Учет архивных документов: современное состояние, перспективы развития

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

Учет архивных документов: современное состояние, перспективы развития



Содержание

Введение

Глава 1.Методика учёта архивных документов

1.1 Теоретические принципы учёта документов

1.2 Система учёта документов

Глава 2. Учёт документов в государственных архивах РФ

2.1 Учёт документов в РГАНТД

2.2 Перспективы развития

Заключение

Литература



Введение

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации -- исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов.

Государственные архивы -- это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного или же вечного хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, содержащаяся в материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность. Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в Государственный Архивный Фонд Российской Федерации, определяются Федеральным Архивным агентством.

В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. На последний момент объем Архивного фонда Российской Федерации составляет более 600 млн. единиц хранения на различных носителях, или более 8,5 тыс. км архивных полок. Документы Архивного фонда Российской Федерации в законодательно определенном порядке хранятся: постоянно в федеральных государственных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, муниципальных архивах, федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях, а также в организациях Российской академии наук; временно в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования; на депозитарном хранении в ряде федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, перечень которых утвержден постановлением Правительства Российской Федерации № 808 от 27 декабря 2006 г.

Ежегодно объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, увеличивается в среднем на 1,7 млн единиц хранения. Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в Государственный Архивный Фонд Российской Федерации, определяются Федеральным Архивным агентством. Одним из важнейших направлений деятельности государственных и муниципальных архивов является осуществление государственного учёта архивных документов. Учёт одновременно является средством обеспечения сохранности документов, их адресного поиска, а также создаёт возможность для разработки и использования информационных справочников.

На основе данных учётных документов рассчитываются штатная численность сотрудников архивов, площади и оборудование, необходимые для хранения документов, и осуществляется финансирование. Учёту подлежат все документы, хранящиеся в архиве; документы Архивного Фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в организациях - источниках комплектования. Учет архивных документов - это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах; Учётный документ - это документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учёта. Учёт производится путём присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учёта) учётных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Единица учёта архивных документов - это единица измерения количества документов в архиве. Основными единицами учёта документов АФ РФ независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд и единица хранения. Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учёта. Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитывается из расчёта 150 листов в одной условной единице хранения. Государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

В данной курсовой работе рассматривается учёт архивных документов в архивах Российской Федерации. Таким образом целью данной курсовой работы является изучение системы учёта документов Архивного фонда Российской Федерации.

Из цели вытекают следующие задачи:

1) Определить понятие «учёт документа».

2) Рассмотреть проведение учёта документов в государственном архиве.

3) Рассмотреть перспективы развития учёта документов.

При написании данной работы были использованы «Архивоведение отечественной истории» А.Г. Голиков А.Г. Голиков «Архивоведение отечественной истории». - М.: «Академия», 2008. - 172 с., «Архивоведение» Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение». - Пенза: ПГУ, 2005. - 132 с. Так же использовался журнал «Отечественные архивы».

Для выполнения работы был привлечен целый ряд электронных ресурсов с законами и нормативно-правовыми актами:

1) Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 123-ФЗ;

2) Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 26 июля 2006 года № 125-ФЗ;

3) Регламент государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации;

4) Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

5) Правила организации хранения, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук.

Курсовая работа состоит из введения, 2 глав, заключения и списком литературы. В первой главе рассматривается методика учёта архивных документов. Их теоретические принципы и система учёта. Во второй главе описывается пример учёта документов в Российском Государственном Архиве научно-технической документации, а также перспектива развития системы учёта документов.



Глава 1. Методика учёта архивных документов

учет документ архив государственный

1.1 Теоретические принципы учёта документов

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает:

· создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах;

· соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния;

· выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда;

· обеспечение физико-химической сохранности документов.

Архивы для историка являются прежде всего хранилищами документов (источников информации) о прошлом человеческого общества. Быстро отыскать необходимые документы позволяет система учетно-справочных пособий, которую разработали отечественные архивисты. В ней получили отражение все этапы архивной истории поступивших на хранение материалов. Историк по этим пособиям может определить: когда, откуда, в каком объеме и в каком состоянии (упорядоченном или неупорядоченном) материалы были приняты архивом; какие изменения были произведены в их составе архивистами; где те или иные материалы хранятся в настоящее время.

Государственному учёту подлежат все документы Архивного Фонда Российской Федерации независимо от места хранения, формы собственности, содержания, подлинности, способов воспроизведения. Учёт архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учёт документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учётом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учёту подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Учёт ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учёт, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учёт может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Государственный учёт документов организуется на основе следующих принципов:

· Централизованный государственный учёт осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги.

· Преемственность учёта достигается путем внедрения системы учётных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности -- опись дел.

· Динамичность учёта достигается оперативным внесением изменений в учётные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в архивные каталоги других архивных учреждений. Регламент государственного учета документов АФ РФ / [Электронный ресурс] // Портал «Архивы России». - http://www.rusarchives.ru/lows/reglam.shtml (дата обращения 01.12.2014)

Учёт в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учёта используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация, которая разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учёту. Порядок ведения учёта, внесения изменений в учётные документы, вспомогательные формы учёта, взаимосвязь между учётными документами хранилищ и подразделением централизованного учёта, сроки передачи ему хранилищами установленных учетных документов регламентируются приказом заведующего архивом. В архиве составляется также графическая схема организации учета, в которой последовательно указываются все этапы работы по учету документов.

На каждый фонд в архиве ведется дело фонда, которое содержит документы по истории фондообразователя и фонда, акты, пересоставленные листы фондов, методические пособия по упорядочению фонда, созданию научно-справочного аппарата (НСА) и т.д.

Для учета документов в отдельных категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами форме. Учёт листов в деле ведется с помощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов, но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния, оформления и пр.

Кроме перечисленных основных учетных документов, в архивах составляются вспомогательные. Многие из них являются для архивов традиционными и поэтому встречаются чаще других - реестры описей; карточки и книги движения фондов, описей, дел; книги учета документов, передаваемых в другие архивы, и т.д. Здесь правила работы госархивов разрешают проявлять творчество. Но целесообразно иметь ограниченное количество учётных документов вспомогательного характера, тщательно продуманных по форме.

В государственных архивах, хранящих документы двух эпох, учетные документы на фонды советского и дореволюционного периодов ведутся раздельно. Номера фондов советского периода проставляются через букву «Р», отделяемая от номера фонда чертой (Р - 1, Р - 2, Р - 3 и т.д.). О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение». - Пенза: ПГУ, 2005. - С. 90. Во всех других случаях список фондов ведется один для всего архива. Самым сложным для заполнения учетным документом является лист фонда. Он отражает все происходящие с документами фонда изменения: новые поступления, выбытие документов, их состав, крайние даты, НСА и другие важные сведения. После каждой записи в листе фонда в графе «наличие (остаток)» подводится итог по описи, в которой произошли изменения, а также по фонду в целом.

Чтобы облегчить поиск необходимых сведений о фондах, хранящихся в госархиве, в централизованном учете составляется карточный указатель фондов. Карточка составляется на каждое название фонда и имеет отсылки к другим названиям, на ней указываются также номер фонда, крайние даты существования фондообразователя под этим названием, его подчиненность и крайние даты документов. Карточка помещается в картотеке в соответствии с принятой в архиве схемой классификации для указателя. Простейшей в обращении является схема, в основу которой положены виды учреждений, организаций, предприятий, расположенные по алфавиту.

Государственный учёт в ведомственных архивах ведется по установленным правилам и формам. Учётные документы ведомственных архивов содержат сведения, аналогичные учётным формам госархивов, но их меньше по количеству.

Основными учётными единицами, как и в госархиве, являются архивные фонды или архивные коллекции, единицы хранения (дела). Учёт осуществляется по основным и вспомогательным учётным документам. Основные учётные документы обязательны для каждого архива, ведение вспомогательных документов и их виды определяются архивом.

Основными учётными документами являются:

· книга учета поступления и выбытия документов;

· список фондов;

· лист фонда;

· описи дел;

· формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, утвержденные статистической службой РФ. Регламент государственного учета документов АФ РФ / [Электронный ресурс] // Портал «Архивы России». - http://www.rusarchives.ru/lows/reglam.shtml (дата обращения 01.12.2014)

Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд.

Изменения в учетные данные листа фонда, связанные с поступлением и выбытием описанных и неописанных документов, вносятся на основании следующих документов:

· опись структурного подразделения и годовой раздел сводной описи организации;

· номенклатура дел, заменяющая годовой раздел сводной описи;

· акт приема-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив;

· акт о выделении к уничтожению дел;

· акт о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

· акт о неисправимом повреждении дел;

· акт проверки наличия и состояния дел.

Изменения, связанные с техническими ошибками (неправильный подсчет дел, неучтенные, пропущенные и литерные номера и др.), вносятся в годовой раздел сводной описи или в законченную опись, а затем в лист фонда по акту проверки наличия и состояния дел (только после утверждения последнего руководителем организации), а по актам о необнаруженном и неисправимом повреждении дел постоянного хранения -- только после согласования их с соответствующим архивным учреждением.

На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда, отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению для государственного учета. Последующие изменения вносятся в карточку фонда архивным учреждением на основании высылаемых сведений о составе и объеме фонда по установленной форме. Дата отправления карточки в архивное учреждение записывается в листе фонда.

В установленные сроки ведомственный архив высылает в архивное учреждение форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января. Эта форма, кроме сведений о документах, содержит информацию об оснащенности и кадрах архива (паспорт архива).

Быстрый рост объема документной информации отражается и на объемах архивов. И хотя экспертные комиссии, отбирая на государственное хранение ценные документы, ставят преграду для поступления в АФ РФ массовых документов, в фондах организаций во множестве остаются документы планового, отчетного характера, обобщающие информацию, а, следовательно, лишающие ее той конкретности, индивидуальности, первичной достоверности. Поэтому была разработана методика выявления, хранения и использования особо ценных документов и изготовления на их базе страховых копий.

1.2 Система учёта документов

Как уже было сказано, под учётом архивных документов понимается установление их количества и состава в единицах учета, принятых в архивном деле, и фиксация этих данных в специальных документах. Основными единицами учета в архиве независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивная коллекция и дело.

Для аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов разработаны особые единицы учета.

В отечественных архивах документы хранятся по фондам и коллекциям. Следует различать понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Документальный фонд является совокупностью документальных материалов, образовавшихся в деятельности юридического или физического лица - фондообразователя. Этот фонд никогда не существует как целое и никогда не сохраняется полностью. Только часть составляющих его материалов откладывается в архивах, где они хранятся в составе архивных фондов.

Архивный фонд - это совокупность хранящихся в архиве документов, исторически или логически связанных между собой. ФЗ от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» / [Электронный ресурс] // Гарант.ру. - http://base.garant.ru/12137300/1/#block_1 (дата обращения 02.12.2014)

Архивные коллекции создаются из отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам. А.Г. Голиков «Архивоведение отечественной истории». - М.: «Академия», 2008. - С. 54.

Формирование архивных фондов, объединенных архивных фондов, коллекций возможно только после определения фондовой принадлежности документов. Эта операция получила наименование фондирование. Работы по фондированию проводятся в дело производстве и архивах организаций при формировании дел отборе документов для передачи на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, а также в архивах при описании принятой документной «россыпи». В ходе определении фондовой принадлежности документ находит свое место в составе того или иного архивного фонда соответствующего юридического или физического лица.

Книга поступлений документов - учётный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов. Книга поступлений дает возможность узнать в каждом отдельном случае, когда, откуда и в каком состоянии были получены те или иные материалы; установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; показать динамику роста архива за тот или другой отрезок времени; правильно вести отчетность о приеме архивных материалов. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первым по данному фонду или повторным. Кроме порядкового номера в книге поступлений указываются основные данные о каждом поступлении.

Список фондов - учётный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. По списку фондов каждый поступающий в архив фонд в хронологической последовательности поступлений получает порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду. Перенумерация хранящихся в архиве фондов может проводиться лишь в исключительных случаях, например, в результате утраты большого количества фондов.

Лист фонда - учётный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. Лист служит первичным источником информации по фонду, раскрывая кратко содержание материалов. Он состоит из трех разделов: 1) общая характеристика материалов; 2) учёт неописанных материалов, включающий количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов; 3) учёт описанных материалов, включающий характеристику описей.

Листы фондов архива располагаются в порядке номеров фондов и составляют один или несколько прошнурованных и опечатанных печатью архива томов. Если в архиве хранятся фонды советских и дореволюционных учреждений, то листы фондов комплектуются в два различных тома соответственно нумерации фондов каждой группы фондов. Являясь частью системы научно-справочного аппарата, листы фондов выполняют не только учетные, но и информационные функции, поскольку содержат важные сведения о содержании фондов. А.Г. Голиков «Архивоведение отечественной истории». - М.: «Академия», 2008. - С. 60.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда. На основании описи определяется архивный шифр дела, представляющий собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела. Архивный шифр является адресом каждого дела, его поисковым образом, на который даются ссылки при использовании архивных материалов. Так как использование материалов происходит на всех этапах их существования, начиная с момента возникновения в системе делопроизводства, то в описях имеются сведения об изменении поисковых данных. С этой целью в специальной графе указывается делопроизводственный или прежний инвентарный номер, а в случае переработки описей составляются переводные таблицы.

Для учета архивных материалов особое значение имеют итоговые записи, которые делаются в конце каждой описи или в конце каждого тома, если опись состоит из нескольких томов, и содержат сведения о количестве дел, внесенных в опись,

При наличии в архиве большого количества описей ведется реестр описей, в котором указываются: номера по порядку, номер фонда, описи, название описи, крайние годы материалов, внесенных в опись, количество дел, количество листов в описи, количество экземпляров описи, отметка о выбытии, примечание.

Документы, образующиеся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия, частного лица, как правило, не являются обособленными объектами хранения, а входят в состав первичных комплексов - дел. Поэтому учет состава дел ведется путем нумерации листов и имеет важное значение, поскольку обеспечивает сохранность отдельных документов внутри дела. В архивной практике установился твердый порядок проведения нумерации листов, обеспечивающий учет и сохранность не только отдельных документов, но и каждого листа документа, поступающего в государственный архив. Нумерация листов проводится черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение». - Пенза: ПГУ, 2005. - С. 92.

В конце каждого дела на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния документов дела. Для обеспечения сохранности наиболее ценных документов в делах могут составляться внутренние описи, в которых перечисляются все документы дела с указанием их делопроизводственных номеров, заголовков, дат и номеров листов. Внутренняя опись помещается в начале дела и заверяется составителем. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. В заверительной надписи дела листы внутренней описи указываются через знак «+». Там же. С.93.

Дело фонда - дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и состоянию архивного фонда. Для правильной организации работы с документами необходимо хорошо знать не только историю фондообразователя (учреждение или лицо, в результате деятельности которого образуется его документальный фонд), но также историю самого фонда. Когда было создано учреждение, какие функции оно выполняло, как менялись его название и подчиненность, в каких условиях находились его материалы, как проводились их обработка, экспертиза, использование--все это чрезвычайно важно для организации комплектования и хранения документов, осуществления всех форм их использования. Эти сведения в виде официально оформленных документов можно подчерпнуть из дела фонда, которое заводится на каждый хранящийся в архиве фонд. В дело фонда помещаются:

· историческая справка о фондообразователе;

· схема систематизации дел фонда;

· рабочая инструкция по обработке материалов;

· акты о приеме материалов; акты о выделении материалов к уничтожению, как не подлежащих хранению;

· акты проверки наличия и состояния материалов;

· акты о неисправимом повреждении материалов;

· копии характеристик фонда, составленных для путеводителя; обзоры фонда;

· справки об использовании материалов фонда и др. А.Г. Голиков «Архивоведение отечественной истории». - М.: «Академия», 2008. - С. 66

Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в делопроизводстве архива, то в дело фонда помещается справка с перечислением этих документов и указанием их местонахождения. Каждому делу фонда присваивается номер и название данного фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменениях в справочном аппарате фонда включаются в дело фонда только после отметки на этих документах о произведенных записях в списке фондов, листе фондов, в описях, реестре описей. Все листы фонда должны быть подшиты и пронумерованы; на документы дела фонда составляется внутренняя опись.

Паспорт архива -- учетный документ периодической отчетности, содержащий сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архива.

Паспорт архива составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а второй направляется в архивное управление (отдел), где паспортные данные суммируются по всем подведомственным архивам. Регламент государственного учета документов АФ РФ / [Электронный ресурс] // Портал «Архивы России». - http://www.rusarchives.ru/lows/reglam.shtml (дата обращения 02.12.2014) Далее составляется сводный паспорт по архивам республики, содержащий сведения о количестве архивов и количестве находящихся у них на хранении дел.

В Росархив поступают паспорта центральных, государственных архивов и сводные паспорта. Таким образом, создается сводная статистическая отчетность по комплексам материалов отдельных архивов и групп архивов, объединенных в определенные регионы. Учет архивных материалов ведется не только в государственных архивах, но и в архивных управлениях (отделах). Архивные управления республик, архивные отделы краев и областей создают фондовые каталоги из карточек фондов, которые представляются государственными архивами сразу же после первого поступления документов по каждому фонду и составления на него листа фонда.

Карточка фонда представляет собой сокращенный вариант листа фонда. В карточке указываются номер и название фонда с указанием всех переименований и дат этих переименований, название архива, в котором хранится фонд, и вышестоящего архивного органа, дата первого поступления карточки фонда в архивный орган, объем фонда на 1 января наступившего года, состав фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов. А.Г. Голиков «Архивоведение отечественной истории». - М.: «Академия», 2008. - С. 66. В карточке указывается также прежний номер фонда в другом архиве, откуда фонд поступил. Карточка заверяется подписью сотрудника, ее составлявшего. Карточки фондов составляются государственными архивами республик, краев и областей в 2-х экземплярах, из которых один направляется в областной архивный отдел республики, края, области, второй - в Росархив.

Проверка наличия и состояния дел в государственных архивах.

Цель проверки наличия и состояния дел в государственных архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить поврежденные дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другую основу и т. п. Проверка наличия и состояния проводится в архивах в соответствии с утвержденными текущими и перспективными планами, в которых предусматривается проверка материалов всех фондов данного архива. Проверка проводится строго по фондам, очередность проверки определяется по спискам и листам фондов, картотекам анализа состояния научно-справочного аппарата.

Периодичность проверки фондов определяется в соответствии со значимостью их материалов. Так, фонды, содержащие уникальные документы, проверяются один раз в 5 лет, фонды I категории--раз в 10 лет, фонды II и III категорий--раз в 20 лет. О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение». - Пенза: ПГУ, 2005. - С. 98.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений фондов и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, возможно проведение внеочередных единовременных проверок наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов. Все обнаруженные в ходе проверки недостатки вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно. Если фонд небольшой, допускается составление единого листа на все описи. О недостаче дел архив обязан проинформировать вышестоящий архивный орган и одновременно начать работу п розыску, который, как и проверка наличия дел одного фонда, должен быть завершен в течение одного года. Розыск необнаруженных материалов требует тщательной проверки всех учетных документов фонда и анализа его истории. Результаты розыска должны рассматриваться в архиве специальной комиссией, решение которой поступает на утверждение в вышестоящее архивное управление, которое может вынести решение о снятии дел с учёта и о внесении изменений в учётные документы архива.

Таким образом мы выяснили теоретические принципы учёта документов и саму систему учёта документов. При учёте документов от работников требуется высокая степень внимательности, чтобы избежать ошибок при пополнении или формировании (что редко) архивного фонда.



Глава 2. Учёт документов в государственных архивах РФ

2.1 Учёт документов в РГАНТД

Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД) с филиалом в г. Самаре является крупнейшим в Российской Федерации центром хранения документов по истории отраслевой отечественной науки и техники. За 30 лет существования архив накопил большой интеллектуальный капитал. В фондах архива и филиала хранится более 2 млн. дел организаций и предприятий гражданских и оборонных отраслей экономики с конца XIX века до настоящего времени.

Самыми крупными фондообразователями архива являются такие предприятия, как РКК «Энергия» им. С.П. Королева, НПО им. С.А. Лавочкина, НПП «Звезда», ОАО «Гидропроект» им. С.Я. Жука, ЦКБ «Вымпел», ЦНИИ черной металлургии им. В.П. Бардина, НИФХИ им. Л.Я. Карпова, ЦАГИ им. проф. Н.Е. Жуковского и др. В фондах РГАНТД хранится документация по проектированию промышленных и гражданских сооружений: проекты Московского метрополитена, Волго-Донского судоходного канала, высотных зданий в Москве, Асуанской плотины и др.; конструкторская документация по гражданскому и военному авиастроению, автомобильному и железнодорожному транспорту. В Филиале хранится уникальная коллекция материалов на изобретения, которая содержит заявки ученых с мировым именем - К.Э. Циолковского, И.В. Курчатова, М.К. Тихонравова, П.Л. Капицы, Ж.И. Алферова, А.Н. Туполева, П.А. Флоренского и др.

Поливидовым по составу документов (научно-техническая и управленческая документация, аудиовизуальные документы, телеметрия) и самым полным по тематическому охвату является комплекс по истории отечественной космонавтики.

Архивные документы (более 220 тыс. ед. хр.) отражают историю становления и развития отечественной ракетно-космической техники, основные направления космической программы и этапы практического освоения космоса, начиная с 30-х годов XX века. В архиве хранятся конструкторские документы на разработку первых баллистических ракет, космического корабля «Восток», первых разработок для полетов на Луну, Марс и Венеру. Сохранена для истории уникальная коллекция фонозаписей по сеансам связи ЦУПа с экипажами, находящимися на орбите, а также тематический комплекс фотодокументов (более 100 тыс. ед. хр.). РГАНТД комплектуется личными фондами известных ученых, руководителей и специалистов; на государственное хранение в архив поступили документы соратника С.П. Королева академика Б.Е. Чертока, ученых и конструкторов авиационной и космической техники В.Н. Бугайского, Л.С. Душкина, А.М. Карагодина; научного обозревателя и писателя Я.К. Голованова; летчиков-космонавтов - А.И. Лавейкина, А.А. Леонова, А.В. Филипченко, П.Р. Поповича и др.

Документы архива широко используются для решения научных, производственных и социально-правовых вопросов, а также в культурно-просветительских целях.

Политематический и поливидовой состав архивных фондов ставит перед РГАНТД сложную и многоаспектную задачу организации доступа пользователей всех уровней (исследователей и сотрудников подразделений архива), как к информации, заключенной в документах, так и к самим документам (оригиналам или полнотекстовым электронным копиям). Эта задача решается с помощью автоматизированных систем и технологий по следующим основным направлениям:

· осуществление тематического поиска документной информации по всем видам принимаемых на хранение документов;

· осуществление поиска по учётным и справочным данным на уровне фондов и описей архива

· осуществление физико-химического контроля за состоянием носителя документов; обеспечение сохранности документов и информации, заключенной в них. Эта проблема решается в архиве двумя путями: 1. переводом документов на новый носитель - методом оцифрования; 2. осуществлением реставрации носителя (бумага, фоно, фото), как в аналоговой, так и в цифровой форме.

· создание и функционирование архивных справочников в электронном виде.

Все документы, находящиеся на хранении в РГАНТД описаны в описях, каталогах, учетных документах, сведения о них введены в архивные БД, справочники. Сейчас РГАНТД решает задачу оптимизации централизованного доступа пользователей через локальную сеть архива к автоматизированным информационным ресурсам (АИР), т.е. к поисковым системам и базам данных (БД), учетным БД и архивным справочникам (путеводители, обзоры, списки источников комплектования и др.), существующим в архиве в электронной форме. Эта задача реализуется с помощью ППП «Clarion» путем интеграции в едином «окне» доступа, условно разбитым на пять основных блоков, независимо от места физического расположения АС и БД и программного обеспечения, на котором они созданы. Специфика хранимой научно-технической документации накладывает определенные ограничения на возможность открытого доступа ко всем блокам АИР. БД и АИС, содержащие служебную информацию, имеют ограничения на использование, и к ним осуществляется доступ только по определенному паролю и с разрешения руководства архива.

Для удобства пользования АИР РГАНТД представлены на пилотном экране Схемы основными блоками в соответствии с решаемыми задачами:

Блок № 1 - Информационно-поисковые документальные тематические и видовые базы данных на архивные документы (открытый доступ)

1.1. АИПС по документам РГАНТД является универсальным справочным средством: позволяет осуществлять многоаспектный тематический поиск подготовку справочных средств. Для удобства ввода информации (учет прохождения документов, регистрация и т.д.) и пользования АИПС структурирована по видовым БД:

· БД на научно-технические и управленческие документы

· БД на фотодокументы

· БД на кинодокументы

· БД на фонодокументы

· БД на видеодокументы

· БД на машиночитаемые и фототелеметрические документы

· БД на документы личных фондов

1.2. Межархивные БД:

· БД по фотодокументам «Фотохроники ТАСС»

· БД «Архитектура и градостроительство Москвы и С.-Петербурга»

· БД «Документы Октябрьской революции 1917 г.»

Базы данных этого блока реализуют тематический многоаспектный поиск информации, представленной на уровне дела (ед. хр.), документа или группы документов; сортировку по любому реквизиту описания и выводу на печать в виде справочника или тематической подборки документов.

Неоднородность состава документов архивных фондов РГАНТД, требующих различного подхода к организации хранения и учета письменных (по архивным фондам) и аудиовизуальных (в порядке поступления) документов, и соответственно описания этих документов, выдвигает единые требования по унификации описания при вводе в АИПС.

При описании применяется дифференцированный подход и различные методы описания (в зависимости от целей использования важности и вида документа и др. причин). Например, при описании НТД и УД - за единицу описания принимается дело или группа дел; при описании личных архивов - документ или группа документов; при описании АУД - единицей описания является единица учета (кино-видео) или ее часть; для фоно- и фотодокументов - единица хранения или ее часть.

Основные принципы описания, применяемые в архиве:

· унификация (описание производится на входном формате утвержденной формы (РЛ) на основе инструктивно-методических документов; применяется как «бумажная» ввод в ПЭВМ с РЛ, так и «безбумажная» технология ввода);

· достаточная и необходимая избыточность информации на входном формате АИПС (использование дополнительных сведений служебного и технического характера, расширяющих информацию о документе и его носителе, например, см. поле 44 РЛ АИПС);

· обязательное применение контролируемой лексики с использованием динамически пополняемого тезауруса и ведением списка новых дескрипторов, появляющихся при описании вновь поступивших документов.

Развитие АИПС.

В 2005-2006 гг. планируется экспериментальный перевод программного обеспечения с ППП ISIS на более современный пакет, SQL-сервер при условии сохранения всех функциональных возможностей поиска и подготовки справочников ППП ISIS.

Блок № 2 - Учетно-поисковые БД по документам РГАНТД и Филиала (частично ограниченный доступ)

2.1. БД «Архивный фонд» РГАНТД (огр.)

2.2. БД «Архивный фонд» Филиала РГАНТД (огр.)

2.3. БД «Подготовка описей» (откр.)

2.4. БД по учету организаций, фондов и описей, содержащих документы по личному составу в РГАНТД и Филиале (откр.)

2.5. БД по учетным реквизитам аудиовизуальных документов (огр.)

Базы данных этого блока решают задачи и реализуют функции, в основном, учетного характера.

(2.1. 2.2.), например, Базы данных «Архивный фонд» решают задачу учета фондов, описей, единиц учета и единиц хранения как по РГАНТД, так и Филиала. Поскольку в БД «АФ» РГАНТД (Москва) введены данные о состоянии НСА к описям и документам фонда, то становится возможным, автоматизированным способом выполнить задачу по учету и анализу состояния НСА к документам архива, подготовке паспорта архива, подготовке перечней описей документов по категориям и ряд др.

(2.3.) БД «Подготовка описей», готовит описи на документы личных архивов, на документы инициативного документирования, описи особо ценных и уникальных документов. Технология подготовки описей содержит следующие циклы обработки информации - подготовка информации на рабочих листах (РЛ), входной контроль отдела НСА, ввод информации в ПЭВМ, выходной контроль и корректура, формирование описи в ПЭВМ и вывод на печать, автоматизированная подготовка указателей к описи, автоматизированное формирование списка сокращений и оформление описи; подготовка титульных листов, предисловий и заверительных подписей, выходной контроль, учет и передача для утверждения на ЭПК. Помимо «выходной продукции» - собственно описей, формируется и ведется БД, где сохраняются все реквизиты поединичного и подокументного описания, применяемого при составлении архивных описей.

БД по подготовке описей позволяет формировать и редактировать описи по видам введенных документов, и реализовывать функции описи, как учетного, так и поискового архивного справочника автоматизированным способом. БД осуществляет поисковые функции, заложенные в ППП «Access 2000» по следующим реквизитам: фонд, опись, персоналия (автор документа, участник событий и др.), объект, дата события и др.,

(2.4.) БД по учёту организаций, фондов и описей, содержащих документы по личному составу предназначена для быстрого поиска документов по личному составу, хранящихся в РГАНТД и Филиале. РГАНТД принимает на государственное хранение документы по личному составу от обанкротившихся и ликвидированных организаций-источников комплектования. Основными видами принимаемых документов являются: приказы по личному составу, расчетно-платежные ведомости, личные дела и карточки уволенных, личные дела сотрудников, списки трудовых книжек и др.

В БД введены сведения, о месте хранения документов по личному составу (Москва, Самара); поисковые данные документов (номер фонда, номер описи, количество дел по описи и крайние даты и виды документов); полное и краткое название фонда и все его переименования. Система идентифицирует современное и все предыдущие названия организаций-источников комплектования. В БД введены также следующие реквизиты, необходимые для ответов на запросы социально-правого характера: современный или последний почтовый адрес организации, контактные телефоны.

В развитие БД в 2005-2006 гг. планируется ввести сведения о наличии документов по личному составу в ведомственных архивах, архивах Министерств и ведомств, других государственных архивах по всем организациям-источникам комплектования РГАНТД.

(2.5.) БД по учетным реквизитам аудиовизуальных документов выполняет функции «переводной таблицы» (таблицы связи) результатов фондирования и традиционного валового учета АУД. Фондирование АУД проводилось архивом при вводе сведений о документах в БД «Архивный фонд» и при описании АУД для Путеводителей. В этой БД «связаны» между собой следующие реквизиты: номер фонда, номер описи в фонде; номер поступления по книге поступлений архива для каждого из видов АУД; номер описи по реестру описей, т.е. в валовом порядке для данного вида документов; номер единицы учета и количество единиц хранения в единице учета. В связи с производственной необходимостью в архиве первоочередной ввод в эту БД осуществляется для фонодокументов. В дальнейшем планируется ввод сведений и по другим видам АУД, прежде всего по кинодокументам и фотодокументам.

Архив ведет большую работу по сохранности информации, заключенной в фоно-, фото-, видеодокументах и документах на бумажных носителях, применяя метод оцифрования этих документов. Например, проблему сохранности фото и фонодокументов РГАНТД решает путем перезаписи информации с магнитных лент на CD-диски, которые не требуют специальных условий хранения, занимают в сотни раз меньшую площадь (на один CD-диск можно записать до 30 магнитных лент, а его физический объем на порядок меньше, чем у ленты). Кроме того, возможность многократной перезаписи оцифрованных фото- и фонодокументов на те же или иные носители со 100%-ым сохранением качества звука и изображения, обеспечивает их практически неограниченно длительную сохранность. Учет электронных копий документов и CD-дисков проводится с использованием разработанных БД.

Блок № 3 - Учетно-поисковые БД электронных копий аудиовизуальных документов РГАНТД (открытый доступ)

3.1. БД по фотодокументам

3.2. БД по фонодокументам

3.3. БД по фототелеметрическим документам

3.4. БД по видеодокументам

Базы данных этого Блока реализуют учетные функции:

· в части учета электронных носителей информации (CD-дисков) в валовом порядке раздельно по каждому виду АУД;

· архивных (учетных) номеров раздельно по каждому виду АУД.

Поисковые функции документной информации, записанной на электронные носители осуществляются по следующим реквизитам: архивный номер документа, состоящий из номера единицы учета и номера единицы хранения; порядковый номер диска (электронного носителя), на котором записан документ; дата записи; дата события; ФИО персоналии; объект; содержание документа.

РГАНТД в плановом порядке проводит оцифрование и готовит фонд копий фонозаписей на CD; отработана технология отбора и цифровой обработки документов; разработана система учета и доступа к информации, записанной на CD. Сейчас в архиве переведены на CD носители все особо ценные фонодокументы и идет плановый перевод на CD остальных документов.

Фонд оцифрованных копий фотодокументов на CD содержит более 7 тыс. ед. хр. Заголовком каждого файла на диске является его архивный номер, при необходимости получить описание фотографии необходимо обратиться к БД по фотодокументам. К фонду также разработана БД по учету и описанию информации на CD.

Научно-исследовательская разработка архива по принципиальной возможности оцифрования видеодокументов завершена в 2004 г. Разработана технология перевода на цифровой носитель видеодокументов, создана экспериментальная БД оцифрованных видеодокументов. Ввиду больших материальных затрат дальнейшее развитие работ по этому направлению на ближайшую перспективу архивом не планируется.

В настоящее время в перспективных планах развития работ по обеспечению сохранности документной информации и носителей информации перед архивом стоит задача осуществить перевод на цифровые носители комплекс уникальных и особо ценных научно-технических документов. Архив начал работу по созданию фонда копий на особо ценные и уникальные конструкторские документы. В первую очередь созданы аналоговые и цифровые копии уникальных конструкторских документов (это широкоформатные кальки) по отечественным приоритетным разработкам 1957-1966 г. (первые баллистические ракеты, первый пилотируемый КК, первые лунные АМС, первые АМС к Венере и Марсу) и особо ценных документов из личного фонда русского инженера-изобретателя В.Г. Шухова - это широкоформатные кальки на тряпичной основе производства конца 19 века.

Блок № 4 - Учетно-поисковые БД контроля физико-химического состояния носителей информации документов РГАНТД (ограниченный доступ)

4.1. БД по документам на бумажных носителях

4.2. БД по кинодокументам

4.3. БД по видеодокументам

4.4. БД по фонодокументам

4.5. БД по фотодокументам

БД контроля физико-химического состояния документов предназначены для эффективного анализа сохранности аудиовизуальных документов и документов на бумажной основе, хранящихся в архиве, и быстрого поиска информации о физико-химическом состоянии этих документов.

БД по контролю за сохранностью документов и их носителей позволяют получать различные и всесторонние данные о физико-химическом состоянии документов архива, как по конкретным мероприятиям (проведение реставрационно-профилактической обработки и др.) так и в целом по сохранности документального массива (годность к копированию, оценка физического состояния и т.д.); аналитические и статистические данные по видам дефектов для различных типов документов (документы на бумажной основе, кино-, фото-, фоно-, видеодокументы).

Разработка этих БД является итогом научной и экспериментальной работы группы специалистов архива: специалистов по физико-химической сохранности документов, как на бумажных, так и на пленочных носителях программистов, архивистов, хранителей фондов. Эта работа имеет большое практическое значение для совершенствования работы архива по обеспечению сохранности документов: были выявлены и сформулированы наиболее характерные дефекты носителей документной информации, присущие каждому виду документов, находящихся на государственном хранении.

Особенностью описания документов в БД этого блока является то, что все группы сведений о документе его носителе, в формализованном виде вынесены на рабочий лист и архивисту необходимо лишь выделить реквизиты, соответствующие каждому конкретному документу. Этот метод позволяет в несколько раз сократить трудозатраты при вводе сведений в систему и осуществлять автоматизированный контроль за достоверностью вводимой информации.

В плане совершенствования этих разработок архив планирует более активно и целенаправленно выявлять документы, носители, которых нуждаются в реставрации и замене (перезаписи на цифровой носитель). Сведения по этим комплексам документов будут введены в БД и на основании проведенных выборок и анализа дефектов носителей архив осуществляет планирование работ, как на предстоящий год, так и долгосрочное (до 2010 г.) планирование работ по реставрации и оцифрованию документов.

Блок № 5 - Архивные справочники по документам РГАНТД, существующие в электронном виде (частично ограниченный доступ)

5.1. Путеводитель по фондам Филиала РГАНТД, 2000 г. (См. на сайте Филиала РГАНТД в Интернете)

5.2. Путеводитель по личным фондам РГАНТД, 2003 г. (откр.)

5.3. Путеводитель по фондам РГАНТД, 2005 г. (огр.)