Документоведение и документационное обеспечение управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное

учреждение высшего образования

«КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Институт цифровых технологий и экономики

Кафедра «Менеджмент»

ОТЧЕТ

по преддипломной практике

Документоведение и документационное обеспечение управления

направления подготовки - Документоведение и архивоведение

Курбангалеевой Дианы Радиковны

обучающейся в группе ДВУ-1-15 по образовательной программе

Руководитель практики

_____________________ Бурганова Т.А.

Оценка при защите отчета:

______________________________

Казань, 2019 г.

Введение

В соответствии с учебной программы в период с 26.04.2019 по 11.05.2019 мною была пройдена преддипломная практика в ГБУ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН», в отделе исполнения запросов социально-правового характера в Государственном архиве РТ.

Целью практики является обобщение и систематизация теоретических знаний, полученных при изучении специальных дисциплин, приобретение первоначального практического опыта, практическое развитие профессиональных навыков и компетенций.

Задачи практики:

1. Изучение структуры организации;

2. Изучение нормативно-методической документации;

3. Изучение системы организации работы с документами;

4. Исследование электронного документооборота организации;

5. Изучение технических средств управления.

Первые архивы как самостоятельные структурные подразделения, хранящие документы организаций, появились в Казани с учреждением органов губернского управления и присутственных мест. В конце ХVIII - начале XX вв. крупные архивы сформировались в канцелярии казанского губернатора, губернском правлении, жандармском управлении, казенной палате, дворянском собрании, городской думе, татарской ратуше, Казанской духовной консистории, в научных и учебных центрах Казани: университете, духовной академии, Татарской учительской школе, ветеринарном институте. Сохранившиеся исторические источники ранних периодов находились в монастырских, частных архивах и в рукописных отделах библиотек Казанского университета и Казанской духовной академии.

В ноябре 1916 г. была образована Казанская губернская ученая архивная комиссия, которая намеревалась принимать архивные документы губернских, уездных, земских и городских учреждений, собирать личные архивы. Однако эти замыслы не были реализованы. После Октября 1917 г., до декрета СНК РСФСР от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», обязанности по сохранению архивов упраздненных губернских учреждений принял на себя Северо-Восточный археологический и этнографический институт. Институту удалось спасти и сохранить архивы важнейших губернских учреждений, эти фонды впоследствии составили основу Казанского губернского архивного фонда. 24 октября 1918 г. право Института охранять и собирать архивы было закреплено удостоверением Казанского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов, а 15 ноября Главархив РСФСР подтвердил статус Северо-Восточного археологического и этнографического института как организации, представляющей Главархив РСФСР в Казанской губернии.

В соответствии с декретом от 1 июня 1918 г. в Казанской губернии была введена должность уполномоченного Главного управления архивным делом РСФСР, на которую 6 февраля 1919 г. был назначен профессор Казанского университета И. А. Стратонов. При уполномоченном была создана комиссия по охране архивов и образован непосредственно ему подчиненный Казанский губернский архивный фонд (Казанский губархив). В связи с образованием Татарской АССР, в конце 1920 г. Казанский губархив был преобразован в Центральный архив ТАССР (Татцентрархив) с подчинением Наркомпросу, заведование всеми архивами Татреспублики было возложено на уполномоченного Главного управления архивным делом РСФСР. В мае того же года все архивное дело в пределах Татреспублики было объединено в руках Центрального Татарского архивного управления (далее - управление Татцентрархива). В начале 1921 г. к Татцентрархиву было присоединено республиканское бюро Комиссии для собирания и изучения материалов по истории Октябрьской революции и истории РКП (б) (Истпарта), образованное в октябре 1920 г. как Казанская подкомиссия Истпарта. Однако уже к концу года произошло разделение Татцентрархива и бюро, последнее вошло в состав Татарского обкома ВКП (б) на правах отдела. В начале мая 1922 г. Татцентрархив перешел в непосредственное ведение Татсовнаркома. документоведение электронный управление

Начиная с 1923 г. вводятся должности архивариусов при кантисполкомах и создаются кантонные архивы. Первые «кантональные архивохранилища» появились в Буинске, Елабуге, Спасске, в 1925 г. архивы были созданы уже во всех 12 кантонах республики. С 1927 г., в связи с делением территории ТАССР на районы, сеть архивных учреждений претерпела изменения. К октябрю 1927 г. были созданы первые районные архивы - Лаишевский и Свияжский, однако в целом состояние архивов на местах несколько ухудшилось. В 1933 г. числилось 44 райархива (штатные архивариусы имелись лишь в шести из них), к середине 1936 г. архивы имели только 40 из существующих тогда 60 районов. Положение выправилось лишь к концу 1940 г. - райархивы были созданы в 63 районах из имеющихся 64.

В 1929 г. управления центрархивов автономных республик были преобразованы в центральные архивные управления, при них были созданы национальные отделы. К этому времени в составе Татцентрархива находились также секретный архив, созданный в 1928 г. на базе политсекции, архивно-справочная библиотека и печатный отдел, который в 1929 г. стал пополняться и фотодокументами. В мае 1929 г. произошло немаловажное для развития архивного дела в республике событие: решением секретариата Татарского обкома ВКП(б) при Истпартотделе был образован партийный архив - один из 26 филиалов Единого партархива по всей стране.

В 1935 г. окончательно обрели статус самостоятельных структурных единиц Исторический архив (с дореволюционными фондами Татцентрархива) и Архив Октябрьской революции (с советскими фондами), разделяемые по указанным признакам с конца 1927 г. С образованием республиканских архивов претерпела изменения и структура Центрального архивного управления ТАССР, здесь создается отдел по руководству республиканскими архивами, архивами действующих учреждений и районными архивами.

Серьезными изменениями для государственных архивов ТАССР был ознаменован 1939 г.: районные архивы и Центральное архивное управление ТАССР с подведомственными ему архивами были переданы в ведение НКВД ТАССР. В конце того же года в связи с ликвидацией Истпартотдела партархив перешел в ведение Татарского обкома ВКП(б). Во втором полугодии 1941 г. на базе Исторического архива и Архива Октябрьской революции был создан Центральный государственный архив ТАССР, в 1942 г. Архивный отдел НКВД ТАССР переименован в Отдел государственных архивов НКВД (с 1946 г. - Архивный отдел МВД) ТАССР. В 1953 г. партийный архив был переподчинен Институту истории партии при Татарском обкоме КПСС. В 1960 г. партархив вновь перешел в непосредственное ведение Татарского обкома КПСС. В связи с изменением в 1960 г. ведомственного и правового положения Главного архивного управления МВД СССР (оно было передано в непосредственное подчинение Совету Министров СССР) 22 января 1962 г. на базе Архивного отдела МВД ТАССР был образован Архивный отдел при Совете Министров ТАССР.

Существенные изменения в структуре государственных архивов в ТАССР произошли в 1963 г. К марту, помимо Центрального госархива ТАССР и Казанского городского госархива, в связи с укрупнением районов в республике осталось 5 городских и 17 районных госархивов (вместо имевшихся 45). В июле в Альметьевске на базе документов Альметьевского, Бугульминского, Лениногорского городских и районных госархивов был создан филиал Центрального государственного архива ТАССР. Его создание обуславливалось необходимостью концентрации документов нефтяных районов ТАССР в целях использования их в интересах развития нефтяной промышленности республики. В сентябре была образована хозрасчетная группа Архивного отдела при Совете Министров ТАССР по обработке документов в учреждениях, организациях и предприятиях ТАССР. Укрупнения государственных архивов продолжились в 1965 г.: в феврале зона комплектования филиала Центрального государственного архива ТАССР была расширена за счет Азнакаевского, Бавлинского и Черемшанского районов, а Елабужский, Зеленодольский, Челнинский и Чистопольский районные госархивы были объединены с соответствующими городскими госархивами; в июле Казанский городской госархив был объединен с Центральным государственным архивом ТАССР.

20 августа 1980 г. Архивный отдел при Совете Министров ТАССР был реорганизован в Архивное управление при Совете Министров ТАССР. В сеть Архивного управления входили: Центральный государственный архив ТАССР, его филиал в г. Альметьевске, отдел комплектования и экспертизы ценности документов (содержащийся за счет специальных внебюджетных средств), 6 городских и 25 районных государственных архивов. К 1988 г. количество последних увеличилось за счет создания в 1983-1987 гг. райгосархивов во вновь образованных Менделеевском и Новошешминском районах, а также воссоздания Азнакаевского и Черемшанского райгосархивов.

В начале 1990-х гг. изменения статуса государства, его политической основы и экономических устоев кардинально отразились на деятельности архивов. Указы Президента Российской Федерации от 6 ноября 1991 г. «О деятельности КПСС и КП РСФСР», от 24 августа 1991 г. «Об архивах Комитета государственной безопасности СССР» положили начало всем реформам в архивной сфере, в том числе и в Республике Татарстан. 10 ноября 1991 г. в системе Архивного управления при Кабинете Министров ТССР на базе партийного архива Татарского рескома КПСС был создан Центр хранения и изучения документов новейшей истории Татарстана, в 1992 г. ему были переданы фильтрационно-проверочные и архивно-следственные дела из архива КГБ Республики Татарстан.

С 28 июня 1993 г. городские и районные архивы были преобразованы в архивные отделы администраций городов и районов. В сентябре 1993 г. в Казани был создан межведомственный архив по личному составу, подобные архивы позже организовались в Елабуге и Чистополе. 26 декабря 1994 г. был создан Центр хранения документов по личному составу Республики Татарстан, на который были возложены задачи по приему, хранению и использованию документов по личному составу реорганизованных и ликвидированных министерств, государственных комитетов, ведомств, предприятий, организаций, колхозов, совхозов и иных организационных структур, независимо от формы собственности. 30 марта 1999 г. Центр был переименован в Государственный архив документов по личному составу Республики Татарстан.

7 марта 1996 г. Архивное управление преобразуется в Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан. Вносятся изменения и в сеть архивных учреждений республики - Центральный государственный архив Республики Татарстан преобразуется в Национальный архив Республики Татарстан, Центр хранения и изучения документов новейшей истории Татарстана - в Центральный государственный архив историко-политической документации Республики Татарстан, филиал Центрального государственного архива Республики Татарстан в г. Альметьевске - в Центр документации истории нефтяной и газовой промышленности Республики Татарстан.

13 июня 1996 г. был принят Закон Республики Татарстан «Об Архивном фонде Республики Татарстан и архивах». Закон (в июле 2006 г. в него, в соответствии со вступившим в силу 27 октября 2004 г. федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», были внесены изменения и дополнения) стал основным правовым документом, регламентирующим вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Республики Татарстан и управления архивами.

В августе 1999 г. был ликвидирован Центр документации истории нефтяной и газовой промышленности Республики Татарстан, содержание которого стало нерентабельным. 31 декабря того же года, учитывая значимость сохранения аудиовизуальной документации как носителя уникальной информации, был создан Центральный государственный архив аудиовизуальных документов Республики Татарстан.

В 2000 г. в сеть архивных учреждений Татарстана входили Национальный архив Республики Татарстан, Центральный государственный архив историко-политической документации Республики Татарстан, Государственный архив документов по личному составу Республики Татарстан, Центральный государственный архив аудиовизуальных документов Республики Татарстан, 44 архивных отдела администраций городов и районов республики (их количество возросло за счет создания в 1991-1998 гг. отделов во вновь образованных Атнинском, Кайбицком, Тюлячинском и Ютазинском районах, а также в Бавлинском районе и городах Бугульма и Лениногорск, входящих ранее в зону обслуживания ликвидированного Центра хранения документации нефтяной и газовой промышленности Республики Татарстан; архивный отдел был создан и в Тукаевском районе), межведомственные архивы по личному составу администраций г. Казани, Чистопольского района и г. Чистополь, Елабужского района и г. Елабуга, а также государственное предприятие «Архивист» (с 2004 г. ООО «Архивист»), занимающееся упорядочением документов организаций.

Изменения в сети архивных учреждений Татарстана продолжились и в новом тысячелетии. В апреле 2004 г. статус самостоятельного структурного подразделения Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан получила редакция журнала «Гасырлар авазы - Эхо веков». С 1 января 2006 г., со вступлением в силу закона «О местном самоуправлении в Республике Татарстан», архивные отделы в городах и районах республики были выведены из системы государственной архивной службы, на их основе были созданы архивные отделы исполкомов муниципальных районов и городских округов. Муниципальный архив был создан и в Казани. В январе 2007 г. в ведение Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан была передана Книжная палата Республики Татарстан, которая в марте того же года была переименована в Государственный архив печати Республики Татарстан. В 2007 г. создан муниципальный архив по личному составу г. Набережные Челны. 31 мая 2016 года Указом Президента Республики Татарстан Р. Н. Минниханова № УП-491 Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан преобразовано в Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу. с целью формирования единой политики в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Республики Татарстан постановлением Кабинета Министров Республики Татарстан от 22 июля 2016 года № 497 создано государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Республики Татарстан». В состав Государственного архива Республики Татарстан вошли Национальный архив Республики Татарстан, Центральный государственный архив историко-политической документации Республики Татарстан, Центральный государственный архив аудиовизуальных документов Республики Татарстан, Государственный архив документов по личному составу Республики Татарстан, Государственный архив печати Республики Татарстан и редакция научно-документального журнала «Гасырлар авазы - Эхо веков».

Важное место в деятельности архивной службы Татарстана занимает научно-публикаторская работа. За свою историю архивисты республики самостоятельно или в сотрудничестве с научными учреждениями и вузами подготовили и выпустили в свет более 100 справочных, научных и научно-популярных изданий - путеводителей и справочников по фондам архивов, сборников документов и материалов, исследований. С 1995 г. начал выходить научно-документальный журнал «Гасырлар авазы - Эхо веков» - периодическое издание Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан, - являющийся преемником республиканского архивного периодического издания середины 20 - начала 30-х годов ХХ в. «Записки Центрального архива ТССР» (с 1928 г. - «Бюллетень Центрального архивного управления ТР»).

На 1 января 2017 г. в государственных и муниципальных архивах Республики Татарстан хранится 7,3 млн единиц хранения с XII века по настоящее время. Архивной службой республики ведется планомерная работа по хранению, комплектованию, учету, введению в научный и общественный оборот документов Архивного фонда Республики Татарстан, усилению взаимодействия архивистов с научными и общественными организациями, развитию международных и межрегиональных связей, разработке

1. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база деятельности отдела исполнения запросов социально-правового характера в Государственном архиве РТ.

Отдел исполнения запросов социально-правового характера в Государственном архиве РТ и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

1) положения о структурном подразделении;

2) должностных инструкций;

Нормативную базу делопроизводства отдела исполнения запросов социально-правового характера в Государственном архиве РТ составляют:

* законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

* указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере архивоведения и документоведения;

* нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

* технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

* общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

* унифицированные системы документации;

* нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами:

1. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:

1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

2) применении информационных технологий;

3) обеспечении защиты информации.

Данный закон устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц и государства, и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:

* Порядок документирования информации;

* Право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов;

* Документы и массивы документов в информационных системах; Категории информации по уровням доступа к ней;

* Порядок правовой защиты информации.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами предусмотренные законодательством РФ, в том числе имеет право назначать лицо, осуществляющего хозяйственное введение информации ресурсами или оперативное управление ими; устанавливает в пределах своей компетенции режим и правила обработки и защиты информационных ресурсов и доступа к ним; определить условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

3. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами (далее - государственные органы), органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными органами (далее - муниципальные органы), юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.

В отделе по исполнению социально-правовых запросов введена в действие должностная инструкция ведущего архивиста, в которой прописано, что в должностные обязанности ведущего архивиста отдела входит работа с техническими средствами управления. Это способствует экономии времени руководителя, ускорению документооборота и повышению оперативности принятия решений.

Структура должностной инструкции следующая:

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Заключительные положения

Заключение

В результате прохождения практики было выполнено индивидуальное задание. Был собран и изучен материал для формирования выпускной квалификационной работы. Проведен анализ нормативно-методической документации отдела исполнения запросов социально-правового характера в Государственном архиве РТ. Исследованы технические средства управления. Рассмотрено документационное обеспечение управления отдела исполнения запросов социально-правового характера в Государственном архиве РТ.

В результате прохождения практики были сформированы следующие компетенции:

-способность к самоорганизации и самообразованию (ОК-7);

-способность использовать теоретические знания и методы исследования на практике (ОПК-1)(Составление и оформление документов кафедры);

-способность применять научные методы при исследовании объектов профессиональной деятельности (ПК-1);

--способность самостоятельно работать с различными источниками информации (ПК-4) (изучение нормативно-методической базы кафедры);

способность разрабатывать локальные нормативные акты и нормативно-методические документы по ведению информационно-документационного обеспечения управления и архивного дела (ПК-31) (Составление организационных документов кафедры);

-владение законодательной и нормативно-методической базой информационно-документационного обеспечения управления и архивного дела (Изучение нормативно-методической базы кафедры) ;

-способность ориентироваться в правовой базе смежных областей (ПК-32).

Список использованных источников и литературы

1. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных» [электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.ispdn.ru/law/748/

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» принят Государственной Думой 27 июля 2006г.- Собрание законодательства РФ. 2006.№8.Ст.609.

3. Сайт ГБУ «Государственный Архив РТ» [электронный ресурс]. Режим доступа: http://arhiv.tatarstan.ru/rus/doc.htm

Размещено на Allbest.ru