Размещено на http://www.allbest.ru/

ВСТУП

Діловодство - це галузь ведення службових і ділових документів. Полягає в документуванні відповідної діяльності та документообігу, тобто русі документів всередині установи. Має переважно службовий характер. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб'єктів господарської діяльності.

Недостатня вивченість проблем діловодства у закладах освіти значно знижує ефективність управлінської діяльності, сповільнюючи тим самим процеси модернізації освіти, підвищення його якості. Це обумовлює тему дипломної роботи: «Організація діяльності служби діловодства дитячої юнацької школи №2».

Об'єктивна необхідність проведеного дослідження викликана значним збільшенням обсягу документної інформації, що циркулює в суспільстві, в тому числі і в загальноосвітніх закладах, і недостатньо налагодженою системою роботи з нею.

Ефективне діловодство освітнього закладу надасть оперативну можливість зацікавленим особам отримати необхідну інформацію про систему освіти: порядок і умови здачі єдиного державного іспиту, зміст програм підготовки, відповідають певному рівню освіти, умовах його досягнення учням і т.п.

Мета дослідження - вивчити організацію діловодства в дитячий юнацькій спортивній школі і визначити методи вдосконалення системи діловодства.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:

- Розглянути основні поняття документаційного забезпечення управління.

- Розглянути законодавче та нормативно-правове регулювання діловодства.

- Вивчити організаційно-розпорядчі документи, їх складання та оформлення.

- Визначити завдання, функції та структуру ДЮСШ № 2.

- Проаналізувати ведення документації загальноосвітнього закладу.

- Визначити основні напрямки вдосконалення діловодства в ДЮСШ №2.

- Визначити ефективність внесених пропозицій.

Об'єкт дослідження - організація діловодства в ДЮСШ № 2 м. Кривий Ріг.

Предмет дослідження - сучасний стан та оптимізація документаційного забезпечення управління ДЮСШ №2.

Дослідницькі методи дослідження: метод системного підходу, спостереження, об'єктивності, узагальнення, термінологічного аналізу.

Огляд літератури з теми дипломної роботи. Питання, що мають відношення до даної проблеми, висвітлені в ряді робіт таких авторів як, Бездрабко В., Іванова Т., Кузнецова Т., Журавський В., Дзвінчук Д. Блощинська В. Діденко А. та ін.

Теоретична і практична значущість дослідження. Дослідження дозволяє поглибити теоретичні уявлення в області вивчення проблем діловодства в загальноосвітніх установах, які можуть бути використані в управлінській практиці при організації процесу документаційного забезпечення управління та інформаційної безпеки.

Результати дослідження можуть використовуватися в діяльності загальноосвітніх установ при розробці програм підвищення ефективності документаційного забезпечення управління.

У першому розділі дипломної роботи розкривається зміст організації діловодства, законодавчо-нормативної база діловодства та надання освітніх послу.

У другому розділі описується організація діловодства в ДЮСШ №2 структура документації, вивчається система діловодства в названій установі, пропонуються шляхи оптимізації діловодства.

Третій розділ присвячений охорони праці в ДЮСШ №2: аналіз санітарно-гігієнічних умов праці; заходи по забезпеченню безпеки праці та виробничої санітарії; пожежна безпека в закладі.

1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ДОКУМЕНТУВАННЯ УСТАНОВИ

1.1 Нормативно-правова та законодавча база діловодства в Україні

Роль і значення нормативно-правової бази значно зросли останніми роками. Ділове документальне спілкування всіх рівнів стало здійснюватися за єдиними загальноприйнятими правилами. Фундаментальна обізнаність із документами, незалежно від організаційно-правовою форми, будується з урахуванням законодавчих і нормативно-методичних актів, що стосуються питань документування й досвід роботи організацій.

Нормативно-правова база діловодства - це сукупність законів, нормативних правових актів і методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх опрацювання, збереження та використання в поточної діяльності установи і діяльності служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення та інші аспекти. Вона регулює правила оформлення документів; правила роботи з документами; забезпечення збереження документів; порядок передачі документів на архівне зберігання; роботу служби діловодства; впровадження нових інформаційних технологій у роботу з документами[6;с 148].

Кожний суб'єкт господарювання, незалежно від форми власності, стикається у своїй діяльності з документацією. Це відбувається з моменту створення підприємства й закінчується його ліквідацією. Така велика кількість документації потребує грамотної організації діловодства. Для цього, перш за все, потрібно проаналізувати чинне законодавство, яке містить тлумачення понять і процесів діловодства. Потім вивчити випадки, коли тлумачення одних і тих самих понять у сфері діловодства суперечать або дублюють один одного, що потребує детального аналізу й пошуку шляхів вирішення.

Важливою умовою формування процесів діловодства є розроблення категорійно-понятійного апарату, що забезпечує порозуміння між науковцями та практиками, усунення розбіжностей у тлумачення термінів, досягнення певного рівня стандартизації й уніфікації вживаних понять.

Наукові дослідження й публікації свідчать про зацікавленість сучасних науковців цією проблемою. Отже, В. Бездрабко, Т. Іванова, Т. Кузнецова, Н. Кушнаренко, Ю. Палеха, Л. Піддубна, В. Савицький зробили вагомий внесок у вивчення цього питання. Для того, щоб правильно розуміти основні поняття діловодства, суб'єкту господарювання потрібне вміння орієнтуватися в базі законодавства України щодо діловодства (рис.1.1) [38;112]

Рисунок 1.1 - База законодавства України щодо діловодства

Нормативно-правову базу можна поділити таким чином:

? закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформатизації в цілому та діловодства (Закони України «Про інформацію» від 02.10.1992 р. № 2657-XII, «Про державну таємницю» від 21.01.1994 р. № 3855-XII, «Про національний архівний фонд та архівні установи» 24.12.1993 р. № 3814-XII, «Про електронні документи та електронний документообіг» 22.05.2003 р. № 851-IV, «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852- IV тощо);

? акти діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17.10.1997 р. № 1153, «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 р. № 348, та «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 р. № 1893, Наказ Головного архівного управління «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» від 20.07.1998 р. № 41. До цієї групи також належать державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів (ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення понять», ДК 010-98 «Державний класифікатор управлінської документації», ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови», ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», ДСТУ 4423-2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процессами» та інші) [22];

? різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої й виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі «Примірної інструкції з діловодства» та «Інструкції з діловодства за зверненням громадян»[41];

? нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції затвердило «Правила ведення нотаріального діловодства», «Порядок роботи з документами в органах державної виконавчої служби», «Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції», «Інструкцію з діловодства в господарських судах України» та інші. Серед такого різноманіття правових актів суб'єкту господарювання потрібно визначитись, які з них регулюють питання, що входять до сфери його інтересів. Але перше, із чим стикаються майже всі підприємства, це документована інформація (документ), зафіксована на матеріальному носії з реквізитами, що дають можливість її ідентифікувати [8;217].

Контроль за виконанням службових документів та прийняттям рішень - невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності та важлива складова частина діловодного процесу.

Мета контролю - сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань та доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців. Першу групу контрольних операцій виконують керівники всіх рангів, другу - документаційна служба установи зі службою контролю виконання, яка входить до її складу. Контроль за строками фактичного виконання (строковий контроль) всіх категорій організаційно-розпорядчих документів зосереджуються у документаційної служби установи і ведеться в канцелярії співробітниками групи контролю, інспекції при керівникові, секретаріату, відділу листів (скарг) громадян, у структурних підрозділах - секретарями, інспекторами або особами, відповідальними за обробку документів. Головними функціями, які виконуються документаційною службою в процесі контролю за строками виконання документів є: ведення попереджувального (поточного) контролю та веденням наступного (підсумкового) контролю.

Попереджувальний (поточний) контроль має активний управлінський вплив на хід виконання документа та здійснення шляхом періодичної перевірки й регулювання процесу виконання, сигналізування спеціалістам, керівництву структурного підрозділу та установи про наближення строку закінчення та необхідності завершення роботи з документом або дорученням.

Наступний (підсумковий) контроль проводиться документаційною службою періодично (щотижневе, щомісячно, щоквартально). Це аналітичне узагальнення виконавської дисципліни у структурних підрозділах. Підсумки наступного контролю находять відображення у підсумкових кількісних та спискових зведеннях стану виконання, які контролюються. Цей контроль в обов'язковому поєднанні із контролем попереджувальним є ефективним засобом підвищення дисципліни службовців, стимулюючим фактором росту трудової активності їх. Ведення в установі тільки наступного контролю виконання документів не допускається.

Завдання контролю - забезпечення своєчасного та якісного виконання документів, підвищення відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання. Обов'язковий контроль виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на Загальний відділ, а в структурних підрозділах - здійснюють працівники, відповідальні за їх виконання. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконання документів здійснює секретар [16;c 142].

Здійснення контролю за виконанням документів

Контроль за виконанням документів включає такі дії:

- постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

- перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

- інформування керівника про хід чи підсумки виконання документів (доручень);

- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на нарадах;

- зняття виконаних документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

Контроль як одна із функцій управління включає в себе:

- контроль за виконанням документів за змістом порушених у них питань;

- контроль за термінами виконання документів;

- контроль за відповідністю форми документів вимогам державних стандартів.

Нормативними документами передбачено обов'язковий контроль за виконанням таких документів:

- закони України;

- постанови Верховної Ради України;

- доручення Комітетів Верховної Ради України;

- укази Президента України;

- розпорядження Президента України;

- доручення Президента України;

- доручення Адміністрації Президента України;

- постанови Кабінету Міністрів України;

- розпорядження Кабінету Міністрів України;

- доручення Кабінету Міністрів України;

- звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад народних депутатів;

- рішення і доручення органів ДПС вищого рівня;

- звернення органів ДПС України;

- звернення міністерств, відомств, установ, підприємств, організацій;

- звернення громадян;

- власні рішення (накази, розпорядження, рішення колегії та ін.);

- вихідні документи, на які очікуються відповіді.

В органах ДПС України встановлено дворівневий контроль за виконанням документів.

До першого рівня контролю належать такі документи:

- закони України;

- постанови Верховної Ради України;

- укази Президента України;

- розпорядження Президента України;

- доручення Президента України;

- постанови Кабінету Міністрів України;

- запити та звернення народних депутатів України [20;с 172].

Контроль за виконанням зазначених документів здійснюється як за суттю поставлених завдань, так і за термінами їх виконання. При цьому, як правило, здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання. До другого рівня контролю належать документи, за якими здійснюється контроль лише термінів виконання. Контроль за виконанням документів здійснює керівник установи, організації, який повинен встановлювати порядок проведення безпосереднього контролю за виконанням документів, визначати рівень контролю та вживати необхідних заходів до керівників структурних підрозділів у разі неякісного та несвоєчасного виконання ними документів. Безпосередньо контроль за виконанням документів здійснюється контрольним підрозділом (відділом, сектором, групою) або окремою особою служби діловодства установи, організації[20;с 75].

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву, розглядаються на засіданнях колегіальних органів, виробничих нарадах. Обговорення наслідків аналізу виконавської дисципліни є важливим критерієм для морального та матеріального стимулювання працівників управлінського апарату[34;с 136].

Незважаючи на велику кількість нормативних документів, які регулюють діловодство в Україні, існують певні проблеми, що потребують урегулювання.

? Існування великої кількості нормативних актів, що дублюють визначення та деякі процеси діловодства. При цьому тлумачення одних і тих самих понять можуть відрізнятися, що вводить в оману суб'єктів господарювання.

? Різноманітне трактування норм законодавства призводить до нерозуміння правильного застосування правових актів. Наслідком цього є створення документів, не зумовлених діловою необхідністю, для підстраховки, про всяк випадок.

? Суперечності при застосуванні тих чи інших термінів діловодства змушують постійно звертатися до вищих установ за роз'ясненнями або дозволами щодо вирішення спірних питань.

? Відсутність єдиного нормативного акта, який би охоплював базові, основні процеси ведення діловодства для всіх суб'єктів господарювання[33].

Таким чином, на сьогодні актуальна проблема - це перегляд всіх чинних визначень, понять задля їх узгодження. З метою уникнення понятійних колізій у подальшому, на нашу думку, законотворцям і розробникам держстандартів необхідно працювати узгоджено й залучити до розробки проектів нормативних актів відповідних фахівців та науковців.

Перспективами подальших досліджень виступає аналіз існуючих колізій, з подальшим їх урегулюванням шляхом прийняття єдиного нормативного акта, який регулював би ведення діловодства суб'єктами господарювання.

1.2 Основні поняття документаційного забезпечення управління

Одним із видів закріплення інформації є документ. Призначення документа в загальному розумінні зводиться до зафіксованих у письмовому вигляді відомостей, необхідних для здійснення різноманітних дій .

Переважна більшість дій, які здійснюються суб'єктами господарювання в процесі управління, відбуваються шляхом створення й використання різноманітних документів. Документ - це, насамперед, інформація, що записана на будь-якому матеріалі, що видана або отримана будь-якою фізичною чи юридичною особою в організації для використання у своїй діяльності. Тому поняття документ є головним, центральним, базовим для документаційного забезпечення управління й підлягає регулюванню законодавством[39;с 151].

Так, документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

ДСТУ 4423-1:2005 тлумачить документ як зафіксовану інформацію або об'єкт, який може трактуватися як окрема одиниця. Документ - інформація, що зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі. Документ - оформлений згідно з установленим порядком матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію й має, відповідно до чинного законодавства, юридичну силу. Документ - записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності. Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі[25].

Хоча інформаційна природа документа очевидна, саме поняття «документ» визначають по-різному, бо за основу визначення понять беруть різні критерії: мету створення документа, його зміст, форму, спосіб відтворення інформації, сферу використання документа і т.п.

Різноманітність визначень пов'язана, насамперед, з використанням цього поняття в різних сферах суспільного життя, зокрема в інформатиці, бібліотекознавстві, архівознавстві, музеєзнавстві та інших. Для адміністративно-правового регулювання важлива сфера документаційного забезпечення управління.

На думку Савицького В.В., з погляду використання в управлінській сфері найбільш вдалою є дефініція поняття «документ» за держстандартом ДСТУ 2732:2004, оскільки воно порівняно з усіма іншими визначеннями має великий обсяг[24].

Отже, визначення, подане в ДСТУ 4423-1:2005, є більш доцільним, оскільки відповідає міжнародним стандартам та останнім досягненням наукової думки, зокрема ISO 15489-2001 «Інформація та документація».

На думку Бездрабко В.А., ДСТУ 4423:2005 визначає основні риси службового документа: автентичність, достовірність, цілісність, придатність для користування, що додатково увиразнюють його ідентифікаційні риси. З цією думкою можна погодитись, тому термін, наданий ДСТУ 4423:2005, більш детально характеризує службовий документ і є більш сучасним[4;с 269].

Усі службові документи, створені згідно з нормами чинного законодавства, потребують реєстрації, організації контролю за виконанням, формування їх у справи, підготовки до зберігання, тобто організації діловодства (від старовинного «виробництво справ» - процес прийняття рішень на підставі документів).

Так, згідно з ДСТУ 2732:2004, діловодство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами. На відміну від визначення документа, тут спостерігається дублювання поняття діловодства. Це свідчить про те, що законодавець і провідні фахівці в галузі діловодсва прийшли до єдиного погляду на це питання. Тому його без застережень можуть застосовувати в практичній діяльності суб'єкти господарювання. Крім того, він може слугувати основою при створенні єдиного закону про діловодство[23].

Ще один процес, який використовується в практичній діяльності, - це створення документів, тобто документування управлінської діяльності. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Документування управлінської інформації - це створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація. Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно. Тому єдине розуміння цього процесу дуже важливе для побудови діловодства на підприємстві[5;c 127].

Для розподілу документів за справами розробляється найпростіший класифікатор - номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які ведуть суб'єкти господарювання. Номенклатура справ - обов'язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ - обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Дублювання термінів або деяка неузгодженість є природним явищем, оскільки з науково-технічним процесом змінюється розуміння різних процесів, у тому числі пов'язаних з діловодством. Підтвердженням цього є таке поняття, як керування документацією, - комплекс заходів, спрямованих на здійснення процесів створювання та функціонування службових документів. Упровадження в Україні стандарту ДСТУ 44232005 «Інформація та документація. Керування документаційними процессами», підготовленого на основі міжнародного стандарту ISO 15489-2001 «Інформація та документація», дещо змінив погляд на цей термін.

Тлумачення поняття «керування документаційними процессами», подане в ДСТУ 4423:2005, відрізняється від пропонованих раніше. Якщо у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанта records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423-1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміна, мотивуючи неадекватністю відображення змісту іншомовного терміна. Тому замість звичного «керування документацією», маємо модифіковану версію - «керування документаційними процесами». Останнє тлумачиться як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність[26].

Неузгодженість термінів зустрічалась і в минулому. Прикладом є те, що у 1970-1980-х рр., на тлі стрімкого освоєння можливостей упровадження новітніх інформаційних технологій у сферу роботи з документами, змінюється семантичне забарвлення змісту діловодства. Дедалі частіше у фаховій періодиці обговорюється питання заміни терміна «діловодство» на «документаційне забезпечення». Практичні студіювання поняття «документаційне забезпечення» згодом знайшло суттєве іменникове уточнення - управління як сфери його впровадження, що призвело до розширення терміна-словосполучення й утворення в прикінцевому варіанті «документаційного забезпечення управління».

Час продемонстрував успішне входження цього терміна до наукової лексики, а ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закріпив синонімічність термінів «делопроизводство» та «документационное обеспечение управления», урівнявши їх у значенні й використанні.

Це лише деякі приклади тлумачення термінів діловодства серед багатьох, які зустрічаються в законодавстві. Важливим є не тільки процес діловодства, а й правильне розуміння базових понять. Навіть сумлінний громадянин, чи то директор, завідувач канцелярії, чи то працівник, починаючи займатися діловодством, звертається, насамперед, до нормативних актів, які регулюють ці відносини.

Саме тоді вони стикаються з різноманітними визначеннями термінів діловодства, якими рясніє законодавство. Деякі з них дублюються, інші суперечать один одному.

Управлінське документознавство як наукова дисципліна має досить молодий вік, незважаючи на те, що базується на найдавнішому об'єкті: управлінському документі, який пройшов багатовікову історію і залишається одним з найрозповсюдженіших видів документів до нашого часу[7;c 44].

Професор Мітяєв К.Г. запропонував вважати документознавство архівознавчою дисципліною, що може стати вступом до теорії і практики архівної справи. Він наголошував, що документознавство мусить бути науковою теорією, яка призначена розв'язувати проблеми загальної класифікації та історії розвитку різних видів документації[30;96].

Основним поняттям у сфері документаційного забезпечення управління, безумовно, є документ. Цей термін на території України був уведений на початку XVIII сторіччя. Тоді під ним розуміли доказ привілеїв, прав, угод. Відтоді смисл терміна «документ» принципових змін не зазнав.

У найбільш відомому варіанті документ ? це «матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання у часі й просторі».

Офіційне визначення документа в Україні таке:

Документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Первинний документ - це документ, що містить вихідну інформацію.

Вторинний документ - це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.

У процесі управління документ виконує такі функції: соціальну; правову; інформаційну; комунікативну; управлінську; облікову; культурну; історичну.

Одним документом оформлюється тільки одноразова дія. Документи виступають у тісній взаємодії один з одним і утворюють систему документації. Державний стандарт дає визначення системи документації як сукупності взаємопов'язаних документів у визначеній сфері діяльності.

Існують системи фінансової, первинної та облікової бухгалтерської документації бюджетних об'єктів і суб'єктів, обліково-грошової документації, організаційно-розпорядчої та ін. Таким чином, кожний управлінець повинен вміти вилучати і знати ту систему документації, з якою він працює. Наприклад, працівник відділу кадрів повинен знати і вміти складати та оформляти всі кадрові документи, а також контракти і трудові угоди. Але найбільш загальними є організаційно-розпорядчі документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлінцю. Сюди належать такі організаційні документи, як статут, положення, інструкції; розпорядчі документи-накази, розпорядження, вказівки, ухвали, рішення; інформаційно-довідкові акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, а також найбільш масові види службових документів - листи, телеграми, телефонограми. Кожний вид названих документів має свої особливості в оформленні і викладі тексту, які неважко вивчити[31;c 147].

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної та ефективної роботи органів внутрішніх справ шляхом якісного та своєчасного складання документів, доведення їх до виконавців, контролю за виконанням документів та здачею їх в архів.

Елементами діловодства є документування та документообіг.

Документування управлінської діяльності - це запис за установленими формами необхідної для управління інформації, тобто створення документів.

Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання (здачі в архів) або відправлення. Іншими словами, документообіг, тобто організація роботи з документами, являє собою процес створення, реєстрації документів, вручення виконавцю, виконання документа, контроль за виконанням, складання номенклатури справ, групування документів у справі, експертиза наукової та практичної цінності документів, оформлення та опис справ, забезпечення їх схоронності, передача справ до архіву.

Документування і документообіг взаємозв'язані, хоча виконуються різними категоріями службовців. Створюють і виконують документи фахівці - оперативний та інспекторський склад органів внутрішніх справ. Організовує роботу з документами допоміжний персонал (працівники канцелярій, секретаріатів).

Діловодство - це забезпечуюча функція управління. Завдяки діловодству в управлінській діяльності органів внутрішніх справ здійснюється процес оперування інформацією, без якого не можна виконати головні завдання, які поставлені перед органами внутрішніх справ: охорона громадського порядку і боротьба зі злочинністю. Саме це визначає місце і роль діловодства у системі функцій органів внутрішніх справ[43;c. 74].

Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру його компетенції, порядку розв'язання питань (на основі колегіальності або єдиноначальності), а також обсягу та характеру взаємозв'язків з іншими органами (установами) формується комплекс документів органу і визначається система діловодства. Відомі три системи діловодства: централізована, децентралізована та змішана.

Централізована система передбачає, що всі документи - вхідні, вихідні та внутрішні реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат).

Децентралізована реєстрація документів допускається в установах з річним документообігом 100 тис. документів і більше, а також в тих, де є територіальне уособлені структурні підрозділи та особливі умови роботи.

Змішана система передбачає, що важливіша внутрішня документація та переписка керівництва реєструється в канцелярії, решта документів - у структурних підрозділах. Організаційну функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи - управління справами, секретаріати, канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів і підрозділів внутрішніх справ (приймання та відправлення кореспонденції; реєстрація вхідних та вихідних документів; розмноження; розподіл документів для доповіді керівництву; фіксування в облікових формах стадій проходження та виконання документів; ведення контролю за строками виконання документів; ознайомлення особового складу з наказами та вказівками; підбір документальних матеріалів, необхідних для роботи особовому складу; документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань керівництва; оформлення справ і підготовка їх до здачі в архів; забезпечення схоронності документів; забезпечення роботи архіву органу чи підрозділу).

Крім того, секретаріат має виконувати певне коло обов'язків щодо організаційно-методичної роботи (методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в підлеглих підрозділах; розробка методичних рекомендацій (функціональних обов'язків) допоміжного персоналу; розробка форм бланків, обліково-довідкових форм, обкладинок справ і т. ін; складання довідників, списків співробітників та номерів телефонів, списків постійних кореспондентів; вирішення організаційно-технічних питань діловодства[45;с. 167].

Важливе місце в діяльності секретаріату відводиться забезпеченню нормального документообігу.

Головна роль у діловодстві належить керівнику органу, підрозділу, котрий визначає виконавців, порядок, а іноді й строки виконання вхідних документів, контролює зміст, форму і підписує вихідні.

Порядок роботи з документами теж розподіляється на певні етапи. Кожний етап має свої прийоми найкращого його виконання. Починається ця робота з надходження і первинного опрацювання документів. Цей етап є незалежно від способу передачі інформації: поштою, особисто, телеграфом, факсом. Як правило, ця робота ведеться централізовано й складається із чисто технічних операцій, детально описаних у правилах та інструкціях.

Реєстрація документів - важливий етап. В процесі реєстрації ведеться облік отриманих документів, але найголовнішим є запис показників про документ, які дозволяють організувати контроль за його виконанням і інформаційно-довідкову роботу з документами, тобто в процесі реєстрації закладається банк даних про документи, які циркулюють в об'єкті чи суб'єкті.

З реєстрацією документів тісно пов'язаний наступний етап - контроль за виконанням. Правильно організований строковий контроль дозволяє знати в будь-який момент, що має бути виконано, і допомагає суб'єкту ефективно спланувати свій робочий день.

Від постановки реєстрації документів залежить і організація інформаційно-довідкової роботи. Служба інформаційно-документаційного обслуговування або секретар зобов'язані за кілька хвилин видати довідку: де, у кого, на якій стадії роботи знаходиться будь-який документ, а також відповісти на запитання: в яких документах міститься інформація з тієї чи іншої проблеми, що вас цікавить. Реєстрація може проводитись в ручному режимі - на картках або в автоматизованому - на комп'ютері. Технологія реєстрації документів добре викладена в нормативно-методичних посібниках.

Після первинного опрацювання та реєстрації документ надходить на виконання. Цей етап пов'язаний з проблемою прямоточності руху документа. Рух документа до виконавця відбиває систему організації управління. При чіткому розподілі обов'язків та делегуванні повноважень документ відразу потрапляє на виконання. При зацентралізованій системі управління, коли керівник бере на себе вирішення всіх, навіть дрібних питань, кожний документ надходить до нього на резолюцію і після цього надходить на виконання. Підготовлений документ буде йти, таким чином, знизу-вгору - від виконавця, з численними погодженнями, до керівника на підпис. Рух документа наочно відбиває оперограма і дозволяє побачити всі повторні та зайві операції.

Наступний етап - поточне збереження документів. Будь-який документ після того, як в процесі управління використана зафіксована в ньому інформація, виконує функцію збереження та накопичення інформації з тим, щоб до цієї інформації знову можна було повернутися, коли в цьому виникне потреба. Для цього документи повинні бути розміщені так, щоб потрібний документ можна було знайти за лічені хвилини. Оскільки документів, які відкладаються в процесі роботи суб'єкта, багато, їх організація в поточному збереженні потребує попередньої класифікації, тобто розподілення на групи (справи) для оперативного їх пошуку. Для розподілу документів по справах розробляється найпростіший класифікатор - номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які ведуться в суб'єктах[16;с. 182].

Номенклатура - найважливіший документ. Добре складена номенклатура справ дозволяє мати чітко налагоджене поточне збереження документів. Однак складання номенклатури потребує спеціальних знань. Багаторічний досвід роботи зі складання номенклатур дозволяє стверджувати, що скласти номенклатуру може лише спеціаліст в галузі діловодства або архівіст. Якщо суб'єкт не може сам кваліфіковано скласти номенклатуру, потрібно звернутися в архівну службу. Обкладинки справ заводяться відповідно до номенклатури. Оформлення обкладинок та розподіл документів усередині справ також повинні проводитись з урахуванням спеціальних правил.

Складання номенклатури справ, формування справ та їх збереження пов'язані з експертизою цінності документів. Під експертизою розуміють визначення практичного та наукового значення документів, визначення термінів їх зберігання. Залежно від цінності документів вони можуть мати різні терміни зберігання: короткострокові (до 10 років), довгострокового зберігання (в основному, це документи щодо особового складу, які зберігаються 25 - 75 років) та постійні. Терміни зберігання документів можна визначити в спеціальних довідниках, які називаються «Переліки документів за термінами зберігання». Вони бувають типові та відомчі. Типовий перелік існує для управлінських документів, науково-технічної документації, кіно- і фотодокументів; відомчі переліки майже для усіх сфер діяльності (культури, охорони здоров'я, кінематографії, сільського господарства та ін.). Відомчий перелік більш докладно охоплює документи, які створюються в процесі діяльності визначеної сфери. Терміни зберігання документів визначаються при формуванні справ, оскільки в одну справу не дозволяється формувати документи постійного та тимчасового термінів зберігання. В іншому випадку документи доведеться перегрупувати. Порядок проведення експертизи та оформлення її результатів добре викладені в нормативно-методичних документах.

І, нарешті, завершальним етапом роботи з документами є підготовка справ для довгострокового зберігання або для здачі їх в архів. В оперативній роботі, як правило, справи використовуються два роки - поточний рік та минулий. Справи за попередні роки треба опрацювати і передати до архіву суб'єкта (якщо він є) чи перекласти для зберігання в іншу шафу. Опрацювання справ проводиться відповідно до встановлених правил. Якщо цю роботу проводити регулярно, кожного року, справи суб'єкта будуть у повному порядку і пошук потрібних справ і документів не буде становити труднощів.

Порядок складання і оформлення документів та організація всіх етапів роботи з ними досить детально описані в нормативно-методичних документах. Пакет цих документів повинен бути у кожного суб'єкта чи об'єкта, а якщо вони великі ? в кожному структурному підрозділі.

Сутність керування документацією розглядається у контексті інтенсивного використання інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері.

Якщо діловодство створює та підтримує науково-технологічні основи управління, то керування документацією в межах установи виконує функції менеджменту. У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів.

Під «створенням документів» розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку (згідно з практичними потребами діяльності установи), окреслення функціонального призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформаційних технологій. Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один «життєвий» цикл документів, який так само є об'єктом пізнання керування документацією.

Передання документів в архів, що є процесом, передбачає наявність важливих складових елементів ? формування переліку документів зі строками зберігання, їх експертизу, ідентифікацію й опис.

Керування архівами розуміється як проектування та будівництво спеціалізованих споруд з архівосховищами, удосконалення методів консервації та реставрації документів, систематизації й описування архівних фондів, доступу по документів, розроблення довідкового апарату[38;с. 155].

Таким чином, керування документацією в узагальненому варіанті тлумачиться як галузь керування, що відповідає за ефективний, системний і систематичний контроль за створенням, обігом, прийманням, зберіганням у відомчому архіві, передаванням до архіву (державного чи національного) та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про управлінську діяльність.

Управління (керування) документацією для країн пострадянського простору є новим напрямом наукових досліджень. У Національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» вперше офіційно зафіксовано визначення поняття «керування документацією» як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів.

Останні наукові публікації вчених України, Білорусі, Російської Федерації вказують на схильність ототожнювати керування документацією і теорією і практикою діловодства, управлінським документознавством, інформаційним (у т.ч. і документаційним) забезпеченням управління. Це свідчить про «завойовування» керуванням документацією місця в існуючій моделі науки, етап його становлення й утвердження як наукової дисципліни та напряму практичної діяльності в управлінській сфері. Залучаючи зарубіжний досвід та адаптуючи його для ефективного впровадження і застосування, науковці і практики свідомі щодо необхідності нагального розроблення концептуальних засад теорії та практики керування документацією.

Пошуки законодавчого, науково-методичного, нормативного забезпечення функціонування сучасних документів потребує спільних зусиль фахівців різних країн. Яскравими прикладами такої співпраці стали діяльність міжнародних фахових організацій, міжнародні DLM-форуми, започатковані ЄС. Утім, якщо зарубіжні колеги розробляють згадану тему вже не одне десятиліття, то для вітчизняної науки її актуалізація припадає на кінець ХХ ст. Одними із перших, хто звернувся до теми КДП в межах умовно «вітчизняного» досвіду, були російські дослідники Банасюкевич В. і Сокова А. Їм належить першість у науково-практичній апробації ідей records management.

Ученим удалося привернути увагу колег до закордонного досвіду керування документацією й оволодіння інформацією, до того ж, у найрізноманітніших варіаціях його існування - records management, gestion des documents, Schriftgutverwaltung та ін.,що сприяло продукуванню новітніх тематичних досліджень, автором значної частки яких був тоді Всесоюзний, а нині - Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства й архівної справи.

Аналізуючи сучасну ситуацію у сфері керування документацією, слід відмітити, що вагомий внесок у розроблення проблем теорії і технологій керування документацією здійснили вчені та практики США, Канади, Великої Британії, Австралії.

Організація роботи з документами порушується у багатьох нормативних правових і соціальних методичних документах. Тож у кожної організації у службі ДОП мусить бути нормативна правова, методична і довідкова інформація, належить працювати з документами[43;с. 176].

Одже, сьогодні в Україні не існує відповідний нормативний документ, який би систематизував та врегулював організацію роботи з документацією. Одним з відповідних актів нормативно-правової форми, який регулює документацій ний процес, являється ? «Примірна інструкція», яка відповідає відповідній організації загальної документації та сферах її застосування, яка обмежується відповідними установами, що зазначені в її назві та організаціями, які знаходяться в її координуванні (підпорядкованості).

1.3 Нормативно-правова база надання освітніх послуг та їх регулювання

Ефективне державне регулювання освітніх послуг зумовлює покращення якості надання освітніх послуг вищими навчальними закладами, сприяє залученню додаткових фінансових ресурсів в освітню сферу.

Свiтовий досвiд дiяльностi освiтнiх закладiв наочно доводить, що запорукою успiшної дiяльностi навчальних закладiв є якісне надання овітніх послуг та управлiння ними[1].

Законодавство України про загальну середню освіту базується на Конституції України і складається із Закону України «Про освіту», Закону України «Про загальну середню освіту», інших нормативно-правових актів та міжнародних договорів України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

Закон України «Про освіту» встановлює, що освіта в Україні є основою інтелектуального, культурного, духовного, соціального, економічного розвитку суспільства і держави. Метою освіти є всебічний розвиток людини як особистості та найвищої цінності суспільства, її талантів, розумових і фізичних здібностей, виховання високих моральних якостей, формування громадян, здатних до свідомого суспільного вибору, збагачення на цій основі інтелектуального, творчого, культурного потенціалу народу, підвищення освітнього рівня, збагачення на цій основі інтелектуального, творчого, культурного потенціалу народу, підвищення освітнього рівня, забезпечення народного господарства кваліфікованими фахівцями[28].

Освіта в Україні грунтується на принципах гуманізму, демократії, національної свідомості, взаємоповаги між націями та народами.

Згідно з Конституцією, громадяни України мають право на безкоштовну освіту в усіх державних навчальних закладах незалежно від статі, раси, національності, соціального і маннового стану, фаху, світоглядних переконань, належності до партій, ставлення до релігії, віросповідання, стану здоров'я, місця проживання та інших обставин[15;с. 71].

На думку Журавського В., державна освітня політика є системою дій щодо реалізації в суспільстві затвердженої органами державної влади і схваленої громадською думкою концепції освіти. В Україні на сьогодні такою концепцією є «Національна доктрина розвитку освіти», яка була затверджена Указом Президента України від 17 квітня 2002 року. Освітня політика - це передусім політика, що забезпечує розвиток і функціонування освіти[27;с. 11].

В цілому, погоджуючись з таким висновком, вважаємо, що державна політика у сфері освіти грунтується також на конституційних нормах, принципах, правах, свободах, гарантіях; кодексах, законах держави; рішеннях, роз'ясненнях Конституційного Суду; указах Президента; міжнародних, міждержавних договорах, партіях, конвенціях, деклараціях, ратифікованих законодавчим органом; постановах вищого законодавчого та виконавчого органів; наказах, розпорядженнях центрального органа державної виконавчої влади, який здійснює керівництво у сфері освіти.

Державна політика, тенденції розвитку освіти в першу чергу визначаються на законодавчому рівні. Формування достатньої і прогресивної законодавчої, нормативно-правової бази освіти є одним із визначальних факторів, які можуть забезпечити можливість реалізації прав громадян на освіту[47;с. 3].

Враховуючи специфiчнiсть та своєрiднiсть освiтнього ринку, ми можемо дати таке визначення: освiтня послуга - це комплекс цiлеспрямованих дiй, результати яких виражаються в корисному ефектi (вигодi), що задовольняє освiтнi, науковi й виховнi потреби особи.

Основним завданням законодавства України про загальну середню освіту є забезпечення права громадян на доступність і безоплатність здобуття повної загальної середньої освіти; забезпечення необхідних умов функціонування і розвитку загальної середньої освіти; забезпечення нормативно-правової бази щодо обов'язковості повної загальної середньої освіти; визначення структури та змісту загальної середньої освіти; визначення органів управління системою загальної середньої освіти та їх повноважень; визначення прав та обов'язків учасників навчально-виховного процесу, встановлення відповідальності за порушення законодавства про загальну середню освіту.

- Загальна середня освіта - цілеспрямований процес оволодіння систематизованими знаннями про природу, людину, суспільство, культуру та виробництво засобами пізнавальної і практичної діяльності, результатом якого є інтелектуальний, соціальний і фізичний розвиток особистості, що є основою для подальшої освіти і трудової діяльності.Загальна середня освіта є обов'язковою основною складовою безперервної освіти.

- Загальна середня освіта спрямована на забезпечення всебічного розвитку особистості шляхом навчання та виховання, які грунтуються на загальнолюдських цінностях та принципах науковості, полікультурності, світського характеру освіти, системності, інтегративності, єдності навчання і виховання, на засадах гуманізму, демократії, громадянської свідомості, взаємоповаги між націями і народами в інтересах людини, родини, суспільства, держави.

- Систему загальної середньої освіти становлять загальноосвітні навчальні заклади всіх типів і форм власності, у тому числі для громадян, які потребують соціальної допомоги та соціальної реабілітації, навчально-виробничі комбінати, позашкільні заклади, науково-методичні установи та органи управління системою загальної середньої освіти, а також професійно-технічні та вищі навчальні заклади I-II рівнів акредитації, що надають повну загальну середню освіту.

Завданнями загальної середньої освіти є виховання громадянина України; формування особистості учня (вихованця), розвиток його здібностей і обдарувань, наукового світогляду; виконання вимог Державного стандарту загальної середньої освіти, підготовка учнів (вихованців) до подальшої освіти і трудової діяльності; виховання в учнів (вихованців) поваги до Конституції України, державних символів України, прав і свобод людини і громадянина, почуття власної гідності, відповідальності перед законом за свої дії, свідомого ставлення до обов'язків людини і громадянина; реалізація права учнів (вихованців) на вільне формування політичних і світоглядних переконань; виховання шанобливого ставлення до родини, поваги до народних традицій і звичаїв, державної та рідної мови, національних цінностей Українського народу та інших народів і націй; виховання свідомого ставлення до свого здоров'я та здоров'я інших громадян як найвищої соціальної цінності, формування гігієнічних навичок і засад здорового способу життя, збереження і зміцнення фізичного та психічного здоров'я учнів (вихованців).

Громадянам України незалежно від раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак забезпечується доступність і безоплатність здобуття повної загальної середньої освіти у державних і комунальних навчальних закладах.