Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ

1.1 Роль информационных технологий в управлении организацией

1.2 Современные системы управления полиграфической организацией

1.3 Совершенствование управления на основе информационных технологий

2. АНАЛИЗ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ПОЛИГРАФИКСПРИМ» НА БАЗЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ

2.1 Характеристика и анализ системы управления ООО «ПолиГрафиксПрим»

2.2 Оценка финансового состояния ООО «ПолиГрафиксПрим»

2.3 Анализ информационной системы организации и оценка информационной технологии, применяемой в ООО «ПолиГрафиксПрим» в рамках бизнес - процессов

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ПОЛИГРАФИКСПРИМ» НА СНОВЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

3.1 Оценка эффективности системы управления ООО «ПолиГрафиксПрим» и рекомендации по ее совершенствованию

3.2 Совершенствование использования информационных технологий ООО «ПолиГрафиксПрим»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК



ВВЕДЕНИЕ

Можно с уверенностью сказать, что полиграфическая промышленность является самой динамичной, бурно развивающейся отраслью в мире. При этом ее развитие происходит быстро, несмотря на колоссальные успехи еще более быстро развивающейся информационной отрасли и даже, возможно, вопреки ее развитию. Впрочем, полиграфия уже интегрировалась в нее, являясь важной частью информационной и коммуникационной отрасли. Она быстро, если не молниеносно, впитывает все новое, что создается человечеством, реализуя эти достижения в издательские и полиграфические технологии. Поэтому мы периодически узнаем о новом оборудовании, новых технологиях, новых программных решениях в области полиграфии и уже через короткое время видим их на полиграфических и издательских предприятиях в действии.

Перспективы и тенденции развития полиграфических предприятий ориентированы на повышение технического и организационного уровня, перевод материально-технической базы производства на высокие электронные технологии с соответствующими структурными и качественными преобразованиями в производственных и трудовых процессах.

В таких условиях требуется кардинальное изменение сложившихся традиционных методов управления производственно-хозяйственной деятельностью предприятий. В первую очередь это относится к управлению производством, перед которым с одной стороны ставится задача организовать слаженное эффективное производство, учитывающее динамику рыночной ситуации, с другой - наиболее полно и рационально использовать имеющиеся производственные ресурсы.

Решение этих задач реализуется в управлении при разработке технически и материально обоснованных календарных планов и графиков, оптимизаций маршрутов движения изделий, непрерывном контроле текущего хода производства, координации деятельности всех его звеньев.

Управление полиграфической производством отличается особой сложностью, обусловленной многовариантностью применяемых технологий, оборудования, материалов, большим разнообразием типов производства и производственных структур, многооперационностью производственного процесса и др.

Организация управления производством на многих действующих полиграфических предприятиях не отвечает динамичным требованиям современного производства и не использует организационно-экономических преимуществ автоматизированной управленческой деятельности.

Использование на полиграфических предприятиях автоматизированных информационных технологий характеризуется крайней недостаточностью, как в отношении технических средств, так и по комплектности программно-методического обеспечения. Кроме того, при сложившейся в полиграфическом производстве многоэтапной и громоздкой системе документооборота на предприятиях отрасли преобладает ручная обработка информации, что значительно усложняет деловые процессы и замедляет принятие эффективных управленческих решений.

В настоящих условиях перехода предприятий к использованию локальных электронных сетей распределенной обработки информации, когда наивысшая степень автоматизации управленческих процедур может быть обеспечена более совершенными по сравнению с АРМ программно-аппаратными комплексами (ПАК), становится актуальным продолжение исследований проблем оперативного управления производством и разработка новых подходов к его организации на основе применения современных автоматизированных информационных технологий, обеспечивающих полную автоматизацию управленческих функций, в т.ч. оперативного контроля, учета, регулирования текущего хода производства, поиска и разработки эффективных управленческих решений.

Актуальность темы дипломной работы состоит в том, что проникновение современных информационных компьютерных технологий в различные сферы человеческой деятельности, на сегодняшний день оказывается важнейшим фактором повышения эффективности процессов, важность которого еще не до конца осознана многими предприятиями. Предприятия, которые осознали возможности информационных ресурсов и компьютерных технологий, а затем внедрившие их, не только смогли оптимизировать производство, но и приобрести конкурентные преимущества, позволяющие им выжить в условиях кризиса.

Объектом данной дипломной работы является деятельность полиграфического предприятия ООО «ПолиГрафиксПрим», Москва, ул. Вольная д. 28.

Предметом исследования дипломного проекта является применение информационных технологий в управлении, процесс автоматизации деятельности ООО «ПолиГрафиксПрим».

Целью дипломного проекта является изучение применения современных информационных систем и технологий в управлении полиграфической организацией, анализ и оценка эффективности информационной системы управления ООО «ПолиГрафиксПрим», предложение мероприятий по совершенствованию управления организацией на базе информационных систем и технологий.

В соответствии с целью работы ставятся следующие задачи:

1. Провести обзор литературных источников по теме исследования;

2. Изучить роль автоматизации в полиграфической деятельности;

3. Изучить рынок современных информационных технологий в полиграфии;

4. Выделить наиболее прогрессивные системы автоматизации деятельности;

5. Провести анализ финансовой деятельности ООО «ПолиГрафиксПрим» и сделать на его основе выводы об эффективности существующей системы управления;

6. Оценить степень использования информационных технологий в ООО «ПолиГрафиксПрим»;

7. Изучить организационную структуру управления и разработать предложение по совершенствованию структуры управления ООО «ПолиГрафиксПрим»

8. Сделать предложения по совершенствованию существующей информационной системы ООО «ПолиГрафиксПрим».

Дипломная работа имеет следующую структуру.

Во введении определены цели, актуальность, задачи исследования, предмет и объект.

В первой главе рассмотрены теоретико-методологические основы, изучение информационных технологий в полиграфии, значение и роль автоматизации деятельности.

Во второй главе проанализирована деятельность ООО «ПолиГрафиксПрим», оценена степень автоматизации, выявлены основные недостатки.

В третьей главе на основе проведенного исследования во второй главе, предложен проект мероприятий по усовершенствованию информационной системы управления ООО «ПолиГрафиксПрим» и рассчитан экономический эффект от их внедрения.

В заключении сформулированы основные выводы и предложения, полученные в результате работы над дипломной работой.



1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНФМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ

1.1 Роль информационных технологий в управлении организацией

В условиях современной экономики требования к автоматизированной системе управления меняются достаточно стремительно. Предприятия быстро развиваются, поэтому в рамках одной компании появляются несколько видов деятельности и существующая система автоматизации уже не соответствует требованиям руководителей. В таких условиях необходимо обладать информацией о перспективных направлениях в области управленческого учета. Организация, владеющая наиболее полной, достоверной и что немаловажно, своевременной экономической информацией, несомненно, получает возможность закрепиться на рынке [11].

Развитие информационных технологий позволяет нам решать вопросы, используя не только информацию прошлых периодов, но и используя информацию в режиме реального времени. В современном производстве информация уже рассматривается как производственный ресурс, становясь на один уровень с финансами, материалами, энергией и др. Специфика информации как производственного ресурса состоит в том, что данные, преобразованные в форму, которая является значимой для предприятия, могут использоваться и обеспечивать рациональное управление организацией.

Любое организация для анализа возникающих проблем, принятия решений, контроля операций, создания новых продуктов или услуг нуждается в информации.

Под информацией понимаются осмысленные и переработанные данные, которые используются для решения управленческих задач. Данные отражают события, происходящие как в самой организации, так и за ее пределами.

Для того, чтобы получить информацию, необходимую для успешного функционирования предприятия, требуется собрать данные, передать их на обработку, привести их в форму, удобную для последующего использования, и передать пользователям полученные результаты. Пользователи могут уточнять, какие данные нужно собирать, а также скорректировать методы их обработки с точки зрения полноты, достоверности и формы представления получаемых результатов [9,10]. Общая схема информационной системы показана на рис. 1.1.

Информационную систему (ИС) функционально можно определить как множество взаимосвязанных элементов, которые обеспечивают ввод данных, их обработку, а также хранение и распределение полученной информации, используемой в управлении организацией [11].

Рисунок 1. 1 - Общая схема информационной системы

Предприятия создают ИС для обслуживания информационных потребностей разных уровней управления. Так, в работе Л. М. Эплгейт и др., посвященной управлению корпоративными информационными системами, выделяются 4 уровня управления и соответствующие им ИС: системы поддержки решений высшего звена управления (стратегический уровень); автоматизированные системы управления (АСУ) и системы поддержки принятия решений (управленческий уровень); профессиональные и офисные системы (уровень знаний); системы обработки транзакций (операционный уровень). Системы одного уровня, в свою очередь, могут быть ориентированы на обеспечение информационных потребностей разных функциональных областей (производство, финансы, маркетинг, управление персоналом).

В таблице 1 1 обобщены характеристики ИС, используемых на разных уровнях управления [11].

Системы обработки транзакций являются базовыми для обслуживания текущих операций предприятия. Они представляют собой компьютеризированные системы, которые выполняют и регистрируют рутинные регулярные транзакции. Таковыми являются резервирование мест в гостинице, выплата заработной платы, отгрузка продукции.

На операционном уровне цели и ресурсы четко установлены и структурированы. Необходимо только определить, соответствует ли транзакция определенному набору критериев, чтобы система ее выполнила [10].

Профессиональные и офисные системы обслуживают информационные потребности специалистов в различных областях знаний и потребности обслуживающего персонала, который производит обработку данных.

Экспертные системы, автоматизированные системы проектирования (САПР) для научных и конструкторских подразделений предприятий обеспечивают содействие созданию новых знаний и способствуют интеграции этих знаний и опыта практической деятельности предприятия [12]. Современные графические системы создают зрительные образы объектов и позволяют пользователю ощущать, что он как бы находится в реальной ситуации. Такое погружение в мир, созданный компьютером, позволяет ему имитировать влияние своих действий на эти объекты.

Офисные системы используются для повышения эффективности работы с данными, они обеспечивают связи с потребителями, поставщиками и внешними организациями.

Таблица 1.1 - Характеристики информационных систем

Уровни управления	Типы систем	Информа- ционные входы	Обработка	Информационные выходы	Пользователи
Стратегический уровень	Системы поддержки решений руководства	Агрегированные данные, внешние и внутренние	Графика, имитация, диалог	Прогнозы, ответы на вопросы	Высший уровень управления
Управленческий уровень	Системы поддержки принятия решений	Данные в небольшом объеме, аналитические модели	Диалог, имитация, анализ	Специальные отчеты, анализ решений, ответы на вопросы	Руководители среднего звена, профессионалы
	Автоматизированные системы управления	Обобщенные данные о транзакциях	Повторяющиеся отчеты, простые модели, анализ	Обобщения и выборки
Уровень знаний	Профессиональные системы	Проектные спецификации, базы знаний	Моделирование, имитация	Модели, графики	Профессионалы
	Офисные системы	Документы, схемы	Управление документами, разработка схем, коммуникации	Документы, графики, электронная почта	Технический персонал
Операционный уровень	Системы обработки транзакций	Транзакции, события	Сортировка, составление списков, объединение	Подробные отчеты, списки, обобщения	Операционный персонал

АСУ обслуживают несколько уровней управления, обеспечивая информацией о текущей деятельности предприятия, а также отчетами о его деятельности в прошлом [27]. АСУ поддерживают функции планирования, контроля и принятия решений.

В АСУ обобщаются данные, поступающие из транзакционных систем, обрабатываются и сводятся в отчеты, которые готовятся на регулярной основе. АСУ обычно отвечают на фиксированные, заранее известные вопросы. Эти системы не являются гибкими и обладают ограниченными аналитическими возможностями [27].

Системы поддержки принятия решений (СППР) обслуживают управленческий уровень в организации [28]. Они помогают аналитически обосновывать варианты решений, которые не очень хорошо структурированы, носят ситуационный характер и их нелегко предусмотреть заранее. Такие системы должны быть готовы реагировать на меняющиеся условия окружающей среды. Хотя в них используется информация из офисных, профессиональных и транзакционных систем и АСУ, они получают информацию и из внешних источников (текущие цены акций, цены на продукты у конкурентов и т.п.).

СППР обладают большими аналитическими возможностями по сравнению с системами других уровней. В их основе лежат математические модели анализа данных. СППР интерактивны, и лицо, принимающее решение, может менять условия задач и включать в них новые данные, используя дружественный пользовательский интерфейс [28,29].

Системы поддержки решений высшего руководства обслуживают стратегический уровень организации. Они предназначены для работы с неструктурированными решениями и предполагают использование данных о внешней среде (новые налоговые законы, информацию о конкурентах), в них поступают сведения из различных информационных систем предприятия.

Системы поддержки решений высшего руководства обладают развитыми телекоммуникациями и графическими средствами. Такие системы предназначены для подготовки концептуальных решений.

До светлой мечты каждого директора -- чтобы компьютер показывал все сам -- остается один технологический шаг. Нужно соединить возможности финансовых и управленческих систем с Интернет решениями, связав воедино внутреннюю сеть предприятия с «мировой паутиной». Но этот шаг мешают сделать сотни преград в виде разнородных стандартов и языков разработки [29].

На конференции компании SAP в Лейпциге, посвященной корпоративным порталам -своеобразным «дверям» в информационные джунгли, выступали «первопроходцы», уже проторившие дорогу в этих дебрях. Из двух тысяч человек, представлявших на конференции разные страны региона ЕМЕА, почти 50% имели «продуктивный», то есть успешный, опыт использования корпоративных порталов.

Предложенная выше классификация ИС не является исчерпывающей и отражает лишь один из аспектов исследования информационных систем.

В частности, в табл. 1.2 представлена классификация ИС по уровням принятия решений на предприятии.

В данной классификации операционный уровень касается выполнения каждодневных, хорошо отлаженных процедур. Соответствующие решения встречались в недавнем прошлом, их называют структурируемыми, или «программируемыми».

Решения тактического уровня рассчитаны на более длительный промежуток времени, чем операционные. Решения этого уровня плохо или слабо структурированы вследствие того, что цели принятия решения четко не определены, многочисленны или конфликтны, а также трудно прогнозируемы последствия принятия решений и их воздействия на поведение лица, принимающего решения [28,29]. Тактические решения, как правило, направлены на эффективное использование имеющихся ресурсов и характеризуются такими показателями, как производительность, рентабельность.



Таблица 1.2 - Классификация ИС по уровням принятия решения в организации

Уровни принятия решений	Виды ИС	Пользователи
Стратегический	Системы поддержки решений высшего руководства (Chief Executive Information Systems)	Высшее руководство предприятия
Тактический	Системы поддержки принятия решений (Decision Support Systems): информационные системы управления (Management Information Systems) интеллектуальные системы управления (Intelligence Information Systems)	Руководители среднего звена Профессионалы
Операционный	Офисные системы Системы обработки транзакций	Технический персонал Операционный персонал

информационный система управление полиграфический

Решения стратегического уровня связаны с перспективными ресурсами, необходимыми для достижения целей организации, с эффективностью функционирования ее в целом.

Различные информационные системы тесно взаимодействуют друг с другом. Транзакционные системы -- основной источник данных для других ИС, в то время как системы поддержки решений руководства -- потребители данных из систем нижнего уровня.

Возникает закономерный вопрос -- насколько эти системы должны быть интегрированы? В принципе, существующие сегодня на рынке технические и программные средства позволяют решить задачу получения интегрального эффекта от использования ИС, обеспечивающих беспрепятственное прохождение информационных потоков между различными подразделениями предприятия (см. таблицу 1.3). Однако, интеграция требует времени и затрат. Поэтому каждое организация должно сопоставить свои потребности в интеграции с возможными затратами на построение подобных систем.

В последние годы для России характерны бурное развитие информационных технологий и рост интереса к компьютерным системам, способным обеспечить эффективное управление организацией [28,29]. Особенно выделяется растущий спрос на интегрированные системы управления. Автоматизация отдельных функций (бухгалтерского учета или сбыта готовой продукции) и АСУ считаются уже пройденным этапом для многих предприятий, на которых автоматизация долгое время велась по трем достаточно обособленным друг от друга направлениям: АСУ (системы автоматизации управленческой и финансово-хозяйственной деятельности), САПР (системы автоматизированного проектирования) и АСУ ТП (системы автоматизации технологических и производственных процессов). Создававшиеся изначально без комплексного плана, как правило, под требования различных подразделений, участков и процессов, отдельные автоматизированные системы не подчинялись единым целям и задачам предприятия, были плохо связаны между собой информационно, а чаще не были связаны вовсе, что не отвечало интересам предприятия как целостной системы [27].

Таблица 1.3 - Классы информационных систем

Классы ИС	Название	Фирма	Стоимость
Крупные интегрированные системы (комплексное управление, учет, управление производством)	R3 Baan IV Oracle Application	SAP Baan Oracle	Свыше 500 000 дол.
Средние интегрированные системы (комплексное управление, учет, управление производством)	JD Edwards SyteLine Галактика Парус	Robertson&Blums SOCAP Галактика, Россия Парус, Россия	200 000 --500 000 дол.
Малые интегрированные системы (комплексный учет и управление финансами)	Concord XAL Scala Platinum SQL NS-2000	Columbus IT Partner Scala Platinum Software Corporation Никос-Софт, Россия	50 000 --300 000 дол.
Локальные системы (учетные системы по направлениям деятельности)	1C БЭСТ Инфин	1C, Россия Интеллект-Сервис, Россия Инфин, Россия	5 000 --50 000 дол.



Многообразие используемых стандартных и нестандартных аппаратных и программных средств затрудняло или делало невозможным дальнейшую модернизацию систем. Реальный эффект от внедрения автоматизации часто оказывался при этом ниже ожидаемого.

Развитие математических методов, технических и программных средств позволяет в настоящее время принципиально решить задачу получения интегрального эффекта от внедрения информационных технологий на предприятиях. Появились возможности формировать высокоэффективные корпоративные информационные системы (КИС) для управления предприятиями. Выросли масштабы и качественно изменилось содержание КИС.

Статистика последних лет показывает, что более половины из 500 самых крупных компаний в мире выбрали в качестве единого стандарта для построения корпоративной информационной системы программные продукты фирмы SAP AG. Исследования Meta Group резюмируют, что первые выгоды от ERP-системы можно получить через 8 месяцев после запуска. Средняя годовая экономия от использования такого программного обеспечения составляет 1,6 млрд. долл. В 63 опрошенных компаниях разных размеров и отраслей средняя стоимость внедрения (total cost of ownership -- TCO) ERP-системы составила 15 млн. долл. (минимальная -- 400 тыс. долл., максимальная -- 300 млн. долл.). В TCO входят затраты на аппаратное и программное обеспечение, профессиональные услуги и обучение персонала [5].

В настоящее время имеется множество примеров эффективного использования КИС и на российских предприятиях. Разнообразие корпоративных информационных систем и несокращающееся число разработчиков подчеркивают значимость этого рынка в современной экономике.

Предлагаемый потребителям набор, сформированный по принципу best of breed (лучшие в своем классе решения), включает:

* систему для управления финансово-хозяйственной деятельностью Navision Attain;

* CRM-систему Siebel MME (MidMarket Edition);

* системы финансово-экономического планирования Adaytum ePlanning и Comshare MPC;

* системы анализа данных и управленческой отчетности на базе MS SQL Server 2000. Позиционирование системы Navision Attain на рынке ИСУП представлено в таблице 1.4 [5].

Таблица 1.4 - Позиционирование системы Navision Attain на рынке ИСУП

Интегрированные системы управления организацией (ИСУП)	Типичный портрет предприятия-заказчика
SAP R/3 Oracle Applications BAAN J.D.Edwards	Наличие корпоративных центров управления От 50 до нескольких тысяч пользователей Количество транзакций ограничено только возможностями аппаратного обеспечения
Navision Attain Scala SunSystems Platinum	1--300 пользователей До 10 млн. транзакций в год Финансовый, налоговый и управленческий учет Поддержка территориально-распределенных услуг Масштабируемость
«1C: Организация» ACCPAC «Парус»	1--20 пользователей До 1 млн. транзакций в год Требуется только российская бухгалтерия Отсутствует территориальная распределенность

Приведем перечень требований, предъявляемых российскими предприятиями к ИС, которую можно назвать корпоративной информационной системой [4,28,29].

1. Функциональная полнота системы:

выполнение международных стандартов управленческого учета -- MRP II, ERP, CSRP;

-автоматизация:

-планирования, бюджетирования, прогнозирования;

-оперативного (управленческого) учета;

-бухгалтерского учета;

-статистического учета;

-финансово-экономического анализа;

-формирование отчетов и ведение учета одновременно по российским и международным стандартам (IAS и GAAP);

-количество однократно учитываемых параметров деятельности предприятия (2000--10 000), количество таблиц баз данных (800--3000).

2. Локализация информационной системы:

-функциональная (учет особенностей российского законодательства и системы расчетов);

-лингвистическая (интерфейс, система помощи и документация на русском языке).

3. Надежная защита информации:

-парольная система разграничения доступа к данным и функциям;

-многоуровневая система защиты данных, включающая средства авторизации вводимой и корректируемой информации, регистрации времени ввода и модификации данных, протокол удалений;

-программно-аппаратные средства шифровки данных, сертифицированные ФАПСИ.

4. Реализация удаленного доступа и работы в распределенных сетях.

5. Наличие инструментальных средств адаптации и сопровождения системы:

-структуры и функций бизнес-процессов;

-информационного пространства (изменение структуры БД, модификация полей таблиц, связей, индексов и т.п.);

-интерфейсов ввода, просмотра и корректировки информации;

-организационного и функционального наполнения рабочего места пользователя.

6. Обеспечение обмена данными между ранее разработанными ИС и другими программными продуктами, функционирующими на предприятии.

7. Возможность консолидации информации:

-на уровне предприятий -- для объединения информации филиалов, дочерних компаний, предприятий, входящих в холдинг и т.п.;

-на уровне отдельных задач;

-на уровне временных периодов -- для выполнения анализа изменения тех или иных показателей за период, превышающий отчетный.

8. Наличие специальных средств анализа состояния системы в процессе эксплуатации:

-архитектуры баз данных;

-алгоритмов;

-статистики количества обработанной информации (количество записей, документов, проводок, объем дисковой памяти);

-журнала выполненных операций;

-списка работающих станций, внутрисистемной почты.

Обобщение зарубежного и отечественного опыта позволяет сформулировать ряд правил, которых целесообразно придерживаться для успешного создания КИС:

-привязка всех стратегических планов внедрения информационных технологий к бизнес-целям и базовой инфраструктуре предприятия;

-простота и гибкость модели построения и развития корпоративной информационной системы;

-обозримый период разработки системы, формирование единой команды разработчиков ИТ и бизнес-аналитиков;

-вовлеченность высшего руководства предприятия в процесс разрешения возникающих проблем управления рисками от внедрения ИТ.



1.2 Современные системы управления полиграфической организацией

Возраст коммерческой полиграфии в нашей стране небольшой, первые коммерческие типографии возникли в начале 90-х гг. Одни были созданы на базе государственных предприятий, другие пошли путем постепенного оснащения полиграфической оборудованием, позволяющим удовлетворить спрос на печатную продукцию в тот период. Объединяло их одно: отсутствие стандартов на бизнес-процессы и какого-либо единства в подходе их структуризации. Нельзя сказать, что бизнес-процессы в них отсутствовали вообще, но формировались они хаотично в зависимости от квалификации руководства и от потребностей "сегодняшнего дня" [39].

Сегодня полиграфический бизнес стал более устойчивым, это уменьшило возможность получать большую прибыль от существенных наценок на производство, и, следовательно, возникает вопрос: как сделать так, чтобы при снижении наценок сохранить (или хотя бы не слишком уронить) уровень доходов? Выходов из такой ситуации немного, а точнее, всего два:

- увеличить количество выпускаемой продукции на той же производственной мощности и тем же составом персонала. Для этого, помимо активного поиска новых клиентов, нужно очень строго планировать производство, с тем, чтобы в случае их появления не потерять после первого сбоя в сроках или качестве исполнения заказа;

- снизить издержки производства и, как следствие, себестоимость продукции. Для этого нужны новые современные технологии, а также умение скрупулезно подсчитывать все затраты и убытки и анализировать, с чем связано их появление.



Рисунок 1. 2 - Базовый набор функций системы управления организацией

Сложившиеся, таким образом, на рынке условия и рутина полиграфического производства толкают как руководителей и менеджеров, так и технологов автоматизировать процесс управления производством. Во многих типографиях проблема решается подручными средствами - собственными разработками, базирующимися на электронных таблицах Microsoft Excel, либо в системе управления базами данных Microsoft Access [14].

Если посмотреть на современный российский рынок программных продуктов, призванных решить проблему автоматизации типографий, то в большинстве случаев это - калькулятор заказов, иногда дополненный модулем контроля состояния заказа. Эта система в случае ее грамотного исполнения, как минимум, исключает ошибки менеджера при расчете заказа для клиента, а значит финансовые потери хотя бы на этом этапе исключаются.

Практически все решения создаются под конкретное организация, часто силами своей информационной службы, отсюда - отсутствие универсальности и оттенок кустарности программных продуктов. Оно и понятно, поскольку сделать универсальное средство расчета заказов без привязки к используемой на предприятии технологии производства проблематично [39,42].

Попытки использования для этих целей универсальных систем управления ERP-класса (Enterprise Resource Planning - система планирования и управления ресурсами предприятия) не дают серьезных результатов. Специфика полиграфической отрасли такова, что внедрение единой для всех системы управления, в которой не учтены особенности конкретного полиграфического производства, скорее всего, обречено на неудачу. Необходимо использование готовых отраслевых решений, в которых заложены типовые для полиграфии бизнес-процессы, а все изменения и настройки отталкиваются от уже сформированной бизнес-модели. Большим плюсом отраслевого решения является поддержка обратной связи с полиграфической оборудованием. Фактически это означает, что система должна получать информацию о начале или конце выполнения работы не от человека, а непосредственно от оборудования. Статус выполнения заказа при таком сервисе всегда актуален, а манипуляции с учетом времени работы оборудования невозможны [5,14].

Существует два пути автоматизации. В первом случае, это применение систем, в которых заложена типовая бизнес-модель. Во втором - использование комплексных систем управления, в которых задействованы все существующие на предприятии службы, учтена специфика отрасли и имеется возможность гибкой настройки под требования предприятия.

К внедрению системы, в которой используются типовые процессы и документы, уже готовы небольшие типографии оперативной полиграфии. Почти все они работают по стандартной схеме и имеют незначительный документооборот, а если и существуют какие-либо особенности производства или специфичные финансовые схемы, то возможности системы такого уровня позволяют встроенными средствами получить желаемое.

Для небольших типографий, работающих по заказам, необходимый базовый набор функций имеет упрощенный вариант (рис. 1.2), однако позволяет полноценно управлять производством [4,5,9]. В качестве примера можно привести следующие программные продукты: Accura (Data Design Services Limited), Graphiplus (Graphisoft), PrintSmith (EFI), "Аплер Типография" ("Аплер").

Трудности при внедрении системы управления такого уровня приносит совмещение выполняемых операций одним лицом. Стадии производства, ответственность за которые должна быть возложена на разные лица, выполняются одним человеком, который сам составляет задание, проверяет, утверждает и сам же его выполняет. Как результат, теряется смысл в контроле над производственным циклом. Это характерно для печатных салонов или принт-шопов (PrintShops), где производство обеспечивается немногочисленным персоналом. В данном случае проблема решается еще большим упрощением программного средства не в ущерб функционалу - за счет сокращения средств контроля.

Рисунок 1.3 - Основные процессы полиграфического производства

Система более серьезного уровня подразумевает точную настройку под нужды предприятия. Пример программного обеспечения такого уровня: DIMS! (DiMS organizing print Inc), Optimus (Optichrome Computer Systems Ltd), HIFLEX (HiFLEX GmbH), DISO (Software, Service und Beratung Gmbh) [14]. В итоге на полиграфическом предприятии автоматизация вступает в фазу, когда система устраивает всех пользователей, потому что была построена с учетом всех разумных требований. Надо понимать, что на внедрение системы потребуется время. Хотя, если период внедрения продолжается месяцы, это должно настораживать и подталкивать на мысль, что конфигурация программного продукта перекраивается заново. В таком случае в результате можно получить систему, которая не смогла легко подхватить особенности предприятия, а заново созданная бизнес-модель может оказаться вовсе не оптимальной, потребуются годы, чтобы понять, что в ней не так [30].

В первую очередь, любого руководителя и специалиста беспокоит вопрос: что сможет дать им система и не будет ли внедрение - всего лишь бесполезной потерей времени и безвозвратными материальными вложениями?

Работа системы управления состоит в улучшении деятельности предприятия, оптимизации материальных и финансовых потоков на основе вводимой на рабочих местах необходимой информации и позволяет достичь согласованности работы всех подразделений производства и конкурентных преимуществ за счет снижения издержек. В единой системе охватывается планирование и управление всей деятельностью полиграфического предприятия, начиная от приема заказа, закупки бумаги и расходных материалов и заканчивая отгрузкой готовой продукции заказчику. Вся информация вводится в систему только один раз на том участке, где она возникает и многократно используется всеми заинтересованными службами. Такие системы являются инструментом повышения эффективности управления, принятия правильных решений на основе своевременной и достоверной информации.

Стоит отметить, что основная цель системы - гибкое управление себестоимостью продукции. Эта возможность позволяет получать более высокую прибыль, благодаря снижению себестоимости и относительному понижению рыночной цены производства, достигая мощного конкурентного преимущества. Для этого в системе обычно реализованы методы планирования и управления, которые позволяют:

- оценить возможность выполнения поступившего заказа в оговоренный срок при сохранении заложенной себестоимости, опираясь на реальное состояние производственных мощностей предприятия в конкретный момент;

- регулировать и учитывать количество запасов расходных материалов, устраняя их дефицит и залеживание, не допуская простоев из-за несвоевременно доставленных материалов, или, наоборот, снижать складские издержки из-за хранения избыточного количества материалов;

- отслеживать фактическую производительность каждой единицы оборудования, сравнивать ее с плановой производительностью и, как результат, оперативно вносить корректировки в производственные планы. Более того, система позволяет выявлять "слабые места" в существующей технологии производства, находить подразделения (или конкретных сотрудников), нарушающих выполнение плана или, наоборот, работающих с недозагрузкой. Это позволяет руководству предприятия точно знать свои резервы и недостатки;

- сокращать расходы и время, затрачиваемые на изготовление продукции, за счет оптимизации процессов выполнения заказов. Этот пункт очень важен в плане возможностей увеличения объемов производства или снижения себестоимости. Специалисты знают, что на среднем и крупном производстве, как правило, есть несколько разных путей изготовить заказ (можно поставить его печататься на ту или иную машину, печатать "двойником» или «своим оборотом», фальцевать тетради из полного листа или сначала разрезать его на части и т. д.) Правильно разобраться в том, по какой схеме выполнять заказ, может только квалифицированный технолог, и то невсегда. Специализированная система позволит оценить все существующие варианты изготовления работы и выбрать наиболее оптимальный;

- у подобных систем есть целый набор чисто сервисных функций. Например, при помощи Интернета в некоторых случаях даже клиенты имеют возможность получать информацию в режиме on-line о состоянии своего заказа. А руководитель типографии может узнать необходимую информацию для оценки деятельности предприятия: посмотреть тенденции развития производства (причем, в разных единицах измерения: как в производственных, так и финансовых), вовремя выявить проблему типа "объем производства растет, а прибыль падает" [39,42].

Про Интернет-возможности систем надо сказать подробнее. Благодаря им, можно решить несколько задач: сократить издержки, связанные с затратами времени на составление предварительного расчета заказа, улучшить обслуживание клиентов и организовать новый канал сбыта выполняемых услуг (web-калькулятор и прием заказа через Интернет). Кроме того, глобальную сеть можно использовать для взаимодействия с поставщиками бумаги, расходных материалов и компаниями, занимающимися сервисным обслуживанием оборудования. Система в нужный момент сама составит заявку, проанализировав потребности. В случае, когда Интернет-решение не интегрировано с бизнес-процессами, поддерживаемыми системой управления, и выполнено только в качестве надстройки к web-ресурсу, эффективность его существенно снижается. Для клиента важно знать не только стоимость заказа, но и, как минимум, срок его выполнения, иначе эта услуга не будет привлекать новых заказчиков.

Сегодня во многих российских компаниях ведутся разработки коммерческого программного обеспечения управления полиграфической производством, многие зарубежные компании-разработчики решений для полиграфического бизнеса стремятся локализовать свои продукты и занять позицию на российском рынке систем управления для полиграфии. Это связано с тем, что руководство предприятий отрасли уже "созрело" для внедрения таких систем. Как только число установок начнет исчисляться десятком, это даст импульс для внедрения таких же программ у конкурентов: системы управления являются мощным инструментом для ведения бизнеса и незаменимым средством для достижения высокой рентабельности предприятия. Автоматизированная система управления сегодня - это, прежде всего, необходимый атрибут, покрывающий основные потребности управления бизнесом, а уже потом современный и модный механизм учета и анализа деятельности предприятия.

1.3 Совершенствование управления на основе информационных технологий

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

К организации информационного обеспечения управления предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Смысл первого требования заключается в том, что вся система информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться [9].

Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений.

Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера) [8,9]. Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации -- оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.[8,9].

Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных [8]. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Таким образом, информационная система должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.

Получение информации не является самой целью бизнеса. Целями, как правило, можно назвать выживание и получение прибыли. Информационная система управления является кровеносной системой, обеспечивающей достижение целей компании путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.

Информация - важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведется, как говорится, из «общего котла», для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких случаях используются как любая другая офисная оргтехника наряду с ксероксом или печатной машинкой, да еще для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса неизбежно появляются новые проблемы.

Выясняется, что компьютерная бухгалтерская программа, успешно выполняющая свою задачу, мало пригодна для оперативного анализа. Дело в том, что сведение баланса и подведение итогов производится не так часто, как это требуется в повседневной деятельности. «Пользоваться данными обычной бухгалтерской системы в режиме, нужном менеджеру, невозможно».

Бизнес на определенном этапе развития становится недостаточно управляемым. При недостатке необходимой информации в удобной форме вдруг обнаруживается избыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных подсистем. Оказывается, что для управления отдельными «бизнесами» фирмы недостает механизма оперативной оценки эффективности каждого из них. Кроме того, нередко отсутствует стратегическое планирование с эффективным контролем [9,39].

Иными словами, для успешного развития нужна комплексная система управления, объединяющая все аспекты менеджмента, а не одну бухгалтерию. И это не только технологические задачи. Это, во-первых, проблемы постановки регулярного менеджмента и, во-вторых, -- проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.

Существует три основных варианта решения проблемы внедрения информационных систем.

Первый путь -- разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный пример - макросы для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.

Второй путь -- приобретение универсальной системы или пакета прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина заключается в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причем это бывает связано не только с разными отраслями или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает индивидуальность мастера (исполнителя, игрока). Поэтому, универсальных пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как и бухгалтерские программы, они требуют настройки. Большая их часть «выросла» из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.

Третий путь заключается в делегировании функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход пока редко применяется в российских условиях. При правильном выборе фирмы-исполнителя достигаются ощутимые преимущества:

- экономия средств за счет применения решений, ядро которых прошло успешное внедрение в других фирмах. Цена таких систем ниже, чем у систем, разрабатываемых «с нуля»;

- профессионализм исполнения;

- сервисная поддержка;

- возможность развития системы в соответствии с усложнением бизнеса.

Имеются и потенциальные опасности:

- потеря возможности развития системы;

- опасность потери информации из-за незнания внутренней структуры данных;

- зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя.

Вопрос о том, следует ли идти по пути разработки информационной системы собственными силами, непростой. Он связан не только с возможностями выделения для этого необходимых средств. Мы считаем, что решение применить покупную систему -- проявление высокого уровня зрелости организации. Это можно расценить как проявление цивилизованного разделения труда. «Не лечите зубы сами!» - призывают рекламные агентства. И с этим можно согласиться.

Профессионально сделанный продукт, предназначенный для продажи, имеет одно важное качество, которое отличает его от текущей версии программы, разрабатываемой внутри коллектива-пользователя. Это -- функциональная работоспособность. Что-то может не устраивать, но то, что в нем заложено и гарантировано разработчиком - работает.

Если же система разрабатывается своими программистами, возникает соблазн перестройки системы на ходу, не разобравшись в глубинных причинах возникшей потребности. Конечно, при наличии высокопрофессиональной группы программистов внутри фирмы и при хорошо организованной постановке задач, принципиально возможно разрешить проблему разделения ответственности заказчика и исполнителя. И такие примеры есть. Эта проблема, как и многие другие, возникающие при управлении информационными системами, связана с менеджментом, а не с технологией.

Привлечение сторонней организации для внедрения информационной системы дает определенные удобства. Одно из них заключается в необходимости сформулировать бизнес - правила, без которых невозможно заключить договор. В некоторых случаях, фирма, проводящая установку системы, предполагает, что требования должны уже быть сформулированы. Существуют поставщики, предлагающие комплексное решение. Они либо проводят реорганизацию бизнес - процессов самостоятельно, либо -- привлекают третью организацию, которая выступает в качестве консультанта или постановщика задачи. Стоит отметить, что самостоятельное решение задачи аппаратного обеспечения информационной системы тоже часто приводит к неприятностям, связанным с функционированием системы. Многих проблем можно избежать, заказывая систему у поставщика, работающего по принципу «все из одних рук».

В системе управления в настоящее время все чаще и чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов.

Появление нового, информационного общества, многим видится только на базе использования новых информационных технологий [4,9]. С появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня “рабочее место” - это скорее не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим местом становится любое помещение, где есть сетевая розетка.

Умение пользоваться персональным компьютером теперь уже вошло в современную культуру управления. И это не зря - компьютер позволяет экономить огромные средства, которые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов, которые выполняли утилитарные функции, не связанные с процессом производства.