Автоматизація системи обліку оплати праці

Размещено на http://www.allbest.ru

Автоматизація системи обліку оплати праці

Технічне забезпечення автоматизованого робочого місця

Автоматизоване робоче місце (АРМ) - проблемно-орієнтований апаратно-програмний комплекс, що охоплює апаратні, програмні та інформаційні засоби для розв'язання задач користувача (спеціаліста з управління) безпосередньо на його робочому місці в режимі діалогу з ЕОМ.

Комплекс програмного забезпечення АРМ може включати такі засоби:

1. Загальносистемне програмне забезпечення:

1.1 Операційні системи та програми системного супроводження;

1.2 Системи управління базами даних;

1.3 Комплекси програм введення-виведення та контролю даних;

1.4. Програмні комплекси передавання даних і підтримки комунікацій.

2. Програмне забезпечення загального призначення - сервісні програми та засоби створення «дружнього» інтерфейсу.

3. Проблемно-орієнтоване програмне забезпечення:

3.1 Комплекси програм, орієнтовані на розв'язання конкретних прикладних задач предметної області;

3.2 Програми підтримки прийняття та супроводження планових, управлінських і комерційних рішень;

3.3 Засоби автоматизації економіко-математичних розрахунків.

Структурно АРМ охоплює функціональну і забезпечувальну частини.

Функціональна частина визначає зміст конкретного АРМ і включає опис сукупності взаємопов'язаних завдань, що відображають особливості автоматизованих функцій діяльності користувача. В основі розробки функціонального забезпечення є вимоги користувача до АРМ і його функціональна специфікація, що містить опис ввідної і вихідної інформації, засобів і методів досягнення достовірності і якості інформації, застосовуваних носіїв, інтерфейсів зв'язку. Сюди ж належать описи засобів захисту від несанкціонованого доступу, відновлення системи в збійних ситуаціях, управління в нестандартних ситуаціях.

Забезпечувальна частина передбачає традиційні види забезпечення: інформаційне, програмне, технічне, технологічне, лінгвістичне та ін.

Інформаційне забезпечення описує організацію інформаційної бази, регламентує інформаційні зв'язки, зумовлює склад і зміст всієї системи інформаційного відображення.

Програмне забезпечення (ПЗ) АРМ поділяється на загальне і функціональне. Загальне ПЗ поставляється в комплекті з персональним комп'ютером (ПК) і охоплює операційні системи, прикладні програми, що розширюють можливості операційних систем, програмні засоби діалогу тощо. Загальне ПЗ призначене для управління роботою процесора, організації доступу до пам'яті, периферійних пристроїв, запуску й управління процесором, виконання прикладних програм, забезпечення виконання програм на мовах високого рівня.

Функціональне ПЗ призначене для автоматизації вирішення функціональних завдань, включає універсальні програми і функціональні пакети. При проектуванні цих програмних засобів необхідно дотримуватись принципів орієнтації розробки на конкретного користувача.

Сукупність вимог до програмного і технічного забезпечення відображається у великій кількості функцій користувача, і це дозволяє вирішувати проблему професійної орієнтації на користувача.

Технічне забезпечення АРМ є комплексом технічних засобів обробки інформації на базі ПК, що призначений для автоматизації функцій фахівця в предметній і проблемній областях його професійних інтересів.

АРМ фахівця сфери організаційного управління звичайно базується на персональному комп'ютері індивідуального або колективного користування, а також тих, що є у складі локальних мереж.

Технологічне забезпечення АРМ призначене для організації технологічного процесу використання АРМ стосовно комплексу виконуваних завдань, що відповідають функціям фахівця.

Технологічний процес є сукупністю функціональних робіт, що охоплюють забезпечення введення, контролю, редагування і маніпулювання даними, нагромадження, зберігання, пошуку, захисту, отримання вихідних документів. У зв'язку з тим, що користувач, як правило, належить до певного колективу і виконує в ньому певну роботу, необхідно передбачити технологічну взаємодію виконавців під час виконання завдань, забезпечити умови спільної роботи фахівців. Ці положення повинні відображатися у кваліфікаційних вимогах і посадових інструкціях користувачів АРМ.

Лінгвістичне забезпечення АРМ визначається системою вимог до мови спілкування користувача із засобами АРМ.

Ці мови повинні бути простими у вивченні і використанні. Рівень і якість інформаційного і смислового навантаження мовних засобів залежать від того, наскільки їх синтаксичні і семантичні конструкції наближаються до відповідних конструкцій природної мови фахівця.

Упровадження і використання мереж АРМ управлінського персоналу має багато переваг порівняно з локальними АРМ для організації виконання ними функціональних задач. Це, зокрема, можливість організації спільної роботи користувачів; можливість маневрування ресурсами в границях мережі; можливість резервування потужностей і перерозподілу навантажень; забезпечення доступу до всієї інформації та фондів алгоритмів і програм, нагромаджених у мережі.

АРМ мають бути орієнтовані, в основному, на користувачів, слабо підготовлених для роботи на персональному комп'ютері або таких, що не мають ніякої підготовки. Через це першорядного значення набуває раціональна організація діалогу між користувачем АРМ і комп'ютером. Структура локальних мереж АРМ відповідає прийнятій на підприємстві організаційній структурі управління.

За характером використання у процесі управління АРМ класифікуються на індивідуальні та групові (для багатьох користувачів). У разі побудови АРМ спеціалістів з управління цехом необхідно враховувати високий ступінь взаємозв'язку функцій управлінського персоналу цеху і виконуваних кожним спеціалістом інтуїтивних рішень на основі нагромадженого досвіду та особистих контактів зі спеціалістами інших рівнів управління, які (рішення) погано піддаються автоматизації. Для підтримки таких рішень на робочих місцях можуть створюватися системи підтримки прийняття рішень та експертні системи. Використання АРМ увільняє управлінський персонал від виконання рутинної роботи з оформлення документів, проведення розрахунків.

Здебільшого для створення одного АРМ потрібна одна персональна ЕОМ (ПЕОМ). Фізично одна ПЕОМ може обслуговувати й декілька АРМ спеціалістів. Конкретне суміщення АРМ може бути здійснене, виходячи з функціональної близькості цих АРМ, а також з урахуванням фактора територіального розташування відповідних підрозділів і спеціалістів. У деяких випадках одне АРМ може функціонувати на декількох ПЕОМ одночасно: це стосується передусім цехових спеціалістів, що приймають рішення з управління виробництвом в оперативному режимі роботи (диспетчери). Важливою задачею в процесі створення АРМ є технічно та економічно обґрунтований вибір класу використовуваної ПЕОМ. Так, наприклад, за умови відсутності потреби у складних розрахунках і збереженні значних обсягів інформації у складі АРМ може бути використаний малопотужний мережевий комп'ютер або термінальний комплекс.

До ЕОМ можуть підключатися периферійні пристрої різноманітного функціонального призначення (для збирання, накопичення, зберігання, виведення і передавання інформації). Одні периферійні пристрої призначені для встановлення взаємодії носія інформації, яка передається і сприймається людиною, з ЕОМ, інші - для встановлення взаємодії ЕОМ з технічними об'єктами. Пристроями першого типу є: клавіатура і монітор ЕОМ, аналізатори мови та синтезатори, принтери, сканери для зчитування друкованих текстів. До другого типу належать: пристрої зв'язку з автоматикою технологічного обладнання (верстатів з ЧПУ, автоматичних ліній) і транспортно-складського обладнання з контрольно-вимірювальною апаратурою, пристрої мережевого зв'язку з іншими ЕОМ, модеми (пристрої для передавання та приймання даних по телефонній мережі), пристрої записування-зчитування даних у штриховому коді.

Технічне забезпечення автоматизованого робочого місця здійснюється у двох напрямках. Перший, - впровадження сучасної обчислювальної техніки, другий - впровадження засобів оргтехніки та оперативної поліграфії. Найбільший ефект досягається при спільному застосуванні засобів обчислювальної техніки та оргтехніки.

Потреба в механізації виконання різноманітних робіт, процесів, операцій управлінської праці, зумовила створення різноманітних засобів оргтехніки. Широка номенклатура сучасних засобів оргтехніки, що відрізняються між собою виконуваними функціями, застосовуваними технологічними процесами, експлуатаційними можливостями, конструктивними процесами, експлуатаційними можливостями, конструктивними особливостями та іншими ознаками, викликає потребу класифікації їх.

Класифікація дає змогу систематизувати за певними ознаками всі засоби оргтехніки на групи, підгрупи, види, сприяє формуванню єдиної термінології та кращій орієнтації споживачів при виборі засобів оргтехніки для конкретних умов.

Побудова сучасних класифікацій ґрунтується на використанні такої класифікаційної ознаки, основою якої є інформаційний характер процесу управління. Відповідно до цього засоби оргтехніки класифікують за функціями, виконуваними ними щодо інформації або до її носія - документа.

Згідно з цією класифікаційною ознакою всі засоби оргтехніки можна поділити на такі класи: складання документів; копіювання та оперативного розмноження документів; обробки документів; зберігання, пошуку та транспортування документів; технічні засоби зв'язку.

До засобів складання документів відносять усі види друкарських машин. письмові автомати, диктофонну техніку.

Основним технічним засобом підготовки документів є використання сучасних комп'ютерів, обладнаних відео термінальними пристроями, призначеними для показу на екрані текстів, що вводяться з клавіатури або спеціальних магнітних носіїв інформації.

Спеціальні програми дають змогу здійснювати редагування тексту: виправити помилку, замінити те чи інше слово, виключити непотрібні частини тексту, змінити розміщення речень, абзаців, графічно вирівняти текст. Складений документ зберігається у пам'яті комп'ютера, може буди у будь-який час роздрукований у необхідній кількості копій чи перенесений на магнітну дискету. Магнітна дискета може бути введена в іншу ЕОМ чи в систему телетайпного зв'язку.

Впровадження диктофонної техніки дало змогу уникнути непродуктивних витрат часу управлінських працівників на підготовку документів, оскільки запис здійснюється з голосу.

Засоби копіювання та оперативного розмноження документів (засоби репрографії) включають засоби фотокопіювання, діазокопіювання, мікро копіювання, електрографії, термокопіювання, електронографії, оперативної поліграфії.

До складу засобів обробки документів входять фальцювальні, аркушепідбиральні, паперознищувальні машини, ламінатори, зшивачі, нумератори, конвертовідкривачі та ін.

До самостійної групи засобів зберігання, пошуку та транспортування документів відносять лотки та ящики для оперативної роботи з документами та карточками, устаткування для обладнання бібліотек та архівів, папки для зберігання документів, шафи для сортування кореспонденції, повітряну (пневмо) пошту.

До технічних засобів зв'язку, які використовуються у повсякденній роботі керівників та фахівців, належить телефонний зв'язок. Підвищенню ефективності використання телефонного зв'язку сприяє використання телефонних підсилювачів, пристроїв автоматичного набору телефонних номерів, автоматичних телефонних відповідачів, секретарів-автоматів.

Використання телефонних підсилювачів полегшує запис інформації, яка передається телефоном, вивільняє працівника від потреби тримати в руці телефонну трубку. Установлений поряд з підсилювачем диктофон записує передану телефоном інформацію. Телефонний підсилювач можна також використовувати для проведення короткотермінових нарад між працівниками, що знаходяться в різних населених пунктах чи на різних об'єктах.

Останнім часом значного поширення набули також засоби телеграфного, фототелеграфного та телеавтографного зв'язку: телеграфи, факси, факс-модеми. Перевагами цих засобів зв'язку є документування управлінської інформації та факсимільне відтворення оригіналів документів.

Є дві основні форми використання засобів оргтехніки: децентралізована та централізована. У деяких випадках використовується мішана форма з різним ступенем переважання тієї чи іншої форм. При децентралізованому методі засоби оргтехніки можуть використовуватись індивідуально кожним працівником на своєму робочому місці, якщо вони потрібні для постійного застосування, колективною групою співробітників однієї робочої кімнати, дільниці, підрозділу, якщо ці засоби необхідні для виконання епізодичних операцій.

Централізований метод застосовується для механізації виконання деяких видів робіт у масштабі всієї установи. Цей метод використовується насамперед у централізованих спеціалізованих підрозділах: друкарських та диктофонно-друкарських бюро, копіювально-розмножувальних службах, експедиціях, архівах.

Найбільш ефективним є централізований метод застосування засобів оргтехніки. Цей метод порівняно з децентралізованим забезпечує більш високу продуктивність праці, завдяки чому для виконання того самого обсягу робіт потрібна значно менша кількість одиниць устаткування та відповідно менші витрати на його придбання.

Широке комплексне впровадження засобів механізації і автоматизації робочого місця дає змогу значно підвищити ефективність управлінської праці.

автоматизація облік оплата праці

Автоматизація обліку оплати праці

На багатьох підприємствах облік оплати праці є тією ділянкою обліку, яку насамперед автоматизують. Адже вона характеризується значним обсягом вхідної інформації і відповідно розрахункових робіт. Тому в організації обліку та складання звітності з оплати праці широко розповсюджені сучасні інформаційні системи з використанням засобів комп'ютерної обчислювальної техніки. Їх особливістю є можливість складання в автоматичному режимі машинограм, узагальнюючих облікову інформацію в розрізах, необхідних для управління, контролю, аналізу та складання фінансової звітності.

Вибір програмного забезпечення є важливим моментом при створенні автоматизованого робочого місця облікового працівника. Для вибору програми необхідно здійснити порівняльний аналіз програм, які пропонуються на ринку. Першим кроком для порівняння можливостей наявних програмних продуктів є їх класифікація. Це важливий етап в організації комп'ютерного обліку: тільки після поділу програмного забезпечення на групи за відповідними критеріями можна формувати вимоги до програм і порівнювати їх функціональні можливості.

На вітчизняному ринку програмного забезпечення для ведення обліку оплати праці та складання звітності пропонується багато програм різних виробників. Вони мають подібне функціональне наповнення, але відрізняються технологією перетворення вихідних даних у результативну інформацію та інтерфейсом.

Дані програмні продукти дозволяють вирішувати наступні завдання. По-перше підвищується точність, ясність і прозорість розрахунків з персоналом. По-друге, впровадження програмних рішень забезпечує своєчасність розрахунків з оплати праці, а також формування внутрішніх управлінських звітів (про прибуток, недостачі, брак, рентабельність, продуктивність праці тощо), які є відправною точкою для формування преміальної складової заробітної плати. По-третє, автоматизовані системи дозволяють зберігати і передавати великі масиви даних, забезпечують швидкий і легкий доступ до даних. По-четверте, автоматизовані системи формують статистичні і динамічні звіти по заробітній платі, що підвищує якість прийнятих управлінських рішень і вимагає менших затрат часу.

Автоматизована система обліку оплати праці може функціонувати як окрема система для розв'язання задач тільки цієї ділянки обліку, як складова комплексної автоматизованої облікової системи або ж як складова інтегрованої автоматизованої системи управління підприємством.

Найбільш розповсюдженими програмними продуктами з автоматизації обліку праці та її оплати на території України є програми таких розробників як “1С”, “ПАРУС-Підприємство”, “Галактика”, “БЕСТ ЗВІТ” та ін.

Для підвищення ефективності управління підприємством фірма “1С” в програмному комплексі “1С: Підприємство” створила конфігурацію по управлінню кадрами та розрахунку заробітної плати. Якщо раніше такою програмою була конфігурація “1С: Зарплата і Кадри 7.7”, то з розвитком ринку і появою підвищених вимог до інформаційних технологій фірма “1С” випустила більш досконалий продукт “1С: Зарплата і Управління персоналом 8”, яка відповідає всім запитам працівників, які здійснюють кадрове управління, планування і розрахунок заробітної плати. Причому остання версія програми “1С: Зарплата і Управління персоналом 8.1” є найбільш досконалим продуктом у своїх області [1, c. 7].

Для реалізації програмного продукту “1С: Підприємство 8” на території України фірмою “1С” було розроблено “1С: Підприємство 8 для України”. Даний програмний продукт містить конфігурацію “1С: Зарплата і Управління персоналом 8 для України” і забезпечує: планування потреби у персоналі; управління атестацією, навчанням та фінансовою мотивацією працівників; ефективне планування зайнятості персоналу; ведення обліку кадрів і аналіз кадрового складу; ведення штатного розпису підприємства; розрахунок заробітної плати персоналу; розрахунок регламентованих законодавством податків, утримань із заробітної плати та нарахувань на фонд оплати праці; автоматизацію розрахунку нарахувань та утримань за будь-якими алгоритмами; відображення нарахованої заробітної плати і податків у складі витрат підприємства; управління грошовими розрахунками з персоналом, включаючи депонування; проведення розрахунків “заднім” числом; формування розрахункових листків будь-якого виду; розрахунки як індивідуальних, так і групових нарахувань типу бригадних нарядів; формування платіжних відомостей з впорядкуванням інформації за різними критеріями шляхом розподілу її за категоріями, підрозділами та іншими ознаками; розрахунок лікарняних листків, відпусток, оплати по середньому заробітку на основі даних за попередні розрахункові періоди [6, c. 67]; повний розрахунок зарплати як по місячному, так і по тижневому циклу; формування стандартних звітів для податкової інспекції і позабюджетних фондів; отримання статистичної інформації по працівниках підприємства; фіксацію кадрових переміщень працівників і їх просуванням по службі із створенням відповідних звітів тощо [6, c. 167; 134].

В порівнянні з конфігурацією “1С: Зарплата і Кадри 7.7” можна виокремити наступні переваги:

- ведення обліку декількох організацій в єдиній інформаційній базі. Організації можуть використовувати спільні списки фізичних осіб, класифікатори аналітичної інформації;

- ведення не тільки регламентованого обліку нарахувань, а й управлінського обліку заробітної плати: стимулюючих надбавок і бонусів. Можливість описувати додаткові нарахування;

- удосконалено механізм обліку використання робочого часу. Підтримуються індивідуальні, зведені індивідуальні і “гнучкі” графіки роботи; детальні чи зведені графіки роботи; оплата погодинних невиходів;

- у кадрову аналітичну звітність включені звіти з руху працівників і наочні діаграми відпусток, произвольним спискам працівників, військовий облік з формуванням звітності [1, c. 10-11].

Для отримання підсумків, а також іншої зведеної чи детальної інформації в програмі “1С: Зарплата і Управління персоналом 8”, як і в попередній версії “1С: Зарплата і Кадри 7.7”, використовуються звіти. Кількість і склад звітів, котрі можуть бути отримані при використанні системи, повністю визначаються у конфігурації. Дані для звітів вибираються на основі введеної чи розрахованої автоматично інформації.

Набір параметрів, котрий використовувався при формуванні якого-небудь звіту, можна зберегти і потім використовувати при наступних побудовах звіту. Параметри зберігаються як набір значень реквізитів форми звіту. Подібну можливість зручно використовувати, коли форма для введення параметрів має значне число елементів [1, c. 304].

Дана конфігурація формує всі необхідні уніфіковані форми з обліку праці і заробітної плати та інші необхідні звіти, які дозволяють отримувати інформацію за будь-який розрахунковий період.

Також популярною є програма інтегрованої системи автоматизації управління підприємством “Галактика”. При розробці і розвитку системи “Галактика” велику увагу було приділено питанням оптимізації управління ресурсами виробничого підприємства.

Інтегрована система автоматизації управління підприємством “Галактика” випущена на ринок в 1995 р. Сьогодні вона включає більше ніж 50 модулів, які функціонують на основі архітектури клієнт-сервер. Взаємодія модулів системи при наявності єдиної комп'ютерної мережі здійснюється в оперативному режимі. Всі модулі використовують єдину базу даних, для управління котрої за вибором замовника можуть використовуватись СУБД Pervasive SQL, MS SQL-server або Oracle [19, c. 82].

Одним із функціональних контурів (функціональних блоків) системи “Галактика” є контур “Управління персоналом”. Даний контур складається із двох модулів “Управління персоналом” і “Заробітна плата”, які забезпечують автоматизований облік кадрів і виконання розрахункових процедур, пов'язаних з оплатою праці персоналу підприємства.

Модуль - це прикладна програма системи, призначена для автоматизації певної ділянки господарського обліку. Він має відносну самостійну стійкість і може експлуатуватись як у складі комплексу, так і локально [15, c. 16].

Модуль “Управління персоналом” забезпечує процес формування, зберігання і корегування штатного розпису і особових карток працівників підприємства за підрозділами, а також отримання звітів по штатному розпису і кадрах. Ведення картотеки здійснюється шляхом формування типових наказів про прийняття на роботу, переміщення по службі, звільненні, надання відпусток, а також формування записів про непрацездатність працівника [21, c. 83].

Модуль “Управління персоналом” автоматизує наступні функції: підбір персоналу; працевлаштування; ведення кадрової документації; облік заробітної плати; облік робочого часу і аналіз його ефективного використання; облік, планування і контроль трудових ресурсів підприємства; персоніфікований облік; формування статистики, форм і різноманітних звітів.

Модуль “Заробітна плата” дозволяє автоматизувати облікові і розрахункові процедури, які пов'язані з оплатою праці персоналу підприємства при почасовій та відрядній системах оплати праці [6, c. 186; 11, c. 63].

В модулі враховані особливості розрахунків з оплати праці в сучасних умовах, включаючи зміни мінімальної заробітної плати, тарифної ставки першого розряду, видів і ставок податків, індексації тощо.

Парус-Підприємство - комплексна система управління великим підприємством, клієнт-серверне рішення на базі СУБД Oracle, яка має модульну структуру.

З допомогою модуля “Парус-Заробітна плата” здійснюється автоматизація нарахування заробітної плати на всіх його етапах, модуль “Парус-Персонал” призначений для комплексного вирішення завдань управління персоналом на підприємстві і дозволяє формувати такі кадрові звіти як штатний розклад в розрізі посад і працівників, звіт із стажу роботи, звіт по вакантних посадах та ін. В системі також передбачено можливість друку деяких статистичних звітів: 1-ПВ, 3-ПВ, 6-ПВ, 10-П1, 9-ДС. Також є можливість отримати дані по військовозобов'язаним, укомплектованості і вакантних посадах на підприємстві та ін. Система “Парус-Персонал” дає можливість отримувати споживчі звіти спискового характеру на основі відібраних працівників за тією чи іншою умовою відбору. Необхідно відмітити, що поля, які включаються у такий звіт, вибираються користувачем самостійно, що робить систему більш гнучкою і функціональною. Налаштовані користувачем звіти зберігаються у базі даних і при наступному їх виклику достатньо вказати назву звіту для виводу на друк [17].

Товариство з обмеженою відповідальністю “БЕСТ ЗВІТ” є розробником програми “БЕСТ ЗАРПЛАТА”, яка призначена для обліку праці та заробітної плати для малих і середніх підприємств. Дана програма здійснює автоматичний розрахунок заробітної плати згідно діючого законодавства, перерахунок заробітної плати при будь-якому коригуванні даних та сум утримань і нарахувань до фондів за попередні періоди у випадку зміни законодавства. Програма містить: типовий перелік видів оплат, фондів та їх нарахувань; типові комплекти необхідних згідно законодавству України звітів, сформованих за вимогами державних структур, до яких подається звітність; простий та універсальний механізм імпорту даних для інтеграції з іншими обліковими системами та управління підприємством та ін. “БЕСТ ЗАРПЛАТА” автоматично передає сформовані звітні документи в систему формування звітів до державних структур “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” [18].

Проведений нами аналіз вищенаведених програмних продуктів свідчить про те, що вони не призначені для ведення нормативного методу обліку витрат, а лише можуть порівнювати фактичні затрати ресурсів з плановими. Вважаємо, що ця ситуація пов'язана, насамперед, із відсутністю у Плані рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій спеціальних рахунків, а ті, підприємства, які ведуть облік за нормативним методом використовують транзитні рахунки або вводять значення норми затрат ресурсів для формування звітів за нормативними та фактичними даними. Також у розглянутих нами програмах відсутні алгоритми для отримання оперативної інформації за причинами та винуватцями відхилень від норм затрат ресурсів. Визначальною рисою цих програм є те, що вони дозволяють оперативно й достовірно визначати розмір заробітної плати з урахуванням різноманітних видів стимулюючих та компенсаційних виплат та формувати внутрішні системні та зовнішні звіти, однак не передбачають формування звітних показників по ефективності використання праці.

Комп'ютеризація бухгалтерського обліку сприяє розширенню аналітичних можливостей обліку, що може призвести до появи надлишкової інформації. Для того, щоб цього не відбулося, потрібно згрупувати облікову інформацію залежно від потреб різних рівнів управління та надати її у вигляді, зручному для використання без додаткових перетворень. Ступінь розмежування облікових даних залежить від об'єктів обліку, при чому чим вище рівень (посада) користувача, тим ширше склад облікових даних і менша їх деталізація.

Розподіл системи обробки даних в умовах функціонування автоматизованого робочого місця (далі - АРМ) бухгалтера базується на основі виокремлення наступних трьох рівнів управління:

- вищий (на основі АРМ бухгалтера ІІІ категорії), на якому здійснюється управління бухгалтерським обліком в цілому;

- середнього (на основі АРМ бухгалтера ІІ категорії), на якому здійснюється управління дільниць;

- нижчого (на основі АРМ бухгалтера І категорії), на якому здійснюється безпосереднє управління діяльністю цеху, дільниці, бригади складу, відділу та ін.

Однак ця класифікація не передбачає функціонування АРМ, який би формував інформацію для прийняття стратегічних рішень.

Тому на великих підприємствах доцільно створити автоматизовані робочі місця відповідно до рівнів управління (нижчий, середній, вищий) працею та витратами на її оплату. Таке розмежування дасть можливість формувати звітну інформацію для потреб оперативного, тактичного та стратегічного управління. При цьому кожен попередній рівень являє собою інформаційну базу для наступного.

Так, з допомогою АРМ на нижчому рівні управління здійснюється збір, накопичення і часткова обробка первинної інформації в підрозділах підприємства, а саме: табельний облік, оперативний облік виробітку та формується інформація про брак, простої, понаднормові роботи тощо. Цей рівень характеризується трудомісткими ручними операціями, а також великими обсягами облікової номенклатури. В процесі вирішення задач за місцем їх виникнення виявляються відхилення, їх причини і винуватці, дані про яких важливі для всіх рівнів управління.

Отримана на нижчому рівні результативна інформація надходить на наступний, тобто середній рівень, де здійснюється її реєстрація і групування в системі синтетичних та аналітичних рахунків. Для цього дані поточних господарських операцій відображаються у різних облікових регістрах і формуються результативні дані, які відображають факти господарського життя у вартісній оцінці, у вигляді бухгалтерських проводок. На основі даних синтетичного та аналітичного обліку формується Головна книга, реєстри синтетичного та аналітичного обліку, відомість нарахувань та утримань і, відповідно, фінансова звітність, звітність до позабюджетних фондів, статистична звітність, податкова звітність тощо.

На вищому рівні управління, тобто стратегічному, АРМ забезпечує керівників підприємства, головного бухгалтера та менеджерів вищого рівня управління інформацією для прийняття управлінських стратегічних рішень. До цієї інформації відноситься показники собівартості (нормативні, планові, фактичні), трудомісткості продукції, ступінь використання працівників, руху працівників, використання фонду оплати праці, використання фонду робочого часу, рівня і динаміки продуктивності праці, заробітної плати, стану нормування праці, ефективність роботи структурних підрозділів тощо. Результативна інформація може бути представлена табличному, графічному чи текстовому вигляді і може бути отримана в будь-який момент [2, c. 125-126].

В залежності від засобів організаційної чи обчислювальної техніки обмін інформацією між окремими АРМ в обліковій системі може здійснюватись двома способами:

- з допомогою магнітних носії (дисків);

- по каналах зв'язку при наявності сети, а також з допомогою електронного обміну даними через шлюзи модемного зв'язку.

Перший спосіб забезпечує ведення обліку за окремими ділянками кожного рівня. Баланс формується за звітний період шляхом злиття даних, отриманих на різних ділянках (файлів проводок).

Другий спосіб поряд з веденням бухгалтерського обліку за всіма ділянками дозволяє отримувати оперативну інформацію про поточний стан справ на підприємстві. При такому способі обробки облікових даних АРМ, які знаходяться на першому рівні, пов'язані із АРМ другого рівня електронною поштою через модеми. АРМ другого і третього рівнів взаємодіють в мережі через канали зв'язку. Одиницею обміну даними між АРМ є файл. В процесі такого обміну результативні файли обновляються безперервно по мірі здійснення господарських операцій [2, c. 124-125].

Комплекс задач з обліку праці та заробітної плати не є уособленою системою, а функціонує в тісній взаємодії з ділянками грошових коштів, витрат діяльності, фінансових результатів, розрахункових операцій, управління кадрами.

Головними принципами, на яких базується така взаємодія, є:

- наявність зворотного зв'язку;

- використання результативної інформації однієї ділянки обліку в якості вхідної для іншої ділянки;

- спільність деяких джерел інформації для кількох ділянок обліку;

- спільність деяких первинних та результативних носії інформації для кількох ділянок обліку;

- уніфікованість систем кодування інформації, що використовується на взаємозв'язаних ділянках обліку;

- єдність системи показників, що характеризують конкретний об'єкт обліку та управління і використовуються на взаємозв'язаних ділянках обліку.

Наприклад, комплекс задач обліку грошових коштів і розрахункових операцій формує інформацію про виплату заробітної плати через касу та розрахунковий рахунок, перерахування утримань й страхових внесків.

Комплекси задач обліку витрат на виробництво і діяльності формує інформацію про нарахування зарплати за кореспондуючими рахунками та кодами витрат.

Комплекс задач обліку фінансових результатів формує інформацію про оплату праці в розрізі структури і змісту звіту про фінансові результати.

Комплекс задач управління кадрами, разом із комплексом автоматизованого обліку праці та заробітної плати, формує інформацію про середньоспискову чисельність працівників за звітний період, зміни в кількості та структурі працюючих та інші показники [3, c. 321].

Однак, вважаємо, що комплекс обліку оплати праці повинен взаємодіяти не лише з вищевказаними ділянками фінансового обліку і відповідно бути складовою системи фінансового обліку, а й із системою управлінського обліку, нормування праці, прогнозування й планування діяльності підприємства, аналізу тощо.

Отже, незважаючи на те, що автоматизація обліку оплати праці значно спростила його ведення, основною її метою є формування інформації, необхідної для всіх рівнів управління, для прийняття обґрунтованих рішень з метою ефективного використання праці працівників.

Список використаної літератури

1. 1С: Зарплата и управление персоналом 8.1: [практическое пособие] / [кол. авторов; под ред. Н.В. Селищева]. - М.: КНОРУС, 2009. - 368 с.

2. Автоматизированное рабочее место экономиста: [учеб. пособие] / В.Д. Ковалева, В.В. Хисамудинов. - М.: Финансы и статистика; ИНФРА-М, 2009. - 336 с.

3. Бенько М.М. Інформаційні системи і технології в обліку: [навч. посіб.] / М.М. Бенько. - К.: Київ. нац. торг-екон. ун-т, 2006. - 362 с.

4. Биков І. Ю. Microsoft Office в задачах економіки та управління / І. Ю. Биков, М. В. Жирнов, І. М. Худякова. - К. : Професіонал, 2006. - 264 с.

5. Буров, Є.В. Ком`пютерні мережі: підручник/ Є. В. Буров. - Львів: Магнолія 2006, 2010. - 262 с.

6. Информационные системы в экономике: [учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям “Финансы и кредит”, “Бухгалт. учет, анализ и аудит”] / Г.Н. Исаев. - М.: Омега-Л, 2008. - 462 с.

7. Информационные технологии управления: [учеб. пособие для вузов]; под ред. проф. Г.А. Титоренко. - [2-е изд., доп.]. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 439 с.

8. Інформаційні системи в менеджменте навч. посіб. / [Батюк А.Є., Двуліт З.П., Обельовська К.М. та ін.]. - Львів: Національний університет “Львівська політехніка”, “Інтелект-захід”, 2004. - 520 с

9. Інформаційні системи і технології в економіці: [посібник для студентів вищих навчальних закладів]; за ред. В.С. Пономаренка. - К.: Видавничий центр “Академія”, 2002. - 544 с.

10. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: навчальний посібник/ С. В. Івахненков. - 4-ге вид., випр. і доп.. - К.: Знання, 2008. - 343 с.

11. Комплексная автоматизация управления предприятием: Информационные технологии - теория и практика / Ю.А. Петров, Е.Л. Шлимович, Ю.В. Ирюпин. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 160 с.

12. Кравчук, С,О. Основи комп`ютерної техніки: Компоненти, системи, мережі: навчальний посібник/ С,О. Кравчук, В. Шонін. - К.: Каравела, 2006. - 344 с.

13. Лозікова, Г.М. Комп`ютерні мережі: навчальний посібник/ Г. М. Лозікова; Мін-во освіти і науки України, Донецький економ.-гуманітарний ін-т. - К.: ЦНЛ, 2004. - 128 с.

14. Макарова, М.В. Інформатика та комп'ютерна техніка: навчальний посібник/ М. В. Макарова, Г. В. Карнаухова, С. В. Запара; ред. М. В. Макарова. - Суми: Університетська книга, 2008. - 665 с.

15. Микитенко Т. Сучасні інформаційні технології обліку та аудиту в управлінні підприємством / Т. Микитенко // Бухгалтерський облік і аудит, 2005. - № 10.- С. 12-19

16. Нємцов В. Д. Менеджмент організацій : навч. посіб. / В. Д. Нємцов, Л. Є. Довгань, Г. Ф. Сініок. - К. : УВПК „Екс об”, 2000. - 392 с.

17. Парус-Заработная плата [Електронний ресурс]. - Режим доступу: // http://parus.ua/

18. Програмний комплекс “БЕСТ-ЗАРПЛАТА” [Електронний ресурс]. - Режим доступу: www.bestzvit.com.ua/products/aboutbestzarplata.shtml.

19. Терещенко, Л.О. Інформаційні системи і технології в обліку: навчальний посібник/ Л. О. Терещенко, І. І. Матієнко-Зубенко; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2005. - 187 с.

20. Шквір, В.Д. Інформаційні системи і технології в обліку: навчальний посібник/ В. Д. Шквір, А. Г. Загородній, О. С. Височай. - 3-те вид., перероб. і доп. - К.: Знання, 2007. - 439

21. Шуремов Е.Л., Чистов Д.В., Лямова Г.В. Информационные системы управления предприятиями / Е.Л. Шуремов, Д.В. Чистов, Г.В. Лямова. - М.: Изд-во “Бухгалтерский учет”, 2006. - 112 с.

Размещено на Allbest.ru