Оформление текстов служебных документов
Общие требования к текстам служебных документов. Правила использования лексических и графических сокращений и сложносокращенных слов в текстах официальных документов. Стандартизация некоторых принятых видов сокращений, написание дат в деловых документах.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 02.08.2013 |
| Размер файла | 23,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
ВВЕДЕНИЕ
Сутью любого документа является текст. Оттого насколько четко и ясно составлен текст служебного документа, даны указания к исполнению документа, нередко зависит успех дела. Текст несет основную нагрузку. Отсюда зачастую и возникают сложности с его составлением.
Учитывая постоянное увеличение объемов информации, стремительное развитие и внедрение новых технологий, умение грамотно и емко излагать мысль приобретает принципиальное значение как залог легкого и комфортного ее восприятия.
Следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, заинтересовать адресата, убедить его. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Кроме того, документ должен быть безупречен и в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности (отражение фактического состояния дела) и объективности документа при полноте (вся необходимая информация по существу вопроса), точности, исключающей возможность двоякого понимания.
Для того чтобы составить текст наилучшим образом, важно помнить главное: документ не формальность, не просто информация к размышлению, а главный посредник в ходе деловой переписки и первый помощник в решении управленческих вопросов.
Язык делового документа сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
К стандартным аспектам языка делового документа относится унификация сокращений. Как правило, сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д.
Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться словарем сокращений.
1. ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой звукозаписи, заключающая в себя всю или основную часть речевой информации документа. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : введ. 1998 - 02 - 27. - М. : ИПК Издательство стандартов, 1998. - С. 5.
Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т. д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).
Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:
· краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
· объективность и достоверность информации;
· составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
· структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
· широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т. к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:
· нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
· точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.);
· краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.) Андреева, В.И. Составление и оформление управленческой документации // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - № 1. - С. 18.;
· употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний ("сообщаем, что в период…", "направляем на рассмотрение и утверждение…", "проверкой установлено, что…");
· ограниченная сочетаемость слов;
· безличный характер изложения текста;
· употребление специальных терминов ("решили", "постановили", "приказываю");
· использование сокращенных слов (экз., с., см., и т. д.);
· использование универсальных слов с неопределенным значением;
· исключение из текста архаизмов ("сего года", "при сем направляем");
· исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке: "продлить договор", а не "пролонгировать договор", как обычно пишут. Нечетеров, И. Пишем письма / И. Нечетеров // Кадровый вопрос. - 2012. - № 10. - С. 22.
К стандартным аспектам языка делового документа относится унификация сокращений. Как правило сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д.
О том, какие виды сокращений применяются при написании текстов служебных документов, будет рассмотрено далее.
2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГРАФИЧЕСКИХ СОКРАЩЕНИЙ И СЛОЖНОСОКРАЩЕННЫХ СЛОВ В ТЕКСТАХ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Виды сокращений
Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используют сокращения. Их можно разделить на две группы (рис.).
Рис. Основные виды сокращений
Различают два вида сокращенных слов: лексические сокращения (аббревиатуры) и графические.
Аббревиатура (лексическое сокращение) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов (ГИБДД, РФ, горгаз, зам. и др.). Аббревиатуры имеют произношение и от них могут образовываться производные слова: ГАИ - гаишник.
В русском языке первые аббревиатуры возникли еще до революции. Вначале они вводились осторожно и не отличались особым неблагозвучием: Лензолото, Рускабель…
Аббревиатуры существуют как самостоятельные слова, поэтому в устной речи произносятся в сокращенном виде. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство: учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - СПб.: Питер, 2005. - С. 69.
Все разнообразие аббревиатур можно разделить на несколько групп:
1. Инициальные - сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; которые, в свою очередь, подразделяются на:
а. буквенные (при чтении произносятся буквы): ОАО, МЧС, РЖД;
б. звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, ТЭЦ, АЭС, вуз;
в. буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО.
2. Слоговые - состоят из слогов, слов и их частей (Ленгаз, Мосторг, главбух).
3. Частично сокращенные слова (образованы из части или частей и полного слова): Мослесопарк, хозрасчет, рембаза, профсоюз.
4. Усеченные - представляют собой части слов (зам., зав., спец.).
5. Телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия] и [электро]ника).
6. Смешанного типа - при составлении используют и инициалы, и слоги, и части слов (СПбэнергосбыт). Рогожин, М.Ю. Справочник кадровика: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: Проспект, 2011. - С. 110.
Графические сокращения - сокращенные (укороченные) обозначения слов и единиц измерения, используются только в письменной речи, при чтении произносятся как полные слова.
Типы графических сокращений:
- точечные: стр.- страница, др. - другие, т. п. - тому подобные, см. -- смотри, эт. - этаж, ул. -- улица и др.;
- дефисные: г-н - господин, гр-н -- гражданин;
- косолинейные: п/о -- почтовое отделение, б/г -- без года и др.;
- нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины: т, кг, см, л);
- комбинированные: ж.-д. -- железнодорожный, сев.-зап. - северозападный и др. Рогожин, М.Ю. Справочник кадровика: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: Проспект, 2011. - С. 112.
В служебных документах допускается использовать только общепринятые графические сокращения. Их достаточно много, они перечислены в государственных стандартах, словарях.
Перечислим некоторые общепринятые графические сокращения:
т. е. - то есть;
и т. д. - и так далее;
и т. п. - и тому подобное;
и др. - и другие;
и пр. - и прочие;
см. - смотри;
в. - век;
г. - год;
н. э. - нашей эры;
г. - город;
обл. - область;
р. - река;
оз. - озеро;
стр. - страница;
доц. - доцент;
проф. - профессор;
ж. д. - железная дорога;
ж.-д. - железнодорожный;
им. - имени.
2.2 Правила использования графических сокращений в текстах служебных документов
При составлении текстов документов нередко возникает вопрос, а как же правильно и грамотно сократить слова? На данный момент стандартизированы некоторые принятые виды сокращений, такие как:
1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г. - город, обл. - область);
2) названия месяцев (янв. - январь, дек. - декабрь);
3) условные обозначения физических величин и единиц измерения (см - сантиметр, кг - килограмм, мм - миллиметр, км - километр);
4) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Сбербанк, квит. № - квитанция №, расч. счет - расчетный счет, кор. счет - корреспондентский счет);
5) наименования должностей, ученых званий, степеней (проф. - профессор, доц. - доцент, к. ю. н. - кандидат юридических наук, д. м. н. - доктор медицинских наук, зам. - заместитель, зав. - заведующий, и.о. - исполняющий обязанности).
Написание дат в деловых документах подчиняется следующим правилам: если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: план научных изысканий на 2009 год, бюджет на 2008 год. Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание:
в марте 2009 г., в июне - июле 2008 г., в первом квартале 2006 г., в I - II кварталах 2004 г., в первом полугодии 2005 г.
Слова "год" и "годы" сокращаются до "г." и "гг.", если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Нечетеров, И. Пишем письма / И. Нечетеров // Кадровый вопрос. - 2012. - № 10. - С. 23.
Употребляя в тексте документа графические сокращения, следует учитывать: удобно ли сокращение для произнесения и запоминания; не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия, используемого в той же области. Янковая, В.Ф. О языке управленческих документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - № 4. - С. 48.
При употреблении графических сокращений следует помнить, что допускается употребление в тексте только общепринятых графических сокращений, зафиксированных в государственных стандартах и словарях.
Прежде чем включать в текст документа сокращения, следует тщательно проанализировать:
а) удобно ли такое сокращение для произнесения вслух, запоминания;
б) не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.
Во всех остальных случаях следует включать полную форму слова наряду с сокращением. Рогожин, М.Ю. Справочник кадровика: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: Проспект, 2011. - С. 118.
При использовании сокращений в текстах деловых документов следует придерживаться некоторых правил и требований:
1. Сокращение не должно совпадать по форме с общепринятыми словами или другими сокращениями. Оно должно быть обратимым - разворачиваться в полное наименование.
2. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа.
3. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
4. Нельзя сокращать слова и словосочетания, если возможно различное понимание текста
5. Сокращение должно соответствовать нормам русского произношения и правописания.
6. Сокращение до одной буквы допускается, только если оно является общепринятым.
7. Сокращенные названия учреждений, марки изделий пишутся с прописной буквы.
8. Сокращение не может заканчиваться на гласную или й.
9. Мягкий знак отбрасывается.
10. Удвоенная согласная не сохраняется.
11. Условные обозначения физических, математических, химических величин должны соответствовать государственным стандартам.
12. Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключения составляют: гг. - годы; пп. - пункты и некоторые другие.
13. Не допускается перегружать текст графическими сокращениями. Так, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком отрезке текста, например: "Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отключение секционного ВМ". Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа.
служебный документ сокращение
2.3 Сложносокращенные слова в текстах служебных документов
Сложносокращённые слова - разновидность сложных слов, слова, возникшие на основе составных наименований и терминов путём сокращения всех или части слов, их составляющих.
Основные типы сложносокращенных слов:
1) образованные из начальных звуков или названий начальных букв слов (звуковые аббревиатуры -- вуз, МХАТ; буквенные аббревиатуры -- ЦК (цэ-ка); буквенно-звуковые аббревиатуры -- ЦДСА (цэ-дэ-са), ЦДРИ (цэ-дри);
2) образованные из начальных частей слов -- местком, продмаг;
3) смешанный тип, сочетающий элементы первых двух, -- гороно (городской отдел народного образования), ИМЛИ (Институт мировой литературы);
4) образованные сочетанием начала первого слова с началом и концом (или только концом) второго -- мопед (мотоцикл-велосипед), эсминец (эскадренный миноносец);
5) образованные сочетанием начальной части слова (или слов) с целым словом -- запчасти, роддом, комроты.
В сложносокращенные слова могут быть представлены не все слова, составляющие полное наименование, причём порядок их следования может быть изменен -- Госплан (Государственный плановый комитет), кожимит (имитация кожи). Сложносокращенные слова получили широкое распространение в официально-деловой документации во многих языках мира. Большая советская энциклопедия : в 30 т. - 3-е изд. - М. : Советская энциклопедия, 1976. - Т. 23.
В энциклопедическом словаре определение звучит следующим образом: сложносокращённые слова - вид аббревиатур -- слова, образованные сложением начальных элементов составных наименований (эсминец -- эскадренный миноносец).
Сложносокращенные слова всех типов пишутся слитно, например: стенгазета, местком, Мосодежда.
Каждая составная часть сложносокращенных слов пишется так, как она писалась бы в соответствующем полном слове, поэтому:
а) на границе составных частей разделительные знаки ъ и ь никогда не пишутся, например: цехячейка, но ь, как знак мягкости, пишется на конце составных частей сложных слов перед буквами э, а, о, у, например: костьутиль;
б) в начале составных частей сложносокращенных слов никогда не пишется ы, например: пединститут, Госполитиздат;
в) после согласных пишется э, если с него начинается слово, входящее в сложносокращенное слово или в аббревиатуру, например: Мосэнерго, нэп.
Сложносокращенные слова пишутся одними строчными буквами, например: рабкор, спецодежда, культработа.
С прописной буквы пишутся сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждений и организаций, например: Госплан, Моссовет.
Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о, так как это может быть понято по-разному (обязанности, обстоятельство и т. п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во. Культура устной и письменной речи делового человека. Справочник-практикум / Н.С. Водина, А.Ю. Иванова. - М.: Флинта; Наука, 2008. - С. 214.
Следует различать 1) сложносокращенные слова, составленные из сочетаний: а) усеченных cлов и полных слов (спецодежда); б) одних усеченных слов (колхоз); 2) аббревиатуры, составленные из начальных букв полных наименований и разделяющиеся: а) на читаемые по названиям букв (МТС); б) на читаемые по звукам, обозначаемым буквами (вуз).
Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.
Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке -- это слово не сокращается.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используют сокращения.
Графические сокращения - это сокращенные (укороченные) обозначения слов и единиц измерения, используются только в письменной речи, при чтении произносятся как полные слова.
При употреблении графических сокращений следует помнить, что графическое сокращение не должно оканчиваться на гласную. Допускается употребление в тексте только общепринятых графических сокращений, зафиксированных в государственных стандартах и словарях.
Не допускается перегружать текст графическими сокращениями. Не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком отрезке текста. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа.
Прежде чем включать в текст документа сокращения, следует тщательно проанализировать:
а) удобно ли такое сокращение для произнесения вслух, запоминания;
б) не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.
Во всех остальных случаях следует включать полную форму слова наряду с сокращением. Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.
Сложносокращённые слова - слова, образованные сложением начальных элементов составных наименований (вид аббревиатур).
Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде.
Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.
Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке -- это слово не сокращается.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
служебный документ сокращение
1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : введ. 1998 - 02 - 27. - М. : Изд-во стандартов, 1998. - 12 с.
2. Басаков, М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): Практическое пособие. - изд. 9, доп. и перераб. - Ростов-на-Донку: Феникс, 2009. - 249 с.
3. Большая советская энциклопедия : в 30 т. - 3-е изд. - М. : Советская энциклопедия, 1976. - Т. 23.
4. Делопроизводство / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В. Кузнецова, О.В. Мосягина, Л. В. Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: Форум, 2011. - 256 с.
5. Культура устной и письменной речи делового человека. Справочник-практикум / Н.С. Водина, А.Ю. Иванова. - М.: Флинта; Наука, 2008. - 315 с.
6. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство: учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - 2-е изд. - СПб.: Питер, 2007. - 416 с.
7. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству / М.Ю. Рогожин. - 3-е изд., перераб. и доп. - С-Пб.: Питер, 2011. - 178 с.
8. Рогожин, М.Ю. Справочник кадровика: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: Проспект, 2011. - 249 с.
9. Андреева, В.И. Составление и оформление управленческой документации / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - № 1. - С. 15-19.
10. Арутюнова, Е.В. Стиль официальных документов: требования к языку и распространенные ошибки / Е.В. Арутюнова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2010. - № 7. - С. 50-54.
11. Нечетеров, И. Пишем письма / И. Нечетеров // Кадровый вопрос. - 2012. - № 10. - С. 22 - 27.
12. Янковая, В.Ф. О языке управленческих документов / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - № 4. - С. 46-51.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.
контрольная работа [23,8 K], добавлен 17.12.2009Классификация и основные виды служебных документов, разрабатываемых в воинских частях. Понятие делового письма и общие требования к написанию деловых писем. Порядок подготовки служебных писем в пограничных органах: общие положения, адресат и заголовок.
курсовая работа [32,1 K], добавлен 27.04.2010История развития и современное государственное регулирование делопроизводства. Оформление управленческих документов: реквизиты, бланки документов. Особенности языка и стиля служебных документов. Оформление организационных и распорядительных документов.
учебное пособие [4,2 M], добавлен 04.08.2010Понятия о документах и способах документирования. Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов и их классификация. Правила оформления управленческих документов.
реферат [37,1 K], добавлен 26.10.2010Понятие о документах, их значение. Виды бухгалтерских документов на предприятии, их классификация. Учет формирования и использования амортизационного фонда. Состав и расположение реквизитов документов. Ошибки, допущенные при оформлении документов.
контрольная работа [20,3 K], добавлен 30.08.2013Нормативно-правовая база делопроизводства, регламентация работы делопроизводственной службы. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов. Обработка входящих документов, характеристики формы регистрации. Оформление докладной записки.
контрольная работа [36,3 K], добавлен 03.04.2010Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы - их виды, составление и оформление.
контрольная работа [31,4 K], добавлен 27.07.2008Документирование управленческой деятельности. Бланки документов, оформление их реквизитов. Подготовка и оформление основных видов документов. Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности работы с документами в электронном виде.
презентация [470,3 K], добавлен 07.08.2013Бланки: понятие, способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления. Согласование как способ предварительной оценки проектов служебных документов. Виды протоколов. Порядок проведения экспертизы ценности документов, критерии их оценки.
контрольная работа [22,7 K], добавлен 13.02.2013Разновидности официальных документов, особенности стиля их речи и удовлетворение потребности общества в документальном оформлении. Языковые формулы, выражающие цель создания документа, распространенные ошибки. Анализ речевого этикета в документах.
презентация [1,1 M], добавлен 20.10.2013
