Представление регламентированной отчетности в государственные органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается персонифицированных сведений для Пенсионного фонда.

С целью ведения бухгалтерского учета обеспечена совместная работа конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" с решением "1С:Бухгалтерия 8.0".

Широкое распространение получил продукт компании АиТ - комплекс "Управление персоналом", который обладает расширенными функциональными возможностями и является продуктом высококачественного проектирования и разработки. Это современное автоматизированное решение, обеспечивающее эффективную и удобную работу всех служб, занятых в управлении персоналом.

Отличительной особенностью комплекса является наиболее мощный из существующих на российском рынке ПО программный модуль расчета с персоналом. Он поддерживает самые сложные системы расчета заработной платы с работниками, позволяет произвести начисления по большому числу действующих на предприятиях коэффициентов и надбавок.

Продукт регулярно пополняется новыми возможностями и является самым динамично развивающимся комплексом из его аналогов. Программный комплекс "АиТ:\Управление персоналом" постоянно модернизируется в соответствии с последними изменениями российского законодательства, также принимаются во внимание предложения и пожелания наших пользователей. Большинство изменений и дополнений направлены на сокращение времени, затрачиваемого на ввод и обработку информации, повышения простоты работы, сокращения числа монотонных операций и получение ожидаемых результатов.

Использование программного комплекса позволяет:

- повысить эффективность работы предприятия за счет правильной расстановки кадров;

- сократить время принятия управленческих решений и контролировать их исполнение;

- снизить затраты и произвести их полный учет на управление персоналом;

- заметно снизить трудоемкость работ;

- автоматизировать кадровый документооборот и подготовку внешней и внутренней отчетности;

- повысить производительность труда и исполнительскую дисциплину.

Преимущества программного комплекса "АиТ:\Управление персоналом":

- обеспечение согласованной работы субъектов управления персоналом, исключение возможных противоречий и дублирования функций;

- возможность консолидации данных о сотрудниках при многоуровневой и территориально распределенной структуре предприятия, передача сведений при любом качестве каналов связи и даже при их отсутствии;

- возможность выбора состава программного комплекса исходя из специфики того или иного предприятия и конкретного рабочего места;

- настройка системы в соответствии со спецификой предприятия, адаптивность системы к любой организационной структуре, отсутствие ограничений по численности персонала;

- автоматический ввод массовых данных;

- полная адаптация к российскому законодательству.

Электронные архивы, предполагающие надежное бессрочное хранение информации.

Интеграция с финансовыми системами и системами управления производством, поддерживающая непрерывность деловых процессов, позволяя в полном объеме использовать информационные ресурсы предприятия.

Кроме того, на рынке представлен программный комплекс Global-HRM.

Global-HRM и Global-Salary - комплексная автоматизация управления персоналом и расчета заработной платы

Известно, что персонал предприятия или организации является ключевым ресурсом в достижении поставленных целей и обеспечении конкурентоспособности предоставляемых товаров или услуг. Неудивительно, что большинство российских компаний стремиться управлять своим персоналом как можно эффективнее, используя самые последние технологии, в том числе и новейшее программное обеспечение.

Модуль Global-HRM, входящий в программный комплекс ERP-системы Global, - это современный программный продукт, призванный решать задачи в области управления человеческими ресурсами, как на крупных производственных предприятиях. Обладая большим количеством параметров настройки и высокой адаптивностью, модуль позволяет автоматизировать процессы, характерные и для традиционного кадрового учета и для самых последних технологий HR-менеджмента.

Модуль позволяет работать с организационными структурами любой сложности, различными видами и категориями персонала, автоматически формировать необходимые документы (приказы, отчеты, формы учетных документов, трудовые договоры и др.), оперативно получать обрабатывать информацию, поступающую из всех подразделений и филиалов (в т. ч. удаленных территориально), входящих в состав организации. В рамках единого информационного пространства ERP-системы Global данный модуль передает все необходимые данные о сотрудниках в контуры расчета заработной платы, бухгалтерии, регистрации платежей. Использование Global-HRM позволяет значительно повысить качество и производительность труда сотрудников, освобождая их от рутинных операций, снижая вероятность ненамеренных ошибок и позволяя оперативно получать доступ к необходимой информации. Для автоматизации расчета заработной платы и учета отработанного времени в состав программного комплекса Global входит модуль Global-Salary. Данный модуль предназначен для решения всего комплекса задач, связанных с расчётом заработной платы и налогов. Обладая большим количеством параметров настройки, модуль позволяет моделировать и рассчитывать компенсационные схемы любой степени сложности. Простота и гибкость настройки модуля делают его применимым как в небольшой компании, так и в огромном холдинге. Возможности модуля позволяют работать с любыми системами и формами оплаты труда, эффективно вести учет отработанного времени и выполненных работ, автоматически формировать необходимые документы (ведомости, расчетные листки, отчеты в ГНИ и др.), оперативно получать, обрабатывать информацию, поступающую из всех подразделений и филиалов (в т. ч. удаленных территориально), входящих в состав Вашей организации. В составе информационной системы Gobal данный модуль позволяет автоматически формировать бухгалтерские проводки и регистрировать платежи, связанные с начислением и выплатой заработной платы и связанных с ней налогов. Уникальная методика построения алгоритмов расчёта позволяет максимально сократить время и ресурсы, затрачиваемые на вычисления, при этом не ограничивая гибкости настроек модуля.

Включение модулей Global-Salary и Global-HRM в единый программный комплекс обеспечивает единообразие и уникальность данных при одновременном использовании программного продукта различными службами Вашей организации - службой персонала, бухгалтерией, отделом труда и заработной платы и др.

Пользователи отмечают современный, удобный в работе, визуально понятный интерфейс программного комплекса Global, который, без сомнения, выделяет его среди большинства представленных на рынке аналогичных программных продуктов.

Программное обеспечение, уже имеющееся в ООО Цифроград, позволяет практически без затрат автоматизировать процесс управления персоналом, используя типовую конфигурацию, входящую в состав программных продуктов системы «1С:Предприятие», которая может быть взята как образец для создания уникальной конфигурации, полностью ориентированной на особенности рассматриваемой организации.

Создание оригинальных конфигураций позволяет решать с помощью «1С:Предприятия» самые разнообразные задачи по автоматизации экономической деятельности.

Программные продукты системы «1С:Предприятие» содержат разнообразные средства для связи с другими программами и аппаратными средствами.

Таким образом, наиболее удобное и выгодное в финансовом плане решение - создание модуля на платформе 1С.

2. Проектирование информационной системы управления персоналом

2.1 Бизнес-процессы управления персоналом

Контекстная диаграмма деятельности отдела персонала ООО Цифроград представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 - Контекстная диаграмма

Декомпозиция контекстной диаграммы представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 - IDEF0 Управление персоналом

Процесс оценки потенциала работника на входе получает упражнения, моделирующие ключевые моменты деятельности оцениваемого. В зависимости от результатов оценки сотрудник может быть перемещен в другое структурное подразделение, отправлен на повышение квалификации. Данная оценка также помогает менеджеру составить план обучения и развития, а также методические пособия и инструкции.

Процесс квалификационных испытаний на входе имеет оценку независимого эксперта, а на выходе тоже, что и у предыдущего процесса, единственное отличие - результаты данного процесса влияют на оклад/премию сотрудника, при отрицательных результатах сотрудник может быть уволен.

Процесс аттестации осуществляется на основании таких документов, как:

- приказ о проведении аттестации

- бланк самооценки

- бланк предварительной оценки

- аттестационный лист

- лист оценки стажера (для стажеров).

На выходе имеем все те же документы. Но в виду того, что предыдущие процессы не относятся к стажерам (в отличии от аттестации), на выходе появляется еще один документ - направление для прохождения стажировки.

При подборе кадров данные о сотрудниках и кандидатах поступают из справочников, когда процесс подбора завершен стартует процесс отбора персонала, где на входе поступают результаты анализа, полученные на предыдущем этапе, а также рекомендации на кандидатов на вакантную должность. Далее идет процесс найма, на выходе которого, получаем приказ о приеме на работу, либо приказ о кадровом перемещении (в зависимости от того, какой вид найма использовался: внешний или внутренний). Эти данные фиксируются в соответствующих справочниках. Процесс адаптации следует после найма сотрудника. Если на входе список нарушений, то происходит высвобождение сотрудника с соответствующим оформлением - приказ об увольнении, данный факт также фиксируется в справочнике.

Процесс определения неудовлетворенных потребностей в кадрах осуществляется путем анализа штатного расписания, если таковая потребность имеет место, то происходит процесс разработки требований к идеальному для данного места работнику. Результатом данного процесса является должностная инструкция. После разработки требований необходимо определить источник найма: внешний либо внутренний.

На рисунке 2.3 показан процесс отбора кандидатов по двум направлениям, в зависимости от выбранного вида найма.

Рисунок 2.3 - IDEF3 Отбор персонала

Непосредственно сам процесс найма представляет собой документально оформление отношений работодателя и работника, опираясь на ТЗ РФ. После того, как все документы оформлены, происходит адаптация сотрудника, когда осуществлялся внешний наем и вторичная - если имело место кадровое перемещение.

2.2 Техническое задание на создание автоматизированной системы управления персоналом (ГОСТ 34.602-87)

2.2.1 Общие сведения

Полное наименование системы: Автоматизированная информационная система управления персоналом (Система автоматизации функций управления и документооборота в отделе кадров).

Условное обозначение системы: «Управление персоналом»

Разработчик системы - студентка группы 5ПИЭ-01 Алтайского Государственного Технического Университета Купцова Татьяна Юрьевна.

Заказчик - компания по продаже сотовых телефонов “Телесота”

Юридический адрес: г. Барнаул, пр.Красноармейский, 108..

Плановые сроки начала и окончания работы по созданию системы:

01.10.05 - 01.02.06г.

Источник финансирования: заказчик системы.

2.2.2 Назначение и цели создания системы

Назначение - разработка и создание программного продукта “Управление персоналом”. Данное программное обеспечение предназначено для хранения, контроля, учета и анализа данных о сотрудниках компании и кандидатах на вакантные места.

АС необходима менеджеру по персоналу для оперативной обработки информации о вакантных местах, кандидатах и сотрудниках компании.

Внедрение АС не потребует дополнительных технических ресурсов, так как все рабочие места оснащены компьютерной техникой.

Цели, критерии и ограничения создаваемой АС:

- обеспечение полной и достоверной информацией, необходимой для кадрового учета;

- обеспечение точными данными по обучению персонала и сдаче экзаменов;

- своевременное оформление всей первичной документации;

- повышение надежности и безопасности обработки информации.

Функции и задачи создаваемой АС:

- позволить менеджеру по персоналу вносить данные о кандидатах;

- выбирать по заданным параметрам всех подходящих для той или иной должности кандидатов;

- формировать статистику граждан обратившихся по вопросу трудоустройства и граждан, рекомендованных к дальнейшему трудоустройству в Компанию «Телесота»;

- хранить информацию о всех сотрудниках когда-либо работавших в компании и информацию о кандидатах;

- формировать из кандидатов группы на обучение;

- контролировать успеваемость;

- контролировать посещаемость учащимися занятий и стажировки;

- вести статистику и анализ обучения групп адаптивной подготовки вновь принятых продавцов;

- отслеживать окончание стажировки и переводить стажера в статус продавца-консультанта со всеми последующими процедурами;

- отслеживать обучение продавцов-консультантов и сдачу экзаменов по каждому курсу;

- вносить данные о контроле торговых точек, формировать отчеты по результатам контроля;

- отслеживать процесс и причины текучести кадров среди продавцов-консультантов, считать процент текучести;

- составление статистической отчетности для руководства организации;

- учет затрат на персонал в различных аналитических разрезах: обучение, мотивация и т. д.;

- планирование и учет проведения аттестаций

- ведение развернутого штатного расписания и работа со штатной расстановкой сотрудников;

- планирование и учет мероприятий по оценке профессиональных и личностных характеристик персонала;

- планирование и управление программами повышения квалификации, обучения и переподготовки персонала;

Ожидаемые технико-экономические результаты создания АС:

- снижение затрат времени на поиск резюме;

- снижение затрат времени на подведение итогов сдачи экзаменов и последующее повышение оклада сотрудника;

- повышение точности данных;

Затраты на создание и эксплуатацию АС будут невелики. Так как все рабочие места отдела персонала оснащены необходимой техникой.

2.2.3 Характеристика объекта автоматизации

Автоматизируемый объект - отдел персонала компании “Телесота”.

Основной вид деятельности - продажа сотовых телефонов, аксессуаров к ним и карт оплаты.

2.2.4 Требования к системе

Система должна автоматизировать:

- внесение данных по кандидатам;

- хранение информации о сотрудниках;

- предоставление данных о наличии кадрового резерва;

- обеспечение менеджера по персоналу полной и достоверной информацией о состоянии вводимой и хранимой информации;

- формирование статистической отчетности для руководства организации;

Требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы - для работы в системе ключ к ней имеют 4 человека: директор отдела персонала, два менеджера по персоналу и тренинг-менеджер.

Уровень надежности программы должен соответствовать технологии про-граммирования, предусматривающей: инспекцию исходных текстов программы; автономное тестирование модулей (методов) программы; тестирование сопря-жении модулей (методов) программы; комплексное тестирование программы

АС должна быть оснащена системой защиты доступа для изменения информации. Ответственный за защиту информации - администратор, который:

- осуществляет охрану объекта;

- проводит регулярные проверки правильности работы программного обеспечения;

- регулярно меняют пароли и делают их нестандартными;

- устанавливает дисплеи так, чтобы исключить просмотр посторонним лицами;

- использует криптографическое закрытие при передачи информации по линиям связи;

- регистрирует все операции при работе с информацией.

Для бесперебойной работы система будет ежедневно обслуживаться разработчиком.

АС должна:

- позволить менеджеру по персоналу вносить данные по кандидатам;

- хранить информацию о сотрудниках;

- предоставлять данных о наличии кадрового резерва;

- обеспечить менеджера по персоналу полной и достоверной информацией о состоянии вводимой и хранимой информации;

- формировать статистическую отчетность для руководства организации.

Требования к информационному обеспечению: информация в систему поступает путём наложения на нее кодировки.

Требования к техническому обеспечению:

- операционная система Windows 98/МЕ/2000/XP;

- процессор Pentium II 450Мгц и выше;

- оперативная память 128Мб;

- место на диске не менее 60Мб.

Для того чтобы уменьшить риск потери данных при сбое электросети рекомендуется установить источник(и) бесперебойного питания.

Состав и содержание работ по созданию системы:

- разработка технического задания;

- разработка технического проекта;

- разработка руководства пользователя.

Порядок контроля и приемки системы:

- тестирование на контрольных примерах;

- тестирование на рабочих местах пользователей;

- передача в опытную эксплуатацию;

- передача в производственную эксплуатацию.

Требования к составу и содержанию по подготовке объекта автоматизации к вводу систему в действие:

- проконтролировать наличие операционной системы (Windows 95, 98, NT4.0) и Microsoft Office на рабочих местах;

- проконтролировать соответствие оборудования рабочих мест требуемым для работы системы;

- обучить специалистов работе с данной системой.

Требования к документированию:

- технический проект;

- руководство пользователя.

2.3 Технический проект на создание автоматизированной системы

2.3.1 Общие положения

Полное наименование системы: Автоматизированная информационная система управления персоналом.

Разработчик системы - студентка группы 5ПИЭ-01 Алтайского Государственного Технического Университета им.Ползунова И.И. Купцова Татьяна Юрьевна.

Плановые сроки начала и окончания работы по созданию системы: 01.10.05 - 10.04.06г.

Назначение - разработка и создание программного продукта “Управление персоналом”. Данное программное обеспечение предназначено для хранения, контроля, учета и анализа данных о сотрудниках компании и кандидатах на вакантные места, а также хранение и контроль данных по обучению персонала.

Цели создаваемой АИС:

- обеспечение полной и достоверной информацией, необходимой для кадрового учета;

- обеспечение точными данными по обучению персонала и сдаче экзаменов;

- своевременное оформление всей первичной документации;

- повышение надежности и безопасности обработки информации.

Область использования подсистемы - управление персоналом.

АС должна быть оснащена системой защиты доступа для изменения информации. Ответственный за защиту информации - администратор, который:

- осуществляет охрану объекта;

- проводит регулярные проверки правильности работы программного обеспечения;

- регулярно меняют пароли и делают их нестандартными;

- устанавливает дисплеи так, чтобы исключить просмотр посторонним лицами;

- использует криптографическое закрытие при передачи информации по линиям связи;

- регистрирует все операции при работе с информацией.

2.3.2 Описание процесса деятельности

Процесс управления персоналом состоит из таких ключевых моментов, как:

- планирование кадрового состава и учет кадров;

- анализ кадрового состава и его развитие и оценка.

Процесс определения неудовлетворенных потребностей в кадрах осуществляется путем анализа штатного расписания, если таковая потребность имеет место, то происходит процесс разработки требований к идеальному для данного места работнику. Результатом данного процесса является должностная инструкция. После разработки требований необходимо определить источник найма: внешний либо внутренний.

При подборе кадров данные о сотрудниках и кандидатах поступают из внешней среды в виде резюме и анкет, которые в свою очередь фиксируются в программе. Когда процесс подбора завершен, стартует процесс отбора персонала, где на входе поступают результаты анализа, полученные на предыдущем этапе, а также рекомендации на кандидатов на вакантную должность.

Непосредственно сам процесс найма представляет собой документально оформление отношений работодателя и работника, опираясь на ТЗ РФ. После того, как все документы оформлены, происходит адаптация сотрудника, когда осуществлялся внешний наем, и вторичная - если имело место кадровое перемещение. Процесс адаптации следует после найма сотрудника. Если на входе список нарушений, то происходит высвобождение сотрудника с соответствующим оформлением - приказ об увольнении, данный факт также фиксируется в справочнике.

Процесс оценки потенциала работника на входе получает упражнения, моделирующие ключевые моменты деятельности оцениваемого. В зависимости от результатов оценки сотрудник может быть перемещен в другое структурное подразделение, отправлен на повышение квалификации. Данная оценка также помогает менеджеру составить план обучения и развития, а также методические пособия и инструкции.

Процесс квалификационных испытаний на входе имеет оценку независимого эксперта, а на выходе тоже, что и у предыдущего процесса, единственное отличие - результаты данного процесса влияют на оклад/премию сотрудника, при отрицательных результатах сотрудник может быть уволен.

Процесс аттестации осуществляется на основании таких документов, как:

- приказ о проведении аттестации

- бланк самооценки

- бланк предварительной оценки

- аттестационный лист

- лист оценки стажера (для стажеров).

На выходе имеем все те же документы. Но в виду того, что предыдущие процессы не относятся к стажерам (в отличии от аттестации), на выходе появляется еще один документ - направление для прохождения стажировки.

2.3.3 Основные технические решения

На рисунке 2.4 представлена структурная схема АИС “Управление персоналом”.

Рисунок 2.4 - Структурная схема АИС “Управление персоналом”

Система состоит из четырех функциональных блоков - главное меню, которое в свою очередь содержит блоки Справочники, Документы и Отчеты.

Блок “Справочники” работает предназначен для автоматизации сбора и хранения данных о сотрудниках, торговых точках, учебных курсах, статьях затрат на персонал и т.д.

Блок “Документы” предназначен для автоматизации ввода групповых изменений в справочниках. К примеру, документ “Сдача экзаменов” отвечает за изменение в справочнике “Экзамены” таких параметров, как “дата сдачи” и “оклад” (при сдаче того или иного экзамена, оклад увеличивается на определенную сумму). Данный справочник является подчиненным для справочника “Сотрудники”, таким образом, у сотрудников, внесенных в этот документ, изменятся вышеуказанные параметры. Точно так же работает и документ “Окончание стажировки” - изменяются поля “статус” и “оклад”.

Блок “Отчеты” использует данные блоков “Справочники” и “Документы”, предназначен для вывода результирующих данных.

Блок “Справочники” включает:

- “Справочник сотрудников” - диалоговое окно, содержащее персональную информацию о сотруднике, дату приема на работу, дату окончания стажировки, оклад и дату увольнения;

- “Справочник торговых точек” - диалоговое окно, которое включает информацию о торговой точке: наименование и адрес;

- “Справочник параметров листа оценки” - диалоговое окно, содержащее наименования параметров;

- “Справочник учебных курсов” - диалоговое окно, которое включает информацию об учебных курсах, а именно, наименование учебного курса, должность читающего курс и его продолжительность;

- “Справочник анкет” - диалоговое окно, содержащее персональные данные о кандидатах на вакантные должности;

- “Справочник статей затрат” - диалоговое окно, содержащее наименования статей затрат;

- “Справочник должностей” - диалоговое окно, содержащее наименование должности;

- “Справочник штатное расписание” - диалоговое окно, содержащее информацию о должностях в организации (справочник должностей), ставках, количестве мест на данную должность и оклад.

Блок “Документы” включает следующие документы:

- “Наем” - диалоговое окно, содержащее информацию о принимаемом на работу кандидате: ФИО (из справочника “Анкеты”), должность (справочник “Должности”) и дату принятия;

- “График работы” - диалоговое окно, включающее наименование торговой точки (справочник “Торговые точки”), ФИО сотрудника (справочник “Сотрудники”) и отмечаются рабочие и выходные дни сотрудника;

- “Затраты” - диалоговое окно, позволяющее зафиксировать имеющие место затраты на персонал: статьи затрат берутся из соответствующего справочника, сумма и дата проставляются менеджером;

- “Группы обучения” - диалоговое окно, включающее наименование учебного курса (справочник “Учебных курсы”), ФИО сотрудника (справочник “Сотрудники”), должность (справочник “Должности”) и дату чтения курса. Также используется информация о выходных днях сотрудников из документа График работы. В процессе обучения в данном документе существует возможность отметить посещение;

- “Лист контроля” - диалоговое окно, позволяющее внести данные о контроле точки. Содержит наименование торговой точки (справочник торговых точек), ФИО продавца (справочник “Сотрудники”), параметры оценки (справочник “Параметры”) и дату проверки. Баллы по каждому параметру проставляются менеджером;

- “Окончание стажировки” - диалоговое окно, содержащее информацию о сотруднике (справочник “Сотрудники”), должности, которая присваивается ему после окончания стажировки (справочник “Должности”), дату окончания стажировки и изменившийся оклад;

- “Сдача экзаменов” - диалоговое окно, содержащее информацию о сотруднике (справочник “Сотрудники”), учебном курсе (справочник “Учебные курсы”) и дату сдачи экзамена;

- “Аттестация” - диалоговое окно, содержащее информацию о сотруднике (справочник “Сотрудники”) и дату проведения аттестации;

- “Увольнение” - диалоговое окно, содержащее информацию о сотруднике (справочник “Сотрудники”), причину и дату увольнения.

Блок “Отчеты” состоит из следующих отчетов:

- “Статистика граждан обратившихся по вопросу трудоустройства” - диалоговое окно, где пользователем указывается период, за который будет формироваться отчет, данные в отчет поступают из справочника “Анкеты”;

- “Успеваемость” - диалоговое окно, где пользователем указывается период, за который будет формироваться отчет, данные в отчет поступают из документа “Сдача экзаменов”;

- “Результаты контроля точек” - диалоговое окно, где пользователем указывается период, торговая точка и ФИО сотрудника, данные в отчет поступают из документа “Лист контроля”;

- “Контроль посещаемости” - диалоговое окно, где пользователем указывается период, за который будет формироваться отчет и ФИО сотрудника, данные в отчет поступают из документа “Группы обучения”;

- “Текучесть кадров” - диалоговое окно, где пользователем указывается период, за который будет формироваться отчет, данные в отчет поступают из документа “Увольнение”;

- “Затраты по статьям” - диалоговое окно, где пользователем указывается период, за который будет формироваться отчет, данные в отчет поступают из документа “Затраты”;

- “Результаты аттестаций сотрудников и стажеров” - диалоговое окно, где пользователем указывается период, за который будет формироваться отчет и ФИО сотрудника. Данные в отчет поступают из документа “Аттестация” или “Окончание стажировки” (если отчет формируется по стажеру);

- “Потребность в кадрах” - диалоговое окно, где пользователем указывается должность, по которой будет формироваться отчет, если не указывается - отчет формируется по всему списку должностей. Данные в отчет поступают из справочника “Штатное расписание”;

- “Наиболее подходящие кандидаты” - диалоговое окно, в котором менеджер может задать интересующие его параметры, которые содержат элементы справочника “Анкеты”. Из данного справочника поступает информация о кандидатах, соответствующих заданным параметрам;

- “Экстренная подмена” - предназначен для формирования отчета, содержащего информацию о сотрудниках, находящихся на выходных днях. Представляет собой диалоговое окно, в котором указывается интересующий период. Результаты отчета формируются из документа “График работы”.

Идентификаторы, используемые в справочниках представлены в таблице 2.1, в документах - таблица 2.2.

Таблица 2.1 - Идентификаторы, используемые в справочниках, и их расшифровка

Наименование справочника	Содержание	Значение
Параметры листа оценки	КодПарам	Регистрационный код
	Параметр	Наименование параметра
	КодТорг	Регистрационный код
Торговые точки	НаимТорг	наименование торговой точки
	Адрес	Адрес торговой точки
	КодУчКурс	Регистрационный код
	УчКурс	Наименование учебного курса
	Препод	Преподаватель учебного курса
Учебные курсы	ДлитСтаж	Длительность курса для стажеров
	ДлитПрод	Длительность курса для продавцов
	ДлитАдмин	Длительность курса для администраторов
	КодСотр	Регистрационный код
	Фио	Фамилия, имя, отчество сотрудника
	Должность	Должность
	ДатаПриема	Дата приема на работу
Сотрудники	ДатаНачСтажир	Дата начала стажировки
	ДлитСтаж	Длительность стажировки
	ДатаОконСтажир	Дата окончания стажировки
	ДатаУвольн	Дата увольнения
Должности	КодДолж	Регистрационный код
	Наименование	Наименование должности
Статьи затрат	КодСтЗатр	Регистрационный код
	Статья	Наименование статьи затрат
	КодАнкеты	Регистрационный код
	ФиоКандид	Фамилия, имя, отчество кандидата
	Тел	Номер контактного телефона
	Прописка	Место прописки
	ЖилищныйВопрос	Жилищный вопрос
	ДатаРож	Дата рождения
	Пасторт	Паспортные данные
	СемейноеПоложение	Семейное положение
	Дети	Наличие детей
	СедебОтв	Привлечение к судебной ответственности
	ВоинскСлуж	Отношение к воинской службе
	ВодитПрав	Наличие водительских прав
	Авто	Наличие автомобиля
Анкета	Образование	Образование
	ФормаОбуч	Форма обучения
	ДатаПоступ	Дата поступления
	ДатаОкон	Дата окончания стажировки
	УчЗав	Учебное заведение
	Фак	Факультет
	Спец	Специальность
	ДатаПриема	Дата приема на предыдущую работу
	ДатаУвольнения	Дата увольнения
	Организация	Наименование организации
	Должность	Должность
	ПричУвольнения	Причина увольнения
	Навыки	Навыки
	ЗнаниеПО	Знание программных продуктов
	Хобби	Хобби
	ОснЧерты	Основные черты
	СлабСтороны	Слабые стороны
	СилнСтороны	Сильные стороны
	ЖелЗарпл	Желаемая заработная плата

Таблица 2.2 - Идентификаторы, используемые в документах, и их расшифровка

Наименование документа	Содержание	Значение
	КодЛистаКонтр	Регистрационный код документа
	КодПарам	Регистрационный код справочника параметров
	КодТорг	Регистрационный код справочника торговых точек
	КодСотр	Регистрационный код справочника сотрудников
Лист контроля	НаимТорг	Наименование торговой точки
	Фио	ФИО сотрудника
	Параметр	Параметр оценки
	Балл	Количество баллов
	Комент	Комментарий
	КодШтатРаспис	Регистрационный код документа
	КодДолж	Регистрационный код справочника должностей
Штатное расписание	СтрПодразд	Структурное подразделение
	Должность	Должность
	Колич	Количество штатных единиц
	Оклад	Оклад
	КодГруппы	Регистрационный код документа
	КодСотр	Регистрационный код справочника сотрудников
Группы обучения	КодУчКурс	Регистрационный код справочника учебных курсов
	Фио	ФИО сотрудника
	УчКурс	Наименование учебного курса
	Дата	Дата
	ОтмПосещ	Отметка о посещении
График работы	КодГрафика	Регистрационный код документа
	КодСотр	Регистрационный код справочника сотрудников
График работы	НаимТорг	Наименование торговой точки
	Фио	ФИО сотрудника
	Дата	Даты рабочих дней
	КодЗат	Регистрационный код документа
	КодСтЗатр	Регистрационный код справочника статей затрат
	Статья	Статья затрат
Затраты	Дата	Дата затрат
	Сумма	Сумма затрат
	КодДок	Регистрационный код документа
	КодАнкеты	Регистрационный справочника анкет
Наем	КодДолж	Регистрационный справочника должностей
	ФиоКандид	ФИО кандидата
	ДатаПриема	Дата приема на работу
	Должность	Должность
	НомерДок	Регистрационный код документа
	КодСотр	Регистрационный код справочника сотрудников
	КодДолж	Регистрационный справочника должностей
Окончание стажировки	Фио	ФИО сотрудника
	Оклад	Оклад
	Должность	Должность
	Дата	Дата окончания стажировки
	КодАттест	Регистрационный код документа
Продолжение таблицы 2.2
Наименование документа	Содержание	Значение
Аттестация	КодСотр	Регистрационный код справочника сотрудников
	Фио	ФИО сотрудника
	Дата	Дата проведения аттестации

2.3.4 Схема функциональной структуры

Перечень подсистем АС с указанием функций и (или) задач, реализуемых в каждой подсистеме показаны на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 - Функциональная структура АИС “Управление персоналом”

Процесс управления персоналом включает таки функции как:

- функцию планирования и учета помогают выполнять такие документы, как “Штатное расписание” (планирование потребностей в персонале), “Аттестация” (учет проведения аттестаций), “Затраты” (учет затрат), “Сдача экзаменов” (учет проведения экзаменов). Справочник “Сотрудники” - ведение картотеки сотрудников. Отчеты - “Потребность в кадрах”, “Экстренная подмена";

- при выполнении функции анализа и развития задействованы такие отчеты, как “Результаты аттестаций сотрудников и стажеров”, “Успеваемость”, “Результаты контроля точек” и документы - “Группы обучения”, “Сдача экзаменов”;

- функцию контроля выполняют такие отчеты, как “Контроль посещаемости”, “Успеваемость”, “Результаты контроля точек”.

2.3.5 Описание постановки задачи (комплекса задач)

Характеристики комплекса задач представлены в таблице 2.3.

Таблица 2.3 - Характеристики комплекса задач

Комплекс задач	Периодич-ность и продолжи-тельность решения	Исполни-тель	Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
Внесение данных о кандидатах	По мере поступления анкет	Менеджер по персоналу	Данные поступают на бумажных носителях и вносятся исполнителем в справочник "Анкет".
Выбор по заданным параметрам всех подходящих для той или иной должности кандидатов	При появлении потребностей в кадрах	Менеджер по персоналу	Отчет "Наиболее подходящие кандидаты" позволяет выбрать все анкеты, соответствующие заданным параметрам. С выбранными кандидатами менеджер назначает собеседование.
Формирование статистики граждан, обратившихся по вопросу трудоустройства	Один раз в месяц	Менеджер по персоналу	Данную задачу решает отчет "Статистика граждан обратившихся по вопросу трудоустройства", где исполнитель задает интересующий его период.
Комплекс задач	Периодич-ность и продолжи-тельность решения	Исполни-тель	Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
Хранение информацию о всех сотрудниках когда-либо работавших в компании и информацию о кандидатах	Постоянно	Менеджер по персоналу	Информацию о сотрудниках хранит такой справочник, как "Сотрудники", о кандидатах - "Анкеты".
Формирование групп на обучение	При приеме сотрудников на работу, а для работающих сотрудников в зависимости от периодичнос-ти курса.	Менеджер по персоналу	Документ "Группы обучения" позволяет формировать группы, учитывая график работы сотрудников и периодичность курса.
Контроль успеваемость	При сдаче экзаменов	Тренинг-менеджер	Отчет "Успеваемость" позволяет выводить данные об успешной/неуспешной сдаче экзаменов, эти данные предварительно вносятся в документ "Сдача экзаменов".
Контроль посещаемость учащимися занятий и стажировки	Во время обучения.	Тренинг-менеджер	На основании данных, входящих в документы "Группы обучения" и "Посещаемость" формируется отчет "Контроль посещаемости".
Комплекс задач	Периодич-ность и продолжи-тельность решения	Исполни-тель	Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
Отслеживание окончаний стажировок и перевод стажера в статус продавца-консультанта со всеми последующими процедурами	По мере окончания стажировок.	Менеджер по персоналу	При входе в программу, если на данную дату заканчивается стажировка у сотрудника, то выходит соответствующее сообщение. Далее исполнитель создает документ "Окончание стажировки", который автоматически заполняется нужными данными, менеджеру необходимо внести только сумму оклада и статус сотрудника.
Внесение данных о контроле торговых точек, формирование отчетов по результатам контроля	Один раз в неделю	Менеджер по персоналу	Данные поступают на бумажных носителях и вносятся исполнителем в документ "Лист контроля". Отчет "Результаты контроля точек" выводит данные за определенный период по выбранному продавцу и торговой точке.
Отслеживание процесса и причин текучести кадров среди продавцов-консультантов, подсчет процента текучести	Один раз в месяц	Менеджер по персоналу	При увольнении сотрудника исполнителю необходимо внести в справочник причину увольнения. На основании этих данных можно сформировать отчет за выбранный период.
Комплекс задач	Периодич-ность и продолжи-тельность решения	Исполни-тель	Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
Учет затрат на персонал в различных аналитических разрезах: обучение, мотивация и т. д.	Один раз в месяц	Начальник отдела персонала	Если имели место затраты на персонал, то менеджеру необходимо внести эти данные с помощью документа "Затраты".
Планирование и учет проведения аттестаций	По мере необходимости	Начальник отдела персонала	При проведении аттестации менеджеру необходимо внести итоги проведения в документ "Аттестация". На основании этих данных можно сформировать отчет "Результаты аттестаций сотрудников и стажеров" за интересующий период.
Ведение развернутого штатного расписания и работа со штатной расстановкой сотрудников	При штатных изменениях	Начальник отдела персонала	Процесс определения неудовлетворенных потребностей в кадрах осуществляется путем анализа документа "Штатное расписание"

Выходная информация представлена в таблице 2.4, входная в таблице 2.5.

Таблица 2.4 - Выходная информация

Выходная информация	Идентификатор	Форма представления сообщения	Периодичность выдачи	Получатели выходной информа-ции
Статистика граждан обратившихся по вопросу трудоустройства	Статист	Документ	1 раз в месяц	Менеджер по персоналу
Успеваемость	Успеваемость	Документ	1 раз в месяц	Тренинг-менеджер
Результаты контроля точек	КонтрольТочек	Документ	1 раз в неделю	Менеджер по персоналу
Контроль посещаемости занятий	КонтрольПосещаемости	Документ	каждый день	Тренинг-менеджер
Текучесть кадров	Текучесть	Документ	1 раз в месяц	Тренинг-менеджер
Затраты по статьям	Затраты	Документ	1 раз в месяц	Начальник отдела персонала
Результаты аттестаций сотрудников и стажеров	РезультатыАттестации	Документ	по мере необходимости	Начальник отдела персонала
Потребность в кадрах	ПотребностьВКадрах	Документ	по мере необходимости	Менеджер по персоналу
Наиболее подходящие кандидаты	ОтборКандидатов	Документ	по мере необходимости	Менеджер по персоналу

Таблица 2.5 - Входная информация

Входная информация	Идентификатор	Форма представления сообщения	Периодичность выдачи
Лист контроля	ЛистКонтроля	Документ	1 раз в месяц
Окончание стажировки	ОконСтажир	Документ	По мере окончания стажировки у сотрудников
Сдача экзаменов	СдачаЭк	Документ	По мере необходимости
Найм	Найм	Документ	По мере необходимости
Группы обучения	ГруппыОбучения	Документ	По мере необходимости
Штатное расписание	ШтатноеРасписание	Документ	1 раз в месяц
Увольнение	Увольнение	Документ	По мере необходимости
Затраты	Затраты	Документ	1 раз в месяц
Аттестация	Аттестация	Документ	По мере необходимости
График работы	График работы	Документ	1 раз в месяц

2.3.6 Комплекс технических средств

Для бесперебойной работы системы необходим следующий комплекс технических средств:

- операционная система Windows 98/МЕ/2000/XP;

- процессор Pentium II 450Мгц и выше;

- оперативная память 128Мб;

- место на диске не менее 60Мб.

2.3.7 Программное обеспечение

Типовая конфигурация, входящая в состав программных продуктов системы «1С:Предприятие», может быть взята как образец для создания уникальной конфигурации, полностью ориентированной на особенности рассматриваемой организации.

Конфигуратор, входящий в состав программных продуктов системы «1С:Предприятие», обеспечивает:

- настройку системы на различные виды учета;

- реализацию любой методологии учета;

- организацию любых справочников и документов произвольной структуры;

- настройку внешнего вида форм ввода информации;

- настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного объектно-ориентированного языка;

- широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков;

- возможность наглядного представления информации в виде диаграмм;

- быстрое изменение конфигурации с помощью «конструкторов».

Создание оригинальных конфигураций позволяет решать с помощью «1С:Предприятия» самые разнообразные задачи по автоматизации экономической деятельности.

Программные продукты системы «1С:Предприятие» содержат разнообразные средства для связи с другими программами и аппаратными средствами:

- средства импорта и экспорта информации через текстовые файлы, файлы формата DBF и XML позволяют легко организовать обмен данными с любыми системами;

- сохранение печатных форм в форматах Microsoft Excel и HTML (для этого необходимы MS Office Excel и Internet Explorer).

2.3.8 Требования к содержанию документов с решениями по математическому обеспечению

Алгоритм документа «Лист контроля” представлен на рисунке 2.6.

Рисунок 2.6 - Алгоритм создания документа “Окончание стажировки”

При создании документа "Окончание стажировки" таблица документа заполняется автоматически, а именно: позиционируемся на первом элементе справочника “Сотрудники”, если дата окончания стажировки у текущего элемента равна дате создаваемого документа, то Ф.И.О. данного сотрудника переносится в табличную часть документа, иначе идет позиционирование на следующий элемент и так до конца справочника. По окончании открывается форма документа с заполненной табличной частью, если справочник не содержит ни одного элемента, либо не выполняется условие равенства дат, документ закрывается и выходится сообщение “Сегодня ни у одного из сотрудников не заканчивается стажировка”.

При создании документа "Лист контроля" таблица документа заполняется автоматически, а именно: позиционируемся на первом элементе справочника “Параметры листа контроля”, наименование которого переносится в табличную часть документа, и так до конца справочника. По окончании открывается форма документа с заполненной табличной частью (рис.2.7).

Рисунок 2.7 - Алгоритм создания документа “Лист контроля”

Программа и методика испытаний (компонентов, комплексов средств автоматизации, подсистем, систем) - тестирование системы:

- тестирование на контрольных примерах - 01.03.2006 - 15.03.2006;

- тестирование на рабочих местах пользователей - 16.04.2006 - 15.04.2006г.;

- передача в опытную эксплуатацию - 16.04.2006г.;

- передача в производственную эксплуатацию. - 01.06.2006г.

3. Информационная система “Управление персоналом” В ООО «Цифроград»

3.1 Руководство пользователя

Главное меню системы содержит (рис.3.1):

- справочники;

- документы;

- отчеты;

- журналы.

Рисунок 3.1 - Главное меню АИС “Управление персоналом”

Справочник Сотрудники двухуровневый и содержит две группы: Работающие и Уволенные (рис.3.2).

Рисунок 3.2 - Экранная форма списка справочника "Сотрудники"

Кнопка "Экзамены" вызывает форму списка подчиненного справочника "Экзамены", который содержит все учебные курсы, которые сдал выбранный сотрудник и дату сдачи (рис.3.3).

Рисунок 3.3 - Экранная форма списка справочника “Экзамены”

Справочник учебных курсов представлен на рисунке 3.4.

Рисунок 3.4 - Экранная форма списка справочника “Учебные курсы”

Экранная форма элемента справочника “Учебные курсы” показана на рисунке 3.5. Менеджеру по персоналу для более продуктивной работы помимо наименования курса необходимо внести длительность курса для всех категорий сотрудников и частоту сдачи экзамена.

Рисунок 3.5 - Экранная форма элемента справочника “Учебные курсы”

На рисунке 3.6 изображена экранная форма списка справочника “Анкеты”.

Рисунок 3.6 - Экранная форма списка справочника “Анкеты”

Для того, чтобы выбрать наиболее подходящего кандидата на вакантную должность предварительно необходимо внести данные о кандидате в систему в справочник “Анкеты” (рис.3.7).

Рисунок 3.7 - Экранная форма элемента справочника “Анкеты”

Основная задача справочника “Штатное расписание” (рис. 3.8) выявить имеющуюся потребность в персонале. По кнопке “Структура” появляется структура организации (рис.3.9), где обозначено количество ставок, занятых ставок и вакансии. Чтобы видеть только количество вакантных мест, можно воспользоваться кнопкой “Вакансии”. Результат представлен на рисунке 3.10.

Рисунок 3.8 - Экранная форма списка справочника “Штатное расписание”

Рисунок 3.9 - Печатная форма при нажатии кнопки “Структура” в списке справочника “Штатное расписание”

Рисунок 3.10 - Печатная форма при нажатии кнопки “Вакансии” в списке справочника “Штатное расписание”

Также для работы отдела персонала необходим справочник “Должности” (рис.3.11), “Статьи затрат” (рис.3.12), “Торговые точки” (рис.3.13).

Рисунок 3.11 - Экранная форма списка справочника “Должности”

Рисунок 3.12 - Экранная форма списка справочника “Статьи затрат”

Рисунок 3.13 - Экранная форма списка справочника “Торговые точки”

При создании данного документа “Лист контроля” (рис.3.14) поле “Параметры” заполняются автоматически из справочника “Параметры” (рис.3.15). При позиционировании на каком-либо параметре, выше указывается группа справочника, к которой он принадлежит.

Рисунок 3.14 - Экранная форма документа “Лист контроля”

Рисунок 3.15 - Экранная форма списка справочника “Параметры листа контроля”

Для задания параметров при формировании отчета “Результаты контроля торговых точек” используется диалоговое окно отчета (рис.3.16).

Рисунок 3.16 - Диалоговое окно отчета “Результаты контроля торговых точек”

Отчет по результатам контроля точек показан на рисунке 3.17.

Рисунок 3.17 - Печатная форма отчета “Результаты контроля торговых точек”

Документ “Наем” (рис.3.18) вносит изменения в справочнике “Штатное расписание” - добавляется соответствующее количество занятых ставок, а также создает новый элемент в справочнике “Сотрудники”. Если имеет место ошибочное проведение документа с уже принятым сотрудником, системы выводит соответствующее сообщение. При удалении документа, удаляется соответствующий элемент в справочнике “Сотрудники” и изменяется количество занятых ставок в справочнике “Штатное расписание”.

Рисунок 3.18 - Форма документа “Наем”

При увольнении сотрудника создается документ “Увольнение”. При проведении документа соответствующий элемент справочника “Сотрудники” переносится в группу “Уволенные” и изменяется количество занятых ставок в справочнике “Штатное расписание”.

При входе в систему в случае, если на текущую дату у какого-либо стажера заканчивается испытательный срок, выходит сообщение об этом (рис.3.19).

Рисунок 3.19 - Экранная форма сообщения об окончании стажировки при входе в систему

В результате менеджер по персоналу экономит время на ежедневном просмотре дат окончания стажировок и создает документ об окончании стажировки, только когда система подскажет ему, что это необходимо. После этого менеджеру необходимо создать новый документ “Окончание стажировки” (рис.3.20). Данный документ заполняется автоматически теми сотрудниками, у которых на текущую дату заканчивается стажировка.

Рисунок 3.20 - Экранная форма документа “Окончание стажировки”

Менеджеру необходимо заполнить поле “Оклад”, после проведения документа “Окончание стажировки” это поле автоматически изменяется и в справочнике “Сотрудники”.

На рисунке 3.21 показана форма документа “Сдача экзаменов”. При проведении документа, данные о сдаче экзамена записываются в подчиненном для справочника “Сотрудники” справочнике “Экзамены”.

Рисунок 3.21 - Экранная форма документа “Сдача экзаменов”

Для фиксирования затрат на персонал служит документ “Затраты” (рис.3.22).

Рисунок 3.22 - Экранная форма документа “Затраты”

По данным, внесенным в документ “Затраты”, можно сформировать отчет “Затраты на персонал” (рис.3.23).

Рисунок 3.23 - Печатная форма отчета “Затраты на персонал”

Ежемесячно менеджер по персоналу должен предоставлять директору организации статистику граждан, обратившихся по вопросу трудоустройства. Данный отчет показан на рисунке 3.24.

Рисунок 3.24 - Печатная форма отчета “Статистика граждан, обратившихся по вопросу трудоустройства”

3.2 Расчет эффективности

Эффективность проектирования рассчитывается при помощи определенных системных показателей.

Одни из них характеризуют так называемую прямую эффективность, другие - косвенную (качественную).

Если говорить о российском опыте, то, как правило, заказчиков интересует не количественная, а качественная оценка эффективности внедрения ERP-системы, результаты которой нельзя формализовать. Именно поэтому результаты чаще всего описываются словами «улучшение», «структуризация» и «оптимизация».

Косвенная эффективность отражается на результатах производственно-хозяйственной деятельности за счет оперативности действий, совершенствования всей информационной системы объекта, т.е. косвенным путем.

К показателям, характеризующим косвенную эффективность, относятся: повышение качества информации, ее достоверность, точность, объективность, сокращение сроков получения отчетности.

Таким образом, качественная оценка экономической эффективности от внедрения автоматизированной информационной системы управления персоналом определяется следующими факторами:

- полнота сведений в анкетах и быстрый доступ к ним приведет к найму наиболее подходящих сотрудников, а соответственно к уменьшению числа уволенных;

- отслеживание периодичности учебных курсов, вследствие чего своевременной сдачи экзаменов, также приведет к уменьшению числа уволенных. Также это приведет к повышению качества обслуживания на торговых точках, вследствие чего процент продаж может возрасти, и к уменьшению налагаемых штрафов за некомпетентность персонала при проверки торговых точек дилерами;

- при снижении количества уволенных сотрудников, число вновь принятых на работу также будет низким, таким образом, уменьшатся затраты на командировки менеджеров по персоналу в регионы для формирования штата, а соответственно и на командировки вновь принятых сотрудников для прохождения обучения.