Размещено на http://www.allbest.ru/

ВСТУП

Тема курсової роботи: «Удосконалення складу і форм розпорядчих документів на прикладі Жовтневого районного суду».

Актуальність роботи полягає в тому, що розпорядча документація допомагає здійснювати розпорядчу діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, фірмі, на підприємстві. У сучасних умовах для підвищення ефективності документування операцій необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на створенні службового документа. Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться розпорядча документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому.

Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу - юридична підстава їх створення. Зазвичай вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами.

Мета курсової роботи - дослідження методів удосконалення складу і форми розпорядчих документів.

Мета роботи передбачає виконання таких завдань:

· розглянути законодавчі аспекти створення розпорядчої документації;

· розглянути форми документів та їх особливості виготовлення;

· визначити вимоги до складання розпорядчих документів;

· ознайомитися з класифікацією та виготовленням розпорядчих документів;

· проаналізувати роботу з розпорядчими документами в установі.

Об'єкт дослідження - склад, форми розпорядчих документів.

Предмет дослідження - функціонування розпорядчих документів та удосконалення їх форм в управлінській діяльності Жовтневого районного суду.

У курсовій роботі були використані такі методи дослідження:

- порівняння;

- узагальнення;

- аналіз продуктів діяльності;

- аналітичний.

При написанні курсової роботи були опрацьовані законодавчі акти, нормативна база діловодства, підручники (Ю. І. Палеха «Загальне діловодство», О. Карпенко «Сучасне діловодство», Універсальний довідник з ділових паперів) та Інтернет-ресурси.

Структура курсової роботи: вступ, перший теоретичний та другий аналітичний розділ, висновки, список використаних джерел та додатки. Розділ I «Розпорядчі документи, їх видове розмаїття та форми» складається з трьох підпунктів та розділ II «Дослідження особливостей складу і форм розпорядчих документів»,-з трьох підпунктів відповідно.



РОЗДІЛ I. РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ, ЇХ ВИДОВЕ РОЗМАЇТТЯ ТА ФОРМИ

1.1 Форми документів та їх виготовлення

Документ є основним інструментом процесів управління на підприємстві, установі, організації.

Згідно з офіційним визначенням Національного стандарту документ -- це інформація зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати в часі і просторі [ 2; 2].

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони -- писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Для облегшення роботи в установі використовуються бланки розпорядчих документів.

Розпорядчі документи оформлюють на папері формату A4 (2І0 х297 мм) і А5 (210 х 148 мм) (згідно з ДСТУ 4163:2003). Можна використовувати і папір формату A3 (297 х 420 мм) та А6 (105 х 148 мм).

Документи повинні мати такі береги (в мм):

30 - лівий;

10 - правий;

20 - верхній та нижній.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, треба друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Всі вихідні службові документи оформляються на бланках, які виготовляються відповідно до вимог державних стандартів [ 1; 31] .

Бланки організації виготовляються трьох видів:

· бланк для листів;

· загальний бланк -- для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

· бланк конкретного виду документа (окрім листа).

Так, можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів:

· постанови та розпорядження;

· наказу та розпорядження керівника організації.

Виготовлення бланків конкретних видів документів здійснюється на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів.

Бланки виготовляються:

· українською мовою -- для використання в межах України;

· українською та іноземною мовами -- для використання за межами України.

Інші документи, в основному внутрішнього характеру (заяви працівників, службові, доповідні записки, довідки тощо), а також документи, що створюються від імені декількох організацій, оформляються на чистих аркушах.

Одна з ознак класифікації документа - це їх форма.

За формою документи поділяються на:

· стандартні (типові) - це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами;

· індивідуальні (нестандартні) - створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки;

· трафаретні - в яких відтворена механічним способом постійна інформація, що не змінюється в цілій групі однорідних документів, і залишено пропуски (вільні місця) для заповнення змінною інформацією від руки в кожному конкретному документі.



1.2 Класифікація розпорядчих документів

законодавчий розпорядчий документація форма

Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво певною установою, підприємством.

Розпорядчі документи містять рішення, що йдуть зверху вниз по системі управління: від керуючого органу до керованого, від керівника організації до структурних підрозділів і працівникам.

З допомогою розпорядчих документів вирішуються важливі питання управління. До них відносять накази, вказівки, рішення, постанови, розпорядження. Рішення, інструкції, постанови і накази видають завжди, коли необхідно ухвалити нормативний чи індивідуальний акт по з основних питань компетенції організації.

Основне призначення розпорядчих документів - регулювання й координація діяльності, що дозволяють органу керування забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від своєї діяльності. Від того, наскільки ефективно регулюється діяльність установи, залежать результати роботи організації.

В ході аналізу навчальної літератури нами було узагальнено матеріал з класифікації розпорядчих документів, що наведено на рис. 1.



Рис.1. Класифікація розпорядчих документів

Слід також зазначити, що залежно від процедури ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

- документи, що ухвалені колегіально (правлінням, комісією, радою тощо)

- документи, що їх видає керівник одноосібно ухваленим рішенням.

Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу - юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами. Жодний з розпорядних документів не може містити положень, що суперечать закону.

Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Органи управління всіх рівнів із найважливіших питань видають постанови, рішення, накази;а з менш важливих - розпорядження, вказівки.

Постанови - це адміністративні акти загального порядку, котрі не вичерпуються одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування. Ключове слово цього нормативно-правового акта - «ПОСТАНОВЛЯЄ».

Реквізити постанови:

1. герб України;

2. назва установи, що підготувала постанову;

3. назва виду документа;

4. дата;

5. місце видання;

6. заголовок до тексту;

7. текст;

8. підписи.

Розпорядження - це акт управління посадової особи, державного органу, організації, що виданий у межах їхньої компетенції.

Розпорядження оформлюють на спецiальному бланку. Якщо в органiзацiї не заведено бланк розпорядження, то воно може бути оформлено на загальному бланку органiзацiї або на чистому аркушi паперу формату А4.

Пiд час складення i оформлення розпорядження слiд мати на увазi, що:

- дату розпорядження проставляють пiд час його пiдписання. Дату дозволяється оформлювати як словесно-цифровим, так i цифровим способом;

- реєстрацiйним iндексом розпорядження є порядковий номер у межах року за журналом реєстрацiї розпоряджень;

- до тексту розпорядження обов'язково складають заголовок, який мiстить стислий виклад основного смислового аспекту змiсту документа. Якщо заголовок перевищує 150 знакiв (5 рядкiв), його дозволяється продовжувати до межi правого берега й розташовувати центровано над текстом;

- текст розпорядження складається з двох частин -- констатуючої i розпорядчої, кожна з яких має певнi особливостi оформлення. Констатуючу частину друкують з абзацу, в кiнцi речення крапку не ставлять. В цiй частинi зазначають пiдставу, обґрунтування або мету видання розпорядження.

Розпорядчу частину починають зi слова «ПРОПОНУЮ» або «ЗОБОВ'ЯЗУЮ», яке друкують великими лiтерами без абзацу i без лапок, пiсля нього ставлять двокрапку. Нижче з абзацу формулюють змiст дiй, що мають бути виконанi;

- якщо до розпорядження додаються таблицi, графiки, форми, схеми, iнструкцiї тощо, то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у вiдповiдних пунктах розпорядження роблять посилання на цi документи. При цьому реквiзит «Вiдмiтка про наявнiсть додаткiв» пiсля тексту розпорядження самостiйно не оформлюють;

- додатки до розпорядження мають бути пронумерованi. На кожному додатку у верхньому правому кутi першого аркуша роблять вiдповiдну вiдмiтку з посиланням на розпорядження, його дату i реєстрацiйний iндекс;

- вiзують розпорядження виконавець i зацiкавленi посадовi чи службовi особи (найчастiше заступник керiвника органiзацiї, керiвники юридичної, планово-економiчної, фiнансової служб). Вiзи проставляють лише на першому примiрнику розпорядження, який долучають до вiдповiдної справи. Цей реквiзит розмiщують нижче реквiзиту «Пiдпис» на лицьовому або на зворотному боцi останнього аркуша розпорядження;

- за потреби в оцiнцi доцiльностi видання розпорядження, встановленнi його вiдповiдностi законодавству здiйснюють зовнiшнє погодження з iншою(-ими) органiзацiєю(-ями). В такому разi у розпорядженнi обов'язково оформлюють гриф погодження або складають окремий аркуш погодження, який подають до розпорядження.

Склад реквізитів розпорядження:

1. державний герб України;

2. назва виду документа;

3. дата (проставляють дату підписання);

4. індекс;

5. місце складання чи видання;

6. заголовок до тексту;

7. текст;

8. підпис;

9. погодження (оформлюють у разі потреби);

10. відбиток печатки;

11. позначка про виконавця.

Рішення - це розпорядчий документ, що приймається місцевими радами або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв'язання найважливіших питань, що належать до їх компетенції.

Рішення містить наступні основні реквізити:

1. державний герб України;

2. назва установи;

3. назва виду документа;

4. дата, індекс, місце видання;

5. заголовок до тексту;

6. текст;

7. підписи голови і секретаря установи, органу;

8. відбитою печатки.

Вказівка - документ організаційно-методичного характеру, що видається органами державного управління, міністерствами, відомствами;організаціями з питань, пов'язаних із процесом виконання наказів, інструкцій і інших документів (при оформленні відряджень, накладенні стягнень та ін.).

Вказівка складається з таких реквізитів:

1. Назва міністерства, якому підпорядкована установа (державна);

2. Повна назва установи;

3. Назва документа;

4. Номер;

5. Дата видання;

6. Місце видання;

7. Текст (констатуюча й розпорядча частини);

8. Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка під писала вказівку.

Ухвала - правовий акт, який приймається місцевими радами народних депутатів, виконавчими комітетами, держадміністраціями колегіально для вирішення найважливіших питань, що входять до їхньої компетенції. Ухвалами також називають спільні акти, які видаються кількома неоднорідними органами (колегіальними і тими, що діють на основі принципу єдиноначальності, державними органами, громадськими організаціями тощо).

Реквізити ухвали:

1. герб України;

2. назва місцевої ради народних депутатів;

3. зазначення місця видання;

4. назва виду документа (УХВАЛА);

5. дата або дата й номер;

6. заголовок;

7. текст;

8. підписи голови та секретаря;

9. печатка.

Наказ - це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи (далі - підприємство), що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань.

Наказ з основної дiяльностi органiзацiї оформлюють на спецiальному бланку. Якщо в органiзацiї не заведено бланк наказу, то вiн може бути оформлений на загальному бланку органiзацiї або на чистому аркушi паперу формату А4.

Залежно від сфери функціонування розрізняють накази (розпорядження), що охоплюють нормативно-правові питання внутрішньої діяльності підприємства загалом, а також питання діяльності кожного працівника. Першу групу розпорядчих документів становлять накази з основної діяльності, другу - накази з особового складу.

Реквізити:

1. Повна назва установи, де видається наказ;

2. Назва документа;

3. Дата;

4. Номер;

5. Назва (заголовок) наказу (про що наказ);

6. Текст;

7. Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прізвище).

Витяг iз наказу -- це засвiдчена копiя частини тексту наказу.

Витяг iз наказу може бути оформлений на загальному чи спецiальному бланку або на чистому аркушi паперу формату А4 або А5 (залежно вiд обсягу тексту).

Пiд час оформлення витягу iз наказу з основної дiяльностi органiзацiї слiд мати на увазi, що:

- iз вiдповiдного наказу до витягу без будь-яких змiн, скорочень чи доповнень переносять такi реквiзити: «Назва органiзацiї», «Дата документа», «Реєстрацiйний iндекс документа», «Мiсце складення документа», «Заголовок до тексту документа»;

- особливiсть оформлення витягу полягає у вiдтвореннi тексту. Констатуючу частину тексту переносять до витягу повнiстю, а з розпорядчої беруть лише потрiбний пункт або кiлька пов'язаних мiж собою пунктiв i при цьому залишають порядковi номери цих пунктiв без змiн;

- реквiзит «Пiдпис» оформлюють особливим чином. З оригiналу наказу до витягу переносять назву посади керiвника, його iнiцiал(и) та прiзвище. Сам керiвник особисто пiдписувати витяг iз наказу не повинен;

- вiдмiтка про засвiдчення витягу iз наказу є обов'язковим реквiзитом цього документа;

- пiдпис особи, яка оформила вiдмiтку про засвiдчення витягу iз наказу, має бути засвiдчений вiдбитком простої круглої печатки органiзацiї (як правило, печатки служби дiловодства, служби кадрiв або iншого структурного пiдроздiлу, в якому працює вiдповiдна службова особа).

Припис - розпорядчий документ, що підтверджує певні повноваження (наприклад, на перевірку об'єкта дозвільної системи, або наряду, який охороняє спеціальний об'єкт тощо).

Припис містить такі реквізити:

1. назву органу, яким він виданий;

2. назву документа (ПРИПИС);

3. дату видання документа;

4. адресат;

5. текст із зазначенням обсягів повноважень та терміну дії припису;

6. підпис;

7. відбиток печатки.

Порядок створення, оформлення та застосування основних груп розпорядчих документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру, а саме:

1. законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування;

2. укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документацій забезпечення управління в Україні;

3. правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

4. правові акти нормативного та інструктивного характеру;

5. методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств;

6. державні стандарти на документацію;

7. уніфіковані системи документів;

8. класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

Основою для уніфікації управлінських документів, яка визначає загальні принципи, на яких в Україні створюються взаємопов'язані комплекси документів, уніфікованих форм і систем, є державний стандарт Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003.

1.3 Особливості складання розпорядчих документів

В ході написання курсової роботи ми виявили, що складання розпорядчих документів - досить складний процес, у якому можна виділити такі стадії: вивчення суті питання, збір та аналіз інформації з зазначеного питання, підготовка проекту документа, його, оформлення, погодження, засвідчення та доведення до виконавців.

Важливе значення має процедура складання та оформлення розпорядчих документів. Вона визначається інструкціями з діловодства конкретної установи, правилами про порядок оформлення і підготовки проекту наказу та іншими правовими актами.

В інструкції з діловодства, зазвичай, викладена послідовність робіт над проектом документа і вимоги, дотримання яких забезпечує його юридичну повноцінність.

Підготовку проекту розпорядчого документа може бути доручено одному або кільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. Для розробки проектів складних розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи, залучатися кваліфіковані фахівці, вчені.

Основна вимога до створення розпорядчих документів - достатня компетентність посадових осіб, які над ними працюють. Чим більш важливішим є документ, тим повинні бути вищі вимоги до культурного рівня (професіоналізм, глибоке знання питання, вміння викладати думки) осіб, які його складають.

Юридичною підставою створення розпорядчого документа може бути видання відповідного документа державними органами управління, конкретне доручення вищої установи, потреби виконавчої і розпорядчої діяльності для вирішення управлінських завдань. Установа або структурний підрозділ також може, в свою чергу, виступити ініціатором розробки будь-якого питання розпорядчого документа.

Для того, щоб висловлені у розпорядчому документі пункти були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству, забезпечувалися необхідними матеріально-технічними засобами та фінансуванням і виключали необхідність видання додаткових документів до нього, проект розпорядчого документа має складатися на підставі ретельного й всебічного вивчення відповідних питань.

Залежно від важливості управлінської дії, яку планується сформулювати у розпорядчому документі, передусім, слід ознайомитися з законодавчими та іншими нормативно-правовими актами з цього або ж з аналогічних питань. Вивчення законодавчих та урядових документів забезпечить не лише правову підставу документа, а й визначить його спрямованість. А перегляд раніше виданих розпорядчих документів з аналогічних питань дозволить, у разі необхідності, порушити питання про їх заміну або скасування їх окремих пунктів.

Лише зібравши й проаналізувавши всі необхідні документи та факти, отримавши повну ясність з предмета вивчення, чітко визначивши мету видання, можна приступати до складання проекту розпорядчого документу. При цьому основну увагу слід сконцентрувати на формулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку треба зробити це у чорновому варіанті, потім відредагувати й уточнити у порядку погодження й, нарешті, оформити належним чином.

Перша стадія розробки розпорядчого документа - визначення кола питань, які необхідно вирішити. Починати роботу слід з вивчення нормативно-правових, насамперед, законодавчих, урядових і попередніх розпорядчих документів з питання, яке розглядається. Це забезпечить правову основу створюваного документа, його направленість, дасть змогу запобігти дублюванню і протиставленню, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми.

Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає добору необхідної інформації, для чого використовують різні довідково-інформаційні документи: звіти, довідки, акти, службове листування тощо.

Зібравши й вивчивши необхідні матеріали, досягши повної ясності з суті питання, яке розглядається, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, розпочинають створення його проекту.

У нормативно-правових актах передбачається обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, які повинні забезпечувати юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильне і всебічне вирішення розглянутих питань.

Проект розпорядчого документа погоджують із заступником керівника установи - куратором питань, що порушені у документі, та з керівниками структурних підрозділів, яких стосується наказ.

Юридична служба (юрисконсульт) перевіряє відповідність проекту розпорядчого документа чинному законодавству та розпорядженням вищих організацій і візує його за наявності необхідних віз. У разі невідповідності проекту документа вимогам законодавства чи розпорядженням вищих органів юридична служба, не візуючи проект, дає письмовий висновок з пропозиціями щодо законності вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення керівником установи.

Видання розпорядчого документа без попереднього розгляду юридичною службою не допускається. Працівник юридичної служби, який не вжив необхідних заходів до усунення порушень законодавства, що призвели до негативних економічних наслідків, ураження прав і законних інтересів працівників, несе відповідальність у встановленому законодавством порядку [2; 5].

Перед підписанням у керівника проект розпорядчого документа додатково ретельно вивіряється. При цьому особлива увага звертається на перевірку чисел, прізвищ, найменувань.

Особливу увагу фахівці концентрують на формулюванні основних положень конкретного рішення.

Отже, основна вимога до створення розпорядчих документів - достатня компетентність посадових осіб, які над ними працюють. Чим важливішим є документ, тим повинні бути вимоги вищими до культурного рівня (професіоналізм, глибоке знання питання, вміння викладати думки) осіб, які його складають.



РОЗДІЛ II. ДОСЛІДЖЕННЯ ОСОБЛИВОСТЕЙ СКЛАДУ І ФОРМ РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ В «ЖОВТНЕВОМУ РАЙОННОМУ СУДІ»

2.1. Склад та специфіка розпорядчих документів в установі

У ході дослідження розпорядчих документів у Жовтневому районному суді нами було визначено такий склад специфічних розпорядчих документів, які притаманні даній установі:

- Ухвала

- Судове рішення

- Постанова

- Наказ

- Витяг з наказу

- Розпорядження

- Судовий наказ

Ухвала суду першої інстанції - це постанова суду першої інстанції або судді, яким справа не вирішується по суті. Ухвалою вирішуються процесуальні питання, які виникають на різних стадіях судочинства: визначення про підготовку справи, визначення про судове доручення, визначення щодо припинення провадження по даному питанню, про відкладення розгляду у справі та ін.

Визначення суду складається з 4 частин. Зміст ухвали повинно включати:

- дату і місце винесення ухвали;

- найменування суду, який виніс визначення і секретаря судового засідання;

- осіб беруть участь у справі, і предмет суперечки або заявлене вимога;

- питання з якого виноситься ухвала;

- мотиви, з яких суд прийшов до своїх висновків, і посилання на закони, якими суд керувався;

- судову ухвалу;

- порядок і строк оскарження ухвали, якщо воно підлягає оскарженню.

Судове рішення -- це висновок суду, як акт судового права, в якому застосовуються норми матеріального та процесуального права при вирішенні судом цивільних справ.

Судове рішення складається з вступної, описової, вмотивованою та результативної частин.

У вступній частині рішення суду вказується: дата, місце ухвалення рішення суду, найменування суду, який прийняв рішення, склад суду, секретар судового засідання, сторони, інші особи беруть участь у справі, їх представники предмет спору або заявлене вимога.

В описовій частині рішення суду відображено: зміст позовних вимог, заперечення відповідача і пояснення інших осіб, які беруть участь у справі.

У мотивованої частині рішення суду зазначено:

- обставини справи, встановлені судом;

- докази, на яких ґрунтуються висновки суду про ці обставини;

- доводи, за якими суд відкидає ті чи інші докази;

- закони, яким керувався суд.

У результативній частині рішення міститися такі відомості:

- про задоволення позову (або про відмову в задоволенні позову) повністю або в частині;

- вказівку на розподіл судових витрат;

- термін і оскарження рішення суду.

Результативна частина містить вичерпні висновки, що випливають з мотивованою частини. Рішення суду приймається негайно після розгляду справи. Результативна частина рішення підписується суддею, оголошується в судовому засіданні.

Наказ - це розпорядчий документ, що видається керівництвом установи.

Накази з основної діяльності - це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності установи або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли вищестоящих органів. При чому це робиться для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика довила, що у багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установлення дійового контролю за реалізацією керівників та інших організаційних дій.

Накази з основної діяльності регулюють порядок фінансування діяльності суду, його матеріально - технічне забезпечення, інформаційне та документаційне забезпечення діяльності, соціальні питання.

Витяг із наказу - це копія одного або декількох пунктів розпорядчої частини документа.

Розпорядження - розпорядчий документ посадової особи (правовий акт), що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань, котрий виданий у межах їхньої компетенції й має обов'язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження є підзаконним актом , воно має два варіанти:

Розпорядження загального характеру - тривалої дії;

Розпорядження окремого характеру - стосується конкретного вузького питання.

Розпорядження видаються головою Жовтневого районного суду.

Реквізити розпоряджень в основному повторюють реквізити рішень. На розпорядженні може бути поставлений герб країни.

Розпорядження видаються від імені Жовтневого суду і підписується тільки головою, а не його заступником чи секретарем. Отже закон дає право керівникові одноосібно вирішувати деякі питання і відповідно видавати деякі правові акти.

Судовий наказ -- особлива форма судового рішення, запроваджена Цивільним процесуальним кодексом України (2004), про стягнення з боржника грошової суми або витребування майна за заявою особи, якій належить право такої вимоги.

Судовий наказ є судовим рішенням (у вигляді постанови), яке видається суддею одноособово.

Судовий наказ має відповідати вимогам законності та обґрунтованості. При цьому обґрунтованість повинна бути відображеною та висувається як вимога за аналогією з прийняттям рішень, які складаються з вступної та резолютивної частин.

Закон (ст. 103 ЦПК) чітко визначає форму і зміст судового наказу. Незалежно від характеру заявленої вимоги, у ньому зазначаються:

- дата видачі наказу;

- найменування суду, прізвище та ініціали судді, який видав судовий наказ;

- ім'я (найменування) стягувача і боржника, їх місце проживання або місцезнаходження;

- посилання на закон, на підставі якого підлягають задоволенню заявлені вимоги;

- сума грошових коштів, які підлягають стягненню, а також розрахунковий рахунок боржника (юридичної особи) в установі банку, з якого повинні бути стягнуті грошові кошти, якщо такий повідомлений заявником;

- сума судових витрат, що сплачена заявником і підлягає стягненню на його користь з боржника;

- відомості про порядок та строки подання заяви про скасування судового наказу.

Таким чином, зміст судового наказу помітно відрізняється від змісту судового рішення. У ньому тільки три частини - вступна, описова і резолютивна. Аналіз поданих документів, встановлення на їхніх основі всіх обставин справи в судовому наказі не передбачено, а значить мотивувальна частина в судовому наказі відсутня.

Отже, з цього дослідження ми можемо зробити висновок, що різноманітність розпорядчих документів в установі велика, та має свій специфічний склад.

2.2 Аналіз оформлення розпорядчих документів відповідно до норм ДСТУ 4163-2003

Всі розпорядчі документи Жовтневого районного суду повинні оформлюватися відповідно до ДСТУ 4163-2003.

У ході дослідження нами було встановлено вимоги до оформлення документів, які використовуються в установі.

Спостереження та аналіз документів показав, що норми стандарту ДСТУ 4163-2003 порушені у всіх документа. До не відповідання вимог ми можемо віднести такі помилки:

- не дотриманні відступи реквізитів від полів;

- реквізит 1 Державний герб не відповідає параметрам, які встановленні в стандарті, а саме розмір: висота 17 мм, ширина - 12 мм, діагональ - 19 мм в установі герб України має на всіх документам різні параметри, ні на одному не знайдено правильного реквізиту 1;

- позначка «Згідно з оригіналом» проставлена не у відповідному місці;

- розпорядження взагалі оформлене не за стандартом.

Повний аналіз документів установи дає змогу нам зробити висновок, що в Жовтневому районному суді, при створенні та оформленні документів, повністю нехтують Національним Стандартом України ДСТУ 4163-2003.



2.3 Застосування інформаційних технологій при створенні форм документів

Інформаційні технології - цілеспрямовано організована сукупність інформаційних процесів, що забезпечують високу швидкість обробки даних, швидкісний пошук інформації, розосередження даних, оперативний доступ до першоджерел незалежно від місця їх розташування.

ІТ застосовується в установі для створення форм розпорядчих документів, що значно полегшує



ВИСНОВКИ

В даній роботі була розкрита тема та розглянуто основні поняття документаційного забезпечення державної установи; вивченні форми та виготовлення документів; надана характеристика розпорядчим документам; розглянуто поняття основних розпорядчих документів установи, та наведена його класифікація; досліджено процес складання та оформлення; розглянуті моменти організування тексту розпорядчих документів; особливості щодо складання розпорядчих документів; проаналізовано на скільки в установі дотримуються правил оформлення.

У ході написання ми повністю виконали поставленні завдання:

· розглянули законодавчі аспекти створення розпорядчої документації;

· розглянули форми документів та їх особливості виготовлення;

· визначили вимоги до складання розпорядчих документів;

· ознайомилися з класифікацією та виготовленням розпорядчих документів;

· проаналізувати роботу з розпорядчими документами в установі.

Ми прийшли до висновку, що основна функція розпорядчих документів - регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом.

Ми розглянули групу розпорядчих документів - постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Також можемо додати про складання розпорядчих документів, що це досить складний процес, у якому можна виділити такі стадії:

- вивчення суті питання;

- збирання та аналіз інформації із зазначеного питання;

- підготовка проекту документа, його оформлення, погодження, засвідчення;

- доведення до виконавців.

Основна вимога до створення розпорядчих документів - достатня компетентність посадових осіб, які над ними працюють. Чим важливішим є документ, тим повинні бути вимоги вищими до культурного рівня (професіоналізм, глибоке знання питання, вміння викладати думки) осіб, які його складають.

Застосування стандартів на практиці сприяє поліпшенню якості документів, і як наслідок більш ефективної діяльності організації.

Основою для уніфікації управлінських документів, яка визначає загальні принципи на яких в Україні створюються взаємопов'язані комплекси документів, уніфікованих форм і систем, є державний стандарт Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003. Цими стандартом встановлено, що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм.

На жаль, в установі не дотримуються правил Уніфікованого стандарту , але ми сподіваємося що з розвитком діловодства та прийняттям необхідних законодавчих актів, уніфікація з часом дійде і до Жовтневого районного суду.



СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів

2. ДСТУ 2732-2004 Терміни і визначення понять

3. Постанова Кабінету Міністрів України від 27 серпня 1995р. №690

4. Регламент Жовтневого районного суду.

5. Кулешов С.Г. Про хід перегляду державного класифікатора управлінської документації / С.Г. Кулешов // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: зб. матеріалів VІІІ Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 17-19 травня 2011 р. / наук. ред. М.С. Слободяник. - К.: НАКККіМ, 2011. - С. 10-19.

6. Спеціальне документознавство. Модульний курс, К. В. Кислюк, 2011



ДОДАТКИ

Додаток 1



Додаток 2



Додаток 3



Додаток 4

ЖОВТНЕВИЙ РАЙОННИЙ СУД

МІСТА КРИВОГО РОГУ

ДНІПРОПЕТРОВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

53000, м. Кривий Ріг, вул. Невська, 3 тел. (0564) 36-15-98

НАКАЗ

1 грудня 2014 року № 15-ОД

Про організацію проведення перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади» стосовно суддів Жовтневого районного суду міста Кривого Рогу.

На виконання вимог Закону України «Про очищення влади», відповідно до статті 24 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», згідно з Порядком проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади», затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 жовтня 2014 року № 563, та Плану проведення перевірок відповідно до Закону України «Про очищення влади», затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 16 жовтня 2014 року № 1025-р.

НАКАЗУЮ:

1. Установити дату початку проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою або четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади», стосовно суддів Жовтневого районного суду - 1 грудня 2014 року.

2. Визначити відповідальним за проведення перевірки заступника керівника апарату суду Рощина В. В.

3. Заступнику керівника апарату суду:

1) у день видання цього наказу довести його до відома суддів Жовтневого суду міста Кривого Рогу;

2) організувати, в десятиденний строк з дня початку проведення перевірки, прийняття від суддів Жовтневого районного суду власноручно написаних заяв про застосування чи незастосування до них заборон, визначених частиною третьою або четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади», згоду на проходження перевірки та оприлюднення відомостей щодо них (додатки 1 і 2 цього наказу);

3) 11 грудня 2014 року подати голові Жовтневого районного суду міста Кривого Рогу інформацію щодо подання відповідних заяв суддями Жовтневого районного суду.

4) розмістити цей наказ на офіційному веб - сайті Жовтневого районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Голова суду Л. І. Шум



Додаток 5

ЖОВТНЕВИЙ РАЙОННИЙ СУД

МІСТА КРИВОГО РОГУ

ДНІПРОПЕТРОВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

53000, м. Кривий Ріг, вул. Невська, 3 тел. (0564) 36-15-98

ВИТЯГ ІЗ НАКАЗУ

10 січня 2006 року № 17

Про реєстрацію печаток і штампів

З метою обліку печаток і штампів, що застосовуються на заводі, забезпечення їх збереження і здійснення контролю за дотриманням порядку користування ними.

НАКАЗУЮ:

3 Керівникам структурних підрозділів, де використовуються печатки встановленого зразка для забезпечення виробничо-господарської діяльності:

3.1 Зареєструвати печатки і штампи і управлінні справами в строк до 20 січня 2006 року.

3.2 Подати в управління справами копії наказів про призначення осіб, відповідальних за користування і зберігання печаток і штампів. Строк - до 20 січня 2006 року.

3.3 Надалі всі операції щодо заміни, виготовлення нових або здавання на знищення печаток і штампів реєструвати в управлінні справами.

Голова суду Л. І. Шум

Згідно з оригіналом

Секретар Ю. М. Салтикова

24.02.2006

Размещено на Allbest.ur