Информатизация общества

Программное обеспечение для управления и поддержки работоспособности БД называют системой управления базами данных (СУБД). СУБД осуществляют ввод, проверку, систематизацию, поиск и обработку данных, распечатку их в виде отчётов.

Среди множества СУБД для IBM PC наиболее часто используются пакеты программ dBASE разных версий, FoxBase +, FoxPro, Fox Soft Ware, Clipper, совместимые с dBASE по системе команд и файлам.

Например, БД, созданная в одной СУБД, может использоваться в другой совместимой с ней СУБД, имеющей формат файлов dBASE (*.dbf). Однако есть иные СУБД, например PARADOX и RBase, несовместимые с dBASE. Кроме СУБД для DOS, существуют СУБД, работающие в среде Windows, например Access, MS Works и др.

В основе БД лежит представление данных в виде таблиц. Основными понятиями в СУБД являются поля и записи. В полях содержатся данные. Поле характеризуется длиной. Совокупность всех полей в строке называется записью. Структуру простейшей базы данных можно рассматривать как прямоугольную таблицу, состоящую из вертикальных столбцов и горизонтальных строк. Вертикальные столбцы принято называть полями, а горизонтальные строки - записями. Единицей хранимой информации является горизонтальная строка-запись, которая хранит информацию, например, об одном сотруднике фирмы. Каждая запись представляет собой совокупность полей.

Работа в СУБД Clipper 5.0

СУБД Clipper 5.0 предназначена для создания баз данных формата *.dbf, их модификации и поиска в них информации. Кроме того возможно программирование на языке Clipper. Запуск СУБД Clipper 5.0- файл clipper.bat в каталоге Clipper. Выход - Esc, Enter. Интерфейс и помощь в СУБД Clipper 5.0 русскоязычные, что очень удобно.

Основные функциональные клавиши позволяют выполнять основные операции:

F1 - помощь.

F2 - открыть БД.

F3 - создать БД.

F4 - записать БД.

F5 - просмотр БД.

F6 - сервис.

F7 - поиск информации в БД.

F8 - установка.

Загрузка файла базы данных *.dbf в СУБД Clipper 5.0 производится с помощью Norton Commander (файл расширений nc.ext), то есть при нажатии на Enter файл *.dbf автоматически загружается в СУБД Clipper 5.0.

Поиск информации (необходимой записи) в базе данных *.dbf в СУБД Clipper 5.0 производится следующим образом: после загрузки базы данных *.dbf в СУБД Clipper 5.0 нажимаем F7 - Меню Поиск, выбираем Поиск по Locate (Locate-определение местонахождения), записываем в трафарете поиска Имя Поля, в котором будем вести поиск, например TYPE="ГОА-4" в базе данных ecol.dbf, и Enter. СУБД Clipper 5.0 установит курсор на искомую запись (строку в базе данных), где есть слово "ГОА-4".

Просмотрщики баз данных формата dbf

Для просмотра баз данных формата *.dbf в Norton Commander 4.0 или 5.0 существуют просмотрщики dbview и dbfview (последний может также вносить изменения в БД - добавить или удалить запись).

Просмотр БД в dbview - F3, затем F4. Просмотр БД в dbfview - записать в командную строку dbfview name.dbf и Enter.

Типы данных

В СУБД Clipper 5.0 можно обрабатывать следующие типы данных:

1) Символьный (Character).

2) Числовой (Numeric).

3) Дата календарная (Date).

4) Логический (Logical).

5) Примечание (Memo).

Данные символьного типа - это любая последовательность символов длиной не более 254. Числовые данные делятся на 2 вида: целые и вещественные. Длина числового поля должна быть достаточной, чтобы поместились знак числа, целая часть, точка (десятичная) и дробная часть. Значения календарной даты по умолчанию отображаются в Американском формате ММ/ЧЧ/ГГ (ММ-месяц, ЧЧ-число, ГГ-год). Длина этого поля установлена автоматически и равна 8.

Данные логического типа имеют значения ДА (YES) и НЕТ (NO). В математической логике они называются Истина (True) и Ложь (False). В логических полях БД используются только первые буквы латинских слов Y,T,N,F. Длина логического поля равна 1.

В поле примечаний отмечается признак, который указывает, что к записи прилагается дополнительный фрагмент текста.

Рассмотрим структуру базы данных для формата файла DBF. Такие базы данных создаёт СУБД Clipper 5.0.

СТРУКТУРА БАЗЫ ДАННЫХ

Структуру простейшей базы данных можно рассматривать как прямоугольную таблицу, состоящую из вертикальных столбцов и горизонтальных строк. Вертикальные столбцы принято называть полями, а горизонтальные строки - записями. Единицей хранимой информации является горизонтальная строка-запись, которая хранит информацию, например, об одном сотруднике фирмы. Каждая запись представляет собой совокупность полей.

Приведем следующий пример. Вам необходимо создать файл данных, в котором будут храниться некоторые сведения о сотрудниках фирмы:

Петров Петр отдел N2 (1-я запись)

Сидоров Сергей отдел N3 (2-я запись)

Иванов Иван отдел N1 (3-я запись)

Представим эту информацию в виде таблицы:

Для того, чтобы работать с этой информацией ее нужно упорядочить,то есть описать ее структуру. В нашем примере структура содержит три поля:

1-е поле - фамилия

2-е поле - имя

3-е поле - номер отдела

Каждое поле характеризуется рядом параметров.

ПАРАМЕТРЫ, ХАРАКТЕРИЗУЮЩИЕ ПОЛЕ

- имя поля

- тип поля

- длина поля

- количество десятичных знаков

ИМЯ ПОЛЯ

Имя поля - это заголовок вертикального столбца в нашей таблице.

Имя поля имеет длину не более 16 символов. В нашем примере:

имя 1-го поля - фамилия

имя 2-го поля - имя

имя 3-го поля - отдел

ТИПЫ ПОЛЕЙ

СУБД Clipper 5.0 поддерживает пять типов полей:

1. СИМВОЛЬНЫЙ - поля этого типа предназначены для хранения в них информации, которая рассматривается как строка символов и может состоять из букв, цифр, знаков препинания и т.п.

2. ЧИСЛОВОЙ - поля этого типа предназначены только для хранения чисел.

3. ДАТА - поля этого типа предназначены для хранения каких-либо дат в фиксированном формате: число, месяц, год.

4. ЛОГИЧЕСКИЙ - поля этого типа предназначены для хранения альтернативных значений вида "ДА" - "НЕТ" или "ПРАВДА" - "ЛОЖЬ". При этом значению "ДА" соответствует нахождение в поле символа "Т", а значение "НЕТ" - символа "F".

5. ПРИМЕЧАНИЕ (Memo) - поля этого типа используются для хранения фрагментов текста (примечаний).

В нашем примере все три поля символьного типа.

ДЛИНА ПОЛЯ

Длина поля - это ширина вертикального столбца таблицы в символах. Длина полей СИМВОЛЬНОГО типа представляют собой количество символов, которое Вы хотите уместить в поле. В примере,который мы приводили выше, было поле "фамилия". Длина этого поля должна быть такой, какова длина самой длинной фамилии ("Сидоров" - 7 символов) плюс несколько символов на случай, когда появится более длинная фамилия. Таким образом, длина поля "фамилия" пусть будет 16.

Длина поля ЧИСЛОВОГО типа равна количеству десятичных разрядов числа, умещающегося в поле, включая знак числа, десятичную точку, целую и дробную часть. Например, если Вы описываете значение "-546.78", то длина равна 7.

Длина поля типа ДАТЫ фиксирована и составляет 8 символов. Например, дата "28 апреля 1993 года" выглядит "28.04.93".

Длина ЛОГИЧЕСКОГО поля всегда равна 1, так как его значение "T" или "F".

ЧТО ТАКОЕ КОЛИЧЕСТВО ДЕСЯТИЧНЫХ ЗНАКОВ?

Это количество разрядов после десятичной точки. Данная характеристика имеет значение только для полей числового типа. Для всех остальных она равна нулю. Количество десятичных знаков не должно превосходить величины, на 2 меньшей, чем длина соответствующего числового поля. Это автоматически контролируется системой.

Чтобы описать структуру базы данных необходимо последовательно от поля к полю задать все вышеописанные их характеристики. Вы как бы разлиновываете таблицу, определяете ширину граф и их заголовки.

При анализе возможной структуры базы Вам необходимо серьезно отнестись к вопросу распределения информации по полям и определения типов этих полей.

Вопросы

1. Что такое базы данных?

2. Что такое система управления базами данных?

3. Какие СУБД для DOS и для Windows Вам известны?

4. Что такое поля и записи в базах данных?

5. Какие бывают типы данных в базах данных?

Задания

1. Создайте базу данных в СУБД для DOS Clipper 5.0 и сохраните её в виде файла формата *.dbf.

2. Просмотрите созданную базу данных *.dbf с помощью просмотрщика Norton Commander dbview. Произведите поиск информации в базе данных с помощью этого просмотрщика.

3. Просмотрите созданную базу данных *.dbf с помощью просмотрщика dbfview. Произведите поиск информации в базе данных с помощью этого просмотрщика. Произведите корректировку базы данных с помощью просмотрщика dbfview (сперва добавьте одну запись, а затем удалите одну запись).



16. Интегрированная среда MS Works 3.0

Пакет программ MicroSoft Works представляет собой интегрированную среду, включающую в себя текстовый процессор, электронные таблицы, систему управления базами данных и средство коммуникаций (систему компьютерной связи). Таким образом, все основные офисные компьютерные технологии в Works удачно объединены в одном пакете, что очень удобно для пользователя. Между составными частями пакета MS Works возможен обмен информацией, что также очень важно.

Пакет программ MS Works имеет следующие версии: MS Works 2.0 для DOS (для старых машин 286 и 386SX), MS Works 3.0 для Windows 3.1 и MS Works 4.0 для Windows 95. Мы рассмотрим только MS Works 3.0.

Текстовый процессор MS Works 3.0 по своим возможностям и интерфейсу очень похож и во многом аналогичен WinWord 2.0. Электронные таблицы MS Works 3.0 аналогичны и очень похожи по своим функциям на Excel 4.0. Поэтому мы рассмотрим подробно только систему управления базами данных.

Для запуска MS Works 3.0 надо запустить Windows, найти программную группу MS Works 3.0 или MS Office, найти программный элемент MS Works 3.0 и нажать Enter. Создание, сохранение и загрузка файла в MS Works 3.0 производится также, как и в WinWord или Excel.

Выход из MS Works- Alt+F4, если в окне сохраненный файл. В противном случае файл надо сперва сохранить или выходить без сохранения. MS Works 3.0 имеет справочную систему и демонстрационную обучающую программу, что особенно удобно для начинающих пользователей. Запуск обучающей программы MS Works Shift-F1.

Краткий обзор баз данных MS Works 3.0

Базы данных используются для создания, обработки и хранения списков клиентов, товаров и прочей информации. Информация в базе данных упорядочена по записям и полям. Запись - это вся информация о клиенте, товаре, событии и т.п. Отдельный самостоятельный элемент записи (например, фамилия или адрес) называется полем. Поля могут содержать текст, числа, даты или формулы.

Каждая запись базы данных содержит один и тот же набор полей. База данных может содержать до 32000 записей; каждая запись может содержать до 256 полей.

Существуют два режима работы с базой данных:

В режиме формы пользователь работает одновременно с одной записью, для изображения которой используется разработанная им форма, например, бланк заказа. Переключение из режима формы в режим таблицы и обратно - F9.

В режиме таблицы пользователь работает одновременно с несколькими записями, представленными в виде таблицы. Кроме того, пользователь может использовать режим запроса (для извлечения информации из базы данных) и режим описания отчета (для группирования информации). При создании новой базы данных для ее изображения используется режим формы. Пользователь разрабатывает форму, а затем вводит информацию в базу данных по одной записи за раз. Для получения более подробной информации о работе с базами данных обратитесь к учебнику по Microsoft Works для Windows.

Для того чтобы переключиться в другой режим базы данных, выберите Форма, Таблица, Запрос или Отчет в меню Вид. Примечание: После выбора команды Запрос или Отчет в меню Вид, на экране появляется окно диалога, в котором следует выбрать нужный запрос или отчет.

Создание базы данных в режиме формы

Для того, чтобы создать базу данных в режиме формы, необходимо запустить MS Works 3.0, нажать кнопку БАЗА ДАННЫХ или выбрать СОЗДАТЬ НОВЫЙ в меню ФАЙЛ, а затем нажать кнопку БАЗА ДАННЫХ. На экране появится пустая форма в режиме формы.

Для того, чтобы создать поле, необходимо:

1. Установите курсор мыши в то место, где должно начинаться поле, и нажмите левую кнопку мыши.

2. Введите имя поля (не более 15 символов), а затем ДВОЕТОЧИЕ, или Меню Поместить, Поле.

Пример: Новое имя:

Примечание: ДВОЕТОЧИЕ указывает, что вводится имя поля, а не подпись. Имя поле не может начинаться с одной или двух кавычек или апострофа. По мере ввода символов они отображаются в форме и в области редактирования.

3. Нажмите Enter. На экране появится окно диалога Размер Поля.

Затем либо примите стандартные ширину и высоту поля, либо измените предложенные значения.

4. Нажмите кнопку ОК. MS Works 3.0 создаст поле указанной ширины и высоты и разместит его справа от имени поля. Это поле будет изображаться в форме для каждой записи.

Для того, чтобы ввести в поле текст, число или дату, необходимо:

1. Выделите поле, в которое следует ввести информацию.

2. Введите нужное значение: текст, число, дату или формулу.

Вводимые символы отображаются в поле и в области редактирования.

3. Нажмите Enter.

Для того, чтобы разместить подпись к базе данных, необходимо:

1. Установите курсор мыши в то место, где должна начинаться подпись, и нажмите левую кнопку мыши или Меню Поместить, Подпись.

2. Введите текст подписи.

Примечание: Не вводите Двоеточия, иначе WORKS решит, что вводится имя поля. Если вы всё же хотите включить Двоеточие в подпись, то введите в начале подписи двойную кавычку.

Пример: "введите Ваше имя:.

3. Нажмите Enter.

Для того, чтобы изменить положение поля или подписи, необходимо: указать на это поле или подпись мышью и с помощью мыши перетащить его на новое место. В результате надо создать и сохранить файл, который получит расширение *.wdb.

Чтобы переключиться из режима Форма в режим Таблица для базы данных, необходимо после запуска Works и нажатия кнопки База Данных в меню Вид выбрать пункт Таблица или нажать F9.

Создание базы данных в режиме Таблицы

Каждая строка таблицы является записью, а каждый столбец - полем.

Для создания поля следует присвоить имя пустому полю.

Для того, чтобы создать базу данных в режиме Таблицы, необходимо:

После запуска WORKS нажать кнопку База Данных или выбрать СОЗДАТЬ НОВЫЙ в меню Файл, а затем нажать кнопку База Данных. На экране появится пустая форма в режиме Формы. Для того, чтобы переключиться в режим таблицы, нажмите кнопку "Таблица" на панель инструментов. На экране появится пустая таблица в режиме таблицы.

Для того, чтобы создать поле путём ввода информации, необходимо:

1. Выделить пустое поле, в которое следует ввести информацию.

2. Ввести нужное значение: текст, число, дату или формулу.

Вводимые символы отображаются в поле и в области редактирования.

3. Нажмите Enter.

В режиме Таблицы WORKS автоматически присваивает имена безымянным полям, например: Поле1, Поле2 и т.д.

Для того, чтобы изменить имя поля, необходимо:

1. Выделить поле, имя которого следует изменить.

2. Выбрать Имя Поля в меню Правка.

3. В строку ввода "Имя" ввести уникальное имя поля (не более 15 символов). Пример: Новое имя.

Примечание: Имя поле не может начинаться с одной или двух кавычек или апострофа.

4. Нажать кнопку ОК. Новое имя изображается как заголовок поля. В результате надо создать и сохранить файл, который получит расширение *.wdb.

Создание базы данных с помощью Шаблонов и Мастеров Для создания стандартных базы данных можно использовать Шаблоны или Мастера. Например, если создается Адресная книга или Опись имущества, или Простая база данных. Это значительно упрощает процесс создания базы данных и её оформление. Для этого после запуска Works надо выбрать кнопку Шаблоны или Мастера, а затем выбрать из предложенного Вам списка необходимый пункт. Далее надо отвечать Да на все запросы и база данных (пустая) будет создана. Теперь надо только её заполнить и сохранить в виде файла.

Поиск информации в базе данных

WORKS позволяет быстро выполнить поиск информации в базе данных. Если база данных имеет вид формы, то следует указать, искать ли информацию во всей базе данных или только в выделенных полях.

Для того, чтобы перейти к конкретному полю текущей записи, необходимо:

1. Выбрать пункт ПЕРЕЙТИ в меню Правка (или F5).

2. В строку ввода "Имя" ввести имя поля, которое следует выделить, или из списка "Имена" выбрать имя поля, которое следует выделить.

3. Нажать кнопку ОК. Указанное поле будет выделено.



Поиск информации в базе данных в режиме Таблицы

1. В режиме таблице выделите одно или несколько полей, в которых следует выполнить поиск. Если нужно выполнить поиск во всей базе данных, выделите только одно значение поля.

2. Выбрать подпункт НАЙТИ в меню Правка.

3. В строку ввода "Образец" введите искомую информацию.

4. Для того, чтобы перейти к следующему значению поля, которое содержит искомую информацию, надо выбрать параметр "Следующую", или, для того, чтобы обработать все записи, в том числе невидимые, надо выбрать параметр "Все Записи".

5. Нажмите кнопку ОК. Если текущим является режим Таблицы, и поиск завершился успешно, то WORKS покажет все найденные записи, если выбран параметр "Все Записи". Если текущим является режим Формы, и поиск информации завершился успешно, то WORKS покажет только первую найденную запись. Чтобы перейти к следующей записи, если она существует, надо нажать F7.

Для того, чтобы снова показать все записи, надо выбрать пункт

"Показать Все Записи" в меню Вид.

Вставка объектов в базу данных Works в режиме формы

Вставка объектов производится по месту положения курсора.

Для вставки объектов в базу данных необходимо указать мышью пункт Меню Поместить, затем выбрать:

1) подпункт Иллюстрация, если надо поместить рисунок из библиотеки Clipart;

2) подпункт Рисунок, если надо создать и вставить рисунок MS Draw.

3) подпункт Объект, MS WordArt, если надо поместить текстовые спецэффекты, редактор формул Equation Editor, если надо поместить формулу, редактор диаграмм MS Graph, если надо поместить диаграмму.

4) Для помещения документов Word и Excel в базу данных Works надо тоже использовать пункт меню Объект и выбрать соответствующий пункт. Для внедрения объектов в базу данных Works можно также использовать Буфер Обмена Windows (Меню Правка, Специальная вставка).

Защита информации в базе данных Works

Для защиты формы в базе данных Works в режиме формы надо указать пункт меню Формат, Защита, установить флажок "Защита формы".

Для защиты данных устанавливают флажок "Защита данных".

Краткий обзор электронных таблиц MS Works 3.0

Электронная таблица - это компонент Works, предназначенный для выполнения финансовых, статистических и прочих вычислений и хранения информации. После того как в строки и столбцы электронной таблицы будет введена информация, можно: Добавить формулы, предназначенные для выполнения вычислений. При составлении формул можно использовать 76 функций, анализировать информацию, представляя ее в графическом виде, изменить оформление электронной таблицы: шрифты, числовые форматы и т.п. Можно включить отдельные области электронной таблицы и диаграммы в документы текстового процессора. Создание электронной таблицы начинается с ввода информации в ячейки. (Ячейка - это прямоугольник, который лежит на пересечении строки и столбца.) В ячейки можно вводить текст, числа, даты и время. Для того чтобы выполнить вычисления над строкой или столбцом чисел, следует ввести формулу. Если после того, как формула будет введена, изменится содержимое ячеек, на которые ссылается эта формула, то значение формулы будет автоматически обновлено.



Краткий обзор системы связи MS Works 3.0

С помощью системы связи Works можно подключиться к другому компьютеру и обмениваться с ним информацией. Например, таким образом можно получить свежую информацию о биржевых ценах, сделать покупку и обмениваться файлами с пользователями других компьютеров. Для того чтобы система связи Works могла участвовать в обмене информацией по телефонной сети, необходимо, чтобы на вашем компьютере был установлен внутренний или внешний модем. Кроме того, можно обмениваться информацией, соединив два компьютера напрямую с помощью кабеля. Первый сеанс связи с другим компьютером состоит из следующих этапов:

Создание файла системы связи

Настройка параметров

Подключение (установка связи)

Обмен информацией

Отключение

После первого сеанса связи с конкретным компьютером можно сохранить текущие значения всех параметров в виде файла системы связи. Имя этого компьютера появится в меню Телефон. Когда вам в следующий раз понадобится установить связь с этим компьютером, выберите его в меню Телефон и Works автоматически выполнит процедуру подключения.

Вопросы

1. Что такое MS Works? Какие бывают версии MS Works?

2. Как запустить MS Works и как выйти из MS Works?

3. Как запустить MS Works в режиме Базы данных в виде таблицы?

4. Как создать, сохранить и открыть файл в MS Works?

5. Как запустить справочную систему MS Works?



Задания

информационный программный компьютерный

1. Создайте базу данных в MS Works 3.0 в виде Формы (например, анкету профессиональной ориентации ученика) и заполните её.

2. Создайте базу данных в MS Works 3.0 в виде Таблицы (например, каталог своих учебников) и заполните её.

3. Создайте базу данных с помощью Шаблона MS Works 3.0 (например, Расценки, Прейскурант) и заполните её.

4. Создайте базу данных с помощью Мастера MS Works 3.0 (например, Домашняя опись) и заполните её.

5. Произведите поиск информации в базе данных MS Works 3.0 в виде Формы.

6. Произведите поиск информации в базе данных MS Works 3.0 в виде Таблицы.

7. Измените имя поля в базе данных MS Works 3.0 в виде Таблицы.

8. Создайте в MS Works 3.0 базу данных в виде таблицы, содержащую основные параметры процессоров 286, 386, 486, Pentium, Pentium Pro, Pentium-2 IBM PC.

Размещено на Allbest.ru