Разработка модуля автоматизированного учета контрактов услуг для предприятия I.S."Radiocomunicatii"

Дальнейшее развитие концепции MRP-II шло по пути максимального расширения функций и возможностей информационных систем. В результате появилась концепция ERP (Enterprise Resource Planning) - планирование ресурсов предприятия для всех основных видов деятельности.

Системы ERP представляют собой «верхний уровень» в иерархии систем управления предприятием, затрагивающий ключевые аспекты его производственной и коммерческой деятельности, такие как производство, планирование, финансы и бухгалтерия, материально-техническое снабжение и управление кадрами, сбыт, управление запасами, ведение заказов на изготовление (поставку) продукции и предоставление услуг.

Основными отличиями систем основанных на концепции ERP от их предшественников, использующих иные методологии, стали значительно большее внимание финансовым подсистемам и возможность управления «виртуальным предприятием».

Виртуальное предприятие отражает взаимодействие производства, поставщиков, партнеров и потребителей. Оно может состоять из автономно работающих учреждений, корпораций, быть распределено географически или состоять из временного объединения предприятий, работающих над каким-либо проектом. В ERP также добавляются механизмы управления транснациональными корпорациями, включая поддержку нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета и отчетности. Эти отличия в меньшей степени затрагивают логику и функциональность систем, и в большей степени определяют их инфраструктуру и масштабируемость. Так же их характеризует более высокая гибкость, надежность и производительность.

ERP-системы позволяют решить следующие задачи:

организовать эффективное планирование всей финансовой и хозяйственной деятельности;

повысить доверие инвесторов путем формирования максимальной прозрачности бизнеса;

снизить риски и увеличить прибыль за счет оперативного принятия решений и их точности, интуитивности системы управления, разграничения доступа к информации в соответствии с должностями сотрудников, и реализации функций ее безопасности;

сократить количественный аспект потерь рабочего времени за счет исключения дублирования данных разными службами и организации беспрепятственного обмена данными между отделами компании.

Унифицированная природа ERP предоставляет значительные преимущества, включая уменьшение количества ошибок, большую скорость и эффективность доступа к информации. В свою очередь, корректно организованный доступ поможет руководителям быстро ориентироваться в любой ситуации, имеющей место на предприятии, и повысить вероятность принятия правильного решения за счет оперативного информирования о проблеме и ее точного определения.

К особенностям применения современных ERP - систем относятся:

-автоматизация разнообразных методов планирования и управления бизнес - процессов от системы заказов до массового производства с возможностью их рационального сочетания и настройки на особенности конкретного предприятия;

-интегрированное использование подсистем учета, анализа и планирования сбыта, производства, снабжения и финансирования;

-реализация современной технологии бюджетирования и обеспечения динамической увязки необходимых ресурсов по всему спектру бизнес - процессов на основе управленческого учета затрат и анализа консолидированной отчетности;

-бизнес планирование и управление отдельными заказами и проектами с учетом возможных рисков во внешней среде и ресурсных ограничений предприятия;

-сокращение горизонта оперативного планирования до недель, дней и даже по мере появления каждого нового заказа.

Существует два выбора путей использования ERP: первый выбор - это самостоятельное развитие и разработка интегрированных ERP систем; другой выбор - это использование коммерчески доступного программного обеспечения.

1.4 Система UNIVERSAL ACCOUNTING

Universal Accounting®(UA) (Универсальная бухгалтерия / Contabilitate Universala) - комплексная автоматизированная система бухгалтерско-финансового и управленческого учета/анализа. Universal Accounting® функционирует на всех Windows платформах: Windows 95, 98, МЕ, NT 4.0, NT 5.0, 2000, ХР.

Концепция системы построена по технологии «клиент/сервер», что обеспечивает одновременную работу в системе произвольного количества пользователей независимо от выполняемых действий (ввод данных, формирование отчетов и пр.) и учетного сектора.

UA характеризуется современной технологией хранения и обработки данных, полным набором необходимых настроек, соответствием основным параметрам систем ERP-класса, что позволяет в сжатые сроки комплексно автоматизировать, оптимизировать бизнес-процессы и повысить качество управления. Открытость и унифицированность базы данных на платформе СУБД ORACLE, технология контроля и безопасности дают возможность плавно развивать и сопровождать информационную систему в соответствии с ростом организации. Cистема UA разработана в Молдове с учетом требований Национальных стандартов бухгалтерского учета и Налогового кодекса РМ, являясь оптимальным решением по соотношению "стоимость / функционал" для организаций различных сфер деятельности и масштабов. Универсальность системы подтверждена широким отраслевым покрытием.

Внедрение Universal Accounting® позволяет:

улучшить эффективность управления финансовыми ресурсами и работы менеджеров за счет своевременного предоставления им полной маркетинговой и финансовой информации, необходимой для принятия оперативных и стратегических решений;

своевременно предоставлять качественную отчетность руководству и контролирующим органам в соответствии с внутрикорпоративными правилами и национальными стандартами;

обеспечить контроль хозяйственной деятельности на уровне первичных бухгалтерских документов, а также защиту электронного документооборота между удаленными участниками хозяйственного процесса;

повысить квалификацию и опыт сотрудников, а также качество внутриорганизационных коммуникаций и документооборота, при необходимости объединив различные филиалы, подразделения и отделы в единое информационное целое.

Система UA успешно используется не только в столичных организациях, но и по всей территории Молдовы.

Общая характеристика КИС Universal Accounting®:

В основе системы лежит принцип автоматизации всего документооборота, а не только бухгалтерского учета. По сути, это именно система учета и управления, благодаря чему легко отслеживаются перемещения товаров, отгрузки, задолженности, остатки, затраты, продажи и пр. Бухгалтерские проводки генерируются автоматически на основе хозяйственных операций, регистрируемых в системе. Все операции с автоматическим выходом на баланс. Ни одна хозяйственная операция не упускается из виду. Фиксируется все, что происходит на предприятии. Требует повышенной дисциплины и аккуратности от лиц, ответственных за своевременный ввод данных, что благоприятно сказывается на рабочей атмосфере, мотивирует коллектив и облегчает работу менеджеров, позволяя им оперативно контролировать финансовое состояние компании. Система является многопользовательской, т.е. позволяет работать с каждым модулем одновременно нескольким пользователям. Разнообразные отчеты согласно корпоративным правилам и требованиям Национальных стандартов бухгалтерского учета и Налогового кодекса РМ. Удобная настройка, перенастройка и масштабирование отчетов. Быстрое формирование отчетов в различных разрезах. Все отчеты могут быть экспортированы в текстовый формат и продукты MS Office (Word, Excel) для дальнейшей обработки и анализа. Работа пользователей максимально упрощена: графические интерфейсы позволяют ускорить поиск и ввод данных, а стандартный интерфейс Windows интуитивно понятен пользователю. Подсказки, предупреждения, автоматическое отслеживание ошибок при вводе информации, индикация несоответствий в данных - все это помогает работать быстро и эффективно даже бухгалтерам, не очень опытным в компьютерах. Поддержка русского, румынского и английского языков.

База данных системы Universal Accounting® концептуально ориентирована на документарный стиль хранения и обработки информации:

вся информация, требующая обработки во времени, должна быть сформулирована в виде документов;

вся учетная аналитика шифруется по всей системе уникальным сквозным кодом вне зависимости от предметного смысла;

вся дополнительная справочная информация относится к группе вспомогательных справочников;

доступ к аналитике осуществляется посредством определения конфигурации бухгалтерского счета;

каждый документ содержит предметно-специализированную и бухгалтерскую сущность;

все метаданные по типовым конфигурациям хранятся в виде настроек в базе данных.

Во всех документах предусмотрена автоматизированная генерация бухгалтерских проводок. Генерация происходит после внесения специфической для данного документа информации в специальные таблицы. Документы являются объектами, которые вносятся в журнал и составляют содержание финансово-экономической и хозяйственной деятельности предприятия. Удаление документа из журнала приводит к аннулированию сгенерированных им бухгалтерских проводок путем их удаления. Изменение информации в специальных регистрах документа приводит к повторной генерации бухгалтерских проводок (старые удаляются).

Для работы документов нужна некая статическая информация, иногда обновляемая с определенной периодичностью (курсы валют, нормы расхода материалов и рабочего времени, кадровая информация о сотрудниках и т.д.). Для просмотра и внесения изменений в данные такого рода существует особый вид документов - форма. Формы не подлежат созданию или удалению, как документы. Создавать или удалять можно только определенные данные при помощи конкретных форм.

С помощью документов и форм поддерживается адекватное отображение финансово-экономической и хозяйственной деятельности предприятия в базе данных. Конечным итогом работы являются печатные формы - особым образом отобранная и сгруппированная информация, отображаемая на бумаге (обычно в форме таблиц). Каждый документ может иметь неограниченное количество печатных форм, отображающих специфическую для него информацию (из специальных регистров) в пригодном для печати виде.

Печатные формы, не привязанные к документам, а отображающие определенную информацию суммарно по всем документам и их проводкам за указанный период, называются отчетами.

Все пользователи начинают работу через стартовый модуль, в котором проходит регистрация пользователя, определяются права доступа и пр.

Далее пользователь запускает модуль второго уровня. Здесь происходит регистрация документов и вспомогательные операции (например, расчет износа, ввод документов и расчет зарплаты, поиск информации и т.п.).

Далее запускается центральный модуль первого уровня, который осуществляет все операции над бухгалтерской частью документа, представленной в виде проводок.

Процесс ввода и корректирования любой информации должен быть достаточно жестким, чтобы предотвратить случайное изменение данных. Поэтому переход в режим редактирования данных осуществляется только путем посылки специальных команд от пользователя, типа:

Начать редактирование Закончить редактирование (Сохранить или Отменить).

Интерфейс пользователя - стандартный, Windows-ориентированный.

Главное окно Universal Accounting® - это первичная рабочая область. Все окна открываются из главного окна и содержатся в главном окне. Главное окно является родительским по отношению ко всем остальным, которые являются дочерними. Это означает, что каждое окно относительно самостоятельно, но не может существовать при закрытом главном окне.

Окну каждого типа соответствует свой собственный набор команд и функций, применимых только к объекту данного типа. Все команды и функции главного окна относятся и к дочерним окнам.

Таким образом, интерфейс системы Universal Accounting® принадлежит к классическому типу многодокументного интерфейса (MDI). Главное окно приложения состоит из меню, инструментальной панели, панели состояния и рабочей области окна.

В рабочей области окна размещаются дочерние MDI-окна. Пользователь осуществляет ввод информации только через дочерние окна. Управление дочерними окнами осуществляется только через главное окно.

Дочернее окно имеет следующие состояния по отношению к главному окну:

Скрытое, ранее не использовалось. В таком состоянии находится большинство дочерних окон сразу после старта системы.

Открытое, активное. Дочернее окно переходит в это состояние сразу после выбора соответствующей команды пользователем.

Открытое, неактивное. Дочернее окно переходит в это состояние при активизации другого дочернего окна после выбора соответствующей команды пользователем.

Свернутое. Активное дочернее окно переходит в данное состояния после нажатия на кнопку свертки.

Развернутое. Активное дочернее окно переходит в данное состояния после нажатия на кнопку развертки. Состояние по умолчанию. Все окна переходят в это состояние одновременно.

Нормальное. Все дочерние окна размещены в рабочей области и частично видны. Активное дочернее окно всегда расположено сверху.

Скрытое. Активное дочернее окно переходит в данное состояния после нажатия на кнопку закрытия.

Модальное. Активное дочернее окно блокирует переход в любое другое дочернее окно и даже в главное окно до своего полного закрытия. Например, все окна сообщений об ошибках являются модальными.

Все открытые дочерние окна зарегистрированы через пункт Windows в меню главного окна. Цвет шапки любого дочернего окна отражает состояние окна: активно ли данное окно или нет (по умолчанию синий - активно, серый - неактивно). Переключение между окнами, находящимися в состоянии 2-6 может быть осуществлено через пункт в меню главного окна Windows или путем нажатия клавиш Ctrl+Tab.

Основные логические компоненты Universal Accounting:

Структура базы данных, модель.

План счетов, аналитика.

Проводки.

Журналы документов.

Справочники.

Конфигурации.

Пользователи системы, группы.

Аудит пользователей.

Настройки визуальных объектов.

Раздача прав через конфигуратор.

План счетов - справочник.

Уровни аналитики.

Вспомогательные справочники.

Таблица документов, подчиненные таблицы.

Таблица проводок.

Для регистрации информации в системе Universal Accounting, как было выше сказано, используются документы. Документы могут быть как простыми так и довольно сложными(с точки зрения заполнения либо в зависимости выполняемого ими действия в некоторой цепочке алгоритма). При создании документа фиксируется имя пользователя (создателя) и осуществляется последующее логирование всех произведенных действий над документом.

Данные, которые содержатся в документах, используются в различных формах и отчетах для получения различной информации, которая содержит итоги или детальные данные, подобранные по определенным критериям.

Данная информация используется как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств, так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций(баланс, налоговая отчетность и т.д).

Для получения бухгалтерских итогов, а также другой сводной или детальной информации в Universal Accounting® используются отчеты. Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при использовании системы, полностью определяются в конфигурации.

Отчеты применяются для получения различной информации, которая содержит итоги или детальные данные, подобранные по определенным критериям. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и пр.), так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность и пр.).

Для обеспечения хранения основных данных, которыми оперирует система Universal Accounting®, была разработана структура набора таблиц, отвечающих за хранение информации о начальных остатках на счетах, а также о документах и относящихся к ним проводках. Формирование абсолютного большинства документов в системе сопровождается формированием бухгалтерских проводок, которые отражают информацию, содержащуюся в документе, с приданием ей бухгалтерского смысла. Таким образом, большой спектр отчетных форм может быть построен на основе данных из бухгалтерских регистров. Исключение составляют лишь специальные отчеты, для формирования которых необходима информация, не поддающаяся хранению в виде проводок (например, информация о свойствах тех или иных материалов или реквизитах контрагентов).

В итоге, все отчетные формы можно поделить на две глобальные категории:

отчеты, основанные на данных из бухгалтерских регистров (сальдо, обороты);

специальные отчеты, основанные на дополнительной информации, включая данные из дополнительных (небухгалтерских) регистров.

Хранение данных в виде проводок, позволяет свести вычисление большого количества выходной информации для отчетных форм (и не только) к вычислению сальдо или оборотов по соответствующим наборам счетов (имеются в виду и аналитические счета). Система Universal Accounting® обеспечивает быстрый и надежный механизм выборки данных о сальдо и оборотах по счетам и, соответственно, получение большого набора отчетных форм в единой концепции.

Такая концепция хранения информации дает возможность пользователю формировать отчет желаемого вида путем указания необходимых счетов, а также структуры отчета (т.е. те колонки табличной части отчета, которые пользователь желает видеть).

Бухгалтерские регистры состоят из двух основных частей: регистра сальдо и регистра проводок. Регистр сальдо хранит данные о сальдо на счетах на определенные моменты времени; регистр проводок хранит бухгалтерские проводки.

Алгоритм вычисления сальдо для набора счетов на заданный момент времени состоит из следующих четырех шагов:

Определяется наиболее поздняя дата зарегистрированного в регистре сальдо, предшествующая заданной дате (предшествующая дата).

По регистру сальдо определяется сальдо на предшествующую дату.

На основании данных, полученных из регистра проводок, вычисляются обороты за период между предшествующей и заданной датами.

Сальдо на предшествующую дату складывается с найденными оборотами.

Обороты по счетам вычисляются по регистру проводок. Сальдо по счетам получается путем расчета каждый раз, когда в нем возникает необходимость.

Регистр сальдо предназначен для увеличения скорости вычислений и должен содержать только достоверные данные (чаще всего из уже закрытых учетных периодов).

Предполагается, что при регистрации новых данных в регистре сальдо не происходит удаления информации из регистра проводок. Подобная концепция позволяет получать отчеты, основанные на данных за предыдущие периоды времени (различные статистические и экономические отчеты, предназначенные для отделов маркетинга и руководства).

Вычислительное ядро системы Universal Accounting® содержит подпрограммы для вычисления сальдо и оборотов по наборам счетов за заданные промежутки времени. Для вычисления сальдо и оборотов любая подсистема, собирающая данные для отчета, использует упомянутые функции, тем самым, все отчеты реализуются в единой концепции, что разрешает проблему несовпадения результатов в разных отчетных формах.

Открыть список отчетов можно с помощью кнопки или пунктом Отчеты в меню Модуль. При этом открывается окно, в левой части которого представлено дерево отчетов:

Рис. 1.2 - Дерево отчетов

Используемые пользователями на практике отчеты можно условно разделить на следующие группы.

Универсальные отчеты. Универсальные отчеты предназначены для использования практически в любых организациях и для любых разделов учета. В основном, они отражают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К универсальным относятся такие отчеты как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.

Финансовые отчеты. Это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям (бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, регистр учета покупок и продаж и др.). Состав и содержание этих отчетов определяется различными государственными органами.

Специализированные отчеты. Создаются обычно в конкретной конфигурации непосредственно для данной организации и решают более узкие задачи. Специализированные отчеты (оборот за период по складу, ведомость основных средств, износ основных средств, карточка клиента, ведомость к выдаче и др.) обычно ориентированы на конкретный раздел учета и специфическую настройку счетов и аналитики в данной конфигурации. Они создаются при необходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы.

При работе в режиме генератора отчетов (универсальный отчет) можно получить информацию любого уровня сложности, в зависимости от требований пользователя и при соответствующей настройке всех нужных параметров, а именно:

правильно установив период расчета для отчетных данных;

задав основной и корреспондирующий наборы фильтров (счет, аналитический счет, центр затрат (в зависимости от счета в роли центра затрат могут быть различные объекты), валюту и пр.);

включив (или выключив) признаки отображения остатков по счетам на начало и конец периода, обороты за период.

Любой отчет в Universal Accounting® формируется предопределенными подпрограммами на основе параметров, которые пользователь вводит в окне настройки.

Внешний вид отчетных форм задается при помощи шаблонов. В менеджере шаблонов пользователь может настроить любой шаблон для выдачи нужной информации, а также создать новый шаблон для существующих отчетов.

Генератор отчетных форм в Universal Accounting® обладает следующими свойствами:

секционное представление шаблонов;

визуальное редактирование шаблонов;

совместимость с форматом электронных таблиц Microsoft Excel 97;

неограниченная длина отчетов;

неограниченное количество группировок;

поддержка в шаблонах пользовательских формул;

возможность предварительного просмотра перед печатью;

полный контроль печати отчетов.

Создание шаблона выходной формы заключается в “рисовании” составных частей, заготовок, из которых затем будет “собрана” готовая выходная форма - отчет. Так как практически все деловые документы имеют “прямоугольную” структуру, шаблоны таких документов удобно создавать в редакторе, способном работать именно с прямоугольными элементами.

Таким редактором и является табличный редактор, входящий в состав системы Universal Accounting®. В процессе создания шаблона отчета можно: вводить в ячейки таблицы разнообразный текст; назначать параметры форматирования как тексту, так и ячейке в целом; изменять высоту строк и ширину столбцов таблицы; включать в шаблон нарисованные элементы - линии и прямоугольники, а также OLE-объекты.

Сам шаблон представляет собой совокупность прямоугольных областей, каждая из которых служит для выдачи какой-то части готового отчета: область для выдачи заголовочной части и шапки табличной части, табличная часть, которая в свою очередь делится на несколько подуровней и так далее. Необходимо иметь в виду, что шаблон отчета зачастую не связан напрямую с готовым отчетом. Таблица шаблона представляет собой набор заготовок, из которых в процессе обработки алгоритма построения отчета складывается готовый отчет.

Формат шаблонов для генератора отчетов был разработан с целью удовлетворения трем основным требованиям: удобство, простота и надежность. Первое требование обеспечивается представлением отчетов в виде электронных таблиц, совместимых с форматом MS Excel. Простота настройки отчетов заключается в секционном представлении шаблонов и отсутствии необходимости указания дополнительных атрибутов для полей отчета, отвечающих за выборку данных из таблиц БД.

Шаблон отчета может состоять из следующих секций:

Title (шапка отчета и табличной части);

Group Header (заголовок группы);

Detail1 (главная секция табличной части или мастер-секция);

Detail2 (подчиненная секция табличной части или секция детализации);

Group Footer (подвал группы);

Summary (подвал отчета).

Первые три колонки шаблона имеют служебное назначение. Тип секции указывается в первой колонке. Вторая колонка предназначена для указания типа группировки секций-групп. Третья колонка зарезервирована для специальных отчетов.

Любая подпрограмма, генерирующая данные для отчета, должна передавать генератору отчетов три таблицы: таблицу для шапки и подвала, таблицу для главной секции табличной части и таблицу для подчиненной секции табличной части (необязательный параметр). Генератор отчетов подставляет данные из этих таблиц в соответствующие ячейки таблицы шаблона, наращивая отчет вниз и, при необходимости, вправо. Для того чтобы указать, что в заданную ячейку должны попадать данные из определенного поля таблицы-параметра, необходимо набрать в этой ячейке имя данного поля, поставив перед ним знак нижнего подчеркивания. Наименования полей таблиц-параметров, предшествуемые символом подчеркивания, можно использовать и в формулах, задаваемых в ячейках.