главнаяреклама на сайтезаработоксотрудничество База знаний Allbest
 
 
Сколько стоит заказать работу?   Искать с помощью Google и Яндекса
 


Научная организация труда работников службы документационного обеспечения управления (на примере деятельности подразделения МВД – ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга)

Рациональное документационное обеспечение управления (ДОУ). Анализ научной организации труда работников службы ДОУ подразделения МВД - ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга. Определение методов совершенствования системы делопроизводства.

Рубрика: Менеджмент и трудовые отношения
Вид: дипломная работа
Язык: русский
Дата добавления: 24.07.2012
Размер файла: 902,9 K

Полная информация о работе Полная информация о работе
Скачать работу можно здесь Скачать работу можно здесь

рекомендуем


Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.

Название работы:
E-mail (не обязательно):
Ваше имя или ник:
Файл:


Cтуденты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны

Подобные документы


1. Совершенствование организации труда работников управления на примере СХА "Придонье" Богучарского района Воронежской области
Теоретические основы совершенствования организации труда. Краткая организационно-экономическая характеристика сельхозартели (колхоза) «Придонье». Анализ сложившейся системы управления. Основные пути совершенствования организации труда работников аппарата
курсовая работа [30,3 K], добавлен 07.04.2003

2. Документационное обеспечение управления на предприятии
Организационная структура, система управления и история развития ОАО "Газпром нефть". Анализ организации делопроизводства на предприятии. Рассмотрение деятельности службы документационного обеспечения управления. Основные пути его совершенствования.
курсовая работа [43,8 K], добавлен 18.04.2011

3. Разработка предложений по улучшению стимулирования персонала ГБОУ ДОД ДЮСШ Красногвардейского района Санкт-Петербурга
Теоретические подходы к проблеме мотивации и стимулирования труда. Особенности материально-денежного и социального стимулирования труда. Анализ и направления совершенствования мотивации и стимулирования труда персонала ГБОУ ДОД ДЮСШ № 12 Санкт-Петербурга.
дипломная работа [243,2 K], добавлен 18.12.2012

4. Служба документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения)
Характеристика, функции и организационная структура службы документационного обеспечения управления и подразделения. Управления социальной защиты населения. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Организация работы с документами.
отчет по практике [132,9 K], добавлен 18.09.2013

5. Организация труда работников службы ДОУ
Описание труда работников службы дошкольного образовательного учреждения и раскрытие их основных функций, права и ответственность. Общие требования к организации и условиям труда. Формы организации делопроизводства. Оборудование рабочего места секретаря.
курсовая работа [32,7 K], добавлен 25.05.2014

6. Формирование структуры и численности штатов организации на примере отдела социальной защиты населения территориального управления Калининского административного района г. Санкт-Петербурга
Структура и деятельность органов, осуществляющих управление социальной защитой населения на местном уровне. Особенности набора и отбора кадров в Отделе социальной защиты населения Калининского района Санкт-Петербурга. Формирование численности персонала.
дипломная работа [74,3 K], добавлен 27.08.2013

7. Анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО "Желдорреммаш"
Анализ локальных актов организации, регламентирующих создание должностных инструкций службы документационного обеспечения управления. Особенности делопроизводства на ОАО "Желдорреммаш". Анализ разделов должностных инструкций работников службы ДОУ.
курсовая работа [57,7 K], добавлен 03.10.2011

8. Исследование проблем использования научной организации управленческого труда на примере деятельности ООО "Бюстье"
Научная организация труда работников управления. Значение эффективности управленческого труда как соотношения полезного результата и объема использованных ресурсов. Анализ использования научной организации управленческого труда на примере ООО "Бюстье".
курсовая работа [145,7 K], добавлен 13.07.2011

9. Организация труда в аппарате управления
Основные направления научной организации труда работников аппарата управления. Организация труда в аппарате управления ОАО "Заря Мира". Факторы, влияющие на эффективность труда управленческого персонала. Мероприятия по повышению эффективности труда.
курсовая работа [231,8 K], добавлен 04.08.2011

10. Управление мотивацией труда работников как фактором повышения эффективности деятельности организации (на примере ООО НПО "Новатор")
Исследование управления мотивацией труда. Тенденции практики трудового поведения работников. Совершенствование системы управления мотивацией персонала. Оценка экономической эффективности деятельности службы управления персоналом на ООО НПО "Новатор".
дипломная работа [1,1 M], добавлен 23.07.2011


Другие документы, подобные Научная организация труда работников службы документационного обеспечения управления (на примере деятельности подразделения МВД – ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга)

Страница:  1   2   3   4 


Размещено на http://www.allbest.ru/

105

Научная организация труда работников службы документационного обеспечения управления (на примере деятельности подразделения МВД - ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга)

Содержание

  • Введение
  • 1. Теоретические основы научной организации труда службы ДОУ в органах внутренних дел РФ
  • 1.1 Понятие и значение делопроизводства в органах внутренних дел
  • 1.2 Документирование управленческой деятельности в органах внутренних дел
  • 1.3 Понятие, задачи и принципы научной организации труда
  • 1.4 Научная организация службы ДОУ в органах внутренних дел
  • 2/ Анализ организации труда службы ДОУ в ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга
  • 2.1 Нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб
  • 2.2 Рационализация трудовых процессов и применение оргтехники в деятельности сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб
  • 2.3 Условия труда и рабочее место сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб
  • 2.4 Электронный стиль работы сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб
  • 3. Методы совершенствования организации труда сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга
  • 3.1 Предложения по совершенствованию организации труда сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб
  • 3.2 Эффективность внесенных предложений
  • Заключение
  • Список использованных источников
  • Приложения

Введение

Актуальность исследования. В настоящее время актуальность проблемы организационного совершенствования деятельности органов внутренних (ОВД) дел имеет особенное значение. В условиях возрастающего динамизма социально-экономических отношений стало аксиомой, что тот, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Управление немыслимо без оборота документов, так как документ является главным инструментом управления, основным средством реализации управленческих функций, важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций.

В процессе управленческой деятельности органы и подразделения внутренних дел получают и сами создают различные документы, причем с усложнением процессов управления их количество постоянно возрастает. В системе государственного управления все структуры и должностные лица связаны между собой потоками информации, образуя единую коммуникационную сеть. Большая часть используемой в управлении информации нуждается в ее материализации или фиксации на определенных материальных носителях для удобства ее хранения, размножения, использования и придания ей соответствующей правовой формы.

Управление немыслимо без оборота документов, так как документ является главным орудием управления, основным средством реализации управленческих функций и важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций. Поэтому совершенствование документационного обеспечения управления (ДОУ), упорядочение документопотоков в органах внутренних дел является одним из методов улучшения, удешевления и рационализации управления.

Сокращение значительных объемов документооборота и наведение порядка в документировании управления - сложный, трудоемкий и взаимосвязанный процесс. Совершенствование работы с документацией нельзя отделить от совершенствования методов и стиля работы управленческого аппарата. В настоящее время в органах внутренних дел особую актуальность приобретают научная организация работы с управленческими документами, рациональное документационное обеспечение управления, систематическое совершенствование этой деятельности.

К сожалению, сегодня делопроизводство в органах внутренних дел развивается не равномерно. Наибольший прогресс заметен в центральном аппарате МВД, наименьший на местах. Таким образом, изучение и анализ научной организации труда работников службы ДОУ подразделения МВД - ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга представляется актуальным.

Цель исследования - анализ научной организации труда работников службы ДОУ подразделения МВД - ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга и определение методов совершенствования системы делопроизводства.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

ь Изучить понятие и значение делопроизводства в органах внутренних дел

ь Рассмотреть документирование управленческой деятельности в органах внутренних дел

ь Изучить понятие, задачи и принципы научной организации труда

ь Рассмотреть научную организацию службы ДОУ в органах внутренних дел

ь Определить нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

документационное обеспечение управление работник

ь Проанализировать рационализацию трудовых процессов и применение оргтехники в деятельности сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

ь Проанализировать условия труда и рабочее место сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

ь Проанализировать электронный стиль работы сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

ь Разработать предложения по совершенствованию организации труда сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

ь Рассмотреть эффективность внесенных предложений

Объект исследования - научная организация труда работников службы ДОУ подразделения МВД.

Предмет исследования - современное состояние и оптимизация документационного обеспечения управления ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга.

Методологическая основа исследования. В процессе исследования необходимо руководствоваться комплексной методологией. Методологической основой исследования послужили научные принципы объективности и системного подхода, принцип историзма.

Практический материал исследования. Основой для практической части исследования послужила система организации труда службы ДОУ ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга.

Теоретическая и практическая значимость исследования. Данное исследование позволяет углубить теоретические представления в области изучения проблем ДОУ в системе органов внутренних дел, которые могут быть использованы в управленческой практике при организации процесса документационного обеспечения управления и информационной безопасности. Результаты исследования могут использоваться в деятельности подразделений МВД при разработке программы научной организации труда сотрудников службы ДОУ.

1. Теоретические основы научной организации труда службы ДОУ в органах внутренних дел РФ

1.1 Понятие и значение делопроизводства в органах внутренних дел

Термин "документ" происходит от латинского слова "documentum" - доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

В словаре русского языка С.И. Ожегова даются различные толкования понятия "документ":

1) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо (расходные документы, проездные документы);

2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт, справка, удостоверение);

3) письменное свидетельство о чем-нибудь (пр.: древнерусские грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т.д.). Бондырева Т.Н. Секретарское дело / Т. Н. Бондырева. - М.: Высш. шк., 1989. - 86 с.

Термин "делопроизводство" в России возник во второй половине XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов "производство дела". Вначале он означал решение судебного или административного вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т.е. с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия "делопроизводство". Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением. Делопроизводство: учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.А. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 37 с.

Современную терминологию делопроизводства регламентирует ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", в котором "делопроизводство" определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином "делопроизводство" в последние годы употребляется синонимичный ему термин "документационное обеспечение управления" (ДОУ). Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. 2-е изд.,-М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское с оглашение, 2002.- 82с

Его возникновение обусловлено изменением организационно-технической базы делопроизводства в связи с внедрением в ДОУ компьютеров, современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Делопроизводство базируется на документировании, под которым понимается регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных правовыми и нормативными актами РФ.

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. Рогожин М.В. Организация делопроизводства на предприятии: Учебное пособие .- М. РДЛ, - 2003. - 101с. Реквизит - это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позволяет опознать документ, т.е. идентифицировать.

Формуляр документа - это совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб.: Питер, 2002. -143 с. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называют типовым формуляром.

В качестве носителя выступает материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Носитель - это всегда результат технических достижений эпохи. В древности в качестве материального носителя для создания документов использовались различные материалы Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Уч. пособие, - М.: Мастерство, 2002, - 104 с.: в Месопотамии - глиняные таблички, в Египте - папирус, в странах Малой Азии, в Европе и на Руси - пергамент - особым образом выделанная бычья или телячья кожа, получившая на Руси название "хартия" или "телятина". В Древнем Новгороде, как известно, применялись береста, доска.

В течение многих веков и до настоящего времени наиболее распространенным носителем документной информации во всем мире является бумага. Наряду с бумагой в наши дни широко используются и новые носители: магнитные ленты, диски. Бахтеев Ю.Д. Захаров В.Ф. Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие // Пенза. Изд-во ПГУ 2005. - 18с.

Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу. Юридическая сила - это свойство официального документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.

Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие - М.: Интел-Синтез, 2003, - 65 с., которая предполагает весь спектр действий по созданию и обработке документов.

Организация работы с документами предполагает проектирование документооборота учреждения, т.е. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения.

В обществе документы являются основными носителями различной (управленческой, научной, технической, статистической) социальнозначимой информации. Документы - носители первичной информации. В них информация фиксируется впервые, в то время как книги, газеты, журналы и др. содержат переработанную, вторичную информацию. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Книга сервис, 2003. - 98 с.

Возможность сохранения информации во времени позволяет различать документы как носители оперативной и ретроспективной информации.

Сейчас трудно найти какую-либо сферу человеческой деятельности, которая не захлебывается в потоке деловой переписки. Это, безусловно, касается и органов внутренних дел. Только милиция далеко не ограничивается просто пересылкой отчетов и указаний. Это часто секретные приказы и распоряжения, инструкции и разработки оперативно-специальных планов, уголовные дела и заявления граждан. Есть документы, от которых зависит не только четкое выполнение поставленных перед милицией задач, но и человеческие судьбы. Все должно быть строго учтено и быстро предоставлено заинтересованным службам даже по прошествии многих лет.

Делопроизводственная служба в структуре Министерства внутренних дел всегда была и остаётся ключевым звеном, она на протяжении двухсот лет продолжает функционировать и совершенствовать свою деятельность. От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надёжность, экономичность, организация управленческого труда, культура работы всех сотрудников, возможность использования документной информации в будущем.

Датой образования канцелярии МВД принято считать 20 января (7 января по старому стилю) 1804 года. Первым начальником канцелярии Министерства внутренних дел был назначен, ставший затем знаменитым государственным деятелем, Михаил Михайлович Сперанский. Разработанное им "Общее учреждение Министерства" определило окончательное единоначалие принципа организации и деятельности министерства. Установило единообразие его структуры, делопроизводства и отчётности, систему взаимоотношений структурных частей внутри министерства, а также с другими учреждениями. При министре был совещательный орган из начальников структурных частей министерства - совет министра, а для связи со всеми структурными частями - канцелярия министра.

Канцелярия МВД стала своеобразным штабом, в котором готовились проекты совершенствования деятельности и развития структуры, уточнения функций не только министерства внутренних дел, но и других министерств.

При рациональной организации делопроизводства руководители и сотрудники милиции освобождаются от несвойственных им операций по работе с документами, от этого повышается их производительность, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления, и в этом не последнюю роль играют вопросы установления правильного, чёткого документооборота - одной из составных частей делопроизводства. Административная деятельность ОВД: Учебник / Под. Ред. В.П. Сальникова. В 2 ч. Ч. 1, 2 - М.: ЦОКР МВД России. 2005. - 44с.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиям:

ь прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленным, регулируемым, оптимальным;

ь следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью,

ь каждое перемещение документа должно быть оправданным,

ь необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов,

ь в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия, для чего следует разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов

Исходя из основных сфер деятельности службы документационного обеспечения органов и учреждений в системе ОВД, можно выделить ее основные функции:

1. Кадровое обеспечение служб документационного обеспечения управления.

2. Организация и ведение делопроизводства в органах внутренних дел.

3. Контроль исполнения поручений руководителей ОВД.

4. Организация архивной работы в системе ОВД.

5. Защита государственной тайны в учреждениях системы ОВД.

Рассмотрим более подробно каждую из перечисленных функций.

Функциональные задачи кадрового обеспечения служб документационного обеспечения управления ОВД представлены на рис.1.

Рис.1 Функциональные задачи кадрового обеспечения служб ДОУ

Функциональные задачи организации и ведения делопроизводства в ОВД представлены на рис.2

Размещено на http://www.allbest.ru/

105

Рис.2 Функциональные задачи организации и ведения делопроизводства в ОВД

Функциональные задачи контроля исполнения поручений руководителей ОВД представлены на рис.3

Размещено на http://www.allbest.ru/

105

Рис.3 Функциональные задачи контроля исполнения поручений руководителей ОВД

Функциональные задачи организации архивной работы в системе ОВД представлены на рис.4.

Размещено на http://www.allbest.ru/

105

Рис.4 Функциональные задачи организации архивной работы в системе ОВД

Функциональные задачи защиты государственной тайны в учреждениях системы ОВД представлены на рис.5.

Размещено на http://www.allbest.ru/

105

Рис.5 Функциональные задачи защиты государственной тайны в учреждениях системы ОВД

Таким образом, изучив понятие и значение делопроизводства в органах внутренних дел, можно сделать следующие выводы:

Термин "делопроизводство" вошел в научный оборот, практику административных органов России во второй половине XVIII века. Первоначально он обозначал деятельность, связанную с принятием решений, или "производством дел", при этом под делом понимался вопрос, который должен был решать административный или судебный орган власти и управления.

В современном понимании делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. В некоторых нормативных актах, научных публикациях наряду с понятием "делопроизводство" употребляется термин "документационное обеспечение управления". По своей сути они являются синонимами и применяются для обозначения одних и тех же процессов.

Делопроизводственная служба в структуре Министерства внутренних дел всегда была и остаётся ключевым звеном, она на протяжении двухсот лет продолжает функционировать и совершенствовать свою деятельность. Деятельность ОВД Российской Федерации обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией учреждения, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.

Количество и качество информации, доставляемой на различные уровни управления, оказывают значительное влияние на функционирование системы управления. Причем основным носителем информации в сфере управления выступают документы.

От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надёжность, экономичность, организация управленческого труда, культура работы всех сотрудников, возможность использования документной информации в будущем.

При рациональной организации делопроизводства руководители и сотрудники милиции освобождаются от несвойственных им операций по работе с документами, от этого повышается их производительность, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления, и в этом не последнюю роль играют вопросы установления правильного, чёткого документооборота - одной из составных частей делопроизводства.

1.2 Документирование управленческой деятельности в органах внутренних дел

По характеру правовых предписаний нормы, регулирующие документационное обеспечение управления, могут быть подразделены: на материальные, регулирующие сущность управленческих отношений; процессуальные, регламентирующие порядок реализации, применения права; организационно-технические, которые опосредуют технику проводимых операций (делопроизводство, порядок хранения архивных документов).

Большинство правовых норм, регулирующих ДОУ, относятся к организационно-техническим, то есть нормам, определяющим организацию и технику (технологию) осуществления операций с документами (сбор, регистрация, обработка, хранение и передача данных), из которых складывается процесс документирования. Правовые нормы организационно-технического характера призваны обеспечить необходимое качество информации для принятия обоснованных управленческих решений по всем вопросам деятельности ОВД. Митина Т.Е. Документационное обеспечение управления в органах внутренних дел: автореферат дис. ... кандидата юридических наук: 12.00.11 / Акад. упр. МВД РФ. - Москва, 2006. - 8 с

Основу правового регулирования службы документационного обеспечения системы ОВД составляет целый ряд законов, приказов, распоряжений и ГОСТов, примерный перечень, которых представлен в Приложении 1.

ГОСТ Р 6.30 - 2003 г. введен в действие 1 июля 2003 года взамен ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов. Практически он повторяет прежний, за исключением раздела 5. Он несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов. Разделом 2 устанавливается измененный состав реквизитов документа - теперь их 30 (а было 29 - один убрали, два добавили).

Исключен один реквизит - гриф ограничения доступа к документу, но добавлены два новых: основной государственный регистрационный номер (ОГРН, реквизит 05) и ИНН/КПП (реквизит 06). Из содержания раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты "подпись документа" и "дата документа" сохранены. Изъят раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ". Кроме того, исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

Новый ГОСТ уточняет порядок оформления отдельных реквизитов: порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, определяет порядок использования оттиска печати при заверке подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

Требования нового стандарта являются рекомендуемыми и распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций, предприятий, учреждений.

Для целей данного исследования непосредственный интерес представляет Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ". В Приложении к Приказу МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 находится инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел РФ.

Инструкция разработана в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов на единой методической основе в подразделениях центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, органах внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и других организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел.

Документационное обеспечение управления - вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 «О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ»

Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел осуществляется Административным департаментом МВД России, управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства; делопроизводства и режима; документационного обеспечения и режима; режима, делопроизводства и кадров; режима и делопроизводства; обеспечения делопроизводства; документального обеспечения; документационного обеспечения; общими отделами, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел. Там же

На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

8.1 Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих)

документов.

8.2 Передача документов на рассмотрение руководителю органа

внутренних дел и непосредственно исполнителю, после получения

соответствующих указаний (резолюций).

8.3 Контроль над прохождением и сроками рассмотрения

документов…. и т.д. " Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 «О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ»

В приказе так же определены ответственные, закреплены обязанности, определены основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, требования к подготовке и оформлению документов (см. Приложение 2).

Правила подготовки и образцы оформления нормативных правовых актов устанавливаются Приказом МВД России от 27 июня 2003 г. N 484.

Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования.

В управленческой деятельности используются, главным образом, текстовые документы на бумажной основе, т.е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы называют управленческими, а их совокупность управленческой документацией.

Фиксируется управленческая деятельность в основном организационно-распорядительными документами (ОРД).

Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организаций и должностных лиц. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Книга сервис, 2003. - 49 с.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на основные группы документов:

ь организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);

ь распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

ь информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);

ь документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).

ь коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры));

ь документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению). Кулагин Н.И. Делопроизводство и документирование. Устная и письменная речь следователя: учеб. пособие / Н. И. Кулагин, А. Н. Петрова, А. К. Савельев. - Волгоград: ВА МВД России, 2005. - 76 с

Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Внутренний документ, выпускаемый в учреждении, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

ь положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

ь документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

ь реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным. Состав реквизитов ОРД устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 (см. Приложение 3).

При оформлении организационно-распорядительных документов выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов, являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

В настоящее время руководство ОВД проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности. Бавсун И.Г. Документационное обеспечение управления органами внутренних дел: учебно-практическое пособие / И. Г. Бавсун. - Омск: Омская акад. МВД России, 2006. - 32 с.

При разработке документов рекомендуется придерживаться следующих этапов:

ь уяснение цели документа;

ь определение, на кого рассчитан документ, способы его выражения,

ь составление плана документа;

ь подбора и изучения необходимых источников формирования документов;

ь согласование документа и принятие

Документы в органах внутренних дел как носители информации могут подвергаться процессам поиска, хранения, преобразования и передачи.

Назначение документа в органах внутренних дел в основном сводится к:

ь фиксированию и сохранению информации или ее преобразованию и передаче;

ь официальному удостоверению событий, состояний, действий, имеющих значение для конкретного органа внутренних дел;

ь обеспечению контроля и проверки исполнения подчиненных подразделений;

ь осуществления связи служб и подразделений между собой с другими государственными органами, общественными организациями и гражданами. Курушин С.А. Делопроизводство в органах внутренних дел: учебное пособие / Курушин С. В., Тяпкин А. Я.; МВД России, Саратовский юридический ин-т. - Саратов: СЮИ МВД России, 2005 (Самара: СЮИ МВД России). -19 с

Рассмотрим основные этапы документооборота.

1. Прием входящих документов. Входящие документы можно квалифицировать:

ь по направлениям деятельности: управленческие (внутриорганизационные-распорядительные, отчетные, общего характера, административные, уголовно-процессуальные, оперативно-розыскные);

ь по степени секретности (совсекретные, секретные, ДСП, несекретные);

ь по участию лиц, заинтересованных в принятии документов (односторонние, двухсторонние);

ь по характеру движения (входящие, исходящие и внутренние);

ь по сложности решаемых вопросов (простые и комплексные).

2. Первоначальная обработка поступающих документов. Выявление характера документов, откуда, полномочен ли орган внутренних дел принять этот документ и т.д.

3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов. Выявление компетентного адресата, уведомления нового адресата исполнения и др.

4. Регистрация документов. Документы, имея различную по содержанию информацию, фиксируются в различных книгах (секретное или не секретное производство). Например, книги: учета заявлений и сообщений о преступлениях и учета информации в дежурной части органов внутренних дел.

5. Рассмотрение документов руководителем. Уяснение цели и содержания документа, подбор исполнителей, ознакомление или изучение документов и т.п.

6. Исполнение документов. Руководитель распределяет документы по исполнителям и срокам исполнения. В ходе исполнения документов руководитель реализует функции контроля и проверяет исполнение.

Считается, что в аппарате управления существуют два основных направления рационализации документооборота.

1. Организационное:

а) сокращение потоков документов;

б) регулирование документооборота;

в) совершенствование документооборота;

г) нормирование документационных работ.

2. Техническое - механизация всех процессов, связанных с движением документов: применение оргтехники (множительной, печатающей и др.)

Таким образом, изучив документирование управленческой деятельности в органах внутренних дел, можно сделать следующие выводы:

Основу правового регулирования службы документационного обеспечения системы ОВД составляет целый ряд законов, приказов, распоряжений и ГОСТов.

ГОСТ Р 6.30 - 2003 г уточняет порядок оформления отдельных реквизитов: порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, определяет порядок использования оттиска печати при заверке подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику. Требования ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций, предприятий, учреждений.

Непосредственный интерес представляет Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ". В Приложении к Приказу МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 находится инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел РФ, которая достаточно четко регламентирует вопросы документирования управленческой деятельности в ОВД.

В приказе определены задачи служб делопроизводства, ответственные, закреплены обязанности, определены основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, требования к подготовке и оформлению документов.

В настоящее время руководство ОВД проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.

1.3 Понятие, задачи и принципы научной организации труда

Успешное функционирование трудового коллектива зависит от систематического комплексного улучшения всех составных элементов организации его деятельности, среди которых одно из ведущих мест занимает организация живого труда. Для постоянного повышения уровня организации труда большое значение имеет использование достижений науки и передового опыта. Макарова С.В. Основные направления совершенствования деятельности подразделений делопроизводства и режима: Лекция / С. В. Макарова. - Домодедово: ВИПК МВД РФ, 2005. -23 с.

Рассмотрим основные определения понятия научная организация труда.

Научная организация труда (НОТ) или научное управление (en. Scientific management) - управление производственным процессом на основе системного анализа. Бондырева Т.Н. Секретарское дело / Т. Н. Бондырева. - М.: Высш. шк., 1989. - 149 с.

Организация Труда Научная (Нот) - система применения наемного труда работников, обеспечивающая стабильное развитие с максимальным использованием профессиональных возможностей работников. НОТ достигается благодаря оптимальному использованию работников в соответствии с их профессиональными навыками, взаимосвязи всех элементов процесса труда, улучшению условий труда и т.д. Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве./ Под ред. Н.Г..Пономаревой.- М. Юрист, 2005. - 42 с.

Под научной организацией труда (НОТ) понимают процесс совершенствования организации труда на основе достижений науки и передового опыта. Термином "НОТ" характеризуют обычно улучшение организационных форм использования живого труда в рамках отдельно взятого трудового коллектива (например, предприятия). Начало применению новых методов организации труда рабочих было положено Ф. Тейлором в 1910-1915гг. Анисимов В.М. Организация анализа и прогнозирования в органах внутренних дел: Учебно-практическое пособие по курсу “Основы управления в ОВД”. - Белгород, 2002. - 118с.

Конечно, и до Тейлора были достижения в области организации труда, поскольку с тех пор, как появились представления о труде, возникло и стремление к получению лучших результатов с наименьшей затратой средств. Но Тейлор был первым, кто объединил замыслы и попытки в области рационализации трудовых процессов в систему знаний, положив тем самым начало науке об организации труда и производства. В своих работах Тейлор разработал методы анализа трудовых процессов, нормирования труда и его оплаты, принципы организации труда и управления предприятием. Его опыты научного подхода к организации рутинного, тяжелого физического труда вызвали огромный интерес и положили начало поискам способов научной рационализации трудовых процессов путем тщательного изучения и проектирования приемов и методов труда с использованием хронометражных наблюдений, улучшения организации рабочих мест, установления обоснованных режимов труда и отдыха и других мер.

Выдающийся вклад в становление и развитие организации труда и производства на основе конвейерных линий в автомобиле - и тракторостроительном комплексах принадлежит американцу Генри Форду-старшему. Еще один американец - Гаррингтон Эмерсон, автор "двенадцати принципов производительности", создал теорию организационной системы, которая охватывала труд работников не только отдельного предприятия, но и совокупности предприятий.

Наряду с достижениями отмеченных выше зарубежных ученых и практиков в развитии научной организации труда, в этой области знаний и в практической их реализации достойно представлены наши отечественные исследователи и разработчики. А.А. Богданов, О.А. Ерманский, А.К. Гастев.

В конце 60-х годов и в 70-х годах НОТ стала явлением общепризнанным в СССР, а что касается практической деятельности, работа по научной организации труда стала масштабной и разносторонней.

Среди факторов "ускорения и перестройки" не нашлось места для организации труда. От работы по научной организации труда отказались профсоюзы, упразднив соответствующие подразделения в своей структуре вместе с их функциями, отменив награды за активную работу по внедрению НОТ и др. Попали под нож "перестройки и ускорения" научные исследования, проводимые НИИ труда, ВНМЦентром, центрами НОТ. Стали упраздняться подразделения по НОТ на предприятиях. Панфилова Н.Ю., Медведева Ю.Н., Марков М.В. Альбом наглядных пособий по дисциплине "Организация, нормирование и оплата труда". - Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2005. - 55 с. Таким образом, активная работа по научной организации труда вместо того, чтобы выйти на новый уровень, начала свертываться.

В настоящее время работа по организации, нормированию и оплате труда законодательно отнесена к компетенции предприятий, что является фактом в целом положительным. Однако, все более становится очевидным, что ряд функций управления трудом на государственном уровне, таких, например, как координация научных исследований проблем организации труда, организация разработки межотраслевых норм и нормативов по труду, методическое руководство системой проектирования организации труда на стадии разработки проектов новых предприятий, организация подготовки специалистов по организации и нормированию труда, нужно восстанавливать в адекватной рыночным преобразованиям форме. В настоящее время НОТ развивается в рамках инженерной психологии и менеджмента. А. И. Рофе «Организация и нормирование труда», М. издательство «МИК», 2003 г - 162с.

Развитие науки о труде характеризуется поступательным развитием всей совокупности составляющих ее элементов. Научная организация труда неразрывно связана с такими его элементами, как гуманизация и интенсификация.

Гуманизация - это основа построения социальных отношений в современном обществе, и ее роль переоценить сегодня трудно. Являясь реальной насущной потребностью, она проникает во все направления деятельности государства, общества, гражданина.

Интенсификация труда обусловливает:

ь изучение и классификацию функций аппарата управления, а также влияющих на эти функции факторов;

ь разработку рациональных форм разделения труда и трудовых процессов; совершенствование управленческой структуры;

ь уточнение и определение компетенции конкретного работника, его прав и обязанностей;

ь определение необходимой информации на каждом уровне управления, ее объема, способов получения и обработки;

ь оптимизацию форм документов, процессов документообразования и документооборота.

Осуществление НОТ в народном хозяйстве предполагает совершенствование форм разделения и взаимодействия труда в коллективе; улучшение организации и обслуживания рабочих мест; проектирование и внедрение рациональных приёмов и методов труда, распространение передового опыта; совершенствование нормирования труда; улучшение практики материального и морального стимулирования труда; рационализацию условий труда; улучшение подготовки и повышение квалификации кадров; укрепление дисциплины труда и повышение творческой активности трудящихся. Серебренников Г.Г. Организация производства. Учебное пособие. - Тамбов. Изд-во ТГТУ, 2004. - 63 с.

Перечисленные направления НОТ являются общими для всех категорий трудящихся во всех отраслях и сферах народного хозяйства, хотя по отношению к каждой категории работников эти общие направления реализуются в специфической форме.

Задачи, решаемые при внедрении НОТ в народном хозяйстве, можно условно разделить на три основные группы:

ь экономические, направленные на достижение высокого уровня производительности труда за счёт улучшения использования рабочей силы и вещественных элементов производства;

ь психофизиологические, состоящие в обеспечении наиболее благоприятных условий для нормального функционирования и воспроизводства рабочей силы;

ь социальные, заключающиеся в обеспечении условий для всестороннего и гармоничного развития личности работников, повышении степени содержательности и привлекательности их труда. А. И. Рофе «Организация и нормирование труда», М. издательство «МИК», 2003 г - 168с.

Значение НОТ непосредственно вытекает из характера её задач. В плане экономическом НОТ - средство предотвращения возможных диспропорций между уровнем развития техники и технологии производства и уровнем организации живого труда. Внедрение НОТ обеспечивает экономию времени, представляет собой важный фактор роста производительности живого труда.

Значение НОТ состоит также и в том, что она позволяет в большой мере экономить и овеществленный труд в результате лучшего использования вещественных элементов производства. Серебренников Г.Г. Организация производства. Учебное пособие. - Тамбов. Изд-во ТГТУ, 2004. - 66 с. И, наконец, совершенствование организации труда даёт возможность экономить будущий труд в результате учёта требований НОТ на стадии проектирования предприятий, оборудования и технологических процессов. Эта экономия будущего труда выступает впоследствии как экономия живого труда работников, занятых обслуживанием оборудования, осуществлением технологических процессов, спроектированных и созданных с учётом требований НОТ.

Внедрение НОТ создаёт также условия для сохранения здоровья трудящихся, поддержания их работоспособности, увеличения периода их трудовой деятельности, роста культурно-технического уровня работников.

Как и в целом, в народном хозяйстве, деятельность компании в первую очередь должна основываться на максимально выверенной организации труда. Достижение наилучшего результата осуществляется путем предварительного досконального изучения способов и приемов работы, разложения приемов на отдельные элементы и выбора тех из них, которые наиболее соответствуют достижению поставленных перед компанией стратегических целей.

Основными задачами научной организации труда в деятельности компании являются:

ь разработка и внедрение в рабочую деятельность компании наиболее эффективных форм разделения труда и его кооперация;

ь максимальное использование достижений современной науки и техники;

ь совершенствование нормирования труда;

ь комплексное изучение затрат рабочего времени по выполнению определенных операций, стадий работы, а также подготовка и установление показателей, позволяющих определить объем работы, необходимую численность разных категорий персонала;

ь изучение и внедрение наиболее гибких форм стимулирования труда;

ь организация рабочих мест, создание соответствующих законодательству условий труда и его безопасности.

Проблему перехода управленческих процессов на научную основу организации труда важно решать комплексно, не разбивая на экспериментальное внедрение в отдельно взятом подразделении. На первом этапе (выборочная) организация работы может показать хорошие результаты в том или ином конкретном отделе, но в дальнейшем она будет наверняка нарушена и не только не даст нужных итоговых результатов при плохой работе других подразделений, но и, возможно, породит ряд неблагоприятных для компании процессов, таких как конфликт, внутрифирменное разобщение, полискоростная работа подразделений и т.д.

Исходя из вышеизложенного внедрение научной организации труда в деятельность компании только тогда даст положительные результаты, когда слияние науки и практики управления будет проводиться одновременно на всех уровнях. Организовывая работу того или иного структурного подразделения, следует особо обратить внимание на специфику его применения относительно задач компании, так как организация труда различных категорий работников неоднородна. Именно содержание отличает труд одного работника от труда другого.

В качестве одного из элементов научной организации труда можно рассматривать научно обоснованный учет кадров. Задача предотвращения текучести высококвалифицированного персонала, повышение всесторонней заинтересованности в исполняемой работе связаны с решением таких кадровых проблем, как осознание и четкое представление о том, где, когда и какой именно работник может быть использован с наибольшей эффективностью выполняемой им работы, с максимальным соответствием, поставленным перед компанией стратегическим целям, кто и когда должен быть зачислен в резерв для выдвижения на новую должность, когда и как перемещен по службе.

Анализ трудовых процессов является важнейшим элементом научной организации труда. Оценка верности распределения должностных и функциональных обязанностей позволяет проработать и определить нормативы труда.

Комплексный анализ состояния организации трудовых процессов позволяет выявить наиболее трудоемкие операции или операции, на выполнение которых затрачивается особенно много времени, скорректировать возникшие несоответствия, разработать регулирующие рекомендации, направленные на облегчение труда.

Оценка состояния организации труда и его анализ являются отправной точкой в планировании и подготовки всех последующих мероприятий в области научной организации труда компании.

Условия труда также являются неотъемлемой частью научной организации труда.

Условия труда находят свое отражение во всей совокупности производственной среды, оказывающей непосредственное влияние на здоровье и работоспособность человека, удовлетворенность проделанной работой и, как следствие, результативность итоговых показателей компании. Особое внимание необходимо обратить на организацию рабочего места, планировку, дизайн, мебель, оборудование - все эти элементы напрямую влияют не только на производительность труда как экономическую составляющую бизнес-процессов, но и на психологический климат в коллективе посредством улучшения (дестабилизации) настроения персонала, его здоровья.

Неблагоприятные условия труда, в свою очередь, становятся причиной переутомления, стрессовых состояний, вызывают развитие профессиональных заболеваний, что приводит к негативным последствиям для компании в целом, а именно: снижается качество и результативность, растут затраты - и в конечном итоге снижается рентабельность. Зависимость экономических потоков для компании заключается в том, что производительность труда прямо пропорциональна правильности организации рабочих мест.

Необходимо учитывать, что научная организация труда в компании характеризуется системностью. Обладая самостоятельными функциями, выполняя конкретные задачи, автономные структурные элементы компании взаимодействуют, строя свою работу на началах согласованности, в соответствии с закономерностями научной организации труда. Создание необходимых условий для высокопроизводительного творческого труда способен обеспечить только комплексный, системный подход в решении проблем научной организации труда.

В основу решения методических и практических вопросов проектирования и внедрения научной организации труда необходимо заложить следующие принципы:

ь комплексности;

ь системности;

ь специализации;

ь регламентации.

Самостоятельное значение каждого из перечисленных принципов научной организации труда максимально полно проявляется только в совокупности со всеми остальными принципами. Наибольшая действенность вышеназванных принципов проявляется при их комплексном использовании. Каждое направление организации труда имеет свою специфику и целевую установку для практического осуществления. Вязгин В.А., Лучинкина Л.Я. Нормирование труда: процессный подход // Исследовано в России. - 2005. - 23 с.


Страница:  1   2   3   4 

дипломная работаНаучная организация труда работников службы документационного обеспечения управления (на примере деятельности подразделения МВД – ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга) скачать дипломная работа "Научная организация труда работников службы документационного обеспечения управления (на примере деятельности подразделения МВД – ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга)" скачать
Сколько стоит?

Рекомендуем!

база знанийглобальная сеть рефератов