресторанном бизнесе //Ресторатор. Украина.-2004.-№1-2.

25. Труханович Л. Кадры ресторанов, закусочных, столовых, баров, кафе. - М.: Финпресс, 2003. - 300с.

26. Цыро С. Как победить воровство в ресторане. Практический курс для владельцев и управляющих. -- М.: Ресторанные ведомости, 2010. -- 144с.

27. Чудновский А.Д. Жукова М.А. Информационные технологии управления в туризме. - М.: Кнорус, 2009 - 101с.

28. Эгертон-Томас. Ресторанный бизнес. - М.: РосКонсульт, 2002. - 500с.

29. www.z-cash.ru

30. www.r-keeper.ru

Размещено на Allbest.ru