Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Теоретические основы и особенности построения учетного процесса предприятии

1.1 Понятие, сущность и принципы формирования учетного процесса

Учетный процесс - осуществление учетных работ в определенной последовательности, по отдельным стадиям, тесно связанным между собой и предоставляющим единую систему. [1]

Построение учетного процесса неразрывно связано с организацией бухгалтерского учета на предприятиях независимо от форм собственности и организационно - правовых форм, которые можно рассматривать как совокупность действий лиц, на которых возложена обязанность по управлению бухгалтерским учетом и его конкретным ведением, по достижению внутренней упорядоченности, согласованности, взаимодействия элементов учетного процесса. Учитывая вышеизложенное, можно отметить, что основными элементами учетного процесса являются: документация, документооборот, технология обработки учетных данных, отчетность, инвентаризация, структура и функции бухгалтерского аппарата. [2]

Понятие «учетный процесс» выделилось в современных условиях благодаря многолетнему теоретическому и практическому опыту работы предприятий и организаций различных форм собственности. [2]

В соответствии с государственной системой норм и правил организации и ведения бухгалтерского учета при формировании учетного процесса следует помнить что [3]:

а) организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета. Рабочий план счетов бухгалтерского учета утверждается организацией на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утверждаемого Министерством финансов Российской Федерации;

б) бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык;

в) для ведения бухгалтерского учета в организации формируется учетная политика, предполагающая имущественную обособленность и непрерывность деятельности организации, последовательность применения учетной политики, а также временную определенность фактов хозяйственной деятельности. Учетная политика организации должна отвечать требованиям полноты, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости и рациональности;

г) в бухгалтерском учете организации текущие затраты на производство продукции, выполнение работ и оказание услуг и затраты, связанные с капитальными и финансовыми вложениями, учитываются раздельно.

При организации бухгалтерского учета необходимо установить наиболее рациональное взаимоотношение производственных подразделений (бригад, цехов и т.п.) с бухгалтерией. Эти взаимоотношения должны обеспечить получение необходимой информации для контроля за ходом процессов воспроизводства и управления хозяйственной деятельностью организации и ее сегментов.

Для определения объема и характера бухгалтерской информации следует выявить направления и характер учетных работ путем определения штата аппарата бухгалтерии и распределения работ между отдельными работниками бухгалтерии.

Рациональное распределение труда между работниками учетного аппарата означает составление перечня всех учетных операций, подлежащих выполнению за месяц, и установление нормы времени выполнения каждой операции работниками бухгалтерии. Для этого разрабатывают план организации бухгалтерского учета. План организации бухгалтерского учета включает: план документации и документооборота; план инвентаризации; рабочий план счетов и проект их корреспонденции; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда и повышения квалификации работников бухгалтерии; план проверок и ревизии; план организации бухгалтерского архива. [4]

Рациональная организация бухгалтерского учета - это система элементов и средств наиболее оптимального построения учетного процесса с целью получения достоверной, своевременной и уместной (полезной) для управления информации о деятельности организации и осуществления контроля за эффективностью использования производственных ресурсов. [4]

Основные условия рациональной организации учета на предприятии[5]:

а) изучение структуры, особенностей технологии и организации производства. Изучение структуры предприятия, условий работы его подразделений, деятельности поставщиков обеспечивает правильную организацию учета хозяйственных процессов, установление взаимоотношений отдельных подразделений предприятия с бухгалтерией, определение порядка документации хозяйственных операций и документооборота, регистрации хозяйственных операций в системе счетов синтетического и аналитического учета, методики калькуляции себестоимости продукции, порядок обобщения учетной информации. При этом определяют также технические средства получения учетной информации, использование вычислительной техники, состав с квалификацию учетного персонала, а также другие конкретные условия ведения учета на предприятии.

б) изучение характера и объема необходимой информации. В условиях рыночной экономики предприятия и организации осуществляют свою деятельность самостоятельно, но при условиях конкуренции, когда их самостоятельные действия ограничиваются возможностью каждого из них влиять на общие условия присутствия товара на рынке, когда предприятие должно стимулировать производство именно тех товаров, которые пользуются спросом. Для рыночной экономики характерными являются такие процессы и явления, как конкуренция, свободное создание ценовой политики, получаемой под влиянием трат, спроса или их объединения. В связи с этим возникает необходимость в организации такого внутрихозяйственного учета, который, будучи частью бухгалтерского (финансового) учета, выполнял бы задания, связанные с управлением как предприятия в целом, так и внутренними подразделениями, починая с этапа проектирования нового товара и заканчивая его реализацией.

Поскольку такая информация подготавливается с помощью бухгалтерского учета, то главным бухгалтером вместе с руководящими работниками должно быть вовремя определено объем информации, ее содержание и сроки подачи. График подачи учетно-аналитической информации с указанием должностных лиц, несущих ответственность за ее предоставление, утверждается руководителем предприятия.

в) изучение законодательных и нормативных актов по поводу учета и отчетности. Бухгалтерский учет на предприятиях и в организациях является составным звеном в общей системе народно-хозяйственного учета. Поэтому он должен осуществляться в соответствии с действующими законодательными актами, утвержденными правительством, а также нормативными актами Министерства финансов о порядке организации учета на отдельных участках. Например, о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, о ведении кассовых операций, о порядке составления отчетов и балансов и так далее. Только в этом случае будет обеспечено единство методологии учета и получения отчетной информации, необходимой для контроля, анализа и оперативного управления как отдельным хозяйством, так и экономикой страны в целом.

г) установление учетных взаимоотношений бухгалтерии с оперативно отдельными подразделениями предприятия. Бухгалтерия, как составная часть управленческого аппарата тесно взаимосвязана со всеми производственными подразделениями и службами предприятия. Она получает от них необходимую для учета и контроля документацию и, в свою очередь, обеспечивает их экономической информацией о результатах их работы. Эти взаимоотношения определяют организацию бухгалтерского учета, которая может быть централизованной или децентрализованной. Применение централизованной или децентрализованной системы бухгалтерского учета зависит от конкретных условий работы отдельных предприятий или объединений, уровня их оперативной самостоятельности и организационно-территориальной отдаленности.

На предприятиях с территориально и организационно отделенными подразделениями (филиалы, дочерние предприятия и так далее) применяют децентрализованный учет, при котором все работы выполняются учетным аппаратом этих подразделений. Тут не только оформляют первичные документы, но и обрабатывают их, ведут синтетический и аналитический учет хозяйственных операций в системе счетов, составляют баланс, отображающий имущественное состояние подразделения, и другие формы отчетности, которые показывают выполнение установленных для него плановых задач. Отчетность сдается в бухгалтерию главного предприятия (объединения, ассоциации, концерна и так далее). Функции бухгалтерии главного предприятия при децентрализованном учете ограничиваются проверкой и приведением показателей отчетности этих подразделений.

Принято считать, что учетный процесс проходит четыре этапа, или стадии, представленные на рисунке 1. [6]



Рисунок 1 - Этапы учетного процесса

На первом этапе ведут текущее наблюдение, производят измерение и регистрацию хозяйственных операций, т.е. документирование операций.

На втором этапе производят систематизацию и группировку учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, т.е. техническую обработку первичной информации, ее систематизацию в соответствии с требованиями организации бухгалтерского учета, управления и текущего контроля. Группировка учетной информации должна производиться в форме, пригодной как для целей внутреннего управления, так и для внешних пользователей.

На первых двух этапах учетного процесса реализуются контрольные функции аппарата бухгалтерии, которые заключаются в предварительном, текущем и последующем контроле за достоверностью содержащейся в документах информации. На основе периодически проводимых инвентаризаций проверяется качество учетных данных по основным средствам, материальным и другим ценностям, расчетам и обязательствам.

На третьем этапе учетного процесса составляются установленные формы бухгалтерской (финансовой) отчетности на основе данных бухгалтерского учета. Производственно - хозяйственная деятельность предприятия, его имущественное и финансовое положение за определенный период (квартал, полугодие, девять месяцев, год) отражается в отчетности, которая представляет собой совокупность показателей, приведенных в определенную систему.

На четвертом этапе учетного процесса осуществляется использование учетной и отчетной информации для анализа финансово - хозяйственной деятельности. Анализ опирается на показатели квартальной и годовой бухгалтерской отчетности, и на основе этих данных осуществляется выработка почти всех направлений финансовой политики предприятия. А от результатов проведенного анализа зависит эффективность принимаемых управленческих решений.

Для построения учетного процесса как единой информационной системы необходимо основываться на следующих организационных принципах [7]:

а) государственное регулирование общих принципов и правил организации, методики и техники бухгалтерского учета;

б) в учетной политике сочетание государственного регулирования при выборе организационно - технических аспектов реализации методологии бухгалтерского учета с отраслевыми, технологическими и другими особенностями организации;

в) организация вопросов совершенствования бухгалтерского учета, повышения квалификации и НОТ работников бухгалтерского аппарата, и на этой основе постоянное повышение роли бухгалтерского учета в эффективности функционирования информационной системы организации;

г) совершенствование форм и методов представления информации с целью контроля и анализа в управлении эффективностью процессами воспроизводства;

д) применение экономических методов управления и обеспечения оптимизации построения учетного аппарата, динамичности организации и аналитичности получения информации бухгалтерского учета.

1.2 Моделирование в бухгалтерском учете

учет автоматизация информационный бухгалтерский

Экономическое моделирование - воспроизведением экономических объектов и процессов в ограниченных, малых, экспериментальных формах и искусственно созданных условиях. [8]

Модель - это упрощенное представление реального устройства и / или протекающих в нем процессов, явлений. [9]

Моделирование всегда предполагает принятие допущений той или иной степени важности. При этом должны удовлетворяться следующие требования к моделям:

а) адекватность, то есть соответствие модели исходной реальной системе и учет, прежде всего, наиболее важных качеств, связей и характеристик. Оценить адекватность выбранной модели, особенно, например, на начальной стадии проектирования, когда вид создаваемой системы ещё неизвестен, очень сложно. В такой ситуации часто полагаются на опыт предшествующих разработок или применяют определенные методы, например, метод последовательных приближений;

б) точность, то есть степень совпадения полученных в процессе моделирования результатов с заранее установленными, желаемыми. Здесь важной задачей является оценка потребной точности результатов и имеющейся точности исходных данных, согласование их как между собой, так и с точностью используемой модели;

в) универсальность, то есть применимость модели к анализу ряда однотипных систем в одном или нескольких режимах функционирования. Это позволяет расширить область применимости модели для решения большего круга задач;

г) целесообразная экономичность, то есть точность получаемых результатов и общность решения задачи должны увязываться с затратами на моделирование. И удачный выбор модели, как показывает практика, - результат компромисса между отпущенными ресурсами и особенностями используемой модели и др.

Выбор модели и обеспечение точности моделирования считается одной из самых важных задач моделирования.

Эту модель используют Австрия, Бельгия, Греция, Дания, Египет, Испания, Италия, Норвегия, Португалия, Франция, Германия, Швейцария, Швеция, Япония, Алжир, Камерун, Люксембург, Мали, Марокко, Того.

В континентальной Европе учет ведется по принципам, сформулированным государственными органами и обязательным для всех хозяйствующих субъектов. При этом учет осуществляется в интересах государственных регулирующих, в том числе налоговых органов.

Страны, придерживающиеся континентальной модели, также могут быть разделены на две группы:

а) признающие примат правильности отражения учетных данных, преимущественно правовых (Германия);

б) провозглашают примат налогового фискального права (Франция, Италия, Испания, Бельгия).

Южноамериканская (латиноамериканская) модель[10]

Основным отличием южноамериканской (латиноамериканской) модели от других моделей является перманентная корректировка учетных данных на темпы инфляции. В целом же учет ориентирован на потребности государственных плановых органов, а методики учет унифицированы. Информация, необходимая для контроля за исполнение налоговых предписаний, хорошо отражается в учете и отчетности.

Южноамериканская модель бухгалтерского учета характерна для стран с высоким уровнем инфляции, унификацией принципов учета.

В Латинской Америке учет имеет одну основную цель - отражать инфляционные процессы, и методология учета полностью подчиняется этой цели.

Южноамериканскую модель применяют Аргентина, Боливия, Бразилия, Парагвай, Эквадор.

Вновь создаваемые модели[10]

К вновь создаваемым моделям можно отнести исламскую и интернациональную модели.

Исламская модель развивается под огромным влиянием богословских идей и имеет ряд особенностей. В частности, компаниям запрещается получать дивиденды ради собственно дивидендов. Рыночным ценам отдается предпочтение при оценке активов и обязательств компаний.

Необходимость развития интернациональной модели вытекает из потребности в международной согласованности учета прежде всего в интересах многонациональных корпораций и иностранных участников международного валютного рынка. Только небольшое число крупных корпораций могут в настоящее время утверждать, что учет в той или иной стране поставлен лучше или хуже, чем в других. Модели и системы учета создаются для достижения определенных целей. Бухгалтерский учет при этом определяется окружающей средой, в которой функционирует.

Наиболее распространено предметное моделирование, при котором модель воспроизводит основные геометрические, физические, динамические и функциональные характеристики «оригинала». [11]

Учетные процессы не имеют физических параметров, для их изучения достаточно смоделировать функциональные характеристики, а также спрогнозировать поведение изучаемого объекта в различных ситуациях. Этого достигают разрабатывая знаковые образования определенного вида: схемы, таблицы, унифицированные формы и правила их заполнения. Такое моделирование называют знаковым. Важнейшим видом знакового моделирования является логико-математическое. Идеальная логико-математическая модель - основа (математическое и лингвистическое обеспечение) для алгоритмизации учетных процессов и разработки программного обеспечения. [11]

Таким образом, моделирование в бухгалтерском учете является знаковым, логико-математическим и преследует цель создания схем обработки, обобщения и группировки бухгалтерской информации. [11]

Из сказанного следует, что модель текущего учета хозяйственных процессов должна включать, как минимум, следующие элементы[11]:

а) унифицированные формы обобщения и представления бухгалтерской информации;

б) единые методы группировки данных, их детализации, распределения для калькулирования и оценки, а также последующей группировки по иным признакам с целью формировать бухгалтерскую отчетность для представления заинтересованным пользователям;

в) рациональные способы и последовательность обработки бухгалтерской документации.

Поскольку объекты бухгалтерского учета весьма разнообразны, то и принципы обработки информации применительно к таким объектам могут существенно различаться.

Следовательно, одновременно могут и должны существовать несколько равноправных моделей текущего учета хозяйственных процессов, а субъекты хозяйственной деятельности должны обладать правом выбора из этих моделей, основываясь на специфике производства, объемах обрабатываемой информации и запросах заинтересованных пользователей. [11]

Перечисленные выше элементы моделей учетных процессов в теории и практике бухгалтерского учета реализуются в виде[11]:

- учетных регистров - специальных бланков учета, предназначенных для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о наличии и состоянии имущества и обязательств организации и операциях с ними; учетные регистры могут быть унифицированными (обязательными к применению в масштабах страны, отрасли или типа производства) или разрабатываться в организации, ведущей бухгалтерский учет;

- форм бухгалтерского учета (форм счетоводства), представляющих собой сочетание учетных регистров и способов записей в них хозяйственных операций;

- учетных процедур - порядке и последовательности действий при заполнении отдельных учетных регистров.

В развитии бухгалтерского моделирования профессор М.И. Кутер выделяет три этапа [12]:

а) на первом этапе бухгалтеры в дидактических целях использовали математическое или символьное иллюстрационное изображение бухгалтерских категорий (например, так называемый Т-счет);

б) на втором этапе происходит моделирование уже хозяйственных процессов, и с помощью графических схем, графиков и математических формул раскрывается структура учетных записей;

в) третий этап моделирования связан с развитием кибернетики и теории систем. Так, системы линейных уравнений учета затрат, параллельное построение плановых и отчетных матриц и т.д. предопределили новый уровень в развитии методологии учета.

Таким образом, задача бухгалтерского моделирования состоит в том, чтобы создать унифицированную модель учетного процесса, которая будет адекватна существующей модели бухгалтерского учета на предприятии, но иметь преимущества в средствах и методах формирования учетной информации. Такое моделирование способствует более полной реализации требований, улучшению качества системы и повышению степени ее управляемости. [12]

Моделирование в бухгалтерском учете в условиях автоматизации преследует цель создания схем обработки, обобщения и группировки бухгалтерской информации. Профессора В.А. Абчук и К.В. Балдин предлагают следующую последовательность моделирования систем [13]:

- концептуальное описание (исследование) системы;

- формализация системы;

- алгоритмизация системы;

- квантификация (количественное выражение, измерение качественных признаков, например оценка в баллах) системы, если это необходимо.

С помощью моделирования появляется возможность комплексного, системного подхода к описанию учетного процесса на предприятии. По мнению авторов, учетный процесс предприятия можно представить в виде совокупности моделей, содержание которых позволяет выделить основные возможности моделирования.

Таблица 1 - Основные принципы концепции моделирования учетного процесса

Название принципа	Характеристика принципа	Результат реализации принципа
Принцип достаточности используемой информации	Использование в каждой частной модели известной информации (нормативные, справочные, прогнозные данные, данные стратегического учета) с требуемой для результатов моделирования точностью	Возможность перехода от общих моделей к более подробным, постепенно уточняя и конкретизируя результаты
Принцип инвариантности информации	Независимость используемой в модели входящей информации от параметров моделируемой системы, которые еще неизвестны на данной стадии исследования	Исключение нередко встречающегося замкнутого круга при построении модели, т.е. когда в модели используется информация, которая может быть известна лишь по результатам моделирования
Принцип преемственности	Выбор критериев модели при условии того, что обеспечивается выполнение принципов достаточности и инвариантности используемой информации	Сохранение свойств объекта, установленного или отраженного в предыдущих моделях системы, в каждой последующей модели
Принцип адекватности системы моделей	Отражение ряда подмоделей, направленных на решение различных задач и осуществляемых в различных целях в общей модели системы учета на предприятии	Формирование адекватной модели системы учетного процесса на предприятии
Принцип достоверности и сопоставимости используемой информации	Снижение качества каждой конкретной модели и подмодели, а также ценности полученных при моделировании результатов при наличии недостоверной и несопоставимой информации	Обеспечение получения итоговых данных, наиболее приближенных к реальным результатам моделирования
Принцип следящего моделирования	Предполагает наличие в модели системы, позволяющей отслеживать ошибки, которые возникают в процессе моделирования	Разработка основных методов реагирования на ошибку в результате оценки риска возможной ошибки и ее последствий в рамках разработанной модели

Экономико-математические модели так же, как и математические модели, относятся к особому классу моделей, посредством которых осуществляется моделирование экономических процессов и объектов. [13]

На начальном этапе процесса моделирования используют математические модели наибольшей степени обобщения факторов, учитывающих лишь самые общие закономерности - так называемые концептуальные модели, характеризующие «наименьший масштаб» исследования. Затем уточняют объект и предмет исследования, дополняя модель большим числом факторов и измеряя их характеристики в шкалах промежуточной степени совершенства, которые характеризуют «средний масштаб» исследования. Далее, когда определены объект и предмет моделирования, т.е. выделен конкретный элемент из реальной действительности и решены закономерности его воспроизведения во всех деталях, проводят детальное моделирование, характеризующее самый «крупный масштаб» исследования. [13]

На основании ранее изложенного объектом моделирования выделим систему бухгалтерского учета на предприятии, а предметом моделирования - учетный процесс в условиях автоматизации.

Следует отметить, что задачи бухгалтерского учета относятся к структурированным задачам, т.е. имеют точный алгоритм решения и могут быть представлены простой математической моделью. Алгоритмы решения учетных задач не требуют привлечения сложного математического аппарата и базируются на формализации описания правил ведения бухгалтерского учета, содержащихся в нормативных актах и инструкциях. [14]

В современных условиях сущность моделирования учетных процессов заключается в адекватном выборе автоматизированной системы бухгалтерского учета (АСБУ), которая позволит эффективно автоматизировать учетный процесс на предприятии.

1.3 Автоматизация бухгалтерского учета

Автоматизация - одно из направлений научно-технического прогресса, использующее саморегулирующие технические средства и математические методы с целью освобождения человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, либо существенного уменьшения степени этого участия или трудоёмкости выполняемых операций. [15]

Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухучет. Это может выражаться в[16]:

- упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета №60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере - нажал клавишу и выборка распечаталась;

- увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких;

- снижение числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел;

- повышение оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось;

- повышении экономичности бухгалтерского учета. Наша практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие «подвластные» бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей;

- другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.

Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна - она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена.

Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации. [16]

Подготовка к автоматизации

Еще одним распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит «введение данных в программу». Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось ранее, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов. [17]

Этап I. Оптимизация бухучета

Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. [17]

Этап II. Выбор масштабов автоматизации

Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить:

- Какие разделы автоматизировать, а какие - нет.

- В каком порядке автоматизировать разделы.

При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучета требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организации и произвести настройку программы так, чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководством и определяется что конкретно и в каком виде им требуется.

Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере. [17]

Этап III. Постановка задачи

Когда определено, что будет изменяться в бухучете (Этап I) и какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четко определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает:

- первичные документы;

- учетные регистры для бухгалтерии;

- регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап);

- бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

Постановка задачи состоит в том, что в письменном виде фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация, содержащаяся в учетных регистрах, и первичной документации, автоматизированное заполнения первичной документации и отчетов и прочее с учетом особенностей хозяйственной деятельности. [17]

Этап IV. Выбор программного средства

Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы.

Как же это сделать? Пройдя вышеизложенные этапы подготовки к автоматизации мы уже ясно представляем себе что нам нужно от программы, поэтому выбрать ее будет легче. Начинать нужно с принятия трех решений[18]:

- малую или большую программу покупать? Все множество программ четко делится на программы для автоматизации малой бухгалтерии, где работают 1-3 человека и крупной, 4 и более человека (об этом уже говорилось в Этапе II при выборе масштаба автоматизации).

- под какой операционной системой будет работать программа?

- сетевая будет программа или нет? Это тоже простое решение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами попадали в один общий журнал хозяйственных операций, и программа должна быть тоже сетевой, т.е. иметь возможность работать одновременно на нескольких компьютерах. Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых, работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме.

После того, как приняты эти три решения, круг программ, из которых надо выбирать, значительно сужается и поступать можно двумя способами[18]:

- выбирать программу самим, для этого необходимо посетить региональных дилеров различных программных продуктов, они есть по каждому продукту и практически везде, и, имея на руках постановку задачи и остальные требования к автоматизации, заранее выработанные Вами, попросить продемонстрировать Вам может ли та или иная программа делать именно то, что Вам требуется. Совершив несколько визитов, (или приглашений дилеров к себе на предприятие) Вы определитесь с оптимальной программой;

- обратиться к специалистам по внедрению программ, которые помогут выбрать лучший вариант.

Этап V. Вопросы техники

Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово «компьютер» ничего о компьютере не говорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе «конфигурация компьютера». То, какой компьютер Вам необходим, зависит от двух факторов[17]:

- программы, которые у Вас установлены. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие больше, если Вы работаете под Windows, компьютер должен быть еще мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая.

- количества операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки.

нирования сети.

Процесс автоматизации

Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности. [17]

Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями:

а) отсутствие опыта автоматизации;

б) отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.

Причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности.

Собственно процесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения. [18]

Этап настройки

Все широко распространенные программы автоматизации бухучета (и большие и малые) имеют аналогичные набор изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любой программы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на следующие этапы [18]:

- настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи.

- настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи.

Этап обучения

По окончании настройки программы начинается этап обучения персонала работе с ней. Изначально необходимо, чтобы бухгалтер умел просто работать на компьютере, то есть выполнять элементарные операции по запуску программ, копированию файлов и прочее. Дальнейшее обучение делится на две ступени[18]:

а) обучение первого уровня. Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе с программой: ведению хозяйственных операций, распечатке первичных документов, составлению учетных регистров и отчетности - словом всей ежедневной роботе. Работать на программе должен уметь каждый бухгалтер, рабочее место которого автоматизировано и работать на программе должен именно он сам, а не некий оператор-программист, бесполезный и, мало того, даже вредный посредник между бухгалтером и компьютером. Эффективной является только та автоматизация, при которой бухгалтера работают на компьютерах «в режиме реального времени». Именно автоматизированная работа бухгалтерии «в режиме реального времени» и является конечной целью обучения первого уровня. Зачастую этой цели добиться нелегко из-за двух обстоятельств[18]:

б) обучение второго уровня. Когда программа настроена и сотрудники обучены можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе) [18]:

- изменится характер хозяйственной деятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозяйственным операциям;

- изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и нужно будет производить доработку этих форм, создаваемых программой.

В такой ситуации требуются более глубокие знания программы, позволяющие не только выполнять на ней текущую работу, но и производить доработку программы на изменения, обучение этому и есть обучение второго уровня. Следует, также, отметить, что обучение второго уровня в организациях, где в бухгалтерии работают несколько человек необходимо проходить не всем, а, как правило, лишь главному бухгалтеру - ведь только он принимает решения об изменениях в системе ведения бухучета и производит эти изменения.

Две составляющие удачной автоматизации [16]:

- качество. После этапов подготовки к автоматизации и Вас на руках есть постановка задачи, в которой перечислены все требующиеся именно Вам первичны документы, регистры иформы отчетности, которые должна делать программа и требования к ним. Так вот только при наличии всего этого работа может считаться выполненной.

- сроки. Все работы по настройке и обучению должны быть записаны в четкий календарный план, выполнение которого должно регулярно контролироваться. Такая жесткая временная привязка очень важна, поскольку при ее отсутствии на практике часто происходит то, что автоматизация-то как бы идет, вот только когда она кончится сказать невозможно, в результате бухгалтерия продолжает работать на бумаге, проходит один отчетный период за другим, а переход на программу все откладывается, несмотря на то что прошедший отчет уже планировалось составлять на компьютере и сейчас придется вводить в программу дополнительно информацию за предыдущие периоды, иначе отчет нарастающим итогом за год придется тоже делать на бумаге. Вот в чем состоит болезненность срыва сроков автоматизации.

2. Анализ деятельности объекта исследования

2.1 Краткая характеристика объекта исследования

Общество с ограниченной ответственностью «ИлимБратск деревообрабатывающий комбинат» зарегистрировано Администрацией г. Братска 05 ноября 2001 года, внесено в единый государственный реестр юридических лиц 25 декабря 2002 г. за основным государственным регистрационным номером 1023800845970. [19]

Наименование Общества:

а) Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Илим Братск деревообрабатывающий комбинат».

б) Сокращенное фирменное наименование Общества на русском языке: ООО «Илим Братск ДОК».

Место нахождения Общества: 665718, Иркутская область, г. Братск, промплощадка БЛПК. [19]

Целью деятельности Общества является извлечение прибыли.

Общество осуществляет следующие виды деятельности[19]:

- производство фанеры, ДВП;

- производство пиломатериалов, мебели;

- осуществление оптовой, розничной и других видов торговлипродукцией собственного производства и иными товарами;

- комплексная переработка древесины, в том числе переработка леса для получения продуктов лесохимии, целлюлозно-бумажной промышленности и производства изделий из них;

- создание и эксплуатация различных видов производства, связанных с комплексной переработкой древесины;

- механическая переработка древесины, включая лесозаготовки, производство пиломатериалов и производство изделий из них, в том числе товаров народного потребления;

- заготовка, переработка, реализация древесины, бумажной массы из древесины и картонных отходов, макулатуры, целлюлозы древесной, натронной или сульфатной, целлюлозы древесной из хвойных пород;

- экспорт и импорт целлюлозно-бумажной продукции и продукции деревообработки, технологий и иной интеллектуальной собственности, а также оборудования, связанного с комплексной переработкой древесины;

- разработка механизма рационального использования природных ресурсов и проведение работ по лесовосстановлению и охране окружающей среды;

- производство и переработка строительных изделий и материалов;

- обработка закупленных товаров и продукции с целью изменения и повышения их потребительских качеств, в том числе отбор, группировка, оригинальную упаковку и иные формы;

- сервисные и бытовые услуги населению;

- транспортные перевозки и транспортно-экспедиционное обслуживание;

- ремонтное, техническое и гарантийное обслуживание транспорта, создание и эксплуатацию автотранспортных хозяйств и автотранспортных стоянок;

- операции с недвижимостью (в том числе покупку, продажу, сдачу в аренду объектов недвижимости);

- создание развлекательных, спортивно-оздоровительных, медико-диагностических и лечебных комплексов;

- медицинское обслуживание населения;

- сдача в аренду и / или в субаренду имущества;

- осуществление работ и услуг, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну;

- обеспечение защиты государственной тайны.

Единственным Участником Общества является: Общество с ограниченной ответственностью «Илим ТимберИндастри», созданное по законодательству Российской Федерации, зарегистрированное 25 апреля 2008 г. Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы №15 по Санкт-Петербургу, ОГРН 1089847190542, ИНН 7838407799, расположенное по адресу: 199178, г. Санкт-Петербург, Малый проспект В.О., д. 54, кор. 2, пом. 4Н, лит. А1. [19]

Уставный капитал Общества определяет минимальный размер его имущества, гарантирующего интересы его кредиторов.

Уставный капитал Общества на момент принятия настоящей редакции Устава составляет 4 391 360,00 (четыре миллиона триста девяносто одна тысяча триста шестьдесят рублей) рублей. [19]

Размер и номинальная стоимость доли единственного Участника - Общества с ограниченной ответственностью «Илим ТимберИндастри» составляет 100% Уставного капитала номинальной стоимостью 4 391 360,00 (четыре миллиона триста девяносто одна тысяча триста шестьдесят рублей) рублей.

Вкладом в уставный капитал Общества могут быть деньги, ценные бумаги, другие вещи или имущественные права, либо иные права, имеющие денежную оценку. [19]

Часть прибыли Общества, предназначенная для распределения между его участниками, распределяется пропорционально их долям в уставном капитале Общества.

В Обществе создается резервный фонд в размере 5% уставного капитала.

Резервный фонд Общества формируется путем обязательных ежегодных отчислений неменее 5% от чистой прибыли до достижения размера 5% от уставного капитала Общества. [19]

Резервный фонд Общества предназначен для покрытия его убытков, а также для иных целей в случае отсутствия иных средств.

Организационная структура ООО «Илим Братск ДОК» представлена на рисунке 2 в Приложении А. [19]

Отдел бухгалтерии (далее отдел) является самостоятельным структурным подразделением в составе предприятия. [20]

Общее руководство отделом осуществляется Главным бухгалтером.

Задачи отдела[20]:

- организация учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

- осуществление контроля за сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, соблюдением строжайшего режима экономии и хозяйственного расчета.

Структура отдела

Структуру и штаты отдела бухгалтерии утверждает директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства. [20]

В состав отдела бухгалтерии входят подразделения (секторы, группы) учета основных средств и малоценного инвентаря, материалов, затрат на производство и калькулирование себестоимости, учета готовой продукции и ее реализации, расчетов с рабочими и служащими, финансово-расчетных операций, сводного учета и отчетности, финансового контроля и ревизии и др.

Функции отдела[20]:

- достоверная и рациональная организация бухгалтерского учета, отвечающего требованиям оперативного руководства предприятием, и строгое соблюдение установленного правила ведения учета;

составление отчетных калькуляций себестоимости продукции, балансов и бухгалтерской отчетности;

- осуществление мероприятий по совершенствованию калькулирования себестоимости отдельных видов продукции, по внедрению нормативного метода учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции;

- своевременное начисление и контроль своевременности перечислений государственных налогов, отчислений от прибылей и других платежей в Государственный бюджет, а также средств амортизационного фонда на финансирование затрат по капитальным вложениям и капитальному ремонту, своевременности погашения кредитов учреждений банков;

- обеспечение документального отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств, начислением и перечислением налогов, отчислений от прибыли и других платежей в государственный бюджет;

- осуществление (совместно с другими службами) экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности с целью выявления внутрихозяйственных резервов, ликвидации потерь и непроизводительных расходов;

- участие в разработке рациональной плановой и учетной документации, в методическом руководстве и организации работы по внедрению, совершенствованию и расширению сферы действия внутрихозяйственного расчета;

- применение утвержденных в установленном порядке типовых унифицированных форм первичной учетной документации, строгое соблюдение порядка оформления этой документации;

- обеспечение строгого соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, правильное расходование полученных в банках средств по назначению, соблюдение порядка выписки чеков и хранения чековых книжек;

- обеспечение хранения бухгалтерских документов и бухгалтерского архива в установленном порядке;

- осуществление контроля за:

1) правильным и своевременным оформлением приема и расходования сырья, материалов, топлива, готовых изделий, товаров и других ценностей, за своевременным предъявлением претензий к поставщикам:

2) своевременным взысканием дебиторской и погашением кредиторской задолженности;

3) правильным расходованием фонда оплаты труда, исчислением и выдачей всех видов премий, вознаграждений и пособий, соблюдением установленных штатов, должностных окладов, смет административно-хозяйственных и других расходов, а также соблюдением платежной и финансовой дисциплины;

4) обоснованным и законным списанием с бухгалтерского баланса недостач, потерь, дебиторской задолженности и других средств;

5) правильным и своевременным проведением и оформлением в установленном порядке переоценки товарно-материальных ценностей. [20]

Взаимодействия с другими структурными подразделениями

С отделом технического контроля

Получает: акты о браке с указанием виновных в образовании брака; заключения на принятые рекламации и расчет потерь в связи с ликвидацией обнаруженных недостатков. [20]

Представляет: сведения о результатах учета потерь от брака в цехах по бракоизвещениям и об отнесении сумм на виновных.

С отделами главного механика и главного энергетика

Получает: извещения о выполнении заказов; утвержденные в установленном порядке акты на списание оборудования и энергооборудования с баланса; утвержденные в установленном порядке акты на передачу или на продажу оборудования, акты на передачу оборудования из ремонта в эксплуатацию.

Представляет: информацию о затратах, произведенных на содержание и ремонт оборудования; информацию о наличии основных и оборотных средств в сопоставлении с нормативом. [20]

С отделом главного технолога

Представляет: сведения о фактическом расходе материалов на единицу изделий основного производства. [20]

С отделами материально-технического снабжения и внешней кооперации

Получает: ведомость на излишние материалы и неликвиды; инвентаризационные ведомости материальных ценностей; расчеты и другие данные для взыскания с поставщиков пени, штрафов и неустоек, а также заключения по претензиям, заявленным поставщиками; отчетные данные о движении материалов и изделий и об остатках их на конец каждого месяца. [20]

Представляет: счета для акцепта; сведения о материалах в пути; сведения о движении материалов и комплектующих изделий и реализации сверхнормативных остатков на начало месяца и квартала в стоимостной оценке; информацию о неоплаченных счетах с указанием причин; лимиты затрат на телефонные, телеграфные и командировочные расходы; отчетные данные о стоимости материалов, комплектующих изделий, израсходованных цехами и отделами завода.

С планово-экономическим отделом

Получает: годовые, квартальные и месячные планы производства в номенклатуре; планы производства продукции по номенклатуре и объему товарной продукции по цехам предприятия. [20]

Представляет: отчеты по выпуску продукции (по номенклатуре и в денежной оценке); материалы о состоянии незавершенного производства; другие данные, необходимые для анализа и планирования.

С отделом организации труда и заработной платы

Получает: смету использования фонда материального поощрения; утвержденные положения о премировании рабочих из фонда заработной платы, а также рабочих, специалистов и служащих из фонда материального поощрения.