Организация документооборота в организации ООО "Аргос"

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет - это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Бухгалтерский учет возник в глубокой древности. Развитые учетные системы имелись еще в 2000 г. до н.э. в Китае, а элементы двойной записи в раннехристианском Риме. Считается, что впервые систематизация бухгалтерского учета была проведена фрацисканским монахом Лукой Пачоли (1445-1515). Его знаменитый труд «Трактат о счетах и записях» был написан в 1494 году и был переведен на множество языков мира. Трактат оказал огромное влияние на развитие бухгалтерского учета как науки. Толкования книги актуальны и уместны по сей день.

Основными задачами бухгалтерского учета являются: формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности; обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых, ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами; предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Объектами бухгалтерского учета являются имущество организации, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности.

Основными элементами метода бухгалтерского учета являются бухгалтерские счета, двойная запись, баланс, оценка, калькуляция, бухгалтерская отчетность, документация, инвентаризация. Использование каждого из этих элементов регламентируется действующим законодательством Российской Федерации.

В настоящее время в России сформирована система нормативного регулирования бухгалтерского учета. Она состоит из четырех уровней регулирования:

1) Законы Российской Федерации и указы президента РФ

2) Система национальных бухгалтерских стандартов, ПБУ

3) Методические указания, учитывающие отраслевую специфику

4) Внутренние документы организации.

Главным нормативным документом является Закон «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ. Бухгалтерским учетом занимаются специально подготовленные люди - бухгалтера. Слово «бухгалтер» произошло от немецкого слова buchhalter, которое дословно можно перевести как держатель (учетных) книг. В 1946 г. Международным конгрессом бухгалтеров был утвержден герб бухгалтеров. В 1944 году его предложил французский ученый Жан Бастист Дюмарше (1874-1946).

Герб имеет девиз «Science, conscience, independence», что в переводе означает «Наука, совесть, независимость».

На гербе изображено три фигуры:

солнце - бухгалтерский учет освещает хозяйственную деятельность,

весы - символ сбалансированности, то есть в бухгалтерском учете всегда должно быть равновесие,

кривая Бернулли - она означает, что учет, возникнув однажды, будет существовать вечно.

1. ДОКУМЕНТАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.1 Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления

Документирование информации - придание информации статуса документа.

Согласно законодательству РФ в сфере работы с документированной информацией:

1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

3. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

4. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

5. Право собственности и иные вещные права на материальные носители, содержащие документированную информацию, устанавливаются гражданским законодательством.

Технический прогресс обусловливает новые требования к составлению и оформлению официальной документации.

Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов, организацией их движения, учета и хранения называется делопроизводством. Равнозначен ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части:

подготовка управленческих документов;

технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года;

организация их архивного хранения.

При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31.07.97.

Государственные стандарты Российской Федерации - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного управления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Стандарт устанавливает:

состав реквизитов документов;

требования к оформлению реквизитов документов;

требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

С 1 апреля 2000 г. введено в действие Изменение к ГОСТ Р 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000. № 9-ст.

Порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в Организациях:

единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;

новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;

делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;

правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;

правил проектирования бланков документов;

правил учета, использования и хранения бланков и печатей;

правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.

Ценным практическим пособием при составлении служебных документов являются Методические рекомендации по унификации текстов документов, использование которых поможет практикам успешно решать следующие задачи:

упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;

унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;

сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;

использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;

ускорить процессы принятия управленческих решений.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления изложены в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной коллегией Главархива СССР 27.04.88 (приказ Главархива СССР от25.05.88. № 33). ГСДОУ, являясь, по сути, общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работы и службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Составную часть ГСДОУ представляет собой альбом образцов форм и примеров организационно-распорядительных документов. Альбом схем-плакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности.

Унифицированные формы некоторых ОРД были разработаны в начале 1980-х гг., перерабатывались 1993 г. и в настоящее время входят в состав альбома унифицированных форм организационно-распорядительной документации (УСОРД), содержащего также инструктивные и методические материалы по применению этих форм. Рекомендации УСОРД необходимо учитывать при составлении и оформлении ОРД.

Вопросы организации работы с документами, т.е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением и др., описаны в Основных положениях ГСДОУ. Технологические решения по основным задачам делопроизводства, содержащиеся в ГСДОУ. могут быть использованы в традиционных (ручных) и в автоматизированных (с использованием ПЭВМ) системах обработки информации.

В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств и ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организаций, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов. Правила содержат унифицированные формы документов, создаваемых при организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.

Предархивная обработка документов включает в себя важную работу по оформлению обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, производимых в соответствии с ГОСТ 17914-72.

При определении сроков хранения документов организации нормативно-справочными пособиями являются Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения и примерный перечень управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Все аспекты организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение в документировании. Производственные ситуации, с одной стороны, разнообразны, с другой - повторяются и требуют конкретных решений, оформленных документально. Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.

Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результатах науки, техники и практического опыта.

В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

межгосударственные (региональные) стандарты (ГОСТ), применяемые в установленном порядке;

государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);

стандарты отраслей (ОСТ);

стандарты предприятий (СТП);

правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России. Их требования обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

1.2 Способы создания, функции и классификация документов

Документ (от лат. documetum - образец, свидетельство, доказательство) - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и в пространстве.

А вот так звучит официальная формулировка понятия «документ» в российском законодательстве:

«Документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения» - Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

В бухгалтерском учёте существует пять основных этапов документооборота:

Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;

Передача документа в бухгалтерию;

Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;

Обработка документа в бухгалтерии, которая включает:

таксировку (расценку);

группировку;

контировку(указание в первичном документе корреспонденции счетов);

Сдача документов на хранение в архив.

Реквизит - «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Документ создается в результате документирования - записи информации на робазличных носителях по установленным правилам. Носитель - это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Функции документов можно подразделить на:

Общие:

Информационная - определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

Коммуникативная - документы являются средством обмена информации,

Социальная - состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Частные:

Управленческая - в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

Организационная - документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

Правовая - документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

Общекультурная - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

Историческая - документ является историческим источником.

Классификация документов

Документы различают:

По назначению:

организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);

нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;

По времени создания - первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)

По способу изготовления - черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал).

По типу содержания - текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные.

По способу представления - электронный, на бумажных носителях

По месту издания - внутренние, внешние

По направлению отправки - входящие, исходящие

По распространению - опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные

По необходимости технических средств - человекочитаемые, машиночитаемые

По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

2. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ

Общая информация

Полное наименование организации	ФИРМА «АРГОС» (ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ)
Регион	Краснодарский край » Анапский район
Адрес	353440, КРАСНОДАРСКИЙ край, г. АНАПА, ул. ЧЕРНОМОРСКАЯ, д. 1
Директор компании	Полодянц Мирон Саркисович

Виды деятельности

Компания ООО ФИРМА «АРГОС» осуществляет следующие виды деятельности (в соответствии с кодами ОКВЭД, указанными при регистрации):

Деятельность гостиниц и ресторанов

Деятельность ресторанов и кафе

Компания работает в следующих отраслях промышленности (в соответствии с классификатором ОКОНХ):

Торговля и общественное питание

Внутренняя торговля

Розничная торговля

Государственная розничная торговля

Предприятия государственной торговли

Реквизиты организации:

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)	1022300518283
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)	2301029021
Вид собственности	Частная собственность
Организационно-правовая форма (ОПФ)	Общества с ограниченной ответственностью
Вид организации по классификации ОКОГУ	Организации, учрежденные гражданами
Дата регистрации компании	22 августа 1995 года
Регистратор	Инспекция МНС России по курорту Анапа Краснодарского края.

Общество с ограниченной ответственностью Фирма «АРГОС» (далее по тексту ООО Фирма «Аргос» или организация) было создано на основании Решения №1 единственным учредителем Полодянц Мироном Саркисовичем, являющимся также руководителем (директором). Организация была зарегистрирована 22 августа 1995 года под регистрационным номером 1022300518283 (ОГРН) в органе гос. Регистрации Инспекция МНС России по курорту Анапа Краснодарского Края и находится по адресу 353440, Краснодарский край, г. Анапа, ул. Черноморская, д. 1. Данная организация состоит на хозяйственном расчете, имеет свой собственный баланс и расчетный счет. Главной целью организации ООО «Аргос» является хозяйственная деятельность, направленная на извлечение коммерческой прибыли для удовлетворения экономических нужд и интересов коллектива организации и ее учредителя.

Рис. 1 - Организационная структура предприятия «ООО Аргос»

В организации используется иерархическая организационная структура. Она представляет собой вертикальную структуру управления. Если быть точнее, то она представляет собой пирамиду, в которой каждым уровнем управляет более высокий уровень, например в нашей организации генеральный директор дает указания своему заместителю. Заместитель в свою очередь управляет управляющим и главным бухгалтером, и т.д.

Данная организационная структура имеет следующие достоинства:

1. Стимулирует деловую и профессиональную специализацию. 2. Уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях. 3. Улучшает координацию в функциональных областях,

и следующие недостатки:

1. Отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач своих подразделений, чем общих целей всей организации. Это увеличивает возможность конфликтов между функциональными областями. 2. В большой организации цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя становится слишком длинной. 3. Замедленная реакция на внешние изменения. 4. Проблемы с распределением ответственности за устранение проблем.

Основные экономические показатели хозяйственно-финансовой деятельности

При проведении анализа финансово-хозяйственной деятельности организации нужно изучить экономическую, социальную, технологическую и техническую стороны деятельности предприятия для объективной оценки тенденций развития экономики, прогнозов, динамики хозяйствования, выполнения планов, а самое главное - для выявления, изучения и мобилизации резервов повышения эффективности деятельности, разработки оптимальных управленческих решений.

Основные показатели организации в динамике за 2009, 2010 и 2011 годы представлены в таблице 1.

Таблица 1

Показатели	Ед. изм.	Год	Отклонение	Темп роста, %
		2009	2010	2011	2011г.- 2009г.	2011г.- 2010г.	2011г.- 2009г.	2011г.- 2010г.
Выручка от продажи товаров, работ (услуг) (без НДС и налога с продаж)	тыс. руб.	7763	8377	10954	3191	2577	141	130
Себестоимость проданных товаров, работ(услуг)	тыс. руб	5676	6005	6798	1122	793	119	113
Валовая прибыль	тыс. руб	2087	2372	4156	2069	1784	199	175
Прибыль (убыток) от продаж	тыс. руб	2087	2372	4156	2069	1784	199	175
Прибыль до налогообложения	тыс. руб	1883	2281	3847	1964	1566	204	168
Налог на прибыль	тыс. руб	376,6	456,2	769,4	392,8	313,2	204	168
Чистая прибыль (нераспределенный убыток)	тыс. руб	1506,4	1824,8	3077,6	1571,2	1252,8	204	168

Выручка от продаж в 2010 году по сравнению с 2009 возрасла на 614 тыс руб. (примерно на 7,9%), а в 2011 по сравнению с 2010 выручка возрасла на 2577 тыс. руб (~30,7%).

Налог на прибыль постоянный, и составляет 20% от прибыли до налогообложения.

Себестоимость имела тенденцию роста за все три года. В 2009 году она составляла 5676 тыс. руб., в 2010 году она возросла на 329 тысяч рублей, а в 2011 году еще на 793 тысячи рублей.

Чистая прибыль в фирме никогда не была отрицательной, то есть организация не несла убытков, также она постоянно росла, и в 2011 году был резкий скачок прибыли. В 2009 году она составляла 1506,4 тыс. руб., в 2010 году она возросла на 318,4 тыс. руб., а в 2011 году она увеличилась еще на 1252,8 тыс. руб.

Путем устного опроса руководителя организации было определено количество работников. По данным опроса в 2009 году в организации работало 46 человек. В 2010 году было нанято еще 16 работников, а в 2011 году двое работников были уволены.

Рис. 2

Рис. 3

Далее проанализируем статьи актива и пассива баланса

Таблица 2

Наименование статей	2009 г.	2010г.	2011г.	Изменение, тыс.руб.	Темп роста, %
	сумма, тыс. руб.	сумма, тыс. руб.	сумма, тыс. руб.	2011- 2009	2011- 2010	2011- 2009	2011- 2010
Основные средства	2456	3049	5485	3029	2436	223,33	179,90
Итого внеоборотных активов	2456	3049	5485	3029	2436	223,33	179,90
Запасы в т.ч.: - сырье и материалы - готовая продукция	4978 1693 3285	5214 2849 2365	7602 3147 4455	2624 1454 1170	2388 298 2090	152,71 185,88 135,62	145,80 110,46 188,37
НДС	19	23	27	8	4	142,11	117,39
Дебиторская задолженность	295	453	988	693	535	334,92	218,10
Денежные средства и денежные эквиваленты	892	972	1684	792	712	188,79	173,25
Прочие оборотные активы	699	765	890	191	125	127,33	116,34
Итого оборотных активов	6883	7427	11191	4308	3764	162,59	150,68
БАЛАНС	9339	10476	16676	7337	6200	178,56	159,18

Проанализировав данные актива баланса, данных в таблице 2, можно сделать вывод, что в 2011 году был прирост всех показателей. Внеоборотные активы организации возросли на 223,33% по сравнению с 2009 году. Фирма «АРГОС» в течении трех лет увеличивала свои запасы, прирост которых в 2011 году по сравнению с 2009 составил 152,71%, в том числе сырье и материалы увеличились в количестве на 185,88%, а готовая продукция на 135,62%. Стоимость имущества организации за 3 года увеличилась на 7377 тысяч рублей, что в процентном соотношении составляет 178,56%. Также увеличилась дебиторская задолженность на 693 тысячи рублей по сравнению с 2009 годом, что также привело к увеличению активов.

Для наглядности представим данные в виде графиков и таблиц:

Рис. 4

Рис. 5

Как видно на диаграмме в организации преобладают оборотные активы. В 2009 году они составляли примерно 73,70%, в 2010 году - 70,90%, а в 2011 году - 67,11%. Постепенное снижение оборотных активов можно объяснить ростом внеоборотных активов, но все же доля оборотных активов является доминирующей на протяжении данного периода анализа.

Таблица 3

Наименование статей	2009 г.	2010г.	2011г.	Изменение, тыс.руб.	Темп роста, %
	сумма, тыс. руб.	сумма, тыс. руб.	сумма, тыс. руб.	2011- 2009	2011- 2010	2011- 2009	2011- 2010
III. Капитал и резервы	-	-	-	-	-	-	-
Уставный капитал	10	10	10	0	0	0	0
Нераспределенная прибыль	1174	2998,8	6076,4	4902,4	3077,6	517,58	202,63
Добавочный капитал (без переоценки)	1944	1944	1944	0	0	0	0
Итого по разделу III	3128	4952,8	8030,4	4902,4	3077,6	256,73	162,14
IV. Долгосрочные обязательства	-	-	-	-	-	-	-
Заемные средства	1058	1296	1652	594	356	156,14	127,47
Прочие обязательства	1573	1859,2	2489	916	629,8	158,23	133,87
Итого по разделу IV	2631	3155,2	4141	1510	985,8	157,39	131,24
V. Краткосрочные обязательства	-	-	-	-	-	-	-
Кредиторская задолженность	1905	2368	4504,6	2599,6	2136,6	236,46	100,05
Прочие обязательства	1675	0	0	-1675	-1675	-100	-100
Итого по разделу V	3580	2368	4504,6	924,6	2136,6	125,83	190,23
Баланс	9339	10476	16676	7337	6200	178,56	159,18

В разделе «Капитал и резервы» пассива баланса наблюдается рост нераспределенной прибыли. В 2011 году этот показатель вырос на 4902,4 тысячи рублей по сравнению с 2009 годом, что в процентном соотношении 517,58%. Уставный капитал и добавочный капитал за 3 года не изменились, и составляют 10 и 1944 тысяч рублей соответственно.

В разделе «Долгосрочные обязательства» можно увидеть, что доля заемных средств за 3 года возросла на 156,14%, что в денежном эквиваленте составляет 594 тысячи рублей. В общем итоге, заемные средства в 2011 году составили 1652 тысячи рублей. Прочие обязательства в 2011 году составили 2489 тысяч рублей по сравнению с 1573 тысячами рублей в 2009 году. Этот показатель за 3 года вырос на 158,23%.

Теперь рассмотрим последний раздел баланса - «Краткосрочные обязательства». Кредиторская задолженность за 3 года выросла с 1905 до 4504,6 тысяч рублей, что составляет 236,46%, а прочие обязательства уже в 2010 году были погашены.

Представим визуально разделы пассива баланса:

Рис. 6

Анализ ликвидности баланса

Анализ ликвидности баланса заключается в сравнении средств по активу, сгруппированных по степени их ликвидности и расположенных в порядке убывания ликвидности, с обязательствами по пассиву, сгруппированными по срокам их погашения и расположенными в порядке возрастания сроков погашения.

Все активы фирмы в зависимости от степени ликвидности, т. е. скорости превращения в денежные средства, можно условно разделить на несколько групп.

Наиболее ликвидные активы (А1) - суммы по всем статьям денежных средств, которые могут быть использованы для выполнения текущих расчетов немедленно. В эту группу включают также краткосрочные финансовые вложения.

Быстро реализуемые активы (А2) - активы, для обращения которых в наличные средства требуется определенное время. В эту группу можно включить дебиторскую задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты), прочие оборотные активы.

Медленно реализуемые активы (А3) - наименее ликвидные активы - это запасы, дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты), налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям, при этом статья «Расходы будущих периодов» не включается в эту группу.

Труднореализуемые активы (А4) - активы, которые предназначены для использования в хозяйственной деятельности в течение относительно продолжительного периода времени. В эту группу включаются статьи раздела I актива баланса «Внеоборотные активы».

Первые три группы активов в течение текущего хозяйственного периода могут постоянно меняться и относятся к текущим активам предприятия, при этом текущие активы более ликвидны, чем остальное имущество предприятия.

Пассивы баланса по степени возрастания сроков погашения обязательств группируются следующим образом.

Наиболее срочные обязательства (П1) - кредиторская задолженность, расчеты по дивидендам, прочие краткосрочные обязательства, а также ссуды, не погашенные в срок (по данным приложений к бухгалтерскому балансу).

Краткосрочные пассивы (П2) - краткосрочные заемные кредиты банков и прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты. При определении первой и второй групп пассива для получения достоверных результатов необходимо знать время исполнения всех краткосрочных обязательств. На практике это возможно только для внутренней аналитики. При внешнем анализе из-за ограниченности информации эта проблема значительно усложняется и решается, как правило, на основе предыдущего опыта аналитика, осуществляющего анализ.

Долгосрочные пассивы (П3) - долгосрочные заемные кредиты и прочие долгосрочные пассивы - статьи раздела IV баланса «Долгосрочные пассивы».

Постоянные пассивы (П4) - статьи раздела III баланса «Капитал и резервы» и отдельные статьи раздела V баланса, не вошедшие в предыдущие группы: «Доходы будущих периодов» и «Резервы предстоящих расходов». Для сохранения баланса актива и пассива итог данной группы следует уменьшить на сумму по статьям «Расходы будущих периодов» и «Убытки».

Для определения ликвидности баланса следует сопоставить итоги по каждой группе активов и пассивов.

Баланс считается абсолютно ликвидным, если выполняются условия:

А1 >> П1 А2 >> П2 А3 >> П3 А4 << П4

Если выполняются первые три неравенства, т. е. текущие активы превышают внешние обязательства предприятия, то обязательно выполняется последнее неравенство, которое имеет глубокий экономический смысл: наличие у предприятия собственных оборотных средств; соблюдается минимальное условие финансовой устойчивости.

Невыполнение какого-либо из первых трех неравенств свидетельствует о том, что ликвидность баланса в большей или меньшей степени отличается от абсолютной.

Анализ ликвидности баланса представим в виде таблицы 4:

Таблица 4

Актив	2009	2010	2011	Пассив	2009	2010	2011	Платежный излишек (+) или недостаток (-)
								2009	2010	2011
1) Наиболее ликвидные активы (А1)	892	972	1684	1) Срочные обязательства (П1)	1905	2368	4504,6	-1013	-1396	-2820,6
2) Быстро реализуемые активы (А2)	994	1218	1878	2) Краткосрочные обязательства (П2)	1675	0	0	-681	1218	1878
3) Медленно реализуемые активы (А3)	4997	5237	7629	3) Долгосрочные обязательства (П3)	2631	3155,2	4141	2366	2081,8	3488
4) Трудно реализуемые активы (А4)	2456	3049	5485	4) Постоянные пассивы (П4)	3128	4952,8	8030,4	-672	-1903,8	-2445,4
Баланс	9339	10476	16676	Баланс	9339	10476	16676	-	-	-

Из таблицы 4 мы можем увидеть, что первое условие ликвидности не выполняется вообще ни разу за весь период, причем на конец периода П1 превышает А1 на 2820,6 тысяч рублей. Второе и третье неравенство выполняется. Четвертое условие ликвидности также выполняется, следовательно, можно сделать вывод о наличии у предприятия собственных оборотных средств - минимальном условии финансовой устойчивости.

Анализ показателей финансовой устойчивости

Финансовая устойчивость - характеристика, свидетельствующая о стабильном положении предприятия: о превышении доходов над расходами, свободном распоряжении денежными средствами и эффективном их использовании, бесперебойном процессе производства и реализации продукции. Считается, что финансовое положение устойчиво, если обеспечивается рост прибыли и капитала предприятия, сохраняется его платеже- и кредитоспособность.

Показатели	2009 г.	2010 г.	2011 г.	Изменение 2011 г. к 2009 г. (+,-)
Коэффициент капитализации (U1)	1,985	1,115	1,076	-0,909
Коэффициент обеспеченности собственными источниками финансирования (U2)	0,097	0,256	0,227	+0,13
Коэффициент финансовой независимости (U3)	0,334	0,472	0,481	+0,147
Коэффициент финансирования (U4)	0,503	0,896	0,928	+0,425
Коэффициент устойчивости (U5)	0,616	0,773	2,702	+2,086

Рассмотрим некоторые показатели:

1) Коэффициент капитализации (U1) - показывает зависимость предприятия от заемных средств. Чем выше этот показатель, тем выше предпринимательский риск организации. Этот показатель показывает насколько велико влияние заемных средств на получение чистой прибыли. Это значит, что чем выше этот показатель, тем меньше компания получит прибыли, поскольку ее часть уйдет на погашение кредитов и выплату процентов. В динамике за 3 года этот показатель снизился с 1,985 до 1,076, следовательно, можно сделать вывод о том, что организация стала намного меньше зависеть от заемных средств, и следовательно, увеличила свою прибыль.

2) Коэффициент обеспеченности собственными источниками финансирования (U2) показывает, какая часть оборотных активов финансируется за счет собственных источников. Этот показатель за 3 года вырос, но не достаточно велико до оптимального уровня U2?0,5

3) Коэффициент финансовой независимости (U3) - характеристика устойчивости финансового состояния предприятия, характеризующая степень его финансовой независимости. Коэффициент показывает, насколько организация независима от кредиторов. Чем меньше его значение, тем в большей степени организация зависима от заемных источников финансирование, тем менее устойчивое у нее финансовое положение. Нормальное значение: 0,4-0,6. В динамике за 3 года этот показатель увеличился с 0,334 до 0, 481. Это довольно хороший показатель, т.к. владельцу бизнеса принадлежит 48,1% от стоимости всего имущества организации.

4) Коэффициент финансирования (U4) показывает, в какой степени активы предприятия сформированы за счет собственного капитала, и насколько предприятие независимо от внешних источников финансирования. Оптимальное значение коэффициента - U4?0,7. Как видно из таблицы, этот показатель за 2011 год составил 0,928, ~ 92,8%, что говорит о том, что финансирование в большей степени ведется из собственных источников.

Основные показатели деятельности организации

Наименование показателя	2009г.	2010г.	2011г.	Изменение 2011г. к 2009г. (+,-)
Коэффициент общей оборачиваемости капитала D1	0,831	0,799	0,656	-0,175
Коэффициент оборачиваемости мобильных средств D2	1,127	1,127	0,978	-0,149
Коэффициент отдачи D3	0	0	0	0
Фондоотдача D4	3,16	2,747	1,997	-1,163
Коэффициент оборачиваемости собственного капитала D5	2,481	1,691	1,364	-1,117
Коэффициент оборачиваемости материальных оборотных средств D6	1,553	1,599	1,435	-0,118
Коэффициент оборачиваемости денежных средств D7	8,702	8,618	6,504	-2,198
Коэффициент оборачиваемости средств в расчетах D8	26,315	18,,492	11,087	-15,228
Срок оборачиваемости средств в расчетах D9	13,680	19,467	32,47	18,79
Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности D10	4,075	3,537	2,431	1,644
Срок оборачиваемости кредиторской задолженности D11	88,343	101,781	148,087	59,744

Коэффициент общей оборачиваемости капитала показывает скорость оборота всего капитала в количестве оборотов за период. В 2011 году он составил 0,656, следовательно длительность одного оборота равна Dоб=365/0,656=556 дней = 1,5 года.

Коэффициент оборачиваемости материальных средств отображает количество оборотов запасов и затрат предприятия за анализируемый период. В 2011 году он составил 1,435 оборотов за отчетный период, а это означает, что излишних товаров у организации нет, ведь это очевидно, т.к. у предприятия непрерывный характер производства.

Уменьшение D2 можно охарактеризовать отрицательно, если он уменьшается вместе с коэффициентом D6, из таблицы мы можем увидидеть снижение этих двух показателей в 2011 году.

Снижение коэффициента оборачиваемости собственного капитала означает, что часть собственных средств простаивает без дела и не задействуется.

Увеличение показателя D6 влечет относительное уменьшение производственных запасов, и наоборот.

Уменьшение показателя D10 означает увеличение роста покупок в кредит, а рост, наоборот, влечет за собой увеличение скорости оплаты долгов компании. В нашем случае наблюдалось снижение коэффициента оборачиваемости кредиторской задолженности, следовательно кредиторская задолженность за период анализа выросла.

Коэффициент D11 показывает средний срок погашения кредиторской задолженности организации. В нашем случае наблюдалось снижение этого коэффициента.

Предприятие можно охарактеризовать неустойчивым финансовым состоянием. Это состояние тесно связано с нарушениями платежеспособности организации, но все же есть возможность восстановить пробелы за счет увеличения собственных оборотных средств, долгосрочных кредитов и займов.

В течение 2011 года платежеспособность ресторана снизилась, что подтверждает снижение значений коэффициентов ликвидности.

Бухгалтерский учет в нашей организации играет немаловажную роль, т.к. он позволяет оценить потенциал компании, указать на недостатки в работе, поможет выставить приоритетные цели на будущие периоды для экономического роста и процветания организации.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1 Организация первичного учета на предприятии и в его подразделениях

Первичное наблюдение первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание

Процедура первичного наблюдения может быть схематически представлена следующим образом:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 7

По результатам первичного наблюдения составляется документ. Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учетными документами. На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бухгалтерской записи.

Документация - оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.

Документ - письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ - основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учетно-вычислительных работ в последнее время, но еще более возросло.

Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации. Перечень таких форм первичных учетных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учета.

Жизненный цикл каждого документа проходит три этапа:

приемку по форме и существу;

обработку, включая при необходимости арифметический подсчет и указание корреспондирующих счетов;

хранение в бухгалтерии или в архиве организации.

Автоматизация учетных работ ставит свои проблемы при формировании первичных документов. Их перечень определяет:

понятие документа;

выбор критерия придания юридической силы машинным документам;

регламентация координирования документов;

регламентация технологии машинной обработки;

выбор технологии обмена данными между автоматизированными системами, в функции которых входит сбор и обработка экономической информации;

критерии отбора способов закрепления персональной ответственности за достоверность вводимой информации и результатов ее обработки;

установление способов защиты от несанкционированного доступа к базе данных, хранящихся в памяти ЭВМ;

способы исправления ошибочных записей;

возможность проверки достоверности данных органами внутреннего и внешнего контроля.

Подготовленные на машинных носителях документы должны соответствовать ГОСТу 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

«В документе заполняют определенные показатели - реквизиты. Реквизиты - это показатели, которые приводятся в документах и характеризуют хозяйственные операции.

Количество и содержание реквизитов определяется характером хозяйственной операции (например, реквизиты по учету зарплаты и по материальным ценностям будут отличаться друг от друга). Но все же есть такие реквизиты, которые обязаны быть во всех документах. Эти реквизиты указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». К ним относятся:

Наименование документа (формы), код формы.

Дата составления документа

Наименование организации, от имени которой составлен документ.

Содержание хозяйственной операции.

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления

Личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники)

Помимо обязательных реквизитов, в первичные документы могут включаться и дополнительные реквизиты, отражающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной информации в конкретной организации, такие как:

Номер документа

Адрес организации

Основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной в документе (например, договор, приказ и т.п.)

Печать

Другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документированных хозяйственных операций, например, Налоговым кодексом РФ предусмотрено выделение отдельной строки для сумм НДС в первичных документах. Также для упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции».

3.2 Характеристики и принципы организации документооборота

Документооборот - сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени (Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным). Для этого необходимо:

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа должно быть оправданным);

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);

- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

При организации движения документов должны соблюдаться следующие правила:

- Централизация операций по приему и отправке документов.

- Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа.

- Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем).

- Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации.

- Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.

- Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.

- Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений.

- Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом.

- Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки.

- Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».

Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться. В разделе 3.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Документооборот исследуемой организации можно подразделить на 3 типа:

Входящие

Исходящие

Внутренние

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией нашего предприятия являются накладные поставщиков, т.к. основным видом деятельности нашего предприятия является деятельность ресторанов.

Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

бланк компании для письма;

бланки финансовой отчетности организации для контролирующих органов (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках и т.п.)

общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы в компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название организации, вида документа, даты и номера, печати, подписи руководящих лиц с расшифровкой. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2007.

3.3 Формирование плана-графика документооборота

График документооборота - это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

В учетной политике не нужно подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить лишь его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации. Если на фирме графика нет, то за это не накажут. Но сотрудникам бухгалтерии и других служб фирмы без него будет значительно сложнее работать.

График документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в которой указываются ответственные за оформление, обработку и проверку каждого документа, срок, в который должен быть составлен каждый документ, и порядок его передачи в архив.