Призначення та класифікація документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ПРИЗНАЧЕННЯ ТА КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Зміст

Вступ

Розділ 1. Призначення та класифікація документів

1.1 Значення документа

1.2 Функції та значення документа в управлінні

Розділ 2. Загальні поняття про класифікації документів

2.1 Основні положення класифікації документів

2.2 Вимоги до документних класифікацій

2.3 Предметизація документів

2.4 Систематизація документів

2.5 Індексація

Висновки

Список використаної літератури

 Вступ

систематизація індексація документ

У наш час актуальною є проблема пристосування різноманітних документних класифікацій, що використовуються в Україні, до потреб установ нашої країни. Відповідні методичні центри налагоджують зв'язки з міжнародними організаціями, здійснюють видання національних варіантів систем класифікацій, намагаються організувати методичну допомогу низовим установам щодо впровадження їх. Певні кроки в цьому напрямі зробила Книжкова палата України, Національна парламентська бібліотека України та інші установи.

Розробка загальної класифікації документів є одною з ключових, але недостатньо розробленою теоретичних напрямків документознавства. В останні роки в розробку цієї проблеми значний внесок зробили роботи С.Г.Кулешова, Ю.Н. Столярова й Г.Н.Швецовой_Водки.

Метою роботи є вивчення функцій та класифікацій документів, види документ них класифікацій.

Завдання роботи є дослідити обґрунтувати та систематизувати класифікацію документів, вивчити функції документів.

Методом дослідження є вивчення робіт вчених які займалися даною проблемою, науковий пошук матеріалів щодо даною теми.

Предметом дослідження роботи є визначення класифікації та функцій документів, а об'єктом роботи є класифікація документів та функції документів. Вона є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, установити розходження між видами документів, які виділяються за різними ознаками. Правильно складена комплексна класифікація відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якій їхній кількості, є основою для їхнього впорядкування в документних системах. Вона має важливе значення для теорії документознавства й практичної документно-комунікаційної діяльності.

Сутність класифікації документів складається з диференціації об'єктів вивчення за певними ознаками.

Класифікація широко використовується в науковій і практичній діяльності людей. Це метод дослідження, який дає змогу впорядкувати явища, предмети і тим самим полегшує процес їх вивчення, допомагає розкрити внутрішні закономірності об'єктивного світу. Кожна наука розробляє класифікацію об'єктів свого вивчення, без чого неможливе узагальнення закономірностей їх розвитку.

Важливе значення має класифікація у бібліотечній, бібліографічній, видавничій, архівній, книготорговельній, науково-інформаційній та інших видах діяльності. Об'єктом класифікації в названих галузях виступають документи, тому класифікації називаються документними.

Під час написання курсової роботи були використані праці з обраної теми як українських вчених (Кушнаренко Н.М., Шведова-Водка В.М. та інші), так і російських науковців (Гринина Р.Ф., Маликвейн А., Столяров Ю.Н. та інші). Всесвітня мережа Інтернет дозволила використати періодичні публікації з даної тематики.

Розділ 1. Призначення та класифікація документів

1.1 Значення документа

Документ - це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини. В основі слова “документ” лежить латинське слово “doceo”, що означає “пояснювати, викладати справу”.

Латинське ж слово “documentum” перекладається як “зразок”, навчальний приклад, “взірець” [13. с. 15]. Документом називають ще будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.

За державним стандартом України “Діловодство і архівна справа”, «документ - це матеріальний об'єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу згідно з чинним законодавством» [16. с. 37]. Тобто документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

У статті 27 Закону України “Про інформацію” говориться, що “документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві”.

Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах службової і ділової діяльності. Він є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, фірми, забезпечує взаємодію їх частин. Інформація документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Усім відомо, що вміння говорити відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у співрозмовника складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і документ. Залежно від визначеності, дотримання вимог, вміння відправника вибудувати розмову, його грамотності, знання правил складання документа та вимог до нього залежить подальша доля цих стосунків.

Склавши документ, з ним треба ще багато працювати: зареєструвати для того, щоб у разі потреби навести довідку, передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зберегти, знищити тощо.

Документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності установи, організації чи підприємства, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

У наш час термін “документ” є загальною назвою всіх юридично значущих джерел інформації. У сучасній літературній мові слово “документ” має кілька значень:

Матеріальний об'єкт, у якому міститься та чи інша інформація, призначений для передачі в просторі та часі (фотоплівка, перфокарта тощо).

Діловий папір, що підтверджує будь - який факт або право на щось; у праві - складений відповідно до закону акт, що засвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту, заповіт).

Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка).

Історично достовірні писемні джерела (грамота, акт, малюнок) [17.с. 227].

Управлінський документ містить інформацію, що виникла й використовується у сфері управління. Тут документ є, насамперед, зафіксованим письмовим способом носієм інформації і, водночас, своєрідним “матеріалом”, “сировиною для обробки”. Ця “сировина” повинна бути доброякісною: швидко й продуктивно давати інформацію. Це стосується, передусім, цифрової документації, обробка якої повністю комп'ютеризована, а також документації організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Документ має такі властивості:

є носієм, і сам слугує джерелом необхідної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше;

має правову вагу, господарське значення, оскільки сам може слугувати письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;

уможливлює вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності [17.с. 229].

Під час укладання ділових документів мовці обмежені у виборі і доборі слів, їх поєднанні, розташуванні; творчість, як така - відсутня. Укладач має дотримуватися встановлених правил і не відходити від них, тобто дотримуватися певного регламенту, що в свою чергу забезпечить відповідність стандартизації мови і схеми документів. Ось чому говорять, що документи укладаються, а не пишуться.

Усі ділові папери різняться за своїм призначенням, конкретною функцією, тому міра регламентації та стандартизації їх буде різна. За цією ознакою документи поділяють на три групи.

Документи, котрі відповідають точним стандартам; якщо один із стандартів не витримується, документ не матиме юридичної сили. Такі документи, як правило, готуються заздалегідь і виготовляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками.

Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності й швидкості їх використання, обробки, частина інформації готується заздалегідь.

Документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання; текст, де мовні засоби автор - укладач добирає сам .

На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені традицією, стандартизація й трафаретизація закріплені ще й законом - оформлення документів визначено стандартами, розробленими державним комітетом стандартів.

В останні часи, за значного збільшення обсягів інформації, доля її на паперових носіях в діловодстві зменшилась. Цьому сприяє розвиток сучасних технологій роботи з документами: застосування автоматизованого введення документів у персональний комп'ютер, текстового і графічного видів обробки інформації в документах, що дозволяє оперативно вносити в них необхідні зміни, впровадження електронного транспортування, доступ до необхідної ділової інформації через бази даних тощо. Сучасні системи автоматизації процесів діловодства дозволяють швидко сканувати документ, що надійшов, автоматично спростити процедуру його реєстрації і направити відповідальному працівнику. Алгоритмом також передбачено, що така система пам'ятає, де і в разі потреби нагадає про необхідність завершення роботи з ним.

1.2 Функції та значення документа в управлінні

Документаційне забезпечення управління є однією зі сфер управлінської праці, що вибудовується на наукових засадах, які визначаються документознавством. Документування є частиною діловодства, пов'язаною з процесами створення документів. Стандартизація та уніфікація документів, встановлення певних вимог до їх складання і оформлення, підтримка тенденції до скорочення кількості видів документів, що використовуються в діяльності організацій, необхідність скорочення обсягів документообігу висунули питання щодо вивчення доцільності пов'язання процесу документотворення з функціями документа.

Документи функціонують не ізольовано. Кожний з них займає певне місце, відіграє певну роль, призначений для певних цілей і відображає у своєму змісті зовнішні та внутрішні зв'язки. Документи певною мірою є виміром ієрархії управлінської діяльності. Як і будь-яка інша система, документ створюється лише тому, що він виконує необхідні суспільству функції. Вивчення функцій документа має суттєве значення для з'ясування мети створення документа і наявної в ньому інформації, для правильного розуміння ролі документа в суспільстві, дозволяє здійснити більш чітку наукову класифікацію документів, виробити певні вимоги до їх змісту і форм, технології їх обробки та організації, дає можливість підвести теоретичну основу під удосконалення документообігу і деякою мірою управління в цілому.

Науці відомо чимало спроб з'ясування функцій документа. Ще в 20-х роках минулого століття в роботі "Керівництво до адміністрування" бельгійський вчений П. Отлє дав таке формулювання цих функцій: "1) викладати правила, організацію й діяльність адміністративних одиниць; 2) надійно і швидко передавати розпорядження та інструкції як агентам адміністрації, так і управління; 3) зберігати пам'ять про факти; 4) зберігати докази їх і 5) поширювати корисну інформацію" [1, с. 10-11]. Вперше спробу з'ясування проблеми залежності поняття "документ" від розвитку функцій документів зробив К. Мітяєв. 1963 року він дав найменування більшості таких функцій: виділив комунікативну функцію, розглядав документи "як засіб закріплення інформації", "як засіб управлінської діяльності", "як історичні джерела", відмітив "правовий характер документів". Однак 1968 року він дещо змінив свою попередню думку, вважаючи, що документи виконують функції закріплення (фіксації) інформації, служать юридичним доказом та історичним джерелом [1, с. 11].

Я. Лівшиць виділяв такі функції документа: фіксування інформації, комунікативну, доказування та соціальну [18, с. 4]. В. Кашепов зазначає, що документи "засвідчують або фіксують факти, події, зв'язки; інформують, приписують, дозволяють або забороняють здійснювати певні дії; свідчать про виконання якихось приписів і т. д." [18, с. 22]. За класифікацією Н. Лисенко, Б. Сербіновського, С. Цвєткової документу притаманні інформаційна, організаційна, комунікативна, юридична та виховна функції [18, с. 20-21]. Майже такий склад функцій, за винятком комунікативної, вважає властивим документу і М. Басаков [18, с. 8].

Як бачимо з наведених прикладів, певні класифікації функцій документа існують, однак очевидно, що запропонований різними авторами склад функцій не є вичерпним, відсутня їх чітка систематизація, а суть їх розкрита не повною мірою.

Опираючись на дослідження в галузі документознавства, В. Банасюкевич називає чотири функції документа: фактів чи явищ, комунікативну, доказування і функцію історичного джерела. Автор відносить управлінські документи до особливої категорії документів, що служать засобом, інструментом здійснення процесів управління соціально-економічним життям суспільства, і виділяє дві особливі, на його думку, властиві лише управлінським документам, функції. Перша з них - функція матеріалізації управлінської дії, що є основним критерієм доцільності виникнення документа і багато в чому завбачає його цінність як історичного джерела. Друга - функція організації інформації. Вона, на думку автора, полягає в тому, що лише за допомогою документа інформація зберігається і передається у суворо визначеній формі: функції документа визначають склад його реквізитів, побудову тексту і його лексичні особливості [7, с.18].

Ґрунтовним, на наш погляд, є дослідження цієї проблеми М. Ілюшенко, яка будує його з позицій комплексності функцій документа. Автор підкреслює, що не існує документів, які несуть лише одну, суворо окреслену функцію. Навпаки, -стверджує вона, - документ поліфункціональний, тобто у тому самому документі спостерігається переплетіння різних функцій, і тому розмежовувати їх можна лише умовно, на теоретичному рівні, для зручності їх класифікації та аналізу [1, с. 11].

Як відомо, наслідки будь-якої класифікації залежать від критеріїв, за якими вона здійснюється. Тому важливим є те, що у процесі дослідження функцій документа автор спирається на його зміст, тобто, вважаючи критерієм такої класифікації специфіку змісту документа, яка, в свою чергу, визначається потребою в реалізації тієї чи іншої суспільної функції. Така потреба зумовлює цілеспрямований характер документування. Однак варто мати на увазі, що фіксуючи в документі якусь інформацію, його укладач не завжди має на меті яку-небудь функцію. Функція документа - це його цільове призначення, властиве йому іманентно, незалежно від того, усвідомлена вона автором чи ні. У своєму дослідженні М. Ілюшенко з відповідними обґрунтуваннями до складу функцій документа відносить такі: інформаційну, соціальну, комунікативну, культурну, управлінську, правову, обліку та історичного джерела [1, с. 11-17].

На особливу увагу, на наш погляд, заслуговує дослідження функцій документа Н. Кушнаренко. Розуміючи під функцією документа його суспільну роль, соціальне призначення, мету, завдання та вважаючи, як і попередній автор, документ поліфункціональним об'єктом, що виконує низку взаємопов'язаних функцій, Н. Кушнаренко, на відміну від М. Ілюшенко, вважає соціальними всі функції документа і умовно весь їх спектр поділяє на три групи: 1) головну функцію; 2) загальні функції; 3) спеціальні функції [8, с. 38]. Головною, найбільш узагальнюючою, функцією документа цей автор називає зберігання і передачу (поширення) інформації. До загальних функцій документа, характерних для всіх документів, незалежно від їх типу і виду, на думку автора, належать інформаційна, комунікативна і комулятивна. До групи спеціальних автор відносить функції, притаманні не всім, а лише певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб. На думку автора - це управлінська, пізнавальна (освітня), правова, загальнокультурна, меморіальна, гедонічна та інші функції, серед яких зазначаються статистична, джерельна, підтвердження авторського авторитету [8, с. 38-41].

На підставі здійсненого нами порівняльного аналізу складу функцій та їх змісту й призначення, визначених згаданими авторами, ми пропонуємо синтезовану систему функцій документа (див. рис. 1), до якої передусім включено функції документа, які у різних класифікаціях не відрізняються ні за номіналом, ні за змістом. Функції, які у різних класифікаціях мали розходження за номіналами, однак були подібними або близькими за змістом (наприклад, юридична і правова, культурна та загальнокультурна, обліку та статистична тощо), об'єднані нами під термінами, які, на нашу думку, точніше відповідають їхньому змісту. Підтримуючи позицію Н. Кушнаренко щодо соціального характеру кожної з функцій документа, ми не вважаємо доцільною наявність у запропонованій нами систематизації окремо виділеної соціальної функції, що міститься у класифікаціях В. Лівшиця та М. Ілюшенко.

Розділ 2. Загальні поняття про класифікації документів

2.1 Основні положення класифікації документів

Початковим, найпростішим методом розподілу сукупності певних об'єктів є метод групування, тобто розчленування цієї сукупності на групи якісно однорідних об'єктів. У групи об'єкти об'єднуються за найпростішими, зазвичай зовнішніми ознаками, які не розкривають природу і суть досліджуваних явищ, наприклад, групування людей за зростом або кольором волосся. Документи та бібліографічні записи їх також можуть групуватися, наприклад, за абеткою прізвищ авторів, номерами, місцями або роками видання й та інше.

На більш високому рівні розвитку дослідницького процесу стоїть класифікація. У науці під класифікацією розуміють процес розподілу чисельності об'єктів на класи та підкласи. Оскільки такий розподіл здійснюється за істот ними, найважливішими ознаками об'єктів, виникають взаємопов'язані класи, встановлюються зв'язки між окремими об'єктами. Таким чином, для класифікації характерне більш глибоке проникнення в суть досліджуваних об'єктів, що визначається усвідомленням їхніх загальних ознак, властивостей і відношень. У результаті розподілу об'єктів створюється система супідрядних понять (класів). Якщо класи відображають поняття якоїсь галузі знання або діяльності людей, така система також називається класифікацією.

Для проведення класифікації документів особливо важливо мати на увазі, як мінімум такі положення:

ознака, по якій роблять розподіл, називається основою розподілу, а поняття, що утворяться при цьому - членами розподілу;

один і той же розподіл повинен здійснюватися на тій самій основі;

розподіл повинен бути вичерпним; ні недостатність, ні надмірність розподілу неприпустимі;

члени розподілу повинні взаємно виключати один одного;

члени розподілу повинні розташовуватись послідовно, не допускається перескакувати із наступного ряду підкласу в наступні віддалені вище - або нижче розташований [4, c.115]

Класифікувати документи -- значить проводити багатоступінчастий, ієрархічний і дихотомічний розподіл їх на роди, види, підвиди, різновиди. Рід (клас) -- це сукупність (безліч) документів, що мають певну загальну ознаку, що відрізняє цю сукупність від інших об'єктів. Як класифікаційний розподіл можна прийняти різні ознаки, що залежать від мети класифікації. Якщо хочемо розділити документи за формою, це буде одна класифікація, якщо по їхньому змісту - інша й т.д. В основу класу завжди кладуть найбільш важливу ознаку документа, що відповідає меті класифікації.

Клас, що включає в себе інші, буде стосовно них родом, а класи, що входять у нього, стосовно нього - видами. Той самий клас може бути родом стосовно нижчого класу й видом стосовно вищого. Так, клас «кінофотофонодокументи» є видом стосовно класу «документи» і родом стосовно класу «кінодокументи», «фотодокументи» і «фонодокументи».

Рід (клас) -- це перший рівень розподілу, що розкривається за допомогою видових розподілів документа.

Вид - другий рівень розподілу. При цьому родове поняття «документ» ділиться на видові поняття, тобто на види документів. Кожна ланка видової класифікації можна назвати видом документа по тій або іншій ознаці (за характером знакових засобів, призначення для сприйняття людиною, способу документування, матеріальному носію й т.п.).

Третій рівень розподілу -- підвид. За ним - різновид і т.п., поки не визначиться остаточне місце конкретного документа (індивіда) у цій класифікації.

Ієрархія -- розташування документів у порядку від вищого до нижчого. Відповідно ієрархічне розташування документів виглядає в такий спосіб: документ-> видання -> неперіодичне видання -> книга.

Дихотомія -- послідовний розподіл документів одного класу на два протилежних види, підвиду, різновиду й т.д. [5, c. 107]. Наприклад: опублікований і неопублікований документ, періодичний і неперіодичний документ і т.п.

Класифікація документів здійснюється за різними підставами розподілу, що відповідають певним аспектам аналізу документів. Кожний аспект аналізу вказує певний фасет (фр. facette -- межа) класифікації, тобто перелік видів документів по необхідній ознаці. Таких фасетів може бути безліч, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.

2.2 Вимоги до документних класифікацій

Щоб класифікація успішно розв'язувала поставлені перед нею завдання, вона має відповідати певним вимогам.

Будь-яка класифікація є результатом логічної операції, що базується на загальних правилах, сформульованих формальною логікою. По-перше, ділення на класи має здійснюватися за однією певною основою ділення і не змінюватися в процесі ділення. По-друге, ділення має здійснюватися безперервно, тобто між членами ділення є відношення супідрядності (родове поняття поділяється на видові, ціле -- на частини). По-третє, члени ділення мають виключати один одного, тобто не може бути в різних місцях класифікації однакових класів. У структурному відношенні класифікація має бути повною, тобто охоплювати весь обсяг об'єктів, що класифікуються. З іншого боку, для всіх без винятку об'єктів мають бути оформлені класи, до яких можна було б зарахувати будь-який з об'єктів класифікації.

Це загальні правила, на яких будуються будь-які класифікації і, зокрема, документні. Крім того, до документних класифікацій висуваються деякі специфічні, характерні саме для них вимоги. Суть вимоги науковості полягає в тому, що класифікація має відтворювати сучасний рівень розвитку науки і практичної діяльності людей, реальні зв'язки між галузями науки і сферами діяльності, об'єктивні закони розвитку природи і суспільства. Класифікація має надавати можливість відображення документів з найактуальнішої тематики, про найновіші досягнення науки і виробництва, має відображати стан терміносистеми в певній галузі знання. Класифікація має використовувати найновіші досягнення теорії інформаційного пошуку, каталогізації та інших суміжних дисциплін.

Універсальність класифікації полягає у максимальній повноті відображення всієї сукупності людських знань; у наданні можливості відобразити документи на різних носіях інформації, виданих різними мовами; у можливості використання в інформаційних установах різних профілів і масштабу; документів, які відповідають на запити як загального, так і вузькофахового характеру [4, c. 117].

Вимога багатоаспектності виявляється у можливості класифікації відображати документи в різних аспектах з урахуванням їх змісту і певних формальних ознак (вид, читацьке призначення, мова публікації тощо).

Суть вимоги адаптивності полягає і в тому, що у класифікації має бути враховано умови, в яких її використовують, вона має легко скорочуватись або розгортатися залежно від конкретних потреб. До того ж класифікація має бути "гостинною", тобто до неї досить легко, без порушення структури мають додаватися розділи для нових проблем і предметів, вилучатися застарілі тощо.

До класифікації ставиться вимога чіткості й простоти побудови, що забезпечує одержання потрібної інформації у мінімальні строки при найменших затратах праці й у стислому обсязі.

2.3 Предметизація документів

Для передачі змісту і формальних ознак документів, а також інформаційних запитів пошуку потрібних документів призначена інформаційно-пошукова мова (ІПM) -- це спеціалізована штучна мова, за допомогою якої здійснюється індексування документів [4, c. 114]. Його суть полягає в тому, щоб передати зміст документів, а в разі необхідності й деякі формальні ознаки у вигляді коротких закодованих повідомлень, так званих пошукових образів документів (ПОД).

Залежно від ІПМ, яка використовується в тому чи іншому пошуковому масиві, документи підлягають обробці за такими видами індексування:

предметизація, систематизація, координатне індексування. Усі ці види індексування пов'язані з розподілом документів за певними класами.

Предметизація базується на предметній класифікації документів. У пошукових масивах, створених на основі предметних класифікацій, організуються комплекси бібліографічних записів документів про конкретні предмети, незалежно від галузевого аспекту розгляду цих предметів. Тому такі масиви дають відповіді на інформаційні запити міждисциплінарного, міжгалузевого характеру. Користувачам, які бажають одержати максимально повні та багатоаспектні відомості про певний об'єкт, які здійснюють комплексні дослідження, саме тут найлегше знайти необхідні документи. Таким чином, предметизація відповідає інтеграції наукових знань як одному з основних напрямів їхнього розвитку.

Предметизація документів використовується при створенні традиційних предметних каталогів і різноманітних бібліографічних картотек, особливо широко при створенні електронних каталогів. Крім того, її застосовують при складанні деяких допоміжних апаратів -- абетково-предметних покажчиків до таблиць систематичних класифікацій і систематичних каталогів та картотек, до окремих друкованих видань (монографій, підручників, бібліографічних покажчиків). Предметне групування документів іноді використовують у розстановці бібліотечних фондів, в організації книжкових виставок, тематичних полиць тощо.

Основним поняттям предметизації є поняття "предмет", тому доцільно розглянути його суть. У загально філософському значенні "предмет" розуміють як певну цілісність, яка" виділяється з множини об'єктів у процесі пізнання і практичної діяльності людини. Будь-який предмет має певні ознаки, що його характеризують і відокремлюють від інших, роблять саме цим предметом. Кожна наука і галузь практичної діяльності мають справу з явищами, процесами, об'єктами, які виступають предметами спостереження, дослідження, використання, виробництва й т. ін., тобто предметами пізнання і предметами праці.

Як предмети можуть розглядатися:

матеріальні об'єкти, природні та штучні, що сприймаються органами почуттів (планети, електрика, верстати);

суспільно-історичні явища, події, процеси (політичні партії, війни, держави);

явища і процеси духовного життя, мислення, свідомості (мистецтво, пам'ять, думка) [4, c. 115].

Предметами вивчення можуть виступати окремі частини, властивості, риси, функції предметів (органи організму, теплопровідність рідини, дихання рослин): вплив і дія одних предметів на інші, взаємодія предметів (вплив радіації на рослини, взаємодія уряду і парламенту). Сукупності окремих предметів також можуть розглядатися як предмети дослідження. Такими сукупностями виступають групи споріднених об'єктів (хвойні рослини, лікарі, заклади культури) та окремі системи, тобто сукупності пов'язаних між собою предметів, явищ, процесів, які становлять одне ціле (біоценози, періодична система хімічних елементів, система соціального забезпечення).

Відомості про процеси і результати вивчення предметів, тобто про пізнання їх віддзеркалюються в документах. Таким чином, ці відомості стають темами документів і розглядаються при предметизації. Виходячи з цього, у вузькоспеціальному значенні "предмет" -- це поняття або комбінація понять, які розкривають тему документа. Предмети документів відтворюються у предметних рубриках. Таким чином, з певним ступенем узагальнення можна вважати, що предметна рубрика -- це коротке формулювання теми документа. Крім теми, рубрика іноді містить відомості про форму і читацьке призначення документа. Суттю предметизації і є визначення предметної рубрики, що відповідає змісту, формі та призначенню документа.

Перші спроби наведення інформації про зміст творів, схожі на предметизацію, почали здійснюватися з виникненням зібрань документів. На ті часи роль предметних рубрик виконували назви творів, оскільки вони, як правило, досить чітко характеризували тематику творів. Часто до відомостей про документ, крім назви, імені автора, включали і перші слова тексту, які іноді також ознайомлювали зі змістом твору. Такі записи трапляються в праці Каллімаха "Таблиці тих, що уславилися з усіх галузей знань, і того, що вони написали у 120 книгах" (III ст. до н. е.), пізніше в інвентарних списках монастирських бібліотек.

З виникненням і розвитком друкарства збільшувалися кількість і обсяг книжкових зібрань, що ставило більш високі вимоги до розкриття змісту документів. Певні кроки до задоволення їх зробили укладачі бібліографічних покажчиків. У XVIII ст. в деяких покажчиках з'являються предметні рубрики. Найчастіше такими рубриками виступали слова, вибрані з назви документа, які несли основне змістове навантаження. Іноді рубрика обмежувалася одним іменником, що розкривав зміст книги. Значно менш поширеною була методика, за якою рубрики формулювалися на основі аналізу змісту твору. У той час не існувало чітких правил формулювання рубрик, їхньої формалізації, кожен бібліограф вирішував проблеми і питання, що виникали, самостійно, виходячи із свого розуміння зручності користування бібліографічним покажчиком.

Особливо активно предметизація розвивалась у європейських німецькомовних країнах (Німеччина, Австрія, Швейцарія). Це пояснюється особливостями німецької мови, які утруд-нювали створення абеткових пошукових масивів і накладали відбиток навіть на формулювання назв документів у бібліографічних описах. У цих країнах застосовували обидва підходи до вибору предметних рубрик при створенні предметних покажчиків до систематичних і абеткових каталогів.

Розвиток предметизації в Росії й Україні також здійснювався в основному в ході створення предметних покажчиків. Як і в інших країнах, рубрики формулювалися на основі аналізу змісту документів і за назвою.

Наприкінці XIX ст. появилися інструкції з предметизації, серед яких, наприклад, були праці В.Бісса і X.Богатті. Американський бібліотекар Ч.Кеттер вважається фундатором сучасної методики предметизації. У праці "Правила словникового каталогу" (1904) він сформулював положення і правила предметизації, що не втратили значення до нашого часу. Так, він запропонував формулювати предметні рубрики, адекватні змісту документа; обґрунтування значення першого слова рубрики і методику його вибору; методика застосування синонімів; наведення в рубриці відомостей про форму і читацьке призначення документів тощо. Але не всі пропозиції Ч.Кеттера у подальшому виявилися доречними. Наприклад, він вважав недоцільним розкривати в рубриці аспект розгляду предмета. Проте це призводить до створення надто великих за обсягом ділень у пошуковому масиві, тому в подальшому методика предметизації пішла шляхом обмеження змісту предметної рубрики завдяки наведенню аспектів дослідження предмета. У руслі цієї методики австралійський бібліотекар X.Андерсон склав правила предметизації (1907). Багато в чому погоджуючись із Ч.Кеттером, він усе ж пропонував широко відображати аспекти розгляду предметів. Такої самої думки дотримувався і О.Ю. Кайзер, рекомендуючи у своїх правилах (1911) обмежувати предмет за значенням аспекту його розгляду.

На початку XX ст. значно зріс інтерес до предметизації в Росії, її теоретичні та методичні питання обговорювалися на засіданні Російського бібліотечного товариства у 1904 p., на І Всеросійському з'їзді з бібліотечної справи у 1911 р. Пер-шою російською інструкцією з предметизації вважаються "Правила складання каталогів алфавітного, систематичного і предметного" (1915) A.M.Бєлова [5, c.124]. За цими правилами предметними рубриками мали виступати імена осіб, назви предметів, географічні та хронологічні поняття, назви установ, форма документа; ліквідувалася синонімія. Основними недоліками інструкції A.M.Бєлова були рекомендація вибирати предмети з назв документів і відмова від адекватної предметної рубрики.

У 20--30-ті роки в СРСР активізувався інтерес до предметного каталогу у зв'язку з незадоволеністю існуючими систематичними документними класифікаціями, а також у зв'язку з простотою користування цим каталогом. Проте слабкість теоретичної та методичної бази, відсутність єдиного центру з розробки методики предметизації, нестача кваліфікованих фахівців тощо призводили до розбіжностей у вирішенні окремих проблем методики предметизації. Бібліотеки, бібліографічні установи, які здійснювали предметизацію, складали власні інструкції, по-різному визначали предметні рубрики, за різними правилами формулювали їх.

Д.А.Баліка у праці "Предметний каталог" (1925 р.) подав повне зведення правил предметизації з урахуванням потреб вітчизняних бібліотек. Об'єктами предметизації мали виступати, крім книг, також журнали, багатотомні видання, окремі статті зі збірників, окремі розділи книг, художні твори. Він очолював Київську школу предметизаторів, втілюючи свої погляди на теорію та методику предметизації виклав у низці статей, надрукованих у фахових журналах. Його позиція базувалася на тому, що предметний каталог мав бути не набором розташованих за абеткою ізольованих предметних рубрик, а системою взаємопов'язаних рубрик. Тому і предметизацію документів, на його думку, слід здійснювати, виходячи з потреб комплексоутворення в каталозі, для якого здійснюється предметизація.

Багато правил і положень, визначених у той час, збігаються з положеннями сучасної методики предметизації.

Наприкінці 60-х -- на початку 70-х років впроваджуються заходи з координації робіт у галузі розробки теоретичних та методичних положень предметизації, створення ІПС предметизаційного типу, зокрема, було створено Проблемну комісію з предметизації, міжбібліотечний семінар з предметизації, публікувалися наукові збірники й окремі статті, методичні й навчальні посібники, списки та словники предметних рубрик і т. ін. Особлива увага приділялася впровадженню методу категорійного аналізу і синтезу до методики предметизації, що дало змогу суттєво посилити формалізацію мови предметних рубрик, внести однотипність у формулювання лексичних одиниць мови. Значний внесок у розвиток предметизації в той час зробили відомі фахівці С.К. Віленська, Р.Ф.Грініна, Л.Г.Болгар, С.Г.Карпова та ін.

З середини XX ст. предметизація викликає інтерес фахівців, які працюють з ІПС для автоматизованих інформаційно-бібліографічних систем. ІПС ключових слів, як і ІПС предметних рубрик, будуються на основі природної мови, формулювання дискрипторів, ключових слів близько до формулювань предметних рубрик, встановлення зв'язків між лексичними одиницями дескрипторної мови має спільні риси з посилальним апаратом предметного каталога. Не випадково велика кількість інформаційно-пошукових тезаурусів, які являють собою ІПМ дескрипторних ІПС, словники ключових слів інших ІПМ були створені на основі словників предметних рубрик, що відтворюють лексику конкретних предметних каталогів. Тому подальший розвиток предметизації тісно пов'язаний з розвитком координатного індексування. Але й безпосередньо мова предметних рубрик продовжує вдосконалюватись, орієнтуючись на потреби автоматизованих інформаційних систем і мереж. Як показав всесвітній досвід, мова предметних рубрик для багатьох користувачів є найбільш зрозумілою і прийнятною для ведення пошуку в таких системах. Проте використання її тут ставить нові вимоги: перш за все, необхідність уніфікації підходу до предметизації документів в установах, які її здійснюють. Для цього доцільно розробити загальноприйнятну методику предметизації документів і на її основі створювати відповідні переліки предметних рубрик у вигляді друкованих словників, рубрикаторів, авторитетних файлів електронних каталогів. Так, Бібліотека Конгресу США розробила і вже багато років веде рубрикатор, на основі якого здійснюється предметизація документів для внесення відомостей про них до національних і міжнародних інформаційно-бібліотечних мереж. Відповідна робота розпочалась і в Україні -- Національна парламентська бібліотека створює "Словник предметних рубрик", який має забезпечити єдність предметизації документів для відображення в національних інформаційних мережах.

Здійснюючи предметизацію документів, керуються певними положеннями і правилами, які становлять методику предметизації. Методика предметизації поділяється на загальну і спеціальну. Загальна методика є сукупністю правил предметизації, які можна використовувати при обробці документів незалежно від їхньої тематики, форми та читацького призначення, а також незважаючи на мету здійснення предметизації (предметний каталог, предметний покажчик тощо).

Проте, щоб запредметизувати конкретний документ, необхідно володіти як загальною, так і спеціальною методикою. Спеціальна методика регламентує предметизацію документів з окремих галузей знань, окремих видів документів. До того ж вона певною мірою залежить від мети проведення предметизації.

У процесі розробки спеціальної методики предметизації документів з певної галузі знання вирішують такі основні завдання: визначення основної проблематики цієї галузі; виявлення на цій основі типових категорій предметів; виявлення типових аспектів розгляду предметів; визначення моделей типових комплексів предметних рубрик; складання словників предметних рубрик.

2.4 Систематизація документів

Систематизація документів -- один з найдавніших і найпоширеніших методів їхньої аналітико-синтетичної обробки, оскільки вона відповідає потребам людей у поділі знань за галузевою ознакою, диференціації наукових знань. Під систематизацією розуміють визначення класифікаційного індексу документа відповідно до його змісту за таблицею певної системи класифікації[4, c. 156]. Таким чином, можна сказати, що при систематизації здійснюється переклад ознак змісту документів з природної мови на штучну мову класифікаційних індексів певної систематичної документної класифікації. Якість систематизації, точність визначених пошукових образів документів, а також якість інформаційно-пошукових систем, побудованих на основі систематичних класифікацій, залежить перш за все саме від якості й можливостей класифікації.

Систематичні класифікації завжди будуються на основі класифікації наук. Класифікація наук визначає місце кожної науки в загальній системі наукових знань, зв'язок усіх наук. У документах відображають знання, тому класифікацію наук доцільно класти в основу документних класифікацій, що відображають систему знань. Особливе значення ця проблема має для бібліотечно-бібліографічних класифікацій. Укладачі бібліотечно-бібліографічних класифікацій по-різному ставляться до зв'язків класифікації наук із систематичною документною класифікацією. Деякі з них (наприклад, американські бібліотекознавці М.Дьюї, Ч.Мартель) вважали, що в основу документної класифікації може бути покладена будь-яка класифікація наук, навіть така, що не відповідає сучасному рівню наукових знань, щоб вона сприяла зручності використання. Такий підхід відображає її розуміння виключно як технічного апарату для пошуку інформації. Проте, як показала практика, невідповідність структури бібліотечно-бібліографічної класифікації структурі сучасної науки ускладнює бібліографічний пошук, особливо в традиційних ІПС. До того ж більшість бібліотекознавців вважають, що систематичні каталоги бібліотек мають виконувати освітню функцію, ознайомлювати читачів із системою знань, сприяти розширенню інтересів. Це може забезпечити лише бібліотечно-бібліографічна класифікація, побудована на фундаменті справді наукової системи знань.

Проте зв'язок між документною класифікацією і класифікацією наук не означає їхньої тотожності. Адже їхні об'єкти різні: класифікація наук систематизує науки, а документна -- документи. Ці класифікації мають і неоднакову мету: основна мета класифікації наук -- пізнання реального світу, закономірностей його розвитку, а в межах окремих наук і галузей практичної діяльності -- полегшити процес вивчення об'єктів навколишнього світу, їхніх закономірностей і зв'язків. Основна мета документної класифікації -- забезпечити зберігання і пошук інформації, сприяти вивченню накопичених людством знань, культурному розвиткові суспільства.

Виходячи з розбіжності в об'єктах і меті, документні класифікації мають певні відмінності від класифікації наук. Документна класифікація має лінійну форму: всі класи, підкласи та дрібніші ділення мають бути подані в лінійній послідовності, саме так розташовуються документи на полицях і бібліографічні записи в пошуковому масиві. Класифікація наук може мати будь-яку форму -- трикутника (у Б.М.Кедрова), кола (у С.Г. Струміліна), блок-схеми тощо. Лінійність документної класифікації призводить до умовності у прийнятті рішень щодо місця деяких наук, що виникли на межі двох або більшої кількості наук. Так, доводиться визначати основне місце для біохімії, астрофізики, екології та багатьох інших наук. Тобто враховується лише одна лінія зв'язку між науками, а інші визначаються за допомогою спеціальних прийомів [4, c. 157].

У документних класифікаціях створюються комплексні класи, які виходять за межі однієї науки, чого немає в класифікації наук. Це пов'язано з особливостями запитів користувачів та особливостями змісту окремих видань. Так, у багатьох бібліотечно-бібліографічних класифікаціях створюється клас для літератури з військової справи, де групуються видання з різних галузей знання, пов'язаних з військовою справою (техніка, економіка тощо). Документні класифікації можуть мати класи для літератури універсального змісту (енциклопедії, довідники загального характеру тощо), а також ділення за ознаками форми документів (нотні видання, бібліографічні покажчики тощо), призначення (дитяча література), позанаукові ділення (художня література).

Документні класифікації втілюються в різноманітних системах класифікації. Система класифікації -- це впорядкований перелік класів, підкласів і більш дрібних ділень, в основі якого лежить певна класифікація наук [4, c. 158]. Виходячи з цього, визначається місце для кожної науки, теми, проблеми тощо.

Систематичні класифікації поділяються на ієрархічні та фасетні. В основу ієрархічних класифікацій покладено дві логічні операції: поділ обсягу понять і впорядкування понять, створених унаслідок поділу. Завдяки цим операціям між класами виникають відношення підпорядкування і співпідпорядкування. Уся сукупність знань поділяється на основні класи за галузями знань. Класи, у свою чергу, поділяються на відділи для окремих наук, дисциплін, відділи -- на ще дрібніші ділення тощо. Для наочного уявлення про структуру такої класифікації прийнято використовувати геометричну фігуру "граф", яка складається з крапок і відрізків, що з'єднують їх.

Суцільні лінії відтворюють відношення підпорядкування, а пунктирні -- співпідпорядкування. Ієрархічні класифікації, у свою чергу, поділяються на перелічувальні та комбінаційні.

Фасетні класифікації -- це класифікаційні системи, в яких комбінаційний принцип набуває найвищого розвитку [4, c. 159]. В цих системах діленнями виступають не можливі теми документів, а окремі поняття, терміни, які використовує певна наука, галузь практичної діяльності тощо. На основі конкретних ознак окремі поділи об'єднуються у фасети, а вони, в свою чергу, -- в категорії. Здійснюючи систематизацію за такими класифікаціями, доводиться розбивати тему документа на окремі поняття, розшукувати поділи, що відповідають їм, ділення, а потім поєднувати їх, створюючи новий, що відповідає темі документа. Фасетні класифікації дають змогу відобразити в індексі зміст творів будь-якої складності; вони полегшують багатоаспектне відображення документів; їхній обсяг значно менший; вони особливо придатні для використання в автоматизованих ІПС. Проте користуватися ними важче, ніж комбінаційними. Тому в основному складають і використовують галузеві фасетні класифікації. На основі принципів фасетної класифікації вдосконалюють також існуючі комбінаційні системи.

2.5 Індексація

Система і сукупність позначень, прийнята для документної класифікації, називається індексацією. Вона виконує кілька основних функцій: закріплює логічну структуру класифікації, виступає засобом зв'язку між діленнями таблиць, рубриками АПП, відділами на книжкових полицях при систематичній розстановці, засобом запису результатів систематизації в бібліографічних записах, у самих виданнях тощо. До індексації ставляться певні вимоги: відношення підпорядкування і співпідпорядкування між різними діленнями мають бути зрозумілими споживачам; індекси мають бути максимально короткими і легко запам'ятовуватися, зручними для написання і мовлення; індексація має забезпечувати введення понять у потрібному місці класифікації, тобто має бути гостинною [4, c. 163].

Індексація розрізняється за індексаційною базою і за способом побудови. За індексаційною базою, тобто за сукупністю використаних знаків, індексацій може бути однорідною (літерною або цифровою) і змішаною (одночасно використовуються літери і цифри). Змішана індексація вважається більш зручною, оскільки її індекси коротші і легше запам'ятовуються.

ВИСНОВКИ

В процесі роботи над курсовою роботою я ознайомилась та дослідила теоретичні основи класифікації документів та їх функції і зробила такі висновки, що ця тема дуже актуальна в наш час, її ще треба ретельно досліджувати та вдосконалювати, тому що класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, установити розходження між видами документів, які виділяються за різними ознаками. Правильно складена комплексна класифікація відбиває закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якій їх кількості, є основою для їхнього впорядкування в документних системах. Вона має важливе значення для теорії документознавства і практичної документно-комунікаційної діяльності, а також у бібліотечній бібліографічній, видавничій, архівній, книготорговельній, науково-інформаційній та інших видах діяльності. Також Класифікація широко використовується в науковій і практичній діяльності людей. Це метод дослідження, який дає змогу впорядкувати явища, предмети і тим самим полегшує процес їх вивчення, допомагає розкрити внутрішні закономірності об'єктивного світу. Кожна наука розробляє класифікацію об'єктів свого вивчення, без чого неможливе узагальнення закономірностей їх розвитку.

А щоб класифікація успішно розв'язувала поставлені перед нею завдання, вона має відповідати певним вимогам, тобто будь-яка класифікація є результатом логічної операції, що базується на загальних правилах, сформульованих формальною логікою.

Отже, тема курсової роботи являє собою одне із провідних, але недостатньо розроблених теоретичних напрямків документознавства, тобто вона потребує подальших ретельних досліджень.

Список використаної літератури

Гринина, Р.Ф. Предметный каталог как информационно-поисковая система: Учеб. пособие / Р.Ф.Гринина; Ленингр. ин-т культуры. - Л., 179. - 81с.

Гринина, Р.Ф. Теоретические основы предметизации и предметного каталога: Учеб. Пособие / Р.Ф.Гринина. - Л., 1989. - 73 с.

Классифицирование произведений печати по таблицам Библиотечно-библиографической классификации: Общая методика. - М., 1980. - 228 с.

Кушнаренко Н.М. Наукова обробка документів: Підручник Н.М.Кушнаренко, В.К.Удалова. - К. Вікар. 2004. - 328 с.- (Вища освіта ХХІ ст.).

Кушнаренко Н.Н. Документоведение.: Учебник - 2-е узд., перераб. и доп.-К.: Т-во „Знання”, КОО, 2000.- 460 с.

Маликвейн, А. УДК - достижения и планы на будущее /А.Маликвейн // Науч. и техн. б-ки - 1999. - №6. - С. 48-58.

Мухаметдінова Л. Класифікаційні системи в Україні // Вісник Кн. палати, 1996. - №4.- С. 9-12.

Общая методика использования Универсальной десятичной классификации / ГПНТБ. - М., 1973. - 179 с.

Сборник основных российских стандартов по библиотечно-информационной деятельности / Сост. Т.В.Захарчук, О.М.Зусьман. - СПб.: Профессия, 2005. - 547 с.

Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы // Книга: Исслед. и материалы. - М., 1995. - Сб. 70. - С. 24-40.

Сукиасян, Э.Р. Библиотечно-библиографической классификации - 30 лет / Э.Р.Сукиасян // Науч. и техн. б-ки - 1999. - №4. - С. 74-82.

Типология изданий . - М.: Кн. палата, 1990. - 231 с.

Швецова-Водка, Г.М. Типологія документа: Навч. посібник для студентів ін-тів культури / Рівн. держ. ін-т культури. - К.: Кн. палата України, 1998. - 80 с.

Эйдельман, Б.Ю. Библиотечная классификация и систематический каталог: Учеб. пособие / Б.Ю.Эйдельман. - М., 1977. - 312 с.

http://www.nbuv.gov.ua

Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. Навчальний посібник. - К.: Література ЛТД, 2001. - 480 с.

Сучасна українська літературна мова. Стилістика / За заг. ред. І.К.Білодіда. - К., 2003. - С. 549.

Лившиц Я. З. Документационное обеспечение управления. - М.: Знание, 1975. - 63 с.

1. Размещено на www.allbest.ru