Учет материалов на примере предприятия ОАО "Омскоблгаз"

Задачами учета производственных запасов являются:

- правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов;

- контроль за сохранностью запасов в местах их хранения и на всех этапах их движения;

- контроль за соблюдением установленных организацией норм запасов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;

- своевременное выявление ненужных и излишних запасов с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения в оборот;

- формирование фактической себестоимости запасов;

- проведение анализа эффективности использования материальных запасов.

Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов:

сплошное, непрерывное и полное отражение движения и наличия запасов; учет количества и оценка запасов; оперативность учета запасов; достоверность; соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца; соответствие данных складского учета и оперативного учета движения запасов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета.

Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью материальных запасов являются:

- наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок;

- размещение запасов по секциям складов, а внутри их по отдельным группам типу-сортам-размерам таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия;

- оснащение мест хранения материальных запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

- применение централизованной доставки материалов со складов организации в цеха по согласованным графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных участков непосредственно на объекты строительства по комплектовочным ведомостям;

- определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов, смотрите приложение 4 - приказ об установлении круга материально - ответственных лиц на предприятии,

- заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности - смотрите приложение 5 - договор о полной материальной ответственности с материально-ответственным лицом или бригадой;

- определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации - смотрите приказ в приложении 6 к настоящей работе;

- наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

- Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также необходимо:

- применять номенклатуры-ценники на материалы;

- установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;

- проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков производственных запасов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок;

- разрабатывать и постоянно совершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования производственных запасов;

- Все операции по движению запасов должны оформляться первичными учетными документами. Первичные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом «О бухгалтерском учете»:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

1.3 Информационная база для учета материальных запасов

В зависимости от принятой организацией учетной политики поступление материалов может быть отражено двумя методами:

- с использованием счета 10 «Материалы» в корреспонденции с соответствующими счетами;

- с использованием учетных цен с применением счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Метод использования счета 10 в корреспонденции с соответствующими счетами описан в подглаве 1.1 настоящей работы.

При поступлении материалов дебетуют материальный счет 10 «Материалы» и кредитуют:

счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком и суммовые разницы, возникающие до принятия на учет материалов;

счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» - на сумму начисленных процентов за кредиты и займы, использованные на покупку материалов;

счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным организациям;

счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

счет 23 «Вспомогательные производства» - на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;

счет 20 «Основное производства» - на стоимость возвратных отходов;

Материальные ценности, полученные от разборки списанных основных средств, и излишки материалов, выявленные при инвентаризации, оценивают по рыночной стоимости и приходуют по дебету счета 10 с кредита счета 91.1 «Прочие доходы».

Материалы, полученные по договору дарения и безвозмездно, принимаются на учет по рыночной стоимости по дебету счета 10 «Материалы» с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере списания безвозмездно полученных материалов на счета затрат и по другим причинам выбытия их стоимость списывается со счета 98 в кредит счета 91.1.

Поступающие материалы, не сопровождающиеся платежными документами от поставщиков, оприходуют по акту о приемке материалов - смотрите приложение 8, составленному на складе. Оприходование неотфактурованных поставок осуществляют по учетным ценам либо по ценам договора или предыдущих поставок. Если до конца месяца платежное требование не поступит, то приемная оценка на указанные поставки сохраняется. В следующем месяце при поступлении платежного требования стоимость неотфактурованных поставок в приемной оценке сторнируют и составляют новую запись по фактическим суммам, указанным в документах поставщиков.

Стоимость акцептованных и оплаченных материалов, не поступивших в течение отчетного периода в организацию, по окончании месяца отражают по дебету счетов 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В начале следующего месяца эти суммы сторнируют и по поступлению ценностей составляют обычную бухгалтерскую запись по ним.

Если при приемке материалов обнаружена недостача или их порча, то их стоимость отражают по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям», и кредиту счета 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На материальных счетах стоимость недостач или порчи материалов не отражают.

Аналитический учет поступления материалов в значительной мере зависит от выбора учетной цены. Если в качестве твердых учетных цен применяют средние покупные цены, то поступившие материалы отражают на каждом аналитическом счете по средним ценам. Наценки сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительные расходы по всем поступившим материалам учитывают на одном аналитическом счете «Транспортно-заготовительные расходы и наценки снабженческих и сбытовых организаций».

Если твердой учетной ценой служит плановая себестоимость материалов, то поступившие материалы отражают на каждом аналитическом счете по плановой себестоимости, а разницу между фактической и плановой себестоимостью материалов показывают на аналитическом счете «Отклонения фактической себестоимости от плановой».

Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита материальных счетов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течении месяца по твердым учетным ценам. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись:

Дебет счета 20 «Основное производство»;

Дебет счета 23 «Вспомогательные производства»;

Дебет других счетов в зависимости от направления расходов материалов;

Кредит счета 10 «Материалы» с указанием субсчетов по учету материалов.

Проданные материалы списывают с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счета 91.2 «Прочие расходы». По дебету счета 91.2 отражают также расходы, связанные с продажей материалов и сумму НДС по проданным материалам.

Если при продаже или мене материалов не исполнены необходимые условия признания выручки, то отпущенные материалы списываются с кредита счета 10 «Материалы» не в дебет счета 91.2 «Прочие расходы», а в дебет счета 45 «Товары отгруженные». После признания выручки от продажи материалов они списываются с кредита счета 45 «Товары отгруженные» в дебет счета 91.2 «Прочие расходы».

Стоимость материалов по твердым ценам между различными счетами издержек производства и другим направлениям выбытия материалов распределяют на основании ведомости распределения материалов, которую составляют по данным первичных документов о расходе материалов.

По истечении месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материалов и стоимостью их по твердым учетным ценам. Разницу списывают на те же счета затрат, на которые были списаны материалы по твердым учетным ценам. При этом если фактическая себестоимость выше твердой учетной цены, то разницу между ними списывают дополнительной бухгалтерской записью, обратную же разницу - способом «красное сторно».

Метод использования учетных цен с применением счетов 15 и 16.

Суть данного метода состоит в том, что информацию о фактической себестоимости заготовления материалов формируют путем суммирования данных по дебету двух счетов: 10 «Материалы» и 16 «Отклонение в стоимости материалов». При этом по дебету счета 10 «Материалы» учитывают по учетным ценам, а на счете 16 «Отклонение в стоимости материалов» показывают разницу между учетной ценой и фактической себестоимостью заготовления материалов. В качестве вспомогательного используют или не используют счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Организации предоставлено право самостоятельно устанавливать принципы формирования учетной цены - это оговаривается в учетной политике предприятия.

При поступлении материалов на склад они приходуются по учетной цене, оприходование осуществляется бухгалтерской записью:

Д 10 «Материалы» К 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» - оприходованы материалы по учетной цене. Основанием для бухгалтерской записи служит накладная формы М-11 или приходный ордер формы М-4, смотрите приложение 9 и 10. Именно эти цена и дата будут использоваться для расчета фактической себестоимости списания материала в производство методом ФИФО.

Все данные о фактических расходах при заготовлении материалов собираются параллельно на счете 15 следующими бухгалтерскими записями:

Д 15 К 60.1 - отражена покупная стоимость материалов

Д 15 К 60.1 - отражены транспортно-заготовительные расходы

Д 15 К 60.1 - отражены услуги посредников по заготовлению материалов

Д 15 К 20 - отражено распределение складских расходов организации на стоимость материалов.

Таким образом, по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» формируется информация о фактической себестоимости материалов, а по кредиту - об их учетной цене.

В конце месяца сравнивают данные по счетам 10 и 15 по каждому аналитическому признаку, при этом дебетовый и кредитовый оборот по счету 15 уравнивается в корреспонденции со счетом 16:

Д 16 К 15 - отражено отклонение учетной цены от фактической себестоимости заготовления материалов.

Сумма отклонений, учтенная на счете 16 «Отклонение в стоимости материалов», списывается в отчетном периоде пропорционально сумме материалов, отпущенных в производство, на те же счета, на которые списываются сами материалы:

Д 20 К 16 - списана на затраты сумма отклонений по расчету.

1.5 Методика проверки контроля за наличием и сохранностью материальных запасов на складах

Для действенного учета и контроля за сохранностью материальных ценностей в местах хранения каждая организация принимает меры, которые обеспечивают:

- наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок;

- готовность складских помещений к хранению продукции;

- размещение запасов по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо-сорто-размерам таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия;

- оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, в необходимом количестве измерительными приборами и мерной тарой, содержание их в исправном состоянии, т.е. своевременная госповерка весового хозяйства;

- своевременное и четкое оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанного в них количества продукции фактически отгружаемому;

- соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке;

- применение централизованной доставки материалов со складов организации в цеха по согласованным графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных участков непосредственно на объекты строительства по комплектовочным ведомостям;

- определение перечня центральных складов, складов, являющихся самостоятельными учетными единицами;

- установление порядка нормирования расхода запасов;

- определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности;

- увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

- закрепление за каждым материально-ответственным лицом обязанностей по составлению и оформлению первичных документов с указанием сроков их представления;

- наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов на движение МПЗ, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Складские помещения должны быть соответствующим образом оборудованы и обеспечены исправными весами нужных типов, другими необходимыми измерительными приборами и оборудованием, мерной тарой, противопожарным оборудованием, а также инструментами для вскрытия тары. Измерительные приборы должны периодически проверяться с клеймением в специализированных структурах.

Продукция и материалы открытого хранения должны храниться на специально оборудованных площадках с навесами, настилами, заборами и т.п., гарантирующих количественную и качественную их сохранность.

На складах должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов с тем, чтобы не допускать их порчу.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется специальный ярлык с указанием названия хранимого продукта или материала, его характеристики, а в необходимых случаях и назначения, а на ячейках делаются надписи с указанием наименования материала, его отличительных признаков, номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Бланк ярлыка на каждый номенклатурный номер материальных ценностей заполняет заведующий складом при поступлении ценностей на склад.

Продукция и материалы открытого хранения должны храниться на специально оборудованных площадках с навесами, настилами, заборами и т.п., гарантирующих количественную и качественную их сохранность.

Для контроля за поступлением и оприходованием материальных ценностей в бухгалтерии или отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов, который применяется для регистрации грузов, поступающих в места хранения различными видами транспортных средств за отчетный период.

Записи производятся уполномоченными работниками по мере поступления товарно-материальных ценностей на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приеме.

Работники бухгалтерской службы, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, своевременности и правильности записей в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

Проверку записи операций и выведенных остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки складского учета. Материально ответственные лица обязаны по требованию работника бухгалтерской службы предъявлять для фактической проверки определенные материальные ценности, особенно дорогостоящие и дефицитные.

О результатах произведенных на складах проверок и выявленных недостатках и нарушениях в работе материально ответственных лиц, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.

Если при выборочной проверке склада были выявлены недостачи, порча, излишки, они оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости по счету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота, заведующие складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие по складам за соответствующий период.

Бухгалтерская служба организации обязана:

- производить сверку отчетов подразделений организации с данными складского учета организации, а также с данными бухгалтерской службы, при выявлении расхождений производятся соответствующие исправления. О внесенных исправлениях уведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения. В отчеты, карточки учета материалов и другие учетные документы вносятся соответствующие исправления. При осуществлении бухгалтерского учета с использованием средств вычислительной техники указанные исправления должны быть внесены в используемую информационную базу;

- регулярно контролировать правильность ведения учета материальных ценностей на складах, в цехах и других подразделениях.

1.6 Особенности оценки материалов

Материально-производственные запасы в бухгалтерском учете отражают по фактической себестоимости или учетным ценам. Учетные цены разрешается применять в аналитическом бухгалтерском учете и местах хранения материалов.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов в течение года, как правило меняется, поэтому текущий учет их целесообразно вести по твердым неизменным ценам. Эти цены разрабатывает бухгалтерия совместно с другими службами, исходя из цен поставщиков, установленных в соответствующих прайс-листах или других публичных источниках, транспортных тарифов, торговых наценок и расходов по доставке материальных ценностей в организацию. В этом случае отдельно учитывают отклонения от установленных твердых учетных цен.

В качестве учетных цен на материалы могут применяться:

- плановая себестоимость. В этом случае отклонения договорных цен от планово-расчетных учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов. Планово-расчетные цены разрабатываются и утверждаются организацией применительно к уровню фактической себестоимости соответствующих материалов. Они предназначены для использования внутри организации;

- договорные цены. В этом случае другие расходы, входящие в фактическую себестоимость материалов, учитываются отдельно в составе транспортно-заготовительных расходов;

- фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего месяца или отчетного периода. В этом случае отклонения между фактической себестоимостью материалов текущего месяца и их учетной ценой учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов;

- средняя цена группы. В этом случае разница между фактической себестоимостью материалов и средней ценой группы учитывается в составе транспортно-заготовительных расходов. Средняя цена группы - разновидность планово-расчетной цены. Она устанавливается в тех случаях, когда производится укрупнение номенклатурных номеров материалов путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов, видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах. При этом на складе такие материалы учитываются на одной карточке.

При существенных отклонениях плановой себестоимости и средних цен от рыночных они подлежат пересмотру. Такие отклонения не должны превышать, как правило, десять процентов.

Фактическую себестоимость израсходованных и оставшихся на конец отчетного периода материально-производственных запасов в этих случаях определяют исходя из их стоимости по учетным ценам и отклонений от них.

Отклонения от учетных цен, относящиеся к израсходованным продукции и материалам, подлежат ежемесячному списанию на те же бухгалтерские счета, на которых отражен расход продукции и материалов.

Процент отклонений от учетных цен данного вида или группы продукции, материалов определяется исходя из отношения суммы остатков этих отклонений на начало месяца и суммы отклонений от учетных цен за месяц к сумме остатка продукции и материалов на начало месяца и поступивших продукции и материалов за месяц, умноженного на 100. По исчисленному таким образом проценту следует списывать указанные отклонения на израсходованные продукцию и материалы.

Отклонения от учетных цен, относящиеся к остаткам продукции и материалов на складах и в кладовых, в балансе присоединяются к остаткам по синтетическим счетам материальных ценностей.

В целях правильного отнесения отклонений от учетных цен на себестоимость отдельных видов продукции и материалов они учитываются по соответствующим группам или видам продукции, сырья, материалов, покупных полуфабрикатов, топлива, запасных частей и др.

В тех случаях, когда нет значительного различия в уровнях отклонений между группами продукции и материалов, учитываемых на одном субсчете, допускается учет отклонений в целом по субсчету.

Учетные цены могут уточняться и изменяться по мере необходимости. Однако целесообразнее вносить изменения в учетные цены перед началом года. При небольшой номенклатуре, а также в зависимости от их значимости отдельные виды и группы материалов могут отражаться в текущем учете по фактической себестоимости.

Учетные цены на покупные материально-производственные запасы устанавливают исходя из их стоимости приобретения, включая посреднические и другие наценки, транспортно-заготовительные и другие расходы. Учетные цены на сырье и материалы собственного производства определяют в размере средней их стоимости. Учетные цены на отдельные виды материально-производственных запасов могут быть дифференцированы в зависимости от их качества.

Покупные материальные ценности, как правило учитывают, по фактической себестоимости, складывающейся из стоимости, указанной в счетах поставщиков, и транспортно-заготовительных расходов. В текущем учете в течение отчетного периода при необходимости их оценивают по учетным ценам.

В соответствии с ПБУ 5/01 оценка материально-производственных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, действовавшему на дату принятия организацией к учету запасов по договору.

Дата совершения операции в иностранной валюте - день возникновения у организации права в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором принять к бухгалтерскому учету имущество и обязательства, которые являются результатом этой операции.

При импорте товаров - это дата перехода права собственности на импортированные товары к импортеру.

Особенностью учета импортных материалов является появление курсовых разниц, возникающих при пересчете стоимости материалов, выраженной в иностранной валюте, в рубли на дату оприходования материалов и дату их оплаты.

При отпуске материалов в производство и ином выбытии их оценка производится организацией одним из следующих способов:

- по себестоимости каждой единицы;

- по средней себестоимости;

- по способу ФИФО;

Применение какого-либо из перечисленных способов по группе материалов должно производиться в течение отчетного года и отражается в учетной политике организации, исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

При списании материалов по себестоимости каждой единицы запасов могут применяться два варианта исчисления себестоимости единицы запаса:

- включая все расходы, связанные с приобретением запаса;

- включая только стоимость запаса по договорной цене или плановой себестоимости.

Применение упрощенного варианта допускается при отсутствии возможности непосредственного отнесения транспортно-заготовительных и других расходов, связанных с приобретением запасов, на их себестоимость.