Організація роботи та документне забезпечення районної Ради

Вступ

За роки незалежності в Україні відбувалися складні процеси формування правових, економічних і соціальних засад демократичного суспільства. Розбудова державності передбачає розвиток політичної системи, удосконалення державної участі в економіці, соціальне спрямування державної діяльності та розвиток духовної сфери, активізацію зовнішніх зв'язків.

Сильна та дієздатна влада є щонайпершою умовою успішних перетворень, без неї не можливо створити передумови економічного розвитку, становлення реальної демократії, оновлення високої культури та духовності.

Сучасний період розвитку цивілізації характеризується переходом від індустріального суспільства до суспільства інформаційного.

Інформаційне суспільство за визначенням окремих авторів (А. Гоффлер) - це нова соціальна парадигма, історично новий та особливий тип людської цивілізації, що йде на зміну сільськогосподарчій та індустріальній. Ті переваги, що все більше отримують розвинуті держави та регіони (США, Японія, Європа) за допомогою інформаційних технологій та комп'ютерних мереж ведуть до радикальних змін у економічних, політичних і соціальних відносинах, у сім'ї, побуті тощо, привносять до життя нові ціннісні орієнтири.

Об'єктивною основою перетворень стали величезні переваги, що дає розвиток інформаційної інфраструктури тим державам та регіонам, організаціям та особам, що мають та використовують: можливість стислої участі переробки великих масивів інформації, миттєвого комунікативного зв'язку з різними куточками світу, проектування складних систем та можливість їх керуванням і т. ін.

Інформація - основний об'єкт інформаційного суспільства, її роль сьогодні величезна. Відображаючи реальну дійсність, вона впливає на всі напрями суспільної та державної діяльності з появою нових інформаційних технологій, заснованих на впровадженні обчислювальної техніки, засобів зв'язку, систем телекомунікацій, інформація стає постійним та необхідним атрибутом суспільних відносин.

Інформаційні ресурси стають сьогодні вряд з іншими найважливішими ресурсами - природними, трудовими, фінансовими тощо. Сформований світовий інформаційний простір.

Інформаційна сфера (середовище) - це сфера діяльності, що пов'язана з утворенням, розповсюдженням, переробкою і споживанням інформації.

Комп'ютеризація з використанням найновітніших світових досягнень, розвиток сучасних засобів зв'язку та ліквідація інформаційної ізольованості від іншого світу - необхідні умови перетворень, що відповідають темпам розвитку глобальної економіки.

Сьогодні ці передбачення мають статус визнаних геополітичних реалій. Останнім доказом є Хартія про глобальне інформаційне суспільство, що була підписана 22 червня 2000 року керівниками восьми наймогутніших держав світу під час зустрічі на Окінаві (Японія).

Інформаційна та комунікаційна технологія (ІТ) - підкреслюється в цьому документі - є однією з найвпливовіших та наймогутніших сил, що визначають контури ХХІ століття. Її революційний вплив стосується побутового життя, освіти, праці, а також способів взаємозв'язку урядів та громадського суспільства.

В основі виробництва, розповсюдження перетворення і використання (споживання) інформації лежать інформаційні процеси - утворення, збору, накопичення, обробки, зберігання, пошуку, отримання, розповсюдження і споживання інформації державою та суспільством, окремими особами, а також процеси утворення та застосування інформаційних систем, інформаційних технологій та засобів їх забезпечення, засобів та механізмів інформаційної безпеки. Суспільні відношення, що підлягають правовому регулюванню та захисту, виникають за умов виконання як раз цих процесів. Такі суспільні відносини є інформаційними відносинами, а діяльність щодо здійснення інформаційних процесів - інформаційною діяльністю [24, 10].

Кінцевий результат управлінської діяльності як органів державного управління, так і окремих підприємств залежить від значної кількості чинників. Не останнє місце серед них посідає діловодство, яке дає змогу забезпечити оперативність і гнучкість у прийнятті рішень. Діловодство координує всі етапи роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення. З документами пов'язана діяльність усіх працівників апарату управління - від технічних виконавців до керівників підрозділів. Одні з них створюють документи, інші забезпечують їх оформлення й передавання в архів, використовують ці документи й на їх основі ухвалюють управлінські рішення.

З кожним документом в апараті управління підприємства (організації) проводиться велика робота щодо складання, вичитування, обліку (реєстрації), сортування, зберігання, пошуку, переробки інформації, що зберігається в них, копіювання, переносу відомостей, транспортування документа в середині й поза апаратом управління організацією [16, 3].

Тема дипломної роботи “Організація роботи та документне забезпечення районної Ради” є актуальною і цікавою.

Актуальність теми обумовлена особливим значенням інформації в розвитку сучасного суспільства. Нині інформація стає не лише передумовою здійснення виробничого процесу, а й перетворюється на його важливий ресурс, який визначає розвиток інших матеріальних чинників і загальну динаміку та спрямованість суспільного розвитку.

Виробництво та передача інформації стає самостійною сферою діяльності, яка залучає все більшу частину зайнятих порівняно з традиційними сферами. Крім того, такі матеріальні чинники, як земля, засоби виробництва, дешева і малокваліфікована робоча сила все більше перестають виступати засобом забезпечення конкурентних переваг. Останнє значною мірою визначається володінням сучасними інформаційними ресурсами та здатністю до інновацій, змін у продуктах та послугах, технологіях, засобах виробництва, формах організації процесу праці та виробництва.

Ступінь розробленості. Необхідність усвідомлення сучасних складних процесів, що відбуваються під впливом зростання значення інформації в сучасних господарських процесах, зумовила гострий інтерес до проблем у наукових дослідженнях. Ще з 60-х років ХХ ст. на Заході з'являються концепції постіндустріального, інформаційного суспільства. (Д. Белл, Р. Арон, З. Бжезинський, Ф. Махлуп та ін.). Технічні аспекти інформаційні розробили Н. Вінер, К. Шенонн, А. Урсул.

У сучасних економічних дослідженнях увага зосереджується на питаннях сутності та ролі інформаційних ресурсів в виробничому процесі, впливу інформації на всю систему економічних відносин.

Складність та багатоаспектність проблем інформації та тих змін, що несе в собі інформація, зумовлюють необхідність і важливість глибшого теоретичного дослідження та вивчення сучасної практики накопичення, обробки, пакетування та розповсюдження інформації. [19, 123]

Метою роботи є дослідження організації роботи міської ради - органу державної влади, та документне забезпечення діяльності цього органу.

Тоді об'єктом роботи є документне забезпечення, а предметом орган місцевої влади - Корецька міська Рада.

Щоб досягти мети, треба виконати завдання дослідження:

- визначити сутність документаційно-інформаційного забезпечення установи;

- з'ясувати стан цієї діяльності на прикладі роботи Корецької міської Ради;

- в ході дослідження виявити особливості документотворення та документообігу в органах державної влади, зокрема у Корецькій міській Раді;

- проаналізувати ділову документацію, що регламентує діяльність Корецької міської Ради;

- дати аналіз традиційних та нових форм організації діловодства;

- провести дослідження рівня та основних тенденцій розвитку інформаційно-документного забезпечення, зокрема у Корецькій міській Раді;

- розробити пропозиції щодо сприяння подальшому розвитку інформаційної діяльності в Україні та зокрема у Корецькій Міській Раді;

- розробити пропозиції, щодо вдосконалення організації та документного забезпечення Корецької міської Ради.

Виходячи з поставлених завдань у процесі наукового дослідження використовувалися такі методи: методи аналізу та синтезу, абстрагування, порівняльний аналіз.

Структура роботи відображає логіку дослідження, що підпорядкована його меті. Робота складається з вступу, двох розділів, висновків, списку використаної в дослідженні літератури та додатків.

Розділ 1. Вузлові аспекти організації діяльності органу місцевої влади та можливості їх документного забезпечення

1.1 Загальні підходи до організації функціонування владних структур

Відповідно до законодавства місцеве самоврядування в Україні - це гарантоване державою право та реальна здатність територіальної громади - жителів села чи добровільного об'єднання у сільську громаду жителів кількох сіл, селища, міста - самостійно або під відповідальність органів та посадових осіб місцевого самоврядування вирішувати питання місцевого значення у межах Конституції і законів України.

При цьому під територіальною громадою розуміють жителів які об'єднані постійним проживанням у межах села, селища, міста, що є самостійними адміністративно-територіальними одиницями, або добровільне об'єднання жителів кількох сіл, що мають єдиний адміністративний центр. Органи місцевого самоврядування - це структурно-організовані колективи службовців або одного службовця, що наділяються владою у системі місцевого самоврядування для реалізації владних рішень, а посадові особи місцевого самоврядування - особи, які працюють в органах місцевого самоврядування, мають відповідні посадові повноваження у здійсненні організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій і отримують заробітну плату за рахунок місцевого бюджету.

Місцеве самоврядування здійснюється територіальними громадами сіл, селищ, міст як безпосередньо (наприклад, шляхом місцевого референдуму, загальних зборів), так і через сільські селищні, міські ради та їх виконавчі органи, а також через районні та обласні ради, які представляють спільні інтереси територіальних громад сіл, селищ, міст.

Громадяни України реалізують своє право на участь у місцевому самоврядуванні за належністю до відповідних територій них громад. Будь-які обмеження права громадян України участь у місцевому самоврядуванні залежно від їх раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, строку проживання на відповідній території, за мовними чи іншими ознаками забороняються.

Сільські, селищні, міські ради є органами місцевого самоврядування, що представляють від їх імені та в їх інтересах функції і повноваження місцевого самоврядування, визначені Конституцією України та іншими законами. Тобто сільські, селищні, міські ради є представницькими органами місцевого самоврядування, під останнім розуміють виборний орган (раду), який складається з депутатів і відповідно до закону наділяється правом представляти інтереси територіальної громади та приймати від її імені рішення.

Виконавчими органами сільських, селищних, міських, районних у містах (у разі їх створення) рад є їх виконавчі комітети, відділи, правління та інші створювані радами виконавчі органи. Загалом під виконавчим органом ради мають на увазі органи, які відповідно до Конституції України та законодавства про місцеве самоврядування, створюються сільськими, селищними, міськими, районними у містах (у разі їх створення) радами для здійснення виконавчих функцій і повноважень місцевого самоврядування у межах, визначених згаданим законодавством. Виконавчі органи сільських, селищних, міських, районних у містах рад підконтрольні та підзвітні відповідним радам, а з питань здійснення делегованих їм повноважень органів виконавчої влади - також підконтрольні відповідним органам виконавчої влади.

Органи місцевого самоврядування є юридичними особами і наділяються Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими законами власними повноваженнями, у межах яких діють самостійно і несуть відповідальність за свою діяльність відповідно до закону. Органам місцевого самоврядування чинним законодавством можуть надаватися окремі повноваження органів виконавчої влади, у здійсненні яких вони підконтрольні відповідним органам виконавчої влади [18, 169].

Повноваження виконавчих органів сільських, селищних, міських рад диференціюються на власні (самоврядні) і делеговані та мають місце:

1) у сфері соціально-економічного і культурного розвитку, планування та обліку. Це, зокрема: а) підготовка програм соціально-економічного та культурного розвитку сіл, селищ, міст, цільових програм з інших питань самоврядування, подання їх на затвердження ради, організація їх виконання; подання раді звітів про хід і результати виконання цих програм; б) забезпечення збалансованого економічного та соціального розвитку відповідної території, ефективного використання природних, трудових і фінансових ресурсів; в) забезпечення складання балансів фінансових, трудових ресурсів, грошових доходів і видатків, необхідних для управління соціально-економічним і культурним розвитком відповідної території, а також визначення потреби у місцевих будівельних матеріалах, паливі; г) розгляд проектів планів підприємств і організацій, які належать до комунальної власності відповідних територіальних громад, внесення до них зауважень та пропозицій, здійснення контролю за їх виконанням; д) попередній розгляд планів використання природних ресурсів місцевого значення на відповідній території, пропозицій щодо розміщення, спеціалізації та розвитку підприємств та організацій незалежно від форм власності, внесення у разі потреби до відповідних органів виконавчої влади пропозицій з цих питань тощо;

2) у галузі бюджету, фінансів і цін, а саме: а) складання проекту місцевого бюджету, подання його на затвердження відповідної ради, забезпечення виконання бюджету; щоквартальне подання раді письмових звітів про хід і результати виконання бюджету; підготовка і подання відповідно до районних, обласних рад необхідних фінансових показників і пропозицій щодо складання проектів районних і обласних бюджетів; б) встановлення у порядку і межах, визначених законодавством, тарифів щодо оплати побутових, комунальних, транспортних та інших послуг, які надаються підприємствами та організаціями комунальної власності відповідної територіальної громади; погодження у встановленому порядку цих питань з підприємствами, установами та організаціями, які не належать до комунальної власності; в) встановлення за узгодженим рішенням відповідних рад порядку використання коштів та іншого майна, що перебувають у спільній власності територіальних громад; г) здійснення у встановленому порядку фінансування видатків з місцевого бюджету; д) залучення на договірних засадах коштів підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, розташованих на відповідній території, та коштів населення, а також бюджетних коштів на будівництво, розширення, ремонт і утримання на пайових засадах об'єктів соціальної і виробничої інфраструктури та на заходи щодо охорони довкілля тощо;

щодо управління комунальною власністю, тобто: а) управління у межах, визначених радою, майном, що належить до комунальної власності відповідних територіальних громад; б) встановлення порядку та здійснення контролю за використанням прибутків підприємств, установ та організацій комунальної власності відповідних територіальних громад; в) заслуховування звітів про роботу керівників підприємств, установ та організацій комунальної власності відповідних територіальних громад; г) підготовка і внесення на розгляд ради пропозицій щодо порядку та умов відчуження комунального майна, проектів місцевих програм приватизації та переліку об'єктів комунальної власності, які не підлягають приватизації; організація виконання цих програм; подання раді письмових звітів про хід та результати відчуження комунального майна і т.д.;

у галузі житлово-комунального господарства, побутового, торговельного обслуговування, громадського харчування, транспорту і зв'язку, а саме: а) управління об'єктами житлово-комунального господарства, побутового, торговельного обслуговування, транспорту і зв'язку, що перебувають у комунальній власності відповідних територіальних громад, забезпечення їх належного утримання та ефективної експлуатації, необхідного рівня та якості послуг населенню; б) облік громадян, які відповідно до законодавства потребують поліпшення житлових умов; розподіл та надання відповідно до законодавства житла, що належить до комунальної власності; розв'язання питань щодо використання нежилих приміщень, будинків і споруд, які належать до комунальної власності; в) сприяння розширенню житлового будівництва, подання громадянам, які мають потребу в житлі, допомоги в будівництві житла, в отриманні кредитів, у тому числі пільгових, та і/ субсидій для будівництва чи придбання житла; подання допомоги власникам квартир (будинків) в їх обслуговуванні та ремонті; сприяння створенню об'єднань співвласників багатоквартирних будинків, реєстрація таких об'єднань; г) реєстрація житлово-будівельних і гаражних кооперативів; прийняття рішень про організацію стоянок автомобільного транспорту, здійснення контролю за їх діяльністю відповідно до закону і т.д.;

5) у галузі будівництва це, зокрема: а) організація за рахунок власних коштів і на пайових засадах будівництва, реконструкції і ремонту об'єктів комунального господарства та соціально-культурного призначення, жилих будинків, а також шляхів місцевого значення; б) виконання або делегування на конкурсній основі генеральній будівельній організації (підрядній організації) функцій замовника на будівництво, реконструкцію і ремонт житла, інших об'єктів соціальної та виробничої інфраструктури комунальної власності; в) розгляд і внесення до відповідних органів виконавчої влади пропозицій до планів і програм будівництва та реконструкції об'єктів на відповідній території тощо;

6) у сфері освіти, охорони здоров'я, культури, фізкультури і спорту, а саме: а) управління закладами освіти, охорони здоров'я, культури, фізкультури і спорту, оздоровчими закладами, які належать територіальним громадам або передані їм, молодіжними підлітковими закладами за місцем проживання, організація їх матеріально-технічного та фінансового забезпечення; б) забезпечення здобуття неповнолітніми повної загальної середньої освіти; створення необхідних умов для виховання дітей, молоді, розвитку їх здібностей, трудового навчання, професійної орієнтації, продуктивної праці учнів; сприяння діяльності дошкільних та позашкільних навчально-виховних закладів, дитячих, молодіжних та науково-просвітницьких організацій; в) створення при загальноосвітніх навчальних закладах комунальної власності фонду загальнообов'язкового навчання за рахунок коштів місцевого бюджету, залучених з цією метою на договірних засадах коштів підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, а також коштів населення, інших джерел; контроль за використанням коштів цього фонду за призначенням тощо.

Крім того повноваження виконавчих органів сільських, селищних, міських рад поширюються:

у сфері регулювання земельних відносин та охорони навколишнього природного середовища;

у сфері соціального захисту населення;

в галузі зовнішньоекономічної діяльності;

в галузі оборонної роботи;

щодо вирішення питань адміністративно-територіального устрою;

щодо забезпечення законності, правопорядку, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян;

щодо відзначення державними нагородами, відзнаками Президента України та присвоєння почесних звань України та ін.

Питання організації управління районами у містах належать до компетенції міських рад. Районні у містах ради (у разі їх створення) та їх виконавчі органи відповідно до Конституції та законів України здійснюють управління рухомим і нерухомим майном та іншими об'єктами, що належать до комунальної власності територіальних громад районів у містах, формують, затверджують, виконують відповідні бюджети та контролюють їх виконання, а також здійснюють інші повноваження, передбачені законодавством України, в обсягах і межах, що визначаються міськими радами [18, 174].

Нормативна база - законодавчі акти, положення, інструкції, методичні посібники - основа основ організації діловодства та архівної справи на підприємствах, в установах та організаціях усіх форм власності.

Нині в Україні єдиним законодавчим актом, що регулює відносини, пов'язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та основні питання архівної справи, є Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”. Вперше цей закон було прийнято 24 грудня 1993 р. Нову нині чинну редакцію Закону про НАФ було прийнято 13 грудня 2001р. Закон про НАФ нині є єдиним законодавчим актом, у якому зафіксовано норми організації діловодства України. Проте архівний закон не охоплює всіх положень, необхідних для регулювання діловодства, тому нагальним питанням є підготовка спеціального закону, що нині має умовну назву “Про діловодство”.

В Україні також прийнято низку законодавчих актів, які безпосередньо не стосуються організації діловодства, однак значною мірою впливають на його технологію. Передусім це Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” та Закон України “Про електронний цифровий підпис”, що набули чинності з 1 січня 2004р.

1.2 Поняття про документне забезпечення діяльності органу місцевої влади

Соціально-економічні зрушення в усіх сферах суспільної діяльності, створення нормативної бази, що забезпечує функціонування державного апарату, впровадження нових інформаційних технологій спричиняють зміни форм та методів діяльності діловодних служб органів державної влади та управління.

Діловодство районних державних адміністрацій є важливою ланкою галузі "Органи виконавчої влади".

По-перше, це установи із значним інформаційним потенціалом, найбільшим у межах району документообігом від 2,0 до 2,5 тис. документів на рік. По-друге, документи, що відкладаються в їх діяльності, є важливою багатоаспектною складовою частиною джерельної бази державних архівів.

Райдержадміністрація - чи не єдина установа районного масштабу, яка має у своїй структурі досить потужні служби документаційного забезпечення [13, 16].

1.2.1 Загальні вимоги щодо документного забезпечення

В соціально-економічних системах, до яких структурно входять різноманітні об'єкти управління різних рівнів, регулярно збільшуються обсяги інформації, яка використовується в процесах управління. Ця інформація дискретна й переважно збирається та обробляється за допомогою інформаційної та електронної обчислювальної техніки.

Отож, інформаційна система - це сукупність різноманітних взаємопов'язаних усебічних відомостей про стан об'єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках і інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на керовану.

Для розв'язання проблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційне забезпечення.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію тут слід розглядати як певну сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відношення та ін. Ці відомості систематизовані і перетворені у придатну для використання форму, відіграють в управлінні надзвичайно важливу роль.

Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів розміщення і форм існування, інформації, яка використовується в інформаційній системі, під час її функціонування на об'єкті управління (ГОСТ 34.003-90 “АС Термины и определения”).

Основні вимоги до інформаційного забезпечення (ГОСТ 24.104-85 “Автоматизированные системы управления. Общие требования”). Такі:

§ Інформаційне забезпечення має бути достатнім для використання всіх функцій інформаційної системи, які автоматизуються;

§ Для кодування інформації, що використовується як на об'єкті управління, так і на вищому рівні, необхідно використовувати погоджені класифікатори, які в них є;

§ Інформаційне забезпечення даної інформаційної системи має бути поєднане з інформаційним забезпеченням інших систем з якими воно взаємодіє;

§ Форми документів і відеокадрів, які вводяться системою, мають відповідати вимогам стандартів, технічним характеристикам терміналів, а також погодженні з замовником;

§ Сукупність інформаційних масивів організується у вигляді бази даних на машинних носіях;

§ Інші вимоги.

Класифікувати інформаційні системи можна за різними ознаками:

§ За рівнем або сферою діяльності - державні, територіальні або регіональні; міжгалузеві, галузеві або відомчі; об'єднань або фірм підприємств або установ; технологічних процесів тощо;

§ За рівнем автоматизації процесів управління - автоматизованого збирання й обробки інформації, інформаційно-пошукові; інформаційно-довідкові; об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту (керівників і фахівців); системи забезпечення і прийняття рішень або підтримки прийняття рішень; інтелектуальні системи;

§ За ступенем централізації обробки інформації - централізовані, децентралізовані та зміщені інформаційні системи колективного використання;

§ За ступенем інтеграції функцій - багаторівневі з інтеграцією за рівнями управління (підприємство, об'єднання - галузь і т. ін.), багаторівневі з інтеграцією за рівнями планування; одно рівневі інформаційні системи.

Інформаційна система, що характеризує внутрішній стан і процеси, які відбуваються на об'єкті управління та його зовнішнє середовище, а також є моделлю цього об'єкта - це система автоматизованого збирання й обробки інформації. Вона є основою для організації системи об'єктивного інформаційного забезпечення організації [35, 23].

Визначення поняття “інформаційне забезпечення”, наведені в різних наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об'єкт, засоби здійснення процесуально-діяльнісної та інформаційно-ресурсної складової.

Інформаційне забезпечення - сукупність процесів з підготовки і надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших завдань у відповідності з етапами, їх розв'язання.

Інформаційне забезпечення - комплекс методів, засобів документаційного, фотографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення інформаційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінських задач.

Інформаційне забезпечення управління - це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі із використанням комп'ютерних інформаційних систем) з метою аналізу, одержаних результатів для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління [22, 9].

1.2.2 Види ділових документів органів державної влади

Якщо театр починається з вішалки, то управління підприємством, установи, організації - з ефективного опрацювання інформації [10, 27].

Для юриста документ - засіб доказу для історика, першоджерело для працівника управління - засіб фіксації, передавання інформації. Документи, як основний вид ділової мови, носії інформації, є засобом засвідчення, доведення певних фактів, отже є основою для прийняття рішень, узагальнень, для доказів, тобто мають велике правове значення. Документи мають бути правильно складені за формою (формуляр документа - образ, вид, форма) і за змістом, з дотриманням відповідних кожному реквізитів - сукупності формальних елементів у складі документа, відсутність яких прибавляє документ юридичної сили.

Отже, документ є носієм об'єктивної, достовірної інформації, матеріальним об'єктом з інформацією, закріпленою вигаданим людиною способом для передавання її в часі і просторі, і має, згідно з чинним законодавством, юридичну силу.

Ділові документи класифікуються за змістом, способом фіксації та виготовлення.

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД). Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності і призначена для оформлення процесів організації управління правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих їм організацій та установ. Нормативні акти регламентують порядок створення, оформлення й використання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення, розпорядження, статути, укази, ухвали.

ОРД створюються й установами, організаціями, підприємствами різних типів - відомствами, об'єднаннями, кооперативами, фірмами, комбінатами для закріплення функцій, обов'язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути). В окремих документах визначаються права та обов'язки організації у сфері планування, фінансів, господарсько-розрахункової діяльності, капітального будівництва.

Державні і приватні, спільні підприємства, установи в повсякденній діяльності керуються законами (актами) органів державної влади. Проте кожна група таких закладів чи установ має свої інструкції, положення, правила, статути, тощо.

До організаційно-розпорядчих належать також документи, які містять вимоги внести зміни й доповнення до раніше виданих і вже чинних наказів, розпорядження тощо. Це викликано певними об'єктивним обставинами, що з'явилися в процесі становлення й утвердження демократичних правових норм у державі. З цієї ж причини приймають рішення й видають накази на різних рівнях щодо визнання деяких організаційно-розпорядчих документів такими, що втратили чинність[26, 11].

Різноманітна за видами та за обсягом довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, факси. Частину цих документів зобов'язаний уміти складати кожен громадянин, незалежно від посади, яку обіймає. Це доповідні та пояснювальні записки, запрошення, деякі службові листи, звіти (про виконану роботу, про використання раніше наміченого плану про відрядження), списки, тести телеграм, плани роботи тощо.

Більшість правових документів є вихідними і містять інформацію про фактичний стан справ. Вони служать основою для прийняття розпорядчих документів, зміст інформації в них має допоміжний характер - вони спонукають до дії (запрошення, деякі види службових листів, записки, телеграми), чи можуть бути доведені до відома і не потребують дії - відповіді. Частина з них забезпечує процес взаємовідносин підприємств, організацій, а також організацій і громадян [26, 50].

Документація з кадрових питань / документація по особовому складу - документи цієї групи мають інформаційний характер про особовий склад підприємства, установи організації, й ведуться відповідним працівником канцелярії (управління) з моменту вступу громадянина на роботу. Це - заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки [26, 127].

Особисті, офіційні документи - службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника установи, підприємства, організації. До них належать: автобіографії, доручення, заповіти, заяви, посвідчення, пропозиції , рапорти, розписки, скарги. Вони виконуються в одному примірнику адресатом від руки [26, 140].

Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами, призначення яких забезпечувати:

§ Повну схоронність грошових коштів та інших цінностей;

§ Точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

§ Своєчасне відображення виробничих операцій;

§ Запобігання фінансових порушень і зловживань;

§ Можливість документального обґрунтування відповідальності службових/посадових осіб;

§ Складання бухгалтерської та іншої звітності;

§ Право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах;

Фінансово-розрахункова та облікова документація має високий рівень стандартизації. До неї належать: акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом - договори на постановку, купівлю-продаж, позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов'язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка [26, 157].

У новітньому штатному розкладі райдержадміністрації є такі підрозділи, як загальний відділ, відділ контролю, державний реєстратор. Особливістю діловодства в аспекті реєстрації документів є той фактор, що вона здійснюється (чи не єдиною установою в районі) за змішаною системою: централізовано - всі документи, крім заяв, скарг та пропозицій, які реєструються у відділі контролю. В основному, характерна карткова форма реєстрації документів. Що ж до заяв, пропозицій, скарг громадян, то вона знову ж таки - журнальна.

Тут чітко простежуються такі групи документів: перша група - це документи для задоволення потреб органів виконавчої влади і управління, тобто для прийняття управлінських рішень; друга група - це документи про діяльність самої виконавчої влади, які характеризуються на сьогодні значним збільшенням обсягу інформаційно-аналітичних документів, третя група - це передусім документи особового характеру - заяви, скарги, пропозиції громадян.

В документах райдержадміністрацій містяться конкретні види інформації: статистична, адміністративна, інформація про діяльність самого органу виконавчої влади - райдержадміністрації, інформація про особу, довідково-аналітична, соціологічна інформація.

За способом вміщення інформації види документів визначаються як первинні (ті, що містять вихідну інформацію) та вторинні (що є результатом аналітико-синтетичної та іншої переробки інформації). За видом носіїв інформації виділяються документи на паперовим носіях та електронні.

Вдосконалення нормативно-правової бази райдержадміністрацій, зміни у функціях їх діяльності, викликаних, насамперед, Законом України "Про місцеве самоврядування" безперечно, відбилися на документуванні.

Якщо порівняти різновиди документів колишніх органів виконавчої влади в районі тобто райвиконкомів, з документами райдержадміністрацій, то вимальовується:

різке скорочення протокольної документації, оскільки відсутній виконком, а таким чином, і протоколи засідань. Відповідно відсутній такий вид документів, як матеріали протоколів;

зростання обсягу такого виду розпорядчої документації, як розпорядження глави райдержадміністрації.

Останнім часом в органах виконавчої влади та управління, в тому числі в райдержадміністраціях, збільшився масив документів, що виконуються у порядку контролю за виконанням Законів України, Указів і доручень Президента України та Уряду, протокольних доручень різних відомчих та міжвідомчих комісій, що призвело до наповнення такого розділу номенклатури справ, як "Відділ контролю".

Згідно з Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", сільським та селищним радам делеговані повноваження органів виконавчої влади. У зв'язку з цим райдержадміністрації контролюють тільки здійснення делегованих повноважень, що призвело до звуження такого виду документів, як довідково-інформаційні (доповідні записки, довідки про результати перевірок). Водночас у відділі організаційної роботи збільшився обсяг аналітичної документації (огляди, інформаційно-аналітичні довідки, листи).

Зміни, які відбулися останнім часом в структурі райдержадміністрації, звичайно, відбилися на процесах документування управлінської діяльності і призвели до змін у діловодстві. Наприклад, збільшення обсягу інформаційно-аналітичних документів обумовлюється функціонуванням відділу внутрішньої політики. Одночасно зменшилося наповнення номенклатури справ правовою документацією, що обумовлюється організацією самостійних районних управлінь юстиції [13, 19].

Суттєва відмінність діловодства райдержадміністрацій від інших установ районної та сільської ланки, що є джерелами комплектування архівних відділів, - це більш активне, ніж у інших, впровадження електронного діловодства, що вимагає методичного забезпечення як з боку діловодних служб, так і з боку відділів інформаційно-комп'ютерного забезпечення облдержадміністрацій та державних архівних установ, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

Виконання зазначеного правового документа є складовою частиною "Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів", затвердженої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р.[13, 16].

1.3 Традиційні та новітні форми організації діловодства

Будь-який орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багатогранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з документами є діловодство.

У літературі діловодство поділяється на теоретичне і практичне. Теоретичне - це наука, що викладає правила складення ділових паперів, актів і самих справ, практичне діловодство - це загальний порядок виробництва справ у службових місцях згідно зі встановленими формами і за встановленими зразками ділових документів.

Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами [21, 344].

Необхідність здійснення належного діловодства та його вдосконалення зумовлені такими чинниками:

ускладнення функцій державного управління підвищує вимоги до складання документів, їх оформлення та обробки;

раціоналізація роботи з документами - важливий напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань;

забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами [12, 281].

Виділяють такі аспекти діловодства.

По-перше, це юридичний аспект - забезпечення законності та дисципліни у сфері діловодства, необхідності офіційного закріплення вимог, що пред'являються до документів відповідними нормативно-правовими актами, і безумовного їх дотримання.

По-друге, організаційний аспект, який виявляється у налагодженні різноманітних і досить складних відносин організаційного характеру, що виникають між органами державної влади, підприємствами, організаціями щодо створення документів, їх руху, обробки.

По-третє, економічний аспект діловодства пов'язаний з економічною доцільністю, оптимальністю його здійснення [12, 282].

Особливе значення має діловодство у здійсненні дійового контролю за виконанням управлінських рішень, адже перевірка виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи чи організації. Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дозволяє виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі органу державної влади системності та оперативності.

У діловодстві базовим поняттям є «документ» (від латинського слова - свідоцтво, доказ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носій - це матеріальний об'єкт (результат технічних досягнень епохи), що використовується для закріплення та збереження на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, у тому числі у переробленому вигляді. У наш час найбільш розповсюдженим носієм документної інформації є папір, одночасно широко використовуються й нові носії - магнітні, що дозволяють використовувати для документування обчислювальну техніку [23, 53].

Управлінський процес передбачає отримання, обробку інформації та прийняття управлінських рішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах. Документальне відображення інформації є невід'ємним елементом управління, тобто, управління неможливе без його документування.

Документування - це регламентований процес запису інформації на різноманітних носіях за встановленими правилами, що забезпечує її юридичну силу, та спрямований на збереження всієї документації, що стосується основних напрямів і процедур роботи органу державної влади та прийнятих рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.

Документування, яке займає чільне місце у процесі здійснення управлінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Б. Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов'язків [14, 63].

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, що надає юридичну силу створюваним документам. Юридична сила - властивість офіційного документа, надана йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і встановленим порядком його оформлення [23, 54].

Кожен документ є часткою системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як її елемент.

Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери дії, єдиних вимог до їх оформлення. Управлінські документи, які є частиною офіційних документів, забезпечують керованість об'єктів управління.

Зазначені документи утворюють такі види документації [23, 55]:

організаційно-правова;

планова;

розпорядча;

інформаційно-довідкова і довідково-аналітична;

звітна;

договірна;

документація із забезпечення кадрами (з особового складу);

документація із забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);

документація із матеріально-технічного забезпечення;

- документація із документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установи;

-документація, що відображає основну діяльність установи. Документи, що складають єдиний вид документації, характеризуються єдністю цільового призначення і у комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності [23, 55].

1.3.1 Основні організаційні форми роботи з документами

У практиці роботи з документами склалися кілька організаційних форм діловодства (форм роботи з документами):

централізована;

децентралізована;

змішана.

Централізована форма організації діловодства передбачає, що на підприємстві, в організації, установ (далі-установа) функціонує спеціалізована служба діловодства (канцелярія, відділ документаційного забезпечення управління, загальний відділ, відділ управління справами, секретаріат тощо) і всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання зосереджені переважно в службі діловодства. За централізованої форми організації діловодства структурні підрозділи установи не залучені до технічних операцій з документами, а здійснюють з ними виключно творчу роботу: розглядають, вивчають, аналізують, складають нові документи на підставі наявних.

У структурних підрозділах зберігаються лише робочі документи співробітників, у тому числі копії вже завершених діловодством документів, які виконавці можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для них способом. Адже вся цінна інформація і документація зберігається централізовано в службі діловодства.

З погляду організації діловодства централізована форма роботи з документами є найефективнішою, оскільки забезпечує повний цикл обробки документів в одному підрозділі - службі діловодства. Це дає можливість найбільш раціонально використовувати комп'ютерну та оргтехніку, позбавляє структурні підрозділи необхідності формувати і зберігати справи, забезпечує збереженість документів. Більш кваліфіковано здійснюється експертиза цінності документів, значно спрощується процес передавання документів на зберігання до архівного підрозділу (архіву) установи, оскільки служба діловодства фактично не залучає до цього процесу інші структурні підрозділи.

За централізованої форми організації діловодства структурним підрозділам практично не потрібні секретарі, які виконуватимуть діловодні функції, оскільки документообіг у них зазвичай має незначний обсяг. Однак, при цьому служба діловодства має бути повноцінним, забезпеченим сучасним технічним обладнанням структурним підрозділом з достатньою чисельністю й кваліфікованого персоналу. На практиці централізована форма організації діловодства застосовується в установах із незначним і середнім обсягом документообігу - до 40-60 тисяч документів на рік. В установах із великим обсягом документообігу, які мають складну структуру або територіально роз'єднані структурні підрозділи, централізована форма діловодства застосовується рідко, оскільки потребує значних фінансових витрат та організаційних заходів.

Децентралізована форма організації діловодства, як свідчить вже її назва, є повною протилежністю централізованій. За децентралізованої форми кожний структурний підрозділ самостійно організовує діловодство, виконує весь комплекс технічних операцій з обробки документів, включаючи приймання, реєстрацію, відправку документів, а також формування, зберігання справ тощо. У разі застосування такої форми діловодства в кожному структурному підрозділі має бути секретар або особа, яка відповідає за роботу з документами. Якщо такої особи немає, діловодні функції покладаються на спеціалістів структурних підрозділів, що спричиняє необґрунтовані витрати часу на виконання невластивих для них операцій.

У разі децентралізованої форми організації діловодства ускладнюються пошук документів, контроль за їх виконанням, довідкова робота, недостатньо забезпечується збереженість документів. Адже документація установи не є єдиною системою. Така форма організації роботи з документами виправдовує себе тільки за наявності територіально роз'єднаних структурних підрозділів. Вона також може бути зумовлена специфікою діяльності установи (наприклад, робота з документацією обмеженого доступу). Разом з тим нині існує чимало установ, в яких діловодство здійснюється стихійно, встановлено систему, подібну до децентралізованої форми. У багатьох сучасних компаніях, фірмах діловодство децентралізовано настільки, що навіть такі технічні операції, як вкладення вихідних документів у конверти і написання адрес кореспондентів на них, виконують спеціалісти структурних підрозділів. У таких установах, як правило, немає не лише служби діловодства, а й працівника, на якого покладалося б виконання технічних операцій з обробки документів.