Кадровые службы являются функциональными подразделениями в организационной структуре управления организацией и, как правило, решают главные задачи и выполняют основные функции в управлении персоналом. Конкретные задачи кадровых служб организаций определяются исходя из цели управления персоналом конкретной организации.

Выбор цели, а значит, и определение задач организации зависят от ряда причин: численности персонала; этапа (стадии) развития организации (становление, рост, зрелость, реорганизация); общей стратегии организации - инновационной, стратегии сокращения издержек, стратегии улучшения качества продукции; ряда внешних факторов (состояние рынка труда, экономическая и политическая ситуации и др.) [10, с.104].

Тем не менее, можно выделить следующие основные задачи кадровых служб, которые они призваны решать независимо от перечисленных факторов:

обеспечение текущих потребностей организации в рабочей силе в необходимом количестве и качестве;

определение и обеспечение перспективных потребностей организации в персонале в соответствии со стратегией ее развития и учетом других факторов;

обеспечение стабильности трудовых коллективов, благоприятного социально-психологического климата;

ведение кадрового делопроизводства в соответствии с установленными требованиями;

осуществление постоянного и эффективного контроля за соблюдением трудового законодательства;

обеспечение руководства предприятия оперативной, достоверной и полной информацией о формировании, движении, распределении, использовании персонала;

разработка и реализация кадровой политики организации. Функции кадровых служб организации, т.е. круг их деятельности,

обязанности, направления деятельности, являются производными от поставленных задач с учетом их приоритетности. Некоторые функции призваны обеспечить решение определенной задачи, но большинство способствуют решению одновременно нескольких [2, с.9].

Как правило, выделяют следующие основные функции кадровых служб организации:

комплектование организаций кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей, квалификации в соответствии с текущими потребностями (оформление приема, переводов, увольнений, пенсий);

разработка прогнозов перспективной потребности в кадрах и определение источников ее удовлетворения;

анализ сложившегося кадрового состава, планирование профессионально-должностного продвижения работников;

подбор, отбор и расстановка кадров;

деловая оценка, аттестация кадров;

анализ движения и причин текучести кадров, разработка предложений по стабилизации коллектива;

анализ использования рабочего времени и разработка предложений по его улучшению;

организация профессионального обучения, переобучения, повышения квалификации персонала; участие в разработке и реализации системы мотивации и стимулирования трудовой деятельности работников;

организация и проведение контроля за соблюдением трудового законодательства, исполнения решений и распоряжений по вопросам кадровой работы в организации;

оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечение их сохранности;

подготовка информации для руководства организации по всем вопросам кадровой работы и кадровой политики и др. [10, с.79].

В составе отдельных функций кадровых служб организаций можно выделить конкретные направления деятельности. Например, ведение табельного учета, подготовка различных приказов, ведение карточек на военнослужащих и переписка с райвоенкоматом, переписка с райсобесом, оформление больничных листков, ведение личных дел работников, составление годовых отчетов и т.п.

Организационная структура кадровых служб определяется ее задачами и функциями. Кадровая служба в зависимости от различных причин может быть представлена в виде отдельного или нескольких структурных подразделений, подчиненных одному из заместителей руководителя организации.

Кадровые службы организации могут иметь различные наименования, но чаще всего их основные функции сосредоточены в одном структурном подразделении - отделе кадров. Нередко в организациях (особенно крупных) выделяются самостоятельные структурные подразделения, которые подчиняются тому же руководителю, что и отдел кадров. Чаще всего это подразделения, выполняющие функции по развитию персонала (обучение и т.п.). На больших предприятиях данная и другие структуры наряду с отделом кадров включаются в общую кадровую службу или в службу управления персоналом (человеческими ресурсами). Если эти подразделения самостоятельны, то отдел кадров подготавливает и направляет в отдел обучения расчеты потребностей организации в квалифицированных кадрах, сведения о профессионально-квалификационном уровне, качественном составе работников и др. И наоборот, отдел кадров получает от отдела обучения текущие и перспективные планы подготовки и повышения квалификации работников, учебно-методическую документацию [4, с.32].

Отдел кадров тесно взаимодействует с такими службами, как отдел организации труда и зарплаты (ООТиЗ), бухгалтерией, юридическим отделом, линейными структурными подразделениями и руководителями. С отделом организации труда и заработной платы согласовываются проект штатного расписания, изменения в штатном расписании. В свою очередь, отдел кадров предоставляет этому отделу сведения об изменении численности персонала, причинах текучести кадров, предложения о разработке положения об оплате труда, системе премирования. В результате разрабатываются и утверждаются такие документы, как штатное расписание, расчеты потребности в персонале, схемы должностных окладов, доплаты и надбавки к заработной плате, различные положения.

Отдел кадров в той или иной степени взаимодействует практически со всеми структурными подразделениями организации, предоставляя им информацию о вакантных рабочих местах, поощрениях и наказаниях работников, об изменениях и дополнениях в трудовых договорах, графиках отпусков и др.

На крупных предприятиях в состав единого подразделения кадровой службы (отдел кадров, кадровый центр, отдел персонала и т.д.) могут быть включены и другие службы, например, занимающиеся организацией заработной платы, социально-трудовыми отношениями и др. Если предприятие немногочисленное, то функции кадровых служб обычно распределяются между работниками отдела кадров. Единый тарифно-квалификационный справочник (ЕТКС) Республики Беларусь предусматривает следующие должности для отдела кадров: начальник; менеджер по персоналу; специалист по кадрам; инспектор по кадрам. Распределение ответственности и закрепление полномочий между отдельными работниками регламентированы должностными инструкциями [1, с.11].

В Республике Беларусь организационная структура, задачи и функции всех структурных подразделений, в том числе и отделов кадров, определяются непосредственно руководством предприятия, но с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь: СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы Документации. Системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме того, разработано Положение об отделе кадров, имеющее рекомендательный характер.

Численность работников кадровых служб коммерческих организаций в Республике Беларусь определяется "Межотраслевыми нормативами численности работников кадровых служб коммерческих организаций", утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 декабря 2005 г. № 187. В них содержится порядок расчета нормативной численности работников кадровых служб.

Полномочия кадровых служб организации - совокупность служебных обязанностей и прав должностных лиц и подразделений, входящих в их состав. Они направлены на решение задач и реализацию функций кадровых служб. Их объем зависит от организационной структуры системы управления персоналом предприятия в целом и кадровых служб в частности [11, с.9].

Полномочия работников кадровых служб разрабатываются на основе Единого квалификационного справочника "Должности служащих для всех отраслей экономики", утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 г. № 159. Указанные полномочия закрепляются в должностных инструкциях, которые содержат перечень обязанностей и прав с учетом особенностей труда и управления в данной организации.

Основные полномочия начальника отдела кадров:

организация работы по обеспечению предприятия кадрами в необходимом количестве и качестве;

организация разработки прогнозов перспективной потребности в кадрах в необходимом количестве и качестве;

участие в разработке кадровой стратегии и кадровой политики предприятия;

организация оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

организация планомерной и эффективной деятельности работников отдела кадров по подбору, оценке, расстановке кадров, развитию, мотивации, аттестации и адаптации принятых работников;

организация эффективного табельного учета рабочего времени и его использования;

методическое руководство и координация деятельности специалистов и инспекторов по кадрам, контроль исполнения ими своих обязанностей и др.

Основные полномочия инспектора по кадрам:

ведение учета личного состава организации и ее структурных подразделений;

изучение причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по ее снижению;

оформление соответствующей документации по кадрам;

обеспечение соблюдения графиков очередных отпусков;

осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации;

ведение и представление установленной отчетности [1, с.13].

Основные полномочия специалиста по кадрам:

выполнение работ по комплектованию организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;

изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений, другой информации, связанной с кадровой политикой организации;

участие в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров;

взаимодействие с представителями сторонних организаций по вопросам, входящим в его компетенцию;

осуществление работы с документами по кадрам;

ведение и представление установленной отчетности.

Основные полномочия менеджера по кадрам:

организация работы по формированию, использованию и развитию персонала;

участие в формировании кадровой политики организации, планировании социального развития;

организация обучения персонала, повышения квалификации сотрудников;

контроль за соблюдением норм трудового законодательства в работе с персоналом;

оказание методической помощи и консультационных услуг руководителям подразделений по вопросам, связанным с управлением персоналом;

ведение кадровой документации [1, с.13].

Для занятия должностей "специалист по кадрам" и "менеджер по персоналу" необходимо иметь профессиональное образование.

В Республике Беларусь на современном этапе подготовка специалистов по управлению персоналом осуществляется в Белорусском государственном университете. Однако потребности в таких специалистах пока не удовлетворяются. Поэтому спрос обеспечивается также за счет переквалификации других специалистов, имеющих, как правило, высшее образование, внутри самих организаций.

Кадровое планирование - целенаправленная деятельность по обеспечению потребностей организации в персонале в необходимом количестве и качестве с учетом интересов организации и работников [11, с.10].

Кадровое планирование является составной частью общего плана работы организации, но имеет свои объекты и задачи. Они могут различаться в зависимости от численности работающих в организации, отраслевых особенностей, состояния рынка труда, кадровой стратегии, ситуации, других внешних и внутренних факторов.

Главными объектами кадрового планирования являются виды работ кадровых служб, соответствующие их функциональным обязанностям. Выбор основных задач и объектов кадрового планирования определяет структуру (разделы) плана работы с персоналом организации. В самом общем виде главную задачу кадрового планирования можно определить как обеспечение текущих и перспективных потребностей организации в персонале в количественном и качественном аспектах.

Содержание любого плана работы с кадрами составляют мероприятия как общего характера, так и в составе отдельных функциональных направлений кадровой работы (подбор, отбор, оценка, мотивация, развитие и т.д.). В такие планы могут включаться самостоятельные разделы, содержащие мероприятия для решения наиболее важных для организации проблем. Например, мероприятия по оптимизации движения кадров, высвобождения персонала, использования трудовых ресурсов, обеспечению трудовой дисциплины и др.

Мероприятия общего характера разрабатываются по таким направлениям, как подведение итогов работы с кадрами за год, разработка проектов договоров на обучение рабочих и специалистов, подготовка графиков предоставления отпусков работникам, проведение различных проверок состояния кадровой работы и т.д. Принципиальной задачей кадрового планирования является учет интересов организации и всех работников. Обязательно определяются затраты на реализацию мероприятий, включенных в план.

Планы кадровой работы могут быть оперативными (составляются, как правило, на год) и перспективными. Они разрабатываются руководителями подразделений кадровых служб и утверждаются руководителем, которому подчиняются кадровые службы [10, с.25].

1.2 Роль кадровых служб в управлении человеческими ресурсами

Таблица 2.5 - Распределение служащих по образованию

Источник: собственная разработка на основе отчетности

Приведенные фактические данные показывают, что структура работающих по уровню образования не изменилась и является стабильной: основной состав имеет среднее и среднее - специальное образование (59-62,6%). Данное положение обусловлено спецификой работы предприятия. Происходит некоторое увеличение доли сотрудников с высшим образованием как за счет обучения кадров, так и за счет их замены на более квалифицированные.

Рассмотрим распределение работающих по трудовому стажу и движение работников, поскольку трудовой стаж наряду с квалификацией кадров указывает на качество персонала, что очень важно для любого предприятия. Кроме того, наличие большого стажа в отдельных случаях даже важнее наличия квалификации, поскольку на предприятии существует необходимость принимать решения в отдельных случаях не на основе знаний, а на основе интуиции, и в этом случае стаж важнее (таблица 2.6).

Таблица 2.6 - Распределение работающих по трудовому стажу

Источник: собственная разработка на основе отчетности

Трудовой стаж большинства работающих составляет от 10 до 15 лет, т.е. половина работающих обладают большим стажем и большим опытом работы. На второй позиции доля работающих со стажем от 15 до 20 лет, третья позиция - свыше 20 лет. При этом доля работающих со стажем от 10 до 15 лет увеличивается, а доля работающих со стажем от 5 до 10 лет сокращается.

Таблица 2.7 - Анализ показателей движения рабочей силы за 2009 - 2011 г. г.

Источник: собственная разработка на основе отчетности

Как видно из таблицы 2.7, в 2010 г. штат предприятия не изменился и по состоянию на 1.01.2011 года составил 42 человека, но в течение 2011 г. он увеличился на 2 человека, до 44 единиц на 01.01.2012 г.

Таблица 2.8 - Анализ показателей по труду и заработной плате за 2009 - 2011 г. г.

Источник: собственная разработка на основе отчетности

По ООО "СвитовитСтрой" производительность труда на 01.01.2010 г. в действующих ценах составила 11,6 млн. руб. В 2011 г. производительность труда увеличилась в 4,5 раза и составила 52,0 млн. руб.

Такой рост стал возможным за счет значительного роста выручки от реализации. В 2011 г. производительность труда увеличилась до 69,9 млн. руб., что во многом является отражением инфляционных процессов в экономике страны.

Среднемесячная заработная плата за 2009 г. составила 816,2 тыс. руб., в 2010 г. средняя заработная плата увеличилась до 1015,4 тыс. руб. По сравнению с предшествующим годом она возросла на 24,4%. В 2011 г. средняя заработная плата увеличилась до 1366,5 тыс. руб.

Темпы роста средней зарплаты практически равны темпам роста всего фонда заработной платы. Изменение фонда заработной платы списочного состава обеспечено ростом прибыли и ростом средней зарплаты.

Общая сумма фонда заработной платы в 2010 г. по сравнению с предшествующим годом возросла на 24,4 % и составила 511,8 млн. руб. В 2011 г. фонд заработной платы увеличился до 721,5 млн. руб. (+ 41,0%). В 2011 г. наблюдается превышение темпов роста заработной платы по сравнению с темпами роста производительности труда, что является отрицательным моментом в деятельности организации. Следует отметить, что в 2010 г. была обратная динамика и рост производительности труда значительно определял темп роста заработной платы.

Основными факторами, оказывающими влияние на динамику показателей стимулирования прибыли и валового дохода, являются выручка от реализации, доход от реализации, прибыль и фонд заработной платы. Рост выручки от реализации, дохода от реализации и прибыли способствует экономической отдаче средств фонда заработной платы, а рост фонда заработной платы приводит к ее уменьшению.

Оплата труда директора и основных менеджеров определяется контрактом.

Для всех категорий работающих тарифные разряды и тарифные коэффициенты закрепляются в штатном расписании в соответствии с Единой тарифной сеткой работников Республики Беларусь и Инструкцией о порядке её применения.

Производится индексация заработной платы в соответствии с Законом Республики Беларусь "Об индексации доходов населения с учетом инфляции", если индекс роста потребительских цен, исчисленный нарастающим итогом с момента последней индексации, превышает пятипроцентный порог.

Руководителям участков может устанавливаться доплата за интенсивность, сложность и напряженность работ в процентах от должностного оклада. При наличии в отчетном месяце нарушений трудовой и исполнительской дисциплины данная надбавка за указанный период может не начисляться по решению нанимателя. За совершение повторных дисциплинарных проступков надбавка может быть отменена нанимателем. Указанная надбавка подлежит пересмотру по истечении каждого календарного года. Размер надбавки составляет до 50%.

Также руководителям, специалистам и служащим, по решению нанимателя, может устанавливаться доплата в процентах от должностного оклада (тарифной ставки) за высокие достижения в труде.

Надбавка за стаж работникам, состоящим в штате, производится ежемесячно в зависимости от стажа работы в следующих размерах (таблица 2.9).

Величина тарифной части заработной платы в основном учитывает постоянные факторы, т.е. затраты труда в пределах норм и заданий, и недостаточно учитывает личные качества работников. Для стимулирования повышения эффективности труда и решения конкретных производственных задач осуществляется премирование работников.

Таблица 2.9 - Надбавка за стаж работы

Источник: собственная разработка на основе отчетности

Ежемесячное премирование работников (кроме работающих по сдельной форме оплаты труда) производится в размере 28% от должностного оклада, с учетом доплат.

В результате всех начислений работникам формируется фонд заработной платы по каждому подразделению. В целом, можно констатировать, что использование трудовых ресурсов в ООО "СвитовитСтрой" достаточно эффективно. Изменение выработки и заработной платы сбалансировано. Некоторые отклонения можно рассматривать как временные явления.

2.2 Организация работы кадровой службы предприятия