Фонд № 115 архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради як джерело вивчення історії організації товариства "Знання"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. АРХІВНИЙ ВІДДІЛ Виконавчого КоМІТЕТУ КРЕМЕНЧУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ - ОДНЕ З ГОЛОВНИХ ДЖЕРЕЛ ДОКУМЕНТАЛЬНОЇ СПАДЩИНИ УКРАЇНСЬКОГО НАРОДУ

1.1 Нормативно - правова база діяльності архівів

1.2 Історія виникнення архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

1.3 Фондування та облік документів архіву

1.3.1 Фондування документів архіву

1.3.2 Ведення обліку документів в архівному відділі виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

РОЗДІЛ 2. ВІДОБРАЖЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ КРЕМЕНЧУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ ТОВАРИСТВА «ЗНАННЯ» В АРХІВНИХ СПРАВАХ

2.1 Загальна характеристика фонду № 115 архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

2.2 Класифікація документів архівного фонду № 115

2.3 Причини створення товариства «Знання» СРСР

2.4 Основні напрямки діяльності товариства за матеріалами фонду

2.4.1 Довідки, документи про роботу груп товариства «Знання» в установах та на підприємствах Кременчука

2.4.2 Лекційна робота

2.4.3 Народний університет - школа лекторської майстерності

РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ АРХІВНОГО ВІДДІЛУ Виконавчого КоМІТЕТУ КРЕМЕНЧУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

3.1 Загальна проблематика роботи архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

3.2 Впровадження інформатизації та ком'ютеризації в роботу архівної справи

3.3 Розробка концепції зберігання електронного документу

3.4 Створення відкритого доступу до електроних документів,через мережу Інтернет

РОЗДІЛ 4. ОХОРОНА ПРАЦІ

4.1 Гарантування прав громадян на охорону праці

4.2 Комп'ютерна техніка та її вплив на організм людини

4.3 Забезпечення оптимальних умов гігієни і санітарії в архівному відділі

4.4 Організація протипожежного захисту в архівному відділі

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ДОДАТКИ

ПЕРЕЛІК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ

КПРС - Комуністична партія радянського союзу

СРСР - Союз Радянських Соціалістичних Республік

УРСР - Українська Радянська Соціалістична Республіка

Од.зб. - одиниці зберігання

ЕК - експертна комісія

ЕПК - Експертно - перевірна комісія

МК - місцевий комітет

ПК - профспілковий комітет

ЕОМ - електронно - обчислювальна машина

НАФ - Національний архівний фонд

КПУ - Комуністична партія України

КВБЗ - Крюківський вагонобудівний завод

ЕД - електронній документ

ВСТУП

Активний процес звернення до витоків національної культури, вивчення історичних джерел, що містять важливу інформацію з української історії, опинились поза увагою дослідників. Радянські історики мали обмежений доступ до джерел (наприклад, таємні документи КПРС, КДБ, закриті і спеціальні фонди архівів, бібліотек, зарубіжна україністика тощо). До закритих фондів потрапляли навіть такі джерела, як довоєнні (до 1941 р.) випуски газети "Правда" або історичні праці видатних українських істориків В. Антоновича, М. Грушевського та ін. Це призводило до значного обмеження дослідницьких можливостей, звуження джерельної бази історії України. Негативно впливав на рівень наукових досліджень і так званий партійно-класовий підхід до використання джерел. В умовах незалежності України історики позбулися, з одного боку, партійно-адміністративного контролю і втручання у дослідницьку діяльність, а з іншого -- дістали широку можливість залучати нові джерела, систематизувати та збагачувати джерелознавчі знання, звертатися до теоретичних проблем. Основна з них -- дослідження архівних фондів різних громадських та політичних об'єднань, особливості їх формування, структура, склад, джерелознавча цінність, поглиблюють зання вітчизнянної історії. На базі комплексних загальнонаукових та спеціальних методів історичного джерелознавства вивчення архівних фондів дає можливість всебічно з'ясувати внесок особи,або всієї організації у розвиток національної культури, залучити до наукового обігу невідомі джерела.

Зважаючи на актуальність дослідження архівних фондів темою дипломної роботи було обрано «Фонд №115 архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради, як джерело вивчення історії організації товариства «Знання». Товариство «Знання» - наймасовіша громадська науково-просвітницька організація нашої держави, заснована 16 січня 1948 році як товариство по розповсюдженню політичних і наукових знань УРСР.

В даній роботі детально розглянуто особливості формування архівних фондів, які є винятково цінними джерелами з багатьох галузей знань, оскільки містять великий інформаційний потенціал з історії культурного, громадського та ідейно політичного життя українського суспільства. Виходячи з того, що будь- яка інформація, в тому числі й та що зафіксована в документах та матеріалах архівних фондів, набуває ще більшої цінності, коли її використовують у науковій та інших сферах інтелектуальної діяльності. Після теоретичного дослідження архівних фондів на практиці було опрацьовано фонд Кременчуцької міської організації товариство «Знання».

Актуальність даної дипломної роботи в тому, що було зроблено першу спробу проаналізувати документи, що знаходяться на зберіганні в архівному фонді №115 та на основі цього аналізу дослідити основну діяльність товариства «Знання» та її влив на інформаційно-освітні потреби громадян України.

Важливість проблеми зумовлюється низкою чинників. По - перше, неухильним зростанням ролі «людського фактора», що є знаковою рисою як сучасного суспільного життя так і розвитку історичної науки, роблячи історичні факти двозначними,та завуальованими на ухил часу. У звязку з цим посилюється необхідність вивчення діяльності окремих організацій та їх впливу на розвиток українського суспільства. Найбільший пласт відомостей про них містять джерела особового походження - основа інформаційного потенціалу архівних фондів. По - друге, місцеві архівні фонди становлять невід'ємну частину Національного архівного фонду України, а їх джерельно - інформаційний скарб є особливо важливим і незамінним для дослідження істрорії, для осмислення процесів у сфері науки і культури. По-третє, формування особових фондів, забезпечення фізичної схоронності і створення умов для їх всебічного використання є одним з пріоритетних завдань не тільки архівістів- практиків, але й науковців, які досліджують теоретичні засади, методи, способи і форми організаційної роботи у цій сфері.

Ось чому актуальним завданням архівістів є не тільки забезпечення фізичної збереженості особових фондів, а й створення сприятливих умов для всебічного використання їх. Збагачення способів, форм та методів організації використання джерельної інформації архівних фондів, оприлюднення та введення в обіг їх на різних етапах та рівнях є надзвичайно важливим і актуальним завданням істориків, архівознавців та документознавців. Крім того, сучасний стан української історичної науки в умовах необхідності формування національної самосвідомості українців та посиленого інтересу людей до спадщини свого народу обумовлює підпорядкування джерельної бази архівних фондів сучасним можливим формам та методам їхнього використання.

Теоретико-методологічний аспект проблеми архівних фондів, у цілому, й питання про особливості їхнього інформаційного потенціалу та специфіку використання його, зокрема, є актуальними і з точки зору науковою дослідження.

Окрім дослідження фонду № 115 «Правління Кременчуцької міської організації товариства «Знання» було опрацьовано ще роботу архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради.

Впровадження новітніх технологій збереження інформації, дає змогу піднести архівну діяльність на сучасний рівень, кардинально підвищити продуктивність та якість роботи працівників архівної служби, змінити концепцію роботи архівних установ в цілому.

На сучасному етапі надзвичайно важливими є шляхи оптимізації роботи архіву до яких належать: компактність зберігання, швидкий пошук потрібного документа, забезпечення збереженості - все це досягається завдяки створенню електронної бази архіву та представлення її в мережі.

Основною джерельною базою роботи став архівний фонд товариства «Знання» в архівному відділі виконавчого комітету Кременчуцької міської ради, який знаходиться по вулиці Жовтневій, 27 в архівосховищі №2.

Проблематика зберігання та використання особових фондів розглянуто в працях Г. Беспянської [24], Г.В.Боряка [26], І.Н.Войцехівської [29], А.В.Санцевича [58] та інших науковців. Досить цікаву наукову розвідку, в якій добре прослідковується методологія дослідження особових фондів провела О.Ємчук .

Загальні питання організації архівної справи та діяльності архівних служб в Україні розглядаються в роботах таких дослідників та науковців як Л.Ф. Забудська, К. І. Климова , О. Г. Сокирко, І.Б. Матяш, М. Г. Палієнко, 10.А. Прилепішева, М. В. Делеган, В. В. Бездрабко, Г. В. Папакін, Р. Я. Пиріг [23], Я. С. Калакура [45] та інших, зусиллями яких розроблено правову базу організації та розвитку архівної справи, методичне забезпечення, започатковано науково-дослідну роботу, розроблені принципи аналізу експертизи цінності документів.

Об'єктом дослідження в дипломній роботі є документи фонду 115 архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради.

Предметом дослідження є діяльність товариства «Знання, яка відображаються в фонді № 115, а також організація документів в межах архіву, фондотворення в архівному відділі.

Метою дипломного дослідження є вивчення та аналіз фонду організації товариства «Знання», а також визначення сучасних методів зберігання, обліку та використання інформації, шляхом створення електронногої бази архіву.

Зазначена мета досягається шляхом вирішення таких завдань:

1.Аналізом спеціальної літератури з проблематики дослідження архівних фондів.

2.Класифікацією документів фонду Кременчуцької міської організації товариства «Знання».

3.Дослідження діяльності товариства «Знання» за документами, що зберігаються в архівному фонді № 115.

4.Визначення шляхів оптимізації роботи архівного підрозділу.

Дослідження діяльності архівного відділу має за мету сприяти вдосконаленню його роботи, що надасть можливість зберегти культурно- історичну спадщину, та є одним із факторів підвищення його конкурентоспроможності на ринку інформаційних послуг.

Під час написання дипломної роботи були використані загальнонаукові та спеціальні методи наукового дослідження.

Загальнонаукові:

1) наукового аналізу та синтезу;

2) метод порівняння;

3) метод описання;

4) історичний метод;

5) статистичний метод.

Спеціальні:

1) метод контент-аналізу.

Практичне значення даної роботи полягає в можливості використання наданих пропозицій і рекомендацій для створення налагодженої системи архівного забезпечення в інших архівних установах.

Дипломна робота складається зі вступу, висновків, чотирьох розділів, переліку використаної літератури та додатків.

У першому розділі наведено загальні відомості про архівний відділ, його організаційну структуру та охарактеризовано нормативно-методичне забезпечення організації архівної справи в Україні. Окрім того розглянуто та охарактеризовано фондування та облік документів, що зберігаються в архівному відділі.

Другий розділ присвячений дуже важливим з практичної точки зору питанням, таким як: розгляд особливостей архівних фондів та методів їх дослідження, охарактеризовано фонд Кременчуцької міської організації товариства «Знання», на основі документів, що зберігаються в фонді досліджено основну діяльність товариства.

У третьому розділі запропоновані заходи щодо вдосконалення діяльності архівного відділу, а також можливих варіантів вирішення проблеми, створення концепції зберігання електронного документу та створення відкритого доступу до нього.

Четвертий розділ присвячений охороні праці, а саме: розглянуто гарантування прав громадян на охорону праці та вплив на організм людини комп'ютерної техніки, проаналізовано умови праці в архівних установах, визначено основні заходи із забезпечення пожежної безпеки в архівному відділі.

Науково - теоретична цінність роботи полягає в можливості використання методів, запропонованих в даній роботі, для дослідження архівних фондів організацій, товариств Кременчука. Науково - практична цінність роботи полягає в можливому використанні матеріалів роботи при написанні більш ґрунтовних праць з історії Кременчука періоду УРСР, її громадських діячів, які брали безпосередню участь у роботі організації товариство «Знання».

РОЗДІЛ 1. АРХІВНИЙ ВІДДІЛ Виконавчого КоМІТЕТУ КРЕМЕНЧУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ - ОДНЕ З ГОЛОВНИХ ДЖЕРЕЛ ДОКУМЕНТАЛЬНОЇ СПАДЩИНИ УКРАЇНСЬКОГО НАРОДУ

1.1 Нормативно - правова база функціонування архівів

Архівні установи, що функціонують у нашій державі, незалежно від форми власності, на якій вони утворені, керуються у своїй діяльності Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних і місцевих органів влади, положеннями або статутами про ці установи. Сукупність, а точніше - ієрархічна система цих нормативно-правових актів із взаємоузгодженими і взаємопов'язаними у своєму ідеалі нормами є правовою базою функціонування архівів.

Основу правової системи, її ядро становить Конституція України, де викладено низку норм, що мають безпосереднє відношення до історико-культурної спадщини, архівно-документальної інформації, а відтак - і до діяльності архівів. Ці норми розглядаються в різних аспектах: як права і свободи людини, як обов'язок держави, як результат інтелектуальної, творчої діяльності людини і об'єкт права власності. Усі інші нормативно-правові акти приймаються на основі Конституції України і мають відповідати їй [1;2].

Функціонування архівів, як суб'єктів господарювання, регламентується нормами цивільного, трудового, фінансового, майнового, господарського права. Специфічну діяльність архівів, пов'язану з формуванням Національного архівного фонду, зберіганням його документів та використанням архівної інформації, тією або іншою мірою регулюють норми близько 20 законів. Найзначнішими з них є Закон УРСР "Про охорону і використання пам'яток історії та культури", Основи законодавства України про культуру, Закон України "Про інформацію", а також, безперечно, базовий галузевий Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи"[10,с.4 - 15].

Різні аспекти діяльності архівних установ зачіпають закони про державну таємницю, про місцеве самоврядування, про місцеві державні адміністрації, про бібліотеки і бібліотечну справу, про авторське право і суміжні права, про обов'язковий примірник документів, про нотаріат, про приватизацію державного майна, про вибори народних депутатів і Президента України та ін. Нещодавно набув чинності й Закон «Про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей».

На основі й на виконання Конституції та законів Президент України видає укази й розпорядження. У галузі архівної справи указами, зокрема, встановлено два професійних свята: День працівників архівних установ і День пам'яток історії та культури. Указом затверджено положення про провідну архівну установу, центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства - Державний комітет архівів України.

Постановами Кабінету Міністрів затверджено низку підзаконних нормативних актів, зокрема типові положення про місцеві державні архівні установи, інструкції та положення по роботі з різними категоріями документів тощо.

Наступною ланкою загальної системи правових актів, що регулюють архівну діяльність, є нормативно-правові акти центральних і місцевих органів виконавчої влади, передусім Держкомархіву. Згідно з чинним законодавством такі акти для набуття ними необхідної юридичної сили мають реєструватися у відповідних органах юстиції.

Після здобуття Україною незалежності Головархівом було проаналізовано нормативну базу діяльності архівних установ. Її складали кілька десятків на той час нормативних і методичних документів різних рівнів затвердження і видів, якими керувалися архівісти. Серед них переважали союзні розробки або україномовний переказ союзних настанов.

Постало завдання створення власної нормативної бази національної архівної справи, якісно нової за своєю суттю, що не лише враховує технологічні чи національні особливості, а й виходить з одного з фундаментальних завдань нового суспільства - побудови правової держави.

На ролі нормативно-методичного забезпечення ведення архівної справи як одного з найважливіших завдань тодішнього центрального органу в цій сфері - Головархіву - наголошено й у статті 7 архівного закону, присвяченій Головному архівному управлінню.

Законодавчою основою проведення цієї роботи стали згадані вище закони, передусім Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи". Його текст містить посилання на документи, що мали регламентувати порядок реалізації законодавчих норм. Передбачалося розробити близько 40 підзаконних актів.

Проблема ускладнювалася низкою обставин: постійними змінами в законодавчій базі, відсутністю досвіду роботи такого масштабу й системного підходу, підвищеними вимогами до якості, пов'язаними з держреєстрацією, відсутністю в системі юридичної служби, нерозробленістю понятійного апарату вітчизняної архівної справи.

Ці труднощі в основному вдалося подолати. На сьогодні абсолютну більшість підзаконних актів уже розроблено й затверджено.

Водначас ведеться розроблення інших нормативно-методичних документів з архівної справи, що, зрозуміло, також мають ґрунтуватися на новій законодавчій базі. Зокрема, вже підготовлено другу редакцію проекту Основних правил роботи державних архівів, розроблено проект Основних правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій.

Крім нормативних актів Головархіву, окремі питання архівної діяльності зачіпають правила, інструкції та положення, видані іншими центральними органами виконавчої влади в межах їх повноважень.

Безумовно, існуюча правова база діяльності архівних установ - доволі строката й далека від досконалості, що, не являючи собою стрункої збалансованої системи, є, скоріше, конгломератом залишків нормативних актів минулого, початкових спроб власного нормотворення, замішаного на романтизмі і добрих намірах, та першого доробку сучасної української архівістики. Неповнота, не завжди достатній професійний рівень, суперечливість, невідповідність окремих норм Основному закону, неврахування інтересів усіх учасників процесів, що регулюються, незбалансованість з реальними можливостями - ці та інші вади загальної правової бази притаманні й системі нормативно-правових актів з архівної справи.

Якими ж є шляхи вдосконалення архівної нормативно-правової бази. Вони вбачаються передусім у базуванні на найвищих досягненнях сучасної архівістики, насиченні нормами прямої дії, посиленні їх взаємоузгодженості, кореляції з міжнародно-правовими нормами, уточненні й конкретизації міри відповідальності за порушення.

За якими напрямами має здійснюватися ця робота. Передусім, це вдосконалення базового Закону. Прийняття його наприкінці 1993 року мало неабияке значення для долі українських архівів. На зламі епох, у ситуаціях невизначеності з багатьох питань Закон забезпечив правовий захист Національного архівного фонду. Він конституював поняття "Національний архівний фонд", "архівні установи", увів їх до правового простору. Причому щодо НАФ це відбулося з високим початковим потенціалом - як однієї з найвищих загальнонаціональних цінностей. Процедура прийняття Закону привернула увагу суспільства до значення й ролі архівів. Таким чином було зроблено певний внесок у розв'язання головної проблеми архівної справи - усвідомлення суспільством справжньої ролі архівів. Нарешті, поява Закону стала поштовхом до подальшого розвитку правової бази архівної справи, її реформування згідно з вимогами сучасності.

Проте за перехідної доби закони не можуть бути стабільними. Практика реалізації архівного Закону виявила необхідність вдосконалення окремих норм. Прийняття Конституції, законів про органи влади і самоврядування спричинило необхідність узгодження норм нашого Закону з цими базовими актами. За цей час прийнято чимало інших законів у близьких чи споріднених сферах. Стала очевидною нездійсненність у сучасних умовах окремих норм. Поглибилися наші знання про досвід законодавчого регулювання архівної справи за кордоном. Дещо напрацьовано вітчизняним архівознавством і в теоретичному плані, у тому числі в питаннях понятійного апарату і термінології.

Для узагальнення пропозицій щодо вдосконалення базового архівного Закону, проведення їх експертизи й редагування в центральному органі в галузі архівної справи кілька років тому було створено спеціальну робочу групу, куди, до речі, разом з іншими фахівцями увійшла більшість авторів першої редакції Закону. У ході її роботи опрацьовано й внесено до тексту Закону більш як 60 змін та доповнень, багато з яких мають суттєвий характер. Таким чином, ідеться про нову редакцію Закону. Запропоновано зміни, які, на наш погляд, розширять сферу застосування Закону і спрямовані на повнішу його реалізацію.

У пропозиціях Держкомархіву до Закону посилено регулюючу роль держави в організації архівної справи. Досвід національного архівного будівництва, у тому числі останніх років, переконливо доводить перспективність саме такого підходу. До речі, розкрито зміст самого поняття "архівна справа" як галузі життєдіяльності суспільства, що охоплює правові, наукові, технологічні, економічні та інші питання діяльності архівних установ і громадян зі збирання, обліку, зберігання архівних документів та використання їх інформації. У зв'язку з цим пропонується законодавче унормування й поняття "архівні документи", що за своїм змістом є ширшим за поняття "документи Національного архівного фонду".

Відповідно до сучасних реалій внесено уточнення до системи архівних установ. При цьому довелося відхилити спроби деяких відомств безпідставно, якщо виходити з обраних Законом критеріїв, розширити коло постійного галузевого зберігання документів НАФ. Водночас чітко визначено, які саме місцеві архівні установи є структурами органів виконавчої влади, а які - місцевого самоврядування. Суттєво, що режим регулювання щодо документів НАФ, які перебувають у комунальній власності, прирівняний до режиму регулювання щодо державних документів НАФ. У пропозиціях конституйовано новий вид місцевих архівних установ, що зараз повсюдно створюються місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, які не входять до складу НАФ, але мають соціально-правове та інше практичне значення.

У проекті нової редакції Закону значно посилено норми, спрямовані на забезпечення збереженості НАФ. Це, зокрема, зроблено шляхом заборони виселення архівів, у яких зберігаються документи НАФ, без надання іншого рівноцінного приміщення, а також регламентації дій ліквідаційних комісій щодо архівних документів, уведення зобов'язань повернення документів НАФ, вилучених для здійснення судово-слідчих дій, відшкодування користувачами завданих ними архівним установам збитків тощо.

Кілька важливих уточнень запропоновано щодо процедури експертизи цінності документів з метою активізації залучення до НАФ архівних документів, що перебувають у приватній власності. Зроблено рухомою часову межу, за якою власники архівних документів зобов'язані подавати їх на експертизу. Цей термін - 50 років від моменту створення документів - обрано не випадково, він збігається із строком у визначенні поняття антикваріату щодо культурних цінностей. Водночас зафіксовано статус документів НАФ як пам'яток культури, що сприятиме зняттю проблем у застосуванні пам'яткоохоронного законодавства щодо документальної культурно-історичної спадщини.

У чинному архівному Законі не визначено статусу державних архівних установ щодо документів, які належать державі й зберігаються у їхніх сховищах. Можливість різних інтерпретацій у цьому відношенні запропоновано усунути введенням норми про те, що ці документи передані державою архівам в оперативне управління.

Іншим напрямком удосконалення архівної правової бази є внесення змін та доповнень до інших законів, що тією чи іншою мірою стосуються архівної справи. Наприклад, посилення дієвості приписів архівних органів має забезпечити внесення відповідних змін до Кодексу України про адміністративні правопорушення; матеріально-фінансовий стан архівів можливо поліпшити внесенням змін до законів з питань фінансування, оподаткування та інших.

Ще один шлях - ініціювання розроблення і прийняття більш широкого Закону, який би охоплював більшість правових проблем галузі, - Закону про архівну справу. Видається необхідним також законодавчо впорядкувати питання документування управлінської діяльності. Це питання назріло, адже архівна стадія життя документа врегульована саме законом. Законодавчо регламентовані й окремі спеціальні системи документування.

Плідною для архівістів може стати й участь у підготовці чи вдосконаленні інших законів у частинах, що стосуються архівів. Це дозволить уникати колізій законів або затвердження таких норм, які неможливо реалізувати. На жаль, на практиці законопроекти не завжди погоджуються з усіма заінтересованими органами. Так, неучасть архівістів у формуванні нової редакції Закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" призвела до того, що визначення вжитого в ньому терміна "бібліотека" фактично нічим не відрізняється від визначення архіву ("інформаційний, культурний, освітній заклад, що має упорядкований фонд документів і надає їх у тимчасове користування фізичним та юридичним особам").

Безперечно, має продовжуватися і навіть активізуватися створення Держкомархівом підзаконних нормативних актів, у тому числі спільно з іншими центральними органами виконавчої влади. Систематичний контроль за виконанням актів законодавства, який у межах своїх повноважень здійснює Держкомархів, не лише забезпечує належну реалізацію їх норм, а й дає інформацію про недостатність, застарілість окремих норм, прогалини у правовому полі.

Чимало правових проблем щодо архівної справи потребують науково- теоретичного розроблення. Серед них першочерговими є проблеми майнових відносин на документи НАФ. У зв'язку з цим архівна наука повинна прискорити пошук критеріїв і методики грошової оцінки архівних документів. Розроблення такого синтезуючого нормативного акта, як Основні правила роботи держархівів, гальмується через затримку відповіді архівознавців на запитання щодо класифікації документів НАФ. Досі не знайдено позитивного рішення у методиці визначення нормативів кадрового забезпечення державних архівів. Потребує оновлення в сучасних умовах теорія експертизи цінності документів. Взагалі ще навіть не усвідомлюється необхідність розроблення загальної теорії Національного архівного фонду.

Активніше має провадитися нормотворча робота на місцях, адже місцеві державні архівні установи є в нас структурами органів виконавчої влади. На основі й на виконання нормативних актів вищих органів вони повинні приймати рішення про включення певних юридичних осіб до числа джерел комплектування, про терміни зберігання документів НАФ у низових державних архівних установах, про порядок користування документами, про визначення цін на платні послуги тощо.

Нормотворчою роботою в органах виконавчої влади і, зокрема, в архівних органах повинні займатися висококваліфіковані фахівці, здатні узагальнювати й аналізувати практику діяльності об'єктів управління в певній галузі, моделювати правовідносини, що мають бути врегульовані, і подавати зміст такого регулювання відповідно до вимог нормотворчої техніки, лексики та стилістики. Експертизу розроблюваних проектів нормативно-правових актів здійснює відомча юридична служба. Але її завдання в цій справі не можуть обмежуватися лише експертизою готових проектів. Вона має систематизувати галузеве законодавство, виконувати аналітичні, координаційні, прогнозні функції.

Іншим аспектом розвитку архівного права є забезпечення дотримання встановлених норм усіма суб'єктами права. Особливу роль у цьому має відігравати правова освіта архівістів, набуття ними вміння користуватися нормативно-правовими актами і використовувати їх положення в практичній діяльності. Вивчення історії та теорії архівного права, засвоєння елементів нормотворчої техніки мають стати обов'язковими складовими підготовки сучасних архівістів у вищій школі. Адже їм - не лише виконувати норми цього права, а й розвивати його. Ці питання мають бути враховані також у програмах післядипломної освіти архівних працівників.

1.2 Історія виникнення архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

Розвиток архівної справи в місті Кременчуці поділяється на три етапи: довоєнний (1933-1941), 1943-1991, періоду незалежності.

Декретом 1918 року документи відомчих архівів, державних установ і архіви приватних осіб були визначені як державна власність. Заборонялось знищення документів, і для їх зберігання створювалися державні архіви.

До Великої Вітчизняної війни в місті було створено і працювали два архіви: Кременчуцький державний історичний архів (діяв він з 1932 по 1941 рік) і Кременчуцький державний міський архів (роки його діяльності - 1933-1941).

Історичний архів був розташований в колишній Хоральній синагозі по вул. Червоноармійській, 29, а державний міський архів - у приміщенні міської ради по вул. Леніна, 48. Штатних працівників історичного архіву було 16, міського - 2.

У Кременчуцькому державному історичному архіві на початок війни на зберіганні були документи з 1648 року по 1940 рік з загальною кількістю фондів -- 1753, одиниць зберігання -- 487636, а також книжковий фонд бібліотеки закритого типу кількістю 15000 книг.

Дореволюційних фондів було 145, з яких 100 фондів „Церкви”, решта 45 -- фонди різних дореволюційних установ, підприємств міста.

Актуальні фонди:

- Кременчугская уездная управа;

- Кременчугская городская Дума;

- Кременчугское жандармское управление;

- Ревком.

Газетний фонд складався із 36 комплектів місцевих газет Кременчуччини -- 6848 примірників.

У міському архіві зберігалося 17150 справ про діяльність підприємств, установ, організацій міста і району.

У різні роки працювали сумлінно, зберігаючи культурну спадщину кременчужан, архівісти Могилевський М.М., Павленкова В.П., Турчина Є.С., Намінас О.П., Степанченко, Шатохіна (в архіві залишилися лише такі дані про них).

Актами засвідчено, що документні матеріали Кременчуцьких державного історичного і міського архівів були знищені, спалені німецькими військами при відступі за 4 дні до звільнення міста 25 вересня 1943 року.

І тільки 50 фондів, 20000 одиниць зберігання залишилися для наступних поколінь; вони були евакуйовані в м. Шадринськ Курганської області, після звільнення Полтавщини повернені, але вже не в Кременчуцький історичний архів, а до фондів Держархіву Полтавської області.

З 1943 до 1963 року міський архів обслуговував місто і район, працював з усіма підприємствами, установами та організаціями міста і Кременчуцького району. Фонди поповнювалися документами з основної діяльності, з яких найповнішими і найцікавішими є:

1. Управління головного архітектора виконавчого комітету Кременчуцької міської Ради депутатів трудящих (Ф. 136 з 1944 року);

2. Виконавчий комітет Кременчуцької міської Ради (Ф. 1 з 1953 року);

3. Крюківський машинобудівний технікум управління кадрів і учбових закладів Міністерства важкого, енергетичного і транспортного машинобудування СРСР. (Ф. 69 з 1944 року);

4. Міський відділ охорони здоров'я виконавчого комітету Кременчуцької міської Ради депутатів трудящих. (Ф. 12 з 1943 року);

5. Кременчуцьке середнє професійно-технічне училище № 6 ім.М.С.Новохатька. (Ф. 237 з 1945 року);

6. Кременчуцька міська прокуратура. (Ф. 148 з 1948 року).

Завідуючими міським архівом з 1947 по 1957 рік були: Скляр Марія Іванівна, Передерій Н.Є., Князєва. Артюхова Галина Іванівна працювала на цій посаді з 1957 по 1972 рік.

Архів розташовувався за адресою вул. Пушкіна, 49, а з 1963 року він зайняв своє нинішнє приміщення у центрі міста по вулиці Жовтневій, 27.

У 60 - 80 роки у міському архіві з'явилися такі нові фонди, як :

1.Дирекція будівництва нафтопереробного заводу. (Ф.Р-8985 з 1959року);

2. Кременчуцьке льотне училище. (Ф.Р-8781 з 1960 року);

3.Дирекція будівництва заводу литва і штамповок. (Ф.Р-8984 з 1962року);

4.Всесоюзний науково-дослідний проектно-технологічний інститут вагонобудування. (Ф.Р-8976 з 1965 року);

5. Кременчуцький завод технічного вуглецю. (Ф.Р-8971 з 1966 року).

Вони і досі є актуальними, відображають значні успіхи Кременчука як в історії України, так і близького та далекого зарубіжжя.

Цей період відзначився стабільністю і роботою на перспективу.

У 1968 році рішенням від 05.03.1968 № 106 створюється госпрозрахун-кова група у складі 10 осіб для науково-технічного опрацювання документів.

З 1972 по 1995 рік беззмінним керівником архіву була Шаблій Людмила Миколаївна. За роки її роботи фонди зросли до 45117 од. зберігання, активно використовувалися дослідниками. Систематично велася робота в низових ланках -- в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій міста.

У період незалежності архіву, як і всій державі, довелося і створювати нові фонди, бо з'явилися нові установи і підприємства, і долати проблеми, і створювати відповідні умови збереженості документів, інформатизації архівної справи, а також відповідно до вимог часу створювати ще один архів у місті -- Трудовий -- для зберігання і використання документів з особового складу ліквідованих підприємств, установ та організацій на території міста, у ньому налічується 705 фондів (26660 од. зберігання); за 2008 рік надано 5013 довідок, необхідних для забезпечення законних інтересів громадян.

Були створені фонди особового походження, які дуже цінуються і архівістами, і науковцями. Це такі фонди:

· «Євселевський Лев Ісаакович -- доктор історичних наук, краєзнавець»;

· «Твердохліб Микола Федорович -- кандидат технічних наук» (Ф. 243);

· «Заслужені люди міста Кременчука»(Ф. 234);

· «Письменник Григорій Михайлович Терещенко» (Ф. 170).

Прийнятий у грудні 1993 року Верховною Радою Закон України „Про Національний фонд та архівні установи” з наступними змінами відіграв значну роль у законодавчому забезпеченні архівної справи, відкритості і доступності архівів, їх динамічному поповненні новими документами, більш широкому задоволенні потреб громадян і держави в архівній інформації, а також у піднесенні суспільного престижу архівної справи та піднятті іміджу архівістів, наданні їм соціальних гарантій.

Відповідно до цього закону міський архів з 2002 року має офіційну назву Архівний відділ Кременчуцької міської ради, є структурним підрозділом виконкому міської ради. Виконує делеговані державою повноваження: «зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на відповідній території» згідно із ст. 38 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”.

Документи органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, а також документи, що передані архівному відділу міської ради іншими юридичними і фізичними особами без збереження за собою права власності, є власністю територіальної громади міста Кременчука.

Змінились і списки підприємств, установ та організацій, які передають документи до архіву, комплектують Національний архівний фонд.

Станом на 01.12.2009 всього у міському архіві 120 фондів, 50796 од.зб. документів управлінської діяльності та особового походження, 43 річних комплектів журналів, фотодокументи.

1.3 Фондування та облік документів архіву

1.3.1 Фондування документів архіву

Фондуванням документів архіву називається їх групування за архівними фондами і колекціями.

Архівним фондом установи є сукупність архівних документів, що мають наукову, історико-культурну цінність або практичне значення,логічно пов'язаних між собою та створених у діяльності цієї установи.

Архівна колекція - це сукупність окремих архівних документів різного походження, що мають наукову, історико-культурну цінність і об'єднані за однією або кількома ознаками (тематичною, авторською, хронологічною, номінальною тощо). Наприклад, в архіві Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи зберігається колекція звітів з науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт, виконаних різними організаціями, але пов'язаних тематично з проблемою пом'якшення наслідків катастрофи на Чорнобильській АЕС.

Установа, у діяльності якої створюється архівний фонд (колекція), називається фондоутворювачем.

Визначення фондової належності документів полягає у віднесенні їх до архівного фонду відповідної установи і здійснюється на підставі вивчення документів установи та встановлення їх належності до складу архівної документації даного фондоутворювача.

Чинниками, що впливають на визначення фондової належності документів, є:

- зміна конституційного ладу держави;

- зміна адміністративно-територіального поділу;

- зміна форми власності фондоутворювача;

- реорганізація фондоутворювача;

- ліквідація фондоутворювача.

Під час визначення фондової належності документів необхідно врахувати таке:

- вхідні документи належать до фонду установи, що їх одержала;

- копії вихідних документів належать до фонду установи, що є автором документів;

- внутрішні документи належать до фонду установи, у якій вони складені. Документи установи та громадських організацій (профспілкових та ін.), що існували при ній до прийняття законодавства України про громадські об'єднання, фондуються разом.

Документи установи та профспілкової організації, що існує в ній з моменту її легалізації, можуть організовуватися або самостійно (окремими фондами), або разом - підфондами об'єднаного архівного фонду.Справи, що велись послідовно в двох або більше установах, належать до фонду тієї установи, де вони були закінчені в діловодстві.

Розширення або звуження повноважень, компетенції, обсягу або територіальних меж діяльності, зміна підпорядкованості, структури, перейменування або часткова зміна назви установи, що не супроводжувалося докорінною зміною її основних функцій, не є підставою для розмежування її документів на два архівних фонди.

Виділення з установи однієї або декількох нових з наданням їм окремих функцій першої є підставою для відокремлення архівних фондів новостворених установ. Документи установи, що реорганізується, до і після реорганізації фондуються разом.

У разі ліквідації установи з наданням усіх або частини її функцій одній або декільком особам, документи кожної з них утворюють нові архівні фонди.

Документи установ, що тимчасово припинили свою діяльність через ліквідацію, об'єднання, роз'єднання або в результаті війн і стихійних лих, а згодом були відновлені з тими самими функціями, складають єдині архівні фонди.

Особові справи, якщо вони передавалися з однієї установи до іншої у зв'язку з переведенням працівників, уключаються до фонду останньої установи.

Фондування документів установи в разі зміни конституційного ладу держави; зміни адміністративно-територіального поділу; зміни форми власності фондоутворювача визначаються державною архівною установою, архівним відділом міської ради.

Хронологічними межами фонду є:

- архівного фонду установи - офіційні дати створення і ліквідації фондоутворювача;

- архівної колекції - дати першого та останнього за хронологією документів у складі колекції.

Крайніми датами документів архівного фонду є дати першого та останнього за хронологією документів у складі фонду. Вони можуть не збігатися з крайніми датами діяльності фондоутворювача, якщо у фонді чомусь відсутні документи початкового та завершального етапів діяльності установи або у фонд установи були передані справи установи-попередника, не закінчені в діловодстві.

У середині архівних фондів (колекцій) документи групуються в справи. Архівна справа включає документи, об'єднані за відповідною ознакою (тематичною, кореспондентською, номінальною,хронологічною) або сукупністю ознак та єдиним строком зберігання і вміщені в окрему обкладинку. Архівна справа може складатися з одного документа, якщо відповідно до зазначених ознак він не підлягає об'єднанню з іншими документами. Наприклад, протокол засідання Наукової ради Держкомархіву, єдиний за 2000 рік, складатиме окрему справу в архівному фонді Держкомархіву.

У середині архівних фондів справи групуються відповідно до попередньо вибраної схеми систематизації, що закріплюється описом справ фонду.

В архівних фондах установ з нескладним структурним поділом застосовується хронологічно-структурна схема систематизації справ, за якою вони групуються спочатку за часом їх створення (роками), а в межах кожного року - за структурними підрозділами установи. На справи фонду, систематизованого за хронологічно-структурним принципом, складається єдиний опис.

Для фондів багатоструктурних установ, що мають декілька рівнів побудови управлінського апарату (головні управління, управління, відділи, сектори), може застосовуватися структурно-хронологічна схема систематизації справ, розділами якої будуть назви структурних підрозділів установи. У середині кожного розділу справи розташовують за роками їх створення. При цьому кожний розділ (структурний підрозділ) повинен мати окремий опис справ.

В архівних фондах безструктурних установ застосовується хронологічно - функціональна схема систематизації справ, де їх групування здійснюється спочатку за хронологічною ознакою (роками), а в межах кожного року - за функціями (напрямами) діяльності фондоутворювача.

Колекції архівних документів систематизуються, як правило, за хронологічно-номінальною ознакою (за роками та видами справ) або за хронологічно-авторською ознакою (за роками, назвами установ, прізвищами осіб - авторів документів). У деяких випадках можуть застосовуватися географічна, функціональна, тематична ознаки систематизації справ архівної колекції.

Під час розподілу справ за схемами систематизації слід мати на увазі таке: усередині розділів схеми систематизації (років, назв структурних підрозділів, функцій або напрямів діяльності, видів справ, авторів тощо) справи розташовуються за важливістю документів, що містяться в них, спочатку в опис включаються справи із законодавчими, нормативно-правовими актами, розпорядчими документами, а наприкінці розділу - з листуванням;справи відносяться до року, у якому вони започатковані в діловодстві або надійшли в дану установу для продовження діловодства;плани, звіти, кошториси та додатки до них відносяться до року, на (за) який вони складені, незалежно від часу їх підписання або затвердження; перспективні плани відносяться до початкового року їх запровадження, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;справи, започатковані в діловодстві одного структурного підрозділу установи і передані для закінчення іншому підрозділу, відносяться до останнього структурного підрозділу цієї установи;структурні підрозділи розташовуються в схемі систематизації та опису згідно із затвердженим штатним розписом установи або класифікатором структурних підрозділів.

1.3.2 Ведення обліку документів в Архівному відділі виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

Облік документів - це визначення та відображення в облікових документах кількості, складу і стану документів в облікових одиницях. Облік документів фіксує їх належність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує організаційну упорядкованість, можливість їх адресного пошуку та контроль за їх наявністю і станом.

В архівному відділі виконавчого комітету Кременчуцької міської ради (далі - архів) ведення обліку архівних документів здійснюється відповідно до вимог „Основних правил роботи державних архівів України” (далі - «Основні правила») та робочої інструкції «Порядок обліку документів в архівному відділі Кременчуцької міської ради».

Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні, а також самі облікові документи.

Облік здійснюється на основі надання документам, їх сукупностям облікових номерів. Облік документів, що зберігаються в архіві, їхніх описів здійснюються спеціалістами, відповідальними за облік.

Облік документів ведеться також в архівосховищах.

Для документів з паперовими носіями основними обліковими документами є архівний фонд, справа.

Неописані документи (розсип) обліковуються в неописаних (умовних) справах. Документи особового походження, що пройшли тільки первинне описування, обліковуються в документах, в окремих випадках - в неописаних справах і аркушах.

Для документів зі спеціальними носіями основними обліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку. В одиницях обліку документи обліковуються за комплектами і видами.

Облікова документація зберігається в сховищі № 4 у спеціальних шафах, у читальному залі - в спеціальній шафі.

Облікові документи користувачам видаються лише у виняткових випадках.

Облік документів у архіві забезпечується веденням основних і допоміжних облікових документів.

Перелік основних облікових документів визначений „Основними правилами” і є обов'язковим для архіву. До основних облікових документів прирівнюються облікові документи, що складаються для централізованого обліку документів НАФ.

Перелік основних облікових документів, які ведуться відповідальними за облік документів:

- книга обліку надходжень документів на постійне зберігання;

- список фондів;

- картка фонду;

- книга обліку аудіовізуальних документів;

- архівний опис.

На кожний архівний фонд започатковується справа фонду - комплекс документів з історії фондоутворювача й фонду.

Для обліку кількості аркушів у справі складається аркуш-засвідчувач справи. Для обліку документів у справі з унікальними, особливо цінними та різновидовими документами складається внутрішній опис документів справи.

Для централізованого державного обліку документів НАФ у архіві складаються такі документи:

- паспорт архіву (додаток 1 до „Основних правил”);

- паспорт архівних підрозділів підприємств, установ, організацій (у редакції наказу Держкомархіву України від 05.06.2007 №87);

- відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.______ (року);

- картка фонду.

Допоміжні облікові документи архіву:

- книга обліку приймання документів особового походження;

- описи справ постійного зберігання юридичних осіб - джерел формування НАФ, які мають бути передані до архіву;

- книга обліку описів справ постійного зберігання, з особового складу та довідкового апарату, направлених на ЕПК Держархіву Полтавської області; повернених підприємствам, установам, організаціям після схвалення і погодження їх на ЕПК;

- журнал обліку видавання документів на паперовій основі у тимчасове користування;

- книга обліку друкованих видань;

- книга обліку газет, журналів;

- журнал обліку видачі друкованих видань, газет, журналів.

Записи до облікових документів вносяться працівниками, що відповідають за облік.

Облік документів, що належать до організаційних груп „радянського періоду” та „періоду незалежності” ведуться окремо.

Підставою для внесення даних до основних і допоміжних облікових документів є акти та інші документи оперативного характеру, в яких фіксуються зміни в обсязі, складі та стані архівних фондів і окремих справ.

Акти складаються за результатами робіт з документами й фіксують підсумки цих робіт. Датою акта вважається дата затвердження його керівництвом архіву. Акти складаються за формою, встановленою «Основними правилами»:

- акт приймання-передавання документів на постійне зберігання складається працівниками, що здійснюють приймання-передавання документів;

- акт приймання-передавання документів на тимчасове зберігання складається працівниками, що здійснюють приймання-передавання документів;

- акт про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, складається працівниками, які проводять експертизу цінності документів;

- акт приймання-передавання документів до іншого архіву складає відповідальний за облік;

- акт про технічні помилки в облікових документах складає відповідальний за облік;

- акт перевіряння наявності та стану документів складають зберігачі фондів та працівники, які проводять перевіряння наяності та стану документів;

- акт про розсекречування документів складає працівник режимно-секретного органу;

- акт приймання-передавання документів із секретного на загальне зберігання складає керівник режимно-секретного органу.

Відомості з допоміжних облікових документів вносяться до основних облікових документів.

Звіряння облікових даних проводиться у кінці року під час заповнення форми паспорта архіву.

Усі надходження до архіву на постійне зберігання (у тому числі друковані видання, аудіовізуальні документи, музейні предмети тощо), а також виявлені необліковані документи (після проведення експертизи цінності або уточнення їх фондової належності), реєструється у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання.

Фонд, який уперше надійшов до архіву, вноситься до списку фондів, на нього укладається картка фонду і започатковується справа фонду.

У разі нефондової організації аудіовізуальні документи обліковуються в журналі обліку.

До книги обліку надходжень документів на постійне зберігання записуються послідовно усі первинні та повторні надходження документів кожного фонду. Підставою для внесення записів є акти приймання-передавання або акти про виявлення необлікованих документів, що укладаються окремо на документи кожного фонду. Реєстраційним номером акта приймання є порядковий номер запису у книзі обліку надходжень. У межах поточного року кожне надходження отримує один порядковий номер, незалежно від складу і виду документів.

У разі нефондової організації попередня реєстрація надходжень аудіовізуальних документів здійснюється спеціалістом І категорії, відповідальним за облік документів. Після прийняття ЕПК рішення щодо віднесення їх до НАФ і приймання на зберігання документи реєструються в книзі обліку надходжень, що ведуться окремо для кожного виду документів (кіно-, відео-, фото-, фоно). Замість назви фонду записується назва юридичної або найменування фізичної особи, документи якої надійшли на зберігання; замість номера фонду зазначаються облікові номери документів.

Попередній облік документів особового походження здійснюється в книзі реєстрації приймання документів особового походження, до якої відомості вносяться з розписки, що видається архівом власникові переданих документів. Після проведення експертизи цінності та первинної систематизації документів укладається акт приймання. Після розгляду цього акта і описів справ ЕПК та прийняття відповідного рішення документи знімаються з попереднього обліку і реєструються в книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання.

Щорічно на 1 січня у книзі обліку надходжень підбивається підсумок кількості документів, що надійшли протягом року, з розбивкою за видами облікових одиниць та видами документації.