Реєстрація документів у діловодстві

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

1.1 Поняття реєстрації документів

1.2 Форми реєстрації документів

РОЗДІЛ 2. ОСОБЛИВОСТІ І ПОРЯДОК РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ ЗА ВІДПОВІДНОЮ ФОРМОЮ

2.1 Журнальна форма реєстрації документів

2.2 Карткова форма реєстрації документів

2.3 Автоматизована форма реєстрації документів

РОЗДІЛ 3. ПОРІВНЯЛЬНИЙ АНАЛІЗ ВПРОВАДЖЕННЯ ФОРМ РЕЄСТАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ДОДАТКИ

ВСТУП

Актуальність теми. У сучасних умовах для підвищення ефективності керування необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі. Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому. Значення діловодного обслуговування як однієї з найважливіших сфер діяльності визначається рядом факторів і насамперед його універсальністю. Основу інформаційного середовища будь-якого підприємства, організації або установи складають обліково-фінансові документи, створені як «традиційним» рукописним, машинописним, типографським способом, так і отримані з використанням комп'ютерних технологій. Інформація, що утримується в них, буде мати юридичну силу і може бути використана тільки при здійсненні ряду обов'язкових діловодних операцій. У правильній організації діловодства закладена основа схоронності й ефективного використання документної інформації в майбутньому. Раціональні форми і методи створення й обробки документів, які виправдали себе на практиці, можуть бути доведені до рівня загальної норми лише за умови, що всі обробки, що беруть участь у процесах створення і використання документів і документної інформації, будуть досить точно дотримуватися у своїй діяльності цих єдиних правил і норм діловодства.

Об'єктом в курсовій роботі є організація роботи з документами підприємства, організації, установи.

Предметом роботи є процес реєстрації документів.

Мета і завдання дослідження. Метою курсової роботи є аналіз такої важливої частини документообігу підприємства, організації, установи, як організація роботи з документами. Дана мета реалізується в рамках конкретних завдань:

1. Визначення загальних понять сучасної системи документаційного забезпечення управлінського процесу, а саме організація роботи з документами.

2. Вивчення систем ведення організація роботи з документами.

3. Визначення переліку документів, що є формами реєстрації.

4. Аналіз різних аспектів ведення організації роботи з документами.

Методи дослідження. У дослідженні застосовувались загальні методи наукового пізнання, зокремо системно - структурний метод; методи аналізу і синтезу; дедукції; індукції.

Структура роботи визначена метою та завданнями дослідження. Курсова робота містить вступ, три розділи, які об'єднують сім підрозділів, висновки, список використаних джерел, який нараховує 7 позицій та посідає 27 сторінку.

Завданнями курсової роботи є:

· Розглянути організацію роботи з документами;

· Дослідити особливості і порядок реєстрації документів за відповідною формою;

· Розробити порівняльний аналіз впровадження форм реєстрації документів.

РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

1.1 Поняття реєстрації документів

Реєстрація документів - це фіксування факту створення або надходження документів, шляхом проставляння на ньому реєстраційного індексу.

Реєстраційний індекс - це порядковий номер за формою реєстрації який визначається в числовому позначенні з можливим додаванням числових або словесних позначок, що додаються через дріб і регулюються за датою створення чи надходження документа, номенклатурою справ даного підприємства та організацією закладу.

Метою реєстрації документів є забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Тільки на вхідному документі відображають реєстраційний індекс документа, за яким він надходить до реєстрації. Індекс розташовується в верхньому полі документа, який відображається датою створення і порядковим номером. Вхідний реєстраційний індекс, що надає організація, яка приймає документ, зазначається 31 реквізитом (відмітка про надходження документа). Цей реквізит проставляється на докуметні у правому нижньому куті, за допомогою штампу або від руки, до якого вноситься інформація про дату надходження документа, порядковий номер за формою реєстрації та абревіатура або назва організації.

На внутрішніх та вихідних документах, реєстраційний індекс відображається 11 та 12 реквізитами, що проставляються за правилами оформлення певного виду документа або відображаються у кутовому штампі, якщо документ оформлюється за його допомогою.

Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази установи з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

1.2 Форми реєстрації документів

Існує три форми реєстрації документів:

1. Журнальна форма реєстрації документів- це реєстрація документів за допомогою спеціально призначених книг чи журналів реєстрації документів

2. Карткова форма реєстрації документів- це реєстрація документів за допомогою спеціально призначеного бланку - реєстраційно-контрольної картки.

Картка являється складовою одиницею реєстраційно-контрольної картотеки. Картки вміщуються в спеціально призначені ящики або форми. Картотека в свою чергу поділяється на 2 частини:

1) виконані документи;

2) перебувають на контролі.

При цьому на один документ може оформлюватись декілька примірників картки, але порядковий номер відображається від основної картки, що залишається в основній картотеці.

3. Автоматизована (електронна) форма реєстрації документів- це реєстрація за допомогою спеціально призначених технічних засобів.

При данній формі на документі реєстраційний індекс відображається автоматично і може виглядати у виді штрих кода, який розміщується у нижньому полі нижнього бланку документа.

документ кореспонденція реєстрація електронний

РОЗДІЛ 2. ОСОБЛИВОСТІ І ПОРЯДОК РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ ЗА ВІДПОВІДНОЮ ФОРМОЮ

2.1 Журнальна форма реєстрації документів

Журнальна форма реєстрації документів характерна для підприємств,у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

При журнальній формі реєстрації документів використовують спеціальні журнали, які мають типову типографську форму або розробляється спеціально призначена форма для певної організації.

Журнал вхідної кореспонденції (додаток 1) може мати такі графи:

· Дата надходження та вхідний індекс документа (може бути поділена на дві частини: порядковий номер та дата надходження) ;

· Кореспондент або індекс одержаного документа (може бути поділений на дві частини: назва організації та індекс документа, що надійшов) ;

· Короткий зміст (зазначається з 19 реквізиту) ;

· Резолюція або кому направлений документ;

· Відмітка про виконання (перед нею може бути графа «контролювання документу») .

У графі 1 «Дата надходження документа» зазначають дату надходження документа на підприємство цифровим способом, наприклад: 01.07.2013. Як правило, від цієї дати обраховується строк виконання документа. Якщо, скажімо, документ надійшов 1 липня, а строк його виконання становить 30 календарних днів, то виконати його слід не пізніше 30 липня, якщо інша дата не зазначена в резолюції керівника підприємства.

У графі 2 «Вхідний реєстраційний індекс документа» проставляють реєстраційний індекс, який надають документові на підприємстві. Обов'язковим елементом реєстраційного індексу є порядковий номер у межах відповідного журналу реєстрації вхідної кореспонденції. За необхідності порядковий номер може доповнюватися індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, в якій після виконання цей документ буде зберігатися, або структурного підрозділу чи посадової особи, до якої на виконання буде направлено документ.

У графі 3 «Кореспондент» зазначають кореспондента, від якого надійшов документ, наприклад: Головне управління статистики м. Києва. Інформацію про кореспондента, як правило, переносять із бланка, на якому оформлено документ. Звертаємо увагу на те, що в цій графі слід записувати саме назву підприємства, що є автором документа, а не прізвище виконавця чи керівника, який цей документ підписав.

У графу 4 «Дата та індекс одержаного документа» переносять відомості з реквізитів «Дата документа» і «Реєстраційний індекс документа», оформлених кореспондентом (автором документа). Датою документа є день, коли його було відправлено, реєстраційним індексом -- індекс, наданий документові за журналом реєстрації вихідної документації підприємства (автора документа). Інформація цієї графи є дуже важливою, бо в разі необхідності знайти цей документ у великому документопотоці, як правило, можна лише за цими відомостями. Якщо автор документа зателефонує на підприємство, щоб дізнатися про строк і процес його виконання, прізвища виконавців тощо, перш за все він повинен буде назвати назву свого підприємства, а потім ще й дату і реєстраційний індекс документа, адже упродовж місяця (тижня) від одного підприємства може надійти кілька документів з однаковими або схожими заголовками до тексту або взагалі без заголовків, що значно ускладнює довідкову роботу.

У графу 5 «Короткий зміст документа» переносять відомості з реквізиту «Заголовок до тексту документа». Усі розпорядчі документи (зокрема, ті, що надсилаються до підвідомчих підприємств), а також службові листи обов'язково повинні мати заголовки до тексту. Наявність цього реквізиту значно полегшує роботу з документом на всіх етапах його проходження від реєстрації на підприємстві-адресанті до направлення його до справи після виконання на підприємстві-адресаті.

Якщо на підприємстві-адресанті документа не оформлено заголовок до тексту, то секретар (ресепшіоніст) підприємства-адресата, який здійснює попередній розгляд і реєстрацію відповідного документа, повинен уважно ознайомитися з його змістом і самостійно сформулювати короткий заголовок.

У графу 6 «Резолюція чи відповідальний виконавець» записують резолюцію керівника щодо виконання документа. Інформацію переносять із відповідного напису, зробленого керівником на вхідному документі під час його розгляду. Резолюція максимально може складатися з таких елементів:

* прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку;

* зміст доручення;

* термін виконання;

* особистий підпис керівника;

* дата.

У графі 8 «Відмітка про виконання документа» проставляють відмітку про виконання документа й направлення його до справи. Ця відмітка містить відомості про дату виконання документа, особливості виконання, якщо такі є (наприклад, продовження терміну виконання), і номер справи, до якої вміщено виконаний документ.

Журнал вихідної кореспонденції (додаток 2) може містити такі графи:

· Дата та індекс документа;

· Кореспондент;

· Короткий зміст документа;

· Відмітка про виконання документа.

У графі 1 «Дата та індекс документа» зазначають дату відправлення документа до адресата. Дату в журналі оформлюють виключно цифровим способом у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця й місяць позначають двома парами арабських цифр, рік -- чотирма арабськими цифрами. Якщо один з елементів дати (день місяця або місяць) складається лише з однієї цифри, то перед нею треба ставити нуль. Наприклад, дату 1 липня 2013 року слід оформлювати так: 01.07.2013. Вихідний реєстраційний індекс документа проставляють реєстраційний індекс, який надають документові на підприємстві. Обов'язковим елементом реєстраційного індексу є порядковий номер у межах відповідного журналу реєстрації вихідної кореспонденції. За необхідності порядковий номер може доповнюватися індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, в якій після відправлення документа буде зберігатися його копія, чи структурного підрозділу або посадової особи, що є виконавцем цього документа.

У графі 2 «Кореспондент» зазначають адресата, якому надсилають документ, наприклад: Міністерство охорони здоров'я України, Державна архівна служба України, Товариство з обмеженою відповідальністю «Джерело». При цьому дозволяється в журналі реєстрації зазначати адресата скорочено, наприклад: МОЗ України, Укрдержархів, ТОВ «Джерело». Інформацію про кореспондента, як правило, переносять із реквізиту «Адресат», оформленого в документі, що надсилається. Звертаємо увагу на те, що в цій графі слід записувати саме назву підприємства, а не прізвище виконавця чи керівника, на ім'я якого адресовано цей документ.

У графу 3 «Короткий зміст документа» переносять відомості з реквізиту «Заголовок до тексту документа». Усі вихідні службові документи обов'язково повинні мати заголовки до тексту. Наявність цього реквізиту значно полегшує роботу з документом на всіх етапах його проходження: від реєстрації на підприємстві-адресанті до направлення його до справи після виконання на підприємстві-адресаті.

У графу 4 «Примітка» вносять відомості про місце зберігання відпуску (копії) надісланого документа. У разі отримання відповіді на ініціативний документ цю графу доповнюють інформацією про дату отримання відповіді й особливості відповіді, якщо такі мають місце (наприклад, відмова). За потреби журнали реєстрації можна доповнювати додатковими графами. Така потреба може бути викликана специфікою діяльності підприємства. У такому разі форма журналу має бути затверджена керівником підприємства й додаватися до індивідуальної інструкції з діловодства.

Журнал внутрішньої кореспонденції (додаток 3) може містити такі графи:

· Дата і реєстраційний номер

· Короткий зміст

· Виконавці

· Термін виконання

· Хід виконання, відмітка про зберігання.

Журнальна форма реєстрації документів має низку недоліків : порушується принцип однократності реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання); треба вести кілька журналів реєстрації - вхідних документів,вихідних документів та внутрішніх документів; пошук в інформації у разі запитів тривалий і складний,оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього - в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа - в журналі реєстрації наказів. Проте журнальну форму реєстрації документів широко застосовують на підприємствах із невеликим обсягом документообігу.

Нумеруються, прошиваються і завіряються печаткою тільки сторінки реєстраційних журналів, у яких ведеться облік документів з грифом обмеженого доступу, зокрема тих, що містять державну або комерційну таємницю. Ця вимога передбачена чинним законодавством України. А на реєстраційні форми, у яких ведеться облік несекретної документації, зокрема вхідної та вихідної кореспонденції, такі вимоги не поширюються.

2.2 Карткова форма реєстрації документів

Зазначені недоліки журнальної системи реєстрації дозволяє подолати карткова система реєстрації. Вона з'являється в початку XX ст. і знаходить широке поширення в країнах Європи. У нашій країні спроби запровадити карткову систему реєстрації були зроблені у 1920-ті роки, але, на жаль, ця прогресивна для того часу форма реєстрації не втрималася в радянських установах. Активно карткова система стала впроваджуватися в діловодство з розробкою єдиної державної системи діловодства.

Перевага карткової системи реєстрації полягає в наступному:

· реєстрацією одночасно можуть займатися кілька працівників;

· картки можна виготовити в необхідній кількості примірників і, отже, відпадає необхідність в повторної реєстрації документів в структурних підрозділах;

· картки «рухливі», їх можна систематизувати за різними ознаками і створювати картотеки. Таким чином, карткова система реєстрації забезпечує інформаційно-довідкову роботу;

· карткова система реєстрації дозволяє відразу ж один примірник картки передати в картотеку для контролю за виконанням документів.

Переваги карткової системи реєстрації дозволяють значно підняти рівень організації діловодного обслуговування в установі.

Реєстраційно-контрольні картки (РКК) переважно заповнюють машинописним способом або від руки. Сучасна форма РКК придатна й для оброблення за допомогою ПК.

Бланки РКК виготовляють друкарським способом чи за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6 (105х148 мм).

Кількість примірників карток визначається самим підприємством і залежить від рівня централізації організації діловодства, кількості виконавців документа й кількості картотек на підприємстві. Як правило, роздруковуються три примірники карток: два -- розміщують у довідковій і контрольній картотеках, один -- передають виконавцю разом із документом.

Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. В ній позначають число місяця,до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі РКК формату А6 зазначають лише непарні числа місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число,то в картці зазначають попереднє число.

Перелік обов'язкових реквізитів для заповнення машино-орієнтованої реєстраційно-контрольної картки (РКК) зазначено у (додаток 5).

РКК може містити такі графи (додаток 4):

· У графі «Автор документа або кореспондент» фіксують назву підприємства, з якого документ )допускається зазначати скорочену назву) або якщо документ вихідний,- куди його надіслано (до якого підприємства).Реєструючи заяви,пропозиції,скарги,в цій графі зазначають також прізвище,ім'я й по батькові,місце роботи чи домашню адресу автора.

· У графі «Назва виду документа» зазначають реквізит 10 відповідно до назви документа , що реєструється (реєструючи службові листи, цю графу не заповнюють).

· У графі «Термін виконання» зазначають дату, до якої документ треба виконати. Реєструючи ініціативний документ,що відправляється, проставляють очікувану дату відповіді.

· У графі «Дата та індекс документа» зазначають реквізити 11 та 12, надані документу підприємством-автором.

· У графі «Дата та індекс надходження» заповнюють лише на вхідні документи (індекс присвоюється підприємством-одержувачем).

· У графі «Заголовок документа або короткий зміст» наводять 19 реквізит.

· У графі «Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець» зазначають повний зміст резолюції, її автора і дату.

· У графі « Розписка в одержанні документа» підписується й зазначає дату одержання та особа, якій даний документ передано до виконання.

· У графі «Позначка про виконання» має відображатися суть вирішення питання,містити дату й індекс документа, що його надіслано у відповідь.

· На звороті РКК а графі «Контрольні позначки» роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин його затримки. Графи «Фонд № », «Опис № », «Справа № » заповнюють в архіві,куди РКК здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.

Слід пам'ятати, що реєстраційно-контрольна картка - це документ великої інформаційної ємкості, тому до її заповнення треба ставитись відповідально.

2.3 Автоматизована форма реєстрації документів

Автоматизована форма реєстрації документів має суттєві переваги над традиційними паперовими формами -- картотечною та журнальною, адже вона дає можливість формувати на підприємстві єдиний центральний банк даних, доступ до якого можливий з будь-якого комп'ютера, підключеного до локальної мережі.

Як правило, з метою впровадження на підприємстві автоматизованої реєстрації документів застосовують готові інформаційні системи, які пропонує сучасний ринок програмних продуктів. Такі системи забезпечують не лише реєстрацію, а й оперативний контроль та пошук документів. Втім, якщо придбання готової автоматизованої інформаційної системи неможливе через обмежені фінансові можливості або недоцільне через невеликий обсяг документообігу підприємства, як найпростіший варіант автоматизованої реєстрації, може використовуватися таблиця, створена у програмі Excel. У цьому разі традиційні паперові журнали або картотеку створювати не потрібно, адже електронна база даних повністю замінює журнали реєстрації та реєстраційні картотеки традиційного типу.

Автоматизована форма реєстрації документів ведеться за допомогою спеціального програмного забезпечення. Воно може бути встановлено на персональному комп'ютері або бути мережевим (тоді можлива одночасна робота декількох виконавців). Відомості про документ вводяться в електронну реєстраційно-контрольну картку, що зберігається в базі даних.

Сукупність реквізитів і вид реєстраційно-контрольної картки в різних програмах різниться. Багато з них дозволяють самостійно додавати для реєстраційних карток певної групи, що реєструється документів додаткові реквізити або ж міняти зовнішній вигляд реєстраційної картки. Зараз вже рідко в якій організації можна зустріти програму, призначену тільки для автоматизації реєстрації документів. Повсюдно поширені системи, що автоматизують всі ключові діловодних процесів.

Більшість автоматизованих систем дозволяє роздруковувати паперові картки із заповненою електронної реєстраційної форми. Крім того, можна виводити на принтер список реєстраційних карток, щоб мати можливість зшити ці листи і сформувати, таким чином, повноцінний журнал реєстрації. Даний функціонал систем особливо корисний у перехідний момент, коли в організації лише починається використання системи автоматизації та співробітники бояться зберігати всю інформацію тільки в електронному вигляді. Проте в даний час саме автоматизована форма реєстрації є найбільш ефективною, зручною в роботі і її не потрібно дублювати іншою формою реєстрації. Всі правила реєстрації повинні бути детально викладені в Інструкції з діловодства організації. Якщо цього не зробити, то у співробітників залишиться велике поле для творчості. У нерегламентованих ситуаціях вони будуть чинити так, як їм більше подобається. А це неприйнятно. Ось що необхідно зафіксувати у внутрішніх нормативних документах організації: перелік нерегістріруемих документів; перелік реєстрованих груп документів, при цьому для кожної групи має бути зазначено: місце реєстрації, час і порядок реєстрації, правило утворення реєстраційного номера, форма, в якій здійснюється реєстрація, перелік реквізитів , які заносяться у форму, і правила їх заповнення, правила обліку руху документів після реєстрації, принцип реєстрації: однократна реєстрація або ж необхідність повторної реєстрації при передачі документа в інший підрозділ; для вхідних документів потрібно описати порядок дій при повторному надходженні документа в організацію.

РОЗДІЛ 3. ПОРІВНЯЛЬНИЙ АНАЛІЗ ВПРОВАДЖЕННЯ ФОРМ РЕЄСТАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ

У процесі діяльності людини, будь-якого об'єкта, суб'єкта, підприємства створюються документи, які відображають цю діяльність і показують інформаційні зв'язки людини і суб'єкта. "Матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для передачі у часі та просторі" -- так визначає документ ГОСТ 16487-83 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення". Документи використовуються в усіх сферах діяльності людини, відображають факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Інформація в документі може бути зафіксована будь-яким способом: письмово, у вигляді креслення, малюнка, фотографії, за допомогою звукозапису. Таким чином, документ, перш за все, виконує інформаційну функцію. Але він виконує й інші функції: передачу інформації на відстані, накопичення та зберігання інформації, доказу, обліку. В управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція. Документ якнайтісніше пов'язаний з усіма формами управлінської діяльності і є засобом реалізації покладених на апарат управління функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування, контролю та ін.

Один окремий документ - це одиничний акт документування. Діяльність суб'єкта відображає сукупність документів, взаємопов'язаних та взаємодіючих, які становлять системи документації. ГОСТ 6.10.1-88 "Уніфіковані системи документації. Основні положення" визначає систему документації як сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності.

Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих.

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі. Вона розподіляється на ряд підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними, функціональними, за рівнем управління тощо).

В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування та ін. - в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління.

Галузевими прийнято вважати системи документації, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення (об'єкти та їх суб'єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад).

Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Можна також розподілити системи документації за рівнем управління, наприклад, системи документації по міністерству освіти, вузу, школі та ін.

Між системами інколи важко провести чіткі межі, оскільки вони дуже тісно взаємопов'язані.

Розвиток електронно-обчислювальної техніки та впровадження автоматизованих систем управління вимагали приведення документів до однорідності як за формою, так і щодо послідовності розташування в них інформації. З кінця 1960-тих років в колишньому Радянському Союзі набула поширення діяльність з розробки уніфікованих систем документації, які містять інформацію, необхідну для керівництва у певній сфері діяльності. Створення уніфікованих систем документації - один із найважливіших напрямків розробки автоматизованої системи управління (далі - АСУ).

На даний час діє більше двадцяти загальнодержавних уніфікованих систем документації, кожна з яких визначається державним стандартом. Такий державний стандарт видається на кожну систему. Але документи, розроблені в різних системах, що використовуються в управлінні на різних рівнях, повинні мати єдині уніфіковані форми. Уніфіковані форми документів проектуються на основі ГОСТу 6.10.5-87 "Уніфіковані системи документації. Вимоги щодо побудови формуляра-зразка".

У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів, вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів. Формуляр-зразок складається для сукупності документів, об'єднаних за їх функціональним призначенням і рівнем користування, -загальнодержавних, галузевих та ін.

На підставі ГОСТ 6.10.5-87 складаються формуляри-зразки та уніфіковані на їх основі форми документів майже всіх уніфікованих систем документації. Однак для уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації форми документів розробляються на основі державного стандарту за ДСТУ 4163-2003 "Вимоги до оформлювання документів".

Сам процес створення документа називається документуванням. Під системою документування розуміють сукупність процесів зі створення та опрацювання всіх документів у суб'єкті. Система документування передбачає наявність визначених норм і вимог не тільки щодо складання і оформлення документа, а й щодо порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання документа. Ці норми закріплюються, в свою чергу, законотворчими та нормативно-методичними документами.

З використанням ЕОМ, коли інформація, яка знаходиться в документах, закладається в пам'ять машини, коли стало можливим швидко отримати будь-яку частину цієї інформації і в будь-яких комбінаціях, більш виправданим стало поняття інформаційно-документаційного забезпечення управління, яке включає всю сукупність процесів з одержання, опрацювання, зберігання та видачі споживачеві інформації та документів як її носіїв.

В тих суб'єктах, де ще не використовують ЕОМ, необхідно виконувати весь комплекс робіт як щодо складання документів, так і щодо робіт з готовими документами, отриманими ззовні: одержання, розподіл, реєстрація, постачання, контроль за виконанням, довідкова робота, формування та зберігання справ, доархівне опрацювання документів. У випадках використання ЕОМ технологічна послідовність змінюється, оскільки є можливість мати справу як з документом в цілому, так із будь-якою його частиною.

Вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ - об'єкт праці в сфері управління. Тому удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання обсягів документаційної інформації.

Працівники управлінського апарату більшу частину робочого часу використовують на складання, погодження, опрацювання документів та інформації, що міститься в них. Ця робота займає 60 %, а в окремих випадках - до 80 % їх робочого часу. Для значної частини працівників сфери управління, таких, як статисти, економісти, бухгалтери, секретарі, оператори та ін., робота з документами та їх аналіз, опрацювання інформації в них становлять основний зміст роботи. Підвищення продуктивності праці в сфері управління досягається насамперед впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання.

Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації документаційних процесів відіграла Єдина державна система діловодства, затверджена Кабінетом Міністрів України.

Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів. В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату: уніфікація і стандартизація документів; раціональна організація обігу документів і зберігання документів; економіка, планування та організація праці персоналу, що займається діловодством; автоматизація та механізація праці управлінців. У 1973 році, коли єдина державна система діловодства (далі - ЄДСД) була створена основні положення базувались в основному на механізації процесів складання і оформлення документів. Впровадження ЄДСД дозволило досягнути певної однорідності в організації діловодства в країні. В рамках ЄДСД були розроблені перші стандарти на уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації. Основні положення ЄДСД і ГОСТи стали головними нормативно-методичними документами, на підставі яких організовувалось і удосконалювалось документаційне обслуговування в СРСР в 70-80 pp. XX ст. Впровадження ЄДСД в апаратах міністерств і відомств не тільки дозволило привести документаційне обслуговування у відносну однорідність в галузі, але й створило передумови для переходу до активного впровадження АСУ.

У наш час підготовлена і діє як нормативно-методичний документ нова редакція ЄДСД, яка отримала назву Державної системи документаційного забезпечення управління (ДСДЗУ). Ця система враховує можливості традиційного ручного опрацювання документів.

ВИСНОВКИ

Реєстрація документа - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання. Реєстрація - підтвердження факту створення або одержання документа в певний час (день) шляхом внесення його в реєстраційну форму з присвоєнням номера і записом основних даних про документ, що дозволяє створити базу даних про всіх документах організації для подальшого контролю та інформаційно-довідкової роботи. Як випливає з визначення, реєстрація насамперед надає юридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення або одержання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений і як би ще не існує. Наприклад, наказ, постанова і т.п. Якщо отриманий документ не зареєстрований, організація за нього не відповідає, тому що факт отримання не підтверджено.

У процедурі реєстрації можна виділити три мети: облік документів, контроль за їх виконанням; довідкова робота за документами. Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації; надходять з вищестоящих, підвідомчих і інших організацій і приватних осіб. Однак існують і нереєстровані документи, до яких зазвичай відносять: рекламні листи; вітальні листи і телеграми; запрошення; програми семінарів, нарад і конференцій; друковані видання (книги, брошури, журнали); пакети з позначкою «особисто»; копії нормативних документів, постанов і розпоряджень державних органів; інформаційні матеріали. Автоматизована (електронна) форма реєстрації документів ведеться за допомогою спеціального програмного забезпечення, яке встановлюється на персональний комп'ютер (або на сервер і персональні комп'ютери, об'єднані в мережу). При використанні автоматизованої форми реєстрації відомості про документ вводяться в електронну реєстраційно-контрольну картку, яка зберігається в базі даних. Сукупність реквізитів і вид реєстраційно-контрольної картки в різних програмних системах можуть бути різними. Одночасно може виготовлятися один примірник реєстраційної форми в якості страхового масиву (друк реєстраційно-контрольної картки). Автоматизована форма реєстрації в даний час широко застосовується в багатьох організаціях, т.к. вона має ряд істотних переваг у порівнянні з журнальною і карткової формами реєстрації, а саме: швидкий пошук документів по будь-якому реквізиту або реквізитами реєстраційно-контрольної картки; автоматичне формування звітів, зведень, ведення довідково-аналітичної роботи з документами; автоматичний контроль за виконанням документа; можливість одночасно реєструвати документи на декількох робочих місцях; можливість організації децентралізованої реєстрації документів у структурних підрозділах з об'єднанням відомостей про всіх документах в одній базі та інші. Організація може самостійно розробити програму для реєстрації документів, але найчастіше використовуються готові програмні продукти, автоматизовані системи документаційного забезпечення управління, що дозволяють автоматизувати всю роботу з документами, починаючи зі створення проекту або реєстрації документа і закінчуючи завершенням виконання або відправленням документа в іншу організацію.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Сучасне діловодство: Навчальний посібник. - 5-те вид. - К.: Либідь, 2006. - 384 с.

2. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17.10.1997 року № 1153 (втрата

3. Скібіцька Л. І. С 42 Діловодство: Навчальний посібник /Уклад. Л.І. Скібіцька. -- К.: Центр навчальної літератури, 2006. -- 224 с.

ДОДАТОК 1

Дата надходження та індекс документа	Кореспондент дата та індекс одержаного документа	Короткий зміст	Резолюція або кому направлений документ	Відмітка про виконання документа

Журнал реєстрації вхідних документів

Формат А4 (210x297)

ДОДАТОК 2

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

Дата та індекс документа	Кореспондент	Короткий зміст	Позначка про виконання документа

Формат А4 (210х297)

ДОДАТОК 3

Журнал реєстрації внутрішньої кореспонденції

Дата і реєстраційний номер документа	Короткий зміст	Виконавці	Терміни виконання	Хід виконання та відмітка про зберігання

ДОДАТОК 4

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Лицьовий бік

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Автор документа або кореспондент	Назва виду документа	Термін виконання
Дата та індекс надходження	Дата та індекс документа
Заголовок документа або короткий зміст
Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець
Позначка про виконання документа	Розписка в одержанні документа

Зворотній бік

Контрольні відмітки
Фонд№	Опис№	Справа№

ДОДАТОК 5

Перелік обов'язкових реквізитів для заповнення машиноорієнтованої реєстраційно-контрольної картки (РКК)

Реквізити	Пояснення до заповнення
Назва виду документа	Заповнюється відповідно до назви документа,що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється.
Кореспондент	Під час реєстрації документа, що надійшов,записується найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що відправляється, записується найменування установи (особи) - кореспондента.Допускається застосування скороченого найменування установи .
Дата документа	Дата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік) .
Індекс документа	Індекс, наданий документу установою-автором,переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється.
Дата надходження	Дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр .
Індекс надходження	Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами .
Заголовок документа або короткий зміст	Переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил.
Резолюція	Переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції.
Відповідальний виконавець	Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону.
Термін виконання	Проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік -- чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді.
Відмітка про виконання	Короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді.

Размещено на Allbest.ru