2

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу: "Информационные системы в экономике"

на тему: "Система оперативного учета и управления"

Введение

1. Рассмотреть и проанализировать общие понятия системы оперативного учета и управления.

2. Определить цели и задачи системы оперативного учета и управления.

3. Выявить взаимодействие оперативного и управленческого учета.

1. Общие понятия системы оперативного учета и управления.

Учет - это установление наличия чего-нибудь, его измерение и регистрация с количественной и качественной стороны. (1)

Вид учета зависит от того, какая информация собирается и, что еще важнее, для чего она собирается. Именно цель сбора, измерения и регистрации информации и определяет вид учета. Из этой посылки можно также сделать вывод, что учет вторичен - первична цель учета. Целью учета является обеспечение информацией конкретных «потребителей». А теперь, учитывая сказанное ранее, давайте дадим определение оперативному и управленческому учету.

Оперативный учет - учет, предназначенный для предоставления информации с целью ведения текущей деятельности компании исполнительными службами.

Управленческий учет - учет, предназначенный для обеспечения менеджеров управленческой информацией, с целью полноценного, основанного на достоверной информации управления компанией.

2. Цели и задачи оперативного учета

Оперативный учет является продолжением эволюции бухгалтерского учета в компании. Когда бухгалтерский учет перестал удовлетворять потребности исполнительных служб в актуальной и достоверной информации, возникла необходимость ведения другого учета. (2)

Именно удовлетворение потребности исполнительных служб стало целью оперативного учета. Первоначально оперативный учет удовлетворял потребности производственных служб, и являлся синонимом понятия «производственный учет». Далее специфические запросы к учетным системам стали выдвигать и другие службы: отделы снабжения, отделы продаж, отдел логистики. Например, отделу продаж необходимо видеть ежедневные отчеты по отгрузкам, изменению дебиторской задолженности. При этом порой недостаточно видеть только покупателя и сумму отгруженной продукции - появляется желание видеть, какая именно продукция продается, к какой категории, и к какому бренду она относится, в каком регионе находится покупатель, к какой категории покупателей он относится и т.д. Все эти задачи выполняются оперативным учетом.

Так, например, в одной из компаний отдел программистов занимается тем, что создает и совершенствует программы для всех служб компании. Менеджеры отдела продаж пожелали видеть отчеты, отображающие задолженность покупателей в разрезе видов покупателей (коммерческие и государственные). Программисты создали возможность для получения такой отчетности. Менеджеры по продажам некоторое время поработали с таким отчетом и проследили закономерность неравномерного погашения дебиторской задолженности коммерческих фирм. В отдел программистов поступила следующая заявка: отображать задолженность коммерческих предприятий в разрезе сроков (задолженность до 10 дней, от 10 до 30 дней, и свыше 30 дней). Отчеты в таком разрезе позволили менеджерам найти ключи к более гибкому управлению задолженностью. Как следствие, задолженность стала погашаться более равномерно, график поступления денежных средств существенно выровнялся. Видно, как решались конкретные задачи текущей деятельности конкретного подразделения. Но эти вопросы абсолютно не интересовали отдел закупок и производственные службы. У них, в свою очередь, возникали аналогичного рода вопросы, которые также решались системой оперативного учета. (3)

Со временем оперативный учет развился до полноценного, по сути первичного учета, полностью заменяющий первоначальную цель учета бухгалтерского. Последний превратился в учет, предназначенный для фискальных органов (налоговый). Для других целей его просто перестали использовать.

Ключевыми критериями оперативного учета стали оперативность и детализация информации для уровня исполнительных служб.

Еще одним важным отличием оперативного учета является его фокусировка на настоящее. Ключевая цель - дать информацию о текущей ситуации в компании.

3. Современные тенденции при создании систем оперативного управления

Управление - функция организованных систем, обеспечивающая сохранение их структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ, целей. (4)

Современные объекты управления (предприятия, организации) представляют собой сложные большие системы и требуют адекватных по сложности систем управления этими объектами. Вместе с тем любая система управления может быть представлена в виде двух компонентов: управляющей и управляемой подсистем.

Взаимосвязь и взаимодействие этих компонентов системы управления представлены на рис. 1.

Управляющая подсистема осуществляет функции управления, управляемая подсистема является объектом управления.

При этом под управляющей системой понимается комплекс средств и методов, обеспечивающих процессы сбора, обработки, хранения и передачи информации, формирования управленческих воздействий.

Современные тенденции при создании систем оперативного управления: (5)

Интегрированные системы управления производством управляют ассоциированными потоками информации и материалов, сокращают производственный цикл, уменьшают противоречия и в конечном итоге повышают эффективность деятельности корпорации, в том числе способствуют снижению цен. Планирование потребностей в материалах (MRP) и календарное планирование производственных ресурсов (MRP II - Manufacturing Resources Planning) - это первое и второе поколение средств, которые позволяют компаниям лучше управлять своими производственными системами (путем распределения материалов и составления графика производства). (7)

MRP II - это набор проверенных на практике разумных принципов, моделей и процедур управления и контроля, служащих повышению показателей экономической деятельности предприятия, входящего в корпорацию. Идея MRP II опирается на несколько простых принципов, например, разделение спроса на зависимый и независимый. MRP II Standard System содержит описание 16 групп функций системы:

С накоплением опыта моделирования производственных и непроизводственных операций эти понятия постоянно уточняются, постепенно охватывая все больше функций.

Результаты использования интегрированных систем стандарта MRP II: (8)

получение оперативной информации о текущих результатах деятельности предприятия корпорации как в целом, так и с полной детализацией по отдельным заказам, видам ресурсов, выполнению планов;

долгосрочное, оперативное и детальное планирование деятельности предприятия корпорации с возможностью корректировки плановых данных на основе оперативной информации;

решение задач оптимизации производственных и материальных потоков;

реальное сокращение материальных ресурсов на складах;

планирование и контроль за всем циклом производства с возможностью влияния на него в целях достижения оптимальной эффективности использования производственных мощностей, всех видов ресурсов и удовлетворения потребностей заказчиков;

автоматизация работ договорного отдела с полным контролем за платежами, отгрузкой продукции и сроками выполнения договорных обязательств;

финансовое отражение деятельности предприятия в целом;

значительное сокращение непроизводственных затрат;

защита инвестиций, произведенных в информационные технологии;

возможность расширения системы за счет создания или подстыковки новых модулей;

возможность поэтапного внедрения системы, с учетом инвестиционной политики конкретного предприятия.

4. Цели и задачи управленческого учета

Ключевой целью управленческого учета является: предоставление информации управляющему звену предприятия для принятия взвешенных управленческих решений, принимая, таким образом, активное участие в процессе управления. (9)

Для принятия каких решений данная управленческая информация используется в большей степени:

· решения стратегического характера (инвестиции, новые направления бизнеса);

· маркетинговые решения (новые продукты, ценообразование);

· оптимизационные решения (аутсорсинг, политика закупок, управление прибыльностью продуктов / подразделений);

· управление рисками;

· организационные решения (вознаграждение сотрудников, руководителей).

Например, в одной из отечественных компаний финансового директора абсолютно не устраивал денежный поток от покупателей. Он был очень неравномерный, тяжело прогнозируем и, как следствие, в компании время от времени возникали проблемы с платежеспособностью. Обращения к менеджерам по продажам с просьбой как-то упорядочить поступление денег от покупателей оставались неуслышанными. Тогда на уровне руководства компании было принято решение о дополнительной мотивации менеджеров на график поступления денег. Был разработан показатель, измеряющий степень достижения цели: соответствие фактического графика поступления денег плановому с понедельной периодичностью. Эта цель была поставлена перед отделом продаж, а уже менеджеры решали, как им наиболее эффективно решать данную задачу (отсюда и вытекали запросы в отдел разработки программ на специфические отчеты). (10)

Из этого примера видно, как на уровне управления компанией ставятся цели (получить прогнозируемый график платежей), принимаются управленческие решения (мотивировать менеджеров отдела продаж), а уже на уровне текущей деятельности решаются конкретные задачи.

5. Взаимодействие оперативного и управленческого учета

Грань между оперативным и управленческим учетом… Наверное, в каждой компании она своя. И зависит она от многих факторов: от масштабов самой компании, от уровня автоматизации оперативного учета, от культуры управления в компании в целом и от многих других факторов. (11)

Далее рассмотрим подробнее ключевые факторы:

1. Масштабы компании. Чем крупнее фирма, тем больше в ней управленцев, соответственно тем большие требования выдвигаются к системе управленческого учета. С другой стороны, в крупных холдингах на уровне ТОП-менеджмента для принятия решений необходима более агрегированная информация, нежели ТОП-менеджерам средних компаний.

При постановке системы бюджетного управления и автоматизации управленческого учета требования к системе выдвигали как ТОП-менеджеры управляющей компании, так и руководители бизнеса (в т. ч. и по продаже косметики). Получилось, что на уровне бизнеса система управленческого учета предоставляла более детальную информацию, отображая особенности конкретного бизнеса. А уже на уровне холдинга вся информация стекалась в агрегированную и универсальную форму. Универсальность проявлялась в том, что для отображения специфических для каждого бизнеса данных были выработаны единые правила трактовки цифр.

Таким образом, задачи управленческого учета определяются заказчиком исходя из целей и объектов управления.

2. Культура управления в компании. Уровень менеджмента в украинских компаниях растет достаточно динамично, особенно в высокорентабельных отраслях, где значительные суммы вкладываются в развитие (обучение) менеджеров, где есть возможность на ключевые должности найти и перекупить высокопрофессиональных руководителей. Но, тем не менее, во многих отраслях на сегодняшний день качество управления недотягивает до мирового уровня, а конкурировать приходится с мировыми компаниями-лидерами!

3. Уровень автоматизации оперативного учета. Для того чтобы сегодня эффективно работала вся компания, информацией должны быть снабжены не только руководители (управленческий учет), но и исполнительные службы (оперативный учет). Ведь как бы не старались руководители производственной компании, если система оперативного учета не может представить, например, себестоимость производимой продукции или остатки продукции на складе, то такое управление не будет эффективным.

Как бы не старался руководитель компании по оказанию услуг, если неизвестны достоверные объемы продаж по компании, то что-то запланировать и потом это проконтролировать он не сможет, следовательно, эффективно управлять не получится.

На практике встречаются ситуации, когда топ-менеджмент компании, испытывая недостаток в управленческом учете, заказывает систему управленческого учета. При этом такая задача считается более приоритетной, чем задача настройки оперативного учета. Хочется предостеречь принимающих решение: слово «или» в связке оперативный - управленческий учет не срабатывает.

Компании, занимающиеся автоматизацией управленческого учета, часто встречаются с тем, что заказчики параллельно ставят задачи автоматизации и оперативного учета. С такого рода задачами можно благополучно справляться только при одном условии: необходимо трезво осознавать, что выполняются именно две задачи - автоматизация управленческого и автоматизация оперативного учета. (12)

То, что оперативный и управленческий учет - это два разных учета абсолютно не означает, что они должны быть автоматизированы различными программами. Напротив, компания должна стремиться к созданию единого информационного пространства. И чем меньше различных ПО будут закрывать те или иные информационные потребности, тем больше шансов создать такое пространство.

Взаимодействие систем оперативного и управленческого учета очень тесно. Такие требования как оперативность и достоверность информации намного сложнее выполняются при взаимодействии ПО на различных платформах, нежели на одной. Если обе задачи решаются на базе одной платформы, то любая цифра вносится в систему только один раз, и моментально отображается во всех отчетах.

Большинство компаний ведут бухгалтерский учет на 1С. Из них достаточно большой процент компаний ведет на платформе 1С и оперативный учет. Соответственно в этих компаниях самым взвешенным решением при автоматизации управленческого учета будет выбор ПО тоже на платформе 1С. Если оперативный учет автоматизирован не на базе 1С, то основными критериями при выборе ПО для управленческого учета должны стать интеграция (открытость) такого ПО с другими системами и легкость настроек самой системы.

Постановка и автоматизация управленческого учета - это не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Необходимо четко определиться, кто будет потребителем этой системы, то есть, какая информация должна генерироваться в первую очередь. И уже после этого приступать к постановке учета. Не менее важный шаг - выбор ПО для автоматизации управленческого учета. При выборе помните, что Ваш бизнес постоянно растет и развивается, и требования к учету тоже будут постоянно расти. И если Вы не хотите внедренческую компанию приобретать как один из своих бизнесов, тогда выбранное вами программное решение должно быть легко настраиваемым и гибким к изменениям.

Заключение

Список использованной литературы

1. Информационные технологии бухгалтерского учета» О.П. Ильина СПб: Питер. 2007 г.

2. Информационные системы в экономике»: Учебник В.В. Дика Москва Финансы и статистика. 2008 г.

3. Современные методы и средства проектирования информационных систем» А.М. Вендров Москва: Финансы и статистика 2007 г.

4. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник - 2 - е издание, перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2006

5. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем: Учебник. - М.:Финансы и статистика, 2007

6. Экономическая информатика: учебник/под. Ред. В.П. Косарева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 656 с.