Пути решения проблемы выбора системы электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

электронный документооборот бизнес

Во втором десятилетии XXI века в России продолжается проведение реформ, направленных на оптимизацию деятельности организаций и предприятий различных форм собственности. Особенно активно подвергаются реорганизации системы управления, в том числе и документационное обеспечение деятельности всех видов организаций.

Статистические данные, показывают, что значительная часть рабочего времени специалиста предприятия занимает документирование информации и поиск необходимого документа. Роль делопроизводственного документооборота возросла, также растет специализированный документооборот, связанный с документированием специфических функций деятельности предприятии: бухгалтерской, оперативного учёта, документирования технологических процессов, складского учёта и т.д. Вследствие этого, в любой организации возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации, решаемая наиболее эффективно за счёт внедрения систем электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) -- организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации Дымова М. В. Обзор систем электронного документооборота // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2011. - №.3. - С.21..

Актуальность данного исследования определяет то, что современное развитие общества характеризуется углублением экономических связей, повышением уровня публичности различных органов. В связи с этим возрастает роль информации во всех процессах деятельности государственных и муниципальных органов, а также в деятельности коммерческих организаций. Научно-техническая революция обеспечивает возможность модернизации всех сфер жизнедеятельности в информационном аспекте, тем самым давая возможность практически реализовать концепцию информационного общества.

Источниковой базой выпускной квалификационной работы являются нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документами. Были изучены как федеральные законодательные акты, так и межведомственные нормативные документы. Стоит отметить, что современная российская нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами, не до конца отражает мировые тенденции развития в этой области. Для раскрытия поставленной проблемы нами были рассмотрены и использованы Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон РФ от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Также исследованы международные стандарты, прежде всего MOReg 2, который является общеевропейским стандартом для автоматизированных систем документооборота, а также российский стандарт ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота», утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии 18.10.2011г. за № 466-ст, ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённый постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003г. N 65-ст. Анализ этих нормативно-методических документов позволил выработать основные критерии для анализа СЭД.

Таким образом, источниковой основой исследования послужили законодательство РФ, регламентирующее информационные ресурсы и их использование. Особое внимание было уделено следующим ГОСТам и стандартам: ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота».

Следует отметить, что вопросы создания, управления большими потоками дискретной и аналоговой документацией в организации в качестве отдельного предмета исследования в научной литературе России недостаточно изучены. Первые публикации, раскрывающие данную тематику, появились на страницах журнала «Делопроизводство» в конце ХХ - начале XXI века. Теоретики документоведения вместе с практикующими работниками служб документационного обеспечения управления объясняли основные принципы внедрения систем электронного документооборота, стимулируя активное использование новых информационных технологий в делопроизводственных процессах.

Вопросы информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности раскрываются в работах и статьях М.В. Ларина, Т.В. Кузнецовой, А.Н. Соковой. Кузнецова Т.В. Журналу «Делопроизводство» - 15 лет // Делопроизводство. - 2012. - № 3. - С. 3. Они проанализировали современный этап развития ДОУ, начиная с внедрения компьютерных технологий, выделили экономические, правовые, а так же организационно-технические стороны проблемы информатизации общества. Особо данные авторы рассмотрели методы воздействия государства на структуру документации в негосударственной сфере экономики.

Следует отметить, что многие работы этого периода базировались на зарубежном опыте, тогда, как в более поздних статьях нашли свое отражение материалы российской практики.

Особо выделяются публикации известных документоведов М.В. Ларина и М.П. Бобылевой, касающиеся применения методологии информационного менеджмента в управлении потоками документов. Применение данной технологии управления они обосновали, проанализировав компоненты информационного менеджмента и корпоративного документационного обеспечения на примерах ведомств и организаций.Бобылева, М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: Термика, 2010. - С 5.

В учебнике А.С. Гринберга дается новая концепция документационного обеспечения управления, которая выражается в изменение взгляда на документооборот предприятия. Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. ? М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - С 4.

С.Л. Кузнецов в своих работах дает рекомендации по созданию системы электронного документооборота в организациях, выбору программного обеспечения автоматизации делопроизводства, данный исследователь изучил новейшие информационные продукты, технологии, которые ежегодно демонстрировались на выставках и конференциях представителями ведущих компаний в области электронного документооборота и автоматизации управления. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - С.7.

Статьи О.Г. Харитоновой, П.Н. Кочетковой помогают организациям плавно перейти от бумажного к электронному документообороту, то есть оптимизировать документооборот компании. Харитонова, О.Г., Кочеткова, П.Н. Зачем нужна система электронного документооборота?// Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2011. - № 1. - С. 3.

Публикации Т.В. Князевой обозревают текущею ситуацию российского и международного рынка информационных решений класса СЭД. Кузнецова, Т.В., Делопроизводство: организация и технологии документационного обеспечения управления: учебник для вузов. ? М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - С. 4.

Вопросы документирования управленческих функций системами электронного документооборота доступно разбирают в своих работах В.И. Андреева (она рассматривает кадровое делопроизводство), В.Ф. Янковая (в ее исследованиях речь идет непосредственно о службе ДОУ).

В 2011 году начал издаваться журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота». Следует отметить, что потребность в периодическом издании, которое бы отражала все тонкости электронных систем документооборота организаций, назрела давно. Издание периодического журнала, посвященного проблемам внедрения систем электронного документооборота, подчеркивает их важность.

Объектом для своего исследования мы выбрали российские системы электронного документооборота. Предметом исследования является сравнительные анализ структуры данных систем СЭД.

Цель исследования - сформулировать критерии анализа СЭД и провести на их основе сравнительный анализ СЭД на рынке программных продуктов.

Для достижения цели ставятся следующие задачи:

? изучить основные понятия систем электронного документооборота (СЭД);

? рассмотреть имеющиеся классификации систем электронного документооборота;

? провести анализ современного состояния российского рынка СЭД;

? разработать основные критерии выбора систем электронного документооборота (СЭД);

? провести анализ систем электронного документооборота (СЭД) ведомственной охраны железнодорожного транспорта Российской Федерации;

? дать оценку применяемым системам электронного документооборота (СЭД) ведомственной охраны железнодорожного транспорта Российской Федерации.

В выпускной квалификационной работе были использованы такие методы исследования, как системный анализ, структурно-функциональный анализ.

Системный анализ позволил проанализировать функции и технологии СЭД. Структурно-функциональный анализ позволил выделить наиболее значимые критерии оценки СЭД и на их основе провести функциональный анализ российских и зарубежных СЭД.

Новизна данной работы обусловлена отсутствием общепризнанных подходов к СЭД.

Научно-практическая значимость состоит в том, что результаты, полученные в ходе анализа СЭД на рынке программных продуктов, могут быть использованы в организациях при выборе СЭД для последующего внедрения.

Для решения выбранных задач была выбрана следующая структура исследования: выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

Глава 1. Теоретические основы системы электронного документооборота (СЭД)

1.1 Определение ключевых понятий и терминов СЭД в российском законодательстве и документоведении

Системы электронного документооборота стали логическим продолжением вертикальных приложений, используемых западными специалистами, работающими в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами и бухгалтерскими программными оболочками, применяемыми для обработки счетов и расчетов зарплаты. Требования, предъявляемые к вертикальным приложениям, стали основой для систем электронного документооборота.

Быстрое развитие информационных технологий не позволило в данный момент унифицировать многие понятия и термины, относящиеся к системе электронного управления документами. Это позволяет исследователям и практикам давать свои определения.

Основной структурной единицей СЭД является документ. Надо отметить, что в системе электронного документооборота используют как традиционные документы, так и электронные.

Под термином документ принято понимать «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Данное определение сформулировано в Федеральных законах и в государственных стандартах: ГОСТ Р 5114198 «Делопроизводство и архивное дело» и ISO 154899 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ Р 51141-98 // Изд-во стандартов. - 1998. - С.45..

Термин «электронный документ» до 2011 года определялся, как «документированная информация, представленная в электронной форме, пригодная для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах»Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - С.74..

Но данное определение устарело, так как концепция электронного документа за последние годы изменилась. Современный электронный документ - это не просто графический образ, это форма знакового вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения взаимосвязанных компьютерных технологий.

Законодательство РФ дает следующие определение электронного документа.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.06.2006 №149-ФЗ, - «электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе» Федеральный Закон от 27.06.2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. - 2006. - №.4131. - С.14.

Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» трактует электронный документ следующим образом: «информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия» Федеральный Закон от 06.04.2011 г. № 63 «Об электронной подписи» // Российская газета. - 2011. - №.5451. - С.16 .

Как видим, акцент в понятии «электронный документ» делается на придании ему юридической силы, с помощью электронной подписью (ЭП).

Электронной подписью согласно Федеральному закону от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» является «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию» Там же. С.16. Средства электронной подписи - это «шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи» Там же. С.16. Ключом электронной подписи является «уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи» Там же. С.17. Тогда как ключ проверки электронной подписи - это «уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи)» Там же. С.17.

Следует отметить, что законодательство РФ различает три вида электронной подписи: простая электронная подпись, неквалифицированная электронная подпись, квалифицированная электронная подпись. В СЭД как правило используются все три вида.

Первая подтверждает факт формирования подписи пользователем с помощью кодов, паролей или других средств. Данная подпись не подлежит обязательной сертификации.

Неквалифицированная электронная подпись должна быть получена в результате криптографического преобразования сведений содержащихся в документе с помощью ключа электронной подписи. Она обязательно должна определять пользователя, который подписывает электронный документ, регистрировать любые изменения, производимые в электронном документе после его фактического подписания. Данная подпись создается с помощью средств электронной подписи и также не подлежит обязательной сертификации.

Квалифицированную электронную подпись следует регистрировать у юридического лица, которое на законном основании осуществляет деятельность по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей. Основным отличием неквалифицированной электронной подписи от квалифицированной электронной подписи состоит в дополнительной проверке электронной подписи путем сверки с эталонной, указанной в квалифицированном сертификате. При создании и проверке такой подписи следует только применять средства электронной подписи, соответствующие требованиям, установленными Федеральным законом Федеральный Закон от 06.04.2011 г. № 63 «Об электронной подписи» // Российская газета. - 2011. - №.5451. - С.16.

Средствами электронной подписи являются шифровальные (криптографические) средства, которые создают или проверяют электронные подписи, либо создают или проверяют ключи электронной подписи.

Кроме того, Федеральный закон «Об электронной подписи» определяет понятие «корпоративная информационная система». Корпоративная информационная система - это «информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц» Федеральный Закон от 27.06.2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. - 2006. - №.4131. - С.14. Тогда как информационной системой общего пользования является «информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано» Федеральный Закон от 06.04.2011 г. № 63 «Об электронной подписи» // Российская газета. - 2011. - №.5451. - С.16. Более общие понятие информационной системы дается в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в котором информационная система определяется, как «совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств» Федеральный Закон от 27.06.2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. - 2006. - №.4131. - С.14.

Согласно информационной концепции, удостоверение некоторой информации является основной функцией документа. Что же такое информация? Информация - это любые сведения (сообщения, данные) в любой форме представления, о чем либо.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления Кабашов, С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. ? Уфа: ДизайнПолиграфСервис, 2008. - С 107.. Как видно из определения, нет существенной разницы между традиционным и электронным документом. Электронный документооборот является технологией, обеспечивающий жизненный цикл документа электронными средствами. Кроме того, с юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому, наряду с совершенствованием информационных технологий, важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.

Электронный документооборот включает в себя создание, обработку, передачу, учет и хранение информации документов осуществляющих на основе использования электронно-вычислительных сетей Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. ? М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - С 79.. Упорядочение движения документов между группами пользователей или отдельными пользователями организации есть управление электронным документооборотом. Движением документов в электронных системах является не физическое перемещение, а уведомление пользователя о передаче ему прав на изменение, использования и контроль данного файла.

Так как в современные системы электронного документооборота принято включать различные типы файлов: текстовые, табличные, содержащие изображения, видео и аудио данные, Web-документы, для их хранения программируют специальные хранилища либо сохранение производиться в иерархии файловой системы.

Главное назначение систем СЭД - это интеграция документов на любом материальном носителе в документооборот предприятия, организация работы с ними. В системах электронного документооборота должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки их исполнения, движение, а также контроль всех версий и подверсий документа. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл документооборота организации - от постановки задачи на создание документов до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. Кроме того, СЭД объединяет разрозненные потоки документов территориально удаленных организаций в единую систему. Системы электронного документооборота должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства и документооборота организации Подолина О. Система электронного документооборота: предпосылки внедрения, определение, основные функции, выгоды.- М.: InterTrust (Статьи и интервью), 2014. - [Электронный ресурс] URL:http://www.intertrust.ru/press_center/articles/page5.html. - (дата обращения: 20.02.2014 г.)..

Наиболее удачным нам представляется следующее определение системы электронного документооборота.

СЭД - это электронная система, обеспечивающая строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий Гайкович В.М. Электронные системы. - М.: Мир, 2009. - С.17.

Основным направлением работы системы электронного документооборота является регистрация действия и события, а так же обеспечение процессов работы с документами.

Следовательно, под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет вести работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между персоналом: передача документов, выдача заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправка уведомлений и т.п Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. ? М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - С 45.. В широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, приникающая в весь производственный процесс, содержащая в себе и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сопоставить с «кровеносной системой» организации Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - С.7..

Сокращение СЭД (система электронного документооборота) является распространенным термином для определения задач автоматизации деятельности организаций (государственных, коммерческих, общественных и пр.) при работе с документами. Наравне с «СЭД» в профессиональной терминологии употребляются и другие обозначения в качестве синонимов или близких понятий:

САД - система автоматизации документооборота;

СУД - система управления документами;

САДО - система автоматизации документационного обеспечения;

САДП - система автоматизации деловых процессов;

САДД - система автоматизации делопроизводства и документооборота;

КИС - корпоративная информационная система;

АСУД -автоматическая система управления документами;

КАСУ- корпоративная система автоматизации делопроизводства и т.п. Колесов А.А. Понятия СЭД и ECM.- М.: PC Week («Компьютерная неделя»), 2010. -[Электронный ресурс] URL: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=125346. - (дата обращения: 20.02.2014 г.).

Таким образом, несмотря на сравнительную молодость систем электронного документооборота, на сегодняшний день оформилась совокупность понятий и терминов, позволяющая наиболее полно определить сущность СЭД и разрабатывать дальше проблемы теории и практического применения СЭД.

1.2 Обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России

В настоящее время все чаще предприятия и организации России для улучшения обеспечения жизненного цикла документов и организации работы с ними используют системы электронного документооборота. Данный программный продукт разрабатывается и поставляется как зарубежными, так и российскими компаниями.

По мнению экспертов Петербургской компании DSS Consulting, которая много лет занимается маркетинговыми исследованиями российского IT-рынка, около 60% российского рынка в 2012 году контролировали пять компаний: EMC (Documentum), «1С» (1С: Документооборот), Directum (DIRECTUM), Cognitive Technologies (ЕВФРАТ) и Microsoft (DocsVision). Тогда как, согласно данным совместного исследования, проведенного IDC Россия и компанией Логика бизнеса, лидерами в данной отрасли деятельностями являются следующие системы: IBM Notes/Domino (более 25%), Microsoft Sharepoint (около 17%), 1С: Документооборот (порядка 14%), Directum (12%) Информационная безопасность (рынок России) .- М.: TADVISER Гоударство. Бизнес. ИТ.(Бизнес форум), 2013. -[Электронный ресурс] URL: http://www.intertrust.ru/press_center/articles - (дата обращения: 20.02.2014 г.)..

На основание данной оценки, предоставляем обзор кратких характеристик наиболее популярных СЭД, представленных в России.

Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8», созданная компанией «1С», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами, является новым решением для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия. С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов документов предприятия, независимо от типа документооборота - бумажного или электронного. Кроме того данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ, на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности. Она одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом государственном предприятии.

Обновленная платформа предоставляет клиентам новые возможности, благодаря соединению учета ресурсов и координации движения документов.

Имеющиеся функциональные возможности вводят разнообразные технологии обработки документов, независимость от применяемой системы управления базами данных, доказывают, что данная версия стоит на одну ступень выше по сравнению с предшествующими версиями.

Программа позволяет использовать разнообразные способы обработки документов с разграничением прав доступа к ним, применяя новейшие методики управления документооборотом, в том числе сложившиеся в России.

С помощью программы «1С Документооборот» можно: осуществлять работу с помощью веб-браузеров, уменьшить время, необходимое на поиск нужной информации, а также общее время коллективного ведения документооборота. Кроме того, возможно улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами, обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом, наладить работу пользователей с документами 1«С»: Программное обеспечение . - М. 1«С», 2014. - [Электронный ресурс] URL: http:// www.1c.ru /. - (дата обращения: 20.02.2014 г.)..

Система документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы», - это комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение электронного документооборота в организации.

Программа «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Она способна повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами, оптимизируя бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба СЭД Дело: Система электронного документооборота. //ЭОС. Электронные офисные системы, 2014. - [Электронный ресурс] URL: http://www.info-pro.ru/.-(дата обращения: 20.02.2014 г.)..

СЭД «ДЕЛО» решает, следующие задачи:

- регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями;

- поддержка электронной подписи;

- сортировка документов по реестрам;

- обеспечение работы с партионной почтой (штрих-код);

- создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности;

- контроль исполнения поручений;

- создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;

- настройка документооборота предприятия под выбранную задачу;

- обеспечение доступа ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)

- перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.

- подписание файлов и реквизитов документов ЭЦП, а так же ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).

Легкость установки и настройки системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком позволяет легко перевести привычную для сотрудников работу в электронный вид, что облегчает переход на электронный документооборот.

Комплексное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнес-решения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству БОСС-Референт: Описание системы.- М. БОСС-Референт, 2014. - [Электронный ресурс] URL: http:// www.boss-referent.ru /. - (дата обращения: 20.02.2014 г.)..

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» была представлена на рынке в 1996 году группой компаний «АйТи». В 2011 году произведено последние обновление этого продукта, веден новый интерфейс с приложениями для iPad, которое востребовано руководителями компаний и организаций.

Преимущества СЭД «БОСС-Референт» состоят в наличие технологичной архитектуры, которую поддерживает платформа IBM Lotus, а так же опытность сотрудников фирмы.

Следует отметить и другие преимущества данной системы электронного документооборота.

- Полная автоматизация процессов обработки документов;

- Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;

- Работа с системой через Lotus и через web;

- Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;

- Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях;

- Возможность наращивать масштаб системы при расширение функционала.

Работа СЭД «БОСС-Референт» в органах федеральной и региональной власти улучшает качество оказания государственных услуг, повышает исполнительскую дисциплину, благодаря управляемости бизнес-процессов, делает деятельность государственных структур более открытой, создавая платформу для комплексной информационной системы типа «электронного правительства». Кроме того, происходит уменьшение расходов для обеспечения деятельности органов власти.

Тогда как работа больших холдингов с распределенной архитектурой управления или мелких организации делается более управляемой, ввиду возможности быстро реагировать на изменения рынка. Данное обстоятельство повышает конкурентоспособность фирмы на рынке Эффект Офис - Эффективный электронный документооборот // Effect Office, 2014. - [Электронный ресурс] URL: http://www.effectoffice.com.(дата обращения: 20.02.2014 г.)..

Система «ЕВФРАТ» разработана для автоматизации процессов управления бизнеса, а так же улучшения эффективности документооборота в компаниях всех типов и размеров. Система оптимизирует работу как небольшой локальной организации, например канцелярии, отдела, департамента, так и работу больших холдингов с разветвленной схемой документопотоков. При этом «ЕВФРАТ» не навязывает свои решения, он подстраивается под требования локально-нормативных актов.

После ввода системы электронного документооборота «ЕВФРАТ» появляется воспользоваться следующими преимуществами автоматизации документооборота и бизнес-процессов:

- Полная автоматизация процессов обработки документов;

- Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;

- Работа с приложениями СУБД (MS Office, MS SQL, Oracle, MySQL, «1С: Бухгалтерия»);

- Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;

- Работа с документом в графическом редакторе без программирования независимо от вида материального носителя;

- Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях по протоколу https;

- Возможность наращивать масштаб системы при расширении функционала.

- Оптимизация бизнес-процессов компании происходит за счет внедрения технологий WorkFlow и BPM DIRECTUM: Система электронного документооборота. // DIRECTUM, 2014. - [Электронный ресурс] URL: http://www.directum.ru/.-(дата обращения: 20.02.2014 г.)..

«DIRECTUM» относиться к корпоративному контенту рынка СЭД.

Предметно-ориентированная платформа, разработанная специалистами компании, стала основой для архитектуры системы электронного документооборота. Инструмент разработки IS-Builder открывает большие возможности для адаптации продукта согласно потребностям клиента. Преимущества данной СЭД:

- Настройка документооборота предприятия под выбранную задачу;

- Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;

- Работа с системой через мобильные устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)

- Создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности;

- Полная автоматизация процессов обработки документов;

- Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;

- Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях;

- Возможность наращивать масштаб системы при расширении функционала, под его бизнес-процессы и задачи силами IТ-специалистов заказчика, без привлечения вендора

- Контроль исполнения поручений;

- В основу положен обычный Windows-интерфейс настольного клиента. http://www.directum.ru/

Набор компонентов, модулей и решений сделают возможным выбрать оптимальный состав системы для решения прикладных задач бизнеса DIRECTUM: Система электронного документооборота. [электронный ресурс]// DIRECTUM, 2014. - URL: http://www.directum.ru/.-(дата обращения: 20.02.2014 г.)..

Компания EMC является одним из старейших игроков российского рынка корпоративных систем электронного документооборота. Если раньше клиентами данной компании были крупные холдинги и государственные структуры, то сегодня разработаны программные продукты и для мелких компаний.

EMC «Documentum» -- это «конструктор», из которого можно собрать оптимальную систему для эффективной работы бизнеса. Собирается необходимый функционал для решения широкого круга бизнес - задач предприятий. Система показывает прекрасные результаты при работе в распределенной структуре предприятия. Кроме того, осуществляет синхронизацию информации, а также централизованное администрирование.

Решения, построенные на промышленной платформе EMC «Documentum», обеспечивают:

- масштабируемость (например, хранение миллиардов объектов и сотен терабайт данных);

- высокую производительность;

- широкий спектр сервисов для решения текущих и будущих задач (создание различных электронных архивов, библиотек, порталов и т.д.);

- безопасность: защищенное хранилище, защищенное соединение, использование сертифицированной электронной цифровой подписи.

- надежность: архитектура обеспечит непрерывность бизнес-процессов, что позволит ликвидировать любые остановки работы системы, независимо от их причин34. EMC : Documentum //TERRALINK, 2014. - [Электронный ресурс] URL: http://www.terralink.ru/ecm/products/emc/emc_ documentum/?yclid=5705395578907986260www.directum.ru/.-(дата обращения: 20.02.2014 г.)..

Компания «DocsVision» отделилась от компании «Digital Design». в 2005 году, продолжив заниматься производством программных продуктов. В 2007 году Microsoft обновила линейку своей продукции, выпустив приложения, поддерживающие спецификацию Windows Workflow Foundation. Чтобы соответствовать основным требованиям международного стандарта в области качества ISO 9001, было принято решение о переводе системы электронного документооборота на новую платформу, что позволило уменьшить затраты на содержание базового слоя управления процессами, а так же представило возможность безболезненно интегрировать данную систему с приложениями других разработчиков. Новшества сделали систему «DocsVision» более масштабируемой, давая возможность создавать решения как для корпораций, так и для малого бизнеса.

«Нижним» слоем архитектуры данной СЭД стали готовые решения от Microsoft, что дает возможность интегрировать данную систему в системы клиента, а так же использовать в своих разработках сторонние технологии.

Ввод системы электронного документооборота «DocsVision» дает следующие преимущества:

- помогает автоматизировать управленческую деятельность на всех ее этапах;

- делает прозрачным исполнение заданий и движение документов;

- обеспечивает топ-менеджера мобильным рабочим местом;

- автоматизирует проведение протоколов совещаний и планерок;

- автоматизирует регламент обработки обращений граждан, согласно действующему законодательству РФ Docsvision: Автоматизация документооборота // Docsvision, 2014. - [Электронный ресурс] URL: http://www docsvision.com. /.-(дата обращения: 20.02.2014 г.)..

Таким образом, сделанный выше анализ позволяет прийти к выводу, что в настоящее время на отечественном рынке представлены системы электронного документооборота, произведенные ведущими фирмами. Они успешно конкурируют между собой, так как каждая СЭД обладает соответствующим набором качеств, делающих ту или иную систему удобной в конкретной ситуации. Но потребителю перед лицом такого разнообразия СЭД на рынке приходится делать для себя сложный выбор.

1.3 Классификация СЭД

Следует отметить, что все системы корпоративного электронного документооборота (СЭД), согласно мировой классификации, условно разделяют на две базовые группы: ERP (Enterprise Resource Planning) планирование ресурсов предприятия и ECM (Enterprise content management) управление корпоративным информационным контентом Граванова Ю. Выбор СЭД: методы классификации. - М.: CNews.ru: Обзоры и обозрения , 2005. - [Электронный ресурс] URL: http://www.cnews.ru/reviews/free/software2005 /. - (дата обращения: 20.02.2014 г.)..

СЭД ERP является специализированным интегрированным пакетом прикладного программного обеспечения, который предоставляет общую модель данных и процессов для всех видов деятельности организации. Кроме того, данный продукт позволяет сбалансировать стратегию производства с операциями управления информационными ресурсами, финансовыми активами и персоналом.

Тогда как в СЭД EСМ-системы слагаются из взаимодействующих между собой приложений, которые возможно купить и использовать по отдельности. Эта система объединяет производственную инфраструктуру предприятия с техническими решениями управления всеми этапами фиксации неструктурированной информации различных типов и форматов.

Следует отметить, что развитие компьютерных технологий позволяет выделить третью группу в системах корпоративного электронного документооборота, универсальную, которая соединила стратегическое планирование ресурсов предприятия с информационным менеджментом Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: Учебное пособие для вузов. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - С.41..

Аналитическая компания IDC, зарекомендовавшая себя на рынке исследования информационных технологий, рекомендует использовать более расширенную классификацию корпоративных СЭД. Согласно ей корпоративные информационные системы делятся на следующие виды IDC. - М.: IDC Analyze the Futute, 2014. - [Электронный ресурс] URL: http://idcrussia.com/ ndex.html. - (дата обращения: 20.02.2014 г.)..

* Вusiness process EDM автоматизация бизнес-процессов;

* Еnterprise-centric EDM интеграция бизнес-процессов

* Content Management Systems системы управления контентом;

* Information Management Systems системы управления информацией;

* Imaging Systems системы управления изображениями/образами;

* WorkFlow Management Systems системы управления потоками работ.

СЭД, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов (business process EDM), используются для специфических вертикальных и горизонтальных приложений. EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым.

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированных на бизнес-процессы. Как правило, решения этого класса не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются как общекорпоративные технологии.

Системы управления контентом (Content Management Systems) обеспечивают создание, доступ и управление контентом, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией (Information Management Systems) или порталы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы).

Системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) осуществляют конвертацию отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму. Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

Системы управления потоками работ (WorkFlow Management Systems) предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы) Колесов А.А. Понятия СЭД и ECM . - М.: PC Week («Компьютерная неделя»), 2010. - [Электронный ресурс] URL: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=125346. - (дата обращения: 20.02.2014 г.)..

Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями.

Рыночному сегменту программного обеспечения управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.).

Аналитики компании «Электронные Офисные Системы, предлагают следующую классификацию СЭД: «западные» EMC-платформы ведущих мировых разработчиков, российские системы электронного документооборота, в основе, не использующие EMC-платформы и российские системы электронного документооборота, в основе которых лежат «западные» EMC - платформы Асеев Г.Г. Электронный документооборот. - М.: Издательство: Кондор, 2007. - С.317..

Первую группу составляют проектные решения модульного типа на базе продуктовой линейки, например: Content Manager (Oracle), Directum(EMC), FileNet(IBM), Livelink ECM-e DOCs (OpenText), Lotus Domino/Notes(IBM), SharePoint Server (Microsoft). Как правило, набор возможностей предоставляемых такими системами, реализуется в нескольких интегрированных продуктах, так как в одном данные платформы не могут реализовать весь функционал, что делает эти системы довольно громоздкими.

Так называемые единые системы управления корпоративной информацией предприятий Enterprise Content Management System («западное» обозначение продукта) обеспечивают:

-- всестороннее управление жизненным циклом корпоративной информации;

--полный контроль над документопотоками, гарантируя ввод, создание, управление, изменение, распространение, публикацию, запись и хранение деловой информации, основанные на правилах, нормативных документах, принятых в организации.

-- полный контроль жизненного цикла документов с учетом масштабов и отраслевой специализации предприятия Подолина О. Система электронного документооборота: предпосылки внедрения, определение, основные функции, выгоды. - М.: InterTrust (Статьи и интервью), 2014. - [Электронный ресурс] URL:http://www.intertrust.ru/press_center/articles/page5.html. - (дата обращения: 20.02.2014 г.)..

Системы электронного документооборота второй группы являются отечественным продуктом. Они создавались в целях автоматизации документооборота, с учетом специфики российского делопроизводства. Данные системы электронного документооборота отличаются от «западных» EMC - платформ также, как традиционный документооборот «русских» компаний от документооборота зарубежных фирм. За основу были взяты рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и были предложены решения для управления официальными документами, такие, как например: Кодекс: Документооборот (Консорциум "Кодекс"); Гран-док (Гранит), Евфрат (СognitiveTechnologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Оптима (OptimaWorkflow), 1С: Документооборот и 1С: Архив (1 С). Такие системы являются специализированными решениями для управления официальными документами. Поскольку основой для разработки систем данной группы стали рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), это ориентируют продукт на большие коммерческие организации и государственные учреждения, в которых преобладает иерархические структуры управления и вертикальное направление документопотоков.

Следует отметить, что так называемая «коробочная» технология не позволяет сразу решить весь спектр задач ЕСМ, но благодаря возможности вносить необходимые дополнительные настройки, существенно сокращается трудоемкость операций по обработке больших документопотоков в службах обеспечения процессов делопроизводства.

Системы электронного документооборота третий группы являются надстройками над программными платформами ЕСМ. В них соединились положительные качества предыдущих групп. Полную функциональность данного вида систем обеспечивает «западная» платформа, которая дает возможность применять данные решения для обеспечения бизнес-процессов. Наибольший эффект от внедрения получают в тех сферах, где в помощь к функционалу платформы добавляют прикладные решения, адаптированные под соответствующую предметную область.

Наиболее известным примером интеграции базовых функций платформы ЕСМ с дополнительными приложениями, учитывающими российские нормативно-методические требования к документообороту, являются системы на базе IBM Lotus Domino /Notes:

- БОСС-Референт (АйТи);

- OfficeMedia (InterTrust);

на базе Microsoft SharePoint Servere:

- Enterprise Office Solution for SharePoint (ЭОС);

- KnowDocs (Ittilan);

- WSS Docs (WSS Cjnsulting) Колесов А.А. Понятия СЭД и ECM. - М.: PC Week («Компьютерная неделя»), 2010. - [Электронный ресурс] URL: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=125346. - (дата обращения: 20.02.2014 г.). .

Российские исследователи рынка СЭД предлагает классификацию систем в соответствии со спецификой задач, решаемых данным программным продуктом в общей структуре документооборота организации. В этом случае эксперты выделяют такие группы решений, как системы WorkFlow, системы делопроизводства, электронные архивы документов, системы коллективной обработки документов и комплексные системы управления документами.

Термин WorkFlow характеризует системы, направленные на автоматизацию большого числа бизнес-процессов компании, при этом удельный вес каждого из них невелик. WorkFlow позволяет работать с такими бизнес-процессами, контент которых подвергается постоянным изменениям и дополнениям. Важной особенностью является возможность работы с неструктурированными данными.

Системы делопроизводства -- это автоматизированные системы построения и контроля за выполнением потоков документов в соответствии с представлением заданной логики делопроизводства в программном обеспечении. То есть речь идет о создании документов в потоковом режиме с возможностью слабой или жесткой маршрутизации и отслеживанием жизненного цикла каждого документа. Системы делопроизводства, как правило, ориентированы на отдельные сферы применения: финансы, производство, управление продажами, хотя отчетность, генерируемая ими, пронизывает всю организационную структуру предприятия.

Электронные архивы представляют собой интегрированные в информационную систему предприятия систематизированные каталоги корпоративных документов. Перевод бумажных версий в электронные осуществляется посредством разных методов, в том числе, методов поточного сканирования. Электронные архивы состоят непосредственно из хранилища документов, программного обеспечения, обеспечивающего взаимодействие архива с элементами информационной системы: серверами, приложениями (модульная система), а также верхней надстройки -- программного обеспечения, управляющего хранилищем и модульной системой ввода-вывода.

Системы коллективной обработки документов предполагают поддержку совместной работы с документом, включая разработку маршрутов движения документа и описание сценария движения, определения круга лиц, причастных к работе с документом, установку уровня их прав и полномочий Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. - 2003. - № .4. - С.24.