Правовые и организационные основы электронного документооборота

В главе 4 рассматриваемого закона «Особенности использования электронной цифровой подписи» закрепляется возможность ее использования в сфере государственного управления (ст. 16). Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов.

Особое внимание хотелось бы обратить на статью 19, положения которой позволяют использовать электронную цифровую подпись для заверения документов с печатью при переводе их с бумажного носителя на электронный. Таким образом, в российском законодательстве впервые предпринимается попытка отказа от реквизита «печать» и замещения его определенным видом подписи, приемлемой для данного носителя, в частности электронной цифровой подписи, которая в соответствии с законом обладает уже свойствами двух реквизитов: «подпись» и «печать».

Очевидно, что принятие Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» позволило на законодательном уровне определить основные понятия, такие как «электронный документ» и «электронная цифровая подпись», наделив их соответствующей юридической силой, а также определить общие моменты применения на практике выбранной технологии электронного подписания документов. Но практическое применение положений закона невозможно без создания соответствующей инфраструктуры удостоверяющих центров и уполномоченного федерального органа.

Вступление в силу Закона «Об электронной цифровой подписи» показало необходимость внесения изменений в некоторые действующие законы. Например, в статью 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете», принятого Государственной думой 23 февраля 1996 года, был внесен пункт 6, содержащий положение о том, что «…при наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности, организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации».

Последней редакцией рассматриваемого закона от 23 ноября 2009 года допускается передача бухгалтерской отчетности пользователю по телекоммуникационным каналам связи. При получении такой отчетности пользователь обязан передать организации квитанцию о приемке в электронном виде (ст. 15 п. 5).

В первой редакции Закона «О бухгалтерском учете» закреплялось лишь положение о том, что «…первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В этом случае организация была обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций и для контролирующих органов» (ст. 9 п. 7).

Практически сразу после принятия Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», закрепившего понятие «электронный документ», были приняты «Основные правила работы архивов организаций» - нормативно-методический документ, определяющий порядок работы с разными видами документов в архивах организаций на современном этапе, включая уже и электронные документы.

Правила позволяют создавать архивы документации на электронных носителях и осуществлять прием электронных документов обычными архивами организаций, которые обязаны обеспечивать сохранность, отбор, учет, использование, а также подготовку и передачу таких документов на государственное хранение (п. 1.3.4).

Храниться электронные документы могут или в архиве организации, или в специальном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т. д.). Но обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются: наличие в архиве программно-аппаратных средств для их хранения, копирования и воспроизведения, перезаписи в новые форматы и передачи по каналам связи; обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств и правовых норм; обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации (ст. 4.4.2.5).

Важным моментом является и то, что при подготовке электронных документов для сдачи в архив необходимо подготовить полный комплект сопроводительной документации, которая должна включать помимо традиционных и некоторые специальные пункты: название документа, дата его создания, характеристика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т. д.), объем документа (ст. 2.3.5).

Предельный срок временного хранения архивных документов в организации устанавливается одинаковый для всех документов на машинных носителях - пять лет. Экспертиза ценности электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях, но помимо общих критериев должны учитываться и некоторые специальные, такие как: стоимость возможного перевода электронных документов в другой формат, наличие сопроводительной документации и соответствующего электронного оборудования.

2.2 ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ, ЗАЩИТА ИХ ЦЕЛОСТНОСТИ И АУТЕНТИЧНОСТИ

Основная роль документов в современном капиталистическом обществе - служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определенным требованиям.

Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.

Для придания таким документам юридической силы в первую очередь требуется сохранение их аутентичности и целостности. Под аутентичностью понимается возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность означает полноту и неизменность документа с течением времени. Чтобы иметь возможность доказать целостность и аутентичность определенных видов документов, необходимо не только сохранить сам документ, но и вспомогательную документацию и метаданные, документирующие этапы жизненного цикла документа. Храмцовская, Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота // Секретарское дело. - 2008. - №5. - С 15.

Электронные документы не стали привычными, поэтому к ним зачастую предъявляются более жесткие требования, чем к аналогичным бумажным документам, да и их «технические» особенности создают дополнительные сложности:

- электронные документы легко модифицируются, легко копируются;

- существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;

- стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения (подписания, согласования) документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке;

- существует проблема определения точного времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.

Россия сейчас находится на пути развития документооборота, на котором в начале 90-х гг. прошлого века было США: массовое использование электронных документов уже началось, однако законодательство еще не уравняло в правах традиционные и электронные документы.

В этой связи представляет особый интерес совместный технический отчет ANSI/AIIM TR31 Американского национального института стандартов ANSI и Ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM, в котором были намечены пути совершенствования законодательства и предложены основные принципы, при соблюдении которых можно доказать целостность и аутентичность электронных документов. В разработке стандарта приняли участие ведущие специалисты из государственных ведомств, представители бизнеса и юристы.

Юридическая значимость электронных документов обеспечивается комплексом мер, в число которых входят:

- разработка соответствующей законодательно-нормативной базы;

- управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований;

- использование программных и аппаратных средств защиты, включая ЭЦП и шифрование.

Автоматизация документооборота использует два класса цифровых подписей:

- с использованием биометрических параметров человека - отпечатков пальцев, тембра голоса, радужной оболочки глаз и т.п. (устройства, обеспечивающие документооборот банков например);

- с применением методов криптографии. Последний класс получил название - «электронная цифровая подпись» (ЭЦП). Автоматизация документооборота предполагает, что ЭЦП является наиболее надёжным средством аутентификации.

Зарубежный опыт показывает, что использование ЭЦП окупается при оперативной работе с ответственными электронными документами. Использование ЭЦП для менее значимых документов (включая внутреннюю переписку, которая ведется в рамках защищенной корпоративной СЭД) считается неоправданным. Применение ЭЦП при работе с документами постоянного и длительного (свыше 7-10 лет) срока хранения в настоящее время не рекомендуется, поскольку технологии обеспечения длительной проверяемости ЭЦП еще не отработаны.

Опыт также показывает, что для автоматизации массовых рассылок извещений и других подобных документов необходимо, по мере возможности, отказаться от использования подлинных подписей и печатей на таких документах. В этом плане интересен опыт Евросоюза, где соответствующие европейские директивы запрещают национальным правительствам требовать наличие личных подписей на электронных счетах и счетах-фактурах.

Аутентичности и целостности документов способствует соблюдение норм соответствующих стандартов и правил «хорошей деловой практики».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.

В нашей стране разработаны и реализуются Федеральные целевые программы, одна из них - «Электронная Россия». Программы направлены на создание единого информационного пространства для каждого субъекта РФ путём применения современных информационных и телекоммуникационных технологий, на создание информационного общества, в котором каждый гражданин будет оперативно получать достоверную информацию, уметь её анализировать и принимать грамотные решения. Производство будет автоматизировано, роботизировано, что позволит человеку заниматься интеллектуальным трудом в соответветствии с его личными и общественными интересами.

Наступило время автоматизации предприятий, когда для этого нужно не просто приобрести компьютеры и создать корпоративные связи, но создать и информационную систему, включающую в себя компьютеры, сети, программное обеспечение, а главное - оптимальную организацию информационных потоков.

Автоматизация электронного документооборота является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой компании. Внедрение СЭД позволяет компаниям существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота.

Анализ законодательной базы позволяет оценить готовность специалистов к адекватному восприятию такого качественно нового явления как электронный документ.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ

Нормативные акты

1. Гражданский кодекс Российской Федерации [Текст] : [федер. закон : принят Гос. Думой 1 янв. 2005 г. : по состоянию на 18.07.2009 г.] : офиц. текст. - М.: ЭКСМО, 2009. - 960 с.

2. Федеральный закон Об электронной цифровой подписи [текст] : принят Гос. Думой России 13 декабря 2001 г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2002. - №2.- Ст. 127. - В ред. Федерального закона от 08.11.2007 N 258-ФЗ

3. Федеральный закон Об информации, информационных технологиях и защите информации [текст]: принят Гос. Думой России 8 июля 2006 г. // Собр. законодательства Рос. Федерации.- 2006. - №31. (1 ч.), Ст. 3448.

4. Федеральный закон О бухгалетерском учёте [текст] : принят Гос. Думой России 23 февраля 1996 г. // Сборник законодательства Рос. Федерации. - 2006. - №48. - Ст. 5369. - В ред. Федерального закона от 23.11. 2009 г.

5. ГОСТ 6.10.4 - 84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинописном носителе и машинограмме, создаваемые средствами вычислительной техники. Основные положения [Текст] Введ. 1987-07-01. - М.: Госстандарт, 1987. - 9 с.

6. ГОСТ Р 511141- 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [текст]: Введ. 1999-01-01. -М.: Госстандарт, 1998. - 7 с.

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М.: ВНИИДАД, 1991. - 205 с.

Учебная литература

8. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение [Текст] : учеб. пособие / В.И. Андреева. - М.: КНОРУС, 2006. - 272 с.

9. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления [Текст] : учеб.- метод. пособие. / Г.И. Балибардина. - Волгоград: изд-во ВолГУ, 2006. - 77 с.

10. Белов, П.Р. Делопроизводство и документооборот [Текст] : учеб. пособие / П.Р. Белов. - М.: ЭКСМО, 2009. - 624 с.

11. Гвоздева В.А., Лаврентьева И.Ю. Основы построения автоматизированных информационных систем [Текст] : учеб. / В.А. Гвоздева, И.Ю. Лаврентьева. - М : ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2007. - 320 с.: ил. - (Профессиональное образование).

12. Делопроизводство и документооборот [Текст]: учеб. пособие (для студентов эконом. фак.) / Сост. Т.В. Сиганова. - Омск: Омск. Гос. ун-т, 2008. - 71 с.

13. Елизаветина Т., Денисов Н. Делопроизводство на компьютере [Текст]: учеб. пособие / Т. Елизаветина, Н. Денисов - 3-е изд., пераб. и доп. - СПб.: ПИТЕР, 2006.- 300 с.

14. Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение [Текст] : Я. Кавторева, В. Кузнецова. - 7-е изд., пераб. и доп. - Х.: Фактор, - 2006. - 240 с.

15. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство [Текст] : учеб. пособие. / М.В. Кирсанова. - 3-е изд., перераб и под. - М.: ИНФРА - М, 2006. - 288 с. - (Высшее образование)

16. Ковалёва, Н.Н. Информационное право России [Текст] : учеб. пособие / Н.Н. Ковалёва. - Изд.-во «Дашков и К?», 2007. - 360 с.

17. Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А. Управление документами [Текст] : учеб. / И.К. Корнеев, А.В. Пшенко, В.А. Машурцев. - М.: ИНФРА - М, 2009. - 300с. - (Высшее образование).

18. Корнеев И.К., Степанов Е.А. Защита информации в офисе [Текст] : учеб. / И.К. Корнеев, Е.А. Степанов. - М. : ТК Велби, Изд.-во Проспект, 2008. - 336 с.

19. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство [Текст] : учеб. - справочное пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. / И.Н. Кузнецов. - М.: Изд.-во «Дашков и К?», 2006. - 520 с.

20. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело [Текст]: учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2006. - 344 с.

21. Ларьков, Н.С. Документоведение [Текст] : учеб. пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ : Восток - Запад, 2006. - 427, [5] с.

22. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство [Текст]: учеб. пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: ИндексМедиа, 2006. - 240 с.

23. Стенюков, М.В. Основы документоведения и делопроизводства [Текст]: учеб. пособие / М.В. Стенюков - М.: А-Приор, 2007. - 224 с.

24. Фадеев, Л.Ю. Документооборот в организации. Правовое регулирование [Текст]: учеб. пособие / Л.Ю. Фадеев. - М.: ЭКСМО, 2009. - 114 с.

25. Широкова, Л.В. Документирование управленческой деятельности [Текст] : учеб. пособие. / Л.В. Широкова. - М.: МИИР, 2007. - 88 с.

Статьи из периодических изданий

26. Казаринова, Н.Л. Опыт внедрения системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Пермского края [Текст] / Н.Л. Казаринова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - №10. - С. 19-21.

27. Храмцовская, Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота [текст] / Н.А. Храмцовская // Секретарсое дело. - 2008. - №5. - С. 15-18.

28. Храмцовская, Н.А. Новые международные и национальные стандарты в области управления документацией [текст] / Н.А. Храмцовская // Секретарсое дело. - 2009. - №6. - С. 17- 20.

29. Шуваев, А. Электронный документооборот как аналог традиционного [текст] / А.Шуваев // Бизнес консультант. - 2008. - №12. - С. 21-23.

30. Янковская, В.Ф. Азбука делопроизводства [текст] / В.Ф. Янковская // Секретарское дело. - 2008. - №5. - С. 7-8.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Схема устройства системы электронного документооборота

Приложение 2

Система защищённого документооборота

Приложение 3

Общая схема работы системы электронного архива и документооборота с использованием WEB-доступа.

Размещено на Allbest.ru