Автоматизация учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Экономическая сущность рассматриваемой в дипломном проекте задачи

1.1 Виды учета на предприятиях. Вид учета, применяемый при приеме оплаты за коммунальные услуги

1.2 Муниципальные предприятия

1.3 Сущность объекта управления - юридическое лицо

1.4 Порядок расчета и внесения платы за коммунальные услуги

Глава 2. Постановка задачи и обоснование необходимости использования средств вычислительной техники и программного обеспечения, а также выбора информационного обеспечения для решения задачи автоматизации учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги

2.1 Постановка задачи

2.2 Обоснование необходимости использования вычислительной техники и программного обеспечения для решения поставленной задачи

2.3 Обоснование выбораинформационного обеспечения комплекса задач

2.4 Общая характеристика организации машинной обработки информации и формализация расчетов

Глава 3. Практическая разработка. Описание инфологической модели данных и разработка базы данных, используемой для автоматизации учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги

3.1 Понятие инфологической модели. Описание инфологической модели рассматриваемой в дипломном проекте предметной области

3.2 Разработка базы данных «Прием оплаты

3.2.1 Характеристика входной информации

3.2.2 Характеристика результатной информации

3.3 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации, ее описание

Заключение

Введение

В настоящее время приемом оплаты за коммунальные услуги занимаются предприятия, аналогичные МУП «ГЕРЦ» г.Махачкалы. Все эти предприятия широко распространены. Сказать, что все предприятия имеют сходную структуру, полномочия и обязанности, значит не знать реальную ситуацию в жилищно-коммунальном хозяйстве в настоящее время.

Основной задачей предприятий данного типа является централизованный сбор средств за потребляемые услуги, коими являются:

газ;

холодная вода;

канализация;

горячая вода;

отопление;

электричество;

вывоз мусора;

т/о лифта

тех. обслуживание;

радио;

и др.

В ситуации с юридическими лицами, которых рассматривает данный дипломный проект, выше перечисленный список уменьшается до:

газ;

холодная вода;

канализация;

тепло (горячая вода + отопление);

электричество;

вывоз мусора;

и прочие услуги.

В отличие от физических лиц (население), которые оплачивают в среднем 60% от экономически обоснованного тарифа, имеют льготы, субсидии, юридические лица оплачивают 100% сумму без льгот и субсидий. Исключением являются различные благотворительные организации, фонды (ветеранов войн, матерей погибших солдат и т.п.), которым могут предоставляться льготы в потреблении услуг.

Темой данного дипломного проекта является автоматизация учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги. В настоящее время во многих организациях данного типа данной работой занимаются:

1. непосредственно

экономист (для слежения сумм оплат);

бухгалтер-специалист (для сверки и составления бухгалтерской отчетности и документов);

кассир-оператор;

2. косвенно

- отдел инвентаризации;

отдел по работе с юридическими лицами.

Результатом автоматизации является замена трех работников группы 1 и одного работника группы 2 в одного работника, что влечет за собой экономию средств на заработную плату, рабочих мест и прочего, что, в свою очередь, для хозрасчетной организации является немаловажным фактором в работе. Уже давно начался переход к безбумажной технологии. Электронный носитель имеет ряд преимуществ перед бумагой или другим аналогичным носителем. Так, например, реестры в бухгалтериях имеют большой объем (в случае с предприятиями типа МУП «ГЕРЦ» реестры накопляются мгновенно), в связи, с чем каждую неделю их приходится сшивать, переплетать и т.п. Также гораздо проще осуществить поиск абонента, его оплаты, просто набрав в окне поиска один из ключей, а при ручной работе с реестрами, не зная даты оплаты или какого-нибудь параметра юридического лица, работа с абонентом превращается в каторгу по работе с кипами подшитых реестров. Использование персональных компьютеров для автоматизации методов планирования является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия.

Чем может помочь российским предприятиям компьютер? Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного работника, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить финансовое положение предприятия и его перспективы.

Непрерывно увеличивающийся поток информационного материала вызывает острую необходимость применения эффективных методов выполнения счетных, группировочных и регистрационных операций, основанных на широкой механизации труда работников учета.

Необходимо разработать автоматизированный прием оплаты за весь набор коммунальных услуг, предоставляемым юридическим абонентам. Объектом управления является Муниципальное унитарное предприятие с полномочиями приема оплаты и заключения договоров с абонентами от лица поставщиков услуг. Целью дипломного проекта является автоматизация рабочего места кассира, бухгалтера-специалиста, экономиста по приему оплаты за услуги у юридических лиц.

Для достижения этой цели мною были решены следующие задачи:

изучение объекта управления и структуры его работы;

изучение совокупности бухгалтерской и оперативной отчетности и определение документооборота, связанного с приемом оплаты за коммунальные услуги;

сбор информации о классификации параметров инвентаризации юридического лица;

рассмотрение инструментальных средств, с помощью которых можно разработать программный пакет и выбор наиболее подходящего из них;

разработка структуры файлов и алгоритма программного продукта;

отладка разработанного программного обеспечения;

ввод данных и контроль за правильным функционированием программного комплекса;

В первой главе была рассмотрена экономическая сущность рассматриваемой в дипломной проекте задачи, а то есть определен вид учета, применяемый в данной области, рассмотрена работа муниципальных предприятий и специфика приема оплаты за коммунальные услуги с юридических лиц и т.п.

Во второй главе раскрывается постановка задачи и обосновывается выбор модели базы данных и программного обеспечения с помощью которого реализуется автоматизация учета приема оплаты за коммунальные услуги с юридических лиц. Так же во второй главе описываются возможности СУБД Access 2007, так как именно эту систему управления базами данных была мною использована для реализации поставленной задачи.

В третьей главе описана разработка база данных, которая в дальнейшем будет применяться для автоматизации учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги. Дается характеристика выходной, входной, промежуточной и результатной информации.

Глава 1. Экономическая сущность рассматриваемой в дипломном проекте задачи

1.1 Виды учета на предприятиях. Вид учета, применяемый при приеме оплаты за коммунальные услуги

Независимо от отраслевой специфики, в любой организации в том или ином объеме присутствуют три вида учета:

- Оперативный учет

- Управленческий учет

- Регламентированный (бухгалтерский) учет.

Применительно к автоматизированным системам можно говорить о наличии в них соответствующих подсистем оперативного, управленческого и регламентированного учета. Физически подсистемы могут быть реализованы

Как единая информационная система или несколько информационных баз, зачастую интегрированных на уровне обмена данными.

Каждый вид учета имеет определенное целевое назначение, что определяет состав данных и функциональность подсистемы.

Под оперативным учетом понимается учет основных хозяйственных операций компании в режиме реального времени. В рамках подсистемы оперативного учета обеспечивается автоматизация основных бизнес-процессов:

ь Торгово-закупочные операции, реализация услуг, регистрация входящих услуг

ь Складской учет ТМЦ

ь Производственный учет

ь Учет взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами

ь Учет денежных средств

ь Другие разделы учета в зависимости от специфики деятельности той или иной организации.

Основными пользователями подсистемы оперативного учета, как с точки зрения ввода данных, так и сточки зрения получения необходимой информации, являются подразделения, обеспечивающие выполнение основных бизнес-процессов компании: отдел закупок, отдел продаж, склады, отдел работы с клиентами, производственные подразделения и т.п.

В части предоставления аналитических отчетов и детализированных данных по какому-либо аспекту деятельности организации подсистема оперативного учета может быть интересна руководству.

Задачей подсистемы оперативного учета является сделать работу основных подразделений организации максимально эффективной, создать единую информационную среду, обеспечив централизованное хранение, обработку и получение в удобном виде любой информации, необходимой для выполнения сотрудниками своих функций.

Очень важна коммуникативная роль подсистемы оперативного учета. Она обеспечивает взаимодействие между сотрудниками различных подразделений, находящихся во взаимосвязи при выполнении своих функций. При этом в отличие от общения по телефону или с помощью бумажных носителей, взаимодействие через информационную систему более формализовано, более оперативно и исключает потерю данных.

Подсистема управленческого учета базируется на информации подсистемы оперативного учета, дополняя ее хозяйственными операциями, относящимися к обеспечивающим процессам с целью получения полной «картины» деятельности организации.

Регламентированный (бухгалтерский) учет предназначен, в первую очередь, для расчета налогов, формирования отчетности в фискальные органы. Правила и принципы ведения регламентированного учета определяются действующим законодательством.

Подсистема бухгалтерского учета характеризуется отсутствием оперативности. Ее связь с другими подсистемами заключается в том, что большинство операций, проведенных в рамках ведения оперативного и управленческого учета, находят отражение в бухгалтерском учете.

1.2 Муниципальные предприятия

Объектами муниципальной собственности в городах становятся, прежде всего, системы их жизнеобеспечения: водопроводная и канализационная сети, газовое хозяйство, электроснабжение, транспорт, жилой фонд и т.д. Сосредоточение указанных служб введении городских властей дает немало преимуществ, как самим городам, так и населению. Прежде всего, это экономическая выгода - объединенное городское хозяйство и предоставляемые им населению услуги оказываются, как правило, значительно дешевле, нежели в случае рассредоточения этих служб по отдельным частным собственникам (или как это нередко случалось в нашей стране - по ведомствам), благодаря упорядочению финансов содержание муниципальной собственности и городского хозяйства обходится дешевле государственному бюджету: муниципализация способствует уменьшению дотаций из последнего.

В Российском законодательстве выделено в качестве самостоятельных два вида предприятий: государственное и муниципальное. Строго говоря, - это деление не совсем логично. Если употреблять понятие "муниципальное предприятие" как разновидность предприятий, создаваемых местными муниципальными органами государственного управления, то обоснованным было бы назвать предприятия, организуемые федеральными властями - федеральными предприятиями. При этом и те и другие предприятия находятся в государственной собственности.

Среди муниципальных предприятий выделяются достаточно отчетливо две основные группы:

1. предприятия прямого управления, жестко контролируемые местными органами власти;

2. предприятия с делегированным управлением, часть контроля над которыми передана местными властями другим юридическим или физическим лицам.

Вторая группа предприятий по признакам управления и функционирования близка к предприятиям частного сектора. Предприятия этой группы ориентируются на рыночные критерии, стремятся повысить свою эффективность и прибыль, имеют определенную степень автономии, но относятся к местным органам управления. Именно такие предприятия в последние годы получают все большее распространение, а их роль как производителей муниципальных услуг возрастает.

Муниципальное предприятие прямого управления является наиболее старой и традиционной формой управления муниципальных услуг. Их значение остается важным в целом ряде административных услуг. В сфере промышленной и торговой инфраструктуры (газо-, водо- и электроснабжение, отопление, транспорт, рынки и т.д.) предприятия прямого управления встречаются значительно реже.

Муниципальные предприятия прямого управления практически не имеют административной и финансовой автономии, не является юридическим лицом, не могут самостоятельно решать вопросы найма, увольнения рабочих. Обычно они не имеют своего бюджета, их текущие расходы фиксируются в бюджете местных органов власти. В отдельных случаях такие предприятия, выполняющие услуги промышленного или торгового характера, составляют свою финансовую систему или бюджет, который утверждается в качестве приложения к бюджету местных органов власти.

Сосредоточение в единых руках всех технических служб города (водопроводного, газового, электрического и транспортного хозяйств) позволяет, упорядочив их эксплуатацию предоставлять населению дополнительные удобства. Можно регулировать электроснабжение и электропотребности, снабжать электроэнергией в дневные часы трамвайный и троллейбусный парк, а в ночные часы обеспечивать освещение. Обладая всеми трубопроводами можно сделать так, чтобы одновременно проводились прокладка, либо ремонт газовых, водопроводных и канализационных труб. Как известно подобные работы нередко портят жизнь горожанам. То же относится и к проведению других уличных работ, связанных со строительством и благоустройством территории. И еще одно преимущество муниципальной собственности - возможность видеть и обеспечивать перспективы развития городов и их хозяйство, строить и развивать городские службы с расчетом на будущее.

Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации стала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественно называть «бумажной информатикой».

Принципиально новый шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.

Одним из первых примеров подобного системного применения ЭВМ в мировой практике были так называемые административные Системы обработки данных: автоматизация банковских операций, бухгалтерского учета, резервирования и оформления билетов и т.п. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.

При решении очередной задачи система нуждается во вводе только небольшой порции дополнительной информации, - все остальное берется из информационной базы. Каждая порция вновь вводимой информации изменяет информационную базу системы. Эта база находится, таким образом, в состоянии непрерывного обновления, отражая все изменения, происходящие в реальном объекте, с которым имеет дело система.

Хранение информации в памяти ЭВМ придает этой информации принципиально новое качество динамичности, т.е. способности к быстрой перестройке и непосредственному ее использованию в решаемых на ЭВМ задачах. Устройства автоматической печати, которыми снабжены современные ЭВМ, позволяют в случае необходимости быстро представить любую выборку из этой информации в форме представления на бумаге.

По мере своего дальнейшего развития административные системы обработки данных перерастают в автоматизированные системы управления (АСУ) соответствующими объектами, в которых, как правило, не ограничиваются одной ЭВМ, а в составе двух и более ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс (ВК).

1.3 Сущность объекта управления - юридическое лицо

Прежде чем рассматривать непосредственно оплату за услуги необходимо рассмотреть объект управления, коим является юридическое лицо.

Гражданский кодекс, давая определение юридического лица, указывает на некоторые обязательные для его существования признаки. Одним из таких признаков является наличие обособленного имущества и, соответственно иметь самостоятельный баланс или смету. В статье 48 ГК РФ говорится о том, что учредители юридического лица - коммерческой организации могут иметь либо обязательственные права в отношении этого юридического лица, либо вещные права на его имущество. Это означает, что учредители хозяйственных товариществ и обществ, а также производственных кооперативов, участвуя своим вкладом в имуществе таких юридических лиц, передают им право собственности на имущество, являющееся их вкладом, и приобретают взамен определённый набор прав как имущественного характера (например, права акционера на дивиденды), так и прав, связанных с управлением и контролем (например, право голоса на собрании акционеров). В отношении имущества государственных и муниципальных унитарных предприятий их учредитель, передавая им имущество, тем не менее, сохраняет за собой право собственности - мощный рычаг контроля за юридическим лицом.

Правоспособность юридического лица - коммерческой организации возникает в момент его создания и прекращается в момент завершения его ликвидации.

Если деятельность, которой предполагает заниматься юридическое лицо, является лицензируемой, то право осуществлять такую деятельность возникает у него только с момента получения соответствующей лицензии или в указанный в ней срок и прекращается по истечении срока её действия.

Инвентаризация юридического лица

Важными атрибутами юридического лица являются его наименование и место нахождения. Наименование любого юридического лица должно содержать указание на его организационно-правовую форму. Так, например, фирменное наименование любого полного товарищества должно содержать слова "полное товарищество". Помимо этого Гражданский кодекс в ряде случаев предусматривает дополнительные требования к наименованиям отдельных форм коммерческих организаций: наименование унитарного предприятия должно содержать указание на собственника его имущества и характер деятельности предприятия. Зарегистрированное в установленном порядке фирменное наименование юридического лица признаётся объектом права собственности, и всякое лицо, неправомерно использующее чужое зарегистрированное фирменное наименование обязано прекратить его использование и возместить причинённые убытки.

Местом нахождения юридического лица признаётся место его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не будет установлено иного. На данный момент отсутствуют нормы закона, устанавливающие случаи, когда место нахождения юридического лица отличное от места его государственной регистрации, может или должно быть определено учредительными документами.

Большое значение имеет вопрос о регистрации юридического лица. В настоящий момент сложились следующие системы регистрации юридических лиц:

-явочная, при которой зарегистрированное в органах государственной власти только становятся на учет после прихода в МУП «ГЕРЦ», где на него заводится инвентарная карточка с указанием адреса, всех номеров договоров за потребляемые услуг, типа юридического лица(магазин, ларек, мастерская и т.д.), ИНН, банковских реквизитов, после чего вносят в справочник (реестр) «Юридические лица»;

-нормативно - явочная, при которой контролер ГЕРЦа или одного из МУПов (поставщиков) сам непосредственно заполняет инвентарную карточку с указанием всех перечисленных выше параметров, после чего передает ее в «Отдел по работе с юридическими лицами» для последующего внесения в реестр «Юридические лица (абоненты)»

В настоящее время зарегистрировано более 5000 абонентов. В последствии, по расчетам экономического и юридического отделов, список должен увеличится до 10000-12000 предприятий любых форм собственности, куда входят как непосредственно юридические лица, так и физические лица, занимающиеся коммерческой деятельностью.

В отличие от населения, которое платит за услуги, в среднем, 60% от экономически обоснованного тарифа, имеют различные льготы и субсидии, и которому нет необходимости устанавливать приборы учета (счетчики) по всем видам потребляемых ими услуг, юридические лица оплачивают 100% от экономически обоснованного тарифа без льгот и субсидий.

Начисления по услугам на юридические лица проводится двумя способами:

1. По показаниям приборов учета (счетчиков), которые они обязаны предоставить в период от 25 числа до конца месяца по тарифной сетке, установленной на данный период;

2. По договору с поставщиком, в котором по необходимости указывается площадь, количество работников и др. необходимые для начисления параметров, на определенную сумму.

Передача юридических лиц по оплате, а, в дальнейшем, и по начислениям приведут к более централизованной схеме управления и организации работы, что позволит в ходе работы выявить «новые» предприятия, «злостных» неплательщиков и упростить систему начисления и оплаты, необходимые для плодотворной работы.

1.4 Порядок расчета и внесения платы за коммунальные услуги

Расчетный период для оплаты коммунальных услуг устанавливается равным календарному месяцу.

Размер оплаты за холодное, горячее водоснабжение, водоотведение, электроснабжение, газоснабжение и отопление рассчитывается по тарифам, установленным для ресурсоснабжающих организаций в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В случае если исполнителем является товарищество собственников жилья, жилищно-строительный, жилищный или иной специализированный потребительский кооператив либо управляющая организация, то расчет размера платы за коммунальные услуги, а также приобретение исполнителем холодной воды, горячей воды, услуг водоотведения, электрической энергии, газа и тепловой энергии осуществляются по тарифам, установленным в соответствии с законодательством РФ и используемым для расчета размера платы за коммунальные услуги гражданам.

При наличии в помещениях индивидуальных, общих приборов учета и при отсутствии коллективных приборов учета размер платы за коммунальные услуги определяется исходя из показаний индивидуальных, общих приборов учета.

Плата за коммунальные услуги вносится ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за истекшим месяцем, за который производится оплата, если договором управления не установлен иной срок внесения платы за коммунальные услуги.

Плата за коммунальные услуги вносится на основании платежных документов представляемых исполнителем не позднее 1-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем, за который производится оплата, если в договоре не установлен иной срок предоставления платежных документов.

В платежном документе указываются:

1) Почтовый адрес помещения, сведения о собственнике помещения (с указанием наименования юридического лица или фамилии, имени и отчества индивидуального предпринимателя), номер его банковского счета и банковские реквизиты, адрес, номера контактных телефонов, номера факсов и (при наличии) адреса электронной почты, адрес сайта в информационно-телекоммуникационной сети общего пользования;

2) Указание на оплачиваемый месяц, наименование оплачиваемых коммунальных услуг, значения тарифов (цен) на коммунальные услуги, социальной нормы потребления, если такая норма установлена, единицы измерения объемов (количества) коммунальных ресурсов или отведенных сточных вод.

3) Количество потребленных в течение расчетного периода коммунальных ресурсов и отведенных сточных вод, который:

a) при расчетах с использованием показаний индивидуальных приборов учета - указывается потребителем самостоятельно в специальных графах платежного документа (за исключением тепловой энергии на отопление);

b) при расчетах с использованием показаний коллективных приборов учета - указывается исполнителем исходя из объемов потребления соответствующих коммунальных ресурсов (за исключением тепловой энергии на отопление) и объемов отведенных сточных вод, рассчитанных в соответствии с установленными правилами;

c) при расчетах за отопление с использованием показаний коллективных и индивидуальных приборов учета указывается исполнителем исходя из установленных правил;

d) при отсутствии коллективных и индивидуальных приборов учета - указывается исполнителем исходя из норматива потребления коммунальных услуг, общей площади помещения или числа граждан зарегистрированных в жилом помещении.

4) Сведения об изменениях размера платы за коммунальные услуги с указанием оснований, в том числе и в связи:

a) с проживанием временных жильцов; со снижением качества коммунальных услуг4

b) с уплатой исполнителем потребителю неустоек (штрафов и пеней), установленных федеральными законами и договором;

5) Сведения о размере задолженности перед исполнителем за предыдущие периоды;

6) Сведения о предоставлении субсидий и льгот на оплату коммунальных услуг в виде скидок

7) Другие сведения, предусмотренные законодательством РФ и договором.

Размер неустоек (штрафов, пеней) за нарушение потребителем условий договора указывается исполнителем в отдельном документе, направляемым потребителю в течении 5 рабочих дней.

Если иное не установлено договором потребители вправе по своему выбору:

1) Оплачивать коммунальные услуги наличными денежными средствами, в безналичной форме с использованием счетов в ыбранных ими банках или переводом денежных средств без открытия банковского счета, а также почтовыми переводами;

2) Поручать другим лицам внесение оплаты за коммунальные услуги вместо них любыми способами, не противоречащими требованиям законодательства РФ и договору.

3) Вносить плату за коммунальные услуги за прошедший месяц частями, не нарушая установленный срок окончания ее внесения;

4) Осуществлять предварительную оплату коммунальных услуг в счет будущих месяцев.

Условия отсрочки или рассрочки оплаты коммунальных услуг (в том числе погашение задолженности по оплате коммунальных услуг) согласовываются с исполнителем.

Информация об изменении размера платы за коммунальные услуги, тарифов и нормативов потребления коммунальных услуг направляется исполнителем потребителю (в письменной форме) не позднее чем за 30 дней до даты выставления платежных документов, на основании которых будет вноситься плата за коммунальные услуги по новым тарифам и нормативам (если иной срок не установлен договором).

оплата учёт задача

Глава 2. Постановка задачи и обоснование необходимости использования средств вычислительной техники и программного обеспечения, а также выбора информационного обеспечения для решения задачи автоматизации учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги

2.1 Постановка задачи

Необходимо разработать автоматизированный прием оплаты за весь набор коммунальных услуг, предоставляемым юридическим абонентам. Объектом управления является Муниципальное унитарное предприятие с полномочиями приема оплаты и заключения договоров с абонентами от лица поставщиков услуг. Целью дипломного проекта является автоматизация рабочего места кассира, бухгалтера-специалиста, экономиста по приему оплаты за услуги у юридических лиц.

Для достижения этой цели мною были решены следующие задачи:

сбор информации о МУП «ГЕРЦ» и о структуре его работы;

сбор информации о классификации параметров инвентаризации юридического лица;

рассмотрение инструментальных средств, с помощью которых можно разработать программный пакет и выбор наиболее подходящего из них;

разработка структуры файлов и алгоритма программного продукта;

разработка программных модулей согласно разработанного алгоритма;

отладка разработанного программного обеспечения;

ввод данных и контроль за правильным функционированием программного комплекса;

Входная информация: Сальдо начальное по начислениям (долг), начисления за текущий период по каждому поставщику услуг с письмами о суммах по всему перечню в начале текущего периода.

Промежуточная информация: оплата юридических лиц по конкретным услугам (квитанции, ежедневные реестры).

Выходная информация: отчеты и письма с оплаченными за услуги суммами каждому поставщику в начале следующего периода.

Основные БД: справочники (абоненты, улицы, банки, поставщики, услуги), долги+начисления, оплата.

Программа должна обеспечивать удобный ввод информации об оплате и основана на объединенной базе по услугам. Обязательным условием является проведение инвентаризации юридических лиц, занимающихся профессиональной деятельностью на территории города и прилегающих к нему поселках. Взаимодействие пользователя с программой осуществляется через систему «Меню». Программа должна формировать формы выходных документов в заполненном виде.

В качестве среды разработки используется СУБД MicrosoftAccess 2007.

2.2 Обоснование необходимости использования вычислительной техники и программного обеспечения для решения поставленной задачи

Программное обеспечение - это совокупность программ и программных комплексов, посредством которых происходит преобразование алгоритмов программы пользователя в последовательность команд, принимаемых ЭВМ, организует автоматическое прохождение задач пользователей на ЭВМ, обеспечивает эффективное использование оборудования ЭВМ.

Программное обеспечение, в широком смысле этого понятия, является той наиболее гибкой, изменчивой и легко поддающейся в любой своей части реализации и изменениям, наиболее быстро развивающимся компонентом систем обработки с помощью ЭВМ, которая делает вычислительную аппаратуру конкретно применимой, отвечающей своему назначению. Оно служит интерфейсом между проблемной средой и аппаратурой, определяет логические способности и полезность ЭВМ, является основным средством адаптации систем обработки данных при всех резких изменениях как в плане развития технических средств и проблемной среды, так и в общем, плане исторического развития вычислительного дела в целом.

Широкое распространение вычислительных машин снизило актуальность максимальной загрузки ЭВМ и выдвинуло на первый план повышение эффективности работы пользователя, главным образом, не являющимся разработчиком или программистом. С решением этой задачи связанно появление и развитие диалогового режима работы на ЭВМ.

В процессе обработки задачи пользователь имеет возможность:

ь непосредственно и оперативно контролировать работу программы;

ь менять решения;

ь разнообразить действия при общении с ЭВМ.

Возможности диалоговой системы и удобство работы с ней во многом зависят от гибкости пользования, определяемом числом различных процессоров, которые могут выполняться с помощью системы.

Организация работы с машиной в диалоговом режиме предполагает общение с ней на языках, приближенных к естественному, со скоростью, близкой к темпу диалога с человеком, причем в некоторых случаях на уровне операционной сложности, адаптируемой в процессе общения к опыту и квалификации пользователя. Операционная сложность означает сложности действий (операций), которые должен выполнить пользователь для решения поставленной задачи.

Диалоговый режим лучше приспособлен к работе начинающих и непрофессиональных пользователей, чем пакетный. Время освоения ЭВМ в диалоговом режиме, как правило, меньше, чем в пакетном.

Типы диалога.

В прикладной диалоговой системе можно выделить два функциональных компонента:

собственно прикладную систему, с которой работает пользователь;

диалоговый компонент, управляющий диалогом между пользователем и прикладной системой.

Примерами прикладных программ являются все системы, с которыми работает пользователи ЭВМ в сфере своих профессиональных интересов, - различного рода автоматизированные системы управления, системы автоматизированного проектирования, пакеты прикладных программ и другие. Эти системы характеризуются тем, что диалог ведется в терминах проблемной области и на выходе пользователь получает конечный результат, являющийся целью его общения с вычислительной машиной. Некоторые системы могут работать не только в диалоговом, но и пакетном режиме.

Диалоговый компонент является надстройкой над прикладной системой и помогает пользователю уточнить постановку проблемной задачи, представляя для этого соответствующие лингвистические формы и набор сервисных функций. Диалог в этом случае ведется в терминах диалоговой системы и называется метадиалогом. Используемая терминология практически не зависит от проблемной области. Наличие в прикладной системе развитого метадиалога дает возможность пользователю, знакомому только с проблемной областью, получать требуемые результаты без предварительного, детального изучения диалоговой системы. Поэтому доступность и распространенность прикладной системы во многом зависят от качества построения диалоговой надстройки.

Наиболее известны в человеко-машинной среде следующие типы диалога:

ь меню;

ь вопросы, требующие ответа ДА/НЕТ;

ь шаблон;

ь простой запрос;

ь команда;

ь взаимодействие на естественном языке.

Меню - наиболее распространенный тип диалога. При обращении система инициирует диалог. Диалог начинается с выдачи системой входного сообщения. Возможно несколько форм машинной реализации данного типа диалога. Во всех случаях в качестве входного сообщения на экране дисплея высвечивается подмножество функций системы, реализация которых возможна в текущем состоянии диалога. Такое входное сообщение будем называть меню. Пользователь может выбрать требуемую функцию одним из следующих основных способов:

набором требуемой директивы или ее аббревиатуры;

набором номера выбранной директивы;

подведением курсора в строку экрана с требуемой директивой;

нажатием фотоселектора в соответствующей строке экрана;

Наиболее экономичным по затратам времени пользователя является последний способ, затем второй и третий способы. Однако иногда применяется первый способ, так как при его использовании происходит подтверждение директивы и возможность случайного набора соседней директивы меньше, чем при других способах.

Шаблон - это инициированный системой диалог, на каждом шаге которого система воспринимает только синтаксически ограниченное входное сообщение пользователя в соответствии с заданным форматом. Данный тип диалога называется также параметрической системой. Возможные варианты ответа пользователя ограничиваются форматами, предъявляемыми ему на дисплее. Поэтому гибкость пользования системой с диалогом такого типа относительно невысока, однако достаточно низка ее операционная сложность.

Из нескольких возможных вариантов реализации такого типа диалога назовем два:

ь указание системой на экране дисплея формата вводимого пользователем сообщения;

ь резервирование места для сообщения пользователя в тексте сообщения системы на экране дисплея.

Простой запрос является частным случаем шаблона. Обычно используется вразличного рода автоматизированных системах при сборе данных. Пользователю предоставляется возможность вводить массив данных по формату, заданному системой.

Команда - это инициированный пользователем тип диалога, при котором выполняется одна из допустимых на данном шаге диалога директив (команд пользователя). Набор допустимых команд, как правило, отсутствует на экране, однако с помощью специальных директив его можно вывести для ознакомления. В случае задания недопустимой директивы выдается предупредительное сообщение об ошибке, и система остается в самом начале текущего шага диалога.

Взаимодействие на естественном языке возникает по инициативе пользователя. Этот тип диалога налагает наименьшие ограничения на форму ведения сообщения со стороны пользователя, которому предоставляется возможность свободно выбирать формулировку задачи, используя естественный язык. В связи с неоднозначностью естественного языка со стороны системы возможны вопросы, уточняющие формулировки пользователя и предметную область рассматриваемой проблемы.

Разрабатываемый в данном дипломном проекте пакет прикладных программ предназначен для автоматизации работы кассира, бухгалтера, экономиста по приему оплат с юридических лиц.

Пакет может функционировать на персональной ЭВМ типа IBMPC- класса Pentium4c1Гб оперативной памяти. Установка более мощного процессора, а также увеличение размера оперативной памяти резко повышает быстродействие системы управления базами данных Access 2007, которая выбрана в качестве ППО для реализации поставленной задачи.

2.3 Обоснование выбораинформационного обеспечения комплекса задач

Под информационным обеспечением принято понимать, представление и хранение в системе всей информации, необходимой для эффективной работы пользователей.

Современные технические средства позволили перейти к «безбумажной» технологии обработки информации. При обработке данных основной акцент сделан на данные, представленные в электронном виде.

Однако переход на безбумажную технологию работы связан с определенными проблемами. В первую очередь, это проблема авторизации данных, доказательства их подлинности. Вторая проблема связана с оптимальным распределением информации между бумажными и электронными носителями. Третья проблема связана с безопасностью хранения данных.

Информация внутри компьютерной системы хранится в виде баз данных, при этом предполагается, что расчеты, выполняемые на отдельных рабочих местах, связаны между собой информационно.

Под базой данных понимают хранилище структурированных данных, при этом данные должны быть непротиворечивы, минимально избыточны и целостны.

База данных используется для хранения и доступа к данным, содержащим сведения о некоторой предметной области, то есть некоторой области человеческой деятельности или области реального мира. Всякая база данных должна представлять собой систему данных о предметной области. Базы данных, относящиеся к одной и той же предметной области, в различных случаях содержат более или менее детализированную информацию о ней. Степень детализации определяется рядом факторов, прежде всего целью использования информации из базы данных и сложностью производственных (деловых) процессов, существующих в пределах предметной области в конкретных условиях.БД хранится и обрабатывается в вычислительной системе.Таким образом, любые внекомпьютерные хранилища информации (архивы, библиотеки, картотеки и т. п.) базами данных не являются.

БД классифицируются по моделям представления данных.

Различают следующие модели данных:

ь иерархические,

ь сетевые,

ь реляционные,

ь объектные и объектно-ориентированные,

ь объектно-реляционные.

Рассмотрим подробнее реляционные базы данных, так как она является наиболее подходящей для построения базы данных в моем дипломном проекте.

На реляционной модели данных строятся реляционные базы данных.

Реляционная модель данных включает следующие компоненты:

1. Структурный аспект (составляющая) - данные в базе данных представляют собой набор отношений.

2. Аспект (составляющая) целостности - отношения (таблицы) отвечают определенным условиям целостности.реляционной модели данных, поддерживает декларативные ограничения целостности уровня домена (типа данных), уровня отношения и уровня базы данных.

3. Аспект (составляющая) обработки (манипулирования) -реляционная модель данных поддерживает операторы манипулирования отношениями (реляционная алгебра, реляционное исчисление).

Кроме того, в состав реляционной модели данных включают теорию нормализации.

Термин «реляционный» означает, что теория основана на математическом понятии отношение (relation). В качестве неформального синонима термину «отношение» часто встречается слово таблица. Необходимо помнить, что «таблица» есть понятие нестрогое и неформальное и часто означает не «отношение» как абстрактное понятие, а визуальное представление отношения на бумаге или экране. Некорректное и нестрогое использование термина «таблица» вместо термина «отношение» нередко приводит к недопониманию. Наиболее частая ошибка состоит в рассуждениях о том, что реляционная модель данных имеет дело с «плоскими», или «двумерными» таблицами, тогда как таковыми могут быть только визуальные представления таблиц. Отношения же являются абстракциями, и не могут быть ни «плоскими», ни «неплоскими».

Для лучшего понимания реляционной модели данных следует отметить три важных обстоятельства:

ь модель является логической, то есть отношения являются логическими (абстрактными), а не физическими (хранимыми) структурами;

ь для реляционных баз данных верен информационный принцип: всё информационное наполнение базы данных представлено одним и только одним способом, а именно -- явным заданием значений атрибутов в кортежах отношений; в частности, нет никаких указателей (адресов), связывающих одно значение с другим;

ь наличие реляционной алгебры позволяет реализовать декларативное программирование и декларативное описание ограничений целостности, в дополнение к навигационному (процедурному) программированию и процедурной проверке условий.

Реляционные базы данных представляет связанную между собой совокупность таблиц баз данных. Связь между таблицами может находить свое отражение в структуре базы данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне.

Каждая таблица базы данных представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствует экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам параметрам) объекта, события, явления. В терминологии теории реляционных баз данных таблицам соответствуют отношения, столбцам - атрибуты, строкам - кортежи.

При практической разработке базы данных таблицы так и зовутся таблицами, строки - записями, столбцы - полями или столбцами таблицы базы данных.

Реляционные базы данных имеют мощный теоретический фундамент, основанный на математической теории отношений. Он был разработан доктором Эдгаром Коддом. Для построения запросов к реляционным базам данных был также разработан язык SQL (StructuredQueryLanguage, язык структурированных запросов). Он приобрёл характер промышленного стандарта в реляционных системах управления базами данных. Поэтому, переходя с одной реляционной базы данных на другую, пользователь и разработчик имеют дело с одним и тем же языком. Другим важным плюсом StructuredQueryLanguage является то что, этот язык ориентирован на высокоуровневые операции с данными. Выдавая запрос, можно не беспокоиться о низкоуровневых проблемах доступа к данным, специфичных для каждой базы данных, поскольку интерпретация запросов в команды низкого уровня лежит в ведении конкретной системы управления базами данных.

Большинство разработчиков баз данных, не будучи знакомы с теорией реляционных баз данных, тем не менее, эффективно выполняют свою работу, поскольку табличная форма организации данных является интуитивно понятной и подчиняется здравому смыслу. Поэтому, при наличии минимальной практики и следуя нескольким правилам, разработчик может проектировать структуры данных, не противоречащие реляционной модели.

Принятие в 1986 г. в США стандарта на язык запросов к базам данных SQL (StructureQueryLanguage) американским институтом стандартов (ANSI) способствовало взаимодействию баз данных, реализованных на разных СУБД. Основные производители СУБД обеспечивают в своих системах внешний интерфейс через SQL.

СУБД Access (фирма Microsoft) обладает более высокими скоростными характеристиками и в этом отношении заметно выделяется среди других СУБД, представленных на рынке программного обеспечения для работы с базами данных. Сравнительно с Foxpro скорость данного программного продукта в несколько раз выше. По всем показателям приложения, созданные на Access работают быстрее Fox-программ. Набор команд, функций, мастеров предлагаемых разработчикам программных продуктов в среде MsAccess, по мощи и гибкости отвечает любым современным требованиям к представлению и обработке данных. Здесь может быть реализован максимально удобный, гибкий и эффектный пользовательский интерфейс. В Access поддерживаются разнообразные многоуровневые меню, работа с окнами и мышью, управление цветами, настройка принтера. Данные могут быть представлены в виде, похожем на электронные таблицы, и т.п. Система также обладает средствами быстрой генерации форм, отчетов, меню, поддерживает язык SQL, прекрасно работает в сети, не требуя дополнительной настройки. Также Access работает в связи со всеми приложениями, входящими с состав пакета Office, что позволяет осуществлять импорт/экспорт таблиц (баз данных) практически любого формата.

Как уже упоминалось выше для реализации, поставленной задачи в своем дипломном проекте я использовала версию СУБД Access 2007.

По отношению к предыдущим версиям Access 2007 располагает рядом новых возможностей.

MicrosoftOfficeAccess 2007 предоставляет эффективный набор средств, которые позволяют быстро организовать учет данных, отчетность и совместный доступ к данным. Не обладая специализированными знаниями баз данных, пользователи могут быстро создавать удобные приложения учета данных посредством настройки одного из нескольких готовых шаблонов, преобразования существующих баз данных или создания новой базы данных. С помощью OfficeAccess 2007 можно легко адаптировать приложения базы данных и отчеты к меняющимся потребностям бизнеса. Расширенная поддержка компонента «MicrosoftWindowsSharePointServices 3.0» в OfficeAccess 2007 обеспечивает совместное использование, проверку и резервное копирование данных, а также управление ими.

Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Особенности MS Access, отличающиеся от представления об «идеальной» реляционной СУБД.

Создание многопользовательской БД Access2007 и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access2007 следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте - там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть[2].

В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA [4].

Access обладает широкими возможностями по импорту / экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (VisualBasicforApplications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API ит. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.