Построение ЛВС для ОАО "Центральный Телеграф"

63

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Ивановский государственный университет

Кафедра ИТЭ и ОП

Курсовая работа

по предмету «Построение локально-вычислительных сетей»

на тему: «Построение ЛВС для ОАО «Центральный Телеграф»»

Выполнила: студентка 4 курса, ОЗО,

экономического факультета

(прикладная информатика)

Саляходинова М.С.

Проверил: Голяков С.М.

Иваново, 2008

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретическая часть. «Методы исследования информационных потоков»

1.1 Метод анализа норм выработки решений

1.2 Модуль-метод

1.3 Графический метод

1.4 Графоаналитический метод исследования потоков информации

1.5 Метод функционально-операционного анализа

Глава 2. Расчетная часть

2.1 Описание предприятия ОАО «Центральный телеграф»

2.2 Описание документооборота на предприятии

2.2.1 Прием, регистрация и отправка входящих документов

2.2.2 Порядок обработки и регистрации исходящих документов

2.2.3 Контроль исполнения документов

2.2.4 Подготовка и передача дел в архив

2.3 Описание информационных потоков

2.4 Типы вычислительных сетей

2.5 Выбор ЛВС для предприятия

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Современные условия развития информационных технологий диктуют необходимость их ускоренного применения, как наиболее оперативного способа контроля, управления и обмена данными, как внутри отдельного подразделения, так и в масштабах целого производственного комплекса. В рамках этого направления требуется внедрение новых перспективных информационных технологий.

Возрастающая важность проблем информатизации напрямую связана с переменами, как технологическими, так и социальными. Без информационных технологий нельзя представить ни одно современное предприятие или организацию.

Современные информационные технологии внедряются в России с небывалым размахом, опровергая все, даже очень смелые прогнозы. К сожалению многие предприятия и организации часто ограничиваются решением локальных проблем не заглядывая в перспективу, это вызвано как отсутствием специалистов необходимой квалификации, так и не проработанностью государственной политики в области информатизации. Данная работа может рассматриваться как один из вариантов построения корпоративной сети.

Глава 1. Теоретическая часть. «Методы исследования информационных потоков»

1.1 Метод анализа норм выработки решений

Процесс принятия решений является одним из самых сложных и малоисследованных процессов человеческой деятельности в области управления. Характерные черты, процесса принятия решения следующие:

альтернативность - наличие множества возможных решений;

наличие критерия выбора решения в виде целевой функции (одна или несколько целей);

выбор наилучшего варианта решения, под которым понимается вариант, в наибольшей степени соответствующий критерию выбора решения;

наличие характеристики объективных условий среды объекта принятия решений, т. е. описание нерегулируемых переменных (одно из важнейших условий обеспечения выбора наилучшего варианта);

наличие субъекта принятия решения, действующего в соответствии с предоставленными ему полномочиями, с участием других заинтересованных лиц, представляющих интересы и точки зрения;

решение принимается на основе логических, неформализованных операций (вычислительные операции играют здесь вспомогательную роль).

Этапы процесса принятия решения. Процесс принятия решения складывается из нескольких этапов:

Получение информации о проблеме.

Анализ информации для того, чтобы убедиться в надежности полученных сведений, разграничить всю информацию по степени важности и т. д.

Формулировка факторов, учитываемых в процессе принятия решений.

Определяются признаки, по которым будут сравниваться альтернативы. Большую роль играют индивидуальные особенности людей, принимающих решение.

Одна часть факторов будет формировать ограничения, другая - цели, на достижение которых должно быть направлено решение.

Построение модели поведения системы, для которой принимается решение. Модель является намеренно упрощенной схемой, из которой возможно получить рекомендации по решению проблемы.

Разработка альтернатив возможных способов достижения поставленных целей, из которых должны выбираться наилучшие.

Прогнозирование альтернатив, в результате которого определяются вероятность реализации каждого варианта и вероятность следствий его реализации.

Формирование критерия. Под критерием понимается некоторое правило, позволяющее сопоставлять альтернативы и осуществлять направленный выбор среди них. Особенностью принятия планово-экономических решений является то, что критерий выбора наилучшей альтернативы чаще всего строится гипотетически и во многом определяется интуицией и опытом работы плановика.

Выбор на основании критерия. Обследование процесса принятия решения проводится с целью получения материала, необходимого для совершенствования этих процессов. Степень детализации обследования зависит от требований выбранной методики совершенствования.

Общая схема обследования требует:

разработать структурно-информационную схему;

в соответствии с этапами, выделяемыми в процессе преобразования информации при построении структурно-информационной схемы, составить обобщающую таблицу решения, объединяющую эти этапы;

сформулировать обобщающую таблицу решения для каждого этапа;

описать процесс принятия решений на каждом этапе с помощью таблиц решений и математических моделей, ориентируясь на соответствующую обобщающую таблицу;

построить схемы взаимосвязей таблиц решений, математических моделей и алгоритмических таблиц;

уничтожить нумерацию таблиц решений, алгоритмических таблиц и математических моделей, так как один блок принятия решения на структурно - информационной схеме может быть описан несколькими таблицами решений;

уточнить структурно-информационную схему.

Описание процесса принятия решения может производиться с помощью таблиц. На первом этапе проводится общее обследование, без детализации.

Строятся структурно-информационные схемы-графики. В анализе органов управления этот метод называется «методом схем информационных связей плановых расчетов».

1.2 Модуль-метод

Модуль - метод применяется для анализа структуры информационного потока после использования других методов. Для каждого фиксированного сообщения составляется типовая карточка, которая затем пускается по выявленному структурному каналу. При движении карточки на ней отмечаются все операции обработки информации по данному каналу. Операции обработки информации включают съем, кодирование, отображение, передачу, переработку, представление информации и выработку решений. В результате обработки карточек простейшими средствами механизации можно получить подробные сведения о количестве информации, проходящей по данному каналу и используемой в данной операции, определить пропускную способность, вычислительные мощности, выявить дублирование, определить периодичность, частоту поступления информации и другие количественные и качественные характеристики.

Метод дает весьма детальное описание количественных и качественных характеристик фиксированного потока информации.

1.3 Графический метод

Основные элементы потока - документы. Отношение между ними изображается в виде графической схемы. Процедуры преобразования элементов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк - наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной.

Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации.

Под документом даны краткие пояснения: какие процедуры осуществляются при обработке документа; какая информация из документа используется в данный момент в данном месте; как используется эта информация; какая информация записывается или изменяется в документе и почему; где можно найти подробные пояснения.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации, излишний контроль за работой, полное отсутствие контроля, применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах, излишне длительное хранение документов, неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макро уровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в де талях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макро уровне.

1.4 Графоаналитический метод исследования потоков информации

Метод основан на построении информационного графа и анализе его матрицы смежности. В любой управляющей системе различаются входы, выходы и внутренняя память. Через входы управляющая система получает исходные данные из внешней среды, через выходы во внешнюю среду выдаются результаты работы системы, В процессе функционирования управляющей системы появляется промежуточное звено между исходными данными и результатами функционирования. Все три звена вместе образуют компоненты потока информации. Между компонентами потока информации существует упорядоченность. Так, нулевой порядок имеет исходные данные, наивысший - результаты функционирования.

На основании такой схемы потоков информации можно построить граф, вершинами которого служат Xj - компоненты потока информации и которые соединяются дугами в том случае, если переход между ними осуществляется без каких-либо промежуточных результатов (в противном случае не доопределена вершина). Дуги ориентируются в направлении результатов более высокого порядка. Построенный граф называется информационным. Матрица смежности для графа строится следующим образом: элемент (i,j), стоящий на пересечении i-й строки и j-го столбца, равен единице, если из вершины Хi в вершину Xj идет дуга, и равен нулю в противном случае.

Матрица смежности является компактной моделью информационного графа. В дальнейшем строится последовательность матриц, представляющих собой матрицу смежности, возведенную в квадрат, третью степень и т. д. Общее количество матриц равно порядку информационного графа.

Матричная модель позволяет определить:

порядок схемы потока информации;

порядок каждой компоненты потока;

число компонент, непосредственно участвующих в формировании каждого результата;

число результатов, в формировании которых непосредственно участвует каждая компонента;

число путей фиксированной длины, связывающих любые две компоненты потока;

число возможных путей, связывающих любые две компоненты потока;

все результаты, для формирования которых используется каждая компонента, и все компоненты, необходимые для формирования каждого результата;

номер такта, после которого может быть погашена во внешней памяти каждая компонента исходных данных и промежуточных результатов;

число тактов, в течение которых каждая компонента хранится во внешней памяти.

Описание потоков информации графом типа «дерево» используется в заводоуправлении промышленного предприятия при организации системы плановых расчетов. Графы определяют логические связи между элементами системы. Например, с помощью дерева можно изобразить движение информации в заводоуправлении при разработке перспективного плана.

Информационная модель в виде графа типа «дерево» содержит в себе следующие сведения:

наименование и характеристику блоков преобразования информации;

последовательность преобразования информации в процессе планирования;

наименование и характеристику блоков преобразования информации;

источники входной информации;

адреса выходной информации.

Схема дает обобщенную характеристику функционирования планового органа, указывает типы преобразований информации, их последовательность, направления и адреса потоков информации. Схема может являться первым звеном при разработке сетевой модели организационного проекта.

1.5 Метод функционально-операционного анализа

Этот метод предназначен для организации, синтеза и обработки информации, необходимой органам территориального планирования. Кроме того, он применяется в работе высших функциональных органов планирования и управления, не связанных непосредственно с управлением технологическими процессами.

Существо метода заключается в следующем: выявляются основные функции территориальных плановых (или других управляющих) органов; функции расчленяются на элементы; элементы состоят из операций. Для каждой операции составляется схема, находятся цели, функции и информационные связи; находятся объемы информации, определяется ее характер с помощью составления систем входной и выходной информации в формах документов. Операции планирования объединяются в логическую сеть, на основе которой формируется география потоков объективно необходимой информации.

Порядок разработки модели. Работа по анализу и конструированию информационных систем выполняется в следующей последовательности:

разработка научных основ и принципиальной схемы информационной системы;

выявление структуры и функций системы;

разработка логической схемы моделирования;

сбор и анализ алгоритмов и моделей планово-экономических задач;

разделение информационной системы на подсистемы, элементы и операции, изучение каждой подсистемы;

определение и формализация задач, которые поддаются алгоритмизации, типизации операций;

выявление целей, функций и связей каждой операции;

составление математических моделей операций;

подбор и разработка алгоритмов, их обоснование, выработка рекомендаций по применению;

определение объемов и характера информации, построение новой системы документации;

разработка алгоритмической схемы обработки информации;

построение территориальной информационной системы.

Стадии разработки. Первая стадия моделирования информационной системы включает в себя определение границ этой системы, формулировку исходных предпосылок и определение характера работы по построению системы. Работы подразделяются на титульные, проблемные, подробные и текущие.

Структура и функции системы выявляются с помощью макромоделей. В случае появления нескольких разнородных функций система считается сложной. Одновременно увязываются операции низового и народнохозяйственного планирования, обеспечивается моделирование основных связей и взаимодействий, возникающих при построении плана.

Следующим этапом является разбиение системы на составные части, подсистемы, элементы, операции. Границы системы задаются исследователем. Подсистема, которую нельзя больше расчленить по определенному критерию, рассматривается в качестве компоненты, компонента, в свою очередь, делится на операции, для каждой операции выявляются цели, функции и связи, затем составляется их математическое описание и подбирается метод решения модели.

Задачи, соответствующие определенным операциям, соединяются в группы единой логической схемой. Перечень задач позволяет ориентировочно определить объем информации и способствует эффективной организации процессов моделирования.

Моделирование операции состоит из:

определения целевой функции операции и разработки правил отбора решений;

построения иерархии элементов операции;

определения входа и выхода операции;

определения и измерения информационных связей и потоков;

составления системы коммуникаций передачи информации;

разработки системы документации;

алгоритмизации и последующего составления программы;

оценки технических средств.

После этого производится расчет ориентировочного объема информации: определяется класс задач, к которому принадлежит операция, строится логическая схема решения, определяются объемы вводимой, выводимой, хранимой информации, количество арифметических и логических операций по обработке информации, длина массивов информации; на основе этого выводится средний объем ожидаемой информации.

Следующим этапом будет подбор моделей и алгоритмов уже известных и применяющихся, а также разработка новых алгоритмов для еще не решавшихся задач. Б этом случае привлекаются новые методы, например эвристические. Средством взаимоувязки операций может служить сетевая модель, определяющая размещение потоков информации и порядок выполнения операций. В результате моделируется весь информационный процесс, выявляются его звенья, конструируются новые необходимые потоки информации.

Следующим этапом является разработка алгоритмической схемы обработки информации, составляются математические программы; производится оценка технических средств. Заключительный этап - имитация информационных систем с помощью вычислительной техники и системы динамических моделей.

Глава 2. Расчетная часть

2.1 Описание предприятия ОАО «Центральный телеграф»

ОАО "Центральный телеграф" - один из ведущих операторов связи России с полуторавековой историей. Деятельность предприятия неразрывно связана с развитием связи в России - это одна из тех компаний, которая заложила фундамент телекоммуникационной отрасли страны. С совершенствованием технологий и изменением жизни компания изменялась и адаптировалась к новым условиям, развивая сетевую инфраструктуру, внедряя современные технические решения, осваивая новые рынки, привлекая клиентов качеством и разнообразием услуг.

В настоящее время ОАО "Центральный телеграф" входит в десятку крупнейших альтернативных операторов фиксированной связи и Интернет страны. Регион деятельности компании - Москва и Московская область - самая активная и наиболее требовательная к сервису площадка России. Технологические ресурсы компании позволяют осуществлять крупные телекоммуникационные проекты на территории Москвы и ближнего Подмосковья.

Технологической платформой для развития услуг связи Центрального Телеграфа является собственная волоконно-оптическая сеть общей протяженностью около 2000 км в Москве и Подмосковье, и имеющая более 4000 точек доступа. Транспортная сеть имеет кольцевую структуру и построена на основе технологий SDH, PON и DWDM, Metro Ethernet c использованием сетевого оборудования ведущих мировых производителей. Телефонная сеть Центрального телеграфа включает четыре мощных опорно - транзитных узла на территории Москвы с суммарной коммутируемой емкостью более миллиона номеров, восемь оконечно-транзитных станций на территории Подмосковья и более 90 абонентских выносов. ОАО "Центральный телеграф" успешно использует беспроводные технологии CDMA в малонаселенных районах, организует доступ к сети в пределах жилых или офисных помещений на основе технологии Wi-Fi.

Мощные технические ресурсы компании позволяют осуществлять крупные телекоммуникационные проекты. Их реализация позволяет предоставлять современные комплексные решения и услуги нового поколения организациям, оказывать широкий спектр телекоммуникационных сервисов населению.

Корпоративным клиентам ОАО "Центральный Телеграф" предоставляет комплексный подход к организации бизнес-связи: комплексную телефонизацию офиса, высокоскоростной доступ в Интернет, цифровое телевидение, организует корпоративные сети, оказывает услуги аренды каналов, традиционно предоставляет услуги документальной электросвязи.

Компания реализует проекты по созданию корпоративных телекоммуникационных систем, интегрирующих телефонию и другие виды связи на всей территории Москвы и Московской области, предоставляет широкий спектр дополнительных услуг позволяющих оптимально организовать работу офиса (многоканальный номер, конференц-связь, голосовая почта, переадресация и перевод вызова, сокращенный набор номера, определитель номера и другие).

Принимая во внимание то, что новые клиенты Общества - физические и юридические лица - приобретают услуги связи в зданиях, подключенных к сети ОАО "Центральный Телеграф", важнейшим каналом сбыта является партнерство с девелоперами и застройщиками недвижимости.

Девелоперам и застройщикам жилой недвижимости ОАО "Центральный Телеграф" телефонизирует объекты жилой недвижимости в Москве и Московской области, выступая соинвестором на строительных объектах. Как оператор связи, компания возлагает на себя ответственность за организацию и финансирование комплекса работ по предоставлению новейших услуг связи жилищным комплексам с предоставлением всех необходимых документов.

В целях развития канала продаж юридическим лицам - арендаторам помещений, ОАО "Центральный Телеграф" для инвесторов, застройщиков и владельцев коммерческой недвижимости предлагает комплексные решения по организации телекоммуникационной инфраструктуры в строящихся и реконструируемых зданиях, производя установку цифровой телефонной станции (АТС) и прокладку волоконно-оптической линии связи до объекта. Такая организация работы позволяет своевременно предоставлять все современные услуги связи корпоративным клиентам.

Более 4000 компаний Москвы и Подмосковья выбрали Центральный Телеграф как оператора связи. Клиентами компании являются: Управление делами Президента, министерства, посольства, крупные банки, включая Центральный банк РФ, строительные и инвестиционные компании, торговые розничные сети и многие другие.

ОАО "Центральный Телеграф" активно работает на операторском рынке. Для российских и зарубежных компаний-операторов предлагает партнерское взаимовыгодное сотрудничество по предоставлению в аренду цифровых каналов транспортной сети, по присоединению сетей операторов в кодах 498/ 499 к телефонной сети общего пользования (ТфОП) через сеть ОАО "Центральный Телеграф", организует доступа операторов связи к сети Интернет компании и т.д.

В настоящее время предприятие уделяет серьезное внимание производству и реализации телекоммуникационных услуг для населения (квартирные абоненты). Компания уже имеет сильную позицию на этом сегменте, которая определяется существенной абонентской базой, лояльностью клиентов, положительным имиджем и налаженными взаимоотношениями с управляющими органами районов Москвы и городов ЛПЗП. Для населения ОАО "Центральный Телеграф" устанавливает домашние телефоны с предоставлением номеров в кодах 495, 499 и 498\496, предоставляет высокоскоростной доступ в Интернет и услуги цифрового интерактивного телевидения.

ОАО "Центральный телеграф" стал первым оператором Московского региона, предоставившим квартирным абонентам пакет Triple Play - сервисов: цифровую телефонную связь, высокоскоростной доступ в сеть Интернет, цифровое интерактивное телевидение, как единый оператор всего комплекса услуг для домохозяйств. Услуги предоставляются под маркой QWERTY.

Компания также предлагает в виде коробочных продуктов ряд современных телефонных сервисов на основе конвергенции мобильной и фиксированной связи и возможностей интеллектуальной платформы. В их числе - услуга "МегаТел", предоставляющая безлимитный тариф и контент-услуги для абонентов мобильной связи.

Новая линейка "баzа" представлена на рынке продуктами "баzа офис" и "баzа мобильная". Услуга "баzа офис" предназначена для предпринимателей и людей, активно общающихся и перемещающихся по миру, для которых телефон является "офисом на ладони"; "баzа мобильная" сочетает в себе функционал продуктов "МегаТел" и "баzа офис". На сегодняшний день данными продуктами ОАО "Центральный Телеграф" пользуются более 10 000 абонентов.

ОАО "Центральный Телеграф" уже полтора века предоставляет услуги документальной электросвязи (телеграммы, Телекс, факсимильная связь, бизнес-почта с использованием прокола Х.400). В последние годы повышается спрос на эти услуги со стороны юридических лиц: документальная электросвязь обеспечивает надежность и гарантированность доставки сообщения абоненту. Эти характеристики данной услуги сохраняют высокую потребительскую ценность на сегодняшний день. В настоящее время совместно с ФГУП "Почта России" компания ведет работы по модернизации телеграфной службы и предоставлению на базе телеграфной связи новых услуг в Москве.

ОАО "Центральный Телеграф" предоставляет услуги телефонной связи более 40 тысячам абонентов Московского региона, услугами широкополосного доступа в Интернет пользуются свыше 90 тысяч абонентов, из которых более 5 тысяч - ADSL-абоненты, порядка 85 тысяч - подключены по технологии Ethernet.

На сегодняшний день созданная на предприятии система менеджмента качества соответствует требованиям международного стандарта ISO 9001:2000 применительно к услугам связи.

Структура ОАО «Центральный телеграф»

Название подразделения
Служба стратегического управления ресурсами
Отдел по работе с операторами связи
Отдел управления телекоммуникационными ресурсами
Бухгалтерия
Отдел внутреннего аудита
Дирекция проектов развития
Отдел реализации проектов развития
Отдел сопровождения проектов
Отдел корпоративного информационного обслуживания
Сменно-оперативное руководство ЦТ
Юридическая служба
Сектор правовой поддержки оказания услуг связи и развития новых услуг
Сектор правового обеспечения договорной работы
Сектор правового обеспечения претензионно-исковой и корпоративной деятельности
Отдел рекламаций
Развитие и управление бизнесом и продажами
Служба развития бизнеса
Отдел разработки продуктов
Отдел управления продуктами
Сектор документальной электросвязи
Центр видеоуслуг
Служба маркетинга
Отдел интегрированных маркетинговых коммуникаций
Отдел бизнес-аналитики
Отдел маркетинга
Отдел маркетинговых исследований
Служба продаж
Группа административной поддержки
Отдел по работе на потребительском рынке
Отдел по работе с государственными учреждениями
Отдел по работе с коммерческой недвижимостью
Отдел по работе с предприятиями торговли и деловых услуг
Отдел по работе с торговыми сетями
Отдел по работе с финансовыми структурами
Отдел по работе со СМИ
Отдел по работе с загородной недвижимостью
Отдел по работе с промышленными предприятиями
Отдел по работе с ТЭК
Отдел по работе с предприятиями транспорта
Отдел развивающихся сегментов рынка
Отдел реализации проектов
Отдел предпродажной подготовки
Территориальный центр предоставления услуг Москва
Отдел продаж
Территориальный центр предоставления услуг №1
Отдел продаж
Технический отдел
Территориальный центр предоставления услуг №2
Отдел продаж
Технический отдел
Территориальный центр предоставления услуг №3
Отдел продаж
Технический отдел
Экономика и финансы
Казначейство
Финансовая служба
Планово-экономический отдел
Группа по бюджетированию
Финансово-аналитический отдел
Сектор инвестиционного планирования и мониторинга инвестиционной деятельности
Служба расчетов за поставку ресурсов и услуги связи
Сектор ввода оплаты
Отдел формирования и поддержания базы данных пользователей
Сектор биллинга
Сектор расчетов с абонентами ТЦПУ и СП
Сектор расчетов с операторами и за поставку ресурсов
Сектор расчетов с абонентами услуг Мегател и База
Отдел расчетов за предоставленные услуги связи
Сектор расчетов с юридическими лицами
Сектор расчетов с физическими лицами
Сектор расчетов с агентами и бизнес-партнерами
Сектор расчетов за телеграммы
Производство и техническая поддержка
Служба обслуживания пользователей
Участок сервисной поддержки
Участок ФМС и СТК
Участок телеграфных связей
Участок приема телеграмм и сообщений
Участок телефонных продаж
Участок полуавтоматической и телефонной связи
Городское отделение связи 701
Городское отделение связи 73
Городское отделение связи 132
Пункт коллективного пользования
Служба развития сетей и систем телекоммуникационного комплекса
Технологический отдел
Проектный отдел
Служба инсталляции и технического обслуживания
Производственный отдел
Сектор первичных сетей
Сектор телефонных услуг
Сектор передачи данных
Сектор беспроводного доступа
Монтажно-технический сектор
Сектор планирования
Служба главного энергетика
Отдел электропитающих установок и автоматики
Сектор электроснабжения
Сектор тепловодоснабжения
Группа оперативно-диспетчерского управления
Участок эксплуатации систем жизнеобеспечения объекта ГО-43
Охрана труда и техники безопасности
Лаборатория метрологии и электроиспытаний
Участок электроиспытаний
Сектор метрологической службы
Служба оперативно-технического управления и взаимодействия с заказчиками
Эксплуатационно-технический отдел
Отдел подключения пользователей
Отдел управления сетями и системами ТК
Отдел статистики и контроля качества
Управление персоналом и организационное развитие
Отдел организационного строения и мотивации
Отдел по работе с персоналом
Отдел документационного, социального и корпоративного обслуживания
Группа документационного обеспечения
Группа корпоративного обслуживания
Служба бизнес-инжиниринга и информационных систем
Отдел управления процессами и качеством
Сектор управления качеством
Сектор моделирования бизнес-процессов
Сектор стандартизации
Сектор технологии
Отдел развития информационных технологий
Сектор системной архитектуры и проектирования ИС
Сектор бизнес-анализа
Отдел сопровождения информационных систем
Сектор разработки и сопровождения производственных систем
Сектор сопровождения систем поддержки бизнеса
Сектор сопровождения бизнес-приложений
Отдел поддержки и эксплуатации инфрастуктуры ИТ
Сектор управления инфраструктурой
Сектор поддержки технических систем
Сервис Дэск
Центр обучения
Безопасность режим и поддержка бизнеса
Отдел материально-технического снабжения
Отдел безопасности и режима
Бюро пропусков
Отдел мобилизационной подготовки и чрезвычайных ситуаций
Сектор пожарной профилактики
Служба по управлению недвижимостью и транспортом
Отдел по управлению недвижимостью и земельными отношениями
Транспортный цех
Руководство (ГД, заместители ГД)
При руководстве (директора проектов, главный консультант по персоналу)

2.2 Описание документооборота на предприятии

2.2.1 Прием, регистрация и отправка входящих документов

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот Общества.

Документы, пришедшие в адрес ОАО «Центральный телеграф», но полученные непосредственно сотрудниками подразделений, должны быть сданы на регистрацию в ОДСКО СУП.

Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

При приеме документов сотрудник ОДСКО СУП проверяет правильность адресата, целостность пакета или упаковки.

Вскрытию не подлежат конверты с пометкой «лично», «конфиденциально», «ДСП». Документы с грифом «конфиденциально», «ДСП» передаются в Службу безопасности и режима для регистрации и дальнейшей работы с документом. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю.

Документы, адресованные в структурные подразделения, или документы, из содержания которых явно следует, в какое структурное подразделение они поступили, передаются непосредственно по назначению, без предварительного рассмотрения у руководства Общества.

О повреждениях, недостаче документов или приложений к ним сотрудники ОДСКО СУП сообщают отправителю.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается в ОДСКО СУП, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

При отсутствии на документе адреса отправителя или наименования адресата к документу прилагается конверт. Конверты прилагаются к письмам и другим документам, полученным от граждан, органов судебной власти, прокурорского надзора и т.д., а также в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

Срочная корреспонденция передается на регистрацию незамедлительно. Обработка и передача остальной корреспонденции должна осуществляться в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Регистрация поступивших документов осуществляется сотрудниками ОДСКО СУП.

На регистрируемых документах ставится регистрационный штамп с указанием названия организации, даты поступления документа, входящего номера.

Регистрации не подлежат документы, указанные в «Примерном перечне документов, не подлежащих регистрации» (приложение № 1).

Ошибочно поступившие в подразделения документы незамедлительно возвращаются в ОДСКО СУП с соответствующей пометкой.

В зависимости от назначения документа и его содержания входящие документы, после регистрации, могут быть направлены Генеральному директору, его заместителям по направлениям, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Это определяется на стадии предварительного просмотра документов сотрудниками ОДСКО СУП.

В отсутствии Генерального директора ОАО «Центральный телеграф» (командировка, отпуск или иные причины) поступившие документы, после их регистрации, направляются для рассмотрения должностному лицу, временно исполняющему его обязанности.

При временном отсутствии Генерального директора ОАО «Центральный телеграф» в расположении офиса и невозможности связи с ним по телефону, факсу или иными способами, срочные документы передаются на рассмотрение заместителю Генерального директора ОАО «Центральный телеграф», в компетенции которого находятся вопросы, содержащиеся в документе.

Сотрудник ОДСКО СУП, получив документы с доклада от Генерального директора, заместителя Генерального директора, в соответствии с резолюцией, тиражирует необходимое количество копий документов для передачи их исполнителям, указанным в резолюции. Тиражирование документов с резолюциями руководителей подразделений, осуществляется ответственным за ведение делопроизводства данного подразделения.

После рассмотрения документов руководителем подразделения ответственный за ведение делопроизводства этого подразделения передает документ на исполнение, в соответствии с резолюцией.

Ответственным за ведение делопроизводства в подразделении исполненные документы формируются в дела, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Приказы, указания, постановления вышестоящих органов (Минсвязи России, Связьинвеста), после резолюций Генерального директора и его заместителей подлежат возврату и хранению в ОДСКО СУП.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку, сотрудник подразделения обязан передавать, через ответственного за ведение делопроизводства, находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику, по указанию руководителя подразделения.

При увольнении или переходе на работу в другое подразделение, сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства.

2.2.2 Порядок обработки и регистрации исходящих документов

Все исходящие документы проходят следующие этапы обработки:

составление документа представление документа на подпись;

регистрация документа;

проставление печати Общества, печати структурного подразделения

или штампа структурного подразделения (при необходимости);

передача документа в ОДСКО СУП для отправки адресату.

При предоставлении документа на подпись, исполнитель должен проверить наличие и правильность реквизитов документов, наличие приложений (если они есть), виз, материалов, на основании которых готовился документ, письма, в ответ на которое был подготовлен данный документ.

На подпись руководителю документ подается в двух экземплярах, один из которых исполняется на чистом листе с подписью исполнителя документа и внутренними визами согласования (при необходимости) остается в деле, другой экземпляр, исполненный на бланке Общества и подписанный руководителем, направляется адресату.

Подшиваемый в дело экземпляр, заверяется

Передача подготовленных документов на подпись Генеральному директору или его заместителям, производится через секретарей-референтов руководителей.

Подписанные Генеральным директором и его заместителями документы регистрируются и хранятся в ОДСКО СУП. Документы за подписью руководителей структурных подразделений регистрируются по месту издания, согласно номенклатуре дел структурного подразделения.

Документы, представленные на подпись, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, подлежат возврату в структурные подразделения для доработки.

Присвоение регистрационных номеров по телефону не допускается.

Печать Общества ставится на документ только при наличии подписи должностного лица, уполномоченного подписывать подобные документы.

Все создаваемые в Обществе документы регистрируются в обязательном порядке, вне зависимости от должности сотрудника, подготовившего или подписавшего документ.

Регистрационный номер письма состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера письма.

Отправка незарегистрированных исходящих документов категорически запрещается.

Регистрация исходящих и внутренних документов ведется в соответствии со сводной номенклатурой дел Общества в журналах регистрации, или при помощи автоматизированной системы учета. Внутренние исходящие документы нумеруются отдельно от исходящих писем в сторонние организации.

До передачи исходящих документов в ОДСКО СУП, ответственные за делопроизводство или исполнители документов обязаны проверить:

наличие и правильность указанных адресов;

наличие подписей, фамилии исполнителя и номера его телефона;

наличие указанных приложений;

наличие даты и исходящего номера;

наличие вторых экземпляров или заверенных копий отправляемых документов, подшитых в дела Общества.

Документы передаются в ОДСКО СУП на отправку в запечатанных конвертах. На конверте указывается способ отправки документа - заказным письмом, заказным письмом с уведомлением и т.д.

В случае необходимости отправки документов за рубеж сторонними курьерскими службами (EMS Гарантпост, DHL и т.п.), в связи с большой стоимостью таких расходов, работник направляет служебную записку на имя руководителя Общества с описанием необходимости отправки документов курьерской службой и указанием стоимости отправки корреспонденции. Руководитель принимает решение о целесообразности использования сторонних курьерских служб и, в случае согласия, санкционирует отправку корреспонденции указанным способом, ставя резолюцию на указанной служебной записке. Служебная записка с визой руководителя и документы, предназначенные к отправке, с пояснительной запиской передаются в ОДСКО СУП.

Корреспонденция, предназначенная к отправке, отправляются с курьером или по почте в тот же день, если документ поступил до 15.00 или на следующий день, если документ поступил в ОДСКО СУП после 15.00.

Документы, оформленные с нарушением правил, предусмотренных настоящей инструкцией, к отправке не принимаются.

Исходящие документы, отправляемые заказными письмами по почте, учитываются в реестрах, где также отмечается исходящий номер отправляемого документа. В реестре обязательна отметка почтового отделения связи о дате принятия к отправке писем и их количестве.

Документы, отправляемые с курьером, сдаются адресату под расписку на копии документа. На копии документа ставится подпись и фамилия сотрудника, принявшего документ, печать организации или штамп структурного подразделения организации, принявшего документ.

Отправка срочных документов осуществляется по каналам факсимильной связи. Передачу и прием документов факсимильной связью производят сотрудники структурных подразделений.

После отправки документа по факсимильной связи, на нем делается отметка о дате и времени отправки, фамилия отправлявшего и его личная подпись. Если оригинал документа не предусмотрено отправлять каким-либо иным образом, оригинал документа также подшивается в дело.

По каналам факсимильной связи запрещается передавать тексты документов с грифом «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально».

На аппаратах факсимильной связи должна быть запрограммирована функция, позволяющая получателю документа определить принадлежность передаваемого документа к ОАО «Центральный телеграф» по надписи в верхней части документа.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче и руководителя соответствующего подразделения.

Исполненные и зарегистрированные документы в структурных подразделениях конвертируются. На конвертах надписываются почтовые адреса.

Документы сдаются в ОДСКО СУП на отправку не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания документа.

ОДСКО СУП передает документы в отделение связи 375 на отправку.

Особо срочные документы ответственный за делопроизводство в подразделении передает на отправку немедленно. Для срочной отправки писем или отправки за рубеж используется специальная почта, с которой у ОАО «Центральный телеграф» заключен договор.

Документы с грифом «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» отправляются через Службу безопасности и режима.

2.2.3 Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов, а также данных по ним поручений, включает:

- постановку на контроль;

- проверку хода исполнения документов, учет, обобщение, анализ хода исполнения;

- информирование Генерального директора, заместителей Генерального директора и руководителей подразделений по документам, неисполненным в установленный срок;

- снятие с контроля;

- направление исполненного документа в дело.

Контролю подлежат:

- документы органов исполнительной и законодательной власти Российской Федерации, по которым даны соответствующие поручения Генерального директора ОАО «Центральный телеграф» и его заместителей;

- приказы, распоряжения ОАО «Центральный телеграф» со сроками исполнения;

- поручения, содержащиеся в протоколах Общих собраний акционеров, заседаний Совета директоров и Правления ОАО «Центральный телеграф»;

- претензии, иски, жалобы и заявления граждан;

- служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции Общества;

- другие документы по указанию Генерального директора или заместителей Генерального директора ОАО «Центральный телеграф».

На документах, поставленных на контроль в ОДСКО СУП, в правом верхнем углу проставляется штамп «Контроль» с датой исполнения.

На контрольные документы в ОДСКО СУП заводится контрольная карточка в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с документом передается исполнителю. Второй экземпляр остается в ОДСКО СУП и помещается в контрольную картотеку.

Инспектором ОДСКО СУП на документе в левом нижнем углу ставится порядковый номер, отметка о дате и времени поступления документа в отдел, для постановки на контроль.

Контрольная карточка не может быть открыта, если на исполнение поручения дается менее чем один день.

При подготовке организационно-распорядительных документов учитывается, что прямое поручение задания руководителям структурных подразделений в обязательном порядке должно быть согласовано с заместителями Генерального директора по подчиненности этого подразделения.

Если по заданию руководства документ передается другому подразделению на исполнение, то контрольная карточка закрывается только при наличии на ней отметки подразделения принявшего документ на исполнение. Передача документа осуществляется через ОДСКО СУП, с соответствующей отметкой в базе данных.

При постановке на контроль план-графиков и других многоэтапных документов, первоначальному контролю подлежит первый этап работ. Последующие сроки исполнения (при необходимости) ставится на контроль руководителем проекта после завершения предыдущего этапа.

Право постановки документа на контроль принадлежит Генеральному директору, его заместителям, Директорам проектов развития, директору Службы управления бизнесом и проектами развития, начальнику Отдела рекламаций и сотрудникам, которым соответствующими организационно-распорядительными документами делегировано право постановки на контроль. Менеджерами проектов ставится на контроль исполнение некоторых работ по реализации подпроектов, по согласованию с начальником Отдела управления проектами развития и заместителем Генерального директора по подчиненности.

Контроль возлагается на лицо контролирующее исполнение, т.е. непосредственно владеющее сутью вопроса (задания), находящегося на исполнении.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания или утверждения документа, а документов, поступивших из других организаций - с даты их регистрации.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока установленного организацией, направившей документ, или типовых сроков исполнения. В случаях, когда срок исполнения документа не указан, применяются типовые сроки исполнения:

- запросы и письма депутатов - 30 дней

- письма организаций, предприятий и учреждений - 10 дней

- заявления и жалобы граждан - до 2 месяцев

- заявления и жалобы граждан, не требующие

дополнительной проверки_ до 15 дней

- телеграммы, требующие срочного решения - 2 дня

- остальные телеграммы - 10 дней

Если срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен в возможно короткий срок, но не более одного месяца, если он не носит постоянного характера или изначально не предусматривает длительный срок исполнения.

Запрещается самостоятельно увеличивать срок исполнения документов.

Срок исполнения документа может быть продлен лицом, которое его установило.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Продление срока исполнения осуществляется за один-два дня до истечения установленного срока исполнения документа руководителем, установившим контрольный срок. ОДСКО СУП регистрирует новый срок исполнения документов на основании представленного ответственным исполнителем письменного разрешения.

Отсутствие своевременной информации от ответственного исполнителя о необходимости переноса срока исполнения документов понимается как подтверждение нормального хода их исполнения, обеспечивающего выполнение поручений в установленный срок.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, а остальные исполнители могут при необходимости получить копии документа, которые готовит ответственный исполнитель.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещении ответственный исполнитель по указанию руководства структурного подразделения обязан передать другому сотруднику все имеющиеся у него на исполнении документы.

При условии необоснованной задержки представления ответственному исполнителю информации (ответа, согласования) от структурного подразделения-соисполнителя более чем на 2 дня, ответственным за срыв сроков исполнения считается структурное подразделение-соисполнитель.

Вся информация о ходе и результатах исполнения документов вносится в контрольную электронную картотеку базы данных.

Еженедельно и по истечении месяца данные о невыполненных, выполненных с нарушением контрольного срока и несвоевременно продленных контрольных карточках выводятся на печать в виде сводок, которые докладываются руководству ОАО «Центральный телеграф» и до 20 числа, следующего за отчетным месяца, передаются в ОМК СУП для учета показателей премирования.

Руководителем подразделения определяется исполнитель, ответственный за подготовку и исполнение документов в установленные сроки, а в случае адресования подготовленных документов в другие организации - за получение информации о состоянии рассмотрения таких документов в этих организациях. За своевременное исполнение контрольных документов несут ответственность руководители подразделений.

Ответственный исполнитель:

- осуществляет сбор, обработку и обобщение информации, подготовку проектов писем, организационно-распорядительных и других документов, их визирование в установленном порядке;

- требует от соисполнителей представления необходимых материалов, согласованных в установленном порядке, для обобщения и подготовки документов;

-обеспечивает контроль и организовывает исполнение организационно-распорядительных документов в целом. Докладывает о состоянии выполнения таких документов должностному лицу, на которого возложен контроль за исполнением документа в целом;

- своевременно представляет в ОДСКО СУП информацию о состоянии исполнения документов;

- несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Ответственными за делопроизводство в структурном подразделении осуществляется контроль за исполнением и информируется руководитель о ходе исполнения.

Соисполнители документа представляют ответственному исполнителю за 2 дня до истечения установленного срока все материалы для обобщения и подготовки проекта документа. Они в равной мере с ответственным исполнителем несут ответственность за своевременную и качественную подготовку документа.

Проект ответа подается на подпись не позднее, чем за день до наступления установленного срока.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о датах промежуточного исполнения ( запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и после подписания проекта ответа.

Документ снимается с контроля руководителем, поставившим документ на контроль или его вышестоящим руководителем. Документ может быть снят с контроля начальником ОДСКО СУП, если исполнитель представляет документы, которые подписаны (утверждены) руководителем, поставившим документ на контроль.

Если проект документа возвращен на доработку, то поручение считается не исполненным в срок. Для продления срока исполнения документа исполнитель должен своевременно представить руководству служебную записку о продлении срока исполнения.

Промежуточные ответы по исполняемым документам не являются основанием для снятия их с контроля и признания исполненными.

Основанием для снятия документов с контроля является:

- по документам, требующим письменного ответа - письмо-ответ, оформленное в соответствии с настоящей Инструкцией и подписанное Генеральным директором ОАО «Центральный телеграф», его заместителями или руководителями подразделений, имеющих право подписи соответствующих документов;