Складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу

Размещено на http://www.allbest.ru/

15

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ІНСТИТУТ ЗАОЧНОГО І ДИСТАНЦІЙНОГО НАВЧАННЯ

КАФЕДРА УКРАЇНОЗНАВСТВА

Курсова робота

СКЛАДАННЯ І ВЕДЕННЯ РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ

студентки групи напрям підготовки 6.020105 «Документознавство та інформаційна діяльність»

Федьків Марії Богданівни

Науковий керівник

доцент кафедри українознавства

Литвинська С.В.

Київ 2012



ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТІВ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ

1.1 Вимоги до оформлення тексту документів з особового складу

1.2 Уніфіковані форми розпорядчих документів з особового складу

РОЗДІЛ 2. НАКАЗИ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ

2.1 Наказ про прийняття

2.2 Наказ про переведення на іншу роботу

2.3 Наказ про надання відпустки

2.4 Наказ про заохочення

2.5 Наказ про накладання дисциплінарного стягнення

2.6 Наказ про звільнення

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ДОДАТКИ



ВСТУП

Початок ХХІ століття характеризується збільшенням кількості людей зайнятих в управлінській діяльності. Все більш важливим стає приділення великої уваги людським відносинам на виробництві і корпоративній культурі. Разом з тим залишаються питання, які не можна вирішувати опираючись на суто людські відносини, оскільки крім корпоративної культури організації живуть за чіткими законопроектами, юридичними і економічними правилами. Законопроекти і усталені норми регламентують як діяльність підприємств, організацій, установ в цілому, так діяльність їхніх структурних підрозділів і служб.

Одним з важливих підрозділів підприємств, організацій, установ, який займається безпосередньо рухом кадрів був і залишається відділ кадрів. Ця служба організовує прийом, переміщення, звільнення і всі інші кадрові зміни, в тому числі преміювання і стягнення. Як правило кадрова служба не є безпосереднім ініціатором всіх дій які стосуються персоналу, а скоріше так званим посередником, який відповідає за документування усіх процесів.

Тема даної курсової роботи стосується саме такого напрямку кадрової служби, як видання розпорядчих документів з особового складу.

Актуальність даної теми замовлення тим, що розпорядчі документи невід'ємна частина діяльності кожної організації, і кадрової служби зокрема. Це пояснюється тим, що будь-які зміни в кадровій структурі супроводжуються виданням керівництвом відповідних вказівок (наказів чи розпоряджень) щодо прийняття, переведення, надання відпустки працівникам тощо, у підприємствах, організаціях, установах.

Доцільність дослідження даної теми курсової роботи зумовлена тим, що багато працівників, в посадові обов'язки яких входить оформлення розпорядчих документів з особового складу не завжди добре проінформовані щодо руху даних документів в середині установи та в її зовнішньому середовищі, правильного розміщення реквізитів в документів, формулювання тексту та інших складових документа, тим самим допускають помилки, які можуть призводити до ускладнення роботи кадрової служби і/або виникненню правових спорів. Особливо це важливо для компаній в який велика плинність кадрів. Незначна помилка в оформленні, наприклад, тексту може бити розцінена як юридично незаконне обґрунтування, наприклад, звільнення працівника з посади.

Мета роботи - проаналізувати розпорядчі документи з особового складу.

Мета роботи передбачає розв'язання таких завдань:

- охарактеризувати розпорядчі документи з особового складу ;

- подати вимоги до тексту розпорядчих документів з особового складу;

- визначити доцільність та правила використання уніфікованих форм розпорядчих документів з особового складу;

- уточнити правові аспекти видання і оформлення розпорядчих документів з особового складу;

- з'ясувати правильне розміщення реквізитів та оформлення текстів документів з особового складу;

- описати основні види наказів з особового складу;

Необхідність дослідження даної теми зумовлена тим, що Україна виходить на все нові рівні економічної діяльності, і підприємства, організацій, установи, все більше уваги приділяють правильності оформлення їхніх як зовнішніх так і внутрішніх документів, оскільки документи - це одне з перших аспектів, які складають враження про організацію.

Дослідження буде проводитись шляхом вивчення довідкової літератури з кадрових питань та опрацювання розпорядчих документів з особового складу.

Об'єктом дослідження даної курсової роботи виступають усі кадрові розпорядчі документи з особового складу.

Предметом дослідження є, особливості оформлення і призначення розпорядчих документів з особового складу в діяльності підприємств, організацій, установ та їх види.

Методи дослідження: аналіз, опис, опрацювання літератури.

Структура роботи. Курсова робота складається із вступу, двох розділів, розділ другий складається із шести підрозділів, висновків, списку використаних джерел, додатків. Список використаних джерел нараховує 16 позицій. Обсяг основного тексту ___ сторінок, повний обсяг роботи ___ сторінок.



РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТІВ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ

1.1 Текст розпорядчих документів з особового складу

Відповідно до ст. 43 Конституції України: «Кожен має право на працю, що включає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку вільно погоджується…» [8; 13].

Україна забезпечує рівність трудових прав усіх громадян незалежно від походження, соціального і майнового стану, расової та національної приналежності, статі, мови, політичних поглядів, релігійних переконань, роду характеру занять, місця проживання та інших обставин [6; 5].

Згідно з пунктом 2.3 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 року № 1153 управлінська діяльність установ здійснюється виданням розпорядчих документів. [2]

Документація з персоналу -- значний масив документів, що утворюється в діяльності кожного підприємства, організації, установи (далі -- підприємство) будь-якої форми власності. [2].

До розпорядчих документів по особовому складу належать накази і розпорядження [14].

До наказів з персоналу висуваються підвищені вимоги, обґрунтовані важливістю документованої інформації, завдяки якій реалізуються громадянські права на освіту, працю, пенсійне забезпечення тощо [2].

Підпорядковуючись загальним вимогам діловодства, ця сукупність документів має свою специфіку, зумовлену передусім такими чинниками:

- складом учасників ділового процесу (переважно юридичні особи -- підприємства, представлені їх керівниками та іншими посадовими особами залежно від повноважень, з одного боку, та фізичні особи, тобто працівники, -- з другого);

- суворо регламентованим на законодавчому та нормативно-методичному рівнях характером і змістом відносин;

- предметом відносин (зазвичай це сфера трудової діяльності);

- однотипним, часто повторюваним характером більшості ситуацій, які виникають у діяльності суб'єктів правовідносин [2].

На підприємствах із невеликим обсягом документообігу кадрові накази оформляються на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Перевагу надають поздовжньому розташуванню реквізитів [5; 109].

Усі накази оформлюються на аркуші паперу формату А4 і повинні мати обов'язкові реквізити:

10 - назва виду документа (НАКАЗ);

11 - індекс;

14 - місце складання чи видання;

19 - заголовок до тексту;

20 - позначка про контроль (роблять у разі потреби);

21 - текст;

- підстава (оформляють так само як реквізит 22);

23 - підпис;

24 - гриф погодження (оформляють у разі потреби);

25 - візи (оформляють у разі потреби);

28 - позначка про виконавця (оформляють у разі потреби) [5; 110].

Датою наказу (реквізит 11 Інструкції № 1153) є дата його підписання. Одначе окремі параграфи можуть мати свої терміни набуття чинності. Якщо терміни з якоїсь причини не зазначено, їх обчислюють із часу підписання наказу [2].

Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку [12].

Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів з особового складу також належать накази про заохочення, стягнення, присвоєння розрядів і категорій, надання відпусток [7; 80].

Проект наказу готують працівники відділу кадрів, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації [7; 81]..

Накази по особовому складу (по кадрах), за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника. У наступному рядку і далі -- посада, вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд, категорія, клас, найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом [7; 81].

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу. Після підписання наказ реєструється у книзі реєстрації наказів, що має такі реквізити:

- номер наказу;

- дату видання;

- вид наказу;

- короткий зміст;

- ким підписаний (прізвище, ініціали);

- кому направлено (оголошено під розписку) [7; 81].

У груповому наказі, який передбачає ряд питань, рекомендується розміщувати їх в такій послідовності:

- прийняття на роботу;

- переведення на іншу посаду;

- звільнення з роботи;

- надання відпусток;

- заохочення, стягнення тощо [7; 81].

У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати за алфавітом [7; 81].

Перший примірник наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії. У разі потреби третій примірник (копія наказу) передається до планово-економічного відділу. У структурні підрозділи копії чи примірники наказів по особовому складу не передаються [7; 82].

Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури [7; 82].

Справа ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) підприємства, установи, організації [7; 82]..

У разі ліквідації підприємства, установи, організації накази по особовому складу передаються на … зберігання до державного архіву [7; 82].

До організації тексту наказів з особового складу ставляться підвищені вимоги, оскільки правильне й чітке його формулювання гарантує трудові права працівників. Передусім застосовувані в тексті формулювання мають відповідати КЗпП України та іншим нормативним актам. Найменша помилка у формулюванні тексту може сприйматися неоднозначно. У наказах не повинно бути помилок та виправлень [2].

У текстах наказів з персоналу констатуючої частини може не бути. Розпорядча частина розпочинається ключовими словами «ПРИЗНАЧИТИ:», «ПРИЙНЯТИ:», «ПЕРЕВЕСТИ:», «ЗАРАХУВАТИ:», «НАДАТИ:», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ:», «ЗВІЛЬНИТИ:», «ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ:», які, згідно з Державною уніфікованою системою документації «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженою наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 року № 55, оформляють великими літерами від межі лівого берега. Після них ставлять двокрапку [2; 16].

Пункти розпорядчої частини мають таку орієнтовну структуру:

- прізвище (друкують у наступному рядку з абзацу, рекомендовано великими літерами), ім'я та по батькові (з початкових великих літер повністю, а не ініціали), яких стосується фіксована управлінська дія;

- посада працівника (якщо це не наказ про прийняття на роботу) із зазначенням структурного підрозділу;

- зміст дії;

- дата дії стосовно особи, про яку йдеться, тощо [2].

У наказах з персоналу наприкінці тексту чи пункту має зазначатися підстава його складання. Зазвичай підставами можуть бути: заява працівника з візами або без них (якщо їх нема в заяві, візи проставляють у наказі), контракт з працівником тощо. Підставу наказів з особового складу оформляють за зразком реквізиту «Відмітка про наявність додатків» [2].

1.2. Уніфіковані форми розпорядчих документів з особового складу.

Кадрові служби підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності і підпорядкування в своїй діяльності можуть застосовувати уніфіковані форми наказів, затверджені наказом Міністерства статистики України від 9 жовтня 1995 року № 2530 [11; 52].

Державна уніфікована система документації (ДУСД) - призначена для організації здійснення процесів створення і впровадження уніфікованої управлінської документації система, що забезпечує функціонування державних органів виконавчої влади, підприємств, організацій, установ, а також їхню взаємодію з фізичними та юридичними особами усіх форм власності [4; 2].

Уніфікована форма документа (УФД) - сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, вирішуваних у певній галузі діяльності і розміщених за певними правилами на носії інформації [4; 2].

В кадровій сфері застосовуються такі уніфіковані документів з особового складу:

№ П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»; (Додаток А)

№ П-5 «Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу»; (Додаток Б)

№ П-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»; (Додаток В)

№ П-8 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)»

Форму наказу заповнює працівник кадрової служби (у двох примірниках: один - залишається у кадровій службі, другий - передається до бухгалтерії)

Наказ підписує керівник підприємства або уповноважений ним особа (бажано повноваження затвердити наказом або іншим нормативним документом), відтак його слід зареєструвати в книзі (журналі) реєстрації наказів (розпоряджень) з кадрових питань (є документом суворої звітності) [11; 52].

Варто зауважити, що зазначені накази є не лише розпорядчими документами, а й документами первинного обліку персоналу, що зобов'язує кадрову службу ознайомлювати з наказами працівників, робити відповідні записи в їх особових картках (форма № П-2) і трудових книжках [11; 52].

Уніфікація цієї групи наказів полегшує їх використання впродовж досить тривалого терміну зберігання: накази про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників згідно зі статтею 16 Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 … , зберігають 75 років, про надання відпусток -- 5 років, про стягнення, відрядження працівників -- 3 роки [2].

Отже, можна зробити висновок, що документи з особового складу займаються особливе місце в управлінський документації. Оформлення даних наказів потребує ретельного вивчення законодавства стосовно питань, яких вони стосуються.

Текст розпорядчих наказів з особового складу повинен відповідати чітким усталеним нормам в стандартам. Як вже зазначалось, найменша, незначна, на перший погляд помилка може розцінюватись як юридичне правопорушення. Тому слід бути уважним формуючи текст таких документів, або використовувати уніфіковані форми документів.

Кадрові документи можуть бути простими (містити одне завдання на виконання), або складними (містять в собі декілька завдань на виконання).

Видаються накази з особового стану кадровими службами підприємств, організацій, установ в установленому порядку та підписуються керівником організації. Про зміст даних наказів обов'язково інформуються осіб яких стосуються дані розпорядження, про що останні роблять помітку в кінці документа.



РОЗДІЛ 2. НАКАЗИ З ОСОБОВОГО СКАЛАДУ

2.1 Наказ про прийняття

Одне з найважливіших кадрових питань -- рішення про прийняття на роботу, що, по суті, забезпечує реалізацію права громадян на працю, передбаченого Конституцією України. Для прийняття такого рішення має бути виконано комплекс процедур, передбачених правилами внутрішнього трудового розпорядку, а в окремих випадках -- нормами і положеннями чинного трудового законодавства. Дотримання цих процедур -- запорука законності й правомірності ухваленого рішення, а отже -- трудових відносин між власником або уповноваженим ним органом і найманим працівником [15].

При прийнятті працівника на вакантну посаду, як правило укладається трудовий договір між працівникам і керівником підприємства, організації, установи на роботу до якої він наймається.

Згідно з ст.. 24 КЗпП, трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. Відповідно до ст. 26 КЗпП, при укладенні трудового договору може бути обумовлене угодою сторін випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Умова про випробування повинна бути застережена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу [6; 12].

Досягнуті домовленості щодо умов трудового договору і дати початку роботи оформлюються наказом керівника підприємства, з яким прийнятий працівник повинен бути ознайомлений під розписку. В наказі (незалежно, в якій формі укладено трудовий договір) має бути продубльовано основні і додаткові умови трудового договору [10; 48].

В наказі про прийняття зазначають:

- ключове слово: ПРИЙНЯТИ: (для рядових працівників), ПРИЗНАЧИТИ: (на керівну виборчу посаду), ЗАРАХУВАТИ: (на навчання);

- прізвище, ім'я, по батькові працівника у родовому відмінку (СКРИПЧЕНКО Любов Петрівну, КРИВОБОКА Володимира Івановича);

- посаду (спеціальність, кваліфікацію, категорію, розряд), до складу якої входить назва структурного підрозділу (на посаду секретаря корпоративного відділу… електромонтажником-налагоджувальником 3-го розряду механоскладального цеху № 12);

- дату початку роботи (оформляється з прийменником «з», наприклад: з 03.09.2011);

- вид роботи (постійна, за сумісництвом);

- умови оплати праці обумовлюють, зазначаючи тарифну ставку чи оклад на час видання наказу (з посадовим окладом 1250 (одна тисяча двісті п'ятдесят) грн. на місяць), посиланням на штатний розпис або контракт (з посадовим окладом згідно зі штатним розписом, з оплатою відповідно до укладеного контракту) [2].

У наказі або розпорядженні про прийняття працівника на роботу можуть зазначатися додаткові умови, а саме:

- строк випробування з метою перевірки відповідності працівника дорученій роботі;

- строк укладення трудового договору (на опалювальний сезон… на період відпустки для догляду за дитиною… тощо);

- тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладено на неповний робочий день або тиждень;

- відсоток ставки посадового окладу (0,5 ставки посадового окладу);

- матеріальна відповідальність (з повною (колективною) матеріальною відповідальністю);

- оплата витрат у зв'язку з переїздом працівника на роботу в іншу місцевість;

- звільнення працівника від направлення у відрядження при роз'їзному характері роботи тощо [2].

Підставою для видання наказу (розпорядження)про прийняття на роботу є заява особи яку приймають на роботу.

На підставі наказу кадрова служба (посадова особа, відповідальна за кадрове діловодство) вносить відповідні записи до облікових документів і в трудову книжку [15].

2.2 Наказ про переведення на іншу роботу

розпорядчий документ особовий наказ

У процесі практичної роботи нерідко виникають обставини, які потребують зміни тих чи інших умов трудового договору, обумовлених під час його укладання. Одна із змін передбачених законодавством, - переведення на іншу роботу [9; 54].

Переведення - це доручення працівникові виконувати роботу, не передбачену трудовим договором, тобто таку, яка не відповідає чи його спеціальності чи кваліфікації, чи посаді, або роботу, під час виконання якої змінюється обсяг чи характер обов'язків, розмір заробітної плати, місце роботи та інші істотні умови [9; 54].

Переведення на іншу роботу можна кваліфікувати за такими ознаками:

- строки (постійні і тимчасові);

- місце (на тому самому підприємстві, в установі, організації; в іншій місцевості, у т. ч. разом з підприємством);

- мета (заохочення сумлінного працівника переведенням на іншу, вищу посаду тощо);

- причина (перерозподіл персоналу; скорочення чисельності або штату працівників; аварія, стихійне лихо, епідемія, епізоотія, інші обставини, які можуть поставити під загрозу життя чи нормальні життєві умови людей; простій; стан здоров'я працівника - переведення на легшу роботу; інші);

- джерело ініціативи (роботодавець; працівник; третя особа - не учасник трудових відносин) [9; 54].

Згідно зі статтею 32 КЗпП переведення на іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації, а також переведення на роботу на інше підприємство, в установу, організацію або іншу місцевість, хоча б з підприємством, організацію, установу, допускається тільки за згодою працівника [6; 14].

Якщо ініціатором переведення працівника на іншу роботу є власник або уповноважений ним орган, у наказі (розпорядженні) обов'язково зазначається мотивація переведення, а працівник, ознайомившись із наказом (розпорядженням), повинен, окрім підпису, зазначити: «З переведенням згоден» [2].

Hе вважається переведенням на іншу роботу і не потребує згоди працівника переміщення його на тому самому підприємстві на інше робоче місце, в інший стpуктуpний підрозділ у тій самій місцевості, доручення роботи на іншому механізмі або агрегаті у межах спеціальності, кваліфікації чи посади, обумовленої трудовим договором. Власник або уповноважений ним орган не має права переміщати працівника на роботу, протипоказану йому за станом здоров'я [2].

Накази про переведення працівників на іншу роботу на тому самому підприємстві готуються і оформляються на підставі розпорядження власника або заяви працівника. У розпорядчій частині наказу (розпорядження), крім прізвища, імені та по батькові працівника, його попередньої посади, кваліфікації, повинні бути зазначені:

- посада (спеціальність, кваліфікація), структурний підрозділ (місце роботи), до якого він переводиться;

- дата і строк переведення (постійно чи тимчасово). У разі тимчасового переведення вказують його тривалість;

- причини переведення (на іншу посаду, роботу, у зв'язку з виробничою потребою; простоєм; за станом здоров'я, вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу жінкою, яка має дитину віком до трьох років; для заміни відсутнього працівника);

- умови оплати праці, пільги й компенсації, передбачені чинним законодавством;

- підстави видання наказу (розпорядження) [2].

Якщо колишній істотні умови праці не може бути збережено і працівник не згоден на продовження роботи в нових умовах, трудовий договір припиняється за пунктом 6 статті 36 КЗпП

Працівник, якого переводять до іншого структурного підрозділу, звітує за попереднім місцем роботи про зданий інструмент, спецодяг тощо, знімається з табельного обліку, проходить, за потреби, медичний огляд, повторний інструктаж із техніки безпеки, протипожежного мінімуму тощо[11; 58].

2.3 Наказ про надання відпустки

Згідно зі ст.. 45 Конституції України, кожен хто працює має право на відпочинок [8; 13].

Право на відпустку мають всі працюючі громадяни, які перебувають у трудових відносинах з підприємством, установою, організаціями, не залежно від форм власності, виду діяльності і галузевої належності, а також ті, що працюють за трудовим договором у фізичної особи. Їм надаються щорічні (основна та додаткова) відпустки із збереженням на їх період місця роботи (посади) і заробітної плати [6; 74].

У період відпустки працівник не несе обов'язку виконувати роботу, обумовлену посадовою інструкцією чи трудовим договором, і підлягати внутрішньому трудовому розпорядку. Період відпустки працівник може використовувати на свій розсуд. Він тільки повинен так усе розрахувати, щоб до моменту закінчення відпустки повернутися на робоче місце та продовжити виконання роботи відповідно до своїх посадових обов'язків. Трудові правовідносини на період відпустки зберігають свою силу [1; 4].

При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджуються між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну [7; 96].

Поділ щорічної відпустки на частини будь-якої тривалості допускається на прохання працівника за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менш як 14 календарних днів. Невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка [7; 96].

На підставі затвердженого графіка відпусток або заяви працівника на підприємстві, в установі, організації видається наказ або розпорядження [7; 96].

Відпустки жінкам у зв'язку з вагітністю та пологами надають на підставі листка тимчасової непрацездатності (наказ не видається) [11; 60].

У наказах про надання відпустки слід зазначити:

- прізвище, ім'я, по батькові працівника;

- посаду (місце роботи) працівника;

- вид відпустки (основна, додаткова) [безпяпянська].

Статтею 4 Закону № 504 встановлено такі види відпусток:

- щорічні відпустки;

- основна (ст. 6);

- додаткова (ст. 7, 8);

- додаткова відпустка у зв'язку з навчанням (ст. 13-15);

- творча відпустка (ст. 16);

- соціальна відпустка (ст. 1-19);

- відпустка без збереження заробітної плати (ст. 25,26). (закон про відпустки).

Наказ візує керівник структурного підрозділу (01) [2].

2.4 Наказ про преміювання

У відповідності до статей 143-146 КзПП України про працю до працівників установ, організацій можуть застосовуватись будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовими колективами правилах внутрішнього трудового розпорядку [3].

Заохочення застосовуються власником або уповноваженим ним органом разом або за погодженням із профспілковим комітетом установи, організації. Заохочення оголошуються наказом в урочистій обстановці й заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення на сторінці "Відомості про заохочення" [3].

За особливі трудові заслуги працівники можуть бути подані у вищестоящі органи до заохочення, до нагородження орденами, медалями, почесними грамотами, нагрудними значками і до присвоєння почесних звань[3].

Заохочення за особливі трудові заслуги заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення на сторінці "Відомості про нагородження" [3].

Наказ про заохочення будується за тією самою схемою, що й інші накази з особового складу. Цей вид номіналу документа може мати такі ключові слова: «НАГОРОДИТИ:», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ:» тощо.

До працівників можуть застосовуватися будь-які заохочення, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку трудового колективу [6; 143], зокрема:

- оголошення подяки;

- преміювання;

- нагородження цінним подарунком;

- нагородження почесною грамотою;

- присвоєння звання найкращого працівника за фахом;

- нагородження нагрудним значком тощо.

Мотивація може набувати таких форм: «За тривалу і сумлінну працю та у зв'язку з 50-річчям від дня народження», «За успішне виконання/перевиконання планового завдання» тощо. Підставою для видання наказу може бути доповідна записка або подання керівника структурного підрозділу. Цей наказ урочисто оприлюднюється… [2].

2.5 Наказ про накладання дисциплінарного стягнення

Особливістю трудових правовідносин є їх подвійна правова природа. З одного боку, на етапі працевлаштування працівник і роботодавець виступають юридично рівними суб'єктами правовідносин, з другого боку з моменту укладання трудового договору, працівник підлягає під дисциплінарне підпорядкування роботодавця, тобто останній у межах, окреслених трудовим договором і трудовим законодавством, наділяється певною адміністративною владою стосовно працівника. У зв'яжу з тим важливу роль відіграють накази роботодавця, у яких закріплені його управлінські рішення. Тому дуже важливо, щоб накази роботодавця були обґрунтованими та видавалися у чіткій відповідності з чинним законодавством [13].

Згідно зі ст.. 147 КЗпП, за порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано тільки одне з таких заходів стягнення:

1. догана;

2. звільнення.

Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення [6; 52].

За кожне порушення трудової дисципліни накладається лише одне дисциплінарне стягнення.

Стягнення оголошується в наказі (розпорядженні) і повідомляється працівникові під розписку [16].

Якщо протягом року з дня накладення дисциплінарного стягнення працівника не буде піддано новому дисциплінарному стягненню, він вважається таким, що не мав дисциплінарного стягнення. Якщо працівник не допустив нового порушення трудової дисципліни й сумлінно виконував свої обов'язки, стягнення може бути зняте до закінчення року. Дострокове зняття дисциплінарного стягнення провадиться керівником, який наклав його. Для зняття дисциплінарного стягнення, накладеного вищим керівником, безпосередній керівник порушує перед ним відповідне клопотання. Зняття дисциплінарного стягнення провадиться наказом, про що працівникові повідомляється [2].

Ключовим словами таких наказів можуть бути: «ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ:», «ОГОЛОСИТИ СУВОРУ ДОГАНУ:», «ЗНЯТИ ДОГАНУ:».

Складовими тексту є:

· прізвище, ім'я по батькові;

· посада (спеціальність, кваліфікація), структурний підрозділ (місце роботи);

· вид стягнення (догана, звільнення);

· мотивація та підстава накладення дисциплінарного стягнення.

Протягом дії стягнення заходи заохочення до працівника не застосовуються [2].

2.6 Наказ про звільнення

Накази про звільнення працівників готуються на підставі заява, з ініціативи власника або уповноваженого ним органу (…) і третьої особи, яка не є стороною трудового договору (суд, профспілковий комітет). [7; 87].

Підготовка і видання наказу про звільнення правомірні:

- за підстав, викладених у законі;

- за додержанням певного порядку звільнення працівника за конкретною підставою [7; 87].

Складаючи наказ про звільнення слід пам'ятати, що днем звільнення вважається останній день роботи [7; 87].

У розпорядчій частині наказу (розпорядження) про звільнення, окрім ключового слова «ЗВІЛЬНИТИ:», прізвища, імені та по батькові працівника, слід зазначати:

- посаду (спеціальність, кваліфікацію), структурний підрозділ (місце роботи);

- дату й причину (підставу) припинення трудового договору (звільнення з роботи (дату оформляють без прийменника «з», оскільки днем звільнення вважається останній день роботи, наприклад: 27 вересня 2005 року);

- пільги та компенсації, передбачені чинним законодавством;

- підстави та мотиви звільнення. Мотиви звільнення мають бути викладені стисло і чітко [7; 87]. (Додаток Г)

Вказуючи у розпорядчій частині дату звільнення, не треба писати літеру «з» (з якого), а писати: звільнити 30.07.96 [7; 87].

Згідно із ст. 36 КЗпП підставами для припинення трудового договору можуть бути:

- угода сторін (п. 1, ст. 36);

- закінчення строку (п. 2, 3 ст. 23), крім випадків, коли трудові відносини фактично тривають і жодна зі сторін не поставила вимогу про їх припинення;

- призов або вступ працівника на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову) службу (п. 3);

- pозіpвання трудового договору з ініціативи працівника (ст. 38, 39), з ініціативи власника або уповноваженого ним органу (ст. 40, 41) або на вимогу виборного органу первинної профспілкової організації (ст. 45) (п. 4);

- переведення працівника, за його згодою, на інше підприємство або перехід на виборну посаду (п. 5);

- відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість pазом з підприємством, а також відмова від продовження роботи у зв'язку зі зміною істотних умов пpаці (п. 6);

- набрання законної сили вироком суду, яким працівника засуджено (кpім випадків умовного засудження і відстрочки виконання виpоку) до позбавлення волі, випpавних pобіт не за місцем роботи або до іншого покарання, яке унеможливлює продовження цієї роботи (п. 7);

- підстави, пеpедбачені контpактом (п. 8) [2].

Причиною звільнення є також смерть працівника.

У разі смерті працівника в розпорядчій частині наказу визначається прізвище, ім'я, по батькові, посада, структурний підрозділ і дата (день смерті), виключення зі списків штатно-посадової книги у зв'язку зі смертю [7; 87].

Підставою буде копія свідоцтва прос смерть [7; 87].

Отже, можна зробити висновок, що кожний вид наказу з особового складу має свої особливості оформлення і видання. Видаються і оформляються такі документі строго у відповідності із законодавством та внутрішніми організаційними документами.

Усі розпорядчі накази з особового складу містять однакові реквізити і різняться тільки самим текстом і призначенням. Так зрозуміло, що наказ про прийняття на роботу видається при прийнятті працівника на вакантне місце, а наказ про звільнення, наприклад, при звільненні працівника. При цьому реквізити цих наказів залишаються незмінними, оформляються вони відповідно до одних і тих же стандартів, але сам текст буде мати певні відмінності, оскільки дані накази стосуються різних дій.

Розпорядчі наказ з особового складу оформляються відповідно до таких законодавчих документів як: ДСТУ, Кодекс законів про працю, інструкції з діловодства, законів України про прийняття, переведення, звільнення та ін.

Кожен розпорядчий наказ з особового складу оформляється працівниками відділу кадрів чи особою за якою закріплені обов'язки інспектора по кадрах (на невеликих за обсягом підприємствах, організаціях, установах). Наказ підписує керівник підприємства і якщо потрібно - керівник структурного підрозділу і бухгалтер. Обов'язково зміст наказу з особового складу доводиться до відома працівників, яких він (наказ) стосується і працівник ставить відмітку про ознайомлення з ним, чим засвідчує свою згоду на виконання рішення наказу.



ВИСНОВОК

Відповідно до мети і поставлених завдань у роботі було з'ясовано та проаналізовано:

- розпорядчі документи з особового складу ;

- вимоги до тексту розпорядчих документів з особового складу;

- доцільність та правила використання уніфікованих форм розпорядчих документів з особового складу;

- правові аспекти видання і оформлення розпорядчих документів з особового складу;

- правильне розміщення реквізитів та оформлення текстів документів з особового складу;

- основні види наказів з особового складу;

Отже, розпорядчі документи з особового складу мають свою регламентовану форму складання та видання. Накази даного підвиду відіграються важливу роль у діяльності кожної організації, оскільки одним із головних ресурсів на підприємстві є саме кадрові ресурси. Тому всі дії, які здійснюються по відношенні до персоналу повинні задовольняти обидві сторони: і працівника і роботодавця.

Накази можуть оформлятися як на бланках підприємств, організацій, установ, так і можуть використовуватися уніфіковані форми документів, які затверджені міністерством.

Зазначено, що наказі з особового складу оформляються відповідно до чинного законодавства та внутрішній розпорядчій документації з створення і зберігання документів підприємств, організацій, установ. Важливу увагу слід приділяти саме правильному, з юридичної точки зору, оформленню документа та складання самого тексту документа (якщо це не уніфіковано форма), щоб у пізніше у працівників не було причин звертатися з позовом до суду.

Наведено основні форми уніфікованих наказів з особового складу та правила їх оформлення. Уніфіковані форми, як правило, використовуються підприємствами, організаціями, установами з не малим документообігом, і щоб скоротити навантаження на працівників кадрових служб використовуються саме такий спосіб оформлення розпорядчих документів з особового складу.

До основних наказів з особового складу належать:

- наказ про прийняття на роботу;

- наказ про переведення на іншу роботу;

- наказ про надання відпустки;

- наказ про заохочення;

- наказ про накладання дисциплінарного стягнення;

- наказ про звільнення.

Наказ про прийняття оформляється при безпосередньому прийомі працівника на вакантну посаду, і підставою для цього служить особиста заява особи, яка бажає працювати на певній роботі. Як правило, найм працівника на роботу здійснюється з укладенням письмового трудового договору (контракту), але умови праці, права та обов'язки сторін можуть бути зафіксовані усною домовленістю. Працівник може прийматися на роботу як з випробувальним терміном так і без нього.

Переведення на іншу роботу (посаду) здійснюється тільки за згодою працівника, про що він засвідчує особистим підписом: З переведенням згоден. Якщо ініціатором переміщення є керівник або інша посадова особа, про це обов'язково вказується у наказі.

Наказ про надання відпустки здійснюється на основі графіка відпусток. Відпустка може бути поділена на частини, але основна відпустка має складати не менше 14 календарних днів. В наказі обов'язково зазначається вид відпустки. Візує даний наказ керівник структурного підрозділу.

Накази про заохочення та накладання дисциплінарних стягнень оформляються на основі подання керівників структурних підрозділів. В наказі про стягнення має бути підпис працівника, яким він засвідчує що ознайомлений зі змістом даного наказу.

Невід'ємною частиною роботи кадрової служби є оформлення наказів про звільнення. Підставою видіння наказу про звільнення може бути особиста заява працівника, закінчення терміну дій трудового договору (контракту), втрата довіри до працівника та інші підстави передбачені законом. Днем звільнення працівника з займаної ним посади є день видання наказу про звільнення.

Тому, на підставі вище сказаного можна зробити загальний висновок про те, що розпорядчі документи з особового складу відіграються одну з провідних ролей у документаційному забезпеченні управління підприємством організацією установою. І документознавці повинні вміти чітко і з правильним використанням законодавства вміти вести роботу з даним видом документів.



СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ:

1. Актуальні питання практичного застосування законодавства України про відпустки: на допомогу керівникам відділів організаційної і кадрової роботи, працівника апаратів органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування / Уклад Протченко І.Б., Слотіна В.С., Чабак Л.А. - Чернічів: 2008 - 75с.

2. Беспянська Г. Розпорядчі документи з персоналу: особливості організації тексту, реєстрування та зберігання // Довідник кадровика. - 2008. - №8. - 55-61с.

3. Головне управління державної служби України. - [Електронний ресурс]. - Методичні рекомендації щодо оформлення документів з окремих питань кадрової роботи у сфері державної служби. - http://nads.gov.ua/sub/kiev/ua/publication/content/5190.htm?s398224032=bddbf974bd7eba0cdb59365e5532daaf

4. Державна уніфікована система документації. Основні положення [Текст]: ДСТУ 3843-99. - Введена вперше; чинний від 1999-09-29. - К.: Держстандарт України, 1999. - 8 с.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навчальний посібник [Текст] / А.Н. Діденко. - 5-те вид. - К.: Либідь, 2006. - 384с.

6. Кодекс законів про працю України: чинне законодавство із змінами та допов. на 2 вересня 2011 року - К.: Алерта; ЦУЛ, 2011. - 88с.

7. Козоріз В.П., Лапіцька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: навчальний посібник / В.П. Козоріз, Н.І. Лапіцька. - К.: МАУП, 2002. - 168с.

8. Конституція України - К.: Велес, 2011. - 48с.

9. Рожнов В. Кадрові рішення: ухвалення рішень про переведення та переміщення на іншу роботу // Довідник кадровика . - 2007. - №8. - ст.. 54-60

10. Рожнов В. Кадрові рішення: ухвалення рішень про прийняття на роботу // довідник кадровика. - 2007. - №6. - ст.. 44-53

11. Рожнов В. Типові форми кадрових наказів: оформлення та правові засади // Довідник кадровика . - 2007. - №1. - ст.. 52-62

12. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення [Текст]: ДСТУ 4163-2003. - Введено вперше; чинний від 2003-09-01. - К.: Держстандарт України, 2003. - 16с.

13. http://medicallow.org

14. http://trudovepravo.com.ua

15. http://www.dilovy.org.ua

16. http://www.hrliga.com



Додаток А

___________________ (підприємство, організація)	Типова форма № П-1 ЗАТВЕРДЖЕНА наказом Мінстату України від 9 жовтня 1995 року №253
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ	Код за УКУД

НАКАЗ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ)

ПРО ПРОЙОМ НА РОБОТУ

	Номер наказу Дата складання
__________________________________________________ (прізвище, ім'я, по батькові)
Прийняти на роботу з ________________	Дата
на конкурсній основі	Код
за умовами контракту	Код
зі строком випробування чи без нього	Код ____________ (строк випробування)
Строк трудового договору
безстроковий	Код
на визначений строк до ________________	Код
на час виконання певної роботи	Код

Робота ______________________

^{(основна, за сумісництвом)}

Цех, відділ	Дільниця	Категорія персоналу
1	2	3
Професія, посада	Тарифний розряд (клас), розряд	Табельний номер
4	5	6
Код

Форма і система оплати праці ________________

Код

Умови праці ______________________________

вид	розмір

^{(нормальні, шкідливі, небезпечні)}

Надбавки та доплати до заробітної плати __________________

Тривалість робочого дня (робочого тижня) при роботі з неповним робочим часом __________________

Підпис керівника	________________	Підпис працівника	________________

Зворотній бік форми № П-1

Направляється для ознайомлення з умовами роботи ______________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________

^{(цех (відділ), дільниця )}

____________________ (посада)	_______________ (підпис)

«__»__________________ 20__ р.

Згоден прийняти на роботу за професією/на посаду ______________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________

за тарифним розрядом/з окладом __________ зі строком випробування ____________________________________________

Начальник (майстер) цеху (відділу)/дільниці	_____________ (підпис)

«__» _____________ 20__р.

З умовами роботи згоден (згодна)	______________ (підпис)

«__» _____________ 20__р.

Висновок медичного огляду __________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_____________________________ (посада)	_____________ (підпис)

Відмітки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежного мінімуму та інше

Вид інструктажу	Дата	Посада і підпис особи, яка проводила інструктаж



Додаток Б

___________________ (підприємство, організація)	Типова форма № П-1 ЗАТВЕРДЖЕНА наказом Мінстату України від 9 жовтня 1995 року №253
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ	Код за УКУД

НАКАЗ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПЕРЕВЕДЕННЯ НА ІНШУ РОБОТУ

	Номер наказу Дата складання
_______________________________________________________ (прозвище, ім'я, по батькові )
Перевести тимчасово/постійно	Код	з	Дата	до	Дата
Місце роботи Цех, відділ Дільниця Категорія персоналу Професія, посада Тарифний розряд (клас), оклад Табель-ний номер Надбавка до заробіт-ної плати, грн., % Підпис началь-ника цеху, відділу Дата 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Форма і система оплати праці _______________________	Код
Умови праці _________________________________________ (нормальні, щкідлві, небезпечні)	Код
Тривалість робочого дня (роюочого тижня) при роботі з неповним робочим часом ________________________________________________________________________________________________
Вид переведення _______________________________________________________________
Підстави переведення _________________________________________________________________________

Підпис керівника	Підпис працівника
	«__» _____________________ 20__р



Зворотній бік форми № П-5

Висновок медичного огляду _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

___________________________ _______________________________ «__»_____________ 20__р.

^{(посада) (підпис)}

Відмітка про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожнжного мінімуму та інше

Вид інструктажу	Дата	Посада та підпис особи, яка проводила інструктаж

Довідка про нездані майново-матеріаьні та інші цінності

Найменування служби	Найменуваеня предмета	Кількість	Дата і підпис	Сума заборгованості



Додаток В

___________________ (підприємство, організація)	Типова форма № П-1 ЗАТВЕРДЖЕНА наказом Мінстату України від 9 жовтня 1995 року №253
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ	Код за УКУД

НАКАЗ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО НАДАННЯ ВІДПУСТКИ

		Номер наказу Дата складання
__________________________________________________ (прізвище, ім'я, по батькові)
Цех,відділ Дільниця Категоря персоналу Професфя,посада Тарифний розряд (клас), оклад Табельний номер 1 2 3 4 5 6
Умови праці ____________________________________ (нормальні,шкідиві, небезпечні)	Код
Надати щорічну відпустку за робочий рік з «__»________________ 20__р. по «__»__________________ 20__р. включно на ________ робочих (календарних) днів
Додатоква відпустка на _____ робочих (календарних) днів
За роботу з шкідливими умовами праці на ______________ робочих днів	матерям, які мають дітей до 14 років, на _______________ робочих днів
За безперевний стаж роботи на _________________ робочих (календарних днів)	за багатозмінний режим роботи на _________________ робо-чих днів
	інші види додаткової відпустки на ___________________ робочих (календарних) днів
Всього на _______ робочих (календарних) днів з «__»_______________ 20__р. по «__»___________________20____р включно

	Підпис керівника
Підпис нальника (майстра) цеху (відділу)/дільниці «__»_________________________20__р.	Підпис працівника «__»____________________20__р.



Зворотні бік форми № П-6

Розрахунок оплати відпустки

Місяці

Разом

квітень

тра-вень

чер-вень

ли-пень

серпнь

вере-сень

жов-тень

лис-то-пад

гру-день

січень

лю-тий

бе-резнь

Сума: із фонду оплати праці

із фонду матерільного заохочення

Підьгові дні

Середній заробток
із фонду оплати праці	із фонду матеріального заохочення
місячний	денний	місячний	денняй

Нараховано	Утримано
найменування нарахування	місяць	вид оплати	кореспондуючий рахунок	сума	дні	прибутковий податок	до Пенсійного фонду	інші утримання
								вид утриання	сума
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Заробітня плата:
за попередній місяць
за поточний місяць
Сума за відпустку:
За поточний місяць:
із фонду оплати праці
із (вказати джерела)
За наступний місяць:
із фонду оплати праці
із (вказати джерела)
	Разом

До видачі ________ грн., по платіжній відомості (видатковому ордеру) № _____

Бухгалтер



Додаток Г

ТОВАРИСТВО З ОБМЕДЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

«МЕРИДІАН»

НАКАЗ

20 лютого 2012 р. м. Трускавець № 26-К

Про звільнення

ЗВІЛЬНИТИ:

Ковальського Геннадія Вікторовича, інженера-технолога цеху №2, 15 лютого у зв'язку з виходом на пенсію по інвалідності (ст. 39 КЗпП України).

Підстави: заява Ковальського Г.В. від 30.01.2012;

висновок МСЕК про встановлення другої групи інвалідності

від 22.01.2012.

Генеральний директор		В.І. Федченко
Начальник відділу кадрів _____________ Д.І. Яків 30.01.2012
З наказом ознайомлений		Г.В. Ковальський

До справи № 04-11 Менеджер з персоналу __________ І.М. Цар 18.02.2012

Размещено на Allbest.ru