Організація обліку основних засобів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

Переважну частину активів підприємства становлять основні засоби, які являють собою матеріальну базу та без яких не може здійснюватися ні один господарський процес.

Згідно з Інструкцією з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ до основних засобів належать будинки, споруди, передавальні пристрої, робочі, силові машини та обладнання, вимірювальні і регулювальні прилади і пристрої, обчислювальна техніка, транспортні засоби, інструмент, виробничий і господарський інвентар і приладдя, робоча і продуктивна худоба, багаторічні насадження, сценічно-постановочні засоби вартістю понад 10 грн. за одиницю, документація з типового проектування, капітальні вкладення на поліпшення земель.

Важливою передумовою правильної організації обліку основних засобів є їх науково обґрунтована класифікація. Як і на госпрозрахункових підприємствах та в організаціях, у бюджетних установах основні засоби групуються за тими ж ознаками: за галузями народного господарства і видами діяльності, за цільовим призначенням і виконуваними функціями, за належністю і використанням. Побудова обліку основних засобів базується на їх визначенні та економічній класифікації.

Організація обліку основних засобів являє собою процес вибору й упорядкування способів і прийомів, обробки й видачі достовірної та своєчасної вихідної інформації про наявність, рух, зберігання, використання і вибуття основних засобів.

Таким чином тема курсової роботи «Організація обліку основних засобів» є дуже актуальною. Всі важливі питання цієї роботи ми розглянемо на прикладі Донецької регіональної лабораторії «Спецтехніка».

Для здійснення своєї господарської діяльності лабораторія «Спецтехніка» володіє такими засобами праці як будинками, спорудженнями, устаткуванням, інвентарем.

Щоб побудувати механізм реалізації такого процесу, в лабораторії організуван інвентарний облік, закріплені об'єкти основних засобів за конкретними матеріально відповідальними особами, також в лабораторії «Спецтехніка» розроблено облікову номенклатуру, графік руху носіїв облікової інформації та робоча інструкція бухгалтера з обліку основних засобів.

Правельна організація бухгалтерського обліку основних засобів повинна забезпечити досягнення цілей обліку:

своєчасне відображення на рахунках бухгалтерського обліку повної інформації об оцінке, надходженні, внутрішнім переміщенні та вибуття основних засобів;

відображення даних о нарахуванні зносу основних засобів за звітний період і їх зносі з початку періода корисного використання;

визначення витрат на підтримку об'єктів в робочому стані, їх востановленню та плібшенню;

накоплення інформації для складання звітності про основні засоби та капітальні інвестиції.

Предметом дослідження є теоретичні, методичні та практичні основи організації обліку основних засобів.

Завданням роботи являється:

визначення значення, принцепів, етапів організації обліку основних засобів;

ознайомлення з характеристикою правового та регламентного забезпечення організації обліку основних засобів;

розгляд первинного, поточного та підсумкового етапів організації обліку основних засобів;

визначення особливості організації обліку основних засобів в умовах автоматизації облікового процесу.

Курсова робота містить в собі п'ять пунктів на 48 сторінках, таблиць-6, рисунків-5, додатків -14, літературних джерел-20, та висновок.

1. Значення, принципи та етапи організації обліку основних засобів

В лабораторії «Спецтехніка» не створюються матеріальні блага, а тому основні засоби тут не є засобами виробництва і виступають як основні невиробничі фонди.

Організація обліку основних засобів являє собою процес вибору й упорядкування способів і прийомів, обробки й видачі достовірної та своєчасної вихідної інформації про наявність, рух, зберігання, використання і вибуття основних засобів.

До основних засобів належать матеріальні активи, що утримує установа з метою використання в процесі надання нематеріальних послуг, здавання в оренду іншим особам або для здійснення адміністративних і соціально-культурних функцій, очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких більше одного року.

Бухгалтерський облік основних засобів -- це складна система, яка у свою чергу, потребує розробки відповідного механізму оптимізації та раціонального функціонування.

Можна виокремити основні напрямки організації бухгалтерського обліку оновних засобів:

- організація облікових номенклатур основних засобів;

- організація вибору носіїв інформації основних засобів ;

- організація фіксування інформації на відповідних носіях ;

- організація руху носіїв облікової інформації основних засобів;

- організація роботи апарату бухгалтерії;

- організація забезпечення облікового процесу;

- організація розвитку бухгалтерського обліку основних засобів .

До системи організації бухгалтерського обліку основних засобів застосовуються такі характеристики, як суцільна організація облікового процесу та безперервність.

Першою складовою предмета організації бухгалтерського обліку основних засобів є обліковий процес. Обліковий процесс основних засобів, як і будь-який інший, складається з певних взаємозв'язаних частин бухгалтерського обліку та ділиться на етапи: первинний, поточний, підсумковий. У межах кожного етапу розглядають відповідну сукупність операцій, які в логічній послідовності становлять його технологію.

Першим у процесі бухгалтерського обліку основних засобів є етап первинного обліку, що характеризується такою сукупністю операцій:

- виявлення інформаційних даних стосовно основних засобів обліку;

- фіксування інформації у відповідних носіях облікових даних -- документах.

Другий етап -- поточного обліку -- складається з таких операцій:

- реєстрації інформації, здобутої в результаті первинного обліку, у системі рахунків бухгалтерського обліку;

- реєстрації інформації в носіях інформації даного етапу обліку -- облікових реєстрах;

- групування та перегрупування показників інформаційних даних.

І третій етап облікового процессу оновних засобів має назву підсумкового, містить такі операції:

- узагальнення інформаційних даних поточного обліку основних засобів у вигляді відповідних форм звітності;

- передавання результативних даних зовнішнім та внутрішнім користувачам;

- зберігання інформаційних даних первинного, поточного та підсумкового обліку основних засобів, формалізованих у вигляді облікових документів, реєстрів та звітності.

Поділ облікового процессу основних засобів за етапами відбиває його послідовність (як у часі, так і у просторі).

Як за етапами, так і за напрямками облікового процесу відбувається рух інформації, що фіксується в різних її носіях. Якість і швидкість руху облікової інформації залежать від ступеня оптимальності облікових номенклатур, носіїв облікової інформації; документообігу та руху облікових реєстрів.

До об'єктів організації бухгалтерського обліку основних засобів, як за етапами облікового процесу, так і за його напрямами, належать:

- облікові номенклатури основних засобів;

- носії облікової інформації про основні засоби;

- рух носіїв облікової інформації;

- інформаційне забезпечення облікового процесу основних засобів ;

- технічне забезпечення облікового процесу.

Згідно з Інструкцією з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ, затвердженою ГУДКУ 17.07.2000 № 64, до основних засобів належать будинки, споруди, передавальні пристрої, робочі, силові машини та обладнання, вимірювальні і регулювальні прилади і пристрої, обчислювальна техніка, транспортні засоби, інструмент, виробничий і господарський інвентар і приладдя, робоча і продуктивна худоба, багаторічні насадження, сценічно-постановочні засоби, документація з типового проектування, капітальні вкладення на поліпшення земель.

Важливою передумовою правильної організації обліку основних засобі це їх класифікація. Класифікація основних засобів згідно з П(С)БО 7:

1) основні засоби: земельні ділянки, капітальні витрати на поліпшення земель, будинку, спорудження, що передають пристрої, робітники, силові машини й устаткування, транспортні засоби, інструменти, прилади, столовий, кухонний і господарський інвентар, обчислювальна техніка, робітник і продуктивна худоба, багаторічні насадження;

2) інші необоротні матеріальні активи: музейні цінності, експонати зоопарків, виставок, бібліотечні фонди, знаряддя лову, спеціальні інструменти й пристосування, білизна, постільні приналежності, одяг і взуття, тимчасові нетитульні спорудження, природні ресурси, інвентарна тара, матеріали довгострокового використання дня наукових цілей;

3) нематеріальні активи: авторські й суміжні з ними права, права користування природними ресурсами, майном, об'єктами промислової власності.

Вихідні дані про рух основних засобів групуються та узагальнюються в системі рахунків синтетичного та аналітичного обліку.

Облік наявності та руху основних засобів, прийнятих на баланс установи, ведеться на активному рахунку № 10 «Основні засоби», який має дев'ять субрахунків:

№ 101 «Земельні ділянки»;

№ 102 «Капітальні витрати на поліпшення земель»;

№ 103 «Будинки і споруди»;

№ 104 «Машини та обладнання»;

№ 105 «Транспортні засоби»;

№ 106 «Інструменти, прилади та інвентар»;

№ 107 «Робочі і продуктивні тварини»;

№ 108 «Багаторічні насадження»;

№ 109 «Інші основні засоби».

В бухгалтерському обліку основні засоби відображаються по первісній вартості, у яку включаються всі фактичні видатки, пов'язані з їхнім придбанням, спорудженням і виготовленням, або по відбудовній (первісної вартості, зміненої після індексації).

Видатки, пов'язані із придбанням, відображаються по коду економічної класифікації видатків 2110 «Придбання встаткування предметів довгострокового використання».

Інструкцією № 64 визначено, що не ставляться на збільшення первісної вартості основні засоби:

1) видатки по найманню транспорту для перевезення основних засобів. Ці витрати ставляться на фактичні видатки установи й відображаються по коду економічної класифікації видатків 1135 «О транспортних послугах і утримуванні транспортних засобів»;

2) суми ПДВ, сплачені при придбанні основних засобів. Залежно від джерела придбання суми ПДВ ставляться:

на видатки установи й відображаються по коду економічної класифікації видатків 2110 «Придбання встаткування й предметів довгострокового використання» - при придбанні основних засобів за рахунок коштів загального фонду кошторису;

до складу податкового кредиту - при придбанні основних засобів за рахунок коштів спеціального фонду.

При цьому суми ПДВ, сплачені при придбанні необоротних активів, бюджетна організація відносить до складу податкового кредиту тільки в тому випадку, якщо вона зареєстрована як платник ПДВ.

Якщо ж вона не є платником ПДВ, такі суми ставляться на видатки установи по коду економічної класифікації видатків 2110 «Придбання встаткування й предметів довгострокового використання».

У бухгалтерський звітності основниі засоби відображаються по балансовій вартості, що являє собою різницю між первісною вартістю й сумою нарахованого зношування.

Зміна первісної вартості основних засобів на підприємстві відбувається у випадках:

- індексації (переоцінки), що провадиться відповідно до порядку, передбаченим п. п. 8.3.3 ст. 8 Закону про податок на прибуток;

- добудування, дообладнування, реконструкції й модернізації, що привела до додаткового укомплектування необоротних активів;

- часткової ліквідації відповідних об'єктів.

Таким чином ми бачемо, що в Донецькій лабораторії при державному інженерно- упроваджувальному центрі «Спецтехніка» облік основних засобів організован на всіх етапах їх руху.

Загальна схема обліку основних засобів наведена на рис. 1.



Рис.1.Схема організації обліку основних засобів.

2. Характеристика правового та регламентного забезпечення організації обліку основних засобів

За допомогою бухгалтерського обліку забезпечується збереження майна підприємства, виконуються контрольні функції відповідних органів, здійснюється розподіл і перерозподіл ресурсів у народному господарстві.

Згідно Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, реєстрів і звітності протягом установленого терміну, але не менше трьох років, несе керівник господарства.

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку в Донецькій регіональній лабораторії при ДІУЦ «Спецтехніка» створено облікову службу на чолі з головним бухгалтером. Крім головного бухгалтера в склад облікової служби входять: бухгалтер по оплаті праці, бухгалтер по обліку основних засобів заступник головного бухгалтера, а також касир.

Функції працівників облікового апарату регламентуються посадовими інструкціями (Додаток А). Це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов'язки, права і відповідальність посадової особи. Він розробляється для кожної конкретної посади, забезпечує єдність при розподілі обов'язків між категоріями працівників тощо.

Розробляються посадові інструкції за дорученням керівника лабораторії. Для облікових працівників вони розробляються головним бухгалтером. Головний бухгалтер Донецькій регіональній лабораторії при ДІУЦ «Спецтехніка» призначається і звільняється керівником лабораторії і йому підлеглий. Він забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку: складання і подання у встановлені строки фінансової звітності; організує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій; бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі; крадіжки і псування активів підприємства.

Крім цього головний бухгалтер разом з керівником господарства підписує документи на отримання і видачу матеріальних цінностей та грошових коштів. Він забезпечує збереженість бухгалтерських документів, оформлення і передачу їх до архіву.

Бухгалтер по обліку основних засобів в досліджуваному підприємстві веде облік основних засобів, які наявні в лабораторії; здійснює нарахування амортизації на дані засоби; обліковує вибуття та надходження основних засобів, їх переоцінку тощо.

Бухгалтер по обліку основних фондів повинен знати:

- законодавчі акти, постанови, розпорядження, накази, що керують, методичні й нормативні матеріали по організації бухгалтерського обліку основних фондів і складанню звітності на даній ділянці;

- форми й методи бухгалтерського обліку на підприємстві;

- план і кореспонденцію рахунків, зокрема, по обліку основних фондів;

- організацію документообігу на даній ділянці бухгалтерського обліку;

- порядок документального оформлення й відбиття на рахунках бухгалтерського обліку оцінки амортизації, відновлення й вибуття основних засобів;

- методи економічного аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства;

- правила експлуатації обчислювальної техніки;

- економіку, організацію праці й керування;

- ринкові методи господарювання;

- законодавство про працю;

- правила й норми охорони праці.

Також бухгалтер по обліку основних фондів:

1. Виконує роботу з ведення бухгалтерського обліку відповідно до положень чинного законодавства.

2. Бере участь у розробці й здійсненні заходів, спрямованих на дотримання фінансової дисципліни й раціональне використання ресурсів.

3. Здійснює прийом і контроль первинної документації на даній ділянці бухгалтерського обліку й підготовляє її до рахункової обробки.

4. Відображає на рахунках бухгалтерського обліку операції по обліку основних фондів.

5. Провадить нарахування податків, що виникають на даній ділянці.

6. Забезпечує керівників, кредиторів, інвесторів, аудиторів і інших користувачів бухгалтерської звітності порівнянною й достовірною бухгалтерською інформацією з відповідної ділянки обліку.

7. Розробляє робочий план рахунків, форми первинних документів, застосовувані для оформлення господарських операцій, по яких не передбачені типові форми, а також форми документів для внутрішньої бухгалтерської звітності, бере участь у визначенні втримування основних прийомів і методів ведення обліку й технології обробки бухгалтерської інформації.

8. Підготовляє дані по відповідній ділянці бухгалтерського обліку для складання звітності, стежить за схоронністю бухгалтерських документів, оформляє їх відповідно до встановленого порядку для передачі в архів.

9. Виконує роботи з формування, веденню й зберіганню бази даних бухгалтерської інформації, вносить зміни в довідкову й нормативну інформацію, використовувану при обробці даних.

Організацію обліку основних засобів регламентують нормативні документи:

- Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

- Інструкція з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства України від 17.07.2000 № 64.

- Закон України «Про гуманітарну допомогу» від 22.10.99 № 1192-14.

- Порядок бухгалтерського обліку та фінансової звітності в бюджетних установах, гуманітарної допомоги, затверджений Наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 № 113.

- Інструкція зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів, та Інструкції з їх складання, затверджена Наказом Головного управління Державного казначейства України, Державного комітету статистики України від 02.02.97 № 125/70.

-Інструкція про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей, затверджена Наказом Державного казначейства України від 10.08.2001 № 141.

- Типова інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства України від 10.08.01 № 1421/181.

- Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений Постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 № 116.

- Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затверджена Наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 № 90.

- План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений Наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 № 114.

- Інструкція про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства України від 10.07.2000 -Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затверджена Наказом Державного казначейства України від 27.07.2000 № 68.

3. Організація первинного обліку основних засобів

Першим етапом облікового процесу є первинний облік . Його зміст становлять первинне спостереження та сприйняття господарського факту (явища або процесу), вимірювання в натуральному та вартісному вираженні, фіксування в носіях облікової інформації - документах. Сприйняття та вимірювання можливі лише тоді, коли об'єкти обліку конкретизовані у вигляді облікових номенклатур. Тому першим об'єктом організації первинного обліку є облікова номенклатура.

Організація облікових номенклатур включає два види робіт:

- вибір (або формування)

- та складання переліку.

Фіксування облікової номенклатури (даних) відбувається в будь-якому носії (документі або його заміннику), що потребує попереднього їх добору. Документи з огляду на їх велику кількість та різноманітність потрібно систематизувати.

Звідси окремим питанням організації первинного обліку є формування за кожною окремою темою альбомів первинних документів. Сприйняття, вимірювання та фіксування господарських фактів здійснюються виконавцями в різні періоди.

Тому, організуючи первинний облік , заздалегідь визначають рух первинних документів.

Організація первинного обліку починається з вивчення складу облікових номенклатур. Насамперед визначають господарські факти, які слід відобразити в системі бухгалтерського обліку та зафіксувати у первинних документах -- носіях обліково-економічної інформації.

На склад облікових номенклатур впливають система звітності, об'єкти проміжного контролю їх формування. Тому перш ніж почати формування облікових номенклатур первинного обліку, слід ознайомитись із системою фінансової державної та внутрішньої звітності.

Для того щоб визначити перелік облікових номенклатур з кожного топологічного підрозділу бухгалтерського обліку основних засобів, тощо, складають перелік усіх об'єктів, які мають бути зафіксовані в первинних документах лабараториии (Таблиці 1).

Таблиця №1

Перелік облікових номенклатур з обліку основних засобів на етапі первинного обліку.

Характеристика даних для обліку	Використання облікових даних	У вираженні	У яких носіях інформації з'являються вперше
		Нату-ральному	Вартісному
Надходження основних засобів:	Облік наявності та руху: пооб'єктний облік, облік за матеріально відповіда-льними особами			Акт приймання основних засобів
назва об'єкта		+	-
початкова вартість		+	+
джерело надходження
Передача основних засобів у межах господарства:	Те саме			Накладна на внутрішнє передавання
назва об'єкта		+	-
початкова вартість		-	+
підрозділ, що передає		+	-
підрозділ, який приймає		+	-

При розробці облікових номенклатур первинного обліку потрібно там, де це можливо, укрупнювати одиниці вимірювання. Це дасть змогу зменшити кількість носіїв і обсяг облікової роботи. Після визначення облікової номенклатури переходять до вибору носіїв облікової інформації.

Організація носіїв облікової інформації потребує додержання трьох особливостей бухгалтерського обліку як процесу формування доказів.

Перша особливість бухгалтерського обліку як процесу полягає в тому, що кожний господарський факт -- явище або процес -- має бути насамперед зафіксований на носії як доказ, тобто як документ, що його закріплено у спеціальному законодавчому акті -- Положенні про документи та документооборот у бухгалтерському обліку. Основою для записів у бухгалтерські облікові реєстри можуть бути лише оформлені згідно з цим Положенням документи.

Друга особливість-- усі господарські факти -- явища та процеси -- із первинних документів, тобто доказів про їх реальність, підлягають обов'язковому запису (реєстрації) і нагромадженню в облікових реєстрах. Це означає, що облікові реєстри після того, як у них буде зроблено записи про відповідні господарські факти та виконано потрібні математичні процедури (додавання, віднімання та визначення нового стану об'єкта обліку), стають автоматично носіями облікової інформації.

Третя особливість бухгалтерського обліку полягає у тому, що облік як процес не закінчується визначенням нового стану об'єкта в облікових реєстрах, а підсумкові дані мають бути перенесені із облікових реєстрів у звітні форми, які після заповнення їх автоматично стають носіями облікової (підсумкової, звітної) інформації та відповідно доказами. Отже, характерні особливості бухгалтерського обліку як технологічного процесу визначають три види способів формування облікової інформації: документи (докази), облікові реєстри, звітні форми. Документи формуються не лише на першому етапі, а й на етапах поточного та підсумкового обліку. До бухгалтерських документів ставлять такі вимоги: наявність обов'язкових спеціальних реквізитів, забезпечення контролю за господарськими фактами, виготовлення звітних даних, зручність обробки, чіткість, компактність тощо.

На вибір матеріальних носіїв документів впливають наявність технічних засобів, обчислювальних машин, методика сприйняття первинних даних (ручним, машинним, автоматичним способами тощо). До цієї роботи, крім бухгалтерів, залучають працівників інших служб -- фінансистів, постачальників, плановиків. Вибір форм первинних документів полегшує наявність типових і уніфікованих форм, виготовлених різними центральними органами -- банками, фінансовими органами і т. ін. Якщо типових або уніфікованих форм первинних документів немає, їх розробляють на підприємстві, погоджуючи з органами Міністерства статистики України.

Основним напрямом удосконалення форм первинних документів є їх уніфікація та стандартизація. Крім того, цьому сприяють заміна разових документів накопичувальними, застосування документів багаторядкових і тривалого використання, реєстрація операцій безпосередньо у реєстрах, створення комплексних документів. Зменшення кількості документів скорочує облікову процедуру.

В умовах використання комп'ютерів, функціонування АРМ первинні дані слід формувати в основному безпосередньо на технічних носіях (терміналах, дисплеях), широко впроваджувати автоматичну фіксацію первинних даних, вилучати постійні реквізити і використовувати бази даних (БД) і розподілені бази даних (РБД).

Враховуючи наявність певних відмінностей в обліку основних засобів, ГУДКУ разом з Державним комітетом статистики України розробили і затвердили типові форми первинних документів і регістрів для бюджетних установ (табл. 2).

Таблиця № 2. Документування господарських операцій з обліку основних засобів

Зміст операції (призначення документів)	Назва документа, код форми
Придбання за плату, безоплатне надходження, безоплатна передача	Акт прийому-передачі основних засобів ф. № 03-1 (бюджет)
Ремонт, модернізація	Акти прийому-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів ф. № 03-2 (бюджет)
Інвентарний облік	Інвентарні картки ф. № 03-6 (бюджет), 03-8 (бюджет), 03-9 (бюджет), опис інвентарних карток ф. № 03-10 (бюджет)
Зберігання, експлуатація	Інвентарний список ф. № 03-11 (бюджет)
Списання з балансу	Акт списання основних засобів ф. № 03-3 (бюджет), акт списання автотранспортних засобів ф. № 03-4 (бюджет), акт списання з балансу вилученої із бібліотеки літератури
Нарахування зносу	Відомість нарахування зносу на основні засоби ф. № 03-12 (бюджет)

При надходженні об'єктів основних засобів в установу оформляється акт прийому-передачі ф. № 03-1 (бюджет) (Додаток В), який складається в двох примірниках комісією, склад якої визначається залежно від характеру і вартості об'єкта. Акт підписують члени комісії, особа, яка приймає об'єкт на матеріальну відповідальність, і затверджує керівник установи. Акт прийому-передачі складається, як правило, на кожний окремий об'єкт. Для однотипнихі таких, що мають однакову вартість, машин, апаратури, приладів, обладнання та інвентаря допускається складання загального акта на прийняття кількох об'єктів.

На практиці часто прийняття окремих предметів оформляється безпосередньо на підставі документів постачальника (рахунків-фактур, накладних). Матеріально відповідальна особа розписується на документі постачальника в прийнятті об'єкта на відповідальне зберігання.

Прийняття на баланс будівель, споруд, насаджень оформляється актами про здачу їх в експлуатацію.

Документи на надходження основних засобів разом із технічною документацією передаються в бухгалтерію для оприбуткування об'єктів, що надійшли, і відкриття інвентарних карток.

У бухгалтерії для організації обліку і забезпечення контролю за збереженням основних засобів згідно з Інструкцією з обліку основних засобів бюджетних установ, затвердженою ГУДКУ, Міністерством економіки України, Державним комітетом статистики України від 2.12.97 за № 124/136/71 і новим Планом рахунків ведеться аналітичний і синтетичний облік основних засобів.

Кожному інвентарному об'єкту присвоюється інвентарний номер, який складається з восьми знаків (рис. 2).

Рисунок № 2 Структура коду інвентарних номерів

Інвентарний номер вказується на металевому жетоні чи картковій бирці, прикріплюваних до об'єкта. В окремих випадках інвентарний номер вказується фарбою, наприклад, на зворотному боці килима. Коли об'єкт є складним, тобто включає ті чи інші відособлені елементи, які складають разом одне ціле, наприклад ЕОМ, то на кожному елементі повинен бути вказаний той самий інвентарний номер, що й на основному об'єкті, який їх об'єднує.

Інвентарний номер, присвоєний об'єкту основних засобів, зберігається за ним протягом усього періоду його знаходження в даній установі. Орендовані основні засоби обліковуються під інвентарним номером, присвоєним йому орендодавцем.Інвентарні номери в обов'язковому порядку наводяться в первинних документах і регістрах з обліку основних засобів.

Наявність подвійних проводок з обліку надходження основних засобів, придбаних за плату або виготовлених власними силами, пояснюється тим, що придбання основних засобів для діючих установ зумовлено витрачанням грошових коштів (касовими видатками) і наявністю фактичних видатків за кошторисом доходів і видатків. Отримання основних засобів в оренду відображається у забалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» за вартістю, вказаною у договорі оренди.

Облік операцій з надходження основних засобів відображається в різних меморіальних ордерах. Регістром аналітичного (інвентарного) обліку основних засобів є інвентарні картки ф. № 03-6 (бюджет) (Додаток Г), 03-9 (бюджет)( Додаток Д), сферу застосування яких наведено на рисунку№ 3

.

Рис.№ 3 Побудова інвентарного обліку основних засобів.

Для аналітичного обліку орендованих основних засобів використовуються копії інвентарних карток орендодавця, які додаються до акта прийняття-передачі.

Інвентарні картки містять показники, які досить повно характеризують технічний стан об'єкта і дають змогу отримувати інформацію, необхідну в процесі його експлуатації. У картках зазначається річна сума зносу і рік, в якому останній раз знос нараховується. Якщо у складі обладнання, пристроїв, обчислювальної техніки містяться дорогоцінні метали, в розділі «Коротка індивідуальна характеристика об'єкта» картки ф. № 03-6 (бюджет) наводиться перелік деталей, в яких є дорогоцінні метали, а також їх маса за даними технічної документації.

Сукупність інвентарних карток створює картотеку основних засобів, яка зберігається в бухгалтерії у розрізі субрахунків, груп, підгруп. У кожній групі чи підгрупі інвентарні картки розміщуються за матеріально відповідальними особами, а в централізованих бухгалтеріях -- додатково і за установами, які вони обслуговують.

Для контролю за правильністю і повнотою записів в інвентарних картках щоквартально складаються оборотні відомості (ф. № 326) (Додаток Ж) .

Усі основні засоби в обов'язковому порядку повинні знаходитися на відповідальному зберіганні посадових осіб, призначених наказом керівника установи. Так, в установах освіти матеріально відповідальними особами є заступник директора з адміністративно-господарської роботи, завідуючий господарством, старший майстер, завідуючий кабінетом, кастелянша та ін. З матеріально відповідальними особами керівник установи укладає договір про повну матеріальну відповідальність. Особи, відповідальні за збереження основних засобів, ведуть інвентарні списки основних засобів ф. № 03-13 (бюджет) (Додаток З). Бухгалтерія установи стежить за тим, щоб дані пооб'єктного обліку основних засобів за місцями їх знаходження (експлуатації) були тотожні записам в інвентарних картках. Схему облікового процесу надходження основних засобів наведено на рис №4. 

Рисунок№ 4 Схема обліку надходження основних засобів

Працівники підприємства зобов'язані розробити та надати первинні документи, які стосуються сфери їх відповідальності, в строки, які встановлені в графіку документообігу.

У процесі споживання основні засоби бюджетних установ поступово втрачають свою вартість, що спричинюється не тільки їх використанням, а й впливом зовнішнього середовища, а також морального зносу. Поняття зносу основних засобів у бюджетних установах не тотожне зносу основних засобів галузей матеріального виробництва, оскільки тут не здійснюється перенесення вартості на результати праці (не нараховується амортизація). Вартість основних засобів бюджетних установ зникає із споживанням їх споживчої вартості. Тому під зносом основних засобів бюджетних установ слід розуміти процес споживання їх вартості в тій мірі, в якій вони втрачають свою споживчу вартість.

Знос нараховується на всі основні засоби, крім земельних ділянок, будинків і споруд, які є унікальними пам'ятками архітектури і мистецтва; обладнання, експонатів, зразків, діючих і недіючих моделей, макетів та інших наочних посібників, що знаходяться в кабінетах і лабораторіях і використовуються для навчальних і наукових цілей, продуктивної худоби, багаторічних насаджень, які не досягли експлуатаційного віку. Знос не нараховується також на основні засоби установ, що знаходяться за кордоном.

Нарахування зносу припиняється в разі досягнення нульової залишкової вартості основних засобів. Такий порядок викликає необхідність постійного контролю за залишковою вартістю основних засобів. Знос, нарахований на об'єкти в розмірі 100% балансової вартості, не може бути причиною для їх списання.

Для нарахування зносу основні засоби бюджетних установ, як і госпрозрахункових підприємств та організацій, поділяють на три групи, за якими закріплені відповідні субрахунки.

Групу 1 складають субрахунки № 103, 106 (підгрупа 1).

До групи 2 належать основні засоби, які обліковуються на субрахунках № 104 (крім підгруп 1, 2), № 106 (крім підгрупи 1) автомобільного транспорту і запчастин до нього, обліковуваного на субрахунку № 105.

Групу 3 складають усі інші основні засоби, на які нараховується знос і які не включені в групи 1 і 2.

Норми зносу встановлюються в процентах до балансової вартості кожної групи основних засобів на кінець року:

група 1 -- 5%;

група 2 -- 25%;

група 3 -- 15%.

Річна сума зносу кожного інвентарного об'єкта визначається множенням їх балансової вартості на встановлену річну норму зносу і заноситься в інвентарну картку.

Зміна загальної суми зносу протягом звітного року в обліку та звітності може мати місце за рахунок надходження і вибуття інвентарних об'єктів. Сума зносу по об'єктах, які надійшли, визначається за даними документів на придбання, а по об'єктах, які вибули, -- в кожному окремому випадку розрахунковим шляхом, використовуючи дані інвентарних карток про балансову вартість об'єкта, час знаходження його в установі (за кількістю календарних років), не враховуючи року передачі чи ліквідації.

Поточний і капітальний ремонти основних засобів продовжують строк їх служби. Облік видатків на ремонт повинен забезпечити виявлення їх обсягу, собівартості виконаних робіт і контроль за використанням призначених для ремонту коштів. У бюджетних установах видатки на ремонт основних засобів, який може виконуватися господарським або підрядним способом, відносяться на видатки установи згідно з кошторисом, при цьому дебетуються субрахунки № 701, 702, 711 і кредитуються різні субрахунки.

Найбільшу питому вагу у видатках на ремонт основних засобів має ремонт будинків і споруд. При підрядному способі ремонт здійснюється будівельною або ремонтною організацією на підставі договору, укладеного з цими організаціями установою. Облік видатків на ремонт зводиться до відображення розрахункових операцій між установою та ремонтною організацією і списання на видатки пред'явленої підрядчиком вартості робіт, прийнятих установою.

Установа веде облік фактичних видатків на поточний і капітальний ремонт за кожним об'єктом ремонту окремо, що дає можливість бухгалтерії установи проконтролювати відповідність пред'явлених рахунків укладеному з підрядчиком договору на ремонт. При господарському способі ремонту проведення його та облік видатків організуються установою у такому порядку. На кожний об'єкт, який підлягає ремонту, складається дефектна відомість, в яку вноситься перелік ремонтних робіт, вказуються конструкції, деталі, вузли, які підлягають заміні, норми часу ремонтних робіт. Дефектна відомість складається відповідним спеціалістом, затверджується керівником установи і використовується для складання кошторису, тобто визначення загальної вартості ремонтних робіт.

Фактичні видатки на ремонт обліковуються за кожним об'єктом окремо з розподілом за елементами витрат: заробітна плата, матеріали, інші прямі витрати, накладні витрати. Для проведення ремонту бригаді видається наряд на відрядну роботу, в якому вказується об'єкт, його інвентарний номер, обсяг роботи, сума заробітної плати і наводиться склад ремонтної бригади. Прийняття виконаного ремонту об'єкта оформляється актом.

Поновлення основних засобів бюджетних установ пов'язане не тільки з надходженням нових основних засобів, а й з вибуттям тих, що знаходяться в експлуатації. Під вибуттям основних засобів розуміють списання їх з балансу в результаті безкоштовної передачі іншим установам і організаціям, продаж у встановленому порядку чи ліквідацію об'єктів у зв'язку з їх непридатністю для подальшого використання. З балансів установ можуть бути списані будинки, споруди, обладнання, пристрої, транспортні засоби, інвентар та інші об'єкти, які стали непридатними для подальшого використання: морально застарілі, зношені, пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що їх ремонт є технічно неможливим чи економічно недоцільним і вони не можуть бути безкоштовно передані чи продані).

Для визначення непридатності основних засобів і встановлення неможливості чи неефективності їх відновлення, а також для оформлення актів списання наказом керівника установи щорічно створюється постійно діюча комісія, склад якої і функції є типовими для такого випадку. Складені комісією акти затверджуються керівником установи. Продаж основних засобів здійснюється тільки через аукціони чи біржі.

Суми, отримані установами від продажу чи демонтажу основних засобів (крім будинків і споруд), залишаються в розпорядженні установ з правом їх подальшого використання на ремонт, модернізацію чи придбання нових об'єктів того ж призначення. Суми, отримані від продажу чи демонтажу будинків і споруд, вносяться в дохід відповідного бюджету.

Облік операцій з вибуття і переміщення основних засобів при меморіально-ордерній формі ведеться у накопичувальній відомості ф. № 438 (меморіальний ордер № 9) ( Додаток К), записи в яку здійснюються за кожним документом окремо. Схему обліку вибуття основних засобів наведено на рис. 5.



Рисунок 5 Схема обліку вибуття основних засобів.

На кожний первинний документ складається графік документообігу.

Документообіг - це створення первинних облікових документів або одержання їх від інших організацій, їхнє прийняття до обліку, обробка, передача в архів. Рух первинних документів у бухгалтерському обліку регламентується графіком документообігу.

Графік документообігу - це графік або схема, які описують рух первинних документів на підприємстві від моменту їхнього створення до моменту передачі на зберігання. Кожне підприємство становить графік самостійно, виходячи з особливостей діяльності.

У Донецькій регіональній лабораторії «Спецтехніка» графік документообігу по обліку основних засобів розробив головний бухгалтер, а затвердив керівник підприємства.

Графік установлює раціональний документообіг основних засобів, тобто передбачує оптимальне число виконавців для проходження кожного первинного документа, визначати мінімальний строк його знаходження у виконавця.

Правильне складання графіка документообігу основних засобів і його дотримання сприяють зміцненню контрольної функції бухгалтерського обліку основних засобів і забезпечує своєчасність складання звітності.

Відповідальність за дотримання графіка документообігу основних засобів, а також за своєчасну і якісну розробку документів, своєчасну передачу їх для відбиття в бухгалтерському обліку й звітності, за вірогідність даних, що втримуються в документах, несуть особи, що створили й підписали ці документи.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу основних засобів і не тільки, здійснює головний бухгалтер.

Кожному працівникові видана виписка із графіка документообігу, у якій перераховані документи, що ставляться до сфери його діяльності.

Для кожного документа в бухгалтерському обліку існує свій шлях руху, тобто свій документообіг.

Однак для всіх документів існують п'ять основних етапів:

1) складання документа в момент здійснення господарської операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її закінчення відповідно до вимог, пропонованими до його оформлення;

2) передача документа в бухгалтерію, де контролюються своєчасність і повнота здачі його для облікової обробки;

3) перевірка прийнятих документів бухгалтером за формою (перевіряються повнота й правильність оформлення, заповнення обов'язкових реквізитів), по змісту (законність документованих операцій, логічне вв'язування окремих показників) і арифметична перевірка;

4) обробка документа в бухгалтерії;

5) здача документів в архів на зберігання після складання по них облікових регістрів.

Строк зберігання первинних документів не менше трьох років

Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти й баланси підлягають обов'язковій передачі в архів.

Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти й баланси до передачі їх в архів підприємства, установи зберігатися в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях у шафах, що закриваються, за схоронність котрих відповідає особа, уповноважена головним бухгалтером.

Оброблені вручну первинні документи поточного місяця, що ставляться до певного облікового регістра, комплектуються в хронологічному порядку й переплітаються. Відповідальність за організацію зберігання облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку й бухгалтерської звітності несе керівник лабораторії. Схоронність первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів, оформлення й передачу їх в архів забезпечує головний бухгалтер.

У випадку пропажі або загибелі первинних документів керівник підприємства повинен призначити наказом комісію з розслідування причин пропажі, загибелі. У необхідних випадках для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони й державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, що затверджується керівником підприємства, установи. Копія акту направляється вищестоящої організації.

Графік документообігу для типового документу «Акту приймання-передачі(внутрішнього переміщєння) основних засобів» в лабораторії наведен в таблиці.

Таблиця № «Документообіг про рух основних засобів».

Найменування господарської операції	Зміст роботи з документами(вихідні данні)	Строк виконання	Виконавиць	Отримувач
Акт приймання- передачі (внутрішнього переміщєння) основних засобів
1.Приймання об'єкту	1.1. Підготовка техніч ної документації	За 3 раб. Дні до дати приймання	Відділ який передає об'єкт	Приймальна комісія
	1.2. Складання та підписання документа	В день приймання	Приймальна комісія	Бухгалтерія
	1.. Перевірка та підписання документа	Протягом 1 рабочого дня після приймання	Бухгалтерія	Директор
	1.4.Затвердження документа	Протягом трьох рабочіх днів після приймання	Директор	Бухгалтерія
	1.5. Відображення данних в регістрах бухгалтерського обліку	Протягом одного рабочого дня після надходження документації	Бухгалтерія
2. Внутрішнє переміщення	2.1. Складання та підписання документу:
	-1й примірник	В день приймання передачі	Відділ який передає об'єкт	Бухгалтерія
	- 2й примірник	В день приймання передачі	Відділ який передає об'єкт	Відділ одер-жувач
	2.2.Перевірка та відображення данних у регістрах бухгалтерського обліку	Протягом 1-го рабочого дня після надходження	Бухгалтерія
3. Безоплатна передача	3.1 Складання документа в 2х примірниках	За 3 робочі дні до дати приймання- передачі	Відділ який передає об'єкт	Бухгалтерія
	3.2. Перевірка та підписання документу	Протягом 1-го рабочого дня з дати надходження	Бухгалтерія	Директор
	3.3. Затвердження документу	Протягом двох робочіх днів	Директор	Відділ який передає об'єкт
	3.4. Підписання документу одержувачем	В день приймання передачі	Відділ який передає об'єкт	Бухгалтерія
	3.5. Відображення данних регістрах бухгалтерського обліку	Протягом 1-го рабочого дня з дати надходження	Бухгалтерія
4. Продаж	4.1. Складанння документа в трьох примірниках	За 3 робочі дні до дати приймання -передачі	Відділ який передає об'єкт	Бухгалтерія
	4.2. Перевірка та підписання документу	Протягом 1-го рабочого дня з дати надходження	Бухгалтерія	Директор
	4.3. Затвердження документу	Протягом двох робочих днів	Директор	Відділ який передає об'єкт
	4.4. Підписання документу	В день приймання- передачі	Відділ який передає об'єкт	Бухгалтерія
	4.5.Відображення данних в регістрах бухгалтерського обліку	Протчгом першого рабочого дня після надходження	Бухгалтерія

Також на рисунку№ 6 наведен документообіг руху основних засобів в лабораторії

4. Організація поточного та підсумкового етапів обліку основних засобів

Організація поточного обліку починається з вивчення складу облікових номенклатур, які слід відобразити, проте вже в системі облікових реєстрів та різних розрахункових формах.

Поточний облік (реєстрація даних первинного обліку в системі рахунків -- в облікових реєстрах) -- другий етап облікового процесу. На його здійснення в разі ручної обробки витрачають майже половину часу. Це свідчить про те , що його організація є дуже важливим об'єктом.

Під поточним обліком розуміють обробку, реєстрацію та запис даних первинного обліку , тобто носіїв інформації, в облікові реєстри, групування та їх перегрупування з метою отримати потрібну результатну інформацію. Багато операцій поточного обліку можна умовно поділити на такі види: реєстрація (запис); арифметичні дії (додавання, віднімання, множення, ділення, розрахунки); групування та перегрупування даних.

Кожний вид операцій складається з окремих робіт, кількість яких залежить від конкретних умов, і насамперед від технічної озброєності працівників обліку , наявності обчислювальної техніки, її виду, типу.

Поточний облік як частина облікового процесу зумовлює ті організаційні елементи, сукупність яких формує його як об'єкт організації .

Цими об'єктами є:

- облікові номенклатури поточного обліку (дані, показники);

- носії облікових номенклатур ( облікові реєстри і документи, що їх складають на цьому етапі облікового процесу);

- документообіг та забезпечення облікового процесу.

Кожний об'єкт організації складається з різних видів робіт. Їх зміст і відрізняє ці об'єкти від об'єктів організації первинного обліку , які мають ту саму назву. Нового змісту набувають номенклатури поточного обліку .

Основними видами носіїв інформації (номенклатури) є облікові реєстри. Бухгалтерський облік не лише інформує про стан і зміни господарства, його елементи та здійснює контроль за наявністю, рухом, використанням об'єктів господарювання, а й виконує функцію оцінювання результативності роботи. Таке оцінювання відбувається на підставі узагальнення даних на підсумковому етапі . Цей етап облікового процесу дає змогу діставати дані про результати роботи за місяць, квартал, півріччя, рік.

Підсумковий етап облікового процесу іноді називають балансовим узагальненням (звітністю). Це заключний етап облікового процесу, який можна охарактеризувати як упорядковану сукупність операцій з формування показників, що відображують результати виробничої та господарської діяльності підприємства за певний період.

Організація підсумкового обліку залежить від якості організації первинного та поточного обліку . Формування підсумкових показників, складання звітних форм -- це досить трудомісткий процес. Слід мати на увазі, що він відбувається за відносно короткий період. За цей час треба підготувати кілька складних показників, заповнити різні звітні форми, підготувати аналітичні висновки, пояснення тощо.

Складність організації цього етапу облікового процесу полягає ще й у тому , що крім облікових даних, показників первинного та поточного обліку необхідні дані планування, нормування, фінансів (бюджетування), оперативного та статистичного обліку , а також попередніх звітних періодів.

Наявність цих даних і показників дає змогу не лише оцінити результати роботи господарства, а й виявити тенденцію розвитку. На цьому етапі облікового процесу до роботи залучають працівників інших економічних служб господарства -- планової, праці, фінансової.

Підсумковий облік як етап облікового процесу визначає об'єкти, які мають бути організовані: номенклатуру, носії номенклатури, рух носіїв та забезпечення обліку . Отже, незалежно від технічних засобів технологія облікового процесу в усіх випадках передбачає такі об'єкти організації : номенклатуру, носії даних, рух носіїв, забезпечення процесу. Характерним при цьому є те , що зазначені об'єкти організації використовуються на всіх трьох етапах облікового процесу -- первинного, поточного і підсумкового обліку . облік основний засіб інвентарний

Розробляючи облікові номенклатури поточного обліку, передусім визначають склад господарських фактів -- явищ та процесів (господарські операції). В основу розробки складу облікових номенклатур поточного обліку покладено систему показників внутрішньої та зовнішньої звітності, план рахунків, класифікацію об'єктів, які визначено нормативними актами та методичними рекомендаціями.

За своєю технічністю (технікою) вибір облікових номенклатур поточного обліку аналогічний вибору їх на етапі первинного обліку. За кожним топологічним підрозділом обліку (обліку матеріалів, коштів, основних засобів тощо) складають докладний перелік тих об'єктів, які становлять інтерес з погляду управління економікою на відповідному етапі обліку.

Формування облікових номенклатур поточного обліку складніше, ніж первинного.За своїм змістом облікові номенклатури поточного обліку бувають двох видів: прості (тобто такі, які в майбутньому не будуть деталізовані) і складні (які треба далі деталізувати).

Наприклад, планом рахунків не передбачається поділ рахунка «Основні засоби» як об'єкта обліку на докладніші, тобто не передбачені субрахунки. Проте типова класифікація потребує поділу основних засобів за галузями, видами та іншими ознаками. Тому на цій дільниці розробку, наприклад, облікових номенклатур починають зі встановлення груп, визначених згідно з інструкцією. Далі визначають підгрупи, субпідгрупи, але вже з огляду на потреби конкретного господарства.

Нарешті, складають перелік облікової номенклатури з кожної підгрупи, субпід-групи або за іншими ознаками (табл. 1).