Порядок ведения и отражения в учете кассовых операций
Ведение кассы и кассовой книги. Обязанности кассира, инструкция по обеспечению сохранности денежных средств. Основные практические аспекты кассовых расчетов. Бухгалтерский учет внешних расчетов. Неуплата по договорам. Расчеты наличными средствами.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 07.04.2012 |
| Размер файла | 68,9 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Курсовая работа
Бухгалтерский финансовый учет
Порядок ведения и отражения в учете кассовых операций
Большагин Артем Владимирович
Введение
Развитие рыночной экономики влечет расширение границ применения бухгалтерского финансового учета, поскольку появляются новые его объекты и как результат этого - новые пользователи учетной финансовой информации. Поэтому перед бухгалтерским финансовым учетом ставятся новые задачи по адаптации его к новым условиям. Постоянный рост объема финансовой учетной информации, не в ущерб ее качеству, вызывает объективную необходимость дальнейшего совершенствования форм и методов бухгалтерского учета, сокращения времени регистрации и обработки первичных учетных данных путем применения вычислительной техники. Создается управленческая информационная система, основу которой составляет бухгалтерская подсистема. Ее отличительные признаки: полнота, документальная обоснованность, применение денежного измерителя и некоторых других - позволяют преобразовать учетную информацию и доводить ее до аппарата управления и внешних пользователей в любой степени детализации и обобщения. Тем самым они имеют четкое представление о хозяйственной и финансовой деятельности организации. На основе бухгалтерской финансовой информации становится возможным прогнозировать события, осуществлять функции контроля за мерой труда и мерой потребления. Современная наука опираясь на диалектику развития окружающего нас материального мира, действующие экономические законы и категории, законодательные и нормативные акты, изучает базовые принципы бухгалтерского финансового учета, основные его методологические приемы применительно к современным требованиям управления. Практика организации бухгалтерского финансового учета на базе научной методологии отражения учитываемых объектов, обобщений передового зарубежного и отечественного опыта, а также современных требований в сфере управления позволяет предоставлять заинтересованным пользователям информацию по каждому экономическому субъекту для принятия необходимых решений.
До сих пор многие хозяйствующие субъекты в России сталкиваются с проблемой производства кассовых операций. Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Центральным Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации, так как безналичные расчеты легко контролируются налоговыми и финансовыми органами страны. Но для выдачи заработной платы и осуществления некоторых видов платежей любое предприятие нуждается и в наличных деньгах. Для этого предприятие должно иметь кассу, в которой хранится наличность, и соответствующие документы по ведению кассовых операций. Рассмотрению особенностей ведения и отражения кассовых операций, выявлению проблем и рекомендациям по последующему их решению и посвящена данная курсовая работа.
Основная часть
1 Теоретические аспекты ведения учета кассовых операций
учет кассовая операция
1.1 Ведение кассы и кассовой книги
Центральный банк Российской Федерации утвердил инструктивное письмо «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 (с изменениями от 26 февраля 1996 года №247). Этот документ полностью определяет работу кассира. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме, при этом прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
При получении наличных денег в банке со своего расчетного счета руководство предприятия должно указывать цель расходования этих денег - эта цель указывается на оборотной стороне чека. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются конкретно только на цели, указанные в чеке (например, заработная плата за вторую половину месяца, хозяйственные расходы и т.п.).
Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги для текущих расчетов в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. Лишние средства свыше лимита держать в кассе запрещено, но при необходимости лимиты остатков касс пересматриваются (например, если увеличивается фонд оплаты труда, расширяется производство). Если в кассе остались деньги свыше лимита, предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.
Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.
Предприятия, имеющие постоянную наличную денежную выручку (в частности, торговую), по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения, то есть не сдавать наличность в банк, а расходовать ее непосредственно на нужды предприятия. Это позволяет избежать лишних банковских операций по сдаче и получению наличных средств. При этом, разумеется, бухгалтерия и кассир ведут тщательный учет получаемых и расходуемых средств.
Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.
Предельный размер расчетов наличными деньгами, то есть через кассу, между юридическими лицами в настоящее время установлен в сумме 60 000 рублей (Указание ЦБ РФ от 14.11.01. №375-У).
Особый режим работы кассы существует в дни выдачи заработной платы: предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти рабочих дней), включая день получения денег в банке.
Выдача наличных денег подотчетным лицам (завхозам, командированным работникам и т.д.) производится из касс предприятий, но при временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится только в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели (для этого бухгалтер делает предварительный «прикидочный» расчет размеров расходов работника).
При этом лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Бухгалтер должен учитывать, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Все кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации (приходными и расходными ордерами, ведомостями и т.п.). Разберем эти операции подробно, так как с кассой бухгалтер работает постоянно.
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Приходный ордер выдается при внесении денег в кассу покупателями продукции предприятия, пользователями услуг, которые оказывает предприятие и в иных подобных случаях. Работники предприятия вносят деньги в кассу при покупке путевок, возврате остатка аванса по командировке и т.д.
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным и расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемые к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Есть и особенности в некоторых отраслях производства. Например, заготовительные организации могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.
На крупных предприятиях в централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (или расчетно-платежной) ведомости.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир обязан требовать предъявления документа (паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя), при этом он записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан. В этом случае он отбирает расписку получателя.
Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы с точностью до рублей прописью. При этом первая буква этой суммы должна быть заглавной - это предотвращает возможность дописывания. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается, только цифры. Здесь общая сумма по ведомости при ее открытии и закрытии записывается прописью и заверяется подписями.
Все эти правила обусловлены необходимостью исключения всяких подделок в кассовых документах.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня выдачи денег как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости в качестве оправдания операции выдачи.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Щербакова, В. И. Теория бухгалтерского учета. [Текст] : учебник / В. И. Щербакова. - М. : Форум, 2010.
На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.
В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
По истечении сроков, установленных на предприятии для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию, пенсий и стипендий (а это, как было упомянуто ранее, три дня с момента получения денег в банке), кассир должен:
а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано» (порядок депонирования будет подробно проанализирован при разборе темы «Расчет заработной платы»);
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию сумм, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается -- при этом нарушается принцип индивидуальной ответственности.
г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № __».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных и расчетно-платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей или вычислительной).
Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. При возникновении ошибки документ должен быть переписан. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Важное правило: прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Это часто проверяется при внеплановой инвентаризации, о которой мы поговорим далее.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе -- разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
Если хотя бы одно из этих требований не выполнено, кассир обязан вернуть документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Содержание заполняемых ордеров оговорено шапками этих документов, поэтому обращайте на них внимание.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи сумм этих платежей.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. Как правило, бухгалтерские компьютерные пакеты полностью поддерживают это. В этом случае вместо кассовой книги применяются вкладные листы - машинограммы. В машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению. Щербакова, В. И. Теория бухгалтерского учета. [Текст] : учебник / В. И. Щербакова. - М. : Форум, 2010.
При ведении кассовой книги и хранении денег должны строго соблюдаться определенные правила:
1. Все поступления и выдача наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.
2. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
3. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
4. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира.
5. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
6. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
В компьютерном учете: одновременно с вкладным листом формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. При этом в машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов в кассовой книге за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течении года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошируются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на Главного бухгалтера предприятия. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Обратите внимание: эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия. Поэтому кассир не должен иметь в кассе личные средства и ценности - ему будет трудно доказать, что это именно его деньги.
1.2 Обязанности кассира
Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. Рядовые кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты (как вы помните, это обычно три дня).
До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.
В соответствии с требованиями безопасности денег руководители всех предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
Существует специальная инструкция по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, которая должна неукоснительно соблюдаться во избежание дисциплинарных мер. Ее главные требования:
· Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, воспрещается.
· Государством предписаны единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий - они должны быть выполнены (существует документ).
· Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
· Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях -- в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
· Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.
· При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа. Щербакова, В. И. Теория бухгалтерского учета. [Текст] : учебник / В. И. Щербакова. - М. : Форум, 2010.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, в том числе личных, кассиру запрещается. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.
Бывают и неприятные случаи. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.
О результатах проверки составляется акт в 4 экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй -- отсылается в страховую компанию, третий высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый остается у предприятия.
При приеме на работу кассира после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Кассиру запрещается самостоятельно передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается специальный договор, предусмотренный особым документом. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и другие причины) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия.
О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.
На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями филиалов, оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор по специальной форме и на которых распространяются все права и обязанности, установленные «Порядком ведения кассовых операций» для кассиров.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним особого договора.
Для контроля рекомендуется проводить ревизию (инвентаризацию) кассы и вести постоянную проверку соблюдения кассовой дисциплины. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.
Для производства инвентаризации кассы приказом руководителя предприятия назначается специальная комиссия, состоящая из работников предприятия, которая составляет акт. При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться периодическая проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов (машина тоже ошибается!).
Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины.
При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей. Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации вплоть до суда.
Кроме ревизий, систематически проверяют соблюдение предприятиями Порядка ведения кассовых операций и банковские учреждения, так как банки заинтересованы в правильности денежных отношений с предприятием, и любое нарушение или хищение вредит и финансовому положению банка, и его репутации.
Проверки порядка кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами -- контролерами ревизионных служб.
Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.
Их предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиями.
2 Основные практические аспекты кассовых расчетов
2.1 Расчеты наличными средствами
В хозяйственной жизни организации достаточно часто возникают ситуации, когда ей приходится рассчитываться наличными средствами. Оформление таких операций в бухгалтерском учете не вызывает особых затруднений. Вопросы в основном возникают по налогу на добавленную стоимость: можно ли принять «входной» НДС к вычету, если товары (работы, услуги) оплачены наличными, а продавец не выдал кассовый чек? Или для зачета налога есть все необходимые документы, однако НДС в контрольно-кассовом чеке не выделен отдельной строкой?
Кроме того, не понятны определенные моменты и при использовании хозяйствующими субъектами контрольно-кассовой техники: надо ли применять ККТ при расчетах по залогу (займу)? при возврате денежных сумм подотчетными лицами? Какие организации должны использовать в своей работе кассовую технику?
Ответы на эти и некоторые другие вопросы, обзор писем специалистов Минфина и налоговых служб, разъясняющих ту или иную ситуацию, а также возможные нарушения при работе с денежной наличностью и меры ответственности за них представлены вашему вниманию в настоящей статье.
Со вступлением в силу Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон о ККТ) изменился порядок расчетов с юридическими лицами при осуществлении денежных расчетов: теперь при приеме от них наличных средств следует пробивать кассовый чек.
Многие специалисты считают, что при получении наличных денежных средств от юридических лиц помимо кассового чека организация (индивидуальный предприниматель) обязана также оформить приходной кассовый ордер и выдать квитанцию к такому ордеру покупателю. Аналогичную позицию высказало Управление МНС России по г. Москве в своем письме от 23 июля 2003 г. № 29-08/41041 «О разъяснении законодательства о применении ККТ», указав, что при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денежных средств в обязательном порядке пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер. Профессиональный консультант бухгалтера с изменениями на 01.01.2010. Теория бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет. Налогообложение. Аудит [Текст] / В. М. Богаченко, [и др.] - М. : Феникс, 2010.
По их мнению, такой вывод следует из п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров ЦБ России от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций), который формально сохраняет свою силу и после вступления в силу Закона о ККТ. Согласно указанному документу прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Астахов, В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет [Текст] : учеб. пособие для вузов / В. П. Астахов. - М. : Юрайт, 2011
Однако, по нашему мнению, покупателю не следует одновременно выдавать и чек и приходный кассовый ордер поскольку приведенный выше порядок приема наличных денег кассиром организациями не касается случаев, когда денежные расчеты осуществляются с применением контрольно-кассовой техники.
Дело в том, что Порядок ведения кассовых операций, а соответственно и порядок оформления кассовых документов (приходных и расходных ордеров) распространяется на случаи, когда речь идет о кассире, совершающем операции с наличными денежными средствами в специально оборудованном изолированном помещении, специально предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. При этом помещение кассы должно быть изолировано, а его двери во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Обычно такое помещение называют центральной кассой.
Кассир центральной кассы обязан принимать денежные средства по приходным кассовым ордерам и выдавать их по расходным кассовым ордерам, которые оформляются по специальным правилам, указанным в Порядке ведения кассовых операций. Одновременно этот же кассир все поступления и выдачи наличных денег регистрирует в пронумерованной, прошнурованной и опечатанной кассовой книге, существующей в организации в единственном экземпляре.
Одновременно с центральной кассой в организациях могут существовать и операционные кассы, в которых денежные средства принимают кассиры-операционисты с применением контрольно-кассовой техники. Обычно такие кассы находятся в торговом зале организации или ином месте, позволяющем посетителям получать к ней неограниченный доступ. Место кассира-операциониста нельзя отнести в разряд специального хранилища, предназначенного для постоянного хранения денежных средств и обеспечивающего соблюдение Единых требований по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий, предъявляемых ЦБ России к центральной кассе.
Обязанности кассира-операциониста также иные, они устанавливаются не Порядком ведения кассовых операций, а Законом о ККТ и принятыми в соответствии с ним иными нормативными документами (в частности, постановлениями Правительства России, регулирующими порядок применения контрольно-кассовой техники). Одной из таких обязанностей, установленных в ст. 5 Закона о ККТ является обязанность выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки. Другой обязанностью кассира-операциониста является ведение учета денежных расчетов путем оформления журнала кассира-операциониста и иных документов, связанных с применением контрольно-кассовой техники.
Таким образом, порядок оформления расчетов с покупателями (клиентами) оформляется различными документами в зависимости от того, применяется или нет контрольно-кассовая техника при осуществлении тех или иных операций. В первом случае деньги получает кассир-операционист и выдает покупателю кассовый чек, а в конце рабочей смены он все поступившие деньги сдает в центральную кассу по приходному кассовому ордеру. Во втором случае денежные средства поступают в центральную кассу организации, и покупатель получает квитанцию к приходному кассовому ордеру. В любом случае покупатель получит только один документ, подтверждающий оплату товаров (работ, услуг): либо кассовый чек либо корешок приходного кассового ордера.
Отметим, что позиция о том, что покупателю следует выдавать сразу два документа (чек и приходник), подтверждающих оплату товаров (работ, услуг), приведет к тому, что одна и та же операция будет оформлена дважды, и перед бухгалтером встанет вопрос: какой из двух документов следует заносить в кассовую книгу при учете поступающих средств и что делать с другим документом?
Более того, выдав корешок приходного кассового ордера (одновременно пробив ту же сумму на контрольно-кассовой технике), организация вряд ли сможет в случае проверки доказать, что та же сумма пробита на кассовой машине, поскольку все суммы в ней, как правило, обезличены. Это даст налоговым органам возможность «наказать» организацию за неприменение контрольно-кассовой техники. Процесс доказывания обратного (быстрее всего, в суде) может стать мучительным и долгим.
К тому же обратите внимание на то, что произойдет в такой ситуации с контрагентом, представитель которого будет иметь на руках и кассовый чек, и корешок приходного кассового ордера. Поскольку для составления авансового отчета ему достаточно одного документа, недобросовестный работник может «использовать» полученный кассовый чек и приобрести себе лично какие-то товары. Конечно, мы утрируем ситуацию, но в каких-то случаях возможна она вполне вероятна.
Исходя из изложенного, на наш взгляд, организациям при наличных расчетах с юридическими лицами следует пробивать кассовый чек без составления приходных кассовых ордеров. И тем более без выдачи корешка.
Совсем другим вопросом является вопрос о том, как «отследить» взаиморасчеты с юридическими лицами и построить внутренний документооборот так, чтобы были "и овцы целы и волки сыты". Но решать его столь кардинальными мерами, как оформление двух расчетных документов, является просто опасным.
Проблема заключается в том, что в общем случае продавцам товаров (работ, услуг) следует отслеживать состояние расчетов по заключенным ими договорам, а кассовый чек, как указывалось выше, обезличен. Может сложиться такая ситуация, что отгрузив товар (и отразив задолженность покупателя на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции со счетом 90 «Продажи») бухгалтер не знает, как закрыть расчеты без оформления приходного кассового ордера, поскольку поступление наличных денежных средств не затрагивает состояние расчетов между юридическими лицами (в бухгалтерском учете на основании Z-отчета делается проводка по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 90 «Продажи»).
По нашему мнению, в сложившейся ситуации для построения внутреннего учета расчетов с покупателями товаров (работ, услуг) можно организовать соответствующий документооборот в зависимости от вида осуществляемой предпринимательской деятельности и закрепить его в учетной политике. В самом общем случае возможно предложить в качестве документа, позволяющего учесть расчеты с покупателями, использовать данные бланка приходного кассового ордера (без корешка). Например, такой документ может иметь следующий вид:
Приложение к кассовому чеку № ___ от «___» __________200__ г.
Принято от ___________________________________________________
(наименование организации или индивидуального предпринимателя)
Основание ________________________________________________
(номер договора, накладной, акта или иного документа, на основании которого производится оплата)
Сумма _______________________________________________________
В том числе НДС ______________________________________________
Получил кассир _________ ___________________
подпись расшифровка подписи Ивашкевич, В. Б. Бухгалтерский управленческий учет / В. Б. Ивашкевич. - М. : Магистр, 2010.
Приведенный документ может быть выписан в нескольких экземплярах и выдаваться всем заинтересованным лицам. В частности, один экземпляр рекомендуется выдать покупателю товаров (работ, услуг), другой - останется у кассира и будет сдан в бухгалтерию вместе с Z-отчетом. Это позволит бухгалтеру (кассиру) корректно обработать поступившие документы и провести расчеты с юридическими лицами в нужном режиме (отразив поступление наличных денежных средств по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции со счетом 90 «Продажи» в части средств, поступивших от физических лиц, и в корреспонденции со счетом 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в части средств, поступивших от юридических лиц).
Отметим, что никаких проблем с точки зрения ведения взаиморасчетов с юридическими лицами не возникает в случае, когда отгрузка товаров (выполнение работ, оказание услуг) и их оплата наличными денежными средствами (с применением контрольно-кассовой техники) происходят одновременно. Это связано с тем, что в таком случае обязательства сторон по заключенному договору выполнены, соответственно, отсутствует необходимость вести какие-либо расчеты.
Также не должно быть проблем и в случае, когда покупатель-организация вносит наличные денежные средства в качестве 100-процентной предоплаты, поскольку поступление таких сумм, по нашему мнению, оформляется приходным кассовым ордером в ранее действовавшем порядке. Астахов, В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет [Текст] : учеб. пособие для вузов / В. П. Астахов. - М. : Юрайт, 2011
2.2 Бухгалтерский учет внешних расчетов
В зависимости от содержания операций расчеты производятся по товарным операциям (если предприятие поставляет свою готовую продукцию или закупает материальные ценности) и по нетоварным операциям, связанным только с движением денежных средств (погашение задолженностей бюджету, своим работникам, банку и т.п.). Формы безналичных расчетов при этом устанавливает Центральный банк РФ. К ним относятся:
· расчеты платежными требованиями-поручениями;
· расчеты посредством аккредитивов и особых счетов;
· в порядке плановых платежей;
· расчеты платежными поручениями;
· расчеты переводами через предприятия связи;
· расчеты чеками из чековых книжек и т.д.
Здесь предприятию важно выбрать наиболее удобный способ расчетов для того, чтобы сократить время между фактом получения покупателем товарно-материальных ценностей и фактом совершения платежа -- это зависит от вида деятельности предприятия.
Расчеты платежными требованиями-поручениями образовались на базе акцептной формы расчетов, смысл которой таков: поставщик, отгрузив продукцию, выписывает платежное требование на покупателя-плательщика и отсылает ему или доставляет в руки это требование. Получив платежное требование, плательщик обязан заполнить вторую часть документа -- платежное поручение, поручив банку списать со своего расчетного счета указанную сумму, так как обязательства (условия договора) поставщиком выполнены.
Предприятие-плательщик сдает этот документ в свой банк для оплаты, а банк после списания средств за платеж пересылает документы в банк поставщика для зачисления платежа.
Плательщик имеет право полностью отказаться от оплаты в тех случаях, когда:
· товары или услуги не заказаны (не оговорены договором);
· товары поставлены досрочно без согласия покупателя;
· документально установлена недоброкачествнность или некомплектность товаров и услуг;
· не согласована цена товаров;
· предъявленное требование уже было оплачено ранее или поступило бестоварное требование, по которому не произошла фактическая отгрузка или не оказаны услуги.
Частичный отказ от акцепта разрешается в случае отгрузки вместе с заказанными и незаказанных товаров или размер поставки несогласованно увеличен в одностороннем порядке, при превышении цен товара или при арифметических ошибках в требовании, а также при недостаче товаров в фактической отгрузке. Именно для того, чтобы успеть произвести в подобных случаях отказ от акцепта, нужно чаще ходить в банк за выпиской, так как срок отказа от акцепта составляет 3 банковских дня. Если за это время не поступило отказа от покупателя, банк обязан оплатить акцепт.
При отказе от оплаты покупатель принимает поступивший товар на ответственное хранение и по мере поступления распоряжения поставщика возвращает его по указанному адресу.
Со счетов плательщиков без их согласия оплачиваются требования за коммунальные услуги (газ, водоснабжение), электроэнергию, плату за телефон. Такие платежи называются безакцептными.
В бухгалтерском учете такая форма расчетов оформляется записями на счетах следующим образом:
у поставщика:
1) в момент отгрузки: Д 45, 90, 62 (по ситуации, указанной в договоре) -- Кр 43 (журнал-ордер №11) или 40 (журнал-ордер № 10/1);
2) в момент зачисления денежных средств на расчетный счет: Д 51 -- Кр 90 или 62 (в журнале-ордере № 11);
у покупателя:
1) в момент акцепта платежных документов, при поступлении материалов: Д 10 -- Кр 60 (в журнале-ордере № 6);
2) в момент списания средств с расчетного счета: Д 60 -- Кр 51 (журналы-ордера №2 и №6). Профессиональный консультант бухгалтера с изменениями на 01.01.2010. Теория бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет. Налогообложение. Аудит [Текст] / В. М. Богаченко, [и др.] - М. : Феникс, 2010.
Обратите внимание, что здесь могут быть использованы различные счета в зависимости от условий договора. Например, если продукция ушла со склада к покупателю, но право собственности не перешло к этому покупателю, применяется счет 45 «Товары отгруженные». Если это право перешло вместе с отгрузкой, то используется счет 62 (в промышленности) или 90 (в торговле). Обязательно посмотрите свойства этих счетов по Инструкции!
Мы уже знакомились с видами банковских платежных документов, посмотрим, как они применяются конкретно в расчетах.
Расчеты по аккредитивам. Аккредитив -- это поручение банку покупателя иногороднему банку поставщика произвести оплату счетов поставщика за отгруженный товар или оказанные услуги на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении покупателя.
Денежные средства в сумме аккредитива перечисляются с расчетного счета покупателя на счет аккредитивов или покупателю выдается ссуда. Это менее желательная для покупателя форма расчетов, так как при ней он лишается денежных средств еще до отгрузки товара поставщиком.
Каждый аккредитив открывается для расчетов только с одним поставщиком на срок до 15 дней (иногда банк может установить иной срок). При частичном использовании суммы аккредитива ее остаток возвращается на расчетный счет аккредитиводателя. Эта форма расчетов удобна, так как создает возможность скорейшего получения средств после продажи товаров.
Расчеты в порядке плановых платежей производятся между предприятиями при постоянных плановых и равномерных поставках товарно-материальных ценностей или услуг. При них договор между потребителем и поставщиком устанавливает постоянную плановую сумму стоимости продукции, подлежащей оплате ежедневно или в установленный период времени. Так оплачиваются товары, которые не могут храниться долго (кислород, ацетилен, скоропортящиеся продукты и т.д.).
Расчеты ведутся у поставщика на счете 62/2 «Расчеты по плановым платежам». При этом дебетуется этот счет на суммы выполненных поставок (т.е. причитающихся платежей), а кредитуется на суммы уже поступивших платежей. Аналитический учет (по каждому из покупателей) ведется в ведомости № 7, а синтетический (обобщенный) -- в журнале-ордере № 11 (подсчитываются обороты по кредиту).
Расчеты по аккредитивам (и особым счетам) учитываются на счете 55/1, аналитический и синтетический учет этих расчетов по банку организован в журнале-ордере № 3. Основанием для записи являются выписки банка.
В компьютерном учете ведется специальная ведомость по видам расчетов.
Расчеты платежными поручениями (переводами). Платежное поручение -- это приказ банку о перечислении с расчетного счета суммы денежных средств другому предприятию. Платежными поручениями оформляются:
· платежи в доход бюджета, пенсионным фондам и страховым компаниям;
· перечисления за работы, услуги и авансовые платежи;
· платежи в оплату претензий по качеству и недостаче продукции, штрафов и пеней, неустоек и в погашение других кредиторских задолженностей.
Подобные поручения при иногородних и одногородних расчетах должны приниматься банком на любую сумму -- здесь нет ограничений.
Расчеты чеками. Расчетный чек -- это письменное поручение банку перечислить со счета чекодателя указанную в чеке сумму. Чековые книжки предприятия получают в своем банке, чеки действительны в течение 10 дней, не считая дня выписки. Сумму лимита устанавливает предприятие, а срок использования чековой книжки определяет банк (не более 6 месяцев). Ивашкевич, В. Б. Бухгалтерский управленческий учет / В. Б. Ивашкевич. - М. : Магистр, 2010.
Обратите внимание на все упомянутые в этом разделе счета и посмотрите их характеристики в Инструкции по применению Плана счетов. Особенное внимание уделите счетам 45 и 90, уточните для себя разницу в их применении. Подробнее мы разберем эти операции, когда будем анализировать особенности бухгалтерского учета в торговом предприятии.
В связи с отсутствием в Плане счетов специальных счетов по учету сумм авансов, они отражаются на общеустановленных счетах учета расчетов с поставщиками (заказчиками) с открытием субсчетов следующего порядка.
Суммы выданных авансов оформляются в учете следующим образом:
Д 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным» - Кр51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» - суммы выданных поставщикам и подрядчикам авансов (с НДС).
Суммы же полученных авансов оформляются в учете в обязательном порядке с выделением НДС, как того требует подпункт 1 пункта 1 статьи 162 главы 21 части второй НК РФ:
Д 51, 52 - Кр62, субсчет «Расчеты по авансам полученным» - сумма полученных от заказчиков и покупателей авансов;
Д 62, субсчет «Расчеты по авансам полученным» - Кр 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» - НДС с сумм полученных от заказчиков и покупателей авансов.
Отметим, что организация аналитического учета сумм полученных и выданных авансов является не рекомендуемой, а обязательной нормой - таковы требования Инструкции по применению Плана счетов.
Подобные документы
Экономическая сущность и организация наличного денежного оборота. Ведение кассовых операций в Республики Беларусь. Документальное оформление кассовых операций. Порядок ведения кассовой книги. Порядок проверки и бухгалтерской обработки отчетов кассира.
курсовая работа [57,2 K], добавлен 19.08.2012Порядок учета наличных денежных средств, правила ведения кассовых операций в РФ; использование контрольно-кассовой техники, книга кассира-операциониста. Документальное оформление приема и выдачи наличных денег; ведение кассовой книги; ревизия и контроль.
презентация [75,9 K], добавлен 01.06.2012Правила ведения кассовых операций, прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов, ведение кассовой книги и хранение денег. Процедура инвентаризации, учета и ведения валютных кассовых операций. Пример на базе ЗАО работы кассы "СТФ-Аудит".
курсовая работа [33,3 K], добавлен 04.07.2010Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов. Ведение кассовой книги и хранение денег. Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины. Аудит кассовых операций.
реферат [53,3 K], добавлен 24.08.2011Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов. Ведение кассовой книги и хранение денег. Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины. Аудит кассовых операций.
курсовая работа [34,9 K], добавлен 15.02.2007Порядок ведения приходных и расходных кассовых операций. Лимит остатка и инвентаризация кассы. Документальное оформление поступления и выдачи денежных средств. Применение контрольно-кассовых машин. Реквизиты чека. Формы безналичных расчетов и их учет.
презентация [617,1 K], добавлен 21.06.2015Порядок и организация ведения кассовых операций в бюджетных организациях. Документальное оформление и бухгалтерский учет денежных средств в кассе. Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины. Автоматизация учета с ПП "1С:Бухгалтерия".
дипломная работа [1,2 M], добавлен 07.12.2010Учет денежных средств и расчетов на предприятии: порядок ведения кассовых операций, расчеты поручениями, аккредитивами и чеками. Документное оформление и учет поступления основных средств и амортизационных отчислений. Ведение бухгалтерской отчетности.
отчет по практике [130,9 K], добавлен 22.12.2010Организация наличного денежного обращения. Лимит остатка наличных денег в кассе. Правила использования наличных денежных средств. Предельные размеры расчетов наличными денежными средствами. Организация ведения кассовых операций.
курсовая работа [22,2 K], добавлен 21.08.2003Экономическое содержание денежных средств и их роль в процессе кругооборота средств в организации. Учет кассовых операций при автоматизированной форме учета. Порядок ведения кассовой книги. Инвентаризация наличных денежных средств и денежных документов.
курсовая работа [60,1 K], добавлен 15.06.2013
