Действующая практика учета расчетов с подотчетными лицами на материалах ООО "Жилищник"

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

ВВЕДЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Вряд ли можно найти организацию, в которой никогда не использовался счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Финансовый кризис и проблемы с банками привели к тому, что предприятия вновь стали чаще использовать в расчетах со своими контрагентами наличные денежные средства. И это понятно, ведь расчеты наличными значительно оперативнее, чем банковские платежи. Между тем ни одна налоговая проверка не проходит без тщательного анализа этого счета.

Операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами - привычное для бухгалтеров дело. Но и здесь не обходится без ошибок и погрешностей. Практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета подотчетных сумм, представительских и командировочных расходов. Поэтому необходимо четко разбираться во всех «подотчетных» нюансах.

Практика свидетельствует, что добиться представления подотчетниками идеально оформленных документов, подтверждающих произведенные расходы нереально. Ежемесячно бухгалтер получает среди прочих и такие авансовые отчеты, к которым приложен либо неполный пакет документов, либо пакет документов, заполненных с нарушениями. Это означает, что ежемесячно бухгалтеру необходимо принимать решение сразу по нескольким проблемам: уменьшать ли задолженность работника по подотчетным суммам, считать ли денежные средства доходом физического лица и облагать ли их «зарплатными» налогами?

Развитие экономических связей российских организаций с российскими партнерами и иностранными коллегами приводит к тому, что практически любая организация осуществляет командировочные расходы. Для ведения переговоров, заключения контрактов, приобретения какого-либо имущества и в иных целях представителям российских компаний нередко приходится выезжать в командировки, как по России, так и за рубеж.

Данные обстоятельства приводят к тому, что бухгалтерии организаций постоянно сталкиваются с различного рода трудностями при отражении подобных операций в учете. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, какими нормативными документами необходимо руководствоваться, как правильно отнести затраты на командировки для целей налогообложения.

Нередко работники предприятия, получая под отчет денежные средства, своевременно не отчитываются о произведенных расходах, и если на предприятии не налажен контроль над сроками возврата денежных средств или надлежащий отчет по ним, то создаются благоприятные условия для формирования безответственного отношения работника к своим обязанностям. В таких обстоятельствах виновные, как правило, остаются безнаказанными за допущенные ими нарушения, поскольку запоздалое обращение в суд не всегда может исправить положение.

Даже незначительные на первый взгляд нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привести к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов (налогу на прибыль, налогу на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог, единому налогу при применении упрощенной системы налогообложения). Поэтому в организации должен быть налажен строгий контроль над порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также за своевременностью возврата в кассу неизрасходованных денежных авансов.

Своевременное выявление нарушений в документальном оформлении и отражении в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль над правильным расходованием подотчетных сумм, подтверждает достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм.

Цель данной работы - исследовать особенности ведения расчетов с подотчетными лицами на примере реально существующего предприятия и предложить пути совершенствования учета и контроля по данному участку учета.

Поставленная цель работы обусловила следующие задачи:

рассмотреть теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии;

исследовать основные правила организации учета и контроля расчетов с подотчетными лицами;

рассмотреть порядок документирования расходов, связанных с подотчетными операциями;

раскрыть особенности ведения бухгалтерского и налогового учета расчетов с подотчетными лицами;

дать экономическую характеристику предприятию, выбранному в качестве объекта практического исследования;

дать оценку состояния расчетов с подотчетными лицами на предприятии;

охарактеризовать систему контроля над учетом расчетов с подотчетными лицами на предприятии;

показать пути улучшения организации учета и контроля расчетов с подотчетными лицами.

Выпускная квалификационная работа написана на материалах ООО «Жилищник», основным видом деятельности которого является организация работ по содержанию и текущему ремонту жилищного фонда.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1 Организация расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица - это физические лица, которым выданы наличные деньги, а так же другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организаций из кассы на хозяйственно-операционные расходы, расходы по командировкам и представительские расходы Кислов Д.В. «Расчеты с подотчетными лицами: практическое пособие». М.: Изд.-НалогИнформ., 2014.- 63 с..

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели;

своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат подотчетных сумм;

документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат.

Статус подотчетного лица предприятия предусматривает, с одной стороны, право предприятия требовать возмещения денежных затрат и нанесенного предприятию ущерба по вине такого лица, и с другой - право подотчетного лица требовать от предприятия возмещения затраченных личных денег. Этот правовой аспект отношений решается заключением договора о полной материальной ответственности с лицами, уполномоченными предприятием приобретать материальные ценности для него.

Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации. При необходимости выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, составляется отдельный приказ, где необходимо указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

Основанием для выдачи подотчетных сумм являются приказы руководителя организации.

Размер и срок, на который выдаются подотчетные суммы, устанавливается организацией самостоятельно, на основании приказа руководителя. Предельный размер действующим законодательством не установлен Анциферова И.В. «Бухгалтерский финансовый учет». М.: Изд. - Дашков и К, 2013. - 152 с..

При установлении предельного размера подотчетных сумм, необходимо учитывать Указание ЦБ РФ от 20.06.2007г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя». Этот документ устанавливает предельный размер расчета наличными деньгами между юридическими лицами. Он равен 100000 руб. по одной сделке.

Выдача подотчетных сумм и представление отчетности по их использованию осуществляются в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993г. № 40. Выдача наличных денег под отчет производится из касс организации. При временном отсутствии в организации кассы, разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам организации, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному подотчетному лицу суммам. Подотчетные лица должны быть проинструктированы бухгалтером о необходимости получения соответствующих правильно оформленных оправдательных документов.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Бухгалтеру необходимо проверить целевое расходование средств, выданных работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы и правильность их оформления.

Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на иные, не указанные цели не допускается.

По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих факт расходования и целевого использования денежных средств, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы.

С 01.01.2002 г. введена в действие форма авансового отчета №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001г. №55. Авансовый отчет - документ двусторонний. Заполняется данный документ и подотчетным лицом, и бухгалтером организации. Составляется авансовый отчет в одном экземпляре, причем он может быть заполнен и на бумажном, и на машинном носителе Штокман О.А. «Прочие расходы: сложные ситуации налогового учета». М.: Изд. - ГроссМедиа Ферлаг, 2014. - 58 с..

На лицевой стороне подотчетное лицо указывает наименование организации, номер, дату отчета, фамилию, инициалы, табельный номер, должность и назначение аванса.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1--6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете. На оборотной стороне формы также указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7, 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации. Количество документов должно соответствовать числу записей на обороте.

Необходимо наличие подписей бухгалтера, подтверждающего целевое назначение и правомерность принятия к учету израсходованных сумм, а также главного бухгалтера, разрешающего выдачу наличных денежных средств в погашение перерасхода или прием остатка ранее выданных денежных средств. Авансовый отчет проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем организации.

Отсутствие подписи руководителя организации, утверждающей авансовый отчет, делает документ недействительным и суммы наличных денежных средств должны расцениваться как излишек или недостача (в зависимости от того, осуществлялся прием остатка или выплата перерасхода).

На основании данных, отраженных в авансовом отчете, бухгалтерия списывает с подотчетного лица фактически израсходованные денежные средства. Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером. Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В случае перерасхода (когда работник истратил сумму, большую, чем полученный аванс) работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется расходным кассовым ордером.

У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки не использованных сумм авансов, работодатель может принять решение об удержании суммы задолженности из начисленной заработной платы в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Организация должна проводить инвентаризацию подотчетных сумм, в ходе которой проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу Подотчетники: проблемы и решения // Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения, 2015. - № 9. 10 с..

Основными нормативными документами для учета расчетов с подотчетными лицами являются:

Трудовой кодекс РФ;

Налоговый кодекс РФ;

Постановление Правительства РФ от 02.10.2002г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

Постановление Правительства РФ от 26.12.2005г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в редакции Постановлений Правительства РФ от 28.03.2008г. № 221 от 24.12.2008г. № 1019 с изменениями, внесенными Постановлением правительства РФ от 12.08.2008 № 587);

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки»;

Приказ Минфина РФ от 02.08.2004г. № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в редакции Приказов Минфина РФ от 12.07.2006г. № 92н, от 09.12.2008г. № 139н).

Бухгалтер, который ведет учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии, должен строго руководствоваться данными нормативными документами.

1.2 Расходы, связанные с подотчетными операциями, документальное оформление

Расходы, связанные с подотчетными операциями подразделяются на:

хозяйственно-операционные;

командировочные;

представительские;

Под хозяйственно-операционными расходами обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на автозаправочной станции, оплате мелкого ремонта и т.д.. Филина Ф.Н. «Расчеты с подотчетными лицами». М.: Изд. - Российский бухгалтер, 2012. - 2 с.

Хозяйственно-операционные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, мастерских по ремонту техники или автомобилей, счетами или чеками магазинов, счетами оптовых организаций и квитанциями или чеками, подтверждающими оплату им за канцелярские и хозяйственные принадлежности и др.

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей на предприятиях розничной торговли продавец выдает ему кассовый и товарный чек. Товарными чеками чаще всего удостоверяют покупки стройматериалов, хозяйственного инвентаря, канцелярских товаров, автомобильных запчастей.

Форма товарного чека не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Поэтому продавцы вправе утверждать форму этого документа самостоятельно.

Товарный чек, выданный организацией должен содержать: название документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, идентификационный номер налогоплательщика организации, от имени которой составлен документ, наименование материальных ценностей, измерители материальных ценностей, личные подписи лиц, ответственных за заполнение товарного чека.

Товарный чек, выданный индивидуальным предпринимателем должен содержать ОГРНИП, дату внесения записи в единый государственный реестр индивидуального предпринимателя, наименование органа, внесшего эту запись, идентификационный номер налогоплательщика.

Если продавцом выступает организация, то подпись должностного лица должна быть заверена оттиском печати. На товарном чеке индивидуального предпринимателя печать не требуется. Товарный чек фактически представляет собой товарную накладную и является обязательным первичным документом.

При покупке канцелярских товаров через подотчетное лицо наименования приобретенных товаров должны быть указаны в товарном чеке. Если в чеке написано просто «канцелярские товары», подотчетному лицу необходимо либо вернуться в магазин и добиться правильного оформления товарного чека, либо самостоятельно вписать недостающие данные.

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара и, включает в себя сведения о продавце, его наименование, идентификационный номер налогоплательщика, возможно сумму Налога на добавленную стоимость и указывает общую сумму, на которую произведена покупка.

Кассовые аппараты не требуются при продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках, при торговле вне помещений на открытых прилавках рынков и ярмарок в условиях, не обеспечивающих сохранность товара торговых мест. В этих случаях товарный чек имеет самостоятельное значение и не должен расцениваться как приложение к кассовому чеку. Товарный чек может выступать полноправным оправдательным документом, удостоверяющим наличный расчет.

Подотчетными деньгами можно расплатиться с физическим лицом, не зарегистрированным в качестве предпринимателя. Примером является закупка сельскохозяйственной продукции у населения, автомобильные перевозки. В таких случаях расходы подотчетного лица удостоверит расписка гражданина в получении денег. Юридическое лицо в ней упоминается, если только «подотчетник» действует на основании доверенности. Расписка составляется по правилам, установленным Законом № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» для первичных учетных документов. В отношении гражданина, получившего оплату, указывают: фамилию, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства и идентификационный номер налогоплательщика (при наличии).

Кроме перечисленных документов свои расходы подотчетное лицо может подтвердить, предоставив бланк строгой отчетности. На бланке строгой отчетности обязательно должны быть следующие реквизиты: название, серия и номер (шестизначный) документа; наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя; адрес, местонахождение юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика; вид услуги; стоимость услуги; размер оплаты; дата оплаты: должность и фамилия, имя, отчество ответственного лица. Если отсутствует хотя бы один реквизит, бланк строгой отчетности считается недействительным. Документ должен быть обязательно изготовлен в типографии. Распечатанный на принтере документ считается недействительным.

Если необходимо заключить сделку на большую сумму, то удобно снабдить подотчетное лицо корпоративной картой. Карта может быть как расчетной, так и кредитной, и выпускаться как в рублях, так и в иностранной валюте. Держателями корпоративной карты могут быть один или несколько сотрудников предприятия. Средства, списанные с юридического лица в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными юридическим лицам под отчет держателю корпоративной карты. Поэтому сотрудник, использующий карту, обязан отчитываться по произведенным расходам.

Операции по карте подтверждают слипы - специальные квитанции, которые подписывают держатели карт, а также квитанции электронных терминалов и банкоматов. Списание денег со счета отражается в банковской выписке.

Для расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров организация должна проводить разного рода приемы. Затраты на проведение таких мероприятий принято называть представительскими расходами.

К представительским расходам относятся:

затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников);

транспортное обеспечение участников приема;

посещение культурно-зрелищных мероприятий;

буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы;

оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Перечень представительских расходов считается закрытым. Не считаются представительскими расходами затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Оформлению документов на представительские расходы бухгалтер должен уделить особое внимание.

Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами:

приказ руководителя об осуществлении расходов на указанные цели;

программа мероприятий, состав делегации с указанием должностей с приглашенной стороны;

список представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа;

перечень должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий;

порядок выдачи под отчет средств на представительские мероприятия;

смета представительских расходов;

акт об осуществлении представительских расходов;

отчет об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием - что, кому и сколько вручено;

меню, утвержденное директором столовой, если обед предоставлялся столовой предприятия. Калькуляция должна составляться без наценки.

авансовый отчет с приложением подлинников соответствующих первичных документов: чеки контрольно-кассовых машин и товарные чеки с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счета из ресторана, счета-фактуры, накладные и т.д.

После проведения представительских мероприятий организация должна собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные предприятием на организацию официального приема.

Основанием приобретения продуктов подотчетными лицами являются: товарные накладные типовой унифицированной формы № ТОРГ-12; накладные на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы № ТОРГ-13.

После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить: двусторонний акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком, счет на оплату транспортных услуг, счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг, путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.

Для транспортного обслуживания принимающая сторона может задействовать свой собственный транспорт. В этом случае документами, которые подтверждают факт осуществления представительских расходов, являются: путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии, авансовые отчеты водителей на приобретение горюче-смазочных материалов с приложением чеков автозаправочной станции.

Расходы на буфетное обслуживание оформляются: счетами, договорами на оказание услуг, заказ - счетами типовой унифицированной формы № ОП-22.

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, подтверждается договором и актом приема-передачи услуг.

Посещение культурно-зрелищных мероприятий может быть подтверждено накладной на приобретение входных билетов. Сумма чаевых не подтверждается документально, и учесть их в составе представительских расходов нельзя.

Стало уже хорошей традицией отмечать различные памятные даты и праздники всем коллективом предприятия. Чтобы организовать корпоративное торжество для сотрудников, необходимо арендовать банкетный зал, заказать праздничные блюда, пригласить артистов, купить призы и подарки. Расходы на проведение корпоративной вечеринки должны быть документально подтверждены.

Руководитель организации должен издать приказ о проведении праздничного мероприятия. В нем необходимо указать:

дату, место и причину проведения корпоративной вечеринки;

перечень сотрудников и гостей, которые участвуют в праздничном вечере;

программу вечера;

перечень конкурсов и развлечений.

Кроме того, необходимо утвердить:

смету расходов на проведение праздничного мероприятия;

определить лицо, которое отвечает за организацию и проведение указанного мероприятия;

список сувениров, подарков и призов, которые будут разыграны в различных конкурсах корпоративной вечеринки.

После проведения корпоративного праздника составляется акт, на основании которого списывают расходы на его проведение.

Корпоративный праздник был бы совсем неинтересным, если бы в программе вечера не было бы розыгрыша призов и вручения подарков. Подотчетные лица после покупки призов и подарков, должны предоставить первичные документы, подтверждающие их расходы. Такими документами являются: торгово-закупочные акты, накладные на отпуск товаров, кассовые чеки.

К расходам организации на подарки также относятся подарки для деловых партнеров и детей сотрудников, которые приобретаются за счет собственных средств предприятия.

Служебная командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

В командировку может быть направлен работник, состоящий в трудовых отношениях с работодателем. Не могут быть направлены в командировку: беременные женщины, работники в возрасте до 18 лет, работники в период действия ученического договора - в служебные командировки, не связанные с ученичеством.

Только с письменного согласия могут быть направлены в командировку:

женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку;

матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

работники, имеющие детей-инвалидов;

работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Перед тем как направить работника в командировку, необходимо оформить:

служебное задание для направления в командировку по форме №Т-10а. Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения, где работает командированный работник и утверждает руководитель организации. Составление при командировке служебного задания в настоящее время является обязательным. Данный документ определяет цель поездки работника и подтверждает производственный характер командировки;

приказ о направлении работника в командировку по форме №Т-9 (если в командировку направляется один работник) или №Т-9а (если в командировку направляются несколько работников). В приказе обязательно указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, где он работает, его профессия (должность), а также цель, время и место командировки.

Работник может задержаться в командировке в связи с производственной необходимостью или по техническим причинам (нет билетов, отменили рейс и т.д.). Обосновать данные причины можно также в приказе руководителя.

командировочное удостоверение по форме № Т-10. В каждом пункте назначения в нем делают отметки о времени прибытия и выбытия работника, которые заверяют подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен. Все командировочные удостоверения регистрируются в Журнале учета работников, выбывающих в командировки.

Оформление командировочного удостоверения является обязательным. Именно этот документ подтверждает фактический срок пребывания работника в командировке.

Командировочное удостоверение при однодневных командировках, которое ранее являлось необязательным, в настоящее время оформить также необходимо.

Подотчетные лица, которым выданы суммы на командировочные расходы, обязаны в 3-дневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника.

Командированному работнику возмещаются следующие расходы:

1. Расходы по найму жилого помещения.

В коммерческих организациях расходы по найму и бронированию жилого помещения, при предоставлении соответствующих оправдательных документов, возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

В организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки.

2. Расходы по проезду к месту командировки и обратно.

В коммерческих организациях такие расходы включают в себя:

расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

оплату услуг по оформлению проездных документов;

предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно включают в себя: страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование постельными принадлежностями, - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

3. Суточные или полевое довольствие;

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, время в дороге, вынужденную задержку (например, из-за нелетной погоды или болезни). За первый и последний дни суточные выплачиваются полностью.

В коммерческих организациях суточные выплачиваемые работнику, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, расходы на выплату суточных осуществляются в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.

4. Дополнительные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Находясь в командировке, работник неизбежно несет расходы, связанные с проездом, проживанием и выполнением служебного задания. Поэтому организация при направлении работника в командировку выдает ему аванс либо наличными денежными средствами, либо путем выдачи банковской карты организации.

На дополнительные расходы деньги авансом обычно не выдаются. Могут быть исключения, но данный вопрос решается только с непосредственным начальником. Чтобы были возмещены такие расходы, необходимо собрать документы, подтверждающие их размер и назначение. Например, для возмещения затрат на услуги связи, необходимо предоставить карты экспресс-оплаты за телефон, чеки, распечатку с номерами.

Под служебной зарубежной командировкой понимаются все командировки за пределы Российской Федерации, в том числе в страны Содружества Независимых Государств.

Для направления сотрудника в загранкомандировку руководитель предприятия должен издать приказ. В приказе обязательно должны быть указаны следующие данные: фамилия и должность сотрудника; цель командировки; страна, а также предполагаемый срок пребывания.

Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - страны Содружества Независимых Государств. При этом даты отъезда в командировку и возвращения из нее будут определяться по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте.

Направляя сотрудника в командировку за границу, предприятие выдает ему аванс в иностранной валюте. Операции с выдачей денег на командировки в иностранной валюте осуществляются в соответствии с Федеральным Законом «О валютном регулировании и валютном контроле». Организации-резиденты могут приобретать иностранную валюту через уполномоченные банки.

Статья 168 Трудового кодекса действует как при направлении работника в служебную командировку в пределах Российской Федерации, так и при служебных командировках за пределы Российской Федерации. Работнику при заграничной командировке работодатель возмещает те же расходы, что и при командировке на территории России.

1. Расходы по найму жилого помещения.

В коммерческих организациях расходы по найму и бронированию жилого помещения, при предоставлении соответствующих оправдательных документов, возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

В организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств, которые изложены в приложении к Приказу Минфина РФ от 02.08.2004г. № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в редакции Приказа Минфина РФ от 12.07.2006г. № 92н).

2. Расходы на проезд.

Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются аналогично расходам на проезд на территории Российской Федерации.

3. Суточные.

В коммерческих организациях выплата работнику суточных в иностранной валюте осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором для командировок в пределах территории РФ;

при проезде на территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором для командировок на территории иностранных государств.

Для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, в отношении суточных организация должна иметь в виду следующие особенности:

если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то организация (направляющая сторона) выплату суточных им не производит;

если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, то организация (направляющая сторона) выплачивает им суточные в размере 30 процентов нормы, включая надбавки;

работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы.

Размеры суточных в иностранной валюте организациям, финансируемым за счет средств федерального бюджета, при служебных командировках на территории иностранных государств изложены в приложении к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2005г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в редакции Постановления Правительства РФ от 28.03.2008г. № 221).

4. Дополнительные расходы. К ним относятся: расходы на оформление заграничного паспорта, визы, обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы на право въезда и транзита автомобильного транспорта, расходы на оформление обязательной медицинской страховки.

Не позднее трех дней по возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет, к которому должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы. Работнику необходимо приложить копии с тех страниц загранпаспорта, на которых находятся отметки о датах пересечения границ соответствующих государств.

При отсутствии в загранпаспорте отметок о датах пересечения границ каждого иностранного государства, документами, служащими основанием для выплаты суточных, могут являться иные документы, подтверждающие время нахождения работника в том или ином государстве (билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице).

Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации.

1.3 Бухгалтерский и налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н. На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные, представительские и командировочные расходы.

Счет 71 - активно-пассивный. По дебету счета отражаются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту счета - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Сальдо по счету 71 - дебетовое, показывает наличие дебиторской задолженности подотчетных лиц, т.е. сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации. Если по счету 71 возникает кредитовое сальдо, то оно означает кредиторскую задолженность подотчетных лиц, т.е. сумму невозмещенного перерасхода.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы», 20 «Основное производство» и др. в зависимости от характера расходов.

Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Оплату товаров с карточного счета отражают по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 55 «Специальный карточный счет».

Схема основных бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет, приведена в таблице 1.

Таблица 1 - Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
1	Выданы подотчетные суммы из кассы предприятия	71	50
2	Получены подотчетным лицом денежные суммы по чеку с расчетного счета, с валютного счета, со специальных счетов в банках	71	51,52,55
3	Выдан подотчетному лицу чек из чековой книжки, аккредитив	71	55
4	Оприходовано оборудование, приобретенное за наличный расчет	08	71
5	Оприходованы материалы, приобретенные за наличный расчет	10, 15	71
6	Отнесены на увеличение фактической себестоимости материалов транспортно-заготовительные и прочие расходы, оплаченные наличными денежными средствами	10	71
7	Отнесена на себестоимость продукции (работ, услуг) основного или вспомогательного производства стоимость работ, выполненных сторонними организациями, оплаченных наличными денежными средствами	20, 23	71
8	Приняты к учету командировочные расходы общепроизводственного персонала	25	71
9	Отражена оплата работ и услуг для обеспечения управленческой деятельности, приняты к учету командировочные расходы работников управления организации	26	71
10	Оплачены наличными денежными средствами расходы жилищно-коммунальных хозяйств, дошкольных учреждений, учреждений бытового назначения, подразделений общественного питания	29	71
11	Приняты к учету командировочные расходы работников торговли, общественного питания	44	71
12	Сдан в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы	50	71
13	Отражена выдача заработной платы в структурных подразделениях организации (подотчетными лицами - раздатчиками)	70	71
14	Оплачены наличными денежными средствами расходы по содержанию имущества, переданного в аренду; расходы, связанные с рассмотрением дел в судах; расходы, оказываемые с оплатой услуг кредитных организаций	91	71
15	Отражена сумма невозвращенного аванса	94	71

Состав представительских расходов и порядок их признания в целях налогообложения отличается от состава представительских расходов и порядка их признания в бухгалтерском учете.

В бухгалтерском учете представительские расходы в качестве коммерческих формируют расходы по обычным видам деятельности предприятия (п. 5-8 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина РФ от 6 мая 1999г. № 33).

В этом случае представительские расходы являются текущими и учитываются на счетах 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами.

В некоторых случаях представительские расходы могут быть отнесены на капитальные вложения, если они связаны с капитальным строительством, модернизацией, реконструкцией основных средств. В этом случае они будут отражаться по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» и включаться в первоначальную стоимость основных средств.

Если для проведения представительского мероприятия приобретаются материально-производственные запасы (продукты), то сначала их следует отразить на счете 10 «Материалы» или счете 15 «Заготовление или приобретение материальных ценностей» в зависимости от выбранной учетной политики.

В бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полном объеме и в том отчетном периоде, в котором возникли, независимо от времени фактической оплаты. В налоговом учете представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Такие затраты включаются в состав косвенных расходов, которые в полном объеме уменьшают доходы от производства и реализации текущего (отчетного) периода.

Порядок признания представительских расходов в целях налогообложения зависит от того, каким методом организация признает доходы и расходы - методом начисления или кассовым методом.

При методе начисления дата признания представительских расходов - это день утверждения акта о списании представительских расходов на официальный прием представителей. При кассовом методе доходы и расходы учитываются для целей исчисления налога на прибыль в том периоде, когда они были фактически оплачены.

Также представительские расходы могут быть включены в состав прочих расходов, если они связаны с продажей основных средств, нематериальных активов или ценных бумаг. В этом случае сумма указанных расходов будет списана в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы».

Представительские расходы в целях налогообложения прибыли относятся к нормируемым расходам. Это значит, что при расчете налога на прибыль за отчетный период организация может учесть эти расходы в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда предприятия за этот период.

Так как в налоговом учете нормируемые расходы учитываются не в полной сумме, то в бухгалтерском учете затраты оказываются выше, чем в налоговом. В то же время расходы, не учтенные в одном отчетном периоде, могут быть признаны в другом отчетном периоде. Сумма сверхнормативных представительских расходов представляет собой постоянную разницу. Возникшую постоянную разницу можно учитывать как на отдельном субсчете к счету учета затрат, или же отражать обособленно в регистрах аналитического учета.

На основании постоянной разницы организация обязана формировать постоянные налоговые обязательства. Если постоянная разница возникает в течение отчетного года, то в последующие периоды указанная сумма расходов может уложиться в установленный лимит. В этом случае начисленное постоянное налоговое обязательство необходимо уменьшить или списать.

Если сумма представительских расходов в бухгалтерском учете превышает лимит, установленный для целей налогообложения, бухгалтеру необходимо составить бухгалтерскую справку. В ней нужно рассчитать сумму представительских расходов, которая может быть учтена при расчете налога на прибыль.

Обычно в стоимость услуг, которые оплачивает организация при приеме представителей других организаций, входит налог на добавленную стоимость. Сумму «входного» налога на добавленную стоимость по представительским расходам организация может предъявить к налоговому вычету, если выполнены следующие условия:

представительские расходы приняты к бухгалтерскому учету;

на представительские расходы имеется счет-фактура, в котором указана сумма налога на добавленную стоимость;

представительские расходы оплачены, а сумма налога на добавленную стоимость выделена в платежном документе отдельной строкой;

представительские расходы относятся к деятельности, которая облагается налогом на добавленную стоимость.

Налог на добавленную стоимость по нормируемым расходам можно возместить только в том размере, который соответствует сумме представительских расходов, которая укладывается в норматив. То есть той части расходов, которая учитывается при расчете налога на прибыль. Налог на добавленную стоимость, который приходится на сверхнормативные расходы нельзя ни предъявить к налоговому вычету, ни учесть в составе расходов при расчете налога на прибыль.

Так как сумма «входного» налога на добавленную стоимость, которая приходится на сверхнормативные расходы, включена в состав расходов в бухгалтерском учете, а в целях налогообложения не учитывается, то возникает постоянная разница. На основе этой разницы бухгалтер должен сформировать постоянное налоговое обязательство. Его сумма рассчитывается путем умножения суммы постоянной разницы на ставку налога на прибыль.

В последующих отчетных периодах при расчете представительских расходов нарастающим итогом с начала года в целях налогообложения организация может уложиться в установленный норматив. В этом случае вся сумма налога на добавленную стоимость, списанная на затраты, должна быть восстановлена и предъявлена к налоговому вычету.

Что касается алкогольных напитков, то Налоговое законодательство РФ конкретно не говорит, что расходы на приобретение алкоголя можно отнести к представительским расходам. Но вместе с тем и не запрещает этот делать. Поэтому налогоплательщики могут отнести расходы на приобретение спиртного к расходам на представительские цели. Главное - подтвердить их документально и доказать их экономическую обоснованность. Количество приобретенных алкогольных напитков должно способствовать реализации цели официального мероприятия - установить или поддерживать взаимовыгодное сотрудничество.

Количество выпитого алкоголя должно находиться в пределах разумных норм употребления спиртных напитков.

Организация может разработать и утвердить нормы потребления спиртных напитков при проведении деловых переговоров в расчете на одного человека в сутки. А затем учитывать расходы на алкоголь в качестве отдельной статьи затрат на буфетное или ресторанное обслуживание по каждому официальному приему в зависимости от количества участников официального приема.Командировочные расходы работника отражают в сумме фактически понесенных и документально подтвержденных расходов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету счетов бухгалтерского учета (в зависимости от характера и целей командировки). Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности. Командировки, целью которых является приобретение оборудования, нематериальных активов, материалов также считаются служебными, однако их отражение в бухгалтерском учете имеет ряд особенностей. Вышеуказанные командировочные расходы будут относиться на увеличение балансовой стоимости приобретенного оборудования, нематериальных активов и материалов. Если командировка связана с приобретением материалов, то затраты на эту командировку будут относиться на стоимость материалов и включаться в себестоимость продукции по мере использования материалов в производственных целях.Для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль предприятие может включить понесенные командировочные расходы без каких-либо ограничений при условии их документального подтверждения и производственной направленности.До 1 января 2016г. размер суточных в целях налогообложения прибыли был ограничен нормативами, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93н «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». В частности, при командировках на территории РФ в состав расходов в целях исчисления налога на прибыль можно было включить суточные в размере, не превышающем 100 рублей за каждый день нахождения в командировке. С 1 января 2016г. нормирование суточных не было отменено. Организации могут уменьшать налогооблагаемую прибыль на всю сумму суточных в размере, установленном внутренним локальным нормативным актом (коллективным договором, приказом, положением о командировках и т.п.).

С 1 января 2016г. установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления налога на доходы физических лиц:

для командировок по России - 700 рублей в сутки;

для зарубежных командировок - 2500 рублей в сутки. Соответственно, если суточные работникам выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться налогом на доходы физических лиц.