· готову продукцію, що виготовлена на підприємстві, призначена для продажу і відповідає технічним і якісним характеристикам, непередбаченим договором або іншим нормативно-правовим актом;

· товари у вигляді матеріальних цінностей, що придбані (отримані) та утримуються підприємством з метою подальшого продажу;

· малоцінні та швидкозношувані предмети, що використовуються протягом не більше одного року або нормативного операційного циклу, як що він більше одного року.

Одиницею бухгалтерського обліку запасів є їх найменування або однорідна група (вид). Придбані (отримані) або вироблені запаси зараховуються на баланс підприємства за первісною вартістю. Порядок визначення первинної вартості запасів наведено в п. 9 П(С)БО 9.

Треба зазначити, що Інструкція №69 досить повно регламентує процес проведення такої інвентаризації. Наразі інструкція передбачає таке:

Ш переважування, обмір, підрахунок ТМЦ проводиться у порідку розміщення цінностей в даному приміщенні, не допускаючи безладного переходу комісії від одного виду цінностей до іншого. У разі зберігання ТМЦ в різних ізольованих приміщеннях у однієї матеріально-відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення опломбовується, і комісія переходить у наступне приміщення;

Ш інвентаризаційні описи складаються окремо на ТМЦ, що перебувають у дорозі, не оплачені в строк, товари і цінності відвантажені покупцям та на ті, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці);

Ш кількість цінностей і товарів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, може визначається на підставі документів за обов`язкової перевірки в натурі частини вказаних цінностей;

Ш на прибуткових документах на ТМЦ, що надійшли на об`єкт і прийняті під час його інвентаризації матеріально-відповідальною особою у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови, робиться відмітка “після інвентаризації” з посиланням на дату опису, де записані ці цінності;

Ш на видаткових документах про ТМЦ, які відпущені зі складу під час інвентаризації з дозволу керівника підприємства і головного бухгалтера у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови, робиться відмітка, і вони заносяться до окремого опису в порядку, аналогічному для цінностей, що надійшли під час інвентаризації;

Ш допускається складання групових інвентаризаційних описів малоцінних та швидкозношуваних предметів, виданих в індивідуальне користування працівникам, із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб(на яких ведуться особові картки) з їх розпискою в описі.

Дані про наявність тих чи інших ТМЦ із зазначенням назви відмітних ознак, включаючи номенклатурний номер, одиницю виміру і кількість фактично виявлених натуральних одиниць, заносяться до інвентаризаційного опису. Кожна сторінка опису підписується членами комісії і матеріально-відповідальними особами. Наприкінці кожної сторінки цифрами записується загальна сума натуральних одиниць, відображених на цій сторінці.

На останній сторінці опису матеріально-відповідальні особи підтверджують, що всі матеріальні цінності облічені і відображені в інвентаризаційному описі правильно і повністю, жодних пропусків і невключених до опису предметів немає. Інвентаризаційні описи складаються в необхідній кількості примірників, один з яких вручається матеріально-відповідальній особі.

Якщо інвентаризація триває більше одного дня, то в такому разі до її закінчення інвентаризаційні описи перебувають у місці зберігання ТМЦ. На час перерви у роботі інвентаризаційної комісії сховища закриваються на два замки й опечатуються або пломбуються. Ключі від одного з них є в матеріально-відповідальної особи, а від другого - у голови комісії. Печатка чи пломба зберігається у когось із членів комісії.

Члени інвентаризаційної комісії проводять інвентаризацію в присутності матеріально-відповідальних осіб (в разі бригадної матеріальної відповідальності обов`язкова присутність бригадира) і при повному складі комісії. Якщо хтось із членів комісії з поважної причини не може брати участь у проведенні інвентаризації (через хворобу, звільнення, відрядження тощо), його замінюють іншим працівником підприємства, з обов`язковим внесенням змін до наказу про інвентаризацію.

Якщо на складі зберігаються ТМЦ інших підприємств, організацій, фізичних осіб на них складається окремий опис з посиланням на документи, які підтверджують факт прийняття таких цінностей на відповідальне зберігання. Один примірник належним чином заповненого акту з інвентаризації в 10-денний строк передається (пересилається) в власнику таких ТМЦ.

При інвентаризації товарів, що перебувають у дорозі, на них також складається окремий акт. При цьому комісія повинна переконатися, що такі товари справді відвантажені постачальником на адресу свого підприємства. Якщо з`ясується, що товари не були відвантажені, комісія повинна з`ясувати причини, чому відправлення товару не відбулося, і вжити заходів, щоб виправити ситуацію.

Інвентаризація ТМЦ, що перебувають у дорозі, які відправлені, але не оплачені в термін покупцями, оформлюються актом інвентаризації товарів відвантажених. Комісія повинна перевірити чи справді таке відвантаження відбулося. При цьому на відвантажену покупцям, але не оплачену у встановлені строки продукцію (товари), і на ті, строк оплати яких не настав, пропонується складати окремі акти. Перераховані вище ТМЦ можуть бути визнані, якщо вони підтверджені належно оформленими первинними документами: рахунками постачальників, копіями платіжних вимог(рахунків-фактур), вибутково-прибутковими накладними, податковими накладними, товарно-транспортними накладними, охоронними розписками, договорами на відповідальне зберігання тощо, які пред`явлені покупцям (отримані від постачальників).

ТМЦ, які належать даному підприємству і перебувають на складах інших підприємств або організацій, перевіряються комісією відповідного підприємства. Комісія підприємства-власника ТМЦ повинна затребувати від підприємства, де зберігаються такі ТМЦ, 1 екземпляр інвентаризаційного опису. До отримання такого опису вартість таких товарів, яка обліковується на певних рахунках балансу, не може бути підтверджена інвентаризаційною комісією підприємства - власника ТМЦ.

2.5 Інвентаризація зобов`язань

Перевірка стану розрахунків з покупцями (замовниками) і постачальниками (підрядниками) є одним з головних завдань інвентаризації.

При її проведенні комісія встановлює наявність у підприємства дебіторської або кредиторської заборгованості, перевіряє їх реальну величину, вживає необхідних заходів для усунення суперечностей з покупцями і постачальниками за виявленими сумами. Комісія перевіряє також стан розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами (розрахунки із заробітної плати, з підзвітними особами та ін.).

У ході її проведення комісія повинна:

1) оформити виписки, що вказують на реальне існування дебіторської заборгованості та надіслати їх всім дебіторам підприємства. Підприємства-дебітори зобов`язані протягом 10 днів з дня одержання цих виписок підтвердити таку заборгованість або заявити свої заперечення з цього приводу;

2) витребувати за невідфактурованими поставками від постачальників розрахунково-платіжні документи (після перевірки бухгалтерією таких поставок). Постачальникам необхідно надати необхідні документи або заявити про відсутність заборгованості. Якщо їх надання неможливе, постачальники повинні повідомити про причину цього.

На кінець звітного періоду на рахунках обліку розрахунків з покупцями і постачальниками, іншими дебіторами і кредиторами можуть залишатися лише неузгоджені суми.

Якщо розбіжності за рахунками, виявлені при інвентаризації, на дату складання балансу не усунені або залишилися нез`ясованими, то кожна сторона визнає правильними і достовірними і відображає в балансі ті суми заборгованостей, які підтверджуються даними бухгалтерського обліку.

Далі сторона, зацікавлена в усуненні розбіжностей, передає матеріали про них до відповідних органів (наприклад до арбітражного суду).

Комісія повинна обов`язково узгодити з установами банків і податковими органами суми за розрахунками з ними, оскільки наявність неузгоджених сум у таких випадках не допускається.

По закінченні інвентаризації розрахунків комісія повинна скласти акт. У цьому документі зазначаються не тільки назви дебіторів і кредиторів, дати виникнення і розміри заборгованостей, але і причини їх виникнення, і заходи які були вжиті підприємством для усунення таких заборгованостей.

Якщо при інвентаризації виявлено суми дебіторської або кредиторської заборгованостей зі строком позивної давності, що минув, тоді до акту інвентаризації додається ще й довідка в якій, комісія відображає:

1) осіб, винних у тому, що минув строк позивної давності дебіторської заборгованості;

2) реквізити дебіторів і кредиторів за розрахунками з якими строки позивної давності минули;

3) дати, причини, підстава виникнення і сума вище зазначених заборгованостей.

Заборгованість зі строком позивної давності, що минув, яка визнана безнадійною підлягає списанню з балансових рахунків з одночасним відображенням її на за балансовому рахунку. Відповідно до П(С)БО 10 “Дебіторська заборгованість” безнадійною дебіторською заборгованістю визнається поточна дебіторська заборгованість, щодо якої у підприємства існує впевненість у тому, що вона не буде повернена боржником або за якою минули строки позивної давності.

Списання безнадійної заборгованості здійснюється таким чином:

1) на інші операційні витрати звітного періоду, коли заборгованість не пов`язана з реалізацією продукції, товарів, робіт, послуг або резервів сумнівних боргів на підприємстві не формувався;

2) за рахунок резерву сумнівних боргів.

Однією з поширених помилок, яких припускаються бухгалтерські служби є не якісне проведення звіряння розрахунків зі сплати податків, зборів та інших обов`язкових платежів до бюджету.

Порядок проведення інвентаризації (звіряння розрахунків з бюджетом) для підприємств і організацій визначений Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою Наказом Мінфіну України від 11.08.94 №69.

Інструкцією №69 передбачено, що при обов`язковій річній інвентаризації об'єктами інвентаризації, крім майна, грошових коштів, є також розрахунки підприємства, складовою частиною яких є розрахунки з бюджетом за податками.

У цій же Інструкції сказано, що суми за розрахунками з фінансовими і податковими органами перед складанням річного фінансового звіту повинні бути обов`язково погоджені ними. Залишення в обліку неврегульованих сум за цими розрахунками не допускається.

Інакше кажучи, на відміну від порядку інвентаризації і врегулювання розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами, де, не дійшовши згоди, сторони у своїх звітах можуть відображати суми, які вони вважають правильними і які випливають з записів у їх бухгалтерському обліку, розрахунки з бюджетом за податками на дату складання річного звіту не можуть мати розбіжностей між даними податкового органу і підприємства. У випадку наявності розбіжностей вони повинні бути обов`язково врегульовані до здачі фінансової звітності за рік.

Після проведення вибірки необхідних даних обліку та звітності необхідно сальдо розрахунків із бюджетом за кожним податком на 31 грудня звітного року відкоригувати на суми відображені до нарахування (до зменшення) за декларацією (розрахунком, звітом), за останній звітній період року, оскільки ці суми будуть відображені у особовому рахунку в наступному році за строком їх сплати. Тобто необхідно привести сальдо балансового рахунку 641 “Розрахунки за податками” у розрізі кожного податку до співставного виду з сальдо на особовому рахунку в податковому органі.

Приведення даних бухгалтерського обліку про стан розрахунків із бюджетом за податком у відповідність з даними податкового органу можна виконати за формулою:

С1 = С0 - ДД, де

С1 - сальдо розрахунків із бюджетом за податком: заборгованість (+), переплата (-), приведене у співставний вигляд до даних податкового органу, на дату звіряння;

С0 - сальдо розрахунків із бюджетом за даними бухгалтерського обліку на дату звіряння: заборгованість (+), переплата (-);

ДД - сума до донарахування (+), до зменшення (-) платежів до бюджету, відображена в декларації (разрахунку) за останній звітній період, не відображена в особливому рахунку платника на дату звіряння.

Якщо одержана величина додатна - має місце заборгованість підприємства перед бюджетом, а якщо від`ємна - переплата до бюджету.

2.6 Інвентаризація витрат майбутніх періодів

Інвентаризація витрат майбутніх періодів та забезпечення майбутніх виплат та платежів має важливе значення як для підприємства, так і для держави. Оскільки зміна показників даних витрат має суттєвий вплив не лише на фінансовий результат, але й вплив на податкові платежі до державної скарбниці.

Оскільки інформація про інвентаризацію витрат майбутніх періодів наводиться у формі №1 “Баланс”, формі № 3 “Звіт про рух грошових коштів”, то слід наголосити на тому, що інвентаризація даного об'єкта згідно перерахованих нормативних актів є обов'язковою. Крім того, є обставини які зумовлюють обов'язкове проведення інвентаризації витрат майбутніх періодів:

- при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством;

- перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов'язань, інвентаризація яких проводилась не раніше 1 жовтня звітного року;

- за приписом судово-слідчих органів;

- при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі);

- у разі ліквідації підприємства.

Слід відмітити, що періодичність проведення інвентаризації витрат майбутніх періодів визначається на підприємстві керівником або його заступником.

Важливим моментом перед початком проведення інвентаризації є те, що відповідальна особа за введення операцій по розрахунках в банку та витрат майбутніх періодів в присутності комісії складає розписку про те, що всі здійснені операції в частині витрат майбутніх періодів своєчасно та в повному обсязі відображені у відповідних регістрах обліку.

Дана процедура дозволяє чітко відокремити та показати стан об'єкта інвентаризації до початку роботи інвентаризаційної комісії, що має важливе значення для правильної перевірки облікових показників та складання результатів інвентаризації.

Особливу увагу слід звернути на оформлення такого документу, як Відомість обліку витрат майбутніх періодів.

Відомість складається для потреб управління щомісячно, але пропонуємо надати даному документу поточний характер та складати його щорічно. Даний документ застосовується для того, аби вести аналітичний облік витрат майбутніх періодів, щоб своєчасно надавати управлінцям необхідну повну інформацію про суму витрат з метою їх оптимізації та забезпечення своєчасного списання. Бухгалтер в будь-який момент, за проханням управлінського персоналу, може надати повну інформацію про стан витрат, які їх цікавлять з копією Відомості витрат майбутніх періодів, для підтвердження наданих показників. Тому інвентаризаційна комісія повинна мати при проведенні інвентаризації даний документ, в якому зазначається: дата виникнення витрат; початкова сума витрат; терміни погашення; кількість місяців з для виникнення витрат; терміни списання та розрахунковий залишок витрат, які слід погасити в наступному періоді.

Найбільш типовими порушеннями можуть бути виявлені під час даної інвентаризації, пов'язанні з неправильним розрахунком витрат та терміну, протягом якого вони повинні бути списанні, не відповідність між наданими документами та розрахунками.

Результати інвентаризації зазначаються в Акті інвентаризації витрат майбутніх періодів за формою № інв11, на початку якої зазначається дата і номер розпорядчого документа, дата фактичного початку та закінчення інвентаризації. Акт складається в двох примірниках відповідальними особами інвентаризаційної комісії на основі виявлених за документами залишків сум, що числяться на відповідному рахунку. Один результат акта передається в бухгалтерію, інший - залишається в комісії. Основна частина акту інвентаризації витрат майбутніх періодів зведена в таблицю, яка має наступні графи: назва та код виду витрат майбутніх періодів; початкова сума, дата виникнення та строк погашення витрат майбутніх періодів; розрахункова сума до списання витрат майбутніх періодів; списану суму витрат майбутніх періодів до початку інвентаризації; залишок витрат на початок інвентаризації по даних бухгалтерського обліку; розрахунковий залишок витрат, який підлягає списанню в майбутньому; сума, яка підлягає списанню чи зайві списані суми, які необхідно відновити.

В кінці складання даної форми її підписує голова інвентаризаційної комісії, члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальні особи.

За результатами інвентаризації керівник видає наказ, в якому зазначає про виправлення порушень, які виявлені під час інвентаризації. Облікові дані уточнюються з фактичними, якщо матеріально відповідальна особа не погоджується з виявленими порушеннями, надані нею пояснення обов'язково перевіряються.

Отже, тільки в ході комплексної інвентаризації можна реально оцінити фактичний стан витрат майбутніх періодів, від їх виникнення до їх списання.

РОЗДІЛ 3. ПОРЯДОК ВІДОБРАЖЕННЯ В ОБЛІКУ РЕЗУЛЬТАТІВ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ

В практичній діяльності на підприємстві в процесі дослідження можуть бути виявлені порушення та недоліки, а саме нестачі та лишки матеріальних цінностей та коштів, а також позитивні і негативні сумарні різниці повинні знайти відповідне відображення в бухгалтерському обліку.

Інвентаризаційні різниці можна визначити лише шляхом порівняння фактичних і облікових даних. Порядок регулювання інвентаризаційних різниць залежить від характеру та причин виявлених лишків або нестач матеріальних цінностей та коштів, втрат та псування цінностей. Виявлені лишки майна в бухгалтерському обліку за результатами інвентаризації відображаються по дебету відповідних рахунків, що призначені для обліку такого виду майна і кредиту рахунку "Прибутки і збитки". Нестачі різних видів майна, що виявлені при проведенні інвентаризації, до встановлення причин і винних в їх виникненні попередньо відносять в дебет рахунку "Нестачі і втрати від псування цінностей", який призначений для узагальнення інформації про наявність сум нестач, розкрадань і втрат від псування цінностей, виявлених в процесі їх заготівлі, зберігання і реалізації, незалежно від того, підлягають вони віднесенню на рахунки витрат виробництва (обігу) або винних осіб. Після проведення інвентаризації складають інвентарний опис, порівняльну відомість (за наявності відхилень від даних обліку), розрахунок природних втрат (за потреби), розрахунок по зарахуванню пересортуванню, пояснення матеріально-відповідальної особи за фактами нестач, лишків, псування, пересортування тощо, розрахунок матеріальної шкоди. Послідовність визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризаційного процесу схематично можна відобразити таким чином (рис. 3.1.).

Рис. 3.1. визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризації

Результати інвентаризації підлягають обліку. Синтетичний облік ведеться в журналах-ордерах 3 (за кредитом рахунка 375), 5-5А (за кредитом рахунків 947, 976, 991, 993, 992,84), 6 (за кредитом рахунків 716, 719, 746). Аналітичний облік результатів інвентаризації ведуть в розрізі витрат та доходів за видами діяльності, за об'єктами нестач та надлишків в регістрах довільної форми.

В бухгалтерському обліку для відображення результатів інвентаризації використовуються такі субрахунки, як 375, 716, 719, 84, 947, 991, 992, 993, 072, 976, 746.

На субрахунку 375 "Розрахунки за відшкодування завданих збитків" ведеться облік розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків в результаті недостач і втрат від псування запасів, недостач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця встановлено. Якщо встановлено , що нестачі та втрати виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом 5-ти днів після встановлення нестач і втрат підлягають передачі органам попереднього слідства, а на суму виявлених нестач і втрат подається цивільний позов.

Оцінювання нестачі матеріальних цінностей роблять згідно з порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення матеріальних цінностей, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 року № 116. Відповідно до названого Порядку розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення матеріальних цінностей визначається за їх балансовою вартістю (з вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче від 50% балансової вартості на момент встановлення такого факту, з урахуванням індексів інфляції, відповідного розміру податку на додану вартість та розміру акцизного збору за формулою:

Рзб = ((Бв - А) х Іі + ПДВ + Азб ) х 2),

де Рзб - розмір матеріального збитку;

Бв - балансова вартість об"єкта основних засобів;

А - амортизаційні відрахування;

Іі - індекс інфляції;

ПДВ - податок на додану вартість;

Азб - акцизний збір.

Розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) бланків цінних паперів та документів суворого обліку обчислюється із застосуванням коефіцієнта 5 - до номінальної вартості, зазначеної на бланках цінних паперів та документів суворого обліку, або до вартості документів суворого обліку, встановленої законодавством; 50 - до вартості придбання (виготовлення) бланків цінних паперів та документів суворого обліку, на яких не зазначена номінальна вартість яких не встановлена законодавством.

У разі розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, що підлягають списанню на видатки у міру відпуску їх у виробництво або експлуатацію та обліковуються лише в кількісному виразі. Розмір збитків визначається виходячи з ринкових цін на аналогічні матеріальні цінності, зменшених пропорційно фактичному зносу, але не нижче ніж 50 % ринкових цін.

Із стягнутих сум здійснюється відшкодування збитків завданих підприємству, а залишок коштів перераховується до Державного бюджету України.

На субрахунку 716 "Відшкодування раніше списаних активів" узагальнюється інформація про суми відшкодування підприємству вартості раніше списаних активів.

На субрахунку 719 "Інші доходи від операційної діяльності" узагальнюється інформація про інші доходи віл операційної діяльності, зокрема про доходи від операцій з тарою, від інвентаризації тощо.

На рахунку 84 "Інші операційні витрати" ведеться облік інших операційних витрат, що не відображаються на інших рахунках класу 8, серед яких витрати від знецінення запасів, їх псування, списання активів.

На субрахунку 947 "Недостачі і втрати від псування цінностей" ведеться облік недостач грошових коштів та інших активів, що виявлені в процесі заготовлення, переробки, збереження та реалізації, якщо на час встановлення недостачі винуватця не встановлено.

На субрахунку 991 "Втрати від стихійного лиха" ведеться облік втрат від стихійного лиха.

На субрахунку 992 "Втрати від техногенних катастроф і аварій" ведеться облік втрат, понесених підприємством в результаті техногенних катастроф і аварій, що сталися на підприємстві.

На субрахунку 993 "Інші надзвичайні витрати" ведеться облік втрат від інших надзвичайних подій.

На субрахунку 072 "Невідшкодовані втрати і нестачі від псування цінностей" відображається зменшення суми невідшкодованих недостач і втрат від псування запасів після встановлення конкретних винуватців з одночасними записами по дебету субрахунку 375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків" і кредиту субрахунку 716 "Відшкодування раніше списаних активів". На субрахунку 746 "Інші доходи від звичайної діяльності" узагальнюється інформація про інші доходи від звичайної діяльності, які не відображені на інших субрахунках 74 "Інші доходи", зокрема від списання кредиторської заборгованості, що не виникла в ході операційного циклу, по закінченню строку позовної давності, від вартості негативного гудвілу, яка визнається доходом, сума до оцінки об'єктів необоротних активів у випадках, передбачених положеннями бухгалтерського обліку. На субрахунку 976 "Списання необоротних активів" відображається залишкова вартість списання необоротних активів та витрати, пов'язані з їх ліквідацією (розбирання, демонтаж). Порядок відображення результатів інвентаризації на наведених субрахунках за різного роду випадків розглянемо детальніше (табл. 3.1).

Таблиця 3.1 Журнал господарських операцій виявлених лишків та нестач майна за різних обставин

Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
	Дебет	Кредит
Недостача виробничих запасів
1. Якщо винну особу не встановлено
Відображено суму недостачі у склад витрат звітного періоду	947 " Нестачі і втрати від псування цінностей"	Рахунки обліку запасів
Відображено на позабалансовому рахунку суму недостачі	072 "Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей"	-
2. Якщо винну особу встановлено
Відображено суму недостачі у складі витрат звітного періоду	947 "Нестачі і втрати від псування цінностей"	Рахунки обліку запасів
Сума, що підлягає відшкодуванню в розмірі фактичної недостачі	375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків"	716 "Відшкодування раніше списаних активів"
Відображено суму ПДВ, що підлягає сплаті до бюджету	719 "Інші доходи від операційної діяльності"	643 "Розрахунки за податками"
Отримано суму відшкодованих витрат	30 "Каса"	375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків"
Перераховано до бюджету різницю між сумою відшкодування і балансовою вартістю запасів, яких не вистачає	642 "Розрахунки за обов'язковими платежами"	311 "Поточні рахунки в національній валюті"
Недостача основних засобів
1. Якщо винну особу не встановлено
Відображено суму нестачі у складі витрат звітного періоду	947 "Нестачі і втрати від псування цінностей"	10 "Основні засоби"
Відображено на позабалансовому рахунку суму недостачі	072 "Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей"	-
2. Якщо винну особу встановлено
Відображено знос списаних основних засобів	131 "Знос основних засобів"	10 "Основні засоби"
Відображену залишкову вартість відсутніх основних засобів	947 "Нестачі і втрати від псування цінностей"	10 "Основні засоби"
Сума, що підлягає відшкодуванню в розмірі фактичної недостачі	375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків"	716"Відшкодування раніше списаних активів"
Сума до відшкодування, що дорівнює різниці між розміром матеріальної шкоди, розрахованої згідно з діючим законодавством та балансовою вартістю основних засобів	375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків"	716 "Відшкодування раніше списаних активів"
Нараховано суму, що підлягає сплаті до бюджету	716 "Відшкодування раніше списаних активів"	642 "Розрахунки за обов'язковими платежами"
Одержано суму відшкодування втрати	30,31 "Каса", "Поточні рахунки в національній валюті"	375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків"
Перераховано до бюджету належну суму	642 "Розрахунки за обов'язковими платежами"	311 "Поточні рахунки в національній валюті"
Недостача основних засобів внаслідок крадіжки (якщо винну особу не встановлено) та інших надзвичайних подій
Списано вартість основних засобів, втрачених внаслідок надзвичайних подій	99 "Надзвичайні витрати"	10 "Основні засоби"
Списано запаси, втрачені внаслідок надзвичайних подій	99 "Надзвичайні витрати"	Відповідні рахунки класу 2 "Запаси"
Отримано відходи від списання запасів, знищених внаслідок надзвичайних подій	209 "Інші матеріали"	75 "Надзвичайні доходи"
Лишки виробничих запасів
Оприбутковано запаси, раніше не обліковані на балансі	Рахунки обліку запасів	719 "Інші доходи від операційної діяльності"

Результати проведених інвентаризацій безпосереднього відображення у фінансовій звітності не мають. Проте суми матеріальної шкоди, що підлягають відшкодуванню винними особами, відображаються у складі іншої дебіторської заборгованості в балансі підприємства.

В табл. 3.2 наведені основні статті звітності, в яких відображаються результати інвентаризації.

Таблиця 3.2 Відображення результатів інвентаризації у звітності

Форма звітності	Назви статей
Баланс (ф. №1)	Інша поточна дебіторська заборгованість
Звіт про фінансові результати (ф № 2)	- інші операційні доходи; - витрати на збут (в торгівельних організаціях);
	- інші операційні витрати; - інші витрати; - надзвичайні витрати
Звіт про рух грошових коштів (Ф3)	- як зменшення(збільшення оборотних активів; - як рух коштів від надзвичайної діяльності;
Звіт про власний капітал (ф4)	Інших змін в капіталі: списання невідшкодованих збитків; Безкоштовно отриманих активів;

Таким чином, інвентаризація майна і фінансових зобов'язань проводиться з метою забезпечення достовірності бухгалтерського обліку і фінансової звітності на підприємствах, що є необхідним для будь-якого господарюючого суб'єкта і диктується сучасними умовами господарювання.

РОЗДІЛ 4. ОСОБЛИВОСТІ ВІДОБРАЖЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ АКТИВІВ І ЗОБОВ'ЯЗАНЬ ПІДПРИЄМСТВА В УМОВАХ ФУНКЦІОНУВАННЯ АРМ БУХГАЛТЕРА

Особливістю практики проведення інвентаризації активів і витрат є те, що перевірка в натурі товарно-матеріальних цінностей заснована на застосуванні ручної праці. Виконання великого обсягу робіт при знятті фактичних залишків з об'єктів майна є трудомісткою ділянкою, тому що необхідно перевірити десятки і сотні тисяч одиниць елементів об'єкту, їх якість і ціну, провести таксування і підрахунки підсумків я інвентаризаційних описах. Даний вид робіт призводить до втоми членів комісії і матеріально відповідальних осіб, а також до помилок і розрахунків. Часто це використовується нечесними матеріально відповідальними особами для приховування нестач і розкрадань. В окремих випадках намагання скоротити строки інвентаризації при ручному способі її оформлення і обробки призводить до неякісного та несвоєчасного її проведення, і, відповідно, до не виявлення фактів розкрадань та зловживань. У зв'язку з цим в процесі інвентаризації постає проблема використання обчислювальної техніки і комп'ютерних програм.

При комп'ютеризації бухгалтерського обліку інвентаризація майна та фінансових зобов'язань зберігає свій зміст, хоча комп'ютеризація вносить певні зміни, як до порядку облікового контролю, так і до проведення інвентаризації.

Варто виділити два основні варіанти комп'ютеризації обліку.

При першому варіанті комп'ютеризації підлягають окремі ділянки облікової роботи. Підприємство обладнують набором автоматизованих робочих місць (АРМ), кожне з яких призначене для вирішення певного облікового завдання, АРМ здійснюють автономну обробку інформації без використання інформації з інших АРМ. Інформаційні зв'язки між автономними АРМ, що надає можливість навмисних викривлень, зловживань. Отже, необхідний додатковий контроль та дублювання інформації, що забезпечується організаційними методами.

За другим варіантом відбувається системна комп'ютеризація обліку, яка передбачає об'єднання АРМ в єдину комп'ютерну мережу. В цьому випадку весь обсяг інформації в мережі стає доступним всім користувачам. Тому під час системної комп'ютеризації розрив будь-якого інформаційного ланцюга сигналізує про аварію та локалізує її джерело. Крім того, стає можливою безпосередня коаліція (порівняння) облікових даних, В умовах системного комп'ютерного обліку підвищується інтеграція процесів контролю, що дозволяє забезпечити взаємозв'язок об'єктів контролю при перевірці господарських операцій і процесів.

Штриховий код - це особлива система кодування символьної інформації про товари або інші товарно-матеріальні цінності у вигляді послідовності темних та світлих смут, яка може бути прочитана автоматичним цифровим пристроєм.

Штрихове кодування базується на наступних елементах: штриховому коді; апаратних його нанесення і зчитування: автоматизованої системи розпізнавання товару по коду; комп'ютерної системи бухгалтерського обліку, що здатна працювати із кодованою інформацією.

Штрихове кодування є домінуючою технологією автоматичної ідентифікації, а символ штрихового коду - найбільш важливим компонентом цієї технології. Він є основою даних для автоматичної обробки.

При здійснені ідентифікації елементів об'єкту інвентаризації 95% часу витрачається на перевірку його комплектності, цілісності упаковки тощо. Можливості комп'ютерів дозволяють забезпечити порівняння фактичних залишків товарів з обліковими даними на підставі введеної в машину інформації про облікові і фактичні залишки товарів. При введені такої інформації на цій стадії виключаються показники ціни і вартості. Такі показники вводяться на кінцевій стадії інвентаризаційного процесу - виведення результатів інвентаризації, з метою виявлення нестач, надлишків, їх пересортування, природного убутку і остаточного визначення кінцевих результатів інвентаризації. При цьому використовується постійна картотека цін на товари, де кожному номенклатурному номеру (номеру по прейскуранту, артикулу), сорту товару відповідає прейскурантна роздрібна ціна.

Методика проведення інвентаризації активів і зобов'язань за допомогою комп'ютерної техніки може бути представлена у вигляді наступної схеми (рис. 4.1).

Отже, можна майже повністю комп'ютеризувати процес проведення інвентаризації товарів, тобто штучних предметів, на яких можна поставити штрих коди. Таке проведення інвентаризації розв'язує відразу декілька проблемних питань, а саме дотримання об'єктивності, точності результат», термін проведення, зменшення обсягу трудових затрат. Недоліком проведення інвентаризації шляхом сканування штрих-кодів є те, що сканер не може визначити повторно просканований один і той же товар.

Рис. 4.1. Комп'ютеризований сегмент інвентаризаційного процесу

Автоматизований контроль при обліку наявності ТМЦ повинен забезпечувати можливість занесення описів фактичної кількості товару на ту дату, коли було закінчено "зняття залишків" з урахуванням руху (надходження) і відпуску під час проведення інвентаризації. Відомість про нестачі і лишки повинна формуватись автоматично і будуватись на підставі порівняльних відомостей.

Заслуговує на увагу спосіб автоматизації інвентаризації товарів методом "стандартних партій". Такий метод інвентаризації товарів може використовуватись в тому випадку, якщо товар був затарен в мірну тару з маркуванням або пломбами постачальника. За даних умов товар не потрібно важити і поштучно перераховувати. Попереднє затарювання певних товарів в мірну тару дозволяє значно скоротити строки інвентаризації.

Однак при цьому все ж таки потрібно втручання інвентаризаційної комісії в цей процес механізації з тим, щоб визначити, по-перше, цілісність упаковки і, по-друге, вміст упаковки (етан, якість затареного товару), В цьому випадку проводиться часткове (вибіркове) перерахування товарів при огляді тари, що дозволяє скоротити затрати часу на підрахунок в 2,5 рази порівняно з інвентаризацією цінностей звичайним шляхом.

Практика показує, що можна автоматизувати не тільки обробку інвентаризаційних матеріалів, але і весь процес проведення інвентаризації і порівняння її даних з обліковими.

Існує багато сучасних комп'ютерних програм щодо проведення інвентаризації.

Широкі можливості для створення різних комплектів алгоритмів під кожну облікову модель мають "1С: Бухгалтерія 7.5", "1С; Бухгалтерія 7/7". Інвентаризація здійснюється на підставі документа "Порівняльна відомість". Вибір одиниць об'єкту інвентаризації може здійснюватись або шляхом вибору їх з каталогу, складеного на всі одиниці об'єкту, або по штриховому коду за допомогою пристрою для зчитування штрихових кодів.

В умовах застосування комп'ютерної техніки і програм бухгалтерського обліку, таких як "1С: Бухгалтерія 7.5", є можливість побудувати структуру аналітичного обліку по субрахунку „Недостачі з втрати товарів", яка дозволить мати будь-яку інформацію для потреб управління.

Аналітичний облік по рахунку „Недостачі і втрати від псування цінностей" будується в п'яти незалежних розрізах.

Кожен з цих розрізів аналітики прикріплюють до рахунку „Недостачі і втрати від псування цінностей" в програмі "1С Бухгалтерія 7.5".

Далі при введенні господарської операції користувач програми послідовно вводить всі ознаки аналітичного обліку. За такою схемою не потрібно вести складну ієрархічну структуру аналітичного обліку, а звіти можна отримувати в будь-якому групуванні по трьох з п'яти розрізів,

Після завершення попередньої процедури система автоматично підраховує залишок, що повинен знаходитись на даному складі по документах. Далі оператор повинен ввести реальний залишок товару, визначений шляхом підрахунку його кількості. Якщо реальна кількість товару більше кількості, що зазначається в документах, то оператор також повинен ввести також собівартість лишків в закупівельних цінах.

Можливості програмних продуктів що комп'ютеризують обліковий процес при проведенні інвентаризації є досить обмеженими, їх функції дозволяють лише прискорити інвентаризаційний процес. На сьогодні не існує жодної комп'ютерної програми, яка б без втручання людини була в змозі визначити стан підконтрольного об'єкту.

Отже, завдяки розвитку обліку в цілому і його технічної бази, методика і техніка проведення інвентаризації постійно удосконалюється. Зокрема, використання сучасної комп'ютерної техніки та впровадження АРМ дозволяє підвищити оперативність обліку, виключає несанкціонований доступ до облікових даних, підвищує контрольність та аналітичність облікової інформації і знижує обсяг та частоту проведення інвентаризації.

ВИСНОВКИ

Розглянутий матеріал стосовно інвентаризації, її методологічних аспектів, як безальтернативного засобу підтвердження наявності реальних активів та зобов'язань дозволяють сформулювати наступні висновки.

1. На сучасному етапі розвитку ринкових відносин необхідність проведення інвентаризації для господарюючих суб'єктів не зникла, а, навпаки, суттєво зросла. Інвентаризація сьогодні - це організаційна форма контролю, яка використовується для виявлення та оцінки фактичного майнового стану підприємства, підвищення ефективності використання ним ресурсів, контролю за роботою матеріально відповідальних осіб, а також виявлення порушень в організації обліку активів і зобов'язань, причин, які зумовлюють відхилення від облікових даних, і встановлення винних осіб.

2. В системі бухгалтерського обліку інвентаризація є обов'язковим, важливим, суттєвим і необхідним елементом його методу. Інвентаризації як елементу методу обліку властива певна самостійність і незалежність від інших елементів. В обліковому циклі інвентаризація передує балансу і звітності.

3. В сучасних умовах господарювання мета інвентаризації полягає у виявленні фактичної наявності і стану об'єкту, що перевіряється, виявленні відхилень від нормативних, планових, облікових та інших даних, у відповідності до яких вони можуть функціонувати, та їх нормативно-правовому регулюванні. Досягти мети та розв'язати завдання, що поставлені перед Інвентаризацією, можливо лише при належному рівні її організаційного, технічного, економічного та обліково-аналітичного забезпечення.

4. В господарській діяльності окремого підприємства об'єктами інвентаризації виступають об'єкти бухгалтерського обліку і господарського контролю, які мають кількісний вираз та вартісну оцінку, а фактичну наявність і стан можна визначити органолептичними прийомами та шляхом перевірки або підтвердження сальдо. До таких об'єктів слід відносити оборотні і необоротні активи, а також зобов'язання.

5. Інвентаризаційний процес як безальтернативний засіб пізнання фактичного стану передбачає наявність об'єкту і суб'єкту. В якості суб'єктів виступають носії прав та обов'язків - державні інститути, структури та підрозділи, що згідно з чинним законодавством мають право на здійснення контролю фінансово-господарської діяльності, а також власники та керівники підприємств. Суб'єкт інвентаризаційного процесу делегує свої повноваження інвентаризаційній комісії, яка по відношенню до суб'єкта є виконавчим органом.

6. При проведені інвентаризації слід дотримуватись наступних її принципів: раптовості, всебічності, повноти охоплення об'єктів, гласності, ефективності, оперативності, економності, об'єктивності, точності, своєчасності і плановості, співставленості, безперервності, а також організаційно-правових.

7. Виділення в інвентаризаційному процесі таких стадій, як організаційна, підготовча, технологічна і результативна дозволяє представити інвентаризаційний процес у вигляді алгоритму, що суттєво спрощує роботу інвентаризаційної комісії.

8. Результати інвентаризації щодо фактичної наявності та стану об'єктів повинні оформлюватись лише інвентаризаційними описами, які в обліковому і в контрольному процесах, виконують фіксаційну та інформаційну функції.

Результати перевірки залишків і дані бухгалтерського обліку проводяться лише в порівняльних відомостях - найважливіших заключних документах, які складаються на результативній стадії інвентаризаційного процесу.

9. Порядок регулювання інвентаризаційних різниць залежить від характеру та причин виявлених лишків, недостач, втрат та фактів псування майна.

10. Визначити ефективність інвентаризації пропонується за допомогою показників, що характеризують своєчасність і якість визначення фактичних залишків майна та відшкодування виявленого збитку, а саме: коефіцієнт якості інвентаризацій, коефіцієнт своєчасності першого та другого порядку, показник виконання плану, показник середнього рівня виявлених недоліків, абсолютний приріст сум виявлених нестач, втрат від псування, розкрадання та коефіцієнт відшкодованого збитку.

12. Комп'ютеризація вносить певні зміни в хід інвентаризаційного процесу. Використання комп'ютерних програм при проведені інвентаризації активів і зобов'язань, як правило скорочує на 40-50% терміни її проведення, усуває ймовірність помилок у номенклатурних номерах, цінах та інших реквізитах і запобігає фактам викривлення результатів інвентаризації. Найбільший ефект тут досягається при використанні засобів нанесення і зчитування штрихових кодів.

13. Покращення аналітичності обліку недостач і втрат є актуальним в умовах комп'ютеризації бухгалтерського обліку. На базі функціональних можливостей комп'ютерної програми „1С: Бухгалтерія 7.5" пропонується структура аналітичного обліку по рахунку „Недостачі і втрати від псування цінностей".

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Про Бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні: Закон України від 16 липня 1999 р. № 996-ХІV// Все про бухгалтерський облік. - 2006. - №27.

2. Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням, нестачею або втратою дорогоцінних каменів і валютних цінностей: Закон України № 217 / 95-ВР від 06.06.1995 р.// Галицькі контракти. - 2006. - №6.

3. Про затвердження порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення матеріальних цінностей: Постанова Кабінету Міністрів України №116 від 22.01.1196 р.// Галицькі контракти. - 2006. - №6.

4. Інструкція про порядок проведення інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків: Затверджена наказом Міністерства фінансів України №69 від 11.08.1994р.// Все про бухгалтерський облік. - 2003. - №126.

5. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 7 "Основні засоби" Затверджено наказом Міністерства фінансів України від 27 квітня 2000, № 92// Все про бухгалтерський облік. - 2006. - № 112.

6. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 "Запаси" Затверджено наказом Міністерства фінансів України від 20 жовтня 1999, № 246 // Все про бухгалтерський облік. - 2006. - № 112.

7. Боярко Н. С. Розпочато період проведення річної інвентаризації // Бухгалтерія. - 2006. - № 24. - С. 2-8.

8. Бутинець Ф.Ф., Виговська Н.Г., Малюга Н.М. Контроль і ревізія: Підручник для студентів спеціальності "Облік і аудит". - Житомир: ПП "Рута" , 2004. - 544 с.

9. Бухгалтерський облік/ За ред. М.Г. Гайдай. - К., 2003. - 202 с.

10. Васюта-Беркут О.І. Теорія бухгалтерського обліку. - К.: МАУП, 2001. - 176 с.

11. Голов С.Ф. Бухгалтерський облік та фінансова звітність в Україні: Навчально-практичний посібник. - Дніпропетровськ: ТОВ "Баланс-клуб", 2004. - 768 с.

12. Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. посібник/ За ред. М.В. Кужельного. - К.: А.С.К., 2002. - 266 с.

13. Деречин В.В., Кізім М.М. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. посібник. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 352с.

14. Дерій В.С. Ревізія та інвентаризація - найважливіші елементи методу економічного контролю// Бухгалтерія в сільському господарстві. - 2006. - № 20. - С. 7-9.

15. Инвентаризация активов и обязательств// Баланс. Библиотека бухгалтера. - 2000. - № 17. - С. 103 -109.

16. Калюга О. Інвентаризація// Вісник податкової служби. - 2003. - № 37. - С. 38-47.

17. Коли і як проводять інвентаризацію// Все про бухгалтерський облік. - 2004. - № 112. - С. 45-54.

18. Лень В.С., Гливенко В.В. Бухгалтерський облік у галузях економіки: Навч. посібник. - К.: Знання - Прес, 2005. - 492 с.

19. Мельничук Г. Інвентаризація запасів// Школа бухгалтера. - 2007. - №1. - С. 34-37.

20. Пархоменко В. Інвентаризація як інструмент достовірності фінансової звітності// Бухгалтерський облік і аудит. - 2005. - № 1. - С. 12-20.

21. Порядок проведения инвентаризации обязательств и расчетов// Бизнес. - 2000. - №43 (406). - С. 30-96.

22. Церетелі Л. Інвентаризація// Вісник податкової служби України. - 20003. - № 37. - С. 45-50.

23. Чудовець В.В. Виділення етапів інвентаризаційного процесу, як важлива передумова створення ефективної методики проведення інвентаризації// Формування ринкових відносин в Україні. - 2005. - № 11. - С. 92-97.

Размещено на Allbest