Технология разработки стандарта организации по управлению документацией

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Технология разработки стандарта организации по управлению документацией

Содержание

1. Документация СМК

2. Внешняя документация организации

3. Внутренняя документация организации

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Не вызывает сомнения тот факт, что вопросы управления документацией в организациях актуальны на сегодняшний день. Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности. Самостоятельным направлением совершенствования управления документацией является международная стандартизация.

В ряде стран основным нормативным документом, регламентирующим работу с документами, является национальный стандарт по управлению деловой документацией, эквивалентный международному стандарту ИСО 154891:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами».

Тема моей курсовой работы - технология разработки стандарта организации по управлению документацией.

Цель работы - изучить сущность стандартизации в области управления документацией, понять процедуру управления документами.

Документы - это материальные объекты, при работе с которыми необходимо выполнять следующие действия:

- создание и оформление документов,

- организация их движения и обработки,

- систематизация и хранение документов.

Совокупность всех действий при работе с документами называют делопроизводством или документационным обеспечением управленческой деятельности

Управление документами в организации включает [2]:

а) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

б) распределение ответственности и полномочий по управлению документам;

в) установление и распространение процедур и руководящих указаний

г) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов

д) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами

е) интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

Документы позволяют организациям:

?осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно;

?предоставлять услуги последовательно и беспристрастно;

?обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений;

?обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;

?повышать эффективность деятельности всей организации;

?обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;

?соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;

?обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;

?защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;

?обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования;

? предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности;

?обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие;

?сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества

Управление документацией похоже на уход за вещами. У некоторых одежда валяется кучками на полу, у некоторых аккуратно сложена в шкафу на определенных полках. Неряха теряет в личной жизни свое время, а в бизнесе - деньги и время фирмы. Отсутствие необходимой документации или неправильное её использование приводят к ошибкам и потерям в работе организации. Существуют различные типы и виды документации, я попробую в простой форме рассказать о них.

1. Документы системы менеджмента качества организации

В организациях действует иерархическая система документации, которая изображена на рисунке 1.

Документами руководящего и стратегического уровня являются:

- политика (ПК) и цели руководства организации в области качества;

- руководство по качеству (РК);

- стандарты организации (обязательные документированные процедуры стандарта ИСО 9001:2000);

- документированные процедуры (ДП) верхнего уровня и спецификации процессов (положения о видах деятельности организации);

- план стратегического развития организации.

Документы руководящего и стратегического уровня дают ответы на следующие вопросы: какие цели в области качества ставит перед собой руководство; какие задачи при этом надо решить и каким образом управляется деятельность для достижения поставленных целей.

Документами тактического и оперативного уровня являются:

- документированные процедуры на уровне подразделений (положения о различных видах деятельности подразделений);

- методические инструкции;

- рабочие инструкции;

- перспективные планы развития подразделений организации;

- индивидуальные планы работы.

Создание и применение документированных процедур на всех уровнях управления организации позволяет:

- распределять полномочия и ответственность;

- устанавливать порядок и взаимодействия должностных лиц и подразделений;

- осуществлять управление материальными ресурсами и материальными потоками при выполнении процессов.

Документы тактического и оперативного уровня дают ответы на вопросы: кто, где и в каком порядке, на основании каких документов-требований, при взаимодействии с кем, в течение какого времени выполняет требования системы менеджмента качества, как это документируется в рамках реализации политики и целей в области качества.

Записи - это документированная информация, представляющая объективное

доказательство о проделанной работе или достигнутых результатах в отношении степени выполнения требований к качеству продукции или эффективности функционирования конкретных элементов СМК.

К первичным записям, подтверждающим качество, относятся следующие документы:

- протоколы обучения и повышения квалификации персонала;

- акты состояния зданий, помещений, оборудования и рабочих мест;

- описи дел (постоянного хранения, по личному составу);

- справки, докладные записки;

- перечни оборудования, средств измерения, испытаний и контроля, номенклатура дел и т.п.;

- регистрационные журналы, книги, карточки, книги учёта;

- списки сотрудников;

- личные карточки;

- записи о выполнении планов, графиков, смет.

Результаты анализа первичных записей включают:

- годовые статистические отчёты о наличии, учёте, текучести и распределении кадров;

- отчёты об анкетировании персонала;

- отчёты о деятельности организации;

- отчёты о деятельности состава;

- отчёты о выполнении планов, графиков и смет.

Принятие решений по улучшению процессов:

- протоколы совещаний;

- контракты.

Документы по подтверждению качества (записи) дают ответы на следующие вопросы:

- как документировать фактическое выполнение работ в установленных формах;

- чем подтверждается факт выполнения работ в соответствии с требованиями СМК;

- с каким качеством выполнены работы.

Например, процедура управления записями по качеству описана в стандарте организации СТО-СМК-01.01-2007 «Управление записями». [1]

2. Внешние нормативные документы организации

Внешние документы содержат установленные на международном, региональном и / или государственном уровнях требования (нормы) к продукции, процессам ее производства, методам ее испытаний (контроля, измерений, анализа), производственной среде, обеспечению безопасности труда и охраны окружающей среды и др. Требования внешних нормативных документов организация должна неукоснительно выполнять.

Состав внешних нормативных документов

Состав внешних нормативных документов:

- международные стандарты;

- региональные стандарты

- технические регламенты

- национальные стандарты РФ

- нормативные документы Госстроя, Минтруда, Минприроды России

- документы органов государственного надзора.

Лицензионные документы:

- сертификаты и аттестаты аккредитации;

- лицензии на выполнение различных видов деятельности;

Правовые документы:

- Законы Российской Федерации;

- нормативные документы по вопросам планирования, финансирования и оплаты труда.

Управление внешней документацией организации

Основные этапы управления внешней документацией организации:

- поступление документов в организацию;

- учет и регистрация документов;

- определение контрольных экземпляров документов;

- размножение и рассылка документов;

- ознакомление персонала с поступившими документами;

- исполнение поступающей документации;

- хранение документов.

Характеристика каждого этапа:

Поступление документов в организацию. Вся документация, направленная в организацию из других организаций, поступает в общий отдел. Курьер общего отдела ежедневно получает корреспонденцию, к которому прикреплена организация. При приёме корреспонденции проверяется цельность конвертов, другой упаковки и правильность адреса. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю. На конвертах, поступающих в организацию, проставляется штамп, в который заносится дата поступления корреспонденции в организацию. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а так же несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется исполнителю. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:

- если адрес отправителя указан только на конверте;

- если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени;

- если конверт необходим в качестве документа для оплаты расходов по получению корреспонденции.

Учет и регистрация внешней документации. Идентификация внешних документов осуществляется по классификатору. На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа проставляется регистрационный штамп организации с указанием входящего порядкового номера и даты поступления документа. Документы, адресованные в структурные подразделения, направляются общим отделом для исполнения в эти подразделения. Зарегистрированные документы передаются руководству организации рассмотрение в день их поступления. После рассмотрения руководитель ставит на документе свою резолюцию, в которую входит: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.

Определение контрольных экземпляров документов. После рассмотрения руководством документы передаются в общий отдел. Подлинник входящего документа является контрольным экземпляром и остаётся в общем отделе. На копиях документов в правом нижнем углу проставляется штамп «Учтенный экземпляр». Доступ к контрольным экземплярам имеют руководитель и документовед соответствующего структурного подразделения.

Размножение и рассылка документов.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то такие документы копируются в количестве экземпляров, соответствующем количеству исполнителей, указанному в резолюции, и передаются в соответствующие структурные подразделения для исполнения. Копирование документов внешнего происхождения производится общим отделом и лабораторией технической поддержки пользователей по заявке общего отдела организации.

Ознакомление персонала с поступившими документами.

Сотрудник организации, который получил входящие документы на исполнение, должен немедленно (в день получения) ознакомиться с их содержание, выделяя документ, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который должен ознакомить с документом всех других исполнителей в день поступления документа и организовать в указанный срок его исполнение.

Исполнение поступающей документации.

Документы, поступающие в организацию, исполняются в течение тридцати календарных дней после поступления. Контроль исполнения требований документа осуществляется общим отделом организации. Обязанности сотрудников при исполнении поступающей документации и порядок передачи документов из одного подразделения в другое установлены «Инструкцией по делопроизводству»

Хранение внешней документации.

После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело, с указанием соответствующего номера в номенклатуре дел подразделения. Порядок оформления, составления описей, оперативного хранения и передачи дел в архив установлены «Инструкцией по делопроизводству». Ответственным за хранение контрольных экземпляров документов является документовед соответствующего структурного подразделения

3. Внутренняя документация организации

В соответствии с требованиями внешних нормативных документов организация разрабатывает свои внутренние нормативные и технические документы. Согласно ГОСТ Р 51141-98 [2] «Внутренний документ: официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации».

Состав внутренней документации

Состав внутренней документации подразделяется на:

- Организационно-правовые,

- Распорядительные,

- Информационно-справочные,

- Финансово-бухгалтерские документы;

- Документация по трудовым отношениям,

- Личные документы.

Рассмотрим состав каждого вида документации.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. К ним относятся:

а) устав;

б) учредительный договор;

в) Положение об организации;

г) Положение о структурном подразделении;

д) Штатное расписание;

е) Правила внутреннего трудового распорядка;

ж) Должностная инструкция и проч.

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Это такие документы, как:

а) Приказ,

б) Распоряжение,

в) Указание,

г) Решение,

д) Постановление.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. К ним относятся:

а) Служебная записка,

б) Докладная записка,

в) Объяснительная записка,

г) Предложение,

д) Заявление,

е) Протокол,

ж) Акт,

з) Справка,

и) Заключение и прочие.

Финансово-бухгалтерские документы - документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета и составления налоговой, бухгалтерской и статистической отчетностей. Перечень финансово - бухгалтерских документов:

а) главная книга,

б) годовые отчеты,

в) бухгалтерские балансы,

г) счета прибылей и убытков,

д) акты ревизий, инвентаризаций,

е) первичные документы,

ж) кассовые книги и прочие.

Документация по трудовым отношениям связана с отношениями между работодателем и работниками:

а) приказы по личному составу,

б) трудовые контракты,

в) личные дела,

г) личные карточки формы Т-2,

д) лицевые счета по заработной плате,

е) трудовые книжки,

ж) графики отпусков и прочие.

Личные документы относятся к физическим лицам:

а) резюме;

б) автобиографии;

в) расписки;

г) личные доверенности и некоторые другие документы.

Управление внутренней документацией

Основные этапы управления внутренней документацией:

- определение потребности в разработке документа;

- планирование разработки;

- разработка, оформление и обозначение документов;

- определение статуса документов;

- проверка;

- утверждение, введение в действие;

- регистрация и учёт;

- размножение и распределение;

- хранение;

- анализ, актуализация, внесение изменений, переутверждение;

- отмена;

- изъятие, утилизация;

- архивирование.

Блок-схема управления внутренней документацией приведена в Приложении.

Основными документами системы менеджмента качества организации являются:

- руководство по качеству (РК);

- спецификации процессов (СП);

- стандарты организации (СТО);

- документированный процедуры (ДП) и положения о видах деятельности;

- рабочие инструкции (РИ);

- должностные инструкции (ДИ);

- формы (Ф).

Оформление документов системы качества включает в себя:

- заполнение колонтитулов документа (при необходимости);

- разработку текста документа;

- графическое описание процедур (при необходимости) с использованием символьных обозначений

Реквизиты внутренних документов системы менеджмента качества:

Документы системы качества РК, СП, СТО, ДП, РИ, ДИ - оформляются в соответствии со своими электронными шаблонами

Распределение полномочий подразделений и должностных лиц по управлению документацией приведено в таблице 1 и 2.

Таблица 1 - Распределение полномочий по управлению документацией

Отдел, должностное лицо	Полномочия
Общий отдел (начальник общего отдела)	- рассылку актуальных документов и изъятие старых документов, подтверждение через акты сдачи-приемки; - архивирование документации.
Руководители подразделений	Каждый руководитель ответственен за: - адаптацию существующей документации изменяющимся требованиям совместно; - разработку новой документации СМК для своей области совместно с ответственным представителем руководства по качеству; - внесение изменение в документацию своей области; - рассылку актуализированной документации в пределах своей области ответственности; - изъятие старых документов; - возвращение старых документов в общий отдел; информирование и соответствующее обучение всего персонала, к которому относятся изменения.
Все сотрудники	Все сотрудники ответственны за: - применение исключительно актуализированной документации СК; - применение только оригиналов разрешенных документов и не должны копировать их, так как эти копии не будут актуализироваться.

Таблица 2 - Стадии управления и матрица распределения ответственности и полномочий при управлении документами

Стадии управления	Должностные лица
	РК	СП	ДП, РИ	ДИ, ПСП
1. Определение потребности в документе	Генеральный директор	Руководители процессов	Руководители процессов	Генеральный директор, Руководители процессов, Руководители подразделений
2. Планирование разработки	Заместитель директора	Руководители процессов	Руководители процессов	Генеральный директор, Руководители процессов, Руководители подразделений
3. Разработка, оформление	Заместитель директора	Руководители процессов	Руководители процессов	Генеральный директор, Руководители процессов, Руководители подразделений
4. Проверка	Генеральный директор	Заместитель директора	Заместитель директора	Руководители подразделений, Начальник юридического управления
5 Утверждение, ввод в действие	Генеральный директор	Руководители процессов	Руководители процессов	Руководители подразделений
6. регистрация, учет	Заместитель директора, начальник общего отдела	Руководители процессов	Руководители процессов	Отдел кадров, начальник общего отдела
7. Размножение, распределение	Начальник общего отдела	Начальник общего отдела, руководители процессов	Начальник общего отдела, руководители процессов	Отдел кадров, начальник общего отдела
8. Хранение: - место хранения	Начальник общего отдела, Руководители подразделений, Зам. Директора, Должностные лица	Руководители подразделений, Зам. Директора, Должностные лица	Руководители подразделений, Зам. Директора, Должностные лица	Отдел кадров
-сроки хранения	До переиздания	До переиздания	До переиздания	До переиздания
9. Анализ, актуализация, внесение изменений, переутверждение	Замес. директора	Руководители процессов	Руководители процессов	Руководители подразделений
10. Отмена	Генеральный директор	Руководители процессов	Руководители процессов	Руководители подразделений
11. Изъятие, утилизация	Начальник общего отдела	Руководители процессов Начальник общего отдела	Руководители процессов Начальник общего отдела	Начальник отдела кадров, начальник общего отдела
12. Архивирование: - место хранения	архив	архив	Архив	На усмотрение руководителей подразделений
-сроки хранения, лет	3	3	3	На усмотрение руководителей подразделений

Заключение

Управление документацией - один из аспектов управления качеством, который вызывает ненависть и раздражение у сотрудников и руководителей подразделений. Причины такой неприязни вполне понятны - бумаг много, за ними надо следить, тратить кучу времени на написание, контроль использования и бумаги являются целью в любой проверке работы подразделения или сотрудника.

Документация нужна самим работникам для правильной координации своей работы. Документация - это управленческий инструмент, она нужна руководителям, если они лично не контролируют выполнение работы подчиненными. Документация нужна, когда мы хотим координировать нашу работу. Правило большого пальца - опрос нескольких сотрудников, как они делают определенную работу. Если объяснения отличаются - нужно писать инструкцию или регламент, точно описывающий выполнение этой работы.

В соответствии с СМК-СТО-01.05-2007 «Стандарт организации система менеджмента качества. Управление документами» [1] стандарт организации устанавливает единые формы, правила обозначения, оформления, разработки, проверки, актуализации, утверждения, учета, хранения и рассылки документов системы менеджмента качества, правил описания процессов, порядка управления документами системы менеджмента качества, принятыми в организации. Требования данного документа обязательны для всех подразделений, должностных лиц и сотрудников организации.

Литература

документация управленческий менеджмент

1. Полховская, Ю.П. Адлер, И.Г. Назарова и др. Еще раз о процессном подходе и системе менеджмента качества организации // Стандарты и качество. - 2007. - №5.

2. Рамперсад Х. Общее управление качеством. М.: «Олимп-бизнес». - 2010.

3. Сажин П.Б. Процессный подход в управлении строительной фирмой. - СПб.: МИПКИ. - 2008.

4. Джеймс Р. Эванс. Управление качеством: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации». - М.: ЮНИТИ-ДАНА. - 2012.

Размещено на Allbest.ru