Делопроизводство

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1) Оформление реквизитов документа

2) Оформление бланка документа

3) Оформление отдельных видов документа (приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, письмо)

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

1) Оформление реквизитов документа

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum -- требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма -- наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.

Требование к оформлению реквизитов, применяемых при составлении организационно - распорядительных документов

Организационно-распорядительные документы составляются и оформляются на основании требований СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

В целях унификации в организациях разрабатывается и применяется два вида бланков: для писем и общий бланк. Для каждого из двух видов допускается два варианта расположения реквизитов -- угловой и продольный.

Исполнитель документа, которому принадлежит основная роль в его составлении, обязан строго соблюдать формуляр, установленный для соответствующего вида документов.

При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:

1 -- Государственный герб Республики Беларусь;

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

2 -- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Эмблема организации или товарный знак, зарегистрированный в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

3 -- код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь "Предприятия и организации" (ОКПО);

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа. Органы государственной власти и управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (далее - ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (далее - ОКЮЛП).

4 -- код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД);

Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации. При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (далее - ОКУД).

5 -- наименование вышестоящей организации;

При наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.

6 -- наименование организации;

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименование организации располагаются в соответствии с их полным официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

7 -- наименование структурного подразделения;

Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается от имени этого подразделения.

8 -- почтовый адрес отправителя;

Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

9 -- коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефакса, телетайпа, телекса, телефона, электронной почты и т.д.) коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.);

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной)телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисов или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.

10 -- название вида документа;

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. На письмах название вида документа не указывается. Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.

11 -- дата;

Датой документа является дата его подписания ( приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) - дата утверждения. Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

12 -- индекс документа;

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

13 -- ссылка на индекс и дату входящего документа;

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

14 -- место составления или издания документа;

Место составления или издания документа располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

15 -- гриф ограничения доступа к документу;

Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

16 -- адресат;

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица.

17 -- гриф утверждения;

Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения. Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

18 -- резолюция;

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирование.

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом.

При оформлении листа резолюции используется стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей: для форматов А6: верхнее и нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм; для формата А5: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм; для формата А4: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не 8 мм.

19 -- заголовок к тексту;

Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5. Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и ёмким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовывается с названием документа.

20 -- отметка о контроле;

Отметка о контроле располагается на левом поле документа, на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

21 -- текст документа;

22 -- отметка о наличии приложения;

Отмена о наличии приложения располагается ниже текста документа, перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с пропиской буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

23 -- подпись;

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным ( при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.

24 -- гриф приложения;

Гриф приложения проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, распоряжение, инструкция, положение и др.). Гриф приложения располагают в правом верхнем углу первого листа приложения.

25 -- гриф согласования;

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, её расшифровки и даты.

Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

26 -- визы;

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

27 -- печать;

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на её целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересны граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности.

28 -- отметку об исполнителе;

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.

29 -- отметка о заверении копии;

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы должна быть заверена. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

30 -- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Отметка об исполнении документа и направления его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

31 -- отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

32 -- отметка о переносе данных на машинописный носитель;

Отметка о переносе данных на машинописный носитель включает запись: «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса, располагается на нижнем поле первого листа документа.

Указание автора -- обязательный реквизит каждого документа. Авторами служебных документов являются, как правило, учреждения, организации, предприятия. В служебных документах автор чаще всего обозначается в бланках. В состав бланка входит полное и сокращенное (официально принятое) наименование учреждения. Не допускается употребление в бланках только сокращенного буквенного наименования учреждения-автора типа БПИИПК и т.д.

Каждый документ, кроме письма, должен содержать название его вида - протокол, приказ, акт, решение и т.д. Это позволяет выделить искомый документ из всей огромной массы документов, дает самое первое общее представление о нем. Вид документа можно указывать заранее при изготовлении бланка (такие бланки называются специальными, т.е. для отдельных видов документов) или оставлять место для обозначения вида документа свободным и заполнять его при составлении конкретного документа (такие бланки называют общими). В служебных документах с продольным вариантом расположения реквизитов на бланке название вида документа дается посередине, а при угловом варианте -- в левом верхнем углу. Этот реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов "дата" и "индекс" и пишется прописными буквами.

Заголовок к тексту значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок должны иметь все служебные документы, оформляемые на бланках или листах бумаги формата А4. Он формулируется кратко, стилистически точно, при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос "о чем?": "О сдаче...", "Об изменении...", "Об отмене..." и т.д. Заголовки к некоторым видам документов должны сочетаться с наименованием документа: протокол - чего? Должностная инструкция -- кому? Например:

ПРОТОКОЛ

№ 10

заседания экспертной комиссии

20.01.1997

г. Минск

К документам большого объема или сложным по содержанию наряду с заголовками составляются подзаголовки. Их пишут строчными буквами в левой части листа документа, не прерывая текста документа, и предъявляют те же требования, что и к заголовкам.

Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной) и помещают в левом верхнем углу документа, не отступая от границы левого поля, под обозначением автора, номера и даты. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы формата А5 (148 х 210), т.е. текст которых практически не превышает 10--15 строк, а также извещения, телеграммы, телефонограммы.

На многих видах служебных документов и, прежде всего, на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат. В состав реквизита "адресат" могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и почтовый адрес. Все вышеуказанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки. При адресовании необходимо соблюдать следующие правила.

Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Министерство культуры

Республики Беларусь.

Общий отдел.

Документ может адресоваться и конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации также пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя -- в дательном.

Министерство культуры

Республики Беларусь

Начальнику общего отдела

г-ну Иванову А.В.

В случае, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном падеже, например:

Директору школы № 20

Петрову В.Д.

Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат -- автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

На одном документе разрешается указывать не более четырех адресатов. Если документ направляется более чем в четыре адреса, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адрес. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. Адресат также может быть обозначен и обобщенно, если документ адресуют в несколько однородных организаций, например:

Директорам предприятий

и руководителям организаций

Адресат располагается в верхнем правом углу документа. Его пишут строчными буквами, кроме заглавной, указав перед фамилией сокращенно обращение "господину". В адресате инициалы указываются после фамилии, так как перед ней стоит данное обращение. В реквизите "адресат" обращение "господину" может и не указываться.

При указании в адресате почтового адреса он пишется последним в соответствии с правилами, установленными органами связи.

В связи с введением в действие Изменения № 5 к ГОСТ 34-83 "Конверты почтовые. Технические условия" приказом министра связи Республики Беларусь от 19.08.1997 № 163 установлен следующий порядок адресования почтовых отправлений: в адресе получателя вначале пишется фамилия, имя, отчество или наименование предприятия, организации, учреждения. Если отправление адресовано в столицу республики или областные центры, далее в адресе указывается наименование улицы, номер дома и квартиры, почтовый индекс, название города и номер отделения связи, которое будет осуществлять доставку отправления. Таким образом, реквизит "адресат" на документе с указанием почтового адреса будет иметь следующий вид:

БелНИИДАД

ул. Кропоткина, 55,

220002, г. Минск-2;

на документах и конвертах, адресуемых в города и районные центры ниже областного центра, в конце адреса указывается наименование области. Если отправление адресовано ниже районного центра, то после наименования улицы, номера дома и квартиры дополнительно указывается наименование деревни, села, поселка и т.п., например:

Боровик Е.Г.

ул. Красивая, д. 15, кв. 26,

211059, п/о Ляды

Дубровенского р-на

Витебской обл.;

При адресовании документа за пределы республики (в страны СНГ) дополнительно указывается название страны, например:

ВНИИДАД

ул. Мархлевского, 7а,

113161, Москва-61,

Россия

Лист согласования составляется в случаях, Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, указывается звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы. Обязательным реквизитом каждого документа является его дата -- время подписания, утверждения или составления (издания). В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах устанавливается два способа: буквенно-цифровой и цифровой.

Наиболее рациональным считается цифровой способ, при котором все части даты обозначаются арабскими цифрами, разделенными точками. Первая пара цифр -- день месяца, вторая - порядковый номер месяца, последние четыре цифры -- год (без буквы "г"). Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить нуль. Например, дату "2 января 1997 г." следует оформлять так: 02.01.1997.

При буквенно-цифровом способе число и год указывают арабскими цифрами, а месяц -- прописью, например, 06.02.1997 - 6 февраля 1997 г.

Кроме основной даты, в обязательном порядке датируются все проставляемые на документе отметки: резолюция, визы, отметки о регистрации, контроле исполнения и т.д. В служебных отметках, а также при датировании (написание дат при утверждении, подписании) следует применять только цифровой способ.

При оформлении даты в тексте документов, содержащих сведения финансового характера, можно применять буквенно-цифровой способ. Дата, в зависимости от вида документа, располагается в строго определенном месте.

Проставление отметок о согласовании может производиться как внутри учреждения при согласовании с различными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и с подчиненными и неподчиненными органами (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой. При визировании документа, кроме личной подписи, указывают ее расшифровку и дату. При необходимости указывают должность визирующего, например:

Начальник отдела кадров Подпись А.Г. Петров Дата

Визируют экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве учреждения, ниже подписи должностного лица. Дата визирования ставится под подписью визирующего. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается надпись "Замечания прилагаются".

На внутренних документах визы ставят в левом углу последней страницы документа или на обороте. Иногда на оригинале документа, поступившего из другого учреждения, ставят " визы те лица, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа. Размещают эти визы в левом нижнем углу документа или на обороте.

Внешнее согласование обычно оформляется грифом согласования, включающим следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, ее расшифровку и дату. Слово "СОГЛАСОВАНО" следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Расшифровку подписи размещают таким образец, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно - под последней буквой в наименовании должности, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор гормолзавода № 5

Подпись А.Г. Федоров

Дата

Если согласование производится коллегиальным органом или письмом согласования, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

20.10.1996 № 28

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава

Республики Беларусь

12.08.1996 № 2-1/180

Подпись обязательный реквизит документа. Она состоит из наименова¬ния должности лица, расшифровки подписи (ее не заключают в скобки и пишут на уровне последней строки наименования должности), а между ними -- личной подписи. При этом в расшифровке подписи инициалы должны проставляться перед фамилией.

Если документ готовится на бланке учреждения, в должности подписывающего лица название учреждения не повторяется.

Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При размножении документов на множительных аппаратах также подписывается только оригинал, а в оттисках подпись воспроизводится автоматически (факсимиле).

Две или более подписей ставятся на документе, за содержание которого несет ответственность несколько лиц. При этом подпись старшего по должности ставится выше. При подписании документов должностными лицами, не соподчиненными по службе, их подписи на документе располагаются на одном уровне.

Если документ составлен комиссией, то при его подписании указываются не наименования должностей, а распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии пишут в алфавитном порядке). Наименование должности в реквизите "подпись" пишется строчными буквами, кроме заглавных.

Подпись располагается ниже реквизита "текст", не отступая от границы левого поля документа. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Соответствие копии оригиналу заверяется проставлением ниже реквизита "подпись" заверительной подписи, состоящей из следующих элементов: слова "Верно", которое пишется с прописной буквы, наименования должности лица, заверяющего копию, подписи, ее расшифровки и даты. Дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать на отпусках исходящих документов, остающихся в деле, например:

Верно Подпись

Утверждение -- особый способ удостоверения документа после его подписания. Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа. Распорядительный документ составляется в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Реквизит "гриф утверждения" состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор Центрального

государственного архива

кинофотофонодокументов

Республики Беларусь

Подпись И.О.Фамилия

10.02.1997

Располагается гриф утверждения в правом верхнем углу листа документа перед текстом. При утверждении документа каким-либо распорядительным документом или правовым актом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", наименования документа в именительном падеже (с указанием организации), даты и индекса документа, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ министра образования

Республики Беларусь

03.11.1996 № 59

На документах, связанных с расходованием материальных и денежных ценностей, а также в случаях, предусмотренных правовыми актами, подпись заверяется гербовой печатью (в негосударственных организациях -- печатью организации). Оттиск печати проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ и личной подписи. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется руководством организации. Как правило, документы, оформленные на бланке и подписанные, печати не требуют. Перечень документов, на которых проставляется печать, следует включить в инструкцию по документационному обеспечению управления организации.

Нередко служебные документы имеют приложения, разъясняющие, детализирующие, уточняющие отдельные вопросы основного документа.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: план мероприятий на 3 л. в 2 экз.

Если приложение упоминается в тексте, то в отметке о приложении указывают только количество листов и экземпляров, например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложений несколько, и они не упоминаются в тексте, то они нумеруются арабскими цифрами с точкой, приводится название каждого приложения, количество листов и экземпляров.

Если к документу прилагается документ, который сам имеет приложение, то отметку о наличии приложений оформляют по следующей форме:

Приложение: Письмо Комитета по архивам и делопроизводству

Республики Беларусь от 10.12.1996 № 1-28/120 и приложение к нему,

всего на 6 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз., во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

Указание о наличии приложения помещается под текстом перед реквизитом "подпись". Слово "Приложение" пишут, не отступая от границы левого поля листа документа, строчными буквами, кроме заглавной, а слова "листы" и "экземпляры" -- сокращенно "л." и "экз."

Документы-приложения оформляются на стандартных форматах бумаги и должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. На приложениях в верхнем правом углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом, например:

Приложение

к письму

03.04.1997 № 1-24/180

На приложении к распорядительному документу также в правом верхнем углу документа следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его номера, даты. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера арабскими цифрами, причем знак № не ставится, например:

Приложение 2

к приказу директора завода

02.10.1996 № 150

Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе, и дает соответствующие указания. Указания могут носить либо общий, либо конкретный характер. Общие указания выражаются следующим образом: К руководству, К исполнению, К сведению

Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам, например: Срочно примите меры по обеспечению;. Немедленно подготовить письмо...

Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Резолюция состоит из следующих элементов: указания фамилии и инициалов исполнителя, содержания действий, срока исполнения (если необходимо), подписи руководителя и даты резолюции. Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным и четким. Недопустим, например, такой текст резолюции: "Решите, как условились", "Мы уже говорили" и т.д.

Резолюция располагается между адресатом и текстом в правом верхнем углу листа документа или на любой свободной от текста площади, но не на полях. Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.

Отметка о взятии документа на контроль или контрольная дата исполнения документа помещается на полях слева.

Отметка о поступлении документа включает сокращенное наименование организации-получателя документа, дату поступления документа и его индекс. Отметка о поступлении ставится от руки или с помощью штампа. Этот реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из следующих данных: слов "В дело", номера дела по номенклатуре, в которое должен быть подшит документ, даты направления документа в дело, подписи руководителя структурного подразделения или непосредственного исполнителя. Эта отметка ставится на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа слева, например:

В дело № 1-18.

Подготовлен ответ.

Исх. № 1-18/39 от 20.01.1997.

Подпись. Дата.

В исходящих документах проставляется отметка о непосредственном исполнителе документа, которая позволяет оперативно решить вопросы, возникшие по содержанию документа. Она состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, например: Соловьев 223 49 21

Этот реквизит помещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

В документах, составленных на двух или более листах, второй и последующие листы нумеруются сверху. Номера листов пишут арабскими цифрами без точек и тире посередине листа документа.

2) Оформление бланка документа

Служебные документы, как правило, составляются на бланке. СТБ 6.38-2004 устанавливает единые правила подготовки организационно-распорядительной документации и бланков, применяемых при их оформлении.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведённой на нём постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной. На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

Применение бланков:

-значительно ускоряет процесс создания документов;

-сокращает трудозатраты на их составление;

-уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении;

-позволяет добиться унификации форм документов;

-улучшает внешний вид документов;

-упрощает восприятие информации;

Повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти-семи строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, различные справки и т.д.).

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21 декабря 2004 г. № 69 (далее - СТБ 6.38-2004): бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.

При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти-семи строк текста.

Разработку бланков следует начинать с определения перечня его реквизитов. Определение перечня реквизитов необходимо проводить отдельно по каждому виду бланков.

На бланк для письма наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

почтовый адрес отправителя;

коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

На общий бланк наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: код ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.

При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.

При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.

Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали.

Каждая организация должна разрабатывать и применять установленные стандартом виды бланков организационно-распорядительных документов: общий бланк и бланк для письма.

На общем бланке могут оформляться распорядительные документы: приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы-приложения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004.

На бланках конкретных видов документов помещаются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа», который печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами) и в кавычки не заключается.

Организации негосударственной формы собственности могут разрабатывать общие, конкретных видов документов бланки с угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с продольным расположением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо от формы собственности.

Угловой штамп содержит те же реквизиты, что и бланк документа.

Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. Учет каждого вида гербовых бланков ( общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов ) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).

3) Оформление отдельных видов документа ( приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, письмо)

В организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы.

Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.

Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.

Постановление - правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения - на два: по основной деятельности и по личному составу.

Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения, указания - «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», постановления - «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ», решения - «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже.

В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ ... от ... № ....».

В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения ...». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Дата в приказе, распоряжении, указании проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания.

Датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.

Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.

Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.

Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио - или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.