Оглавление

• Введение

Глава 1 Организационная характеристика компании ЗАО «Жилищный капитал»

1.1 Анализ организационной структуры компании

• 1.2 Характеристика деятельности компании
• 1.3 Роль документооборота в структуре управления компанией
• Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал»
• 2.1 Общие положения организации документооборота в компании
• 2.2 Этапы документооборота компании
• 2.3 Система электронного документооборота
• Глава 3 Разработка рекомендаций по повышению эффективности документооборота компании ЗАО «Жилищный капитал»
• 3.1 Проблемы и недостатки организации документооборота компании
• 3.2 Рекомендации повышения эффективности документооборота компании
• Заключение
• Список литературы
• Приложения

Введение

Актуальность. Современная российская экономика в качестве основной характеристики имеет активное формирование и развитие рыночных отношений и институтов. Ключевую роль в этом процессе должно играть предпринимательство. Как показывает мировой опыт, чем больше возможностей для расширения своей деятельности у класса предпринимателей, тем более высокими являются темпы развития национальной экономики. В этих условиях весьма значимым фактором является обеспечение благоприятных условий развития предпринимательской деятельности в стране.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Переход экономики Российской Федерации в рыночные условия и глубокие социально-политические изменения жизни общества вызвали кардинальное переустройство системы управления, обновление кадрового состава работников управления, что, естественно, самым существенным образом повлияло на организацию документационного обеспечения управленческой деятельности.

Объем организационно-распорядительной документации, образующейся в деятельности предприятия, составляет более 50 млрд. листов документов ежегодно, что подтверждается расчетными показателями, основанными на учетных данных Росархива.

Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая инструментом, средством или способом осуществления процессов управления. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся информация, необходимая для деятельности любого учреждения, концентрируется в документах.

Ученые-документоведы совершенно справедливо утверждают, что состав управленческих документов тесно связан с определенной управленческой функцией, изменение которой или потеря ею практической значимости в учреждении, прежде всего, является причиной модификации состава документов и оказывает непосредственное влияние на форму документа. При анализе прослеживается следующая логическая цепочка: функция управления - функция документа - вид документа. М.В.Ларин указывает на то, что изменения в системе управления влекут за собой изменения в системе делопроизводства, включающей в себя, помимо организации работы с документами, процесс документирования управленческой деятельности.

Документирование деятельности является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Исследование эволюции документов управления, выявление и анализ факторов, определяющих изменения в видовом составе документов, в их формах, генезиса складывания документных систем на основе развития и дифференциации управленческих функций позволяет понять закономерности и направления развития документирования и документационного обеспечения управления, учитывать исторический опыт при совершенствовании современных систем документации.

Цель исследования: провести анализ документирования деятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал», которое ориентировано на осуществление деятельности в сегменте жилой недвижимости эконом-класса, в особенности - на работу в рамках национального проекта «Доступное и комфортное жилье - гражданам России».

В соответствии с целью в работе были определены задачи исследования:

- провести анализ организационной характеристики ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

- рассмотреть и проанализировать организацию документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

- выявить проблемы и недостатки организации документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

- разработать рекомендации повышения эффективности документооборота компании.

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал».

Предметом исследования является система документирования деятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал».

Теоретическую основу работы составили труды современных исследователей в области делопроизводства, а так же нормативно-методические документы, материалы специализированной периодической печати, Интернет-ресурсы.

Методологической основой послужили: исторический подход, системный и функциональный анализ.

Структура работы строилась в соответствии с поставленной целью и состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Глава 1 Организационная характеристика компании ЗАО «Жилищный капитал»

1.1 Анализ организационной структуры компании

Начав свою деятельность на рынке недвижимости в 1997 году как агентство по продаже недвижимости, сегодня ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» представляет собой группу из шести компаний, объединённых единым брендом. ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

В состав Группы входят ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru:

ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» является управляющей компанией Группы, определяет стратегию и тактику развития Группы компаний, осуществляет функции инвестора и заказчика строительства.

ООО «Торговый дом недвижимости «Жилищный капитал» является риэлтерской компанией, реализует новостройки и вторичное жилье в Москве, Подмосковье и в Краснодарском крае, оказывает помощь в оформлении прав собственности на недвижимость и в решении иных вопросов, связанных с приобретением жилья.

ООО «Управляющая компания «ЖК-Сервис» осуществляет работы по дизайну, отделке, и ремонту квартир и офисов, согласованию и регистрации перепланировок помещений.

ООО «ЖК-Эксплуатация» оказывает услуги по комплексному управлению объектами недвижимости Группы компаний «Жилищный капитал», а также технической эксплуатации и обслуживанию зданий, тепло - и электрогенерирующих установок.

ООО «ЖК-ПОДРЯД» выполняет подрядные работы по строительству объектов недвижимости, осуществляет функции генерального подрядчика, субподрядчика производит проектно - сметные, строительно-монтажные работы.

ООО «ЖК-ФИНАНС» осуществляет привлечение заемных средств в проекты Группы компаний, разрабатывает и реализует новые способы привлечения инвестиций.

ООО «ЖК-Развитие» занимается анализом рынка, поиском и привлечением новых инвестиционно-строительных площадок в Москве, Московской области, регионах России и странах Европы.

Все эти компании являются 100% дочерними предприятиями ЗАО «Жилищный капитал».

Стратегия Группы компаний ориентирована на осуществление деятельности в сегменте жилой недвижимости эконом-класса, в особенности - на работу в рамках национального проекта «Доступное и комфортное жилье - гражданам России». ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

Ответственное отношение к бизнесу для ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» означает также и ответственное отношение к обществу. Компания оказывает спонсорскую поддержку общеобразовательным учреждениям, участвует в различных форумах по проблемам детства и молодежи, постоянно заботится о ветеранах ВОВ и военной службы, оказывает помощь в социально-экономическом развитии некоторых районов г. Москвы. Предметом нашей особой заботы является восстановление Свято-Троицкого Стефано-Махрищского монастыря, одной из древнейших святынь Владимирской земли, одного из старейших и красивейших храмов Москвы - храма святого преподобного Симеона Столпника. Наши усилия в благотворительной сфере были высоко оценены общественностью, и в 2006 году компания была награждена золотой медалью «Национальное достояние» за «благородство помыслов и дел». ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

Началом истории Группы стало создание в 1997 г. ЗАО «Жилищный капитал» и получение им аккредитации при Москомархитектуре и Департаменте внебюджетной политики Правительства Москвы. На этом этапе компания представляла собой агентство недвижимости; в то же время компания выступила как поверенный Правительства Москвы по реализации проектов в московских новостройках: Митино, Ново-Косино, Жулебино, Северное и Южное Бутово.

Закономерным развитием деятельности стало участие ЗАО «Жилищный капитал» в проектах строительства жилья в качестве инвестора. В 1998 г. компания впервые инвестировала в строительство жилых домов в г. Долгопрудном и в г. Химках. Вскоре список инвестиционных проектов пополнился адресами в Мытищах, Чехове, Дедовске, Балашихе, Домодедово, Одинцово, Лыткарино, Щёлково, Люберцах. ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

С этого момента Группа переживает период активного развития, что выражается в существенном увеличении объемов деятельности. Накапливающийся опыт позволяет постоянно улучшать качество работ; кроме того, освоение новых направлений позволяет расширить список предлагаемых компанией услуг и сформировать уникальный пакет.

В 2002 году ЗАО «Жилищный капитал» получает лицензии на деятельность по строительству зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом и создает отдел капитального строительства.

В 2003 году Правительство Москвы предоставляет ЗАО «Жилищный капитал» право строительства жилых домов в столице, и уже в следующем году компания сдает пятисекционный кирпичный дом в г. Люберцах по ул. Шевлякова общей площадью более 13 000 кв. м.

В 2004-2005 гг. формируется современный облик Группы. Во главе с управляющей компанией ЗАО «Жилищный капитал» создается структура, цель которой - предоставление полного комплекса услуг на рынке недвижимости, включая функции инвестора и заказчика, а также выполнение строительно-монтажных работ, предоставление риэлтерских услуг, оформление прав собственности, согласование перепланировок, ремонт, дизайн и декорирование помещений, эксплуатацию и техническое обслуживание зданий. ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

В 2006 г. с целью привлечения внешнего финансирования проектов Группы создается ООО «ЖК-Финанс».

Надежность компании подтверждается лицензиями на осуществление строительства зданий и сооружений в соответствии с Госстандартом, на осуществление деятельности по производству и реализации тепловой энергии. Мы также являемся членом Ассоциации инвесторов г. Москвы, Российской гильдии риэлторов, Московской гильдии риэлторов, членом Российского союза промышленников и предпринимателей, Московской торгово-промышленной палаты. В феврале 2007 года решением Общественного Совета Московской торгово-промышленной палаты ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» включено в Реестр надежных предприятий г. Москвы. ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

Структура корпоративного управления компании сформирована с учетом всех требований и возможностей, предоставляемых на сегодняшний день как нормативно-правовой базой РФ, так и сложившейся успешной практикой.

Сформированная структура корпоративного управления компании, прежде всего, призвана обеспечить:

- максимальную эффективность и надлежащий контроль деятельности компании;

- гарантировать соблюдение прав и интересов как собственников компании (ее акционеров), так и инвесторов, кредиторов, партнеров компании, а также иных лиц, прямо или косвенно связанных с деятельностью компании;

- активное и стабильное развитие компании.

Структура корпоративного управления представлена на рис. 1.

ЗАО «Жилищный капитал» имеет постоянный, стабильный состав инженерно-технических работников, имеющих большой опыт работы в строительной отрасли, а также постоянный состав квалифицированных рабочих различных специальностей. ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

В Приложении 1 представлена организационная структура ЗАО «Жилищный капитал» (Приложение 1).

Рис. 1. Структура корпоративного управления ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

Как показал анализ, что организационная структура управления ЗАО «Жилищный капитал» - линейно-функциональная. Линейно-функциональная структура основана на тесном сочетании линейных и функциональных связей в аппарате управления. Она обеспечивает такое разделение труда, при котором линейные звенья принимают решения и управляют, а функциональные - консультируют, информируют, координируют и планируют хозяйственную деятельность. Руководитель функционального отдела является одновременно линейным руководителем непосредственно подчиненных ему работников.

Высшим органом управления ЗАО «Жилищный капитал» является общее собрание акционеров. Возглавляет ЗАО «Жилищный капитал» Генеральный директор управляющей компании. Он является единоличным исполнительно - распорядительным лицом общества, который возглавляет дирекцию, представляет в ней интересы общества и действует от его имени. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода следок выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников Компании, положений о дочерних компаниях подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании. ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

Непосредственно генеральному директору подчиняются Заместители генерального директора.

Таким образом, организационно-управленческая структура ЗАО «Жилищный капитал» соответствует требованиям рынка и специфике услуг компании.

1.2 Характеристика деятельности компании

Деятельность ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» - каждой его структуры и каждого его сотрудника - направлена на оптимальное решение одной из самых важных жизненных задач человека - приобретение жилья и его превращение в комфортный и уютный дом. Мы ясно понимаем, что от качества нашей работы зависит не только материальное, но и душевное и духовное благополучие наших клиентов, и именно этим обусловлены добросовестность и ответственность, с которой ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» всегда выполняет принятые на себя обязательства. ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

ЗАО «Жилищный капитал» предлагает широкий спектр различных работ и услуг в сфере недвижимости: это строительство, генеральный подряд, привлечение и управление финансами в сфере строительства, а также все операции с первичной и вторичной недвижимостью, техническая эксплуатация и управление недвижимостью, ремонт, отделка, дизайн помещений. ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

Кроме этого ЗАО «Жилищный капитал» предлагает следующие услуги ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru:

- сдача в аренду оборудования, помещений и иного имущества;

- операции с недвижимостью - риэлтерская деятельность;

- оказание консультационных услуг;

- торгово-закупочная деятельность;

- торгово-посредническая деятельность;

- снабженческо - сбытовая деятельность;

- строительство и ремонт жилых и нежилых помещений;

- лизинговая деятельность, включающая инвестиции в ценные бумаги, недвижимость, производство и другие сферы общественной жизни, как на территории РФ, так и за ее пределами;

- операции с ценными бумагами;

- организация и проведение аукционов, выставок, выставок-продаж, ярмарок, аукционов, торгов, как в РФ, так и за ее пределами;

- организация и проведение деловых встреч, симпозиумов, конференций, бизнес туров, круизов и др. туристических и деловых поездок; содействие в подготовке и оформлению правовой, экономической и др. документации, проведение переговоров, заключение контрактов как с российскими предприятиями, так и с иностранными (зарубежными) партнерами;

- разработка и внедрение перспективных технологий и другая научно-производственная деятельность, осуществление научно-исследовательских, проектно-изыскательских работ, выявление перспективных разработок и внедрение их во все сферы общественной жизни;

- проведение семинаров и тренингов;

- организация торгово-закупочной деятельности;

- организация и ведение оптовой и розничной торговли;

- внешнеторговая деятельность;

- осуществление иной деятельности, не запрещенной законодательством РФ.

Все перечисленные виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется специальными Федеральными законами, Общество может заниматься только при получении специального разрешения (лицензии). ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru/

Приоритетным направлением компании является инвестиционно-строительная деятельность в сегменте жилой недвижимости экономического класса.

Для достижения своих целей ЗАО «Жилищный капитал» имеет право совершать любые незапрещенные законодательством РФ сделки и другие юридические акты с юридическими и физическими лицами, в том числе осуществлять внешнеэкономическую деятельность. ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

При осуществлении видов деятельности, на которые распространяются ограничения, предусмотренные действующим законодательством России, ЗАО «Жилищный капитал» в установленном порядке получает лицензии.

1.3 Роль документооборота в структуре управления компанией

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив. Сокова А.Н. Перспектива правил оформления управленческих до-кументов // Делопроизводство. - 2004. - № 2. - с. 73.

Служба делопроизводства представлена управлением документационного обеспечения административно-правового департамента ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». В управление документационного обеспечения входят следующие отделы: курьерский отдел, отдел документооборота, отдел архивного хранения документов. Руководит управлением документационного обеспечения Директор.

В обязанности директора управления документационного обеспечения административно-правового департамента входит (приложение 2): Должностная инструкция директора управления документационного обеспечения административно-правового департамента. // ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - М., 2008.

1. Организовывать регистрацию и учет документов (доверенностей, договоров, служебных писем), поступающих в Компанию извне, а также создаваемых в Компании.

2. Контролировать прохождение документов (служебных писем, доверенностей, договоров) в Компании на всех этапах.

3. Еженедельно готовить отчеты о ходе согласования договоров (с разбивкой по конкретным документам и участникам согласования) и предоставлять их Директору административно-правового департамента для последующего доклада Заместителю генерального директора по корпоративной и административной деятельности.

4. Организовывать техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке.

5. Организовывать своевременную передачу в административное управление административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

6. Возглавлять работу по ведению баз данных по документообороту.

7. Контролировать своевременность подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

8. Руководить работой по ведению архивного дела в Компании.

9. Организовывать работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

10. Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов (в составе постоянно действующей экспертной комиссии).

11. Обеспечивать контроль состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

12. Организовывать выдачу в соответствии с поступающими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовку данных для составления отчетности о работе архива.

Директору управления документационного обеспечения административно-правового департамента непосредственно подчиняется Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан (приложение 3) Должностная инструкция начальника отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента. // ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - М., 2008.:

1. Обеспечивать регистрацию и учет документов (доверенностей, договоров, служебных писем), поступающих в Компанию извне, а также создаваемых в Компании.

2. Координировать процесс согласования договоров в электронном и в бумажном виде (включая обработку результатов такого согласования, а также визирование согласованных договоров компетентными должностными лицами Компании).

3. Обеспечивать техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

4. Организовывать своевременную передачу в административное управление административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

5. Обеспечивать ведение баз данных по документообороту.

6. Организовывать работу по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента подчиняется непосредственно Начальнику отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан (приложение 4) Должностная инструкция менеджера отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента. // ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - М., 2008.:

1. Регистрировать и учитывать документы (доверенности, договоры, служебные письма), поступающие в Компанию извне, а также создаваемые в Компании.

2. Участвовать в ведении делопроизводства отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

3. Организовывать согласование договоров в электронном и в бумажном виде (включая визирование согласованных договоров компетентными должностными лицами Компании).

4. Осуществлять техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

5. Передавать в административное управление административно-правового департамента документы для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

6. Вести базы данных по документообороту.

7. Участвовать в работе по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

8. Составлять описи документов для передачи по назначению.

Выводы по главе 1

Таким образом, можно сделать вывод, что начав свою деятельность на рынке недвижимости в 1997 году как агентство по продаже недвижимости, сегодня ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» представляет собой группу из шести компаний, объединённых единым брендом.

Стратегия Группы компаний ориентирована на осуществление деятельности в сегменте жилой недвижимости эконом-класса, в особенности - на работу в рамках национального проекта «Доступное и комфортное жилье - гражданам России».

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена системы делопроизводства предприятия.

Проведем анализ организации документооборота компании ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал»

2.1 Общие положения организации документооборота в компании

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, Плановые документы, отчетной документации, договорной документации. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - 5-е изд. испр. и доп. - М.: Управление персоналом Журнал, 2007. - с. 43

Рассмотрим подробнее их сущность.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело. - 2003. - №1. - с. 36

Система плановой документации. Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы - это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Система отчетной документации. Документы, входящие в систему отчетной документации, - это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). На рисунке 2 представлены основные документы перечисленных выше систем документирования.



Рис. 2. Системы документации организации

Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Документооборот -- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации. Быкова Т.А. , Вялова Л.М. , Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник. - М.: МЦФЭР, 2006. - с. 78 При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

1. оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;

2. однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

3. параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения.

В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота.

Выделяются следующие группы документов, участвующих в документообороте.

По месту изготовления назначают документы Доронина Л.А. Документоведение : учеб.-метод. пособие / Л.А. Доронина ; Ин-т информ. систем упр. - М. : Гос. ун-т упр., 2007. - с. 112:

- получаемые извне (входящие документы);

- созданные в организации, функционирующие в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).

Входящие документы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены):

- от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы);

- подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел, предложения, просьбы);

- других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей (деловая переписка);

- частных лиц (письма, заявления, жалобы).

Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы, созданные в организации, разделяются: Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: Учебное пособие для студентов заочного обучения по специальности «Бухгалтер-ский учет и аудит». -- М.: ЗАО «Финстатинформ», 2005. - с. 71

а) по видам документов:

- организационно-распорядительные;

- информационно-справочные;

- учетно-отчетные и др.;

б) по характеру содержания:

- инициативные (требующие ответа или исполнения);

- присланные / отправляемые для сведения;

- ответные;

в) по направлению движения:

- направляемые руководителю организации;

- направляемые в структурные подразделения;

- направляемые конкретным исполнителям;

г) по сфере функционирования:

- внутренние;

- исходящие.

Внутренние документы разделяются по направлению движения Басовская Е., Быкова Т., Вялова Л. Делопроизводство: Учебник. - М.: ПрофОбрИздат, 2001. - с. 69:

- отправляемые в подразделения (филиалы);

- функционирующие внутри организации.

Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый отток будет иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически Быкова Т.А. , Вялова Л.М. , Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник. - М.: МЦФЭР, 2006. - с. 102:

Рис. 3. Документооборот в организации

Документооборот ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» регулируется инструкцией по делопроизводству (приложение 5).

Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и иными внутренними нормативными документами ЗАО «Жилищный капитал».

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». - М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007.

Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Инструкции по организации и ведению конфиденциального делопроизводства в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», утвержденной приказом генерального директора.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления - административно-правовой департамент. Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». - М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. - с. 4

При применении ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» электронного документооборота административно-правовым департаментом (административным управлением, управлением документооборота совместно с управлением информационных технологий) разрабатываются маршруты движения документов.

В деятельности ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» образуются следующие группы документов Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». - М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. - с. 43:

- организационно-распорядительные документы - локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его подразделений и должностных лиц:

- приказы генерального директора по основной деятельности;

- приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам;

- распоряжения генерального директора по основной деятельности;

- протоколы совещаний;

- положения, инструкции, правила, регламенты;

- внутренние документы (служебные записки);

- служебные письма (поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании);

- договоры (поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании).

Каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы (приложение 7) Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». - М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. - с. 44.

- Документы по инвестиционной (производственной) деятельности.

- Документы по строительству.

- Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности.

- Документы по кадровой деятельности.

- Документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

- Документы по корпоративной и административной деятельности.

Каждый тип документов, в свою очередь, состоит из нескольких видов Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». - М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. - с. 44.

1. Документы по инвестиционной (производственной) деятельности:

- инвестиционные соглашения, контракты и договоры (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры о долевом участии в строительстве объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры уступки прав и (или) перевода долга (включая предварительные) по инвестиционным соглашениям, контрактам и договорам, по договорам о долевом участии в строительстве объектов недвижимости, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры купли-продажи объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- агентские договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним, агенты отчета;

- договоры по рекламе и маркетингу, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- иные договоры по инвестиционной (производственной) деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- соглашения о зачете встречных требований по вышеперечисленным договорам;

- стратегии реализации инвестиционных проектов;

- бизнес-планы, технико-экономические обоснования, заключения, справки;

- планы продаж и рекламных мероприятий;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам инвестиционной (производственной) деятельности.

2. Документы по строительству:

- договоры аренды земли (под строительство и реконструкцию объектов недвижимости), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры строительного подряда, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- иные договоры по строительству, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- документы унифицированных форм № КС-2, № КС-3 (акты приемки выполненных работ, справки о стоимости выполненных работ и затратах);

- исходно-разрешительная и проектно-сметная документация;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам строительства.

3. Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности:

- договоры об участии в целевом финансировании, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- кредитные договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры залога по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры поручительства по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры о предоставлении банковских гарантий, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры займа, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры купли-продажи векселей, других ценных бумаг и акты к ним, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- акты предъявления векселей для погашения;

- договоры об открытии счетов, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- иные договоры по финансовой и внешнеэкономической деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- финансовые обоснования по проектам и по себестоимости проектов;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам финансовой и внешнеэкономической деятельности.

4. Документы по вопросам кадровой политики:

- договоры по кадровой деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры по повышению квалификации работников, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- приказы по кадрам;

- должностные инструкции, положения о структурных подразделениях;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам кадровой деятельности.

5. Документы по общим вопросам:

- договоры о допуске работников к информации, отнесенной к коммерческой и служебной тайне, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры о соблюдении противопожарной безопасности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры по материально-техническому обеспечению (хозяйственной деятельности), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры аренды зданий, помещений и имущества (в том числе транспортных средств), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по общим вопросам (вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

6. Документы по корпоративной и административной деятельности:

- договоры купли-продажи акций, долей в уставном капитале Общества и других юридических лиц, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- реестр владельцев ценных бумаг (журнал учета входящих документов, журнал лицевых счетов, регистрационный журнал);

- протоколы заседаний общего собрания акционеров, совета директоров, попечительского совета;

- решения, принимаемые Обществом в качестве единственного участника дочерних обществ;

- приказы генерального директора по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам;

- распоряжения генерального директора по основной деятельности;

- протоколы совещаний, проводимых генеральным директором;

- договоры по информационному обслуживанию (базам данных), автоматизации и программному обеспечению, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам корпоративной и административной деятельности.

Далее рассмотрим этапы документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

2.2 Этапы документооборота компании

Документооборот предприятия можно разделить на следующие этапы:

- Регистрация и учет поступающих в организацию документов

- Подготовка и регистрация отправляемых документов

- Прохождение внутренних документов

- Учет объема документооборота

- Контроль за исполнением документов

Рассмотрим этапы более подробно.

I. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Доставка документов в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» осуществляется, как правило, средствами почтовой связи и по электронным каналам, а также нарочным. Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». - М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007.- с. 45

С помощью почтовой связи в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы, электронные документы. Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». - М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. - с. 46

Для обеспечения оперативной доставки документов в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», в составе административно-правового департамента (управления документооборота), функционирует курьерский отдел (приложение 6).

Письма, поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение в административном управлении, регистрацию, рассмотрение генеральным директором и доставляются ответственным лицам. Прием, обработка и распределение поступающих писем осуществляются в административном управлении.

Конверты с письмами, адресованными генеральному директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки писем. Ошибочно доставленные письма пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на письме адреса отправителя конверт прилагается к письму.

Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда. Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». - М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. - с. 47

Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда происходит распределение поступившей корреспонденции по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.

Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, ТА. Быкова и др. / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. - с. 83

Полученное письмо регистрируется в журнале регистрации поступающих писем с указанием следующих сведений: корреспондент, номер и дата письма, входящий номер и дата поступления, краткое содержание, исполнитель.

На полученном письме, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы, проставляется регистрационный штамп установленной формы. Наряду с регистрационным штампом на письме, в левой верхней части лицевой стороны первой страницы, проставляется штамп «РЕЗОЛЮЦИЯ» установленной формы. Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». - М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. - с. 47

Письма, адресованные генеральному директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в административном управлении, а затем направляются генеральному директору или в подразделение.

Предварительное рассмотрение писем проводится с целью распределения поступивших писем на требующие обязательного рассмотрения генеральным директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в журнале регистрации поступающих писем, а затем передаются на рассмотрение генеральному директору и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется в журнале регистрации поступающих писем и оперативно передается генеральному директору или иному должностному лицу, которому она адресована.

При поступлении в компанию договора/соглашения/контракта (приложения, дополнительного соглашения или акта к любому из вышеперечисленных документов) на бумажном носителе действует следующий порядок:

Договоры могут поступать в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» как с сопроводительными письмами (в виде приложений к ним), так и без сопроводительных писем, (например, от работников Общества и/или контрагентов). Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». - М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. - с. 47

Договоры, поступающие без сопроводительных писем, передаются в управление документооборота, где учитываются с использованием автоматизированной системы согласования документов. Отдельно ведутся базы данных: по юридическим и физическим лицам, по группам, типам и видам документов. Учет договоров в АССД производится путем заполнения электронной карточки (ЭК) установленной формы каждого из договоров. Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». - М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. - с. 48

Работник управления документооборота вносит информацию о полученном договоре в журнал учета договоров с физическими/юридическими лицами или в журнал регистрации актов с физическими/юридическими лицами (в зависимости от вида документа), а также в базу данных АССД посредством создания ЭК. Наряду с другими данными в ЭК в обязательном порядке фиксируются фамилия, имя, отчество работника ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», от которого поступил договор, или наименование (для физического лица - фамилия, имя отчество) контрагента (если договор поступил непосредственно от контрагента). Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». - М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. - с. 48

Подлинник договора с бланком резолюции передается в административное управление для представления на рассмотрение генеральному директору, о чем работник управления документооборота делает отметку в ЭК.

Если договор поступил в виде приложения к письму, он вместе с подлинником письма поступает в административное управление для представления на рассмотрение генеральному директору.

Все поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» документы (независимо от их вида), передаются на рассмотрение генеральному директору централизованно - работниками административного управления.

Перед представлением на рассмотрение генеральному директору документы должны быть отсортированы по видам и разложены по соответствующим папкам.

Рассмотренные генеральным директором документы возвращаются в административное управление. Содержание резолюций, вынесенных генеральным директором на письмах, вносится в журнал регистрации поступающих писем.

Письма передаются на исполнение - подлинники писем хранятся в административном управлении, а исполнителям передаются копии под роспись на обороте первой страницы подлинника письма.

Подлинники договоров, поступивших в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» без сопроводительных писем и прошедших учет в управлении документооборота, передаются исполнителям для работы, а электронные копии таких договоров (вместе с электронными копиями заполненных бланков для резолюций) - в управление документооборота. Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». - М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. - с. 49