Функції ділової служби

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольна робота

З предмету:

"Документознавство і діловодство"

Київ - 2009

1. Функції ділової служби

Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління реалізується за умови повної або часткової невизначеності, активної, інколи досить агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, але головним чином витання ефективної інформаційної Підтримки виконання всіх управлінських рішень на підставі досконалої побудови системи їх документаційного забезпечення.

Уся робота з побудови ефективної системи документаційного забезпечення функціонування установи покладається на службу, діловодства, яка є самостійним структурним підрозділом і підпорядковується першому керівнику, котрий і здійснює загальне керівництво всією документацією.

Факторами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є:

¦ основні функції та обсяг робіт по кожній із них;

¦ розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів;

¦ територіальне розміщення та загальна кількість працівників;

¦ кількість рівнів прийняття рішень та норми управління;

¦ система документування й організації роботи з документами;

¦ рівень механізації і автоматизації документаційних процесів тощо.

Для розрахунку чисельності працівників підрозділів установ та організацій України Центром продуктивності Міністерства праці та соціальної політики України розроблені:

«Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів», затверджені наказом Міністерства пращ та соціальної політики України;

«Міжгалузеві нормативи чисельності працівників бухгалтерського обліку», затверджені наказом Міністерства праці та соціальної політики України.

Проте міжгалузеві норми праці на роботи з діловодного обслуговування в країні ще не розроблені.

Пронормувати роботи з ведення документообігу можна, використовуючи:

«Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию», затверджені постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань та Секретаріату ВЦРПС;

або

«Межотраслевые укрупненные нормативы времени по документационному обеспечению управления» затверджені Мінпраці РФ.

Останній нормативний документ не тільки охоплює більшу кількість видів робіт, зазначених у першому, а й містить норми на роботи з автоматизованого обліку документів, роботу з факсом тощо.

Розрахунки кількості працівників служби діловодства можна зробити на підставі запропонованих Центром продуктивності Міністерства праці та соціальної політики України норм оперативного часу на основні види діловодних робіт (складання та ведення номенклатури справ, оброблення, реєстрацію та облік документів, роботи із контролю виконання документів, створення та ведення реєстраційних картотек, формування й оформлення справ, оцінку наукової та практичної цінності документів, складання річних розділів описі в, передавання справ до архіву організації справ) та відповідної методики їх проведення.

Водночас, відповідно до п.3. ст. 64 Господарського кодексу України установа має право самостійно визначати свою організаційну структуру, встановлювати чисельність працівників та штатний розпис.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

¦ управління справами - в міністерствах, відомствах, корпораціях;

¦ департамент документальних комунікацій - в концернах, корпораціях;

¦ загальний відділ - у держадміністраціях, виконкомах місцевих рад та органах управління громадськими організаціями;

¦ канцелярія - в об'єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за стан діловодства покладається на секретаря референта або на спеціально виділену для цього особу.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації й діяльності управлінського апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типової інструкції з діловодства, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами, про що вже зазначалось у попередньому розділі.

До складу служби діловодства можуть входити: експедиція; група реєстрації документів; секретаріат; підрозділи (або ділянки роботи) з обліку та контролю, відділ автоматизації роботи з документами, група розгляду листів (скарг); протокольна група; архівний підрозділ. Організаційно і методично їй можуть бути підпорядковані секретарі структурних підрозділів.

Залежно від зовнішніх чинників підрозділи служби діловодства можуть об'єднуватися, але при врахуванні всіх аспектів діяльності установи.

Побудова служби діловодства повинна ґрунтуватися на системному підході, оптимальному поєднанні централізації і самостійної діяльності первинних підрозділів, визначенні функцій, обов'язків, прав і відповідальності керівника служби та його підлеглих, а також можливостях адаптації діяльності служби до роботи інших підрозділів установи.

2. Завдання ділової служби

Служба діловодства, як серцевина будь-якої організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що має змогу через процеси керування документацією орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.

У сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організування обігу службових документів. Воно об'єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійно! діяльності, отримує відповідне технологічне оформлення й вимагає значного обсягу знань.

Головна мета ділової служби - це досконале документаційне забезпечення управління, якісне надання документно-інформаційних послуг, вчасна обробка і передання на різні рівні керівництва необхідної для прийняття управлінських рішень інформації.

Тіш часом важливість якісної організації інформаційно-документаційного забезпечення управління в ряді підприємств та установ країни недооцінюється. Діловодством займаються працівники з низьким рівнем оплати, які випадково чи в силу певних обставин вимушені працювати в діловодних службах.

Подекуди канцелярії виконують другорядну роль в апараті управління, виконуючи лише технічні функції. Творча й логічно-послідовна робота з документами начебто «розчиняється» в діяльності апарату управління. Діловодством займаються начебто всі, але виконують цю роботу переважно неякісно й зі значними витратами часу. Навіть висококваліфіковані працівники, які отримали системну, вищу освіту й покликані, по суті, вирішувати питання управління виробництвом, витрачають третю частину свого робочого часу на невластиву їм роботу з документами, до того ж низькооплачувану.

Підбором інформації, обробкою і організацією руху документів сьогодні повинен займатися не фахівець тієї чи іншої галузі, який приймає або сприяє прийняттю управлінських рішень, а спеціально підготовлений для цього фахівець - документознавець, інформаційний аналітик

Нагальною стає проблема кардинальної зміни ролі і місця служб діловодства в апараті управління. У сучасній установі необхідне створення (шляхом об'єднання функцій канцелярії, секретаріату й інформаційного центру) єдиного підрозділу інформаційно-документаційного обслуговування з підпорядкуванням його першому керівникові. Цей підрозділ, оснащений новітніми засобами комп'ютерної та багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати головну обслуговуючу функцію управління - досконале документно-інформаційне обслуговування прийняття управлінських рішень та їх доведення до виконавців. Тоді з такого підрозділу можна буде сповна спитати за неповноту інформації чи надлишок документів, за якість опрацювання відомостей та виконання поставлених завдань в установлений термін.

Створення спеціалізованого підрозділу інформаційно-документаційного забезпечення приведе до зменшення чисельності апарату управління й ліквідації зайвих посад. Коло обов'язків його провідних співробітників - документознавців, інформаційних аналітиків та системотехників буде досить значним і багатогранним, їх основні функціональні обов'язки - разом з фахівцями керівного апарату брати активну участь у моніторингу релевантної інформації, розробці ефективних управлінських рішень, веденні контролю за їх виконанням і перевірці завдань і розпоряджень вищого керівництва.

Документознавці повинні вміти працювати з усіма видами документної інформації, знати особливості функціонування

автоматизованих систем діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніки, особливості уніфікації й галузевої стандартизації в документно-інформаційній сфері.

Основними завданнями сучасної служби діловодства повинні стати:

¦ встановлення уніфікованих форм документації та єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі;

¦ досконале документаційне забезпечення діяльності всіх підрозділів на основі використання сучасної комп'ютерної техніки» автоматизації роботи з документами і скорочення їх кількості;

¦ впровадження комплексної системи керування документацією за рахунок застосування сучасних інформаційних технологій.

Функції працівників служби діловодства

Відповідно до вищезазначених завдань служба діловодства установи:

¦ розробляє інструкції з діловодства для всієї організації, в т.ч. для підвідомчої мережі, складає зведену номенклатуру та описи справ;

¦ організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує якісне документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

¦ організовує друкарське виготовлення, копіювання, тиражування документів та їх обіг;

¦ здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх автоматизованої обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видав документів;

¦ організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

¦ контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює й аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

¦ здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за станом роботи з документами;'

¦ реалізує єдиний порядок відбирання, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюються внаслідок діяльності установи і підвідомчої мережі, для подальшої передачі на державне зберігання;

¦ удосконалює форми і методи роботи. з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню новітніх інформаційних технологій організаційної техніки і засобів обчислювальної техніки;

¦ здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у підрозділах організації та підвідомчій мережі;

¦ організовує підвищення кваліфікації працівників установи щодо автоматизації роботи з документами;

¦ впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в організації та підвідомчій мережі;

¦ завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо робота з документацією.

діловодство працівник керівник служба

3. Основні вимоги до керівника служби діловодства, його права та обов'язки

Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати базову вищу (без вимог до стажу робото) або середню спеціальну (зі стажем робота не менше трьох років) освіту.

Керівник служби діловодства призначається і звільняється наказом керівника установи. За характером діяльності керівник служби діловодства тісно взаємодіє:

¦ з керівниками структурних підрозділів організації і підвідомчої мережі з питань роботи із документами, контролю і перевірки виконання документів, діяльності колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

¦ з юридичною службою із правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

¦ зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування із питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям та побутового обслуговування працівників служби;

¦ з центром упроваджень інформаційних технологій з питань застосування систем електронного діловодства та документообігу.

У межах своєї компетенції він також може вступати у взаємовідносини з іншими організаціями з питань роботи з документами.

Список літератури

1. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навчальний посібник. - К.: Либідь, 1998 - 256 с.

2. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник / вид. 5-те доп. і перероб. - К.: Атіка 2005 - 544 с.

3. Палеха Юрій. Організація загального діловодства: Навчальний посібник (зі зразками сучасних ділових паперів)

4. Кірочок О.Г., Корбутяк В.І., Процюк В.К., Дубич К.В. Документування у менеджменті: Підручник, - Київ: Центр навчальної літератури, 2003, - 216 с.

Размещено на Allbest.ru