Состояние организации первичного бухгалтерского учета ЗАО "ххх" и пути его совершенствования

Проверенные и полностью отвечающие предъявляемым требованиям документы главный бухгалтер ЗАО «Ххх» обрабатывает дальше. Обработка документа в бухгалтерии осуществляется в три этапа: таксировка (расценка), группировка и контировка.

Сначала производится таксировка, то есть главный бухгалтер организации переводит натуральные и трудовые измерители, указанные в документе, в денежные. Например, на основании табеля рабочего времени рассчитывается заработная плата работников. После этого подбираются документы, однородные по экономическому содержанию, то есть группируются. Документы систематизируются по трем потокам документации:

- входящие документы (поступающие из других организаций);

- исходящие документы (отправляемые в другие организации);

- внутренние документы (создаваемые в организации).

Также происходит группировка документов по другим признакам. Например, авансовые отчеты работников классифицируются по цели использования денежных средств; кассовые документы обобщаются по приходу и расходу.

Далее осуществляется третий этап обработки документа - контировка, то есть указание в первичной документации корреспонденции бухгалтерских счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.

После перечисленных процедур осуществляется регистрация первичных документов, которая придает им юридическую силу, так как фиксирует факт их создания или получения. Фиксирование первичного учетного документа в бухгалтерском учете представляет собой запись учетных данных о документе по установленной форме, которая фиксирует факт создания или получения документа. Например, авансовые отчеты сдаются подотчетным лицом вместе с оправдательными документами бухгалтеру, который проверяет наличие, правильность и законность необходимых реквизитов и заносит все данные в компьютер. При этом внутренние документы регистрируются в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки. Регистрация документа осуществляется главным бухгалтером фирмы в автоматизированном виде.

Таким образом, в организации ЗАО «Ххх» соблюдены следующие принципы:

1. Принцип достаточности оснований для регистрации первичных документов. То есть, каждый зарегистрированный носитель информации отражает реально совершенные и, что самое важное, разрешенные экономические действия.

2. Принцип полноты регистрации первичных документов. В фирме обеспечена такая организация регистрации, при которой все первичные документы, отвечающие требованиям, вводятся и обрабатываются.

3. Принцип точности регистрации и обработки первичных документов. Соблюдение этого принципа обеспечивает:

- правильную интерпретацию сущности хозяйственной операции, отраженной в первичном документе;

- точный количественный и качественный перенос данного документа в систему бухгалтерского учета.

4. Принцип своевременности регистрации и обработки первичных документов без каких-либо пропусков или изъятий.

5. Принцип определенности регистрации и накопления первичных документов. Каждому первичному документу соответствует строго определенное место в конкретном учетном регистре. Соблюдение этого принципа позволяет:

- быстро установить отсутствующие документы;

- выявить нетипичную или разовую хозяйственную операцию.

6. Принцип однократного ввода. При соблюдении выше перечисленных принципов, это принцип соблюдается автоматически. В частности, следование принципу определенности регистрации документов в значительной степени облегчает поиск так называемой «ошибки двойного ввода», так как все первичные документы, отражающие одинаковые хозяйственные операции, зарегистрированы в одном учетном регистре. Обеспечение принципов полноты регистрации и своевременности регистрации первичных документов не допускает ситуации, когда первичный документ не находит отражения в учетном регистре.

После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов бухгалтерского учета несет руководитель организации. Сохранность бухгалтерских документов и регистров обеспечивает главный бухгалтер. Хранение первичной документации осуществляется в соответствии со статьей 17 Закона «О бухгалтерском учете». В частности, в организации ЗАО «Ххх» соблюдаются сроки хранения, предписанные правилами организации государственного архивного дела, - не менее пяти лет, а также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Так, кассовые книги, кассовые оправдательные документы хранятся пять лет; лицевые счета работников организации - 75 лет за минусом возраста лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. Кроме того, поскольку бухгалтерский учет в организации полностью автоматизирован, то программы компьютерной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятся не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

 Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) в ЗАО «Ххх» осуществляется непосредственно в бухгалтерии. Каждый полученный документ, который прошел обработку, подшивается в папку по назначению в хронологическом порядке. При этом, оперативное хранение в организации подразделяется на хранение в процессе исполнения и хранения исполненных документов. Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя в специальных папках.

Бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии в закрытых шкафах до трех лет, а по истечении этого срока передаются в архив организации.

Документооборот первичной учетной документации регламентируется графиком, который разрабатывается главным бухгалтером и утверждается приказом руководителя организации. Однако в ЗАО «Ххх» наблюдается отсутствие графика документооборота. Но, на мой взгляд, он необходим, так как именно в графике документооборота отражается путь движения для каждого документа, срок их предоставления в бухгалтерию, а также ответственные лица. В связи с этим данный организационный документ был составлен при согласовании с главным бухгалтером организации в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и другими нормативными документами (Приложение 18). На мой взгляд, предложенный график документооборота предусматривает оптимальное число исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в каком-либо отделе организации, что способствует улучшению учетной работы и усилению контрольной функции бухгалтерского учета.

Выдача первичных учетных из бухгалтерии или архива организации ЗАО «Ххх» работникам организации не производится, как это и предписано законодательством. Однако если возникает необходимость, то документ может быть выдан по распоряжению главного бухгалтера.

Таким образом, в целом состояние организации первичного бухгалтерского учета в ЗАО «Ххх» соответствует требованиям законодательства в области бухгалтерского учета и, кроме того, учитывает размер и специфику деятельности организации. В том числе соблюдаются правила и сроки оформления, проверки, обработки и хранения первичной документации. Однако негативным моментом является то, что в рассматриваемой организации не разработан график документооборота, что ослабляет контрольную функцию бухгалтерского учета и может привести к несвоевременности составления отчетности.

3.2 Состояние организации первичного учета по отдельным участкам учета

После рассмотрения общего порядка организации и ведения первичного учета в ЗАО «Ххх» целесообразно проанализировать его построение на отдельных участках бухгалтерского учета.

3.2.1 Учет материально-производственных запасов

Напомню, что в связи со спецификой своей деятельности, рассматриваемая организация не производит продукцию, в связи с чем не имеет материально-производственных запасов, используемых в качестве сырья, материалов для ее изготовления. В качестве материально-производственных запасов ЗАО «Ххх» использует товары, приобретенные от других юридических или физических лиц и предназначенные для продажи (например, компьютерное оборудование, оргтехника), а также материалы, используемые для оказания услуг и управленческих нужд (бензин, канцелярские товары, периодические издания). Поэтому, в отличие от производственных предприятий, рассматриваемая организация на данном участке учета имеет небольшое количество операций, и, кроме того, в конце отчетного года счета материально-производственных запасов остатка не имеют (то есть, в бухгалтерском балансе статья «Запасы» отсутствует).

По этим причинам в ЗАО «Ххх» используется малое количество первичных документов по учету материалов. Отмечу, что в данной фирме на этом участке документы составляются, в том числе, с учетом Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденное приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н. Для отражения операций с материалами применяются первичные документы унифицированной формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а [11,21] .

Сначала рассмотрим, как в ЗАО «Ххх» оформляется приход материалов. Товарно-материальные ценности поступают в организацию только от поставщиков (не поступают из собственного производства, в результате списания основных средств, в связи со спецификой деятельности), то есть покупаются. Для получения материалов в месте нахождения поставщика сотруднику организации, который будет их получать, выдается доверенность (форма № М-2а (когда получают товарно-материальные ценности у поставщиков регулярно, например периодические издания) и № М-2) (Приложение 19). Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не имеют, поэтому их регистрируют в специальном журнале учета выданных доверенностей, который бухгалтер пронумеровывает и прошнуровывает. Доверенность выписывают на 15 дней, а если же материальные ценности приобретаются у одного и того же поставщика регулярно, - на календарный месяц. Данный документ выписывается бухгалтером в одном экземпляре и выдается работнику, который будет получать товарно-материальные ценности. Работник расписывается в получении доверенности на ее корешке или в журнале учета выданных доверенностей, а также в самой доверенности, после чего она заверяется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером. Поставщик вместе с материальными ценностями передает представителю организации товаросопроводительные документы (счет-фактуру, накладную), реквизиты которых указываются бухгалтером в корешке (при доверенности по форме № М-2а перечень этих документов не приводится). Важно отметить, что доверенности в ЗАО «Ххх» не выдаются лицам, не работающим в организации.

Чтобы дважды не выписать доверенность на получение одних и тех же материальных ценностей бухгалтер ведет журнал учета выданных доверенностей. Если работник не получил материалы и вернул доверенность в бухгалтерию, то в графе «Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности» журнала бухгалтер делает запись: «Не использована».

Доверенности, по которым были выданы материальные ценности, и журнал учета выданных доверенностей хранятся в архиве организации 5 лет.

Материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Оприходование материалов в ЗАО «Ххх» сопровождается составлением приходного ордера (форма № М-4) (Приложение 20). Материально ответственное лицо составляет приходный ордер в одном экземпляре в день поступления ценностей в организацию на фактически принятое количество этих ценностей, а затем передает в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами поставщика (счет-фактура (Приложение 21)), где они проходят проверку и обработку по общему порядку, описанному в подразделе «Организация первичного бухгалтерского учета». Документы заполнены без нарушений. Далее бухгалтер заполнил в ордере графу «Корреспондирующий счет». На основании приходного ордера в бухгалтерском учете ЗАО «Ххх» были отражены проводки:

1) Оприходование материалов по фактической себестоимости согласно приходного ордера:

Дебет 10 «Материалы»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

2) Учтен НДС по оприходованным материалам согласно представленного поставщиком счета-фактуры:

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

3) Произведена оплата материалов (погашена задолженность перед поставщиком):

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит 51 «Расчетный счет»;

4) Принят к вычету НДС по приобретенным материалам согласно предоставленного счета-фактуры:

Дебет 68-2 «Расчеты по НДС»

Кредит 19 «НДС по приобретенным ценностям».

При списании материалов ЗАО «Ххх» использует неунифицированную форму Акта на списание материальных ценностей (Приложение 22), в котором указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию списанных материалов. Акт подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Согласно учетной политике ЗАО «Ххх», списание материалов на затраты производится по средней себестоимости. Списание осуществляется на основании указанного акта. В бухгалтерском учете это отразилось следующей проводкой:

Стоимость материалов включена в состав общехозяйственных расходов:

Дебет 25 «Общехозяйственные расходы»

Кредит 10 «Материалы».

Для учета товаров в организации ЗАО «Ххх» используются унифицированные формы первичных документов по учету товаров, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря № 132 [26]. Оприходование товара осуществляется на основании товарной накладной поставщика, а его списание - товарной накладной, выписанной в организации. То есть, накладная выступает как приходным, так и расходным товарным документом, выписанным материально ответственным лицом по форме № ТОРГ-12 (Приложение 23). Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется печатями организаций поставщика и получателя. Товарная накладная выписывается в двух экземплярах: первый экземпляр остается у передающей стороны, второй передается получателю товаров. Оформленную накладную материально ответственное лицо, отпустившее товар, передает в бухгалтерию для отражения выбытия товара в бухгалтерском учете:

1) Оприходование приобретенного товара (без НДС) в размере 4940,10 руб.:

Дебет 41 «Товары»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

2) Согласно представленного продавцом счета-фактуры № 6667 (Приложение 24) выделен НДС по затратам, непосредственно связанным с приобретением данного ттовара на сумму 889,22 руб.:

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

3) Произведена оплата купленного товара в сумме 5829,32 руб.:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит 51 «Расчетный счет»;

4) Произведен вычет НДС (889,22 руб.):

Дебет 68-2 «Расчеты по НДС»

Кредит 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Накладная хранится в архиве организации 5 лет.

В организации приобретенные товары, согласно учетной политике, отражаются по фактической себестоимости (то есть, непосредственно на счете 41 Товары»). Стоимость проданных товаров списывается с использованием метода ФИФО.

ЗАО «Ххх» 18 мая 2005 г. продало четыре системных блока организации СХПК «Овощной» на общую сумму 41600 руб. (в том числе НДС - 6345,76 руб.). Фактическая себестоимость этих товаров составила 33000 руб. Главный бухгалтер выписал СХПК «Овощной» товарную накладную № 806 от 18.05.2005г. на сумму 41600 руб. (Приложение 25) и счет-фактуру № 831, датированный этим же числом (Приложение 26). Мы видим, что товарная накладная оформлена фирмой на бланке по форме № ТОРГ-12. Все необходимые реквизиты в документе проставлены. Документ оформлен в двух экземплярах: первый экземпляр передан покупателю (СХПК «Овощной»), второй остается в бухгалтерии продавца (ЗАО «Ххх»). На ее основании бухгалтер отразил выбытие системных блоков проводками:

1) Отражена выручка от продажи системных блоков организации СХПК «Овощной» в размере 41600 руб.:

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит 90-1 «Выручка»;

2) Одновременно с отражением выручки от продажи (то есть, при ее признании в бухгалтерском учете) списана фактическая себестоимость проданных системных блоков в размере 33000 руб.:

Дебет 90-2 «Себестоимость продаж»

Кредит 41 «Товары»;

3) Начислен НДС по реализованным системным блокам согласно представленного покупателю счета-фактуры на сумму 6345,76 руб.

Дебет 90-3 «Налог на добавленную стоимость»

Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам»;

4) Поступление денежных средств от СХПК «Овощной» за реализованные системные блоки на сумму 41600 руб.:

Дебет 51 «Расчетный счет»

Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

5) В конце месяца определен финансовый результат (прибыль) от продажи системных блоков в размере 2254,24 руб.:

Дебет 90-9 «Прибыль / убыток от продаж»

Кредит 99 «»Прибыли и убытки».

Итак, проанализировав организацию первичного учета материально-производственных запасов в ЗАО «Ххх», можно сделать вывод, что документальное оформление хозяйственных операций на данном участке соответствует действительности (то есть отражает фактически совершившиеся факты) и законодательно установленным требованиям. Проверка и обработка составленных документов проводится бухгалтером в полной мере. Также хотелось бы отметить, что в организации по учету материалов используются самостоятельно ею разработанная (то есть, неунифицированная) форма акта на списание материалов, но она не утверждена в учетной политике. Что характеризуется отрицательно.

3.2.2 Учет основных средств

Прежде всего, отмечу, что в организации ЗАО «Ххх» учет объектов основных средств ведется в соответствии с требованиями, в том числе, Методических указаний по учету основных средств, утвержденных приказом Минфина РФ от 20 июля 1998 года № 33н, а также Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01). Для документального оформления хозяйственных операций с основными средствами рассматриваемая организация использует унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» [12, 20, 29].

Первоначально рассмотрим, какие первичные документы используются в ЗАО «Ххх» для оформления покупки, продажи, ремонта объектов основных средств. Для оформления и учета операций приема и передачи объектов основных средств ЗАО «Ххх» использует «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)» (форма № ОС-1) с целью включения объекта в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, а также выбытия из состава основных средств при продаже другой организации. В указанном документе фиксируются сведения о сроках полезного использования и способах начисления амортизации. Эти данные являются основанием для расчета амортизации, суммы которой уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. При оформлении приемки основных средств и выбытия в результате продажи сторонним организациям акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект.

Для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта применяется Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3). Если ремонт организация выполняет собственными силами, акт составляется в одном экземпляре, если сторонняя организация - в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передают организации, проводившей ремонт.

Для оформления и учета списания пришедших в негодность основных средств (кроме автотранспортных) применяется Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4), который составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем организации. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у материально-ответственного лица. Для оформления списания автотранспортных средств применяется Акт на списание автотранспортных средств (форма № ОС-4а), который составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр с документом, подтверждающим снятие с учета в ГИБДД, передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность автотранспортных средств.

Данные приема, выбытия и ремонта объекта из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку учета основных средств (форма № ОС-6). Данный документ применяется для пообъектного учета всех видов основных средств и заполняется в одном экземпляре на основании первичных документов на поступление, выбытие, ремонт основных средств. В инвентарной карточке содержится ряд сведений, в том числе:

- сведения об объекте основных средств на дату поступления;

- сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету;

- переоценка;

- сведения о приеме, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств;

- изменение первоначальной стоимости объекта основных средств;

- затраты на ремонт;

- краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств.

Для отражения амортизации объектов основных средств в организации ЗАО «Ххх» используются расчет амортизационных отчислений по объектам основных средств, где производится группировка основных средств по видам и местам их нахождения, определяется годовая и ежемесячная сумма амортизации. С целью определения амортизации по автотранспорту используется расчет амортизационных отчислений по автотранспорту. Амортизация основных средств начисляется линейным методом по основным средствам, которые введены в эксплуатацию с 2002 года и стоят более 10000 рублей. Срок использования каждого объекта организация определяет самостоятельно, опираясь на общероссийский классификатор основных средств включенные в амортизационные группы, утвержденный постановлением правительства РФ от 11.01.2002г. № 1. Основные средства до 2002 года учитываются по первоначальной или восстановительной стоимости. На предприятии это соблюдается, и полностью соответствует ст.257 и 259 Налогового кодекса РФ [5, 32].

3.2.3 Учет труда и его оплаты

В организации ЗАО «Ххх» для учета труда и его оплаты оформляются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 6.04.2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [21, 25]. Хотелось бы отметить, что стоимостные показатели в этих унифицированных формах указываются в рублях с точностью до второго знака после запятой. Указанные унифицированные формы разделены на две большие группы:

1. По учету кадров организации;

2. По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Рассмотрим указанные группы детальнее. Начнем по порядку и рассмотрим, как в организации ЗАО «Ххх» оформляется прием работника на работу. При поступлении на работу работник пишет заявление, в котором указывает дату, с которой он приступает к работе, и свою будущую должность. Типового бланка для такого заявления не предусмотрено. В связи с этим, оно оформляется в свободной форме.

Далее, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, с работником заключают трудовой договор. Его составляют в двух экземплярах: один передают работнику, другой остается в организации. На основании заявления и заключенного трудового договора составляется унифицированная форма приказа (распоряжения) о приеме работника на работу (форма № Т-1) (Приложение 27) в одном экземпляре. В данном документе указывается должность, на которую принимается работник, оклад и испытательный срок. Приказ визируется главным бухгалтером и начальником отдела, в котором будет работать новый сотрудник. Далее приказ подписывается руководителем организации, а работника знакомят с приказом под расписку. Особенностью является, что печать на нем не ставится. На основании приказа в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка по форме № Т-2 (Приложение 28). Личная карточка заполняется в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом должно быть оформлено штатное расписание (форма № Т-3). Однако в организации ЗАО «Ххх» оно не составлено, что можно отметить как негативный момент. На мой взгляд, этот документ должен быть разработан, потому что от него зависит, как работники организации выполняют свои обязанности и получают заработную плату. Учитывая вышеуказанное положение, был предложен возможный вариант штатного расписания, в котором отражено наименование должностей с указанием квалификации работников, размер окладов и надбавок по должностям (Приложение 29) .

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год применяется график отпусков (форма № Т-7), который составляется в начале каждого года. В нем указывают время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. График отпусков утверждается руководителем организации. Случается, что срок отпуска переносится на другое время. Тогда с согласия работника и руководителя организации в график отпусков вносятся соответствующие изменения с указанием основания переноса отпуска (например, просьба сотрудника).

На основании графика отпусков оформляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) (Приложение 30), в котором отражены срок отпуска и период, за который он был получен. На основании приказа делают соответствующие отметки в личной карточке работника (вид отпуска, его продолжительность, даты начала и окончания отпуска). Далее производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (Приложение 31). На лицевой стороне записки-расчета указывают период работы, за который предоставляется отпуск, количество дней отпуска, а также даты его начала и окончания. На оборотной стороне записки приводят данные, необходимые для расчета суммы отпускных, причитающейся к выдаче сотруднику. Лицевую сторону записки-расчета подписывает руководитель, а оборотную - бухгалтер организации. Оплата времени ежегодного отпуска исчисляется исходя из средней заработной платы за 12 календарных месяцев, предшествующим месяцу ухода в отпуск (с первого до первого числа).

Например, Карановой П.Н. был предоставлен отпуск с 30.05.2005г. и произведен расчет заработной платы в Записке-расчете. Средняя заработная плата в данном случае берется за период с 01.05.2004г. по 31.04.2005г.

Трудовой договор с работником может быть расторгнут (по соглашению сторон, по инициативе работника или работодателя). Если работник решил расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе, то не менее чем за две недели до увольнения он пишет заявление в свободной форме. Однако в нем необходимо указать дату, с которой он хочет уволиться, и причину увольнения. На основании заявления оформляется приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8). На основании данного приказа главный бухгалтер выдает работнику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск (если она ему полагается) и оформляет записку-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником по форме № Т-61. На основании приказа в трудовой книжке работника и личной карточке ставится запись о расторжении трудового договора.

Теперь рассмотрим порядок документального оформления второй группы - форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Прежде всего отмечу, что в организации ЗАО «Ххх» применяется повременная оплата труда. В связи с этим, для контроля за соблюдением работниками режима рабочего времени и начисления заработной платы применяют табель учета использования рабочего времени (Приложение 32). В связи с тем, что рассматриваемая организация является субъектом малого бизнеса с немногочисленным штатом (18 человек), данный документ оформляется в упрощенном виде. Это не является нарушением требований законодательства о бухгалтерском учете, в том числе Федерального закона «О бухгалтерском учете», а также Федерального закона от 14.06.95 г. № 88-ФЗ «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации» [1, 2]. В табеле отмечают фактически отработанные дни, указывают время болезни и отпуска по каждому работнику, состоящему в штате организации. Табель заполняют в одном экземпляре на каждый календарный месяц. Табель подписывают руководитель фирмы.

Выплату заработной платы в ЗАО «Ххх» отражают в платежной ведомости по форме № Т-53. Форма данного документа представляет собой журнал, в котором по каждому работнику указываются фамилия, инициалы, суммы к получению. По окончании платежного периода в ведомости указывают суммы выданной и депонированной заработной платы.

Выше говорилось, что в данной организации применяется повременная форма оплаты труда (а именно, простая повременная система). Исходя из этого, размер заработной платы составит установленный для каждого оклад (если работник отработал все рабочие дни месяца). Если отработано неполное количество дней в месяце, то заработная плата определяется делением установленного оклада на количество календарных рабочих дней в этом месяце и умножением на фактически отработанное количество дней. Например, согласно табеля рабочего времени водитель Сахарнов Н.Н. отработал в мае 2005 года полное число дней (19 дней), его оклад равен 3700 руб., значит, величина его заработной платы за этот месяц будет равна данной сумме. Офис-менеджер Мартинович О.Ю. отработала в мае 2005 года неполное число дней (14 дней), ее оклад равен 5100 руб., значит, величина ее заработной платы за этот месяц будет равна: 5100 руб. / 19 дней * 14 дней = 3757,89 руб. Аналогично определяется размер заработной платы для каждого работника организации. Далее производится начисление заработной платы работникам организации. В мае 2005 года начислена заработная плата в сумме 93700 руб., в том числе работникам:

- основного производства - 58800 руб.;

- вспомогательного производства и управленческому персоналу - 34900 руб.

Тогда, главный бухгалтер делает следующие проводки:

1) Начислена заработная плата работникам основного производства в размере 58800 руб.:

Дебет 20 «Основное производство»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

2) Начислена зарплата работникам вспомогательного производства и управленческому персоналу на сумму 34900 руб.:

Дебет 23 «Вспомогательные производства»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Нарушений при расчете сумм заработной платы и оформлении соответствующих документов в организации ЗАО «Ххх» не выявлено.

При направлении работника в служебную командировку в организации ЗАО «Ххх» оформляется Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) (Приложение 33). В нем указываются работник, направляемый в командировку и его должность, место и цель назначения командировки, дата ее начала и окончания, а также основание. Кроме этого, служебное здание содержит краткий отчет о выполнении задания. Данный раздел заполняется работником по возвращении из командировки. На основании служебного задания руководитель организации оформил Командировочное удостоверение (форма № Т-10) (Приложение 34) - документ, удостоверяющий время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре.

По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет (форма № АО-1) (Приложение 35) и сдает его в бухгалтерию вместе с подтверждающими документами, служебным заданием и командировочным удостоверением. Авансовый отчет предоставляют не только командированные работники, но и все работники, получившие наличные деньги из кассы организации ЗАО «Ххх» по отчет на определенные цели. Авансовый отчет представляет собой отчет об использовании этих средств. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» [19]. Как и полагается, в авансовом отчете подотчетное лицо заполняет оборотную сторону - перечень документов, подтверждающих произведенные расходы. Эти документы он нумерует в порядке их записи в отчете и сдает в бухгалтерию вместе с отчетом. Главный бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. Присваивает авансовому отчету номер. На лицевой и оборотной сторонах формы бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету, и корреспондирующие счета. Далее проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации и принимается к учету. Неизрасходованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации, при этом бухгалтер оформляет приходный кассовый ордер. В случае возникновения перерасхода по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Необходимо отметить, что в организации ЗАО «Ххх» авансовые отчеты составляются в электронном виде. Кроме того, положительным моментом является и то. Что работники фирмы отчитываются по полученным под отчет суммам в законодательно установленные сроки - не позднее чем через три рабочих дня после того, как они получили деньги под отчет. Командированные работники отчитываются в течение трех дней после возвращения. Кроме того, в организации соблюдается и такое требование: пока работник не отчитался по ранее выданным под отчет суммам, новые средства ему не выдаются.

Перечисленные операции были отражены в бухгалтерском учете так:

1) Выданы наличные денежные средства под отчет в размере 11000 руб. При этом оформляется расходный кассовый ордер (Приложение 36):

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»»

Кредит 50 «Касса»;

2) Списаны командировочные расходы в размере 6002,56 руб.:

Дебет 25 «Общехозяйственные расходы»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

3) Принят в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств в размере 4997,44 руб. При этом оформляется приходный кассовый ордер (Приложение 37):

Дебет 50 «Касса»

Кредит 71«Расчеты с подотчетными лицами».

В результате рассмотрения организации первичного учета такого участка, как «Расчеты с подотчетными лицами», необходимо отметить, что в ЗАО «Ххх» приказом руководителя утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет (работники, выезжающие в служебные командировки, водители). Это играет большую роль для контроля за движением и использованием подотчетных сумм, так как обеспечивает сохранность денежных средств, выдаваемых под отчет, и их целевое использование. Таким образом, четкая организация учета на анализируемом участке и соблюдение порядка ведения кассовых операций помогают фирме избежать конфликтных ситуаций при проверках авансовых отчетов.

3.2.4 Учет денежных средств

Денежный средства организации ЗАО «Ххх» находятся как в кассе в виде наличных денег, так и на счете в банке. В связи с этим, рассмотрим обособленно организацию первичного учета на этих двух участках. Сначала рассмотрим, как в ЗАО «Ххх» осуществляется ведение кассовых операций. В рассматриваемой организации все операции с наличными деньгами проводятся с соблюдением требований, установленных Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным письмом Банка России от 04.10.1993 № 18. При этом при совершении кассовых операций применяются унифицированные формы документов, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 [22,33].

Рассмотрим порядок применения и заполнения данных форм. Сразу же хотелось бы указать, что важным моментом при оформлении приходных и расходных кассовых документов в ЗАО «Ххх» является то, что при их заполнении в полной мере соблюдается такое требование, как запрет внесения любых исправлений, подчисток, помарок, так как такой документ считается недействительным и к дальнейшему учету не принимается.

При каждом поступлении наличных денег в кассу организации ЗАО «Ххх» главный бухгалтер оформляет приходный кассовый ордер (форма № КО-1), который состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции. Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. В случае, когда приход денег в кассу связан со снятием их с расчетного счета, то квитанцию прикладывают к банковским документам. Квитанция выдается для подтверждения приема денег, то есть является доказательством факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре главным бухгалтером, квитанция к нему заверяется печатью организации. В нем отражается важный реквизит - корреспондирующие счета в зависимости от основания поступлений денежных средств в кассу (например, выручка от оказания услуг, внесение остатка неиспользованного аванса, полученного под отчет работником фирмы). Приходные кассовые ордера составляются на основе документов, подтверждающих совершение хозяйственной операции, которые указываются как приложение. Например, при получении в кассу от подотчетного лица неиспользованных подотчетных сумм указывается номер авансового отчета. Квитанция содержит реквизиты, аналогичные приходному кассовому ордеру, и используется в качестве оправдательного документа для вносящего денежные средства в кассу организации. Приходные кассовые ордера нумеруются по порядку с начала отчетного года.

Так как организация ЗАО «Ххх» применяет при расчетах наличные денежные средства, то она, в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», использует контрольно-кассовую технику. При этом используется кассовый чек, который подтверждает исполнение обязательств по договору купли-продажи, оказания услуги между покупателем (клиентом) и ЗАО «Ххх» и составляется в момент совершения операции, как того требует Закон № 129-ФЗ. В связи с этим кассовый чек является первичным учетным документом [1, 4].

Следует отметить, как положительный момент, что в данной организации соблюдается предельный размер расчетов наличными деньгами между организациями (60 000 рублей в день по одной сделке), который установлен указанием Банка России от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке» [34].

Также положительным является и то, что в ЗАО «Ххх» соблюдается лимит по кассе. Рассмотрим этот момент подробнее. Действуя согласно Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 № 14-П, установленного Банком России, анализируемая фирма сдает в банк все наличные деньги, внесенные в кассу [27].

Выдачу наличных денег из кассы организация ЗАО «Ххх» фиксирует в расходном кассовом ордере (форма № КО-2). Он выписывается в одном экземпляре главным бухгалтером, заверяется подписями руководителя и лица, получившего деньги по данному ордеру. Печать на нем не ставится. Расходные кассовые ордера нумеруются с начала отчетного года.

Деньги из кассы в организации ЗАО «Ххх» выдаются только на основании распоряжения руководителя и с разрешения главного бухгалтера, что характеризуется положительно. В указанном распоряжении всегда отражается сумма денежных средств, выдаваемая из кассы организации, и срок, на который она выдается.

Приходные и расходные кассовые ордера должны регистрироваться главным бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Однако в ЗАО «Ххх» этот документ не ведется, что оценивается отрицательно, так как по его данным можно было бы контролировать целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, правильность нумерации кассовых документов, а также проверять полноту и своевременность произведенных кассиром операций.

В соответствии с законодательством, организация ЗАО «Ххх» ведет кассовую книгу (форма № КО-4), в которой фиксируются суммы наличных денег, принятые и выданные организацией, по дням, а также указывается остаток наличных денег в кассе на начало и на конец дня. Рассмотрим данный унифицированный документ поподробнее.

В связи с тем, что рассматриваемая организация является малой, то количество кассовых операций у нее невелико. Поэтому, кассовая книга заводится на квартал. По окончании периода она опечатывается, все ее листы нумеруются и прошнуровываются. На последней странице всегда делается запись, подтверждающая количество листов. Эта запись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

В рассматриваемой организации на одном листе кассовой книги всегда отражается операции только за один день, как и полагается. Также положительным является и то, что главный бухгалтер выводит ежедневный остаток денег в кассе. Обратная ситуация, могла привести к тому, что в какой-то из дней можно было просто не заметить превышения лимита, установленного банком. А это являлось бы нарушением порядка работы с денежной наличностью и каралось бы штрафами. Но, к счастью, в ЗАО «Ххх» за период прохождения практики этого не наблюдалось.

В целом, первичный учет кассовых операций свидетельствует о том, что при их оформлении соблюдаются установленные требования. В частности, в кассовых документах не наблюдалось подчисток, помарок или исправлений; все реквизиты заполнены. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления.

Теперь перейдем к рассмотрению первичного учета операций по расчетному счету. Первоначально отмечу, что в ЗАО «Ххх» учет на данном участке ведется в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденным приказом Центробанка РФ № 2-П от 12 апреля 2001 г. [28]. Для безналичных расчетов организация использует платежное поручение - документ, оформляющий ее поручение своему банку перевести сумму, указанную в документе, на счет получателя либо произвести депонирование указанной суммы для последующего перечисления средств на счет получателя. Оно действительно в течение 10 дней со дня его выписки и оформляется в трех экземплярах при совершении операции в рамках одного кредитного учреждения, а в остальных случаях - в четырех экземплярах. Данный документ составляется на бланке формы по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) № 0401060.

Согласно указанному приложению, платежное поручение оформлено надлежащим образом с полным соблюдением законодательных требований.

При зачислении денежной наличности из кассы на расчетный счет организации используется объявление на взнос наличными, которое составляется на бланке формы по ОКУД № 0402001. Объявление на взнос наличными представляет собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции.

Подтверждением совершения операции списания или зачисления денежных средств по счету является выписка банка с расчетного счета (Приложение 38), которая представляет собой копию записей по расчетному счету организации. Она содержит такие обязательные реквизиты:

- начальный и конечный остаток денежных средств на расчетном счете,

- суммы по приходу и расходу денежных средств на расчетном счете,

- дата и номер документа, согласно которому зачислены или списаны денежных средства на расчетный счет;

- шифры и коды совершаемых операций с указанием сумм по дебету или кредиту расчетного счета.

Выписки банка поступают в бухгалтерию организации ЗАО «Ххх» ежедневно отдельно по каждому счету с приложением документов, на основании которых были перечислены или зачислены на расчетный счет денежные средства.

3.2.5 Документы для расчета НДС

В организации ЗАО «Ххх» учет по налогу на добавленную стоимость в организации ЗАО «Ххх» ведется в соответствии с 21-й главой Налогового кодекса РФ, а также Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914 (с изменениями от 16.02.2004 № 84) (далее - постановление № 914) [5,16].

При расчете налога на добавленную стоимость в организации используется счет-фактура. Этот документ выписывают наряду с документами подтверждающими выполнение работ, оказание услуг (актом сдачи-приемки, товарная накладная, платежное поручение), то есть счет-фактура является документом, служащим не просто основанием для расчета суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, но и является одним основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 Налогового кодекса РФ (п.1ст.169).

Первоначально рассмотрим общий порядок оформления и учета счетов-фактур в ЗАО «Ххх». Счет-фактура в организации оформляется на бланке по форме согласно приложению № 1 к Правилам. Счет-фактуру оформляют в двух экземплярах: первый экземпляр передают заказчику, второй остается в бухгалтерии организации. Согласно законодательству, счет-фактура составляется и передается заказчику не позднее пяти дней с даты отгрузки товаров или даты подписания акта приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).

Иногда организация ЗАО «Ххх» выполняет работы или оказывает услуги населению за наличный расчет. В этом случае счет-фактура заказчику не выписывается, а просто выдается кассовый чек. Это не является нарушением требований Налогового кодекса РФ, так как такой порядок определен в пп. 6 и 7 ст. 168 указанного нормативного правового акта.

Для того чтобы организация имела право уменьшить начисленный налог на добавленную стоимость на сумму НДС, уплаченную поставщикам (подрядчикам) по приобретенным товарно-материальным ценностям (работам, услугам), она соблюдает четыре условия:

1. это должны быть товары (работы, услуги), приобретенные для осуществления операций, которые облагаются НДС (или для перепродажи);

2. они должны быть оприходованы;

3. они должны быть оплачены;

4. вычет производится только на основании счета-фактуры от поставщика, оформленного в соответствии с действующим законодательством.

Редко, но все же случается, когда поставщик выдал неправильно оформленный счет-фактуру. В этом случае главный бухгалтер ЗАО «Ххх» по такому документу НДС к вычету не принимает, как это и установлено статьей 169 Налогового кодекса РФ. В противном случае (если бухгалтер уменьшил бы начисленный НДС на сумму налога, указанную в неправильно оформленном счете-фактуре) налоговые органы при проведении проверки сочли бы такое уменьшение неправомерным, пересчитали бы налог, увеличив его, начислили пени и, возможно, штрафы. В связи с этим, получив неверно составленный счет-фактуру, бухгалтер рассматриваемой организации настаивает на его переоформлении. В счете-фактуре указывается:

1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;

2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);

7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

8) стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;

9) сумма акциза по подакцизным товарам;

10) налоговая ставка (НДС);

11) сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) с учетом суммы налога;

13) страна происхождения товара;

14) номер грузовой таможенной декларации.

Печать на счет-фактуру ставить не надо.

Счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер, но только в том случае, когда все реквизиты правильно заполнены. В этом случае данный документ служит основанием для принятия сумм НДС к вычету. Хотелось бы отметить как положительный момент, что в рассматриваемой организации не встречалось, что в счетах-фактурах расписывается не руководитель и главный бухгалтер, а другие сотрудники. Это помогает избежать споров с налоговыми органами и не подводить заказчиков, которые будут принимать к вычету НДС по таким документам.

Все выписанные счета-фактуры бухгалтер организации подшивает в хронологическом порядке и ведет их опись. По завершении налогового периода (месяца или квартала) счета-фактуры вместе с описью прошнуровываются и нумеруются постранично. Так создается журнал учета выданных счетов-фактур. Аналогичным образом ведется журнал учета полученных счетов-фактур, только документы в него подшивают по мере их поступления от продавцов. Ведение журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур в организации ЗАО «Ххх» осуществляется в порядке, утвержденном указанным выше постановлением № 914. Поскольку формы журналов законодательно не утверждены, то в организации данные документы составляются самостоятельно. Важно отметить, что журнал учета выданных и полученных счетов-фактур формируется автоматизировано. Поэтому указанные регистры по окончании каждого квартала распечатывают, пронумеровывают и прошнуровывают. Так, все счета-фактуры регистрируются в журнале учета счетов-фактур полученных.