Легалізація документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

1. Аналіз міжнародної та національної нормативно-правової бази стосовно легалізації документів

1.1 Дослідження міжнародних та національно-правових норм як джерел правової регламентації легалізації документів для дії за кордоном

1.2 Роль двосторонніх договорів про правову допомогу у правозастосовчому аспекті щодо скасування вимоги легалізації документів для дії за кордоном

2. Організаційні структури щодо легалізації документів

2.1 Порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном

2.2 Апостиляція

2.3 Нострифікація

3. Основні напрямки вдосконалення процедури взаємної легалізації документів

3.1 Електронний апостиль - альтернативний спосіб легалізації документів для дії за кордоном

3.2 Напрямки вдосконалення національних нормативних актів щодо процедур та критеріїв оцінки і визнання кваліфікацій

Висновок

Список використаних джерел

Вступ

Однією з умов побудови в Україні правової, соціально орієнтованої держави є її відкритість для світового співтовариства, що визначає важливість процесів практичного функціонування правових інститутів та європейських стандартів в різних сферах правового регулювання. Із збільшенням обсягу міжнародних еміграційних, трудових, навчальних процесів все більшого значення набувають проблеми наближеного до європейських стандартів врегулювання цивільно-правових та сімейно-правових взаємовідносин. Фахівці наголошують, що із розвитком міжнародних відносин України виникає дедалі більша потреба в оформленні документів, які повинні діяти за кордоном. У зв'язку з цим особливої актуальності набуває проблема законодавчого врегулювання, вироблення та удосконалення відповідних правозастосовчих механізмів легалізації документів для їх використання за кордоном та визнання документів іноземних держав на території України.

Останнім часом у правовій науці та практиці склалися сприятливі умови для вивчення проблеми легалізації документів для дії за кордоном. Практична актуальність цієї теми пов'язана із здійсненням адміністративної реформи в Україні, що орієнтована на захист інтересів особистості, зниження бюрократизації та підвищення прозорості реалізації правових процедур.

Розвиток міжнародного співробітництва держав та його зміцнення у сучасному світі, утворення різного роду державних союзів та тенденція до їх відкритості стимулюють необхідність створення єдиного документообігу, визнання юридично значущого документа, виданого на території однієї держави діючого в повному обсязі на території іншої держави. Однак особливості документообігу різних країн ускладнюють досягнення цієї мети.

У зв'язку з цим особливої актуальності набуває проблема легалізації документів, яку необхідно розглядати в загальнотеоретичному аспекті. Уніфікація на міжнародному рівні документообігу буде сприяти становленню міжнародного правопорядку і розповсюдженню міжнародних цінностей. Невипадково ст. 9 Конституції України закріплює, що загальноприйняті норми і принципи міжнародного права і міжнародні договори України є складовою частиною її правової системи і якщо міжнародним договором України встановлені інші правила, ніж передбачені законом, то застосовуються правила міжнародного договору. Тому важливим моментом при оцінці сучасного українського законодавства виступає його відповідність світовим стандартам.

Проблема легалізації документів розглядалась з позицій як міжнародного так і адміністративного права. Тема легалізації документів для дії за кордоном не є новою для сучасної правової теорії та практики, оскільки окремі її аспекти отримали фрагментарне висвітлення у наукових працях Г.В. Галущенка, Д. Терлецького, І.І., Дахно, В.К. Радзієвського, В.В. Попкова, О.М. Криштопи, Д.М. Курдельчука, Г.А. Цірат, Цьому питанню присвячено також декілька ґрунтовних праць російських правознавців, наприклад П.А. Кінсовського та А.М. Єльцова. Проте майже відсутні наукові роботи, в яких вивчалися б особливості та проблемні моменти консульської легалізації документів для дії за кордоном. Зважаючи на те, що всі згадані науковці наголошують на існуванні суттєвої необхідності вдосконалення застарілої правової бази у сфері легалізації документів, зокрема, необхідності чіткого детального поетапного регламентування процедури консульської легалізації, порядку отримання консультацій, причин відмови, порядку оскарження, це питання потребує поглибленого цілісного вивчення у рамках одного дослідження. Адже стаття 25 Конституції України гарантує піклування та захист своїм громадянам, які перебувають за її межами.

Теоретико-нормативну основу роботи склали монографії, публікації в наукових журналах, а також дисертаційні дослідження вітчизняних та зарубіжних вчених, присвячені різним галузевим аспектам досліджуваної проблеми. Велику користь для даної роботи надали роботи Л.С. Фединяк, В.А. Бігун, Ю.В. Черняк, І.І. Лукашук та інших науковців.

У ході роботи проаналізовано велику кількість міжнародних конвенцій, нормативно-правових актів України, правозастосовчих актів.

Об'єктом дослідження є суспільні відносини, що виникають у зв'язку з уніфікацією світового документообігу.

В якості предмета дослідження розглянуто суспільні відносини, що стосуються процедури надання юридичної сили документам, призначених для дії за кордоном.

Метою даної дипломної роботи є узагальнення теоретичних та практичних питань легалізації документів.

Для досягнення поставленої мети передбачено вирішення наступних завдань: визначити поняття та сутність легалізації документів; проаналізувати існуючі класифікації легалізації; дослідити різні способи легалізації документів; розглянути сутність, концептуальні основи та особливості консульської легалізації; охарактеризувати проставлення апостиля як спрощену процедуру легалізації документів; проаналізувати комплекс національно-правових та міжнародно-правових документів, що складають нормативний базис діяльності уповноважених органів в цій сфері; виявити специфічні особливості нострифікації наукових ступенів та процедури підтвердження квалвфікації; визначити роль договорів про правову допомогу у правозастосовчому аспекті щодо скасування вимоги легалізації документів для дії за кордоном.

Методологічну основу дипломної роботи склали філософські, загальнонаукові, приватнонаукові методи (діалектика, методи порівняння, аналізу та синтезу, аксіоматичний та емпіричний методи, метафізика).

Розкриття предмету дослідження, досягнення мети, за допомогою поставлених задач, зумовило використання широкого спектру методів загальнонаукового та приватнонаукового характеру.

Аксіоматичний методу дало можливість прийняття деяких стверджень без доведень, тобто як аксіому раніше визнану.

Використання метафізики, в якості одного із методів пізнання, дозволило зафіксувати стан наукової думки на різних розглянутих етапах.

Діалектичний метод сприяв виявленню специфічних особливостей різних видів і способів легалізації, послідовність у підходах к вивченню її поняття, а також до визначення перспектив її подальшого розвитку.

Загальнонаукові методи пізнання сприяли створенню уявлення про досліджуване явище. Так, зокрема, були використані: метод порівняння (при зіставленні різних способів легалізації документів у різних країнах, поняття легалізації з іншими поняттями, видів легалізації), методи аналізу та синтезу (дозволили зіставити різні визначення "документ", "легалізація", визначити сферу їх застосування тощо); системний метод (сприяв з'ясуванню ознак легалізації) тощо.

1. Аналіз міжнародної та національної нормативно-правової бази стосовно легалізації документів

1.1 Дослідження міжнародних та національно-правових норм як джерел правової регламентації легалізації документів для дії за кордоном

Своє правове виявлення легалізація документів для дії за кордоном знаходить у конкретній нормативно-визначеній процедурі, що складається із взаємопогоджених упорядкованих стадій, оскільки цей процес є формою правозастосування. Правовий механізм нормативної регламентації процедури легалізації документів в Україні для використання на території іноземних держав становлять національні норми, що містяться у кодифікованих актах, законах і відомчих посадових інструкціях, та міжнародні договори щодо дійсності конкретних видів офіційних документів на території країн учасниць договору.

Відповідно до міжнародних норм та чинного законодавства України, підтвердження чинності документів та підписів, печаток, що їх скріплюють відбувається за таких умов: консульська легалізація, апостиляція, укладання міжнародних угод щодо скасування умов легалізації офіційних документів. Загальні засади необхідності підтвердження дійсності та юридичної сили документа, виданого в іноземній державі, визначено у статті 13 Закону України "Про міжнародне приватне право" від 23 червня 2005 р., де зазначається, що документи, видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором. Таке ж ставлення в зарубіжних державах до українських документів. Отже, вибір правової процедури легалізації конкретного документа перебуває у прямій залежності від наявності міжнародного договору, норми якого регулюють певну сферу документообігу між конкретними країнами. За загальними правилами, у випадку відсутності міжнародного договору документи, що складені на території однієї країни, можуть бути визнані на території іншої країни за умови їх консульської легалізації. Другий закріплений нормативно-правовими актами спосіб легалізації документів для дії за кордоном - проставлення штампа "Apostille" на підставі норм Гаазької Конвенції, що скасовує вимогу легалізації офіційних документів, 1961 року (далі - Конвенція про апостиль) .

Відповідно до Юридичної енциклопедії, консульська легалізація - це встановлення і засвідчення дійсності підпису на документах, відповідності їх законам держави перебування консула. Консул легалізує документи, складені за участю владних органів консульського округу або такі, що виходять від цих органів. Існує також практика консульської легалізації документів, складених у державі, яку представляє консул, і призначених для пред'явлення у державі перебування .

Основним нормативно-правовим актом, що регулює порядок консульської легалізації документів в Україні, є затверджена наказом МЗС України від 4 червня 2002 року № 113 "Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном" (далі - Інструкція) . Цей нормативно-правовий акт поділяється на 7 розділів, у яких зазначено перелік підстав і документів, які не підлягають легалізації та які не можуть бути легалізовані; визначено межі компетенції органів дипломатичної служби України з питань консульської легалізації; встановлено вимоги до офіційних документів, які приймаються на легалізацію; визначено порядок легалізації офіційних документів в Україні; визначено порядок легалізації офіційних документів за кордоном, а також порядок реєстрації легалізованих офіційних документів. У додатках до Інструкції міститься зразок легалізаційних штампів та написів, але у самому тексті документа чітких вимог до розміру та форми напису не встановлено.

Вивчаючи цей документ, можна помітити, наприклад, що положення про необхідність наявності зразків печаток і підписів посадових осіб, уповноважених здійснювати дії із консульської легалізації документів, у Департаменті консульської служби МЗС України, закордонних дипломатичних установах України повторюється чотири рази - у п. 1.9., 4.4., 5.3. та 6.2. Це свідчить про те, що виклад норм у розділах Інструкції не має чіткого систематизованого характеру.

Наявність неточностей і прогалин у регулюванні консульської легалізації документів для дії за кордоном зумовили необхідність надання додаткових роз'яснень офіційними компетентними органами, наприклад, роз'яснення міністерства юстиції України від 12.01.2011 "Консульська легалізація офіційних документів" містить часткову інформацію щодо проведення процедури консульської легалізації документів, виданих на території України, та окреслює низку додаткових вимог до документів, що подаються на консульську легалізацію.

У Консульському статуті України, затвердженому Указом Президента України від 2 квітня 1994 р. теж містяться деякі норми щодо консульської легалізації документів для дії за кордоном. Консульській легалізації присвячена глава ХІІ Консульського статуту України (далі - КС), яка складається з двох статей. Відповідно до ст. 54 КС , консул легалізує документи і акти, складені за участю властей консульського округу, або такі, що виходять від цих властей. І лише при наявності консульської легалізації, якщо інше не передбачено законодавством України або міжнародним договором, учасником якого є Україна і держава перебування, органи України приймають такі документи і акти на розгляд.

У ст. 55 КС встановлено категорії документів і актів, що не підлягають легалізації: документи і акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян. Але при цьому, у КС не зазначено жодних характеристик, вимог і категорій офіційних документів, які можуть бути легалізовані.

Статтею 54 КС дано визначення консульської легалізації документів, яка, згідно зі статутом, полягає в установленні та засвідченні справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ чи акт або засвідчила попередній підпис на них, справжності відбитка печатки, штампа, зразки яких отримано консулом офіційним шляхом від компетентних органів держави перебування. Також у КС встановлено, що порядок консульської легалізації має бути встановлений Міністерством закордонних справ України.

Але існують випадки, коли консульська легалізація полягає в засвідченні дійсності документа, а не у засвідченні підпису, повноважень посадової особи або відбитка штампа. Так, у п. 4.6. Інструкції врегульовано легалізаційні правовідносини, що виникають при легалізації деяких категорій документів про освіту. Наприклад, при поданні представником навчального закладу, який видав документ, та за наявності листа-звернення навчального закладу, засвідченого в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, до сфери управління якого належить навчальний заклад, дипломи про вищу та середню спеціальну освіту міжнародного зразка, виписки із залікових відомостей, дипломи Вищої атестаційної комісії України легалізуються безпосередньо Департаментом консульської служби МЗС України. Тобто засвідчується дійсність самого документа і на ньому робиться напис "Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України".

Отже, визначення консульської легалізації у КС не є вичерпним і воно не узгоджується з пунктом 1.2 Інструкції, у якому зазначено, що консульська легалізація офіційних документів - це також процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів. Таким чином, порівняно з визначенням, закріпленим положеннями Інструкції, визначення "консульська легалізація" у КС значно вужче.

Одним із кроків на шляху поглиблення міжнародної співпраці України у сфері легалізації документів для дії за кордоном стало приєднання України до Гаазької Конвенції 1961 року (далі - Конвенція про апостиль), згоду на обов'язковість якої надав Закон України "Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" від 10.01.2002 р. . Конвенція набула чинності між Україною та іншими державами-учасницями Конвенції, що не висловили заперечень проти її приєднання, з 22.12.2003 року. На теперішній час понад 100 країн світу є учасниками цієї Конвенції про апостиль. Спочатку Бельгія та Німеччина висловили застереження щодо приєднання України до Гаазької конвенції, проте на сьогодні обидві країни заперечення зняли.

Статті 4 і 5 Конвенції містять вимоги до апостилю. Апостиль - це спеціальний штамп (має форму квадрата зі стороною не менше 9 см), який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав-учасниць Конвенції та засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплено відповідний документ. При цьому дійсність апостилю не поширюється на зміст офіційного документа, до якого він прикріплений.

Апостиль, який був проставлений відповідно до вимог Конвенції у країні походження документа, повинен бути прийнятий і діяти в будь-якій країні. Держава, куди подається документ, не можу відмовити у прийнятті апостилю на підставі того, що вони не відповідають внутрішнім вимогам цієї держави та способам проставлення. Розбіжності у формі апостилю серед органів, що його проставляють, не можуть бути причиною для відхилення такого апостилю, якщо можна чітко визначити його як такий, що виданий на основі Конвенції.

Постановою Кабінету Міністрів України "Про надання повноважень на проставлення апостилю, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" № 61 від 18 січня 2003 р. (далі - Постанова КМУ № 61) , визначено органи, які відповідно до їх компетенції уповноважені проставляти апостиль на документах, виданих на території України: Міністерство освіти і науки України - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки; Міністерство юстиції України - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України; Міністерство закордонних справ України - на всіх інших видах документів.

Постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 2011 року № 1109 внесено зміни до Постанови КМУ № 61 і повноваження на проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану були передані Міністерством юстиції до Державної реєстраційної служби України із внесенням відповідних змін до Положення про Державну реєстраційну службу України, затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 401 .

На виконання Постанови КМУ № 61 спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства юстиції України і Міністерства освіти і науки України від 5 грудня 2003 року № 237/803/151/5 затверджено Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав (далі - Правила), які регламентують порядок проставлення апостилю на офіційних документах, що виходять з України.

Правила складаються з 22 пунктів, у яких визначено на яких документах проставляється апостиль, установлено причини відмови у проставленні апостилю, регламентовано процедуру проставлення апостилю, зазначено порядок подання документів для проставлення штампа "апостиль", а також термін розгляду документів, поданих на проставлення апостилю, встановлено вимогу щодо ведення журналу реєстрації проставлення апостилів і наведено зразок сертифіката апостилю.

Аналізуючи цей нормативно-правовий акт, вбачається, що не всі етапи процедури апостилювання іноземних офіційних документів в Україні регламентовано достатньо чітко. Так, у п. 8 Правил зазначено, що посадові особи компетентних органів повинні мати зразки підписів посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, тоді як коло таких осіб досі залишається невизначеним, як і сама процедура витребування та каталогізації зразків підписів і печаток у відповідних органах.

Правилами не визначено вичерпного переліку вимог до оформлення різних категорій документів, які подаються для проставлення апостилю (рішення суддів, довідки про реєстрацію місця проживання (перебування) на території України тощо). Це пов'язано із багатьма проблемами правозастосовної практики.

Основною проблемою, пов'язаною із Правилами проставлення апостилю в Україні, є концептуальна невідповідність механізму імплементації міжнародних норм у національне законодавство. При створенні Правил деякі міжнародно-правові норми були механічно перенесені із Конвенції у законодавство України без урахування особливостей правової системи нашої держави.

У Правилах не закріплений деталізований механізм засвідчення окремих категорій документів, які проходять його у кілька етапів (медичні довідки, довідки, видані підприємствами, установами й організаціями, що стосуються сфери освіти, довідки про реєстрацію місця проживання (перебування) на території України тощо). Це питання вже було частково вирішено Міністерством освіти і науки України щодо порядку оформлення документів, які видаються підприємствами, установами й організаціями, що стосуються сфери освіти і науки. Так, наказом Міністерства освіти і науки України від 10 березня 2009 року № 220 затверджено Порядок проставлення в Міністерстві освіти і науки України апостилю на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки. У цьому Порядку врегульовані питання проставлення спеціального штампа апостиль на офіційних документах про освіту та вчені звання, які були складені на території України та зазначено перелік нормативних актів, у яких визначені документи, що стосуються сфери освіти і науки, і на яких може бути проставлено апостиль. Виділено деякі види адміністративних документів: архівні довідки, навчальні плани, довідки, що видаються навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки. Вказаним Порядком введено автоматизовану базу даних документів, які подаються для проставлення апостилю та формування архіву таких документів в електронному вигляді.

Велике практичне значення має встановлення вимоги письмової форми для заяви на проставлення штампу апостиль. У Конвенції про апостиль та у пункті 19 Правил передбачено лише вимогу щодо зазначення порядкового номера, який відповідає пункту 8 штампа апостиля, дати і ким проставлений апостиль (пункт 6 і 7 штампа апостиля), прізвища особи, яка підписала поданий документ, та якість, в якій вона виступала, а стосовно документів, які не підписані - назву органу, що проставив печатку або штамп (пункт 2 і 3 штампа апостилю). У заявах же зазначається прізвище, ім'я та по батькові особи, яка подає документи для проставлення апостилю, назва документа, що посвідчує особу, місце її проживання, назва країни де буде використовуватись документ, а також назва і реквізити самого документа. Крім того, при поданні документа на апостилювання заявнику видається корінець цієї заяви, який він подає для отримання вже оформленого документа.

Ці заходи спрямовані на запобігання корупційним ризикам і зловживання з боку осіб, уповноважених на проставлення апостилю, а також можливим шахрайським діям заявників і вжиттю своєчасних заходів реагування та повідомлення відповідних правоохоронних органів у випадку подання підробних документів. Крім того, вони передбачають можливість надання консультацій правового характеру з питань специфіки оформлення окремих категорій документів відповідно до вимог іноземних країн. Статистичний аналіз заяв може бути використаний для здійснення моніторингу щодо кількісних і видових характеристик документів, поданих для проставлення апостилю.

Наказом Міністерства юстиції України від 19 січня 2012 року № 94/5 "Про встановлення порядку роботи по проставленню апостилю на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану" затверджені терміни розгляду заяв для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану та затверджено аналогічні зазначеним вище, форми заяв, що подаються до Державної реєстраційної служби України для проставлення апостилю на таких документах.

1.2 Роль двосторонніх договорів про правову допомогу у правозастосовчому аспекті щодо скасування вимоги легалізації документів для дії за кордоном

Питання, що стосуються скасування легалізації документів для дії за кордоном, регулюються як багатосторонніми конвенціями універсального та регіонального характеру, так і положеннями багатосторонніх та двосторонніх договорів про правову допомогу, які є своєрідним міжнародним інструментом, що встановлює принципи та механізми співпраці між сторонами у різноманітних сферах. Фурса С.Я. зазначає, що правова допомога - це також допомога однієї країни іншій на підставі конвенцій, підписаних і ратифікованих державами у цивільних, сімейних та кримінальних справах .

Так, Україна уклала значну кількість двосторонніх договорів, а також ратифікувала конвенції про правову допомогу в цивільних, сімейних, господарських і кримінальних справах, що мають норми, якими передбачено спрощення чи взагалі скасування процедури легалізації документів для їх дії на території договірних сторін держав-учасниць .

У вітчизняній науці питанням міжнародних двосторонніх договорів України про правову допомогу приділено достатньо уваги. Так, варто відзначити працю Галущенка Г.В., який вивчав проблеми назви та структури таких договорів, порядок надання правової допомоги, співвідношення норм договорів з положеннями внутрішнього законодавства, а також проблему імплементації колізійних норм таких договорів у внутрішнє законодавство України [+, с. 177]. Загальний огляд таких договорів і питань, що ними регулюються, здійснив колектив авторів навчального посібника "Міжнародний цивільний процес України" ; розглядав практичні питання дії міжнародних договорів як складової національного законодавства України також Терлецький Д. ; як приклад уніфікації норм міжнародного цивільного процесу договори про правову допомогу розглянув Цірат Г.А. . Фединяк Л.С. у порівняльному аспекті розглянула проблему lis alibi pendens та її регулювання міжнародними договорами й національним законодавством , Бігун В.А. вивчав складові договорів у контексті розгляду питань міжнародного цивільного процесу , а Черняк Ю.В. досліджувала складові договорів, пов'язаних із регулюванням питань підсудності спорів з іноземним елементом .

Зазначені наукові дослідження стосуються загалом міжнародних договорів як одного з джерел міжнародного цивільного процесу, здійснювалось порівняння норм цих договорів з нормами національного законодавства.

Як зазначає Лукашук І.І., двосторонні міждержавні договори найчастіше містять як нормативні приписи, так і правозастосовчі, що спрощує процес міжнародно-правового регулювання двосторонніх міждержавних відносин та робить його ефективнішим від самого початку дії того чи іншого двостороннього міждержавного договору .

Результатом приєднання України до Конвенції про апостиль стало спрощення процедури легалізації документів для дії за кордоном. Єдиною формальною вимогою, яка має місце при застосуванні норм Конвенції, є проставлення штампу "Апостиль" компетентним органом України для представлення на території держав-учасниць Конвенції. А офіційні документи таких держав, що використовуються на території України, мають бути засвідчені апостилем, який проставляє компетентний орган держави, із якої походить документ.

При цьому Конвенція про апостиль не перешкоджає застосуванню інших міжнародних договорів, що встановлюють лояльніший режим визнання іноземних документів. Проставляти апостиль не вимагається, якщо закони, правила чи звичаї, що діють у державі, в якій посвідчено документ, або домовленість між двома чи декількома договірними державами відміняють чи спрощують дану формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації (ч. 2 ст. 3 Конвенції про апостиль). Так, застосування цієї формальної процедури не вимагається, якщо Україна та іноземна держава, на території якої потрібно посвідчити український офіційний документ, - учасники двостороннього чи багатостороннього договору, наприклад, Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах 1993 року . Водночас, якщо міжнародним договором України з іноземною державою, яка є також учасницею Конвенції про апостиль, встановлені більш жорсткі правила, наприклад вимога консульської легалізації документів, то має бути застосований більш ліберальніший режим Конвенції про апостиль (ст. 8).

Договори про правову допомогу, укладені ще Радянським Союзом (далі - СРСР), залишилися чинними для України після того, як вона заявила про правонаступництво, коли СРСР юридично припинив своє існування.

Так, відповідно до положень ст. 11 Договору між СРСР і Фінляндською Республікою про правовий захист та правову допомогу у цивільних, сімейних і кримінальних справах від 11.08.1978 року звільняються від легалізації тільки ті офіційні документи, які були видані або направлені у зв'язку з наданням правової допомоги компетентними установами договірних сторін, тобто скасування вимоги щодо легалізації документів поширюється тільки на документи, які надають договірні сторони одна одній лише дипломатичними каналами у межах надання правової допомоги. Враховуючи положення цього Договору, інші документи повинні проходити процедуру консульської легалізації.

Аналогічне положення закріплене у ст. 16 Конвенції між СРСР і Італьською Республікою про правову допомогу у цивільних справах № 4210 (1979 рік) та в Угоді між СРСР і Австрійською Республікою з питань цивільного процесу (1970 рік). Але ці вимоги не будуть застосовуватися з огляду на те, що й Україна і зазначені держави є державами-учасницями Конвенції про апостиль, яка має пріоритет над зазначеними двосторонніми договорами. Тому як українські офіційні документи, що будуть використовуватись на території цих держав, так і офіційні документи, що надходять із цих держав і будуть використовуватись на території України, повинні визнаватись дійсними за наявності штампа "Апостиль", передбаченого положеннями Конвенції про апостиль. До того ж консульська легалізація документів у такому разі не вимагається.

Галущенко Г.В. справедливо зазначає, що закріплення в договорах про правову допомогу критеріїв співвідношення двосторонніх та багатосторонніх договорів має дуже важливе значення, особливо з урахуванням того, що кількість багатосторонніх інструментів у сфері міжнародного приватного справа, стороною яких стане Україна, буде постійно збільшуватись

З цього приводу, багато держав, які мають політичні, соціально-економічні та культурні зв'язки, бажаючи ще спростити документообіг та вимоги до оформлення та визнання документів, йдуть на повне звільнення іноземних документів від будь-яких формальних обов'язкових процедур. За таких умов іноземні документи повністю прирівнюються до внутрішніх національних документів. Отже, звільнення від консульської легалізації чи проставлення апостиля можливе на підставі як двосторонніх, так і багатосторонніх договорів.

Такий порядок, з точки зору документообігу, видається найпростішим для учасників міжнародних приватноправових відносин, оскільки не потребує від них проходження спеціальних юридичних процедур та не тягне за собою будь-яких фінансових витрат.

На сьогодні Україна є учасником тільки однієї міжнародної конвенції, яка передбачає звільнення іноземних офіційних документів від легалізації чи інших формальностей. Це Конвенція про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах, підписана у Мінську 22.01.1993 року (далі - Мінська конвенція 1993 року) та Протокол до неї 1997 року. Цей документ спрямований на забезпечення належного захисту прав і законних інтересів осіб, що проживають на території країн СНД.

Як передбачено положеннями ст. 85 Мінської конвенції 1993 року, її дія поширюється і на правовідносини, що виникли до набрання нею чинності, тобто в цьому разі скасування легалізації документів розповсюджується також і на документи, що були видані до набрання чинності цією Конвенцією.

Мінська конвенція 1993 року була укладена в межах Співдружності Незалежних Держав і є регіональною. Крім України, учасниками цієї Конвенції є ще 11 держав: Республіка Білорусь, Азербайджанська Республіка, Республіка Узбекистан, Російська Федерація, Республіка Казахстан, Республіка Таджикистан, Республіка Вірменія, Киргизька Республіка, Республіка Молдова, Грузія і Туркменистан.

Згідно зі ст. 13 Мінської конвенції 1993 року документи, які на території однієї з Договірних Сторін виготовлені або засвідчені установою або спеціально на те уповноваженою особою в межах їх компетенції і за встановленою формою та скріплені гербовою печаткою, приймаються на території інших Договірних Сторін без будь-якого спеціального посвідчення. До того ж документи, які на території однієї з Договірних Сторін розглядаються як офіційні документи, користуються на території інших Договірних Сторін доказовою силою офіційних документів.

Аналогічне положення відображене у ст. 12 Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах, підписаної у місті Кишиневі 07.10.2002 року (далі Кишинівська конвенція 2002 року). Для України зазначена Конвенція чинності не набула. На теперішній час Міністерство юстиції України здійснює відповідні заходи щодо пропозицій про ратифікацію Кишинівської конвенції 2002 року. В разі набрання чинності для України Кишинівської конвенції 2002 року втратить чинність Мінська конвенція 1993 року, а відтак на сьогодні для України діють Мінська конвенція 1993 року та Протокол до неї 1997 року.

Подібні угоди укладаються також між іншими державами. Так, наприклад існує Брюссельська конвенція від 25.05.1987 року "Про відміну легалізації документів між державами Європейського Союзу", яка вступила в силу 12.03.1992 року для Франції, Італії та Данії і практично встановила національний режим для іноземних документів.

Положення відповідних міжнародних договорів, що стосуються відмови від проходження процедури легалізації документів, мають важливе практичне значення у правозастосовчій сфері. Так, у багатьох договорах про правову допомогу у цивільних, сімейних і кримінальних справах передбачається, що документи, які склав або засвідчив суд чи інша компетентна установа однієї договірної сторони, скріплені гербовою печаткою і підписом уповноваженої особи, мають силу документа на території іншої договірної сторони без потреби будь-якого іншого засвідчення. Це стосується також копій і перекладів документів, які засвідчив відповідний орган. У такому вигляді без легалізації їх може приймати суд або інша компетентна установа другої договірної сторони. Також важливим є те, що ці документи мають однакову доказову силу на територіях обох договірних сторін.

В то же час, деякі держави-учасниці не завжди рахуються з положеннями міжнародних договорів про скасування легалізації, сторонами яких вони є. Зокрема це стосується Республіки Казахстан, державні та приватні організації якої з різних мотивацій, нехтуючи відповідними положеннями мінської конвенції 1993 року, нерідко відмовляються приймати документи без легалізації, зокрема й ті, що походять з України. Такими діями порушується загальновизнаний імперативний принцип міжнародного права "pacta sunt servanda" про обов'язок країн суворо дотримуватися взятих на себе міжнародних зобов'язань, і тому ці питання повинні розв'язуватись шляхом переговорів або шляхом подання адміністративних чи судових скарг

Також із застосуванням ст. 13 Мінської конвенції 1993 року пов'язане Роз'яснення Міністерства юстиції України від 13.10.2011 року щодо надання правової допомоги у майнових правовідносинах та спадкуванні відповідно до положень Мінської конвенції 1993 року .

Відповідно до інших міжнародних договорів про надання правової допомоги на території України без легалізації мають прийматися офіційні документи, які виходять від установ держав, до яких належать: Республіка Болгарія (ст. 17), Естонська Республіка (ст. 13), Латвійська Республіка (ст. 13), Литовська Республіка (ст. 13), Республіка Польща (ст. 15), Румунія (ст. 13), Сербія (ст. 13) та Чеська Республіка (ст. 18), Республіка Молдова (ст. 15), Республіка Узбекистан (ст. 13), Республіка Грузія (ст. 13), Республіка Македонія (ст. 12), Китайська Народна Республіка (ст. 29) (крім провінцій Гонконг та Макао (на території цих провінцій вимагається засвідчити документи штампом "Апостиль")), Монголія (ст. 45), Соціалістична Республіка В'єтнам (ст. 12), Турецька Республіка (ст. 13), Грецька Республіка (ст. 7), Корейська Народно-Демократична Республіка (ст. 6), Ісламська Республіка Іран (ст. 12), Республіка Кіпр (ст. 13), Арабська Республіка Єгипет (ст. 19), держави, утворені на території колишньої Федеративної Народної Республіки Югославія (Хорватія та Словенія) (ст. 15), Словацька Республіка (ст. 11), Республіка Куба (ст. 12), Республіка Панама (ст. 11). Щодо застосування Договору між Україною та Сирійською Арабською Республікою про правові відносини і взаємну допомогу в цивільних і кримінальних справах та Угоди між Україною та Великою Соціалістичною Народною Лівійською Арабською Джамагирією про правову допомогу в цивільних та кримінальних справах, то без будь-якого додаткового посвідчення приймають тільки ті офіційні документи, видані або засвідчені компетентними органами України, які надходять від установ юстиції (або інших компетентних органів, визначених для цілей відповідного міжнародного договору), у провадженні яких перебувають цивільні або кримінальні справи, з метою виконання запитів (доручень) про міжнародну правову допомогу або розгляду клопотань про визнання та виконання судових рішень, які направляються безпосередньо в цілях виконання міжнародних договорів про правові відносини та правову допомогу в цивільних справах .

Як правильно зазначає Галущенко Г.В., ці норми мали дуже важливе значення для вдосконалення механізму правової співпраці, особливо до набуття для України чинності Гаазькою Конвенцією 1961 року, що скасовує вимогу легалізації офіційних документів [+, с. 23].

Але при застосуванні положень вказаних договорів, звільнення від легалізації не надається автоматично і зазвичай залежить від юридичної природи документа. Щоразу, коли використовуються іноземні документи, виникає потреба здійснити детальний аналіз тексту відповідного міжнародного договору України, щоб визначити, на які саме документи поширюється звільнення від легалізації. Особлива увага має приділятися визначенню офіційного документа, яке може по-різному тлумачитись у різних державах і різними міжнародними угодами.

Щоб однаковою мірою тлумачити і застосовувати на паритетній основі міжнародні договори України з питань правових відносин і правової допомоги у цивільних справах, а також у зв'язку з неодноразовими зверненнями державних органів, юридичних і фізичних осіб України щодо дійсності офіційних документів України на території іноземних держав, з якими укладено міжнародні договори про правову допомогу, органи Міністерства юстиції України дослідили їх виконання компетентними органами іноземних держав у частині практики застосування вимоги легалізації стосовно документів, що їх видали компетентні органи України.

Внаслідок здійснених заходів Міністерство юстиції України підготувало відповідне роз'яснення у листі від 11.05.2010 року № 26-26/291 , яке направлено Міністерству закордонних справ України, Міністерству економіки України, Державному комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва, Державній податковій адміністрації України, Національному банку України та начальникам відповідних головних управлінь юстиції.

У листі наголошувалось, що окремі положення договорів не можна тлумачити як такі, що автоматично передбачають прийняття компетентними органами України без будь-якого додаткового засвідчення усіх офіційних документів, що їх склали органи іноземних держав, які є Сторонами таких договорів. Крім того, звернено увагу на те, що формулювання відповідних статей міжнародних договорів неоднакове і в більшості випадків прямо визначає застосування правила звільнення від потреби будь-якої легалізації лише тих документів, які надсилаються Сторонами в разі безпосереднього застосування відповідного міжнародного договору; компетентними органами іноземних держав неоднаково тлумачаться відповідні положення стосовно дійсності документів, що призводить до непоодиноких випадків відмови прийняття без додаткового засвідчення офіційні документи України в державах, з якими укладено міжнародні договори про правову допомогу в цивільних справах.

За результатами проведеного аналізу констатовано, що на території Республіки Болгарія, Естонської Республіки, Латвійської Республіки, Литовської Республіки, Республіки Польща, Румунії, Сербії та Чеської Республіки приймаються без будь-якого додаткового засвідчення (консульської легалізації або засвідчення апостилем) усі види офіційних документів незалежно від того, якими органами України вони видані і з якою метою.

На території Республіки Грузія та Македонія приймають без будь-якого додаткового засвідчення всі офіційні документи, видані компетентними органами України чи засвідчені уповноваженими особами, крім документів, що їх видали податкові органи.

Водночас на території Соціалістичної Республіки В'єтнам, Грецької Республіки, Республіки Єгипет, Ісламської Республіки Іран, Республіки Кіпр, Народної Республіки Китай, Словацької Республіки, Словенії, Турецької Республіки, Угорщини, Хорватії та Фінляндії без будь-якого додаткового засвідчення приймають лише ті офіційні документи, видані або засвідчені компетентними органами України, які надходять від установ юстиції (або інших компетентних органів, визначених для цілей відповідного міжнародного договору), у провадженні яких перебувають цивільні або кримінальні справи, з тим, аби виконати запити (доручення) про міжнародну правову допомогу чи розгляд клопотань про визнання і виконання судових рішень, що надсилаються безпосередньо у цілях виконання положення міжнародних договорів про правові відносини і правову допомогу в цивільних справах. Таким чином, усі офіційні документи, які склали чи засвідчили компетентні органи зазначених держав і які надсилають чи подають державні органи, юридичні і фізичні особи, на території України мають прийматися лише за умови засвідчення їх дійсності шляхом консульської легалізації або шляхом проставлення апостиля згідно із Конвенцією про апостиль 1961 року. Таке засвідчення не вимагається, якщо це прямо передбачено окремими галузевими міжнародними договорами України, згоду на обов'язковість яких надала Верховна Рада України. Наприклад, легалізація чи апостилювання не застосовується до офіційних документів, що надходять від компетентних органів цих держав на офіційні запити в порядку надання міжнародної правової допомоги у цивільних та кримінальних справах на момент виконання відповідних міжнародних договорів України.

Враховуючи викладене, можна стверджувати, що приєднання України до Гаазької Конвенції 1961 року стало значним кроком на шляху до залучення нашої країни до світових процесів у сфері уніфікації міжнародного документообігу. Аналіз національно-правових і міжнародно-правових норм, що регулюють процедуру легалізації офіційних документів для дії за кордоном, в Україні дозволяє виділити два основні способи легалізації документів: консульська легалізація документів і проставлення штампа "апостиль" згідно із положеннями Гаазької Конвенції 1961 року. Хоча проставлення спеціального штампа "апостиль" є важливим етапом забезпечення ефективної реалізації належних приватним особам прав, свобод і законних інтересів, багато процедурно-процесуальних та організаційних елементів механізму проставлення штампа "апостиль" потребують доопрацювання для обґрунтованої імплементації у систему національного законодавства України.

Аналіз нормативно-правової бази, відповідно до якої здійснюється правова регламентація легалізації документів для дії за кордоном, в Україні свідчить про те, що правовий механізм визнання, встановлення достовірності й апостилювання документів для використання на території іноземних держав не розроблений повною мірою, а норми, що регулюють легалізаційні процеси містяться у низці розрізнених законодавчих і нормативно-правових актів, що виключає можливість законодавчого визначення цілісної, чіткої, взаємоузгодженої, поетапної регламентації різних способів легалізації документів для дії за кордоном.

В державах членах СНД офіційні документи звільняються від потреби легалізації, оскільки це передбачено мінською конвенцією 1993 року.

Узагальнюючи можна зазначити, що іноземні офіційні документи користуються доказовою силою офіційних документів на території України: без будь-якого додаткового засвідчення, якщо вони складені на території держав, з якими Україна уклала відповідні дво- або багатосторонні договори. При цьому слід звертати увагу на сферу застосування міжнародних договорів та враховувати, що формулювання відповідних статей договорів відрізняється; за умови засвідчення апостилем, якщо вони складені на території держав-учасниць Конвенції, що скасовую вимогу легалізації іноземних офіційних документів; за умови наявності консульської легалізації, якщо вони складені на території держав, з якими Україна не укладала вищезазначених договорів.

Двосторонні договори, що їх укладали держави, дають їм змогу самостійно визначати міжнародно-правові засади їхніх зовнішніх зносин і впливати в такий спосіб на всі міжнародні відносини в цілому.

Проте, навіть за наявності однакових за змістом положень договорів виникають питання стосовно тлумачення, вибору права тощо. Ця невизначеність є наслідком відсутності чіткого та недвозначного нормативного регулювання у сфері, що стосується скасування легалізації документів для дії за кордоном. У свою чергу існуюча всередині країни узгоджена правова позиція міністерств і відомств із цих питань зобов'язана бути відповідним чином винесена на міждержавний рівень і закріплена у відповідних міжнародно-правових документах.

2. Організаційні структури щодо легалізації документів

2.1 Порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном

Процедура консульської легалізації документів досить складна.

Відповідно до ст. 54 Консульського статуту України консульська легалізація полягає в установленні і засвідченні справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ чи акт або засвідчила попередній підпис на них, справжності відбитка штампа, печатки, зразки яких отримано консулом офіційним шляхом від компетентних органів держави перебування .

Консул легалізує документи і акти, складені за участю властей консульського округу, або такі, що виходять від цих властей.

Органи України приймають такі документи і акти на розгляд лиш при наявності консульської легалізації, якщо інше не передбачено законодавством України або міжнародним договором, учасником якого є Україна і держава перебування.

Відповідно до п. 1.2 Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном консульська легалізація офіційних документів - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ . При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.

Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, Представництв Міністерства закордонних справ на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи.

Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією "Про консульські зносини" 1963 року , міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном.

Під офіційним документом розуміється письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, зміну або припинення прав і обов'язків фізичних або юридичних осіб.

Консульська легалізація здійснюється виключно стосовно офіційних документів, які видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, і не розповсюджується на документи міжнародних громадських організацій.

Легалізації також підлягають офіційні документи, що надходять до закордонних дипломатичних установ України від Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України (далі - МЗС України), а також ті документи, які надходять від закордонних дипломатичних установ України до Департаменту консульської служби МЗС України.

Для легалізації офіційних документів консульська посадова особа на території України користується печаткою та штампом Міністерства закордонних справ (Представництв на території України), за кордоном - печаткою та штампом закордонної дипломатичної установи України.

Департамент консульської служби МЗС України, Представництва МЗС України на території України, закордонні дипломатичні установи України мають зразки печаток та підписів посадових осіб, які вповноважені здійснювати дії з консульської легалізації офіційних документів, складених за участю органів державної влади та органів місцевого самоврядування України, або таких, що від них виходять, дипломатичних представництв чи консульських установ іноземних держав.

Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в України і за кордоном передбачено ряд вимог до документів, які подаються на консульську легалізацію, зокрема: документи, викладені на двох і більше аркушах, повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом та печаткою; не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, такі, що написані чи підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного зв'язку, а також документи, у яких уживається декілька мов одночасно; підписи посадових осіб та відбитки печаток мають бути чіткими. Посвідчувальний напис повинен бути написаний без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки й інші виправлення - застережені.

Легалізації не підлягають: документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян; оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз'яснення щодо їх застосування; документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.