Система мер по обеспечению сохранности архивных документов

Размещено на http://allbest.ru

Санкт-Петербургское государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Санкт-Петербургский технический колледж управления и коммерции

Киришский филиал

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

на тему

«Система мер по обеспечению сохранности архивных документов»

Специальность: «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Студент:

Мавричева Анастасия Евгеньевна

Руководитель: Кириллова Н.А.

Кириши

2018



Содержание

Введение

1. Обеспечение сохранности архивных документов в 1918-1941 гг.

2. История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

3. Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

4. Режимы хранения документов

4.1. Система мер обеспечения сохранности документов

4.2 Требования к зданиям и помещениям архива

4.3 Размещение документов в хранилище

4.4 Порядок выдачи дел из хранилищ

4.5 Обеспечение физико-химической сохранности документов

4.6 Проверка наличия и состояния документов

4.7 Особо ценные и уникальные документы архива

4.8 Страховой фонд и фонд пользования

5. Топографирование и учет движения документов

6. Хранение документов в электронной форме

Заключение

Список источников



Введение

Актуальность темы . Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов - старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.

Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования. Цель хранения - снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.

Целью работы является выяснить оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов.

Цель работы определяет следующие задачи :

1. Изучить историю законодательства и основы обеспечения сохранности

документов архива

2. Рассмотреть устройство, оборудование и эксплуатацию помещений архива

3. Показать различные режимы хранения документов

4. Проанализировать топографирование и учет движения документов

5. Обратить внимание на хранение документов в электронной форме

Объектом исследования являются архивные документы, их место и значение их сохранности в истории государства.

Предмет исследования - система обеспечения сохранности документов архива

Степень изученности темы: Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

Горфейн Г.М.1 в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.

Труды Охотникова А.В.2 «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов. Статьи Алексеевой Е.В.3 «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.



1. Обеспечение сохранности архивных документов в 1918-1941 гг.

Формирование, хранение и использование ретроспективной информации. Нормативно-методическое регулирование деятельности архивных учреждений в области ОСД. Единый Государственный архивный фонд (ЕГАФ). Главное архивное управление НКВД СССР.

В предлагаемой вниманию читателей журнала «Вестник архивиста» статье автор обращается к деятельности архивных учреждений в области обеспечения сохранности архивных документов (ОСД) в период 1918 - 1941 гг. Цель данного исследования - выделить в традиционном опыте те формы и методы нейтрализации возникающих угроз уничтожения и утраты архивных документов, которые давали положительный эффект в прошлом и, не утратив своего значения, могут быть с успехом применены в современных условиях.

На заседании межведомственной комиссии по информационной безопасности Российской Федерации (1997 г.), на парламентских слушаниях по проблемам национальной безопасности (1999, 2003 гг.) по докладам руководителя Росархива В.П. Козлова было признано, что ослабление государственного влияния и контроля в области формирования, хранения и использования ретроспективной информации в сфере государственного управления и развития науки и культуры, увеличивает риски физических утрат и несанкционированного использования архивных документов и документной информации, что не соответствует интересам государства и нарушает права человека.

Современное состояние национальной безопасности Архивного фонда Российской Федерации в той постановке, как это рассматривается на государственном уровне, пока не отвечает поставленным целям и задачам . В современном мире, где информация выступает как мощный ресурс влияния на все сферы человеческой деятельности, Архивный фонд Российской Федерации вошел в число объектов повышенной зоны риска.

В практической деятельности архивных учреждений ОСД как важнейшая общественная функция архивов сложилось в самостоятельное направление, включающее организационно-методическое сопровождение, в 1970-е гг. Исследование содержания задач и методов их разрешения в этой области, осуществленное В.Ф. Приваловым, Э.В. Колосовой, И.В. Ивановой, показало, что представление об ОСД складывалось постепенно и вплоть до конца 1930-х гг. охватывало вопросы: концентрации документов в государственных хранилищах, их учета, организации хранения и использования.

Постепенно круг проблематики ОСД сужался, ограничиваясь учетом документов и организацией их хранения. Согласно современным правилам ОСД рассматривается как «комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии».

Подходы к разрешению проблемы угроз уничтожения и утраты документов имели свою специфику в каждый исторический период, оказывая влияние на формирование правовых основ их нейтрализации.

Анализ нормативно-методического регулирования деятельности архивных учреждений в области ОСД как реакции на возникающие угрозы уничтожения и утраты архивных документов в совокупности с публиковавшимися материалами позволяет понять в исторической ретроспективе истоки формирования действующих предписаний со времени принятия декрета СНК РСФСР «О реорганизации и централизации архивного дела» от 1 июня 1918 г.

В 1917 - 1918 гг. реальная угроза гибели культурных ценностей, оказавшихся бесхозными, была чрезвычайно высока. Создание Единого Государственного архивного фонда (ЕГАФ), была той единственной и уникальной мерой, которая позволила в кратчайшие сроки сосредоточить документальное наследие Российской империи в государственных хранилищах.

Было создано в системе Наркомпроса РФ на правах специализированного государственного органа с функцией организационно-методического руководства республиканскими, губернскими архивными органами на местах и с правом непосредственного доклада вопросов архивного дела правительству Главное управление архивным делом (ГУАД).

Его сотрудники развернули масштабную работу по концентрации в государственных архивах объявленных собственностью государства дел и документов министерств, ведомств, учреждений и организаций Российской империи, оконченных делопроизводством к 7 ноября 1917 г., а также архивов умерших писателей, художников, композиторов, ученых, общественных деятелей, в том числе хранившихся в библиотеках и музеях .

Главное внимание было направлено на овладение документальными собраниями бывшей царской фамилии, церквей, монастырей, дворцов, национализированных усадеб. Решалась задача изъятия из бесконтрольного пользования архивных документов, которые содержали опасную для новой власти информацию в области политики, религии, идеологии, культуры. Положение дел с архивами, оставаясь катастрофическим, рассматривается в этот период правительством наряду с важнейшими вопросами государственного строительства.

В качестве одной из действенных форм влияния на положение дел с архивами использовалось агитационно-пропагандистское воздействие представителей государства, их обращения к руководителям советских и хозяйственных органов. Огромную роль сыграла брошюра управляющего делами СНК РСФСР В.Д. Бонч-Бруевича «Сохраняйте архивы», вышедшая в 1919 г. тиражом 50 000 экземпляров .

Архивные органы в центре и на местах, организуя собирание, учет, охрану архивов, осуществляя инспекторские проверки, зафиксировали массовую гибель архивных комплексов. Исследуя историю архивного строительства в предвоенный период, В.В. Максаков, В.И. Вяликов приводят многочисленные примеры, свидетельствующие о том, что 1917-1920-е гг. по объему утрат ценнейших архивных комплексов вписали одну из трагичных страниц в историю архивного дела и русской культуры. Объемы погибших материалов исчислялись тысячами. Вскрывались многочисленные факты сокрытия, купли, продажи, утилизации ценных документов, проникновения в архивы «классово чуждых элементов».

Причины утрат документов нередко связывали с действиями лиц, стремящихся скрыть свое происхождение и биографические данные. Так, бесследно исчез из государственного хранилища фонд Казанского полицейского управления.

Под видом выделения макулатуры из фонда жандармского правления были изъяты ценные материалы, связанные с революционными событями 1905-1906гг. И все же главной причиной массовых утрат архивных материалов оставалось их бесхозное хранение. Комиссия в составе представителей РВС, Штаба РККА и Центрархива РСФСР по результатам проверки военных архивов в 1922 г. отмечала, что архивный материал хранился в неохраняемых конюшнях, сараях, в сырых подвалах, значительная часть архивных дел пришли в состояние совершенной непригодности для дальнейшего использования.

В частности, в Военно-ученом архиве (ВУА, ныне в составе РГВИА) все дела находились в хаотическом беспорядке, вываленные из разбитых ящиков, представляют собой стог дел, перемешанных с отбитою штукатуркою и кирпичами.

В 1922 г. в целях повышения статуса архивного ведомства вопросы общего управления, планирования и контроля в области архивного дела из структуры Наркомпроса РСФСР передаются во ВЦИК РСФСР. Основные функции в области управления ОСД от ликвидированного ГУАД переходят Центрархиву РСФСР. Циркуляр ВЦИК РСФСР от 9 июня 1922 г. «О мерах борьбы против истребления архивных материалов» , обращение председателя ВЦИК М.И. Калинина к руководителям местных советских органов с требованием усиления борьбы против расхитителей исторических памятников квалифицировали стремление учреждений и национализированных предприятий распродавать в качестве «бумажного хлама» частями и целиком свои архивы, как «хищническое истребление культурного государственного достояния».

Устанавливалось, что в случае нарушения действующих правил об охране архивов виновные подлежали дисциплинарному взысканию или привлечению к судебной ответственности. В этот период издаются первые правоприменительные акты, направленные на повышение ответственности должностных лиц за сохранность архивов.

Распоряжение Наркомюста РСФСР № 21 от 14.03.1921 г. предписывало органам прокурорского надзора на местах уделять внимание заявлениям архивных органов и делам по расхищению, истреблению или не допущенной законом утилизации архивных материалов уделять должное внимание, всякий раз неуклонно привлекать виновных к ответственности, оказывать архивным органам всяческую поддержку в деле собирания ими архивных материалов, если таковые (архивные органы) будут нуждаться в защите закона .

О круге вопросов ОСД и подходах к их решению, формах и методах работы на этом крайне сложном участке деятельности дает представление развернутое постановление, принятое 19 июля 1922 г. Горским ЦИК «Об охране архивных ценностей Горской республики».

Руководителям местных советских органов власти и управления было предписано принять самые решительные меры к охранению архивов от расхищения или уничтожения; ежемесячно доставлять Горскому архивному управлению сведения о состоянии архивов, немедленно сообщать о случаях нарушения их сохранности; вменить в обязанность определенных лиц (завхозов, комендантов зданий, управделами и т. д.) наблюдение за сохранностью архивов.

Запрещалась продажа архивов. Виновные в невыполнении или нарушении этих требований, подлежали ответственности по суду. Горскому архивному управлению этим постановлением предоставлялось право конфискации архивных материалов, попавших на рынок и в частные руки без соответствующей визы архивного управления .

Аналогичные постановления были приняты практически повсеместно. Они составили правовую основу, определившую подходы в области защиты архивных документов от угроз хищений и утрат, которые в эти годы включали в основном вопросы физической сохранности документов ЕГАФ. Вопросы решались посредством усиления контроля, повышения роли местных органов власти, выделения и охраны приспособленных помещений под архивы, нейтрализации угроз распродажи и незаконного уничтожения документов. Важно отметить, что архивные учреждения в этот период изучают зарубежный опыт, в частности, изданную в 1919 г. брошюру «О принятых на Западе способах сохранения архивных документов» .

В начале 1920-х гг. идеологизация всех сфер государственной и общественной жизни в стране непосредственно затронула и архивы в части охранения архивных документов от несанкционированного доступа. Порядок всеобщей доступности архивов, объявленный в первые годы советской власти для трудящихся масс, потребовалось пересмотреть.

Декрет СНК РСФСР от 31 марта 1926 г. «О порядке использования материалами ЦА РСФСР» (п. 4) предписывал организациям, получившим архивные материалы в пользование, соблюдать устанавливаемые Центрархивом правила их хранения и использования, не допускать к занятиям по архивным материалам посторонних лиц. Постановление ВЦИК и СНК РСФСР от 28 января 1929 г. «Об утверждении Положения о Центральном Архивном Управлении РСФСР» установило особые требования к сохранности фондов и документов, отнесенных к категории секретных.

В структуре ряда центральных архивов образуются секретные отделы. Названное Положение о ЦАУ РСФСР явилось исключительно важным нормативно-методическим документом в истории архивного строительства, определив организационные принципы и структуру управления, сеть архивов, состав и содержание Архивного фонда, содержание и развитие основных направлений архивного дела.

Самое широкое освещение в этом Положении получили вопросы ОСД: способы хранения, архивно-техническая подготовка, порядок сдачи органам архивного управления законченных делопроизводством материалов, подлежащих поступлению в Государственный архивный фонд РСФСР, охрана архивов. Циркуляр ВЦИК РСФСР «Об улучшении постановки архивного дела на местах» от 16 июля 1928 г. предписывал: принять меры к охране архивов районных и волостных исполнительных комитетов, сельских советов и соответствующих им органов. Создавалась единая система управления архивами в центре и на местах.

В середине 1930-х гг. на фоне усиления идеологической борьбы с инакомыслием вопросы борьбы с хищениями документов в архивах стали предметом специального доклада ЦАУ РСФСР правительству, по результатам которого Гражданский кодекс РСФСР был дополнен статьей 23 следующего содержания: «архивные материалы, отнесенные к ведению органов архивного управления, могут быть предметом сделок только в том случае, если эти материалы признаны в установленном порядке подлежащими уничтожению (архивная макулатура)».

Уголовный кодекс РСФСР был дополнен статьями 78 и 188 об усилении ответственности за нарушение советского законодательства об архивах в тех случаях, когда совершенное преступление повлекло или могло повлечь за собой невозможность своевременного использования документов заинтересованными государственными органами, или когда те же нарушения совершались систематически, а также из соображения корысти и вообще личной заинтересованности. Постановление ВЦИК и СНК РСФСР от 10 июня 1931 г. «О положении архивного дела на местах» определяло уголовную ответственность за ненадлежащее обращение с архивными материалами, привлечение к судебной ответственности всех виновных в гибели, незаконном уничтожении архивных материалов .

27 июня 1935 г. был принят первый законодательный акт по вопросам архивного дела в СССР - Постановление Президиума ЦИК Союза ССР «О мероприятиях по упорядочению архивного дела Союза ССР» , в котором особо подчеркивалось, что государственные архивы не приведены в порядок, не обеспечена охрана документов, имеющих государственное значение. Впервые обращалось внимание архивного ведомства - ЦАУ РСФСР на неудовлетворительное состояние ведомственных хранилищ - архивов народных комиссариатов и центральных учреждений СССР, определялись задачи архивных учреждений в отношении этих архивов.

В числе угроз архивным документам правительство потребовало устранения причин, прежде всего таких: выцветание документов, связанное с условиями их хранения; отсутствие учета архивных фондов и документов; отсутствие должного регулирования и контроля обоснованности уничтожения документов в ходе их экспертизы. Важно отметить, что впервые в этом постановлении вопросы экспертизы научно-практической ценности документов привлекли внимание правительства в контексте угроз архивным документам советской эпохи.

В целях выполнения названного постановления в структуре ЦАУ был создан отдел ведомственных архивов с функцией контроля работы ведомственных хранилищ, разработки проектов законов и постановлений правительства СССР, указаний, положений, правил, инструкций, методических писем по организации и постановке работы архивов в учреждениях, организациях и предприятиях.

Это был исключительно важный шаг, позволивший в предвоенный период выявить естественные и целенаправленные угрозы архивным документам, подлежащим включению в состав ГАФ СССР, провести значительные работы по упорядочению документов советского периода на стадии их ведомственного хранения. Через год, в 1936 г. руководство ЦАУ РСФСР докладывало правительству о невыполнении этого постановления рядом ведомств, в архивах которых документы, имеющие научно историческую ценность, «перемешаны» с документами, не имеющими никакой ценности, что материалы первых лет советской власти, написанные чернилами на бумаге низкого качества, подвержены быстрому выцветанию.

Постановление Президиума ЦИК и СНК СССР от 5 февраля 1936 г. «Об упорядочении архивного дела в народных комиссариатах и центральных учреждениях СССР», установив основные категории документов, отражающие историю социалистического строительства и подлежащие обязательному хранению в архивах, положило начало систематической работе архивной службы с документами советских учреждений.

Этим нормативным актом сохранность документов советского периода была взята под особый контроль не только в государственных, но и в ведомственных архивохранилищах.

Однако работа по выполнению поставленных правительством задач концентрации в архивах и сохранения документов советской эпохи встретилось с труднопреодолимыми препятствиями.

Для новых поступлений помещений практически не было. К концу 1930-х гг. наступал срок передачи материалов колхозов, районных, сельских и поселковых советов из районных архивов с переменным составом документов, созданных в 1929 г., в республиканские, краевые и областные государственные архивы. Приспособленные под архивы помещения и многие дореволюционные хранилища не отвечали требованиям физико-химического хранения документов на бумажной основе.

Принятие новой Конституции СССР, утвержденной 5 декабря 1936 г. Чрезвычайным VIII съездом Советов СССР, и связанные с этим изменения в государственном устройстве, а также общественно-политической жизни потребовали усиления централизации и административных начал в управлении архивным делом. В 1938 г. управление архивами в центре и на местах было передано НКВД СССР. ЦАУ СССР было преобразовано в Главное архивное управление НКВД СССР (ГАУ НКВД СССР).

Этот акт, направленный прежде всего, на контролируемое использование архивной информации, тем не менее, сыграл определенную позитивную роль в осуществлении мер по ОСД. Архивы перешли на строгий режим охраны помещений, что практически снимало с повестки дня вопросы хищений и несанкционированного доступа к архивным документам.

По предписанию НКВД была проведена инвентаризация архивов. Особое место отводилось подбору и расстановке кадров архивных работников с учетом их благонадежности и лояльности к советской власти. Во многом благодаря этим мерам удалось эвакуировать значительные объемы ценнейших архивных материалов в чрезвычайных условиях внезапно начавшейся в июне 1941 г. войны.

Специально созданный методический сектор ГАУ НКВД СССР в сжатые сроки сумел подготовить к изданию серию необходимых нормативно-методических пособий. В числе важнейших: «Правила составления инвентарной описи архивных материалов в государственных архивах СССР» (1938), позволившие существенно продвинуться в деле ликвидации неучтенных и неописанных «завалов» архивной россыпи; «Правила систематизации архивных материалов в государственных архивах СССР» (1938) и «Правила определения архивного фонда» (1939).

Эти документы заложили научные основы группировки, фондирования и описания документов, составления к ним научно-справочного аппарата. «Указания об улучшении работы районных архивов и архивов военных учреждений» и циркуляр «О проверке наличия и состояния документальных материалов в государственных архивах» (1940) явились важным шагом для устранения нарушений в хранении и учете документов, в том числе районного звена и военных учреждений.

Накануне войны, созданная как организационно-методический орган при ГАУ СССР Центральная экспертная комиссия (ЦЭПК), проводила рассмотрение результатов массовой экспертизы ценности документов в наркоматах, предотвращая уничтожение ценных архивных комплексов.

К началу Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. можно говорить о сложившейся единой системе управления архивами страны и, прежде всего, в организации, способах и приемах упорядочения, описания, учета архивных материалов, что создавало определенные условия для нейтрализации угроз уничтожения и утрат архивных документов. Положительное развитие ситуации в области ОСД, как показал опыт, было возможно только при централизованном управлении отраслью, комплексном подходе к реализации нормативных, методических, организационных и практических мер с соответствующим техническим обеспечением.



2. История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов.

Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний».

Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов.

К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников4 .

Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее - горят, гибнут и в наши дни.

Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни - это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века - «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.

Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственных дел».

Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем - пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».

В советские времена закон также был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.

Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия5 . К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.

В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.

Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность. В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственность за эти правонарушения: ст. 164 - «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 - «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 - «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.

В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности документов - одна из важнейших функций архивных учреждений6 .

Специалистам решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:

1. обеспечение физико-химической сохранности документов;

2. создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;

3. учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;

4. копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

5. консервация документов.



3. Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятных условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а так же от хищений и потерь по небрежности.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов7 .

В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными нормами проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено соответствие помещение вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывают все члены экспертной комиссии8 .

Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:

1. помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;

2. поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;

3. поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью

4. архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели - как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.

Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: комната для приема и разбора поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое9 .

Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищу предъявляются наиболее строгие требования:

1. совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

2. не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;

3. помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;

4. внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов;

5. в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;

6. помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

7. электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

8. хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;

9. вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;

10. размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;

11. лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов10 .

Размещение документов в хранилище связано не только с обеспечением их сохранности, но и возможного быстрого поиска в целях использования. Хранить документы на полу, подоконнике и в не разобранных кипах не допускается. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнеупорным составом), для хранения особо ценных дел и учетных документов - сейфы и металлические шкафы. Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см; проходы между стеллажами - 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом - 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей - 45; расстояние от пола до нижней полки - 20; а в цокольных этажах - 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой. Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световой режимы хранения дел.

Размеры стеллажа: высота - 220-240 см, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок и связок - 35-40, расстояние между полками по высоте - 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа - 25-30 см; расстояние между полками - 35 см.

Если помещение архива имеет высоту более 4 м, то для рационального использования площади целесообразно устанавливать двухъярусные стеллажи с межъярусными перекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими безопасность работ. Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальные стеллажи.

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального размещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в хранилищах применяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки.

Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или в газовых трубах, осветительная арматура - полугерметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища11 .

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального размещения документов в хранилищах.

Если хранилище предназначено непосредственно для сохранения документов, то в архиве желательно отвести помещения для их использования. Они должны обеспечивать нормальную работу читателей и исследователей. В помещениях должны быть расположены читальный зал для работы с документами различных размеров и видов, а так же следующие основные участки: выдачи документов исследователям; информационно-поисковых систем; временного хранения документов в период их использования12 .

В каждом архиве разрабатывается план эвакуации документов при чрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В плане должна быть предусмотрена первоочередная эвакуация особо ценных документов и дел постоянного хранения.

Не только само здание (помещение), но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.



4. Режимы хранения документов

Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.

Существуют следующие режимы хранения:

1. световой;

2. температурно-влажностный;

3. противопожарный;

4. охранный.

Световой режим. Свет несет с собой энергию, под влиянием которой в освещаемых материалах протекают фотохимические реакции, вызывающие изменение их первоначальных свойств. Бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность, так как в ней протекаю значительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет13 . Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается.

Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-50 люкс (лк), на рабочих столах - 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором - люксметром типа Ю-16.

Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. Наименьшая освещенность помещений от общего освещения должна составлять 300 люкс на расстоянии 0,8 м от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, на столах читателей должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения по возможности должен соблюдаться световой режим, как в хранилищах14 .

Температурно-влажностный режим. Температура и влажность - основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностный режим определяет микроклимат данного помещения.

Микроклимат зависит от климатических особенностей района расположения здания и характеристик здания. Для микроклимата помещений типичны погодно-климатические изменения и инерционность их проявления. Микроклимат документов - условный термин, характеризующий температурно-влажностное состояние документов в условиях их хранения, использования, транспортировки15 .

Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. В этих условиях:

1. появляются оптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальная прочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация);

2. наблюдается стабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая ответная реакция на резкие изменения комнатного климата);

3. исключается возможность поражения бумаги плесневыми грибами;

4. обеспечивается оптимальная скорость химического старения бумаги и текста;

5. резко снижается скорость механодиструкции бумаги при резких изменениях комнатных условий. Область изменений относительной влажности воздуха 30-60-30% называется нормальной стабильной климатической зоной и считается наиболее безопасной для длительного хранения бумажных документов16 .

Оптимальный температурно-влажностный режим зависит, прежде всего, от типа носителей информации преобладающих в архиве. Например:

1. бумажные документы: температура - 17-19С, относительная влажность воздуха - 50-55%;

2. документы на пленочных носителях (фото-, кино-, фоно-, видеодокументы): температура - 15С, относительная влажность воздуха - 40-55%;

3. документы на магнитных носителях (пленки, диски): температура - 15-20С, относительная влажность воздуха - 50-65%.

Область изменения относительной влажности воздуха 0-30-0% соответствует условиям так называемой сухой нестабильной климатической зоны. При низкой влажности бумага становится излишне жесткой, сильно реагирует на изменение климата, разрушение от физико-механического старения и износа увеличивается. Возможна необратимая частичная утрата при длительном высушивании бумаги.

Область изменений относительной влажности воздуха 60-100-60% называют влажной нестабильной климатической зоной. С повышением влажности растет гибкость, но одновременно падает прочность бумаги на разрыв. Увеличивается активная ответная реакция бумаги на любые изменения климата. Значительно возрастает скорость химического старения бумаги и текста, наблюдается расплывание водорастворимых текстов и ослабление их контраста. При влажности больше 65% создаются благоприятные условия для плесневения документов: вероятность плесневения по мере повышения влажности от 65 к 100% быстро нарастает. Крайне важно чтобы при постоянном хранении документы максимум времени пребывали в условиях нормальной климатической зоны и минимум - в сухой или влажной зоне.

Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Именно поэтому архивные документы, поступившие после длительной транспортировки, не сразу размещают в хранилище, а оставляют на некоторое время в специальном помещении для акклиматизации17 .

Для того чтобы определить соответствует ли температура и влажность в выбранном помещении требованиям оптимального температурно-влажностного режима в архивах проводится контрольно-климатическая работа. Ее основная цель - получение постоянной информации о климатических условиях хранения.

Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы.

В кондиционируемых помещениях измерения проводятся и фиксируются в специальном журнале раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - эвакуация, затопление и др. - ежедневно.

Самый верный способ установления в хранилище фиксированного оптимального температурно-влажностного режима - оборудование хранилища системами кондиционирования воздуха, то есть использование кондиционеров. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального проветривания и отопления хранилищ.

Санитарно-гигиенический режим. Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекс требований направленных на поддержание чистоты, исключающей появление плесени, грибка, пыли и особенно насекомых и грызунов. Для этого в хранилище следует неукоснительно соблюдать следующие требования:

1. Постоянная циркуляция воздуха, исключение непроветриваемых зон.

2. Защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

3. В хранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

4. Недопустимо хранение и использование продуктов питания.

5. Систематически проводить влажную уборку - при этом вода не должна попадать на документы. Однако влажная уборка в хранилищах с небольшой кубатурой может существенно влиять на влажность воздуха. Поэтому, приступая к такой уборке, необходимо знать влажность воздуха в хранилище. При влажности ниже нормы влажную уборку можно производить ежедневно. При высокой влажности уборка пола насухо отжатой тряпкой допускается не чаще одного раза в неделю18 . Не реже одного раза в год проводить обеспылевание стеллажей, шкафов, средств хранения.

6. Не реже одного раза в год обрабатывать растворами антисептиков полы, подоконники, плинтусы, цокольные части стеллажей - при этом растворы не должны попадать на документы.

7. Два раза в год документы выборочно подвергать обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков19 .

Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Можно выделить две основные причины образования пыли в хранилище: внутреннюю (естественная эрозия стен, пола, бетонных перекрытий, упаковочных материалов) и внешнюю (проникновение пыли из вне). Соответственно этому для предотвращения ее появления следует применять различные средства защиты.

Для устранения внутренней причины образования пыли стены, потолок, перегородки и стеллажи необходимо покрывать особо прочным, огнеустойчивым, не распыляющимся с течением времени материалом. Не следует допускать в хранилищах сооружения балок, труб или других выступов, на которых осаждалась бы пыль.

Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах. Он является основным источником пыли, возникающей при трении о его поверхность различных средств транспортировки документов и других предметов. Рекомендуется укладывать в хранилище ровные гладкие полы, так как гранулированные (дробленые, зернистые) покрытия способствуют большому истиранию при трении о них различных предметов и быстро покрываются пылью.

Для общей уборки помещений хранилищ и регулярного удаления пыли с документов на стеллажах в большинстве архивов чаще всего применяют обычные типовые электропылесосы. Иногда для удобства к обычным пылесосам разрабатываются специальные устройства. Например, в Государственной библиотеке им. Ленина установлена конструкция пылевой камеры, применяемая для обеспылевания книг.

Неплохо предохраняют документы от пыли папки, картонные коробки, ящики.

Кроме применения средств обеспылевания необходимо регулярно осуществлять контроль запыленности воздуха и самих документов. Запыленность воздуха в архивохранилищах документов на бумажной основе должна составлять не более 4-6 мг/м3 , при этом пыль не должна содержать более 10% SiO2 20 .

Охранный режим. Охранный режим предполагает:

1. Организацию системы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений архива.

2. Закрытие хранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее - опечатывание и опломбирование.

3. Разрешение доступа в хранилище только сотрудникам архива или, в экстренных случаях, другим сотрудникам организации в их сопровождении.

4. Наличие на наружных дверях архива металлической облицовки, а на окнах запираемых металлических решеток, запашных наружу.

5. Вынос документов из архива только по специальным пропускам.

Технические меры защиты документов от хищений логически увязываются с архитектурно-планировочными и административными решениями в единую систему безопасности. К техническим мерам относятся:

1. Средства наружного наблюдения: электронные детекторы повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон), фиксирующие сейсмическую волну разрушения и включающие сигнал тревоги; детекторы вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при ее открывании; следящая система инфракрасного луча, реагирующая на пересечение луча какими-либо предметами и осуществляющая контроль по периметру здания, в коридорах, залах и т.п.

2. Средства внутреннего наблюдения, используемые в нерабочее время для обнаружения лиц, незаконно присутствующих в помещении здания (ультразвуковой передатчик, генерирующий звуковые волны измененной частоты при наличии в зоне постороннего) микроволновые приборы ультразвукового пеленгования, совмещенных с детекторами сверхвысокой частоты для уменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивные датчики-контроллеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температуру в месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания).

3. Средства внутреннего наблюдения в рабочее время, к которым относятся системы телевизионного контроля и системы автоматической видеозаписи в читальных залах, а так же системы дифференцированного допуска в помещения разного назначения по личным магнитным карточкам; средства защиты документов в выставочных залах, ориентирование на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия.

В последнее время появляются системы охраны на микропроцессорах21 .

Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и на всё помещение архива. Так же в архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности. Во всех помещениях категорически запрещается курение. Пожарная безопасность в зданиях должна обеспечиваться системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты по ГОСТ 12.1.004-76. Помещения должны оборудоваться автоматической пожарной сигнализацией и автоматическими средствами пожаротушения. В хранилищах бумажных и пленочных документов рекомендуется устанавливать газовые и дымовые датчики, особенно ионизационного типа; в читальных залах, реставрационных лабораториях, помещениях электронно-вычислительной техники - дымовые; в помещениях обеспыливания документов - тепловые.

Запрещается применение огня, электронагревательных приборов, в системах пожаротушения применяются относительно безопасные для документов вещества (фреон, углекислота и др.)

4.1 Система мер обеспечения сохранности документов

1. Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

2. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться: