Организационные условия внедрения информационных технологий в структуру управления организацией

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

Тюменский государственный институт культуры

Факультет социально-культурных технологий

Кафедра социально-культурной деятельности, культурологии и социологии

Специальность 071800 «Социально-культурная деятельность»

Курсовая работа

по предмету: «Технологии менеджмента в социально-культурной деятельности»

Тема:

Организационные условия внедрения информационных технологий в структуру управления организацией

Выполнила: Левицкая П.С.,

студентка 4 курса

Руководитель: Антонова Л.Ю.,

кандидат культурологии, доцент

Тюмень, 2015



Содержание

Введение

Глава 1. Информатизация в области управленческой деятельности организациями культурно-спортивного профиля

1.1 Сущность и характеристика информатизации в системе управления

1.2 Внедрение информационных ресурсов и технологий в деятельность учреждений социально-культурной сферы

Глава 2. Технология применения информационных систем в деятельности коммерческих и государственных учреждений культурно-спортивного профиля

2.1 Применение информационных технологий в практической деятельности СК «GEOsport»

2.2 Использование информационных ресурсов в управленческой работе Дома Культуры «Водник»

2.3 Сравнительный анализ использования информационных технологий в коммерческой и бюджетной сфере на примере СК «GEOsport» и Дома Культуры «Водник»

Заключение

Список литературы

Приложение



Введение

Актуальность исследования. Успех каждой организации зависит главным образом от уровня квалификации персонала предприятия, от его желания и умения качественно и продуктивно работать. Поэтому, вопрос продуманного управления персоналом должен занимать одно из ключевых мест в общем плане развития организации.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационные технологии - это комплекс взаимосвязанных, технологических, научных и инженерных дисциплин, которые изучают методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации, вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы.

Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов. В современной высоко конкурентной среде резко возросла потребность предприятий в высококвалифицированных сотрудниках.

Любое предприятие с помощью автоматизации стремится повысить эффективность своей работы, потому что успех организации в современном быстроменяющемся мире зависит от выбора используемых информационных технологий.

В настоящее время ни одна организация не обходится без электронно-вычислительных машин и информационных систем, автоматизирующих какой-либо важный процесс. Ведение учета достаточно трудоемкая задача, поэтому мы можем наблюдать, что с развитием информационных систем осуществлялась разработка программных продуктов, которые автоматизируют общие учетные задачи для большинства организаций. Это следующие процессы: ведение бухгалтерского и налогового учета, документооборот, консолидация, работа с кадрами, учет платежей и т.д.

Однако для удовлетворения потребностей современных организаций автоматизации только ряда каких - либо учетных задач будет недостаточно. Задачи учета, отражающие специфику деятельности, наиболее востребованы, так как автоматизация данных задач, позволяет с меньшими временными и трудовыми расходами производить анализ накопленных данных, что позволяет прогнозировать уровень спроса, издержки и своевременно реагировать на изменяющиеся внешние условия с минимизацией потенциального ущерба.

Фитнес-клубы и другие организации, осуществляющие физкультурно-оздоровительную деятельность в последние пять-шесть лет становятся все более популярными. В связи с этим сильно поднялся спрос на информационные системы, позволяющие решать не только типовые, но и специфические учетные задачи.

Цель данной работы состоит в том, чтобы выявить условия внедрения информационных технологий в структуру управления организациями культурно-спортивного профиля.

В связи с поставленной целью, необходимо решить следующие задачи:

1) Изучить сущность и характеристику информатизации в системе управления;

2) Выявить роль внедрения информационных технологий в деятельность учреждений СКС;

3) Рассмотреть применение информационных технологий в практической деятельности СК «GEOsport»;

4) Рассмотреть использование информационных ресурсов в управленческой работе ДК «Водник»;

5) Провести сравнительный анализ использования информационных технологий в коммерческой и бюджетной сфере.

Объект исследования: управленческая деятельность организаций спортивно-культурного профиля

Предмет исследования: организационные условия внедрения информационных технологий в деятельности учреждений спортивно-культурного профиля

Гипотеза: управление коммерческим и некоммерческим предприятием станет более эффективным, если оно будет основываться на использовании современных технологий.

Методологическая база исследования: Михеева Е.В., Гаскаров Д.В., Душин В.К., Козырев А.А.

База исследования: фитнес-центр «GEOsport», ДК «Водник»

Теоретическая значимость исследования: состоит в том, что на основе системного подхода к управлению предприятием проведено исследование проблем эффективного применения информационных систем в управлении организацией.

Практическая значимость: результаты данной работы могут быть использованы руководителями в организации системной работы с информационными ресурсами

Исходные понятия:

Управленческая деятельность - это совокупность действий руководства предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления - трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются в выработке некоторого управленческого решения, являющегося по сути продуктом управленческого труда, и доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснением результатов его выполнения;

Информационные технологии - совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления;

Информатизация - организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов;

Структура управления - это упорядоченная совокупность взаимосвязанных управленческих подразделений и отдельных должностей, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого;

Информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов, информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.

Данная работа состоит из введения, 2-х глав, заключения, списка литературы, примечания. Во введении определяются: актуальность, цель, объект, предмет, гипотеза исследования, а также методы и методологическая база исследования

В первой теоретической главе «Информатизация в области управленческой деятельности организациями СК» раскрываются:

Сущность и характеристика информатизации в системе управления, а также Внедрение информационных ресурсов и технологий в деятельность учреждений СК.

Во второй главе «Технология применения информационных систем в деятельности коммерческих и государственных учреждений культурно-спортивного профиля» раскрываются, применение информационных технологий в практической деятельности СК «GEOsport», а также использование информационных ресурсов в управленческой работе ДК «Водник» и приведён сравнительный анализ использования информационных технологий в коммерческой и бюджетной сфере

В заключении сформированы основные выводы и итоги проведения исследования. Список литературы содержит 35 источников.

Глава 1. Информатизация в области управленческой деятельности организациями социально-культурного профиля

1.1 Сущность и характеристика информатизации в системе управления

Под информационной технологией понимается совокупность методов и технических средств организации, сбора, хранения, обработки, передачи и представления информации, расширяющая знания людей и развивающая их возможности по управлению техническими и социальными процессами.

Информационная технология в своем развитии прошла несколько этапов. До второй половины XIX в. основу технологии составляли перо, чернильница и бухгалтерская бумага. Коммуникация (связь) осуществлялась путем направления пакетов (депеш). Продуктивность информационно обработки была крайне низкой: каждое письмо копировалось отдельно вручную; помимо счетов, суммируемых также вручную, не было другой информации для принятия решений.

На смену «ручной» информационной технологии в конце XIX в. пришла «меxаническая». Изобретение пишущей машинки, телефона, диктофона, модернизация системы общественной почты - все это послужило базой для принципиальных изменений в технологии обработки информации и, как следствие, в продуктивности работы. По существу, «механическая» технология проложила дорогу к формированию организационной структуры существующих учреждений.

40-60-е годы XX в. характеризуются появлением «электрической» технологии, основанной на широком использовании электрических пишущих машинок со съемными элементами, копировальных машин на обычной бумаге (типа ксерокса), портативных диктофонов. Они улучшили учрежденческую деятельность за счет повышения качества, количества и скорости обработки документов. Многие современные учреждения базируются на «электрической» технологии.

Появление во второй половине 60-х годов больших производственных ЭВМ на периферии учрежденческой деятельности (в вычислительных центрах) позволило сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования «электронной», или «компьютерной», технологии.

Новая информационная технология (НИТ) - информационная технология, в которой используются последние достижения информатики. В настоящее время НИТ - это компьютерная информационная технология.[20.3]

По словам Е.В. Михеевой: «Для того чтобы правильно понять, оценить, грамотно разработать и использовать информационные технологии в различных сферах жизни общества необходима их предварительная классификация.

Классификация информационных теxнологий зависит от критерия классификации. В качестве критерия может выступать показатель или совокупность признаков, влияющих на выбор той или иной информационной технологии. Примером такого критерия может служить пользовательский интерфейс (совокупность приемов взаимодействия с компьютером)».

Неотъемлемой частью информационной технологии является электронная почта, которая представляет собой набор программ, позволяющий хранить и пересылать сообщения между пользователями.

Классифицируя информационную технологию по типу носителя информации, можно говорить о бумажной (входные и выходные документы) и безбумажной (сетевая технология, современная оргтехника, электронные деньги, документы) технологиях.

Создание современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности. Без современных систем обработки данных трудно представить сегодня передовые производственные технологии, управление экономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательское дело, функционирование средств массовой информации, проведение крупных спортивных состязаний.

Значительно расширило сферу применения систем обработки данных появление персональных компьютеров. Одним из наиболее распространенных классов систем обработки данных являются информационные системы.

Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Информационные системы уже многие десятки и даже сотни лет существуют и используются на практике в форме различного рода картотек и коллекций бумажных документов. Однако в таких системах отсутствует какая-либо автоматизация обработки данных. Они позволяют лишь регистрировать и поддерживать в систематизированной форме на бумажных носителях результаты произведенных натурных измерений.

Основными характеристиками ИС являются:

поддержка полного цикла управления в масштабах корпорации;

значительные масштабы системы и объекта управления;

неоднородность составляющих технического и программного обеспечения компонентов ИС управления;

единое информационное пространство выработки управленческих решений (управление финансами, персоналом, управление производством, логистика, маркетинг);

функционирование в неоднородной операционной среде на нескольких вычислительных платформах;

управление в реальном масштабе времени;

высокая надежность, открытость и масштабируемость информационных компонентов.

Теxнические средства для информационных технологий делятся на классы:

1) Средства сбора и регистрации информации:

o персональные компьютеры для ввода информации документов и запись на машинный носитель. При вводе информации применяются аппаратные и программные методы контроля достоверности, в том числе контроль на диапазон значений, контроль формата значений и другие;

o сканеры для автоматического считывания информации документов в виде графических символов, распознавания графических образов и преобразования в текст;

o автоматические датчики информации для формирования сигналов наступления контролируемых событий и их преобразования в цифровое представление.

2) Комплекс средств передачи информации (технические и программные средства компьютерных сетей):

o локальные вычислительные сети (ЛВС) ограниченного масштаба, с большими скоростями передачи данных, ограничением количества и местоположения пользователей;

o региональные вычислительные сети (РВС) расширенного масштаба/специализированного назначения, с относительно высокими скоростями передачи данных, расширением количества пользователей сети;

o глобальные вычислительные сети (ГВС), в том числе сеть Интернет, для всемирных коммуникаций и создания информационных сообществ (например, пользователей информационных ресурсов Web, участников электронной коммерции, пользователей электронной почты, IP-телефонии и др.), с неограниченным кругом пользователей;

o intranet (интранет) сети корпораций, предназначенные для использования в масштабе предприятий эффективных информационных технологий Интернета.

3) Средства хранения данных. Базы данных ИС хранятся на серверах БД, файловых серверах, локальных компьютерах. В качестве носителей информации используются: магнитные диски (съемные, стационарные, переносные диски большой емкости), оптические диски (лазерные диски), магнитооптические диски, диски DVD (цифровые видеодиски).

4) Средства обработки данных. Обработка информации в ИС выполняется с помощью компьютеров, которые делятся на классы:

o микрокомпьютеры -- используются автономно в виде персональных компьютеров либо в сети в качестве рабочих станций, оснащены современными микропроцессорами (Intel, AMD, Cyrix и другие), имеют различную архитектуру (ряд IBM PC, Macintosh, DEC и другие). В эту же группу входят портативные компьютеры, которые приближаются по своим техническим характеристикам к «настольным» (Desk Top) персональным компьютерам;

o мини-компьютеры -- машины среднего уровня по производительности и серверным возможностям (ряд машин PDP и другие);

o большие и сверхбольшие компьютеры -- машины специального применения в крупномасштабных ИС (ряд SUN и другие).

5) Средства вывода информации. Для отображения и вывода информации используются видеомониторы, принтеры, графопостроители.

Стратегический анализ и управление. Это высший уровень управления, обеспечивает централизацию управления всего предприятия, ориентирован на высшее звено управления. Основные комплексы задач:

o финансовый менеджмент, в том числе финансовое планирование и бюджетирование, составление финансового плана, определение статей затрат и поступлений денежных средств; анализ финансового плана и другие;

o анализ финансовой и хозяйственной деятельности, создание аналитической информации для принятия стратегических и тактических решений, анализ динамики и структуры технико-экономических показателей, подготовка внешней финансовой отчетности и другие;

o маркетинг -- анализ рынка товаров, информация о конкурентах, клиентах; моделирование ценовой политики фирмы, организация рекламы, анализ эффективности каналов товародвижения и форм реализации товаров и услуг и другие;

o управление проектами -- календарные планы-графики работ, оценка потребности в ресурсах для выполнения плана; учет и анализ хода выполнения планов по, исполнителям и структурным подразделениям; контроль сроков выполнения планов и другие;

o управление документооборотом -- система управления документами и организации документооборота ИС, контроль исполнительской дисциплины, управление деловыми процессами, групповая работа с электронными документами и другие. [20. 13]

Современные информационные технологии по формированию и применению ИР привели к созданию информационной индустрии, которая соответственно своим масштабам и экономическим показателям опередила прочие индустрии. Она связана как конкретно с поиском и предоставлением информации, так и с разработкой программного и технического обеспечения и продажей его все большему числу пользователей. При этом появилась проблема экономической оценки как самих ИР, так процессов их хранений и передачи. Появились множественные службы и организации по управлению и распространению ИР, а также программных и технических средств их хранения, переработки и доставки.

1.2 Внедрение информационных ресурсов и технологий в деятельность учреждений СКС

Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное действие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру компании. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что должен делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы вне фирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:

- каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;

- что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;

- в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;

- какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

- высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

- специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

- менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

- менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:

- поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

- собственное информационно-технологическое подразделение. [11. 102]

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено нередко делегирует надлежащие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. Общефирменное руководство предприятием должно в настоящее время найти ответы на следующие два вопроса.

Во-первых, необходимо точно определить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта:

1) ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями;

2) ИТ как интегральная составная часть продукта;

3) ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия.

Во-вторых, кто должен выполнять перечисленные и другие функции. На первый план выдвигается вопрос о координационном механизме для отдельных видов информационно-технологических услуг. Решение может быть найдено в использовании указанных выше специализированных внутрифирменных подразделений и внефирменных филиалов. Возможно и промежуточное решение в виде создания стратегических альянсов между собственным подразделением и внешними партнерами. В двух последних случаях предприятие теряет прямой контроль над своим информационно-технологическим потенциалом. Следует отметить, что подобные услуги могут быть эффективны только при тесном сотрудничестве с их поставщиками. Общефирменный менеджмент должен искать пути устранения или компенсации слабых мест в своей работе.

В соврeменных условиях функционирования компании совершенно необходимо, чтобы данные, введенные в систему, были доступны сразу после регистрации хозяйственной операции всем, кто испытывает в них потребность: от учетчика в цеху до управляющего предприятием. К примеру, единство данных финансового и управленческого учета. Финансово-хозяйственные операции должны регистрироваться в системе сразу после их совершения. Это позволит исполнять контроль за производством на уровне производственных смет.

Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать - то что.

Объективно оценивая возможность самостоятельной разработки современной системы управления, можно смело утверждать, что она равна нулю. То, что создано или разрабатывается сейчас на российских предприятиях считается отражением вчерашних взглядов управленческого персонала компании и требует постоянной переработки. И это не вина отделов АСУ, это объективный процесс.

Если организация решила ориентироваться на готовые системы - то ей нужно решить, с кем она будет работать, какую систему выбрать - с российскими разработчиками или с поставщиков готовых систем ведущих западных производителей.

При всем уважении к нашим разработчикам можно сказать с уверенностью, что если они и смогут разработать систему управления предприятиями, то очень не скоро. История развития наиболее популярных современных систем управления имеет 20-25 лет и многие тысячи работающих установок. А ведь каждая установка системы - это не только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с потребностями клиента.

Российским разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональной системы. Выросшие из автоматизации рабочих мест советских бухгалтеров, они несут в себе эти следы. Решив функции автоматизации бухгалтерии они только пытаются двинуться в направлении производства, а это задача по объемам несравнимая с бухгалтерским учeтом. Мы считаем, что крупным предприятиям нужно ориентироваться на западные системы.

Методы внедрения системы

Компания, которая собирается внедрить компьютерную систему управления, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета. Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания ее функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения внедренной системы.

Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее, описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета. С самого начала необходимо убедиться, что проект правильно организован.

Необходимо:

1. Добиться веры в успех и преданности делу со стороны тех, кто играет ключевую роль в реализации проекта.

2. Определить, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы. Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой работы, желательно, чтобы он имел опыт внедрения систем.

3. Четко опредeлить и отразить в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом.

4. Убедиться, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками.

5. Разработать подробный план работы, разбить его на этапы, определить сроки выполнения задач и придерживаться их.

Прежде чем приступить к внедрению системы, необходимо:

а) Продумать организационную структуру и бизнес-процессы:

1. Убедиться, что правила и процедуры бухучета зафиксированы в документах по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии.

2. Описать методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения.

3. При необходимости изменить эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы.

4. Описать организационную структуру и подумать о том, в максимальной ли степени она отвечает целям предприятия.

5. Изучить наиболее эффективные методы, применяемые в отрасли.

б) Обеспечить создание необходимой технической инфраструктуры:

1. Поручить соотвeтствующим специалистам оценку нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой. Определить роль отдела информационных систем и продумать, каким изменениям он подвергнется в новой среде.

2. Осуществить необходимые изменения в перечисленных областях перед тем, как передать систему в промышленную эксплуатацию. Убедиться, что система отвечает основным потребностям всех пользователей.

3. Документально зафиксировать потребности бизнеса с той степенью подробности, которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой.

4. Пользоваться полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные функции отвечают потребностям.

в) Управлять изменениями, подстраиваясь под сотрудников:

1. Проводить изменeния постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации.

2. С самого начала задействовать всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого - попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса.

3. Регулярно общаться с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными.

4. Разработать план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа. [35. 1.]

После проведeнных мероприятий можно приступать непосредственно к внедрению системы. Как показывает опыт, в той или иной степени практически все фирмы следуют одной и той же стратеги стратегии.

Данный план состоит из следующих этапов:

1. Предварительное обследование и оценка состояния компании.

2. Предварительная переподготовка.

3. Техническое задание (анализ проблемы построения системы)

4. Технико-экономическое обоснование (анализ «затраты-эффект»)

5. Организация проекта (назначение ответственных лиц, состав комитетов)

6. Выработка целей (что мы ожидаем от проекта)

7. Техническое задание на управление процессами

8. Начальная переподготовка (переподготовка сотрудников)

9. Планирование и управление верхнего уровня

10. Управление данными

11. Одновременное внедрение различных технологий организации и управления

12. Программное обеспечение

13. Опытный пример

14. Получение результатов

15. Анализ текущего состояния

16. Постоянная переподготовка

Нeкоторыe организации избeгают введения подобных систем, опасаясь, что их не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же работники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания ee функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения введенной системы. И такие опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле часто терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, часто не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее, описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. Таким образом, при надлежащeм планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета.

информационный управление культурный спортивный



Глава 2. Технология применения информационных систем в деятельности коммерческих и государственных учреждений культурно-спортивного профиля

2.1 Применение информационных технологий в практической деятельности спортивного клуба «GEOспорт»

В настоящее время автоматизацией бизнес-процессов занимаются практически все организации, особенно в сфере торговли, оказания услуг, производства. Применение компьютерных систем становится неотъемлемым атрибутом успеха в конкурентной борьбе. Наряду с такими широко распространенными универсальными системами как 1С:Предприятие, появляется огромное количество специализированных программных продуктов, ориентированных на автоматизацию отдельных видов коммерческой деятельности.

Для автоматизации деятельности спортивных клубов широко используются системы «UNIVERSE-Фитнес» (см. Приложение 1), «Clubwise», конфигурация 1С:Предприятие «Спортивный клуб» от компании ИТЦ «Эффект Информ», «Металинк Фитнес Менеджер» и другие. Данные информационные системы позволяют проводить автоматизированный учет всех аспектов деятельности спортивных клубов. В подобных информационных системах накапливаются значительные объемы учетной информации, однако ее использование для поддержки принятия управленческих решений затруднено.

Менеджерам и маркетологам спортивного клуба «GEO sport» приходится проводить большой объем аналитической работы для выявления основных тенденций развития организации, изменений в клиентской базе и потребностях клиентов, а также для разработки комплекса маркетинговых и управленческих мероприятий, направленных на повышение конкурентоспособности клуба.

Для формирования отчетов по различным направлениям деятельности клуба менеджеры неоднократно запрашивают и просматривают требуемую для анализа информацию, используя как средства ИС, так и ручной труд. Анализ данных проводится при помощи стандартного ПО, например, Microsoft Excel. Очевидно, что процесс составления аналитических отчетов требует колоссальных затрат рабочего времени. При этом качество отчетов напрямую зависит от внимательности сотрудников. Еще одним недостатком учетных ИС является то, что для анализа используются, как правило, стандартные отчеты, в которых фиксируется состояния дел «вчерашнего» дня, то есть мало внимания обращено на будущее состояние организации и определение тенденций развития рынка.

Автоматизация процесса создания аналитических отчетов позволяет обеспечить руководителей, аналитиков и менеджеров информацией обо всех аспектах деятельности компании путем преобразования больших объемов сильно детализированных и разрозненных данных, хранящихся в ИС, в управляемые и выверяемые обзорные отчеты, которые могут быть использованы для принятия обоснованных управленческих решений.

Использование основных информационных программ в спортивном клубе позволяет достигать следующих целей:

o автоматизация работы рецепции клуба: регистрация посещений клиентов, проверка активности карт, продажа товаров и услуг;

o ведение финансовых взаиморасчетов, организация безденежного расчета внутри фитнес клуба;

o внедрение CRM системы для отдела продаж: учет звонков, печать договоров, продажа контрактов, регистрация задач;

o форма для работы тренерского состава - запись и списание персональных тренировок, предоставление отчетов;

o совершенствовать методы рекламы на базе индивидуальных SMS и e-mail рассылок;

o оптимизировать учёт и контроль расходов и доходов, включая складской мониторинг расходных материалов и препаратов;

o совершенствовать кадровую работу - составлять оптимальные рабочие графики, проводить мониторинг экономической эффективности сотрудников, начислять заработную плату;

o сформировать единый автоматизированный комплекс, на основе интегрированного в программу управления контрольно-учётного оборудования;

o создать многоуровневую систему безопасности, на основе систем контроля и управления доступом (СКУД)

Комплексная автоматизация предоставляет в распоряжение владельцев предприятий спортивной индустрии эффективные инструменты учёта и контроля. Так, подобные инновации в «GEOsport» на порядок снижают потери рабочего времени, повышают трудовую дисциплину, предоставляют возможности обоснованных поощрений и взысканий сотрудников, понижают нагрузку на персонал и оптимизируют обслуживание клиентов. Кроме того, перевод предприятия на автоматизированную основу, однозначно повышает имидж компании, превращая все внутренние процессы в комфортные и эффективные мероприятия. В результате, растёт количество постоянных клиентов и общая рентабельность, что, в свою очередь, позитивно отражается на прибыльности коммерческих проектов.

Проанализируем готовые программные продукты для выявления учетных задач, характерных для данной деятельности.

Для анализа мы выбраны следующие информационные системы: «UNIVERSE-Фитнес» (UNIVERSE soft), «1С: Фитнес клуб» (1C)(см. Приложение 2), «Абонемент» (UCS), «КРАФТ ERP Фитнес-клуб» (ООО «Бином Софт»), «Фитнес-клуб» (ООО «Простой софт»).

Все пять программных продукта позиционируются как программное обеспечение для автоматизации деятельности фитнес-центров, тренажерных залов и т.п.

Основные составляющие системы автоматизируют процессы: работы с клиентами, управление персоналом, управление абонементами или манипуляции с клубной картой, учет товаров и услуг, формирование отчетов для маркетинговых исследований. Из указанного следует, что рассматриваемые программные приложения в основном автоматизируют функции специфического учета и сбора данных для маркетинга организации.

Программный продукт «UNIVERSE-Фитнес» отличается от остальных широким функционалом. Группы функций программы: ведение клиентских карт, работа с клубными картами, операции по клиентам, управление персоналом, складской учет, касса и финансы. Очень заметно, что для работы с клиентами было разработано целых три группы функций. Это говорит о том, что упор в данной системе сделан на взаимодействие с клиентами. Таким образом, достигается высокое качество обслуживания клиентов вне непосредственного оказания основной услуги. Наиболее интересные функции данной программы -- это прикрепление клиента к определенному менеджеру организации, предварительная запись на групповые или индивидуальные занятия, ряд манипуляций с клубной картой и абонементом. Следует отметить, что совокупность отчетов по отдельным учетным задачам, позволяет сотрудникам отдела маркетинга, после обработки этой совокупности, выявлять направления для развития организации, на основании данных о спросе на конкретные услуги, о затратах на реализацию этих услуг, о трудовых ресурсах организации.

Отраслевое решение «1С: ФИТНЕС КЛУБ» является самостоятельным продуктом, предназначенным для автоматизации управленческого и оперативного учета в оздоровительных учреждениях, фитнес-клубах, йога студиях и бассейнах. Следует отметить, что данный программный продукт не предусматривает ведения бухгалтерского и налогового учета. Однако платформа «1С» позволяет интегрировать приложение с «1С: БУХГАЛТЕРИЯ 8», которому передаются все необходимые данные. Таким образом, при наличии двух приложений можно осуществлять как управленческий и оперативный учет, так и бухгалтерский и налоговый.

Данное решение имеет широкий функционал, разработчики выделяют пять основных групп функций. Первая группа -- работа с клиентами. Система позволяет формировать клиентскую базу, и при этом хранить разнообразную информацию о клиенте: начиная с персональных данных и лицевых счетов клиента и заканчивая целями посещения, предпочтениями в напитках и принадлежности к определенному сегменту. На основании введенных данных о клиентах, данных об их посещениях и результатах проведенного анкетирования, система позволяет получить отчеты по следующим рубрикам: работа с абонементами, анализ клиентской базы, анкетирование, аренда, взаимоотношения, посещения клиентов, работа с корпоративными договорами.

Вторая группа -- учет финансов. Основные функции, представленные в данном разделе, это манипуляции с денежными средствами. Данный раздел учитывает все манипуляции с денежными средствами, которые проводятся при работе с клиентами.

Третья группа -- управление персоналом. Основные возможности: хранение данных о сотрудниках, формирование рабочего графика, учет фактически отработанного ими времени, расчет заработной платы, проведение взаиморасчетов с сотрудниками.

Четвертая группа -- учет запасов на складе. Эта группа функций, представляет автоматизацию взаимодействия с поставщиками, контроль закупок и инвентаризацию. Отчеты, получаемые в результате работы с запасами, реализованы в нескольких разрезах: закупки, инвентарь, материалы, склад, комиссия. Специфическим отчетом важным для данной отрасли является «История выдачи инвентаря».

Пятая группа -- проведение маркетинговых мероприятий. Анализ отчетов сформированных по данным базы позволяют выявить основной источник привлечения клиентов, получить статистику по загрузке фитнес-клуба в различное время суток, а также статистику помещений.

Реализованные функции решают до 95% задач фитнес-клубов управления, организации и учета. Система многопользовательская, предусмотрено ролевое распределение прав и доступа, а также она имеет особый интерфейс для определенных заранее ролей: директор, менеджер по продажам, бармен, тренер-инструктор.

Рассмотренные программные продукты являются наиболее комплексными приложениями для автоматизации деятельности фитнес-клубов. В то же время они и дорогостоящие по сравнению с оставшимися тремя предложения. Также указанные системы имеют мощный аналитический блок, который формирует различные выборки данных в виде отчетов, для дальнейшей аналитики.

Информационные системы «Абонемент» (см. Приложение 3) и «КРАФТ Фитнес-клуб» значительно уступают двум предыдущим системам, однако с помощью этих систем можно автоматизировать учет, как клиентов, так и манипуляций с абонементами. Таким образом, проведение маркетинговых исследований по данным, полученных с помощью данных систем, является возможным. Наибольший недостаток системы «Абонемент» заключается в том, что распространение программного продукта осуществляется только через дилеров, что может привести к дополнительным затратам на внедрение этой системы. Еще один минус этих систем - это отсутствие ведения складского учета. Однако программный продукт «КРАФТ Фитнес-клуб» легко интегрируется с другими приложениями разработанными организацией «Бином Софт», что позволит после покупки дополнительного модуля осуществлять комплексный учет в организации.

Система «Фитнес-клуб», разработанная организацией ООО «Простой софт», позволяет осуществлять учет клиентов, абонементов и манипуляций с ними, но набор функций значительно меньше набора функций предыдущих систем. Данное программное обеспечение отлично подойдет небольшим организациям, которые еще только начинают свою деятельность или не имеют возможностей к расширению или покупке более дорогого программного обеспечения. Приобретение и внедрение данного программного приложения крайне просты, использование этого программного продукта не требует постоянного сопровождения, все технические проблемы решаются через запрос разработчику. Данный программный продукт следуют использовать в организациях с малой пропускной способностью или в организациях, для которых не критично приостановление на неопределенный срок функционирования системы.

Результатом анализа является перечень не типовых учетных задач физкультурно-оздоровительной деятельности: учет клиентов, учет абонементов, учет оказанных услуг, учет востребованности услуг/товаров, времени посещения.

Формирование отчетов для анализа по накопленным данным, полученным при осуществлении учета по указанным направлениям, является важным процессов в ходе деятельности организации. Помимо выгод, получаемых от эффективного управления ресурсами организациями, а так же сокращения трудозатрат на создание и обработку таких отчетов, анализ сформированных отчетов позволяет определять направления развития организации.

На основе проведенного анализа можно сделать вывод, что автоматизация специализированных процессов является многообещающим направлением развития информационных технологий, что в свою очередь будет способствовать повышению качества предоставляемых услуг. Рассмотренные информационные системы являются хорошим примером предложений по автоматизации деятельности фитнес - центров, поскольку можно продемонстрировать набор функций, который удовлетворит потребности организаций разных размеров.



2.2 Использование информационных ресурсов в управленческой работе ДК «Водник»

Дом культуры «Водник» имеет самый солидный возраст среди учреждений культуры клубного типа. Шестидесятые, семидесятые года прошлого столетия, были годами расцвета учреждения, ни одно поколение мысовчан и тюменцев выросло в стенах клуба «Водник», но в 90-е годы былая слава постепенно пошла на спад и с целью возрождения лучших культурных традиций духовного, творческого и физического развития всех слоев населения города, удовлетворение их интересов и проведения активного досуга и отдыха, 5 января 2001 года, при активной поддержке комитета по культуре города и с приходом к руководству учреждением Кушиной Екатерины Николаевны, было создано муниципальное учреждение Дом культуры «Водник».

Основными целями деятельности Учреждения являются:

- обеспечение благоприятных условий для организации культурного досуга и отдыха жителей города Тюмени, приобщение к социально-культурной активности (творчеству, самообразованию, любительскому и профессиональному искусству и др.);

- предоставление жителям города Тюмени услуг в сфере культуры и искусства, в том числе социально-культурного, просветительского, оздоровительного и развлекательного характера;

- создание условий для реализации и развития творческих способностей жителей города Тюмени в различных направлениях;

- развитие и поддержка современных форм организации культурного досуга с учетом потребностей различных социально-возрастных групп населения.

Основной деятельностью Учреждения является деятельность, непосредственно направленная на достижение целей, ради которых оно создано.

Для достижения установленных Уставом целей, Учреждение осуществляет следующие виды услуг:

- деятельность по созданию и организации работы клубных формирований разной направленности (кружков, творческих коллективов, любительских объединений, групп, клубов по интересам, студий, секций, игротеки и др.);

- деятельность по организации и проведению различных по форме и тематике культурно-досуговых, театрально-зрелищных, а также общегородских мероприятий, и мероприятий выездного характера (таких как вечера отдыха, чествование, тематические вечера, танцевальные дискотеки, праздники, игровые программы, шоу-программы, фестивали, концерты, представления, конкурсы, фестивали, смотры, викторины, выставки, спектакли, корпоративные мероприятия, благотворительные акции, театрализованные представления и др.) для различных возрастных групп населения и юридических лиц, в том числе с привлечением самодеятельных и профессиональных коллективов, исполнителей, авторов;

- деятельность по организации и проведению различных информационно-просветительских мероприятий (литературно-музыкальных гостиных, встреч с деятелями культуры, науки, литературы, форумов, конференций, симпозиумов, съездов, круглых столов, курсов, семинаров, тренингов, мастер-классов, лекционных мероприятий, презентаций и др.), в том числе совместно с научными и образовательными учреждениями;

- деятельность по развитию и продвижению традиционного художественного творчества, творческих индустрий, художественных промыслов и ремесел (культурные обмены, мастерские, ярмарки, выставки, экспозиции и др.);

- организацию кино- и видеообслуживания населения (деятельность, связанная с производством, прокатом и показом фильмов, клипов и др.);

- оказание консультативной, методической, организационно-творческой помощи в подготовке и проведении культурно-досуговых, театрально-зрелищных, в том числе общегородских мероприятий;

- изучение, обобщение и распространение опыта культурно-массовой, воспитательной, театрально-зрелищной работы Учреждения и других культурно-досуговых организаций;

- справочную, информационно-издательскую, рекламно-маркетинговую деятельность;

- информирование населения о деятельности Учреждения, в том числе путем размещения информации об услугах и Учреждении на официальном сайте Российской Федерации в сети Интернет (www.bus.gov.ru), официальном сайте Департамента культуры Администрации города Тюмени (http://cultura.tyumen-city.ru/), на сайте и информационных стендах Учреждения, также любым иным способом, предусмотренным законодательством Российской Федерации и обеспечивающим доступность информации (афиши, листовки, устное оповещение и в средствах массовой информации);

- экспозиционно-выставочную деятельность, организацию выездных экспозиций;

- участие в реализации международных, общероссийских, областных, городских и иных тендерах, грантах и других финансовых проектах и конкурсах;

- организацию деятельности по привлечению благотворительной и меценатской поддержки.

Выполняя исследовательскую работу по информационному обеспечению управления такого учреждения как ДК «Водник» мы выяснили, что эта сторона деятельности ДК разделяется по нескольким направлениям:

1) Основная деятельность ДК (организация досуга населения, развитие творческого потенциала и духовного роста населения, решения социальных проблем на местном уровне)

2) Финансовая деятельность ДК (поступление и использование денежных средств)

3) Кадровая служба ДК

4) Административно-правовая деятельность.

Влияние информации на результаты работы можно проследить, анализируя отчеты о работе ДК. Их составляется 2 вида: цифровой и текстовой, и они также являются источником информации

Если цифровой источник несет в себе количественную и сравнительную информацию, то текстовой раскрывает качественный уровень, проводимых мероприятий, и уже по нему можно судить, достаточно ли информации было получено, как своевременно и насколько правильно она использовалась.

Финансовая деятельность ДК является жизнеобеспечивающей. Основой для нее является информация о том, сколько денежных средств выделено бюджетом. Как эти средства распределены по отдельным статьям и по кварталам, сколько планируется заработать собственных средств, как полученные средства расходуются, передвижение с одной статьи на другую, если в этом есть необходимость. Поступления дополнительных средств, средства спонсоров и благотворительная помощь. Вся эта информация имеется в таком документе как смета.

Современные экономические условия требуют от учреждений культуры наиболее активных действий в привлечении дополнительных финансовых средств. Крупные предприятия все чаще и чаще объявляют конкурсы социальных проектов.

Информация об этих конкурсах распространяется очень широко. Максимально охватывая учреждения социальной культуры быта, чаще всего для создания такого проекта используется информация, содержащаяся в положении о том или ином конкурсе. Надо отметить, что данная информация требует упорной, кропотливой работы, так как при написании проекта необходимо очень четко соблюдать все его условия.

На примере этой организации мы выяснили, что информация крайне важна для эффективного управления. Главным является то, что информация всегда должна быть своевременна и достоверна. От того, как информация поступает в организацию, зависит успех и эффективность развития организации. Необходимо постоянно обновлять информацию, так как «устаревшая» информация может внести отрицательное воздействие в процесс управления организацией.

Мы живем в век информационных технологий и свободно можем получить различную информацию, это стало возможным с появлением сети Интернет, благодаря этому руководители могут свободно получать и обмениваться информацией, а также проводить различного рода исследования.

2.3 Сравнительный анализ использования информационных технологий в коммерческой и бюджетной сфере

Рассмотрев работу информационных систем в деятельности коммерческой и бюджетной организации, мы можем найти общие и отличительные черты их использования.