Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Програмне та інформаційне забезпечення управління

Зміст

• Вступ
• 1. Характеристика процесу управління
• 2. Автоматизація управлінських процесів
• 3. Програмне та інформаційне забезпечення управління
• Використана література

Вступ

Первинною функцією менеджменту є прийняття рішень. Рішення необхідні скрізь і є складовою частиною будь-якої діяльності нашого життя. Деякі дослідники уявляють собі прийняття рішень як раціональний, логічний та повністю систематизований процес. Інші схильні розглядати прийняття рішень як категорії науки поведінки.

Проблема прийняття рішень, як і управління в цілому, природно привертають велику увагу як дослідників, котрі працюють у різних наукових напрямах, так і практиків-організаторів. Теорія і методологія прийняття рішень є найважливішою складовою сучасної науки про управління -- менеджменту. Головним призначенням методології прийняття рішень є розроблення підходів, рекомендацій, що дають змогу обґрунтувати вибір найбільш правильного рішення в складних і невизначених конкретних ситуаціях.

Наукова підготовка та прийняття оптимального управлінського рішення є комплексною проблемою, що включає техніку, технологію, економіко-математичні методи, теорію інформації, логіку, соціологію, економіку, психологію поведінки людей.

1. Характеристика процесу управління

Характерною рисою будь-якої ситуації, пов'язаної з прийняттям рішення, є наявність великої кількості варіантів дій, із яких необхідно вибрати найкращий. Рішення -- це вибір відповідного курсу дій з можливих варіантів. Під рішенням розуміється і визначеність дій до об'єкта управління (план, інструкція, наказ тощо). Вибір найкращого варіанта є прийняттям рішення. Процес, який включає розроблення альтернатив, є процесом прийняття рішень.

Існує ціла система вибору управлінських рішень: системний аналіз, теорія масового обслуговування, лінійне програмування, динамічне програмування, теорія керування запасами, мережне моделювання, експертні оцінки, вивчення й узагальнення досвіду, метод індукції тощо. Використання керівником тих або інших методів вибору альтернативних рішень залежить передусім від його професійної компетентності, досвіду роботи й соціально-психологічних особливостей тощо.

Тому в комплексі заходів з удосконалення системи управління підприємства важливе значення має розвиток теорії прийняття рішень. Управлінські рішення приймаються на всіх рівнях керівництва відповідно до функцій, обов'язків та правил, встановлених в організації. Процес ухвалення рішень пов'язаний з необхідністю вибору з великої кількості можливих варіантів справді найкращого. Управлінські рішення -- це найкращий спосіб досягнення будь-якої мети управління, вибраний у процесі аналізу кількох варіантів.

Взагалі, категорія «процес» відбиває проміжок часу, розвиток і просторові зміни будь-якого явища. Застосування терміну “процес” до управлінської діяльності передбачає ціле направлений вплив протягом періоду, з урахуванням динаміки, координації, контролю. Вивчення процесу управління визначається як потребами практики управління, що вимагає уваги до тимчасових параметрів управління, роль яких в епоху науково-технічного прогресу підвищується, так і потребами теорії управління, що переходить до нової стадії розвитку -- вивченню динамічних властивостей управління.

Коли мова йде про управління як вплив керуючої системи на керовану, припускається не тільки зв'язок між суб'єктом та об'єктом управління. Тут вже мова йде про вплив -- тобто процес, що постійно здійснюється, процес, що має свої початкові, проміжні і кінцеві етапи, що припускає визначену послідовність дій і їхня довжина в часі і просторі.

Процес управління в найпростішому своєму виді являє собою діяльність керівника в підлеглому йому колективі, за допомогою чого відбувається з'єднання праці в колективі. Таке з'єднання досягається не одиничними актами, а безупинним процесом управлінської діяльності, що включає не тільки поточні розпорядження керівника, але і постійно діючі регламенти і нормативи, за допомогою яких він також здійснює вплив.

При збільшенні масштабів управління й обсягу управлінської роботи управлінська праця розділяється по функціях і повноваженням, формується розгалужена система управління. Процес управління розділяється по її ланках і стає не тільки процесом впливу керуючої системи на керовану, але і процесом впливу на окремі частини керованої системи, взаємодії ланок системи управління між собою. Поділ процесу управління сприяє підвищенню його якості й оперативності, тому що спеціалізується виконання окремих операцій.

Процес управління має загальні риси з процесами, що відбуваються в соціально-економічній системі. Він визначається об'єктивними законами функціонування і розвитку цієї системи й у той же час залежить у визначеній мері від суб'єктивних факторів. Він упредметнюється в результатах спільної праці людей і лежить в основі встановлення між людьми специфічного виду відносин - відносин управління.

Процес управління перш за все є направленим на людей, на соціум. У різних колективах умови відносин між працівниками можуть бути різними, тому у різних умовах процес управління може бути побудований по-різному при збереженні всіх його специфічних властивостей.

Типологія процесів управління будується на основі розподілу окремих операцій по етапах у залежності від конкретних умов, можливостей управління, цілей і ситуацій.

2. Автоматизація управлінських процесів

Ускладнення економіки, поглиблення спеціалізації праці збільшують інформаційні потоки, ускладнюють управлінську діяльність, розширюють її масштаби. Стають більш жорсткими вимоги до прийнятих управлінських рішень, оскільки зростають втрати в разі прийняття неякісних або хоча б неоптимальних рішень. У цих умовах просування вперед можливе тільки шляхом широкої автоматизації процесів управління.

Під управлінням розуміють сукупність цілеспрямованих процесів, які регулюють суспільне виробництво та розподіл. Процеси управління реалізуються адміністративно-управлінськими органами з метою впливу на об'єкти управління. Вся система управління та її діяння спрямовані на підвищення ефективності об'єкта управління, і в цьому плані від упровадження АСУ очікується дуже багато чого.

Автоматизована система управління є людино-машинною системою, яка забезпечує автоматизовані збирання та обробку інформації, необхідної для автоматизації управління в різних сферах людської діяльності. АСУ -- це нова форма організаційного управління, що ґрунтується на гармонійній взаємодії людини та машини, а також на використанні існуючих прийомів, методів і сучасних засобів автоматизації прийняття рішень.

Автоматизовані СОУ є людино-машинними системами. В них за людиною залишаються: функції управління та вибору критеріїв їх реалізації; остаточний вибір управлінського рішення з наданням йому юридичного статусу; творча та неформалізована частина праці при виробленні планів усіх видів (особливо довгочасних), складанні прогнозів і врахуванні обмежуючих факторів, постановок, розробок, а також розв'язанні стратегічних задач для даного економічного об'єкта.

Впровадження АСУ потребує серйозної перебудови складу, структури та документообігу, традиційної системи управління. Воно повинно виконуватися під кутом зору практично необмеженої пропускної здатності при переробці, передаванні та зберіганні інформації за допомогою пристроїв введення-виведення в усіх автоматизованих ланках системи управління.

Впровадження АСУ супроводжується виконанням таких основних заходів, які стосуються: переходу до безпаперової інформаційної технології управління (замість традиційного документообігу з його рутинними, повільними способами підготовки та надсилання документів застосовуються внутрішньо- та міжмашинні інформаційні обміни і зберігання); здійснення комплексності управління та злиття його воєдино, вдосконалення господарського механізму, організаційної перебудови, комплексування інформаційних потоків і створення діалогових людино-машинних систем; широкого використання машинних методів моделювання економічних об'єктів для розв'язування задач з прийняття рішень і використання методів оптимізації при плануванні та прогнозуванні; обов'язкового врахування зворотних зв'язків у плануванні та управлінні стосовно важливих рішень, уведення комплексних процедур планування -- управління та передбачення корекції середньо- і довгострокових планів; переведення всього планування на основу людино-машинних процедур з використанням машинних моделей в діалогових режимах; уведення інтеграції АСУ нижніх і верхніх рівнів на єдиній методологічній основі. Усі ці заходи здійснюються з урахуванням діючої структури та організації управління.

Існує три основних аспекти, за якими поділяються більшість цілей, функцій та задач управління:

o лінійний (дільниця -- цех -- підприємство -- об'єднання -- галузь);

o ресурсний (фінансові, трудові, матеріальні ресурси);

o функціональний (планування, облік, матеріально-технічне постачання тощо).

При розробці АСУ в першу чергу треба вирішити, на підставі яких аспектів і як саме здійснювати декомпозицію системи управління, оскільки розглядати весь механізм і структуру управління в цілому дуже складно (особливо це стосується великих підприємств). Ця складність проявляється на етапі проектування АСУ, де участь людей досить вагома і слід рахуватися з можливостями та продуктивністю розробників.

У сучасних АСУ здійснюється декомпозиція на функціональну та забезпечуючу частини. Перша покликана зображати всі функції управління з урахуванням лінійної приналежності їх і забезпечення відповідними ресурсами. Забезпечуюча частина АСУ описує ресурси, методи, пристрої та документи, що забезпечують виконання функцій, розпоряджень і дій, визначених функціональною частиною. Тому назви цих частин вибрано досить вдало. Кожна з них, у свою чергу, поділяється на підсистеми.

Таким чином, сучасна АСУ складається з функціональної та забезпечуючої підсистем, кожна з яких описує різні сторони одного й того самого процесу функціонування системи управління. При цьому функціональний та частково ресурсний аспекти враховуються під час формування функціональних підсистем. Лінійний аспект передбачає ієрархічність і різні рівні систем управління, що об'єднуються в процесі інтеграції.

3. Програмне та інформаційне забезпечення управління

На сьогодні існує велика кількість програмного та інформаційного забезпечення. В залежності від галузі та об'ємів даних можна визначити такі типи програмного забезпечення:

o програми електронного документообігу;

o допоміжне програмне забезпечення;

o засоби автоматизації розрахунків;

o засоби візуалізації даних;

o спеціалізоване програмне забезпечення.

Хоча така класифікація доволі умовна, але відображає основні тенденції у програмному та інформаційному забезпеченню. Розглянемо кожну з груп більш детально.

Програми електронного документообігу призначені для створення та обробки електронних документів. Хоча електронний документообіг на сьогодні існує лише умовно (кінцеві документи все одно подають на папері) забезпечення цього типу використовують доволі часто. До програм цього типу відносять: Microsoft Word, Adobe Acrobat, Adobe Acrobat Reader і т.д.

Продукти від Microsoft широковідомі, тому розглянемо забезпечення від Adobe. Її програмний продукт Adobe Acrobat дозволяє створювати компактні електронні документи. Так взагалі Adobe Acrobat дозволяє створювати документи у 5-10 разів менші від аналогічних документів створених у програмі Microsoft Word. Крім того даний програмний продукт дозволяє задавати ступінь стискання даних у документі.

Допоміжне програмне забезпечення. До цього типу відносять різноманітні програми загального користування (калькулятори, програми - довідники і т. д. ) тому на забезпеченні цього типу ми не будемо зупинятись.

Засоби автоматизації розрахунків призначені для автоматизації типових простих розрахунків яки виникають в процесі роботи. Найбільш відомим продуктом даного класу є Microsoft Excel. Дана програма призначена для проведення математичних розрахунків за заданими формулами, та формування вихідних документів. Застосування цієї програми дає можливість значно підвищити ефективність праці на автоматизованих робочих місцях.

Засоби автоматизації розрахунків. Цей клас включає велику кількість різноманітних програмних продуктів. В основному цей клас підрозділяють на підкласи, кожен з яких орієнтований на той чи інший тип завдань. Так, наприклад до автоматизованого програмного забезпечення відноситься програмний продукт з високим ступенем захисту даних F7 Bestseller. Цей програмний продукт є до волі простим у використанні і, водночас, дозволяє автоматизувати процес зведення платіжних балансів.

Засоби візуалізації даних. До цього класу програм можна віднести майже будь-яке програмне забезпечення, адже у кінцевому результаті майже все програмне забезпечення проводить візуалізацію результатів роботи. Засоби візуалізації даних мають значний вплив на продуктивність роботи менеджера при роботі зі спеціалізованим обладнанням (наприклад сканером).

Для роботи з зовнішніми пристроями існує чимало програмного забезпечення. Широкого поширення на сьогодні набули програми Fine Reader та Auto CAD.

Одним з най поширеніших програмних продуктів є Microsoft Power Point. Цей засів дозволяю проводити різноманітні презентації та створювати інформаційні (тематичні сторінки) проводити телеконференції.

Спеціалізоване програмне забезпечення. Спеціалізоване програмне забезпечення можна, в свою чергу розподілити на два основні типи: спеціалізоване забезпечення технологічних процесів, та забезпечення керівника (менеджера). Останні дістали назву систем підтримки прийняття рішень. Якщо перший клас програм неможливо охарактеризувати певними властивостями (вони різні у різних галузях) то у класі систем підтримки прийняття рішень є певні напрацювання.

Розглянемо декілька систем підтримки прийняття рішень.

Інформаційна система керівника ERP призначена для оперативного отримання інформації про стан справ на підприємстві та прийняття відповідних рішень.

Система призначена для керівників підприємств, холдінгів, корпорацій усіх рівнів. Вона дозволяє проводити ефективний менеджмент на усіх рівнях.

Система призначена для розв'язання таких завдань:

o забезпечення керівника засобами моніторингу оперативної діяльності підприємства (може використовуватись в різних розрізах причому одночасно: підрозділів, відповідальних осіб, проектів і т.д.);

o підвищення інформаційної прозорості підприємства, виключення можливості спотворення даних;

o зниження витрат на отримання інформації при прийнятті відповідальних та стратегічних рішень.

Система вирішує такі завдання:

o моніторинг процесів;

o аналіз даних;

o моделювання та прогнозування ситуацій.

Для покращення візуального сприйняття інформації використані різноманітні візуальні засоби. Використана популярна технологія “світлофорів” (колір об'єктів змінюється в залежності від їх стану).

Інтерфейс системи змінюють під вимоги конкретного користувача.

Система розроблена корпорацією “Галактика”.

Project Expert. Система призначена для прогнозування економічних показників складних процесів. Система може бути застосована під розв'язок задач різного ступеня складності. Галузь, в який застосовують програму визначає користувач.

Ця система підтримки прийняття рішень використовується у таких випадках:

o аналіз біржового курсу акцій (і прогноз);

o аналіз макроекономічної ситуації на базі заданих показників;

o аналіз мікро економічних показників;

o прогнозування загальних тенденцій.

Перелік можливих застосувань даного продукту чимало, однак узагальнюючи можна сказати таке: систему доцільно застосовувати у областях аналізу, при наявності статистичної інформації чи загальних характеризуючих показників.

Ця інформаційна система розроблена у США та досить розповсюджена по всьому світу. Система має зручний інтерфейс користувача та розвинену систему довідникової інформації.

На основі даної інформації можна зробити такі загальні висновки про системи підтримки прийняття рішень.

1 Системи цього типу набули широкого поширення у галузях пов'язаних з обробкою статистичної інформації;

2 На сьогодні проведена значна робото з класифікації систем підтримки прийняття рішень, однак це питання ще залишається відкритим.

3 Відсутня будь-яка структуризація, стандартизація та атестація систем.

Програма Microsoft Power Point є досить поширеним засобом створення презентацій, та досить поширена в Україні. Робота в даному програмному продукті достатньо автоматизована. Такий підхід дозволяє у короткі строки створювати різноманітні електронні презентації.

автоматизований програмний рішення управління

Висновок

Реалізація рішень, як правило, пов'язана з використанням трудових, матеріальних, енергетичних, фінансових та інших ресурсів. Відповідно до цього вибираються й критерії оцінки рішень.

Як критерії прийняття рішень можуть вибиратися різні показники, наприклад найменші витрати, максимізація обсягу виробництва, максимальне використання обладнання, цінність рішення з соціального погляду та інші, залежно від мети проблеми, яка розв'язується.

Для вибору найкращого варіанта рішення кожний з наявних ретельно вивчається та зіставляється з прийнятим для даної проблеми критерієм або критеріями. Шляхом порівняння варіантів рішення вибирається найбільш доцільний для конкретних умов варіант, котрий забезпечує найбільш ефективне досягнення поставленої мети. Фактично це і є прийняттям рішення щодо сформульованої проблеми.

Використана література

Андрушків Є.М„ Кузьмін О.Є. Основи менеджменту -Львів: Світ, 2001. -286с.

Менеджмент организации. Учеб.пособие. Румянцева З.П. и др. -М: ИНФРА-М, 2003, -с. 300-362.

Мескон М.Х, Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. -М.: Дело.2002. -с.517-543.

Ременников В.В. Разработка управленческого решения. - М., 2000 - 217 с.

Эддоус М. Методы принятия решений - М.: Аудит: Юнити, 1999 -590 с.

Размещено на Allbest.ru