Правила уніфікованої каталогізації архівних та рукописних документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

МІЖРЕГІОНАЛЬНЕ ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ ЗВ'ЯЗКУ

Правила уніфікованої каталогізації архівних та рукописних документів

КУРСОВА РОБОТА

Студентки групи МС-4

Галінської Анни Володимирівни

Науковий керівник

Міщененко Олена Іванівна

Київ-2013

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ ДО ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

1.1 Поняття про довідковий апарат архівів

1.2 Каталогізація документів: основні параметри створення інформаційної структури

1.3 Типо-видова структура довідкового апарату архівів документів

РОЗДІЛ 2. ІНФОРМАТИЗАЦІЯ АРХІВНОЇ СПРАВИ

2.1 Інформатизація архівної справи в Україні

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ДОДАТКИ

ВСТУП

Темою курсової роботи є правила уніфікованої каталогізації архівних та рукописних документів.

Актуальність теми. Стандартизація та каталогізація документів сприяє економії часу й коштів підприємства. Реалії часу перетворили архівні сховища у соціальні інституції, покликані забезпечити широкий доступ до своїх інформаційних ресурсів, надати можливість робити відкриття та навіть впливати на соціально-політичний клімат у суспільстві.

Каталогізація архівних документів - комплекс робіт із створення архівного каталогу: визначення схеми класифікації, виявлення, укладання каталожних описань та оформлення і ведення каталогу.

Метою роботи є висвітлення питань щодо каталогізації архівних та рукописних документів та створення інформаційно пошукових-систем.

Завданням курсової роботи є:

1. Висвітлення проблеми довідкового апарату;

2. Вивчення процесу зберігання даних в архіві;

3. Визначання ролі каталогізації у формуванні НАФ та інформатизації архівної справи;

Об'єкт - процес каталогізації архівних та рукописних документів.

Предмет - уніфіковані правила каталогізації архівних та рукописних документів.

У процесі написання роботи були використанні такі методи дослідження:

· аналізу і синтезу, що дозволяють проаналізувати формування структури довідкового апарату архіву;

· описовості, цей метод є характерним для проведення ознайомлення з основними правилами каталогізації архівних та рукописних документів.

Структура роботи: Робота складається зі вступу, двох розділів, які розкривають тему даної роботи, висновків, одного додатку та списку використаних джерел [12 позицій].

РОЗДІЛ I. ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ ДО ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

архів зберігання інформаційний документ

Щорічно на державне зберігання надходить близько 1 млн. справ від міністерств, відомств, установ, організацій та підприємств. Із метою створення доступу до величезного масиву цих документів Національного архівного фонду України необхідно мати досконалий довідковий апарат. Тому в українському архівознавстві та архівній практиці проблема довідкового апарату є пріоритетною, а її вирішення безпосередньо пов'язане з останніми здобутками української історичної науки, станом впровадження новітніх технологій, узагальненням світового досвіду.

1.1 Поняття про довідковий апарат архівів

Важливою суспільною функцією архівних установ є створення доступу до інформації, що міститься в документах Національного архівного фонду України. В українському архівознавстві розрізняють правовий, фізичний та інтелектуальний доступ. Правовий доступ як право на отримання інформації про наявність та кількісні характеристики документів, склад і зміст архівних фондів забезпечують закони України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та «Про інформацію». Зокрема, Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» проголошує основний принцип організації архівної справи в Україні як загальнодоступність документів НАФ та гарантує забезпечення доступу до архівних документів з моменту надходження їх до архівної установи й право користування ними усім громадянам України, іноземцям та особам без громадянства. Тимчасові обмеження в доступі пов'язані лише з необхідністю науково-технічного опрацювання, перевіркою наявності та стану або реставрацією документів, забезпеченням державної або іншої передбаченої законом таємниці, охороною законних прав та інтересів громадян. Розширення впродовж 1990-х років доступу до архівних фондів, що перебували на таємному зберіганні, є показовою рисою демократизації архівної справи в незалежній Україні.

Обмеження доступу можуть встановлюватися і власником документів - особою або архівними підрозділами об'єднань громадян, релігійними організаціями, а також підприємствами, установами і організаціями, заснованими на приватній формі власності. Доступ до приватних архівних зібрань регулюється розпорядженням власника, причому держава заохочує власників розширювати цей доступ.

Фізичний доступ полягає в організації зберігання документів НАФ та отримання первинного документа, що зберігається в архіві, через читальний зал.

Під інтелектуальним доступом розуміють комплекс засобів та заходів, що забезпечують розкриття складу і змісту інформаційних ресурсів архівів, отримання необхідної довідкової інформації через документи вторинного рівня - довідковий апарат, у тому числі через інформаційні системи та публікації текстів документів у спеціальних виданнях.

Реалізація доступу до відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду України, відбувається через довідковий апарат, тобто створений на єдиних методологічних і методичних засадах комплекс взаємопов `язаних архівних довідників (у тому числі електронних), призначений для розкриття складу і змісту архівних документів. Довідковий апарат утворюється кожною архівною установою. Його побудовано відповідно до структури Національного архівного фонду. Архівні довідники містять відомості про склад і зміст документів на рівні:

* НАФ у цілому;

* державного архіву;

* архівного фонду;

* одиниці зберігання.

Термін «довідковий апарат до документів НАФ України» введено до наукового і практичного обігу новою редакцією Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» 2001 р. Відповідне поняття містить і проект державного стандарту «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення» (2002), розроблений відділом документознавства УНДІАСД. До цього часу в практиці роботи архівних установ традиційно застосовувалися терміни «науково-довідковий апарат» та «система ; науково-довідкового апарату».

До найсуттєвіших ознак довідкового апарату належать вторинність по

відношенню до архівних документів, оскільки в елементах довідкового апарату міститься інформація, отримана в результаті аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації. Довідковому апарату притаманна ієрархічність, пов'язана з взаємопідпорядкованістю та взаємозалежністю всіх його елементів, та динамічність - здатність до якісних та кількісних змін. Дореволюційні архіви мали описи, покажчики, каталоги, але всі довідники не були єдиною, взаємопов'язаною системою. Кожен довідник існував лише в одній «функціональній площині». Усвідомлення зв'язків розвитку описання з розвитком архівної справи, зокрема, з її централізацією, інтенсивністю комплектування і користування документною інформацією сприяло розвитку довідкового апарату архівів.

Послідовно побудовані елементи довідкового апарату забезпечують

багатоапекстний інформаційний пошук. Його створення та функціонування

прямо залежить від організаційно-методичного забезпечення, наявності

фінансування, інтенсивності користування документами.

Основні вимоги до довідкового апарату полягають у забезпеченні багато-аспектного пошуку інформації на всіх рівнях НАФ, придатності для документів з різними носіями, застосуванні уніфікованої методики складання архівних довідників.

1.2 Каталогізація документів: основні параметри створення інформаційної структури

Зберігання даних в архіві без проведення каталогізації документів - це процес, подібний розміщенню носіїв на складі . Тобто формально доступ до документів можливий, але на практиці без довідкового апарату - нереальний. Саме тому архів складається не тільки із самих документів, а й інформації про них , а також процедур пошуку, класифікації та фільтрації.

Відповідно, каталогізація документів - одна з найважливіших частин роботи з будь-якими інформаційними архівами. Обмовимося , що поняття каталогізації використовується в контексті як «систематизація шляхом розбиття на зв'язкові локальні області» , тобто значення дещо більше широке, ніж загальновживане.

Основа каталогізації - це метадані документа. Метадані - це інформація, яка не включена в сам документ, але нерозривно з ним пов'язана. Як приклади метаданих , що використовуються для каталогізації інформації можна привести дати занесення в сховища архіву , ідентифікаційні позначки користувачів, які проводять роботи з документами, зовнішні описи (реферати) про документи. Метадані являють собою статичну структуру, яка служить основою для побудови динамічних структур між інформаційними одиницями. Сучасні архівні системи влаштовані таким чином, щоб автоматично заповнювати метадані або ж запитувати необхідні у користувача.

Каталогізація забезпечується не тільки логічною структурою розміщення документів, але і їх фізичними сховищами. Сховище має забезпечувати повне збереження інформації, міграцію носіїв і контроль цілісності даних. Приклад помилки зберігання - це розміщення частин електронного документа на різних фізичних носіях (що не забезпечує цілісність його структури) і подібно до розміщення листів однієї справи в різних приміщеннях .

Важлива властивість архіву даних - це інтеграція з іншими більш високорівневими системами . Простіше кажучи , кожен одиничний архів, по суті, являє собою одиницю каталогізації для більш масштабної системи і також володіє своїми фізичними сховищами і метаданими .

1.3 Типо-видова структура довідкового апарату архівів

Довідковий апарат архівів має чітку типо-видову структуру, розвиток якої відбувався від інвентарних описів до електронних довідників. Формування структури довідкового апарату конкретного архіву передусім детермінувалося складом і змістом його фондів, інтенсивністю використання документної інформації, матеріально-технічних можливостей архіву.

Під типо-видовою структурою довідкового апарату розуміють організований комплекс архівних довідників, відповідно до виконуваних ними функцій (горизонтальний рівень), та ієрархії комплексів документів (вертикальний рівень). Тип архівного довідника визначається його цільовим призначенням. Існують такі типи архівних довідників: Центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, архівний каталог, путівник по фондах архіву (архівів), покажчик, огляд документів, анотований реєстр описів.

На початок XXI ст. кількісні характеристики довідкового аппарату державних архівів України були такими:

* центральний фондовий каталог (представлено 180123 фондів);

* описи (575652 одиниці);

* каталоги державних архівів (представлено 11664533 тематичних карток; 338823 на кінодокументи; 1040064 на фотодокументи; 117978 на фонодокументи; 2719 на ві-деодокументи; тематично опрацьовано 18442 фонди, 6342415 од. зб.);

* огляди архівних фондів (всього 1156, в т.ч. 323 тематичних, 833 фондових).

Горизонтальний рівень включає облікові документи та інформаційно-пошукові архівні довідники. Всі облікові документи та архівні довідники створюють у комплексі необхідні умови для доступу до архівних документів: забезпечують облік і контроль за збереженням архівних документів, а також надають інформацію про їх наявність, зміст та місцезнаходження.

Вертикальний рівень структури забезпечують архівні довідники, що відтворюють інформацію на всіх рівнях НАФ: про склад і зміст архівних фондів країни в цілому, окремого регіону, державного архіву, групи фондів, одного архівного фонду, частини фонду, групи справ, справи, групи одиниць обліку (одиниць зберігання), групи документів, окремого документа.

Інформаційно-пошукову функцію виконують такі типи архівних довідників: Центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, анотований реєстр описів, путівник, система каталогів архіву, огляд, покажчик. Такі довідники як фондовий каталог та опис виконують як облікову, так і інформаційно-пошукову функцію.

Окремі типи довідників подають інформацію на декількох рівнях: путівник - на рівні архів-фонд, анотований реєстр описів - на рівні фонд -частина фонду, огляд фонду - на рівні фонд -справа, каталог - на рівні

справа-документ.

Залежно від представлених у довідниках документних комплексів усі архівні довідники поділяють на:

міжархівні, які забезпечують облік і пошук інформації у цілому по країні, а також по регіону, групі архівів, - ЦФК, путівники по архівах, тематичні путівники, тематичні огляди;

міжфондові, які забезпечують пошук документів по конкретному архіву, - список фондів архіву, путівник по фондах архіву, каталоги, тематичні огляди, покажчик фондів архіву, анотований реєстр описів фондів;

внутріфондові, які забезпечують облік і пошук документів по конкретному архівному фонду - аркуш фонду, архівний опис, ; покажчик описів фонду, огляд фонду.

Залежно від об'єкту описування, його аспекту, ступеня деталізації кожен тип архівного довідника має свої види, а в середині виду - підвиди. Видами архівного опису є опис справ, опис аудіовізуальних документів, монтажні листи кіно документів. До видів архівного каталогу належать систематичний, предметний (іменний, географічний, хронологічний), тематичний тощо. Видом путівника є короткий довідник по фондах архіву. Огляди бувають тематичними або фондовими. Покажчики поділяються на покажчики описів фондів та покажчики до справ (документів) -систематичні, предметні, хронологічні та ін. Відповідно до цільвого призначення типу та виду архівного довідника розробляється, методика його створення.

2000 року державними архівними установами розпочато виконання програми «Архівні зібрання України», головне завдання якої полягає в створенні кожним державним архівом високоін-формативного путівника, системи міжархівних та міжфондових покажчиків, які б аналізували документну інформацію не лише за місцем її зберігання, а й за предметно-тематичною ознакою. Програма передбачає підготовку довідників «Анотовані реєстри описів державних архівів», «Реєстр розсекречених архівних фондів. 1991-2000», «Національний реєстр втрачених архівних фондів», «Празькі архіви»: Зведений каталог архівів української еміграції у міжвоєнний період», «Еліта України XX ст.: Національний реєстр особових фондів» та путівників нового покоління за фондами архівів. Серед таких путівників - видані впродовж 2000-2002 років довідник «Архівні установи України», путівники за фондами Центрального державного архіву громадських об'єднань України, Центрального державного історичного архіву, м. Львів, державного архіву Чернігівської та Сумської областей. Інформацію про склад і зміст наявного у державних архівах довідкового апарату містить довідник «Національний архівний фонд України: засоби інтелектуального доступу до документів» (2002), який визначає основні напрями пошуку до-кументної інформації в кожному конкретному архіві.

Державні архіви України ведуть роботу щодо створення принципово нових довідників - електронних версій реєстрів фондів як сегментів Національної архівної інформаційної системи.

Найважливішою ланкою довідкового апарату є архівні описи, що служать основою для складання всіх інших довідників про склад та зміст документів. Архівний опис призначений для розкриття складу і змісту одиниць зберігання (обліку) та закріплення їх систематизації всередині фонду, а також обліку справ. Описи складаються у діловодстві та архівних підрозділах установ. У державних архівах описи складаються на документи, що надійшли неописаними до архіву та під час перероблення неякісних описів, що викликано невідповідністю їх інформаційного рівня сучасним вимогам використання відомостей, що містяться в документах НАФ.

Опис складається з переліку справ (описових статей) і допоміжного довідкового апарату до нього. Описова стаття включає такі інформаційні характеристики одиниці зберігання (одиниці обліку): порядковий номер запису до опису; індекс за номенклатурою; заголовок з інформацією про оригінальність документів, спосіб їх відтворення, анотацію найцінніших документів; крайні дати; кількість аркушів. Додаткові дані можуть уміщуватися в графі для приміток, а також зазначатися строки зберігання в описах на документи довготривалого зберігання. Допоміжний довідковий апарат до опису, як правило, складається з титулу, передмови, списку скорочень, покажчиків, перевідної таблиці шифрів (якщо опис перескладався), змісту.

Описи побудовані за структурно-хронологічною, хронологічно-структурною або функціонально-хронологічною ознаками, щоб відтворити організаційний устрій та напрями діяльності фондоутворювача.

У державних архівах описи мають всі фонди. Однак, описи періоду до 1917 року в більшості архівів мають поганий фізичний стан, велика частина їх рукописна. У заголовках справ багато застарілих термінів, зворотів, відсутні номінальні ознаки документів. Значний обсяг таких фондів, наявність великої кількості річних описів по кожній з численних структурних частин, відсутність допоміжного довідкового апарату до описів утруднює користування ними. Від середини 1970-х рр. в державних архівах активізувалося перероблення та удосконалення описів. Підвищення інформативного рівня описів досягалося шляхом редагування та перескладання заголовків, складання до них допоміжного довідкового апарату.

Обов'язковим елементом довідкового апарату архівів є архівний каталог. Архівний каталог становить собою архівний довідник, в якому інформацію систематизовано відповідно до обраної схеми класифікації. Державні архіви розпочали планову роботу з каталогізації на початку 1960-х рр. В результаті тематичного опрацювання фондів було створено систему взаємопов'язаних і взаємодоповнюваних каталогів, різних за цільовим призначенням та структурою, що уможливило здійснення багатоаспектного пошуку документної інформації.

На відміну від описів, архівні каталоги не виконують функції обліку і складаються незалежно від фондової належності, на будь-який комплекс документів, найчастіше на фонди окремого архіву. Вторинна документна інформація представлена у каталогах у вигляді описових статей на одиниці описування, як правило, на каталожних картках.

Одиницею описування для каталогів є окремий документ (його фрагмент), група документів, справа або група справ. Каталожні картки з описовими статтями групують за рубриками класифікаційної схеми, яка містить перелік класифікаційних ділень, розміщених у певній послідовності за принципом логічної або алфавітної структури. За логічним принципом структурують систематичний, тематичний і хронологічний каталоги.

В систематичному каталозі документну інформацію представлено за галузями знань і практичної діяльності суспільства, згідно зі «Схемою єдиної класифікації документної інформації для державних архівів», що водночас є інформаційно-пошуковою системою для організації пошуку інформації в систематичному каталозі архівної установи.

Схеми класифікації документної інформації відіграють важливу роль в організації каталогів Класифікаційний поділ схем радянського періоду зумовлювався ідеологічними міркуваннями, в них не враховувалася специфіка історичного національного розвитку. Наприкінці 1990-х років на базі УНДІАСД розпочалося розроблення генеральної «Схеми класифікації документної інформації в систематичних каталогах державних архівів України» з урахуванням нової періодизації історії України.

Тематичний каталог складається за однією темою. Навіть при наявності систематичного тематичний каталог може бути корисним під час наукової розробки однопрофільних архівних документів і для підготовки тематичних архівних довідників. Вторинну документну інформацію в каталозі розташовують у логічній послідовності за наперед розробленою схемою.

Хронологічний каталог містить вторинну документну інформацію архіву, систематизовану за послідовно розміщеними періодами часу, що дає можливість розкрити історичні зв'язки між подіями, послідовно розглянути розвиток історичного процесу. Розділами і підрозділами класифікаційної схеми хронологічного каталогу може бути епоха, століття, або якийсь інший відрізок часу, рубриками - роки, підрубриками - конкретні дати подій, фактів, що відбулися за конкретний хронологічний період.

Предметний каталог містить вторинну документну інформацію архіву у вигляді назв предметів, явищ, розташованих в алфавітній послідовності. Рубриками предметного каталогу можуть бути предмети в широкому розумінні слова, до яких можна віднести загальні поняття («Національне питання») і окремі («Українська школа»), назву установи («Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства»), назву професії («Бандурист»), назву теорії («Археографія»), прізвища вчених (Вернадський В. І.), назву міст («Севастополь»), події («Референдум 1 грудня 1991 року»). Таким чином, створюється можливість збирання в одному місці за предметною рубрикою одиниць описування, присвячених одному конкретному предмету, особі, події, явищу. Різновидом предметного каталогу може бути каталог з історії установ, в якому картки з відомостями класифікуються за галузями, а потім за конкретними установами та організаціями.

Іменний каталог містить вторинну документну інформацію архівів про осіб, які є авторами документів або згадуються в документах, і становить собою перелік прізвищ, імен, псевдонімів, прізвиськ, розташованих в алфавітному порядку. Підрубриками бувають назви окремих сторін діяльності тієї чи іншої особи або категорії документів. Наприклад: Грушевський Михайло Сергійович (рубрика). Підрубрики: Біографічні матеріали. Наукова діяльність. Публікації. Рукописи. Громадська діяльність. Виступи. Урядові документи, підписані М. Грушевським.

Географічний каталог містить вторинну документну інформацію про географічні й топографічні об'єкти (моря, ріки, озера, міста тощо). Він може бути як самостійним, так і частиною предметного каталогу, де за рубриками з географічними назвами зібрано інформацію про архівні документи певного архіву. Рубрики розташовують в алфавітному порядку, а підрубрики - в логічному або алфавітному. Наприклад, рубрика: Миколаїв. Підрубрики: Історія. Райони. Населення: кількість і склад, міграція. Навчальні заклади тощо.

Система каталогів архіву повинна забезпечити повноту інформації про зміст фондів архіву. Спочатку каталогізують фонди першої категорії, особливо ті, відомості яких можуть бути використані при підготовці публікації документів, складанні оглядів тощо. Каталоги містять інформацію про сутність подій, фактів, явищ, відображених у документах, які розкривають закономірності їхнього розвитку, показують характерні особливості їх прояву, про діяльність фондоутворювача або закладів його системи. Під час відбору документів для каталогізації віддають перевагу інформації про характер, напрями і підсумки діяльності установи-фондоутворювача та його системи, враховують час виникнення документа або час описуваних у документі подій, коли значення має сам історичний період; авторство та ступінь збереженості документів.

Відомості про одиницю описування, що становлять собою у сукупності описову статтю, розміщують на картці за визначеною формою (макетом, схемою). Елементи описання об'єднують у зони класифікаційних відомостей (індекс, назва рубрики та підрубрики, дата і місце події), які, крім двох останніх, мають співпадати з класифікаційною схемою каталогу; інформаційних даних (згорнуте визначення змісту одиниці описування, зазначення автора-фондоутворювача, адресата, визначення різновиду документів, оригінальності; при поодиничному описуванні у графу «Зміст» переносять заголовок справи з описів); пошукових даних (назва архіву, де зберігається документ; назва фонду, в якому знаходиться документ; назва структурної частини, в якій його було створено, архівний шифр документа, який складається з номера фонду, номера опису, номера одиниці зберігання і номера аркушів); зовнішніх даних (мова документа, спосіб його відтворення); контрольних даних (прізвище архівіста, що склав картку; дата складання картки). (Додаток 1)

Після завершення описування архівних документів каталожну картку індексують шляхом аналізу змісту об'єкта описування і віднесення його до певного структурного підрозділу схеми класифікації відповідного каталогу. За класифікаційною схемою на основі зіставлення обирають рубрику, якій найбільше відповідає зміст одиниці описування. Індекс рубрики переносять до каталожної картки. Картки систематизують за індексами і рубриками й розставляють у каталозі.

Важливими посібниками для дослідників є також путівники, які містять інформацію про склад та зміст усіх фондів архіву. Переважна більшість з них створена на початку 1960-х рр. і не охоплює основного массиву документів, що надійшли на державне зберігання впродовж останніх десятиліть від установ-джерел комплектування, Служби безпеки України, колишніх партійних архівів. Роботу зі створення путівників в Україні було припинено в середині 1970-х рр. Програма «Архівні зібрання України» відновила систематичну підготовку оновлених путівників.

Путівники можуть створюватися по фондах усіх архівів в цілому по країні, по фондах декількох архівів, по фондах окремого архіву, по окремому комплексу фондів архіву (архівів), утворюючи такі види: путівник по архівах, путівник або короткий довідник по фондах архіву, тематичний путівник. Путівник складається з описань фондів і довідкового апарату. Схема розташування описань залежить від складу фондів архіву. Найчастіше структура розділів включає перелік фондів органів державної влади і управління, громадських організацій та фондів особового походження і архівних колекцій. Всередині розділів фонди групуються у підрозділи за галузями або характером виробничої діяльності, в межах підрозділів - за ознакою підпорядкування або однотипності установ, а далі за хронологією, значимістю фондів, алфавітом назв тощо. Основна частина путівника - описання фондів складається з назв фондів, довідкових даних про фонд, короткої історичної довідки і анотації документів фонду, бібліографічного списку літератури про фонд.

Путівники і короткі довідники по фондах декількох архівів складаються за аналогічною схемою, місце зберігання фонду зазначають у його описанні. Тематичні путівники розробляються за схемами, що деталізують обрану для путівника тематику. Описання кожного архіву включає його повну назву, адресу, коротку історичну довідку, анотацію складу фондів і змісту документів архіву. Основними елементами довідкового апарату до путівників є титульний аркуш, зміст, передмова, покажчики (предметний, іменний, географічний, покажчик фондів).

Склад і зміст документів фонду за його описами розкривають такі самостійні архівні довідники як анотовані реєстри описів. Реєстри укладаються у порядку списку фондів з використанням таких елементів описання: номер і назва фонду за списком фондів, крайні дати діяльності фондоутворювача; номери описів фонду за аркушем фонду, кількість одиниць зберігання, внесених до окремого опису, їх крайні дати і стисла анотація складу і змісту документів, внесених до опису. Довідковий аппарат до анотованого реєстру складають титульний аркуш, передмова, покажчик до списку фондів.

Покажчики можуть бути самостійними архівними довідниками або елементом довідкового апарату до них. Вони значно підвищують інформаційну цінність описів, каталогів, оглядів, путівників; містять додаткові відомості про документи (їх склад, історію фондів і фондоутворювачів) і полегшують користування довідниками, допомагаючи швидко отримати всі наявні у довіднику відомості про документи. Покажчики, що є самостійними архівними довідниками, складаються до описів (документів) одного фонду або сукупності їх. Покажчик до архівного довідника - перелік предметів (ключових слів), які зустрічаються у довіднику, з необхідними поясненнями і посиланнями -складають для прискорення пошуку інформації за аспектами, що не співпадають з групуванням основного тексту довідника. Орієнтуючи в інформації документів, які увійшли до архівного довідника, покажчики дають уявлення і про зміст певного комплексу. Покажчики можуть бути іменними, географічними, предметними або хронологічними. Залежно від змісту архівного довідника до нього може складатися один або декілька покажчиків.

Основним елементом покажчика є рубрика, що включає предметне поняття і пошукові дані. Предметними поняттями у покажчику можуть бути імена осіб, географічні назви, назви предметів, явищ, подій. Іменний покажчик включає прізвища, імена, псевдоніми, прізвиська. Предметами рубрик у географічному покажчику є назви держав, адміністративно територіальних одиниць, морів, річок тощо. Предметний покажчик може бути загальним і включати предметні поняття різного характеру, а також спеціальним і складатися з однорідних предметних понять (покажчик видів документів, авторський і установ, структурний, галузевий і ін.). До складу рубрики предметного покажчика входять позначення наукових понять, історичних фактів, подій, явищ, назви установ, організацій, підприємств та ін. У хронологічному покажчику дати подій або дати документів подають у хронологічному порядку.

Основними вимогами, що висуваються при складанні покажчиків, є повнота, тобто відображення усіх найсуттєвіших понять, які містяться у тексті, і точність, тобто правильність зазначення місцезнаходження інформації.

Архівні огляди включають систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів з джерелознавчим аналізом їх і призначені для інформації зацікавлених фізичних і юридичних осіб про характер і значення цих документів з метою активного використання. Огляд може давати інформацію або про документи одного фонду (огляд фонду) або декількох -за певною темою (тематичний огляд). Описання документів подають у вигляді логічно послідовної інформації у компактній узагальненій формі за однорідними группами документів і справ. Іноді вона супроводжується джерелознавчим аналізом окремих груп документів. Огляди складають на документи, актуальні для даного періоду, особливо з недостатньо розроблених проблем суспільного розвитку, а також на великі, але мало вивчені фонди.

Описання документів у огляді розміщують у певному порядку, обумовлюючи відповідно до обраної схеми побудови довідника: структурної (за структурою фондоутворювача), галузевої (за галузями або функціями діяльності фондоутворювача), хронологічної (за періодами діяльності фондоутворювача або системи однорідних установ), номінальної (за номінальноюознакою документів: журнали засідань, рукописи творів тощо), тематичної (за змістом). До складу довідкового апарату огляду входять: титульний аркуш, зміст, список скорочень; для тематичних оглядів - список фондів; у необхідних випадках - бібліографічний список.

Отже, кожен вид архівного довідника створюється для виконання певних функцій (облікових або інформаційно-пошукових), на певних рівнях комплексів документів (НАФ, групи архівів, архіву, фонду, справи). Від репрезентативності відображення інформаційних багатств фондів архівними довідниками залежить підвищення інформаційних можливостей архівних зібрань.

РОЗДІЛ 2. ІНФОРМАТИЗАЦІЯ АРХІВНОЇ СПРАВИ

Складовою частиною довідкового апарату архівів є інформаційно-пошукові системи.

Інформатизація архівної справи, спрямована на вдосконалення управління архівною справою. Інформатизація архівних установ у нашій державі почалася в 1990-х роках, а до кінця XX ст. вже визначилися основні шляхи її реалізації та розпочалося широке впровадження в практику.

Основна мета інформатизації архівної справи полягає в оптимізації формування Національного архівного фонду та зберігання документів, захисті національних інтересів в архівній справі, вирішенні проблем оперативного і повноцінного доступу до архівної інформації, актуалізації інформації, що міститься в документах, та прискорення залучення її до суспільного обігу, інтеграції документальних ресурсів у світових інформаційних мережах.

Процес інформатизації складається з:

· розроблення взаємопов`язаних інформаційних технологій комплектування, експертизи документів, їх описування й обліку, каталогізації та використання документної інформації, створення страхового фонду копій;

· формування електронних архівних інформаційних ресурсів, створення локальних баз даних (БД) в архівних установах та централізованих БД галузі, створення єдиної національної архівної інформаційної системи (НАІС);

· формування архівних веб-ресурсів, включення їх у міжнародний інформаційний простір через систему Інтернет, використання архівних інформаційних ресурсів різних країн, міжнародних товариств та організацій.

Перехід від паперових до електронних технологій вимагає від архівістів пристосування традиційних методик архівної справи до нових вимог. Важливе значення при цьому має набуває чіткість структури опису документів, справ, фондів, встановлення взаємозв'язку різних технологічних процесів у єдиний цикл на рівні обліку та довідкового апарату тощо.

Головні завдання інформатизації в архівній справі полягають в:

· оптимізації традиційних технологій справи - експертизи, комплектування, описування та обліку фондів, каталогізації;

· забезпеченні широкого доступу до документної інформації, через створення системи електронних архівних довідників, взаємопов'язаних електронних каталогів, комп'ютерних баз даних та інформаційних систем, що дозволять сформувати інтегровані дані архівної документної інформації про склад і зміст архівних фондів;

Інформатизація архівної справи в науково-методичному плані поєднує і взаємоузгоджує увесь цикл документотворення, документозберігання та використання документної інформації, й базується на поєднанні методик архівознавства, археографії, документознавства. Процес інформатизації архівної справи має три взаємопов'язані складові:

· науково-архівознавчу - визначення об'єктів комп'ютеризації технологічних процесів архівної справи на етапах комплектування, обліку, використання, зберігання документів, розроблення методичних засад каталогізації та методики архівного описування для комп'ютеризованих систем, створення уніфікованої та стандартизованої терміносистеми тощо;

· інформаційно-технологічну - вибір оптимального программного забезпечення та його раціональне пристосування до специфіки різних об'єктів комп'ютеризації, побудова інформаційних систем і мережі відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою, а також постійна підтримка функціонування систем, захист інформації, оновлення обладнання та модифікації програмних рішень тощо;

· науково-організаційну та управлінську - організація роботи та реалізація концепції інформатизації архівної справи, вдосконалення системи управління архівною справою, прийняття оптимальних фінансово-економічних та організаційних рішень для різних об'єктів комп'ютеризації.

2.1 Інформатизація архівної справи в Україні

Україна брала участь у створенні АІПС ЦФК, але до початку 1990-х років питання комп'ютеризації архівних технологій практично не ставилося. Після відновлення державної незалежності України в архівній системі відбулися помітні зміни, юридичне закріплені в Законі України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» й інших нормативно-правових актах. Курс на демократизацію архівної справи дав новий поштовх для розвитку її інформатизації.

Впродовж 1990-х років було підготовлено низку офіційних документів, що регулюють створення єдиного державного інформаційного простору, користування документами та забезпечення їх збереженості: Закони України

«Про інформацію», «Про Концепцію Національної програми інформатизації», «Про захист інформації в автоматизованих системах», Постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Програми збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000-2005 рр.» як складової всесвітньої інформаційної програми «Пам'ять світу». Найбільше значення для архівної галузі мають Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Указ Президента України «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» (2000) і Розпорядження Президента України «Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи»(2000).

На початку 1990-х років Україна мала певний досвід створення архівних інформаційних ресурсів різних рівнів. Загальносистемний централізований рівень передбачав створення АІПС українського Фондового каталогу на базі ЦФК. Перші кроки на шляху його створення були зроблені 1989 р., коли Головархів України видав наказ «Про створення автоматизованої інформаційної системи (АІС) в Головархіві України». Рішення базувалося на досвіді створення загальносоюзної АІПС. Спочатку АІПС «Фондовий каталог» було створено на персональних ЕОМ типу ІВМ РС 486 з застосуванням пакету прикладних програм СОЗ/1515. За досвідом попередників, система передбачала створення бази даних на всі фонди, які зберігаються в архівних установах України на базі облікової інформації фондового каталогу. Вона створювалася традиційними технологіями протягом 50 років і сконцентрувала інформацію про понад 200 тис. архівних фондів, які зберігалися в системі Головархіву України. База даних ЦФК зберегла всі реквізити традиційної картки фонду, тому виконувала функції державного обліку, містила переважно службову інформацію й дозволяла вести пошук інформації по кожному архіву, номеру, категорії, типу фондів, предметно-тематичній ознаці, географічній назві та прізвищу. Отже, система передбачала й елементи науково-пошукових функцій.

Також в Україні було опробовано різні об'єкти комп'ютеризації, проводилася міжфондова, пофондова, подокументна, предметно-тематична каталогізації груп документів, створення національних, центральних та локальних баз даних.

Загалом розвиток інформаційних технологій за 1990-ті роки досягнув таких рівнів, що дозволив значно прискорити переведення змісту документів з паперових на електронні версії з допомогою цифрових технологій, тисячократне прискорити обмін інформацією і надав можливості конвертації інформація з будь-яких технологічно застарілих баз даних до новітних, розширивши можливості обігу інформації. Водночас технологічно вирішена проблема класифікації інформації в інформаційних системах, яка складала практично неподоланний бар'єр на початок 1990-х років.

ВИСНОВКИ

У результаті проведеного дослідження за темою «Правила уніфікованої каталогізації архівних та рукописних документів» ми можемо зробити такі висновки:

1. Дореволюційні архіви мали описи, покажчики, каталоги, але всі довідники не були єдиною, взаємопов'язаною системою. Кожен довідник існував лише в одній «функціональній площині». Усвідомлення зв'язків розвитку описання з розвитком архівної справи, зокрема, з її централізацією, інтенсивністю комплектування і користування документною інформацією сприяло розвитку довідкового апарату архівів.

Основні вимоги до довідкового апарату полягають у забезпеченні багато-аспектного пошуку інформації на всіх рівнях НАФ, придатності для документів з різними носіями, застосуванні уніфікованої методики складання архівних довідників.

2. Зберігання даних в архіві без проведення каталогізації документів - це процес, подібний розміщенню носіїв на складі . Тобто формально доступ до документів можливий, але на практиці без довідкового апарату - нереальний. Саме тому архів складається не тільки із самих документів, а й інформації про них , а також процедур пошуку, класифікації та фільтрації. Приклад помилки зберігання - це розміщення частин електронного документа на різних фізичних носіях (що не забезпечує цілісність його структури) і подібно до розміщення листів однієї справи в різних приміщеннях .

3. Складовою частиною довідкового апарату архівів є інформаційно-пошукові системи які допомагають формувати Національно архівний фонд та зберігання документів, захищають національні інтереси в архівній справі, вирішують проблеми оперативного і повноцінного доступу до архівної інформації, що містить в документах, та прискорює їх залучення до суспільного обігу у світових інформаційних мережах.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 р.// ВВР України. - К., 1994. - 18 с.

2. Закон України «Про інформацію» від 02 жовтня 1992 р. // ВВР України. - К., 1992. - 650 с.

3. Закон України «Про Концепцію Національної програми інформатизації» від 4 лютого 1998 р. // ВВР України. - К., 1998. - 182 с.

4.Закон України «Про захист інформації в автоматизованих системах» від 5 дипня 1994 р. // ВВР України. - К., 1994. - 286 с.

5. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Програми збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000-2005 рр.» від 15 вересня 1999 р. №1716 // Архіви України

6. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа: Терміни та визначення. Чинний від 1995.07-01.

7.Положення про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду: Затв. пост. Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853 // 3ібрання постанов Уряду України. - 1996. - № 3.

8. Калакура, Я. С. Архівознавство: Підручник для студентів іст. ф-тів вищ. навч. закладів України [Текст] / Калакура, Я. С., Матяш, І. Б.- К.: Видавн. Дім „КМ Академія”, 2002. - 356 с.

9. Кисельов, І. М. Про автоматизовану інформаційну систему архіву [Текст] // Студії з архівної справи та документознавства: Т. 2 - К.,1997. - С. 29-33.

10. Хенсен, С. Архіви, особові фонди та рукописні зібрання: До правил уніфікованої каталогізації архівних та рукописних документів [Текст] / пер. з рос. В.Шаріпової // Національна архівна інформаційна система “Архівна та рукописна україніка” і комп'ютеризація архівної справи в Україні. Вип. 1. Інформатизація архівної справи в Україні: Сучасний стан та перспективи: 36. наук. пр. - К.:1996. - С. 225-259.

11. Державний архів Полтавської області. Анотований реєстр описів / Аното-ваний реєстр описів. - Т. 1. Фонди дорадянського періоду. - Полтава, 2004. - 72 с.

12. Краткий словарь архивной терминологии. - М.-Л., 1968. - 58 с.

ДОДАТОК A

Зразок картки з описанням для каталогу:

Центральний державний архів вищих органів влади та управ- ління України	Дата події 12 березня - 8 верес- ня 1994 р.
	Місце події Тернопільська обл. Скалатський р-н, с. Криве
Ідекс	ЙЗ 02 10 (.02)
Зміст	Список членів і симпатиків ОУН, що загинули в боротьбі проти радянської влади
Назва фонду	З'єднання північних груп УПА, Західна група
Ф. 3838	Оп. 1	Спр. 91	Арк. 37
Мова документа	укр.	Спосіб відтворення	рукоп.
Зав. відділом	підпис	01.08.1997 Н.Рубльова
Посада	дата	розшифрування підпису

Размещено на Allbest.ru