Предварительный расчет эффективности внедрения отобранного варианта информационных технологий является необходимым условием обеспечения руководства туристской компании информацией для принятия решений и обоснования приемлемости проекта.

Проведенный в данной главе расчет показателей эффективности внедрения, основанный на анализе структуры предполагаемых издержек, позволит турфирме выявить важные статьи расходов, сбалансировать структуру, установив возможные несоответствия, предусмотреть резервы на повышение цен.

Попробуем посчитать, что дает нам использование софта. Делая эти вычисления, я предлагаю некоторую методику, позволяющую оценить экономическую эффективность использования специализированного софта. Эффективность буду определять при помощи трудовых показателей.

Начнем с самых простых вещей - экономии времени. Исходя из данных турфирмы по количеству рабочих дней (5) и рабочих часов (8), перечислим основные функции, осуществляемые сотрудниками турфирмы, и оценим временные затраты, которые несет сотрудник на их выполнение в двух случаях: А)"в ручную" (в MS Office) и Б) при наличии специализированного софта САМО-ТурАгент.

1. Подготовка прайс-листа к сезону.

Исходные данные. В компании ведется 10 самых развивающихся направлений, одно направление ~ 50 отелей. Всего 500 отелей (цифры средние). Следовательно, затраты на ввод данных при условии занятости одного сотрудника:

А. Данные вводятся в Excel, как правило, в специализированные формы, сразу позволяющие обсчитывать тур.

Ввод данных - 0,5 часа на один отель. Итого 250 часов. (250/8 (раб. ч)) /5 (р. дн) =6,25 недель.

Б. Данные вводятся в исходном виде, как правило, это цена за ночь. Требуется время на ввод цен по дополнительным услугам и расчет общей цены тура.

Ввод данных - 0,5 часа на один отель. Итого 250 часов = 6,25 недели.

Обсчет прайса - 1 неделя.

При автоматизации на этом этапе мы проигрываем 1 неделю за сезон, 2 недели за год.

2. Вывешивание прайс-листа и СПО (по 1 направлению за год~50) на сайт компании.

А. Доведение информации до сотрудника, ответственного за вывешивание данных на сайт, - 1 час, и на собственно вывешивание 1 направления - 2 часа в день.

10 (направлений) *2=20ч.,

20/8 (раб. ч) =2,5дня на прайсы. За год 5 дней = 1 неделя.

1 час на каждое СПО. За год 500 ч = 62,5 дней = 12,5 недель.

Всего 13,5 недель.

Б. Пометка в программе, обсчитанных прайсов для показа на сайте - 2 часа.

Пометка СПО в программе - 0,2 часа.50 час. = 2,55 недели.

3. Оформление клиента. В среднем в месяц - 100 заявок. В год - 1200.

А. Ввод одной заявки - 5 мин. Всего в год - 6000 мин. = 100 час. = 12,5 дней = 2,5 недели.

Б. Ввод одной заявки - 3 мин.1200 х 3 мин. = 3600 мин. = 60 час. = 7,5 дн. = 1,5 недели.

4. Общение с клиентом о состоянии его заказа. Считаю, что разницей во временных затратах является время поиска заказа в хранилище данных. Понятно, что доступ к данным, хранящимся в специализированной базе данных, предназначенной для коллективного доступа, будет быстрее.

А. Время поиска заказа - 2 мин.2 мин. х 1200 заказов в год = 2400 мин. = 40 час. = 5 дн. = 1 неделя в год.

Б. Время поиска - 0,5 мин.0,5 мин. х 1200 заказов в год = 600 мин. = 10 час. = 1,25 дн. = 0,25 недели в год.

5. Контроль оплаты заказа клиентом. Время тратится на поиск заявки и выяснение с бухгалтерией факта оплаты.

А. Время поиска и согласования: 5 минут. на заказ. = 2,5 недели в год.

Б. Согласования с бухгалтерией не надо: 0,5 минут. = 0,25 недели в год.

6. Выписка документов клиенту (путевка, счет, ваучер…)

А.0,5 часа на все документы.0,5 часа х 1200 заказов в год =2 недели.

Б.0,1 часа на все документы.0,1 часа х 1200 заказов в год= 0,4 недели.

Кроме этого, хочу обратить внимание на то, что в приведенных вычислениях учтены лишь факторы, так сказать, первого порядка. Например, здесь нет затрат времени на ведение справочной информации (описание турпродукта на сайте, ведение справочников клиентов, агентов, отелей и т.п.). Здесь не учтены затраты на сбор статистической и управленческой информации, а также потери от ее отсутствия. А это означает, что цифра, приведенная выше, лишь очевидный минимум.

Результаты и порядок расчетов приведены в нижеследующей таблице.

Табл.3.2

Расчет средних показателей годовой экономии и эффективности внедрения.

Источник: собственная разработка

При пятидневном рабочем графике выполнение обязанностей в MS Office обходится туристской компании в 27,75 недель в год, а с использованием специализированного софта 12,2 недели в год. Экономия средств рассчитывается как разница между фактическими издержками фирмы при осуществлении деятельности без использования на практике информационных технологий (ЗФ) и затратами, связанными с их внедрением и эксплуатацией ИТ (ЗИТ). В этом случае экономия является результатом автоматизации, так как представляет собой ту часть прибыли, которую туристская организация теряет, не используя современные средства связи (упущенная выгода):

Э_К = ЗФ - ЗИТ

Таким образом, рассчитываем годовую экономию от внедрения по вышеуказанной формуле: разница между фактическими издержками фирмы при осуществлении деятельности без использования на практике информационных технологий в год и затратами, после внедрения и эксплуатации:

Эк = 27,75 - 12,2 = 15,55

Разница составляет 15,55 недели или 4 месяца. Что такое ресурс 4 месяца в год? При среднемесячной зарплате сотрудника в $600 экономия составит около $2400 в год или 76800 рублей ($~32 руб.).

Необходимо оговориться, что в данной главе не проводится черта между понятиями “расходы” и “издержки”. В то время как расходы представляют собой отток реальных денег в течение определенного периода времени, издержки отражают полные расходы, требуемые для осуществления проекта автоматизации. В случае, описываемом на примере проекта внедрения, срок которого ограничен, понятия “расходы, издержки и затраты" являются взаимозаменяемыми.

Поскольку понятие “эффективность” предполагает соизмерение результатов, полученных в ходе выполнения проекта, и затрат по его осуществлению, формула показателя эффективности внедрения информационных технологий в туристском офисе с точки зрения расходов выглядит следующим образом:

Проектом подразумевается использование уже имеющихся офисных площадей, а реализация данного проекта никаким образом не влияет на размер существующей арендной платы. Покупки дополнительного оборудования не требуется. Оплата консультационных услуг, обучение и установка уже включены в общую стоимость продукта, поэтому в расчетах учитываться не будет. Следовательно для данного проекта постоянными затратами будут являться: цена программного комплекса обновление программы.

Для расчета потребуются следующие исходные данные:

При использовании САМО-ТурАгент представленные статьи расходов на использование:

Предложенный проект разбит на этапы, для подробного рассмотрения каждого раздела. Описаны элементы планирования, рисков и соответствия применения к деятельности турфирмы "Авиаэкспресс-Сервис". Охарактеризован полный перечень возможностей программного комплекса - "САМО-ТурАгент", который в последствии будет внедрён в деятельность предприятия. "Само-ТурАгент" - это мощный маркетинговый инструмент, с помощью которого всегда можно оценить финансовые показатели фирмы, популярность того или иного направления для отдыха, эффективность рекламы и т.д. Это легконастраиваемая собственными силами программа для решения многих задач. Применение различных программ и электронных технологий обеспечивает качественную работу и соответствующий уровень конкурентоспособности фирмы.

Предложен метод оценки эффективности внедрения программного комплекса.

Все аспекты проекта были хорошо рассмотрены и экономически доказаны.

Следовательно, разработанной мероприятие стоит признать экономически обоснованным и рекомендовать к внедрению в процесс организации и предоставления туристских услуг ООО "Авиаэкспресс-Сервис".