Структурно-функциональный анализ организации деятельности персонала отдела

Министерство образования и науки РФ

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

"Казанский государственный технический университет

им. А.Н. Туполева"

Факультет психологии и делового администрирования

КАФЕДРА ИНЖЕНЕРНОЙ ПСИХОЛОГИИ И ПЕДАГОГИКИ

Выпускная квалификационная работа

(дипломный проект)

на тему

"Структурно-функциональный анализ организации деятельности персонала отдела (на примере Службы организации перевозок ОАО "Авиакомпания "Татарстан")".

Работа завершена:

"___" ___________2008г. ______________

Работа допущена к защите:

Научный руководитель

"___" ____________2008г. _____________

Заведующий кафедрой ИПП, доктор психологических наук, профессор

"___" ____________2008г. ______________

Казань 2008 г.

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы проведения структурно-функционального анализа организации деятельности персонала

1.1 Понятие организации деятельности персонала. Организационная структура и основные принципы ее построения

1.2 Типы организационных структур

1.3 Соответствие организационной структуры предприятия современным требованиям эффективного управления

1.4 Понятие и этапы проведения структурно-функционального анализа

Глава 2. Исследование и оптимизация структурно-функциональной модели Службы организации перевозок ОАО "Авиакомпания "Татарстан"

2.1 Краткая характеристика предприятия

2.2 Организационная структура авиакомпании. Место и роль Службы организации перевозок в деятельности авиакомпании

2.3 Анализ содержания деятельности персонала СОП ОАО "Авиакомпания "Татарстан"

2.4 Структурно - функциональная модель организации деятельности персонала СОП ОАО "Авиакомпания "Татарстан"

2.5 Рекомендации по внесению изменений в нормативные документы, регламентирующие деятельность персонала СОП

Глава 3. Безопасность жизнедеятельности при работе с персональным компьютером

3.1 Общая характеристика опасных и вредных производственных факторов, возникающих при работе с персональным компьютером

3.2 Рациональная организация компьютерных рабочих мест и санитарно-гигиенические условия труда сотрудника при работе с персональным компьютером

3.3 Освещение, отопление, вентиляция и кондиционирование помещений при работе с ПЭВМ

3.4 Требования к уровням электромагнитных полей на рабочих местах, оборудованных ПЭВМ

3.5 Пожарная безопасность, требования безопасности и правила поведения сотрудников в чрезвычайных ситуациях, связанных с эксплуатацией ПЭВМ

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

Введение

Актуальность темы работы. Решение приоритетных задач, поставленных Министерством транспорта Республики Татарстан по повышению качества и доступности авиаперевозок для пассажиров, в значительной степени зависит от организации деятельности авиаперевозчиков, в первую очередь, от роста эффективности использования профессионального и личностного потенциала их сотрудников, в том числе сотрудников, отвечающих за коммерческую эксплуатацию воздушных линий и организацию перевозок - в данном случае сотрудников Службы организации перевозок авиакомпании (далее по тексту - СОП). Освобождение сотрудников СОП от несвойственных им функций, расширение их должностных обязанностей в сторону повышения сложности и ответственности труда призваны повысить мотивацию работников к совершенствованию профессионализма и личностному развитию, снизить отток кадров из отрасли.

В последние годы с развитием рынка авиатранспортных перевозок профессиональные функции сотрудников СОП интенсивно меняются в соответствии с задачами, стоящими перед авиакомпаниями в сфере коммерческой эксплуатации авиалиний.

Продолжающиеся на федеральном уровне процессы укрупнения авиакомпаний, негативно влияющие на коммерческую деятельность региональных авиаперевозчиков, требуют пересмотра роли, функций СОП с учетом задач, стоящих перед авиакомпаниями и российским рынком авиаперевозок в целом.

В условиях интенсивного развития авиаперевозок в России деятельность сотрудников СОП должна соответствовать меняющимся требованиям, предъявляемым населением к качеству оказания авиатранспортных услуг, организации деятельности персонала. Вместе с тем, нередки случаи, когда штатно-должностная структура СОП не соответствует поставленным перед службой задачам, в связи с чем ряд важных функций, декларируемых руководством, либо не выполняются совсем, либо, наоборот, выполняются сразу несколькими сотрудниками, что нерационально и отрицательно сказывается на результатах деятельности СОП в целом, порождая путаницу. Другая не менее актуальная сторона данной проблемы зачастую заключается в невысокой эффективности горизонтальных и вертикальных связей СОП с другими подразделениями авиакомпании.

Все вышеизложенное позволило сформулировать цель данного исследования, которая заключается в разработке предложений по совершенствованию организации деятельности персонала СОП на основе обоснования/оптимизации структуры выполняемых функций.

Данной цели подчинены следующие задачи:

изучить реальную организационную структуру СОП, место службы в организационной структуре подразделения;

оценить содержание деятельности персонала СОП на предмет выявления фактически выполняемых ими функций;

провести анализ соответствия между фактически выполняемыми персоналом СОП функциями и действующими нормативными регламентами.

построить и исследовать структурно-функциональную модель СОП и определить возможные зоны пересечения ответственности и полномочий;

разработать рекомендации по внесению изменений в нормативные документы, регламентирующие деятельность персонала СОП.

Объект исследования - организация деятельности персонала СОП.

Предмет исследования - функции, осуществляемые персоналом СОП в процессе профессиональной деятельности, нормативная база, регламентирующая их деятельность.

В соответствии с поставленными задачами в исследовании была использована комплексная методика, включающая следующие методы: метод структурно функционального анализа, анализ нормативной документации, структурированное собеседование для выявления фактически выполняемых сотрудниками функций.

Виды исследуемых объектов:

структурные единицы - группы в составе подразделения, должности;

иерархия - подчинение, уровни управления;

функции - для каждой структурной единицы;

Полномочия, ответственность

Анализируемые документы:

схема существующей организационной структуры.

Положение о СОП.

Должностные инструкции.

Глава 1. Теоретические основы проведения структурно-функционального анализа организации деятельности персонала

1.1 Понятие организации деятельности персонала. Организационная структура и основные принципы ее построения

В свете темы настоящей работы считаем необходимым, прежде всего, определить сущность понятия "организация деятельности".

Понятие "организация" часто используется в повседневной практике, причем в это понятие вкладывается самое различное содержание. Три самых распространенных значения термина "организация" дает А.И. Пригожин.

Во-первых, организация обозначает некоторую деятельность по выработке новых норм, налаживанию устойчивых связей, координации усилий отдельных членов социальной группы. Такая деятельность лучше всего характеризуется словом "организовывание". Ее можно определить также как деятельность, направленную на достижение эффекта синэргии путем обеспечения условий для согласованных действий, кооперации и интеграции индивидов в группе.

Например, руководитель организует производственный процесс. Это означает, что он должен расставить работников по рабочим местам таким образом, чтобы достигались непрерывность и быстрота выполнения операций. Кроме того, он должен обеспечить взаимозаменяемость и установить нормы выработки, режим рабочего дня, взаимодействие рабочих участка и поставщиков и т.д. Эта деятельность называется организацией производственного процесса.

Во-вторых, организация часто понимается как атрибут какого-либо объекта, его свойство иметь упорядоченную структуру. Это значит, что социальный объект имеет некоторое внутреннее строение и состоит из частей, связанных определенным образом. Обычно термин "организация" в этом смысле применяется для различения организованных и неорганизованных структур. В частности, говорят, что какая-либо группа организована, если в ней существуют устойчивые социальные роли (т.е. каждый выполняет свою часть общего дела), правила, регулирующие поведение людей, а также упорядоченные связи с окружающими группами.

В-третьих, под организацией понимается искусственно созданная социальная группа институционального характера, выполняющая определенную общественную функцию.

Все три значения понятия "организация" тесно связаны между собой. Всякая организованная группа (третье значение термина) формируется в ходе ее "организовывать", т.е. деятельности по созданию ее внутренней структуры, системы коммуникаций, культурных особенностей, условий деятельности, а также по распределению социальных ролей (например, роли руководителя, координатора, коммуникатора, исполнителя и т.д.). Очевидно, что когда такая организованная группа оформится, она будет обладать тем внутренним качеством, которое мы назвали организованностью.

Рассмотренные значения термина "организация", принятые в обыденном общественном сознании, дают ключ к пониманию и формулированию ее научного определения.

В современной научной литературе существует множество определений организации, из которых обычно выделяются концепция организации как рациональной системы или системы, направленной на достижение цели. Фролов С. С выделяет четыре основных направления в определении термина организация:

1. В соответствии с точкой зрения одного из основоположников современной американской теории управления Ч. Барнарда организация - это такой вид кооперации людей, которая отличается от других социальных групп сознательностью, предсказуемостью и целенаправленностью. Барнард и его последователи в основном рассматривали совместные действия людей, их кооперацию, а уже потом необходимость достижения целей.

2. Другое направление лучше всего характеризует точка зрения теоретиков организации Д. Марча и Г Саймона, согласно которой организация - это сообщество взаимодействующих индивидов, являющееся самым распространенным в обществе и содержащее центральную координирующую систему. Высокая специфичность структуры и координация внутри организации отличают ее от диффузных и неупорядоченных связей между неорганизованными индивидами. Все это придает организации сходство с отдельным биологическим организмом.

3. Американские социологи П. Блау и У. Скотт представляют третье направление в определении организации. В этом определении указывается основная, по их мнению, характеристика сложившейся организации - то, что она для достижения специфических целей должна быть формализована, т.е. обладать формальной структурой.

4. По мнению американского исследователя организаций А. Этциони, организации - это социальные объединения (или человеческие группы), сознательно конструируемые и реконструируемые для достижения специфических целей, характеризуемые сознательным членством в организации и сознательными действиями ее членов.

Анализ этих четырех направлений в определении организации позволяет выделить две специфические черты, отличающие организации от других видов социальных групп.

Во-первых, организации - это, прежде всего социальные группы, ориентированные на достижение взаимосвязанных и специфических целей. Каждая организация целесообразна в том смысле, что действия ее членов определенным образом скоординированы для достижения общего для нее результата во вполне определенной области человеческой деятельности.

Во-вторых, организации - такие группы, которым свойственна высокая степень формализации их внутренней структуры в том смысле, что правила, регламентация, распорядок охватывают практически все сферы поведения ее членов. Эти правила ясно и точно сформулированы и охватывают все роли и ролевые связи, предписывают ролевые действия независимо от личностных качеств индивидов, занимающих те или иные позиции в структуре организации. Директор, его заместители и помощники или рядовые исполнители - все они подчинены правилам, определяющим их обязанности, взаимоотношения на службе и субординацию независимо от личностных качеств.

На основании перечисленных основных специфических черт можно дать следующее определение организации: организация - это социальная группа, ориентированная на достижение взаимосвязанных специфических целей и формирование высокоформализованных структур на основе специализации или разделения труда.

Анализ приведенного выше определения свидетельствует о том, что сегодня организация рассматривается как структура, как деятельность по созданию систем и как социальная общность.

Следует отметить, что наличие различных подходов к трактовке понятия "организация" привело к неоднозначному толкованию понятия "организация деятельности".

В научной литературе существует несколько подходов к определению понятия "организация деятельности".

В.Н. Иванов, основываясь на некоторых положениях теории организации, полагает, что организация в функциональном смысле представляет собой созидательную, системообразующую деятельность. Поддерживает эту точку зрения и А.Н. Яцушко. Он утверждает, что организация деятельности предназначена для создания, подготовки, согласования, упорядочения чего-либо или объединения кого-либо для совместного достижения какой-либо цели.

По мнению автора, сторонники этого подхода на основе анализа организации как диалектической взаимосвязи структуры и функций совершенно справедливо считают, что всякая система достигает наилучшей результативности в своей деятельности, когда структура ее создана именно для данной деятельности.

А.Н. Третьяков рассматривает организаторскую деятельность как проявление функции организации исполнения на всех стадиях управленческого цикла, но с тем ограничением, что на стадии организации исполнения организаторская работа является ее основным содержанием, а на других стадиях она обусловливается их спецификой.

В.А. Спивак в своей работе приводит следующее определение данного понятия: "Организация деятельности - это распределение (размещение) ресурсов организации для достижения стратегических целей". Распределение ресурсов отражается в разделении труда между отделами и службами, в официальной линии власти и в механизме координации разнообразных задач.

Организация деятельности имеет очень большое значение, она основывается на стратегии. Стратегия определяет, что должно быть сделано, а организация деятельности - как выполнять задание. Инструмент, с помощью которого организация устанавливает, как распределяются функции, размещаются ресурсы и осуществляется координация между подразделениями - организационная структура.

Таким образом, подводя итог вышесказанному, следует отметить, что процесс организации деятельности приводит к созданию организационных структур, в рамках которых распределяются функции и ресурсы.

Т.Ю. Базаров говорит о том, что под структурой организации понимается ее архитектоника, наличие отдельных частей и соотношения между ними, степень жесткости/гибкости организационной конфигурации, типы взаимодействия между внутренними элементами.

М. Мескон, М. Альберт и М. Хедоури определяют организационную структуру, как логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Необходимо сказать о том, что авторами для описания организационной структуры вводится такое понятие, как "функциональная область", которое относится к той работе, которую выполняет подразделение для организации в целом, например, маркетинг, производство, обучение персонала или планирование финансов.

Г.Я. Гольдштейн предлагает следующее определение:

"Организационная структура аппарата управления - форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжения ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за ним функций".

Барков С.А. утверждает, что структура представляет собой кристаллизацию организационных процессов.

Обобщая существующие определения организационной структуры, предлагаемые различными авторами, можно утверждать, что под организационной структурой понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Организационной структурой определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами организационной структуры управления могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности. Существует два направления специализации элементов организационной структурой управления:

а) в зависимости от состава структурных подразделений организации вычленяются звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и т.п.;

б) исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вторые - это отношения подчинения. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

При двухуровневой структуре создаются верхние звенья управления (руководство организацией в целом) и низовые звенья (менеджеры, непосредственно руководящие работой исполнителей). При трех и более уровнях в организационной структуре управления формируется так называемый средний слой, который в свою очередь может состоять из нескольких уровней.

В структуре управления организацией различаются линейные и функциональные связи. Первые - суть отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений и движения информации между так называемыми линейными руководителями, то есть лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи сопрягаются с теми или иными функциями менеджмента. Соответственно используется такое понятие, как полномочия: линейного персонала, штабного персонала и функциональные. Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделений). Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения. Если тому или иному работнику управленческого аппарата предоставляется право принимать решения и совершать действия, обычно выполняемые линейными менеджерами, он получает так называемые функциональные полномочия.

Между всеми названными выше составляющими организационной структуры управления существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждой из них (скажем, числа элементов и уровней, количества и характера связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных. Так, если руководством организации принято решение о введении в организационную структуру управления нового органа, например, отдела маркетинга (функции которого ранее никто не выполнял), нужно одновременно дать ответ на следующие вопросы: какие задачи будет решать новый отдел? кому он будет непосредственно подчинен? какие органы и подразделения организации будут доводить до него необходимую информацию? на каких иерархических уровнях будет представлена новая служба? какими полномочиями наделяются работники нового отдела? какие формы связей должны быть установлены между новым отделом и другими отделами?

Увеличение количества элементов и уровней в организационной структуре управления неизбежно приводит к многократному росту числа и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений; следствием этого нередко является замедление процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации.

К структуре управления предъявляется множество требований, отражающих ее ключевое для менеджмента значение. Они учитываются в принципах формирования организационной структуры управления, разработке которых было посвящено немало работ отечественных авторов в дореформенный период. Главные из этих принципов могут быть сформулированы следующим образом.

1. Организационная структура управления должна прежде всего отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.

2. Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.

3. Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.

4. Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.

5. Организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, успешно функционирующие в других социально-культурных условиях, не гарантируют желаемого результата.

Реализация этих принципов означает необходимость учета при формировании (или перестройке) структуры управления множества различных факторов воздействия на организационную структуру управления.

Главный фактор, "задающий" возможные контуры и параметры структуры управления, - сама организация. Известно, что организации различаются по многим критериям. Большое разнообразие организаций в Российской Федерации предопределяет множественность подходов к построению управленческих структур. Подходы эти различны в организациях коммерческих и некоммерческих, крупных, средних и малых, находящихся на разных стадиях жизненного цикла, имеющих разный уровень разделения и специализации труда, его кооперирования и автоматизации, иерархических и "плоских", и так далее. Очевидно, что структура управления крупными предприятиями более сложна по сравнению с той, какая нужна небольшой фирме, где все функции менеджмента подчас сосредоточиваются в руках одного - двух членов организации (обычно руководителя и бухгалтера), где соответственно нет необходимости проектировать формальные структурные параметры. По мере роста организации, а значит, и объема управленческих работ, развивается разделение труда и формируются специализированные звенья (например, по управлению персоналом, производством, финансами, инновациями и т.п.), слаженная работа коих требует координации и контроля. Построение формальной структуры управления, в которой четко определены роли, связи, полномочия и уровни, становится императивом.

Важно обратить внимание на сопряжение организационной структуры с фазами жизненного цикла организации. На стадии зарождения организации управление нередко осуществляется самим предпринимателем. На стадии роста происходит функциональное разделение труда менеджеров. На стадии зрелости в структуре управления чаще всего реализуется тенденция к децентрализации. На стадии спада обычно разрабатываются меры по совершенствованию управленческой структуры в соответствии с потребностями и тенденциями в изменении производства. Наконец, на стадии прекращения существования организации структура управления или полностью разрушается (если фирма ликвидируется), или происходит ее реорганизация (коль скоро данную фирму приобретает или присоединяет к себе другая компания, приспосабливающая структуру управления к той фазе жизненного цикла, в которой она находится).

На формирование организационной структуры оказывают влияние изменения организационных форм, в которых функционируют предприятия. Так, при вхождении фирмы в состав какого-либо объединения, скажем, ассоциации, концерна и т.п., происходит перераспределение управленческих функций (часть функций, естественно, централизуется), поэтому меняется и структура управления фирмы. Впрочем, даже если предприятие остается самостоятельным и независимым, но становится частью сетевой организации, объединяющей на временной основе ряд взаимосвязанных предприятий (чаще всего для использования благоприятной ситуации), ему приходится вносить в свою управленческую структуру ряд изменений. Это связано с необходимостью усиления функций координации и адаптации к системам менеджмента других компаний, входящих в сеть.

Важный фактор формирования организационных структур - уровень развития на предприятии информационной технологии. Общая тенденция к децентрализации "электронного интеллекта", то есть к росту числа персональных компьютеров при одновременном расширении использования на уровне предприятия локальных сетей, ведет к ликвидации или сокращению объема работ по ряду функций на среднем и низовом уровнях. Это относится, прежде всего, к координации работы подчиненных звеньев, передаче информации, обобщению результатов деятельности отдельных сотрудников. Прямым результатом использования локальных сетей может быть расширение сферы контроля руководителей при сокращении числа уровней управления на предприятии.

В этом контексте стоит отметить, что современное развитие информационных систем приводит к формированию нового типа предприятий, которые в западной литературе получили название "виртуальных" компаний (организаций). Под ними понимают совокупности независимых (чаще всего небольших по размерам) предприятий, являющихся как бы узлами на информационной сети, обеспечивающей их тесное взаимодействие. Единство и целенаправленность в работе этих фирм достигаются благодаря гибкой электронной связи на базе информационной технологии, которая пронизывает буквально все сферы их деятельности. Поэтому границы между входящими в них организациями становятся "прозрачными", и каждая из них может рассматриваться представителем компании в целом.

1.2 Типы организационных структур

Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию предприятия.

Основные проблемы, возникающие при разработке/оптимизации структур управления:

установление правильных взаимоотношений между отдельными структурными элементами (подразделениями, сотрудниками), что связано с определением их целей, условий работы и стимулирования;

распределение ответственности между структурными элементами;

выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений;

организация информационных потоков;

выбор соответствующих технических средств.

Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.

Организационная структура направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями предприятия, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах.

Организационные структуры управления предприятием (фирмой) отличаются большим разнообразием и определяются многими объективными факторами и условиями. К ним могут быть отнесены, в частности, размеры производственной деятельности фирмы (мелкая, средняя, крупная); производственный профиль предприятия (специализация на выпуске одного вида продукции или широкой номенклатуры изделий различных отраслей); характер выпускаемой продукции и технология её производства (продукция добывающих или обрабатывающих отраслей, массовое или серийное производство); сфера деятельности фирмы (ориентация на местный рынок, национальный или внешний рынок); масштабы заграничной деятельности и формы её осуществления (наличие дочерних предприятий за границей, в том числе производственных, сбытовых и др.); характер монополистического объединения (концерн, финансовая группа).

Организационная структура предприятия и управление им не являются чем-то застывшим, они постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с изменяющимися условиями.

В зависимости от характера связей между различными подразделениями различают следующие формы организационных структур управления.

Линейная организационная структура основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления.

Такая организационная структура образуется в результате построения аппарата управления из взаимоподчинённых органов в виде иерархической лестницы, т.е. каждый подчинённый имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчинённых.

Такую структуру часто называют однолинейной. Преимуществами такой структуры можно назвать:

Простое построение;

Однозначное ограничение задач, компетенции, ответственности

Жесткое руководство органами управления;

Оперативность и точность управленческих решений.

Недостатки:

Затруднительные связи между инстанциями;

Концентрация власти в управляющей верхушке;

Сильная загрузка средних уровней управления.

Линейная структура управления используется мелкими и средними фирмами, осуществляющими несложное производство, при отсутствии широких кооперационных связей между предприятиями.

Функциональная организационная структура основана на создании подразделений для выполнения определённых функций на всех уровнях управления. К таким функциям относят исследования, производство, сбыт, маркетинг и т.д. Здесь с помощью директивного руководства могут быть соединены иерархически нижние звенья управления с различными более высокими звеньями управления. Передача поручений, указаний и сообщений осуществляется в зависимости от вида поставленной задачи.

К преимуществам такой структуры можно отнести:

Сокращение звеньев согласования;

Уменьшение дублирования работ;

Укрепление вертикальных связей и усиление контроля за деятельностью нижестоящих уровней;

Высокая компетентность специалистов, отвечающих за выполнение конкретных функций.

К недостаткам:

Неоднозначное распределение ответственности;

Затруднённая коммуникация;

Длительная процедура принятия решений;

Возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место.

Функционально-линейная структура (штабное управление) представляет собой комбинацию линейной структуры с системой выделения определённых функций. При линейных руководителях создаются специальные подразделения (штабы), которые помогают линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления.

Чем крупнее фирма и сложнее её управляющая структура, тем острее стоит вопрос координации деятельности функциональных служб или создания крупных специализированных подразделений с высококвалифицированными специалистами. Преимуществами и недостатками линейно-функциональной структуры можно назвать:

Преимущества:

Возможность получить высокую степень профессиональной специализации сотрудников;

Точно определить места и необходимые ресурсы (особенно кадров);

Способствует стандартизации, формализации и программированию процесса.

Недостатки:

Затрудняет горизонтальное согласование;

С трудом реагирует на изменение.

Дивизиональная структура управления. В результате диверсификации производства многие предприятия перестраивают свою организационную структуру, образуя отделы, ориентирующиеся на производство определённой продукции (продуктовая структура управления) или на пространственное единство (региональная структура управления).

Преимуществами данной организационной структуры можно назвать:

Ориентацию на источник прибыли - прибыльный продукт;

Децентрализацию в условиях специализированных фирм, которая повышает самостоятельность принимаемых решений, их обоснованность;

Скоординированное управление, которое положительно проявляется с позиций проведения единой политики фирмы, в том числе на рынке, проведения политики развития персонала в целом, возможности проведения рекламной кампании, имиджа фирмы в целом;

Управление многопрофильным предприятием с общим числом сотрудников около 100 тыс. и территориально удаленными подразделениями;

Обеспечение более тесной связи с партнерами

К недостаткам дивизиональной организационной структуры можно отнести следующие:

Сложность (много уровней управления), нет быстродействия, повышаются затраты на содержание управленческого персонала;

Разобщенность штабной структуры отделения и штаба компании;

Основные связи структуры - вертикальные, поэтому имеют общие для иерархической структуры недостатки: волокита, перегруженное управление, плохая взаимосвязь при решении вопросов для всех подразделений, дублирование функций на различных этапах.

Вышеописанные структуры относятся к бюрократическому типу организации структур управления. Соответствующую концепцию подхода к построению организационных структур разработал в начале XX столетия немецкий социолог Макс Вебер. Он предложил нормативную модель рациональной бюрократии, кардинальным образом менявшую ранее действовавшие системы коммуникации, отчетности, оплаты труда, структуры работы, отношений на производстве. В основе этой модели - представление о предприятиях как об "организованных организациях", предъявляющих жесткие требования, как к людям, так и структурам, в рамках которых они действуют. Ключевые концептуальные положения нормативной модели рациональной бюрократии таковы:

1) четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов;

2) иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим;

3) наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения менеджерами своих задач и обязанностей;

4) дух формальной обезличенности, характерной для выполнения официальными лицами своих обязанностей;

5) осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности, а не с субъективными оценками.

Главные понятия бюрократического типа структуры управления - рациональность, ответственность и иерархичность. Бюрократические структуры управления показали свою эффективность, особенно в крупных и сверхкрупных организациях, в которых необходимо обеспечивать слаженную четкую работу больших коллективов людей, работающих на единую цель. Эти структуры позволяют мобилизовать человеческую энергию и кооперировать труд людей при решении сложных проектов, в массовом и крупносерийном производстве. Однако им присущи недостатки, особенно заметные в контексте современных условий и задач экономического развития. Очевидно, прежде всего, что бюрократический тип структуры не способствует росту потенциала людей, каждый из которых использует только ту часть своих способностей, которая непосредственно требуется по характеру выполняемой работы. Ясно также: коль скоро вопросы стратегии и тактики развития организации решаются лишь на высшем уровне, а все остальные уровни заняты исключительно исполнением "спускаемых сверху" решений, теряется общий управленческий интеллект (который рассматривается сегодня как важнейший фактор эффективного управления).

Еще один изъян структур бюрократического типа - невозможность с их помощью управлять процессом изменений, направленных на совершенствование работы. Функциональная специализация элементов структуры приводит к тому, что их развитие характеризуется неравномерностью и различной скоростью. В результате возникают противоречия между отдельными частями структуры, несогласованностью в их действиях и интересах, что замедляет прогресс в организации.

Другой тип организации структур управления предприятием - органический. Этот тип структур управления имеет сравнительно недолгую историю и возник как антипод бюрократической организации, модель которой перестала удовлетворять многие предприятия, испытывающие необходимость в более гибких и адаптированных структурах. Новый подход отвергает представление об эффективности организации как "организованной" и работающей с четкостью часового механизма; напротив, считается, что эта модель проводить радикальные изменения, обеспечивающие приспособляемость организации к объективным требованиям реальной действительности. Исследователи этой проблемы подчеркивают: постепенно вырисовывается иной тип организации, в которой импровизация ценится выше, чем планирование; которая руководствуется возможностями гораздо больше, чем ограничениями, предпочитает находить новые действия, а не цепляться за старые; которая больше ценит дискуссии, чем успокоенность, и поощряет сомнения и противоречия, а не веру.

В исходном определении органического типа структуры подчеркивались такие ее принципиальные отличия от традиционной бюрократической иерархии, как более высокая гибкость, меньшая связанность правилами и нормами, использование в качестве базы групповой (бригадной) организации труда. Дальнейшие разработки позволили существенно дополнить перечень свойств, характеризующих органический тип структуры управления. Речь идет о следующих чертах. Во-первых, решения принимаются на основе обсуждения, а не базируются на авторитете, правилах или традициях. Во-вторых, обстоятельствами, которые принимаются во внимание при обсуждении проблем, являются доверие, а не власть, убеждение, а не команда, работа на единую цель, а не ради исполнения должностной инструкции. В-третьих, главные интегрирующие факторы - миссия и стратегия развития организации. В-четвертых, творческий подход к работе и кооперация базируются на связи между деятельностью каждого индивида и миссией. В-пятых, правила работы формулируются в виде принципов, а не установок. В-шестых, распределение работы между сотрудниками обусловливается не их должностями, а характером решаемых проблем. В-седьмых, имеет место постоянная готовность к проведению в организации прогрессивных изменений.

Рассматриваемый тип структуры предполагает существенные изменения отношений внутри организации: отпадает необходимость в функциональном разделении труда, повышается ответственность каждого работающего за общий успех.

К такому типу относится матричная структура это современный эффективный тип организационной структуры управления, который создаётся путём совмещения структур двух видов: линейной и программно-целевой. В соответствии с линейной структурой (по вертикали) строится управление по отдельным сферам деятельности организации: НИОКР, производству, сбыту, снабжению. В соответствии с программно-целевой структурой (по горизонтали) организуется управление программами (проектами, темами).

При матричной структуре управления при определении горизонтальных связей необходимы:

подбор и назначение руководителя программы (проекта), его заместителей по отдельным подсистемам (темам) в соответствии со структурой программы;

определение и назначение ответственных исполнителей в каждом специализированном подразделении;

организация специальной службы управления программой.

Для обеспечения работы в рамках матричной структуры требуется провести изменения в производственной структуре; создать в материнской компании специальные целевые подразделения, объединяющие ведущих специалистов для совместной разработки основных идей программы.

При матричной структуре управления руководитель программы (проекта) работает с непосредственно не подчинёнными ему специалистами, которые подчинены линейным руководителям. Он в основном определяет, что и когда должно быть сделано по конкретной программе. Линейные же руководители решают, кто и как будет выполнять ту или иную работу.

Проблемы, возникающие при установлении приоритетов заданий и распределении времени работы специалистов над проектами, могут нарушать стабильность функционирования фирмы и затруднять достижение её долгосрочных целей. Для обеспечения координации работ в условиях матричной структуры управления центр управления программами призван увязывать выполнение управленческих процедур отдельными функциональными и линейными подразделениями.

Матричные структуры управления, дополнившие линейно-функциональную организационную структуру управления новыми элементами, открыли качественно новое направление в развитии наиболее активных и динамичных проблемно-целевых и программно-целевых организационных форм управления, которые нацелены на подъём творческой инициативы руководителей и специалистов и выявление возможностей значительного повышения эффективности производства на основе ускорения темпов его технического развития, обеспечивающего рост производительности труда, снижение издержек производства и улучшение качества выпускаемой продукции.

Преимущества матричной структуры управления:

Значительная активизация деятельности руководителей и работников управленческого аппарата за счет формирования программных подразделений активно взаимодействующих с функциональными подразделениями, усиление взаимосвязи между ними.

Разделение функций управления между руководителями, ответственными за обеспечение высоких конечных результатов (руководители проектных и программных групп и управлений) и руководителями, ответственными за обеспечение наиболее полного использования имеющихся производственных, материальных и трудовых ресурсов (начальники функциональных подразделений). Такие руководители совместно контролируют работы по составлению оперативных производственных планов и их выполнению.

Вовлечение руководителей всех уровней и специалистов в сферу активной творческой деятельности по ускоренному техническому совершенствованию производства.

Матричная структура позволяет:

Сокращать нагрузки на руководителей высшего уровня управления путём передачи полномочий принятия решений на средний уровень управления при сохранении единства координации и контроля за ключевыми решениями на высшем уровне;

Обеспечивать гибкость и оперативность маневрирования ресурсами при выполнении нескольких программ в рамках одной фирмы;

Ликвидировать промежуточные структурные звенья при оперативном управлении программами;

Усилить личную ответственность руководителя как за программу в целом, так и за её элементы;

Организовать четкое взаимодействие на базе перераспределения задач в системе управления;

Применять современные методы управления;

Решать такие задачи, как сокращение сроков создания новой техники и технологии, уменьшение стоимости работ, улучшение качества создаваемых технических систем, где сама специфика производства требует быстрого совершенствования выпускаемой продукции и технологии её производства.

При переходе к матричным структурам управления наибольший экономический эффект достигается на крупных предприятиях и многозаводских промышленных комплексах, выпускающих сложную продукцию.

Типы матричных структур весьма разнообразны, что позволяет выбирать наиболее подходящую структуру с учетом масштабов и особенностей производства

Продуктовая структура. Один из распространенных способов развития фирм - это увеличение ассортимента производимой и реализуемой продукции. При успешном осуществлении управления несколько продуктовых линий могут достигнуть столь высокого объема продаж, что сами могут потребовать существенной структуризации. С этой проблемой столкнулись пионеры дивизионной структуры Procter & Gamble и General Motors. Они нашли решение путем создания дивизионально-продуктовой структуры организации, где отделения создавались по основному продукту. В настоящее время крупные производители потребительских товаров используют именно такую структуру.

При этой структуре полномочия по руководству производством и сбытом какого-либо продукта или услуги передаются одному руководителю. Руководители вторичных функциональных служб должны отчитываться перед управляющим по этому продукту.

Возможный недостаток структуры - увеличение затрат вследствие дублирования одних и тех же видов работ для различных видов продукции. В каждом продуктовом отделении есть свою функциональные подразделения, но, возможно, не такого размера, чтобы максимально эффективно использовать имеющиеся технические средства и оборудование.

Организационная структура, ориентированная на потребителя. Некоторые организации производят большой ассортимент товаров или услуг, которые отвечают запросам нескольких крупных групп потребителей (рынков). Каждая группа имеет четко определенные специфические потребности. Если два или более таких клиента становятся особенно важными для фирмы, она может использовать организационную структуру, ориентированную на потребителей.

Цель такой структуры состоит в том, чтобы удовлетворить этих потребителей так же хорошо, как и организация, которая обслуживает всего одну их группу.

Преимущества и недостатки структуры, ориентированной на покупателя, в общем те же, что и у продуктовой структуры, если учесть различия, связанные с разной целевой функцией.

В заключении следует сказать о том, что многообразие классификаций организационных структур, о котором речь шла выше, в немалой степени вызвано тем, что в реальном бизнесе трудно найти идеальные типы структурирования внутренней организационной среды. Каждая компания пытается приспособить "идеальные типы структур к особенностям своего функционирования.

Вячеслав Кондратьев, генеральный директор консалтинговой группы "БИГ" считает, что все типы организационных структур работоспособны в любой организации: "В одних и тех же условиях можно применить и первую, и вторую, и третью - они будут работать. С разной степенью эффективности, но будут работать. Поэтому, первый результат в деле оптимизации структуры связан не с типом структуры управления, а с систематизацией, налаживанием дел и доведением постановки той или иной структуры до логического конца: функции должны быть расписаны, иерархия определена, логика взаимоотношений задана". Если этого не будет, любой тип структуры будет работать плохо. Эффективность типов структур можно сравнивать только для хорошо организованных структур, и бессмысленно это делать в плохо организованных структурах, к какому бы типу они не относились". С данным утверждением трудно не согласиться. Тем не менее, автор хотел бы обратить особое внимание на функциональную структуру, поскольку именно данный тип, в конечном счете, составляет основу и других типов организационных структур. Так, в дивизиональной организационной структуре рыночное группирование охватывает только верхние уровни управленческой иерархии, а структура дивизионов чаще всего построена по функциональному принципу. В матричной структуре проектная или рыночная структура накладывается на традиционную функциональную модель. При построении/оптимизации функциональной структуры необходимо придерживаться двух основных правил:

Каждая функция, реализуемая организацией, должна быть закреплена за конкретным организационным звеном;

Одна функция не может быть закреплена за несколькими организационными звеньями.

1.3 Соответствие организационной структуры предприятия современным требованиям эффективного управления

Организационную структуру любой коммерческой фирмы, больницы, банка, правительственного учреждения или органов с любым видом деятельности, в том числе авиакомпанию следует рассматривать с разных позиций и с учетом разных критериев. На ее действенность и эффективность влияют:

действительные взаимосвязи между людьми и их работой. Это отражается в схемах организационных структур и в должностных обязанностях;

действующая политика руководства и методы, влияющие на человеческое поведение;

полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления (низшем, среднем, высшем).

При умелом сочетании указанных трех факторов в организации может быть создана такая рациональная структура, при которой существует реальная и благоприятная возможность достижения высокого уровня эффективности производства.

Для построения рациональной структуры управления необходимо чтобы она соответствовала требованиям, предъявляемым к организационным структурам новыми условиями хозяйствования.

Одно из них - ясность. Каждое подразделение предприятия, каждый ее сотрудник (в особенности каждый руководитель) должен четко знать, где он находится и куда ему обращаться за информацией, помощью или решением. Ясность не следует путать с простотой. Простым структурам может не хватать ясности. И наоборот, очень сложные структуры могут быть очень ясными. Структура, не обладающая ясностью, создает конфликты, впустую расходует время, раздражает работников и задерживает решения.

Тесно связано с ясностью требование экономичности. Контроль, надзор и стимулирование должны требовать минимума усилий. Организационная структура управления должна способствовать самоконтролю и мотивации. Чтобы удерживать предприятие на ходу, минимально возможное количество людей (особенно высококвалифицированных и работоспособных людей) должно посвящать внимание и силы "управлению", "организации", "контролю", "коммуникации", "кадровым проблемам".