Управління проектом удосконалення процесів закупівлі в Україні

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДИПЛОМНА РОБОТА

(пояснювальна записка)

УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТОМ УДОСКОНАЛЕННЯ ПРОЦЕСІВ ЗАКУПІВЛІ В УКРАЇНІ

РЕФЕРАТ

Пояснювальна записка до дипломної роботи «УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТОМ УДОСКОНАЛЕННЯ ПРОЦЕСІВ ЗАКУПІВЛІ В УКРАЇНІ»

кількість сторінок 117,

кількість рисунків 25,

кількість таблиць 11,

кількість використаних джерел 77.

УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТОМ, СТАДІЇ ПРОЕКТНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ, ПРОЕКТНІ АЛЬТЕРНАТИВ, ПРОЕКТНА ПРОПОЗИЦІЯ, ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ

Об'єкт дослідження - система управління процесами закупівель в Україні.

Мета дипломної роботи - розробка проекту з використанням комп`ютерних технологій MS Project для проведення аналізу, розробки і оптимізації проекту. Матеріали дипломної роботи рекомендується використовувати для розробки проектних пропозицій та подальшої детальної розробки створення проектів удосконалення процесів закупівель.

Методи дослідження - при написанні даної роботи використані прийоми наукового дослідження і пізнання, які включали в себе теоретичні та практичні дослідження, було проведено обробку та аналіз літературних та інформаційних джерел.

Прогнозні припущення щодо розвитку об'єкта дослідження - створення пакету документації щодо планування проекту пропозицій з удосконалення процесів закупівлі в україні.

ЗМІСТ

Вступ

Розділ 1. Розкриття розвитку та сучасного стану системи державних закупівель

1.1 Законодавча база

1.2 Теоретичні основи процесу закупівель

1.2.1 Загальна характеристика процедур по закупівлі товарів

1.2.2 Процедури закупівель

1.2.3 Вибір процедури

1.2.4 Формування й організація діяльності тендерного комітету

1.2.5 Методики оцінки пропозицій

1.3 Постановка задачі. Опис об'єкту дослідження

Розділ 2. Порівняльний аналіз систем державних закупівель в Україні та за кордоном

2.1 Стисла характеристика та аналіз системи державних закупівель в Україні

2.2 Особливості систем державних закупівель країн Європи, Азії та Америки

2.3 Проблеми вдосконалення системи державних закупівель в Україні

Розділ 3. Розробка структури проведення закупівлі

3.1 Визначення етапів здійснення процесу закупівлі

3.2 Зовнішнє оточення та зацікавлені особи

3.3 Розробка основних структур проекту організації закупівлі

3.4 Визначення функцій тендерного комітету

3.5 Матриця відповідальності

3.6 Розробка календарного плану проведення закупівлі

3.7 Оцінка тендерних пропозицій

3.8 Формування переліку вимог до тендерної документації

3.9 Розробка шаблонів документів в проекті проведення закупівлі

3.10 Оптимізація процесу проведення закупівлі

Висновки

Список використаних джерел

ВСТУП

Економічні реформи, проведені в Україні, зробили доступним вихід на арену підприємств всіх форм власності, що створило певні передумови для розширення підприємницької діяльності українських громадян і підприємств і значного підвищення її ефективності. Істотно ускладнилися й стали різноманітніше форми господарського використання фірм. Все це, як результат, приводить до значного збільшення кількості реалізації всіляких проектів і все більшому збільшенню їхньої складності. Кожен проект при цьому містить у собі здійснення процедур закупівель - товарів, робіт або послуг. Але на сьогодні недостатньо розвинута правова та законодавча база у сфері закупівель не дає змогу Україні в повному обсязі брати участь у міжнародних проектах та закупівлях.

Тому велику увагу становленню й розвитку процесів та процедур закупівель сьогодні приділяє наша держава. На державному рівні ставиться завдання створити ефективну систему державних закупівель. Для виконання цього завдання треба мати розвинуту законодавчу базу, відповідне матеріально-технічне забезпечення та кваліфіковані кадри.

Реалізація проекта в умовах ринкової економіки зводиться, по суті, до серії взаємозв'язаних и скоординованих закупівель ресурсів проекта, у т. ч.: машин та устаткування, матеріалів, ліцензій та ноу-хау, будівельних, монтажних и пусконалагоджувальнихх робіт (ген- та субпідрядників), консультаційних послуг щодо розробки проектно-кошторисної документації (проектувальники), проведенню торгів, нагляду за роботами, підготовки персоналу тощо. Поняття «закупівлі» у міжнародній практиці управління проектами має більш глобальний характер порівняно з традиційним вітчизняним розумінням як етапу матеріально-технічного забезпечення. Основна відмінність міститься в більш широкому розумінні терміну «ресурси проекта», які включають в себе не тільки традиційні матеріально-технічні й трудові ресурси, а й весь необхідний спектр робіт та послуг за проектом. Ця функція матеріального забезпечення ресурсами в проекті має досить важливе значення, оскільки саме вона забезпечує просування проекту вперед до встановленої мети. Розглянута функція в сучасному бізнесі отримала назву закупівлі, і таке поняття в міжнародній практиці сформувалося як procurement. Елементом, що об'єднує ресурси проекта, є основний спосіб їх закупівлі -- за допомогою конкурсних торгів (тендерів).

Конкурсні торги - один із способів укладення договорів, який визначає вже правові відносини сторін, тривалість, природу і зміст товару, робіт та послуг, а також умови виконання і фінансування, та який тісно пов'язаний з основними законами вільного ринку і виражає їх найбільш послідовно. Це, зокрема, виявляється у властивій торгам конкуренції між тими, хто адресує організатору торгів свої пропозиції щодо постачання товарів, виконання робіт чи надання послуг. Правова конструкція торгів прямо суперечить плановому началу, який протягом багатьох десятиліть складав основу економіки країни. На відміну від централізованого розподілу товарів, робіт і послуг при торгах його учасники стають переможцями, здобуваючи тим самим можливість укласти договір відповідно до поданих ними самими пропозицій.

Отже, для проектних менеджерів стало дуже важливим ясно розуміти теорію, практику і процеси контрактинга й закупівель. Стратегія закупівель повинна бути визначена на фазі підготовки проекту з урахуванням залежності від багатьох факторів, таких як загальні потреби, навколишнє середовище, час, витрати, кількість і розташування наявних ресурсів. Основний зміст управління контрактами/закупівлями після визначення стратегії складає процес придбання, який включає ряд етапів: визначення і підготовка узгодження і затвердження, реалізація й аналіз. Слід усвідомити, що процедури закупівель великою мірою залежать від визначення напрямку проекту й загального оточення. Так, наприклад, при проведенні національних і міжнародних закупівель необхідно враховувати різні екологічні, соціальні, політичні, юридичні і фінансові умови в конкретній країні, також слід вивчати ринок потенційних постачальників, ураховувати досвід і стан підприємств -- виконавців робіт та послуг, правильно планувати й організовувати процедури закупівель.

Отже успішне проведення процесу закупівель являє собою дуже вагомий фактор, який забезпечує сприятливі умови для ефективної реалізації проекта вцілому, економії матеріальних, фінансових та временних ресурсів.

РОЗДІЛ 1.

РОЗКРИТТЯ РОЗВИТКУ ТА СУЧАСНОГО СТАНУ системи державних закупівель

1.1 Законодавча база

Основним законом, який встановлює правові та економічні засади здійснення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за рахунок державних коштів є Закон України “Про державні закупівлі» (далі - Закон). Метою цього Закону є створення конкурентного середовища у сфері державних закупівель, запобігання проявам корупції у цій сфері, розвиток добросовісної конкуренції, забезпечення раціонального та ефективного використання державних коштів, забезпечення прозорості та відкритості процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти.

Закупівлі повині здійснюватися за такими принципами:

добросовісна конкуренція серед учасників;

максимальна економія та ефективність;

відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель;

недискримінація учасників;

об'єктивна та неупереджена оцінка пропозицій конкурсних торгів;

запобігання корупційним діям і зловживанням.

Придбання товарів або послуг на основі належної комерційної практики згідно із Законом передбачає здійснення певних кроків, насамперед це організаційна робота Замовника.

Замовнику треба призначити відповідальних за цю роботу, оформити наказ про комітет з конкурсних торгів та затвердити його склад. До комітет з конкурсних торгів мають входити представники Замовника, а в разі потреби, залежно від очікуваної вартості закупівлі, також представники міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування.

При виборі методу проведення закупівель варто враховувати ряд обмежень, які накладаються різними законодавчими актами урядових структур на розглянуті процеси. Так, наприклад, існує чітко визначена послідовність кроків при реалізації процедури відкритих торгів, які визначаються вищезгаданим Законом. До того ж слід враховувати нові законодавчі акти, постанови КМУ та накази уповноваженого органу.

Крім того, при організації та проведенні міжнародних закупівель слід враховувати додаткові витрати часу на проведення тендеру за міжнародними правилами, а проведення міжнародних тендерів по технічних позиках та грантах Міжнародного банку реконструкції і розвитку (МБРР) взагалі передбачає проведення тендерних процедур за умови погодження всіх етапів з МБРР. Змінювати або скорочувати ці процедури практично неможливо, оскільки вони є під пильною увагою організації, яка фінансує закупівлі. Згідно із Законом [2], більшість процедур закупівель займають не менше 60 календарних днів, деякі -- 30 днів і т.п. Це все не враховує процеси укладення контракту та попередніх узгоджень.

Що ж стосується відкритих національних тендерів, то існують визначені суми річних витрат Замовника, обумовлені в Законі, при досягненні яких організація, що закуповує, повинна проводити запит цінових котирувань, відкритий або міжнародний тендер. Зрештою, вибір процедури - це рішення Замовника, засноване на його потребах.

Окремо в Законі даються визначення вжитих термінів та понять. Так, наприклад, Закон зорієнтовано на закупівлю товарів, робіт та послуг, з урахуванням різної природи цих типів закупівель та різних акцентів у технології проведення процедур.

Зокрема товари - продукція, об'єкти будь-якого виду та призначення, у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предмети у твердому, рідкому і газоподібному стані, а також послуги, пов'язані з поставкою товарів, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих товарів.

Роботи - проектування, будівництво нових, розширення, реконструкція, капітальний ремонт та реставрація існуючих об'єктів і споруд виробничого і невиробничого призначення, роботи із нормування у будівництві, геологорозвідувальні роботи, технічне переоснащення діючих підприємств та супровідні роботам послуги, у тому числі геодезичні роботи, буріння, сейсмічні дослідження, аеро- і супутникова фотозйомка та інші послуги, які включаються до кошторисної вартості робіт, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих робіт;

Іншими словами, до "робіт" відноситься діяльність, вартість якої можна визначити за допомогою ДБН - Державних будівельних норм. Але це не означає, що до закупівель робіт не можна віднести супровідні поставки товарів або послуг.

І нарешті, стаття 1 Закону визначає, що належить до послуг, послуги - будь-який предмет закупівлі (крім товарів і робіт), включаючи транспортні послуги, освоєння технологій, наукові дослідження, науково-дослідні або дослідно-конструкторські розробки, медичне та побутове обслуговування, лізинг, найм (оренду), а також фінансові та консультаційні послуги, поточний ремонт.

Закон [2] визначає п'ять різних процедур закупівлі, умови їх застосування, порогові показники вартості і вимоги до публікації оголошень.

Процес закупівлі -- це тривалий процес, який починається з визначення потреби до постачання товарів, виконання робіт і надання послуг. Цей процес також потребує витрат часу і грошей. Тому важливо, щоб особи, які мають справу із закупівлями, а також замовники товарів, робіт або послуг мали уявлення про строки закупівлі, тобто час від оцінки потреби до фактичної доставки товару користувачеві.

Для успішного здійснення закупівель замовник повинен вміти планувати закупівлі та правильно обирати процедури закупівлі за українським законодавством. Для цього необхідно розуміти наступне:

1. Етапи, що передують проведенню процедури закупівлі

Визначення потреб замовника

Визначення предмету закупівлі та його очікуваної вартості

Вивчення ринку постачальників (виконавців) щодо предмету закупівлі

Вибір процедури закупівлі

Складання річного плану закупівель

Прийняття комітетом з конкурсних торгів рішення про проведення закупівлі

2. Принципи та вимоги, на яких ґрунтується процес планування закупівель

Повнота

Обґрунтованість

Ефективність

Цільове використання

Відповідальність

Ключова вимога:

замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів або застосування Закону України «Про здійснення державних закупівель» (частина друга статті 4 Закону України «Про здійснення державних закупівель»)

3. Порядок визначення предмету закупівлі (1)

Наказ Міністерства економіки України від 26.07.2010 №921 «Про затвердження Порядку визначення предмета закупівлі»

Товари, послуги

згідно з пунктами 23 і 30 частини першої статті 1 Закону України «Про здійснення державних закупівель» та на основі Державного класифікатора продукції та послуг ДК 016-97 за показником п'ятого знака (“категорія”) із зазначенням у дужках конкретної назви товару чи послуги

Звертаю увагу на пункт 2.5 зазначеного наказу

Особливості визначення окремих товарів, послуг

Визначення предмета закупівлі послуг з виконання науково-технічних робіт - на основі Державного класифікатора видів науково-технічної діяльності ДК 015-97, затвердженого наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 30.12.97 N 822, за показником четвертого знака (“вид”) із зазначенням в дужках конкретної назви науково-технічної роботи

Визначення предмета закупівлі послуг з професійної підготовки або перепідготовки, підвищення кваліфікації для безробітних громадян, які надаються за рахунок коштів Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття - за окремими професіями (спеціальностями, напрямами або галузями знань) - відповідно до Класифікатора професій ДК 003:2010, затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.07.2010 N 327

Визначення предмета закупівлі товарів і послуг, необхідних для проведення навчально-тренувальних зборів збірних команд України з видів спорту, спортивних змагань і заходів з фізичної культури і спорту всеукраїнського та міжнародного рівня, в тому числі заходів з фізкультурно-спортивної реабілітації інвалідів, забезпечення участі національних збірних команд України в міжнародних спортивних змаганнях, - за обсягом, номенклатурою та місцем поставки товарів або надання послуг окремо для кожного спортивного заходу (або забезпечення участі в ньому), якщо такий захід включено до Єдиного календарного плану фізкультурно-оздоровчих та спортивних заходів України

Визначення предмета закупівлі протезних виробів (включаючи протезно-ортопедичні вироби, ортопедичне взуття), спеціальних засобів для самообслуговування та догляду, засобів пересування, що виготовляються за індивідуальним замовленням відповідно до номенклатури та в межах граничних цін, і послуг з післягарантійного ремонту технічних та інших засобів реабілітації - окремо для кожного інваліда та кожної особи з числа пільгових категорій населення у відповідності з їх індивідуальним замовленням відповідно до пункту 26 частини першої статті 1 Закону України «Про здійснення державних закупівель» за об'єктами будівництва та з урахуванням Правил визначення вартості будівництва ДБН Д.1.1-1-2000, затверджених наказом Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України від 27.08.2000 № 174 (в редакції наказу від 17.06.2003 №85), а також Відомчих будівельних норм ВБН Г.1-218-182:2006
“Класифікація робіт з ремонтів автомобільних доріг загального користування”, затверджених рішенням колегії Державної служби автомобільних доріг України від 10.04.2006 №16

4. Очікувана вартість предмету закупівлі

Товари, послуги:

- аналіз рівня цін попередніх закупівель аналогічних товарів, послуг на підставі раніше укладених договорів;

- маркетингове дослідження ринку товарів, послуг;

- аналіз динаміки коливання цін та прогнозування

Особлива увага: обсяг та умови поставки

Роботи, послуги з поточного ремонту обєктів будівництва: державні будівельні норми України

5. Складання річного плану закупівель

6. Процедури закупівлі

Конкурентні процедури закупівлі:

відкриті торги

двоступеневі торги

запит цінових пропозицій

попередня кваліфікація учасників

Неконкурентна процедура:

закупівля в одного учасника

7. Що необхідно зробити для обрання оптимальної процедури закупівлі (1)

а. Вивчити потребу організації-замовника щодо предмету закупівлі

Що?

Скільки?

Яка очікувана вартість закупівлі?

Технічна специфікація (обсяги робіт, послуг)

У які терміни?

Які основні вимоги до предмету закупівлі ?

Чи можливе застосування оцінки за одним критерієм - «ціна»?

Чи необхідна попередня кваліфікація учасників?

8. Що необхідно зробити для обрання оптимальної процедури закупівлі

б. Провести маркетинг ринку щодо предмету закупівлі

Чи існує конкуренція?

Чи існує постійний ринок?

Хто є можливими постачальниками/надавачами послуг/виконавцями робіт?

в. Визначити потенціал замовника та його можливості щодо підготовки необхідних документів для проведення процедури

г. Проаналізувати можливі ризики

д. Прийняти рішення з визначенням необхідних організаційних заходів для його реалізації.

Порогові показники для вибору процедури.

Закон регулює всі закупівлі і залежно від обчисленої вартості планових закупівель висуває різні вимоги.

Таблиця 1.1

Обсяг річних закупівель, які потребують оприлюднення інформації на веб-порталі Уповноваженого органу та публікації у державному офіційному друкованому видані з питань державних закупівель

№	Типи закупівель	Євро	Грн.
1	Товари	Більше 9 000	Більше 100 000
2	Послуги	Більше 9 000	Більше 100 000
3	Роботи	Більше 27 000	Більше 300 000

Таблиця 1.2

Обсяг річних закупівель, які потребують публікації інформації у міжнародних інформаційному виданні з питань державних закупівель (група 2)

№	Типи закупівель	Євро	Грн. (приблизно)
1	Товари	Більше 200 000	2 200 000
2	Послуги	Більше 300 000	3 300 000
3	Роботи	Більше 500 000	5 500 000

Для закупівель, вартість яких не перевищує порогові показники групи 1, не обов'язково публікувати будь-які оголошення. Всі закупівлі, вартість яких перевищує ці порогові показники, повинні оприлюднюватися відповідно до чинного законодавства.

Закупівлі, вартість яких перевищує порогові показники (група 2), також повинні оприлюднюватися у відповідних міжнародних виданнях.

Строки реалізації процедур

Закон передбачає використання мінімальних строків подання заявок і пропозицій щодо участі в конкурсних торгах. Граничний строк (табл. 1.3.) визначається в оголошенні або запрошенні і починається з дати публікації оголошення або відправки запрошення.

Таблиця 1.3

Строки реалізації процедур

№	Процедура торгів	Нормальні строки, дні	Скорочені строки, дні
1	Попередня кваліфікація учасників	від 60	45
2	Відкриті торги	від 60	45
3	Рамкова угода	від 60	-
4	Двоступеневі торги	від 60	45
5	Запит цінових пропозицій	від 35	-
6	Закупівля в одного учасника	від 25	15

закупівля державний тендерний комітет

1.2 Теоретичні основи процесу закупівель

Закон зорієнтовано на закупівлю товарів, робіт та послуг з урахуванням різної природи цих типів закупівель та різних акцентів у технології проведення процедур.

Однією з вагомих причин такого розподілу типів закупівель є той факт, що існує різний рівень ризику при реалізації закупівель, який продемонстровано на рис. 1.1. Компенсація цих факторів ризику призводить до застосування різних процедур закупівель, різних критеріїв оцінки пропозицій, і як наслідок - різні умови контракту і гарантії його виконання.

Зважаючи на графік на рис. 1.1., можна відзначити, що найменший ризик існує при закупівлях товарів. Дійсно, замовник може перевірити якість наявного обладнання або товару, протестувати його потужність, бути присутнім при упакуванні цього товару постачальником, незважаючи на місце його постачання. Найбільш вагомою гарантією якісного постачання є такий метод, як оплата контракту за фактом постачання, тобто з мінімальним передбаченим авансом або й без нього. Така практика сьогодні існує в європейських країнах.

Рис 1.1. Рівень ризику при реалізації закупівель

Це, врешті-решт, дає змогу замовникові, який відповідає перед державою за цільове використання грошей, повністю контролювати умови контракту та впливати на хід постачання, а отже - зменшувати ризик.

Стосовно ризику при закупівлі робіт. Безумовно, замовник і підрядник повинні мати проектну документацію щодо об'єкта будівництва, мати тендерну документацію, відповідні креслення та кошториси. Але зважаючи на організаційну складність процесів, велику кількість учасників будівництва, зміни в проектній документації, зростання цін на будівельні матеріали внаслідок їх енергоємності, а також з урахуванням природних і кліматичних умов при реалізації будівельних проектів, ризик неотримання замовником результату з урахуванням умов контракту або договору значно зростає.

Для зменшення впливу фактору ризику для закупівель робіт використовуються насамперед кваліфікаційні процедури і завжди проводяться попередні кваліфікації, а потім проводиться оцінка цінових пропозицій.

Розглядаючи складові ризику при закупівлі послуг слід зазначити, що замовнику у більшості випадків виконавець послуг не знайомий, а результати виконання цих послуг мають тільки прогнозований результат. Процеси реалізації контрактів з послуг мають переважно складний характер, їхня вартість складається з показників-аналогів і здебільшого базується на погодинних ставках персоналу. Ці труднощі виникають при передачі результатів послуг виконавцем замовнику, де виникають часом суттєві розбіжності між запланованим та дійсним результатом.

У цих випадках зменшення ризику проводиться за рахунок використання здебільшого поширених кваліфікаційних процедур відбору з урахуванням досвіду, технічної бази, фінансової історії та інших факторів. Існують навіть процедури відбору тільки на основі найкращої кваліфікації без урахування цінового фактору. Звичайно це проводиться для малих закупівель, закупівель послуг приватних консультантів, вартість контракту з якими визначається середньоринковими погодинними ставками.

Отже, як висновок, можна визначити, що з переходом від закупівель товарів до закупівель послуг зростає вплив факторів ризику і зменшується вплив факторів вартості. Це призводить до ускладнень процедур відбору і збільшує невизначеність досягнення результату.

1.2.1 Загальна характеристика процедур по закупівлі товарів

Якщо закупівлі мають постійний характер для організації, пов'язані з її виробничими процесами, то закупівлями товарів займається тендерний комітет цієї організації. Така ж ситуація характерна й для малих або короткострокових проектів.

Отже, згідно із Законом товари - це продукція будь-якого виду та призначення, у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предмети у твердому, рідкому, газоподібному стані, включаючи електроенергію, а також: послуги, пов'язані з поставкою товарів, якщо їхня вартість не перевищує вартість самих товарів. Таким чином, при закупівлі товарів можуть інтегруватися і закупівлі супровідних послуг, і закупівлі супровідних робіт.

Як бачимо з визначення, до товарів можна віднести також супровідні послуги та навіть супровідні роботи, якщо їхня вартість не перевищує вартість самих товарів. Звичайно, в цьому випадку не проводяться тендери на ці супровідні компоненти проектів. Однак при проведенні тендеру в технічній документації (розділ тендерної документації) треба обов'язково відокремити цінові пропозиції щодо основного товару та супровідних компонентів. Якщо запропонована в результаті торгів ціна буде занадто високою, Замовник може реалізувати ці супровідні компоненти власними силами і, як наслідок, не включати їх в оплату до основного контракту.

Зазначимо, що, незважаючи на доповнення товару як основного предмету закупівель додатковими компонентами (супровідними послугами та роботами), при плануванні таких закупівель насамперед слід окрему увагу приділяти суті самого товару, його стандартів, якості, асортименту, технічним характеристикам тощо.

Отже основними важелями при закупівлях товарів є їх відповідність необхідним замовнику технічним характеристикам, критеріям якості та стандартам. Критерій ціни тут розглядається в другу чергу. Це дуже важливий факт, бо практика проведення закупівель товарів в Україні протягом майже 14 років виявила цю проблему -- неправомірне перенесення важелів при прийнятті рішення про переможця тендеру з технічних характеристик на цінові. В результаті Замовник у таких випадках приречений укладати контракти на дешеві товари низької якості, або товари, виробництво яких припинено, або взагалі на товар, який був у використанні. Це, звичайно, марні витрати, і такі Замовники невдовзі знову будуть вимушені проводити аналогічні закупівлі. Ефективність капіталовкладень при цьому близька до нуля.

Щоб уникати цих ситуацій при закупівлі товарів, як уже сказано, слід насамперед приділяти увагу технічній стороні товару, що закуповується. Пропозиції претендентів, у яких указані товари, що не відповідають технічним вимогам Замовника, взагалі дискваліфікуються (не приймаються до подальшого розгляду), і питання ціни відпадає саме собою.

Далі розглянемо основні проблеми, пов'язані з проведення даного виду закупівель.

По-перше, як вже було відзначено, це можлива комплексність закупівель товарів, коли до товару додаються супровідні послуги та роботи. Причому розцінки по цих супровідних компонентах розраховуються за відповідними правилами.

По-друге, структурна та конструктивна складність предмету закупівель. Наприклад, процес постачання технологічної лінії може складатися з двох або більше постачальників, у тому числі закордонних, а наладку та сервісне обслуговування проводить інша -- третя, але спеціалізована місцева фірма. В такому разі Замовник змушений ділити складну закупівлю на лоти, не знижуючи рівень процедури закупівель. Але при цьому Замовник може мати проблеми з координацією різних контрактів, які будуть укладені по кожному лоту окремо, з відповідністю стандартів, технологій, тощо.

По-третє, в результаті конкуренції при проведенні торгів постачальники змушені значно знижувати ціни на пропоновані ним товари. При цьому у Замовника виникає певна економія бюджету, яку теж необхідно ефективно реалізувати. В цьому випадку слід пам'ятати, що Замовник може збільшити (або зменшити) до 15% обсяг закупівель товарів, відповідно збільшити (зменшити) ціну контракту щодо запропонованої ціни, але залишити при цьому незмінною запропоновану вартість одиниці товару. Безумовно, це робиться на стадії укладання контракту і тільки для найкращої пропозиції, яка перемогла.

1.2.2 Процедури закупівель

1.2.2.1 Запит цінових пропозицій

Ця процедура закупівель найпростіша і використовується, згідно з Законом, коли річний бюджет даного виду закупівель нижче (не перевищує) порогового показника вартості першої групи (від 100 000 до 200 000 грн.) може використовуватися для закупівлі вже готових для вжитку товарів або послуг, які не виробляються спеціально, або за окремими завданнями закупівельної організації і для яких є постійно діючий ринок. Для більшої конкуренції можливе використання спеціальних запрошень крім публікації оголошень в офіційному друкованому видані з питань державних закупівель.

Запит цінових пропозицій менш формальна процедура, згідно з якою закупівельна організація запрошує принаймні трьох (двох) постачальників для подання письмових пропозицій. Йдеться про те, що, для того щоб ця процедура була ліквідною (проведена згідно з умовами Закону), треба щоб замовник отримав не менше трьох технічно прийнятних (кваліфікованих) пропозицій до етапу порівняння цін. Кваліфікованих, тобто придатних або найбільш задовольняючих технічну специфікацію. Практика, яка сьогодні склалася в Україні, свідчить, що, наприклад, з 12 запрошених до участі в закупівлях з використанням "запиту цінових пропозицій" претендентів лише три з них подають правильні й необхідні пропозиції.

Процедура починається з формування замовником (у кожному випадку мається на увазі тендерним комітетом) листа-запрошення до участі в конкурсі -- "Запит цінових пропозицій". Кожному виконавцю, до якого звернено письмовий запит, повинно бути повідомлено про те, чи включаються у вартість товарів або послуг витрати на транспортування, страхування, сплату мита, податків та інших зборів і обов'язкових платежів.

Кожен постачальник або виконавець має право подати тільки одну цінову пропозицію, яка надалі не може бути змінена. Пропозиція подається в запечатаному конверті (пакеті), визначеній замовником, не пізніше встановленого ним строку. В практиці закупівель простих товарів при цій процедурі доцільно використовувати факсові копії таких пропозицій.

Пропозиції збираються (розкриваються) у визначений замовником у листі-запрошенні термін. До розкриття тендерних пропозицій за бажанням можуть бути запрошені всі виконавці, які подали свої пропозиції. Замовник інформує про результати здійснення процедури запиту цінових пропозицій (котирувань) усіх виконавців, які подали свої цінові пропозиції, але не були присутні під час розкриття пропозицій.

Оцінка пропозицій і присудження контрактів здійснюється без проведення переговорів.

Замовник укладає договір про закупівлю з тим виконавцем-переможцем, який подав пропозицію з найнижчою ціною, яка задовольняє замовника і, безумовно, повністю відповідає вимогам технічних специфікацій або перевищує їх.

1.2.2.2 Процедура відкритих торгів

Цю процедуру, як правило, слід розглядати першою -- вона пропонує однакові можливості для усіх постачальників. Діапазони коштів, які регламентують проведення цієї процедури, наведені у табл. 1.4.

Ця процедура має використовуватися для закупівель, які характеризуються чітко визначеними однозначними специфікаціями і простою оцінкою. Стандартні товари й загальновідомі послуги є прикладом звичайного застосування процедури відкритих торгів. Процедура відкритих торгів передбачає таке висування вимог, коли додаткова інформація щодо підготовки пропозиції учаснику торгів непотрібна.

Процедура відкритих торгів -- це прозора процедура, яка дозволяє брати участь у торгах будь-якому постачальнику. Використовуючи процедуру відкритих торгів, організація-замовник торгів демонструє заохочення до конкуренції.

Таблиця 1.4.

Діапазонні порогові показники

Типи закупівель	Мінімальна	Максимальна	У разі перевищення
	В євро	У грн.	В євро	У грн.
Товари	9 000	100 000	200 000	2 200 000	міжнародні
Послуги	9 000	100 000	300 000	3 300 000	міжнародні
Роботи	27 000	300 000	5 000 000	5 500 000	міжнародні

Публічне запрошення до участі в торгах для вибору виконавця (підрядника) або постачальника виконується без обмежень.

Після опублікування оголошення про торги у "Віснику державних закупівель" тендерні пропозиції мають право надавати всі зацікавлені виконавці (постачальники). Оцінка постачальників (кваліфікація) та їхніх пропозицій і акцепт тендерної пропозиції здійснюється без проведення переговорів.

1.2.2.3 Двоступеневі торги

Замовнику при організації закупівель можна застосовувати цю процедуру тоді, коли важко сформулювати однозначні тендерні специфікації. Замовник (закупівельна організація) вважає за необхідне можливість обговорення з постачальниками, наприклад, технічних рішень. Після таких обговорень й оцінки можливостей різних виконавців (постачальників) закупівельна організація формулює остаточні тендерні документи і запрошує відібраних постачальників подавати свої пропозиції.

Ця процедура може використовуватися для закупівлі наукових досліджень, експериментів, проектів або інших спеціальних послуг.

Двоступеневі торги можуть також використовуватися, коли в умовах процедури відкритих торгів усі пропозиції були відхилені через невідповідність сформульованим вимогам або коли було виявлено, що постачальники змовилися. В таких випадках вимоги не повинні суттєво змінюватись упродовж двоступеневих торгів.

Ці торги можна також застосовувати для закупівлі нових будівельних робіт, які повторюють подібні будівельні роботи, придбані на основі процедури відкритих торгів або торгів з обмеженою участю, за умови посилання закупівельної організації в оголошенні щодо першої закупівлі робіт на можливість застосування двоступеневих торгів для закупівлі нових подібних робіт.

Процедура двоступеневих торгів здійснюється у два етапи:

а) на першому етапі всім виконавцям пропонується подавати попередні тендерні пропозиції без зазначення ціни. Тендерна документація при цьому повинна лише передбачати пропозиції щодо технічних, якісних та інших характеристик предмета закупівлі, умови поставки, підтвердження професійної та технічної компетентності виконавців та їх відповідності кваліфікаційним вимогам.

Замовник проводить переговори з будь-ким із виконавців. Після отримання попередніх пропозицій замовник має право внести зміни до тендерної документації щодо технічних вимог та вимог до якості предмета закупівлі або запропонувати нові характеристики та критерії оцінки пропозицій відповідно до цього Закону. Про зміну умов тендерної документації замовник інформує всіх виконавців під час надання їм запрошень до участі у другому етапі торгів;

б) на другому етапі замовник пропонує виконавцям попередні тендерні пропозиції, які не були відхилені на першому етапі, надати цінові тендерні пропозиції з зазначенням ціни.

Замовник (закупівельна організація) публікує оголошення у "Віснику державних закупівель", запрошуючи зацікавлених виконавців (постачальників) подавати попередні пропозиції без зазначення ціни. Дозволяється проводити обговорення щодо технічних рішень, методів виконання проекту, умов контракту тощо. Після визначення професійної і технічної компетентності постачальників і формулювання заключних документів (специфікацій) замовник (закупівельна організація) надсилає запрошення до участі в торгах постачальникам, чиї кандидатури не були відхилені.

Строк подання виконавцями попередніх пропозицій встановлюється замовником, але не може бути меншим ніж 30 календарних днів з дня опублікування оголошення про здійснення процедури двоступеневих торгів.

Оцінка пропозицій і присудження контрактів здійснюється без будь-яких подальших переговорів.

1.2.2.4 Закупівля в одного учасника

Процедура закупівлі в одного виконавця застосовується замовником незалежно від порогового показника вартості, але після погодження в установленому порядку з уповноваженим органом у разі:

1) закупівлі творів мистецтва або закупівлі, пов'язаної із захистом прав інтелектуальної власності, або укладення договору про закупівлю з переможцем архітектурного чи мистецького конкурсу;

2) відсутності конкуренції (у тому числі з технічних причин) на товари, роботи чи послуги, які можуть бути поставлені, виконані чи надані тільки певним постачальником (виконавцем), за відсутності при цьому альтернативи;

3) нагальної потреби у здійсненні закупівлі у зв'язку з виникненням особливих економічних чи соціальних обставин, які унеможливлюють дотримання замовниками строків для проведення процедур конкурсних торгів, зокрема пов'язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру, а також наданням у встановленому порядку Україною гуманітарної допомоги іншим державам; (пункт 3 частини другої статті 39 у редакції Закону України від 08.07.2011 р. N 3681-VI)

4) якщо замовником було двічі відмінено процедуру закупівлі через відсутність достатньої кількості учасників;

5) потреби здійснити додаткову закупівлю у того самого постачальника з метою уніфікації, стандартизації або забезпечення сумісності з наявними товарами, технологіями, роботами або послугами, якщо заміна попереднього постачальника (виконавця робіт, надавача послуг) може призвести до несумісності або виникнення проблем технічного характеру, пов'язаних з експлуатацією та обслуговуванням; (частину другу статті 39 доповнено пунктом 5 згідно із Законом України від 08.07.2011 р. N 3681-VI)

6) закупівлі товарів на товарних біржах; (частину другу статті 39 доповнено пунктом 6 згідно із Законом України від 08.07.2011 р. N 3681-VI)

7) закупівлі товарів у разі припинення господарської діяльності, зокрема внаслідок банкрутства, за домовленістю з кредиторами. (частину другу статті 39 доповнено пунктом 7 згідно із Законом України від 08.07.2011 р. N 3681-VI).

У вказаних випадках закупівельна організація може укладати договір після переговорів з одним виконавцем.

Відповідно до Закону, якщо для закупівлі застосовується процедура в одного виконавця, то для здійснення оплати за договором на закупівлю необхідно надавати звіт про результати торгів та лист погодження цієї процедури з уповноваженим органом.

1.2.3 Вибір процедури

Для кожної закупівлі закупівельна організація вибирає процедуру, яка є найбільш прийнятною для даного конкретного договору. Ключові питання підготовчого етапу процедур закупівлі:

а) питання щодо визначення потреби:

1) у чому потреба;

2) чи це дійсно необхідно;

3) альтернативні рішення;

4) кількість;

5) розрахункова вартість;

6) наявні бюджетні кошти;

7) планування платежів;

8) доставка - куди і коли.

б) питання для обговорення до прийняття рішення щодо процедури:

1) чи не виходить обчислена вартість закупівлі за межі запиту цінових пропозицій?

2) коли це необхідно? Чи існують будь-які особливі причини для
"швидкої" процедури?

3) конкуренція -- чи більше постачальників, ніж один?

4) чи є зрозумілими та однозначними специфікації?

5) яка очікується оцінка -- проста чи складна?

6) чи необхідна попередня кваліфікація постачальників? Причини проведення попередньої кваліфікації.

Можливі джерела інформації стосовно потенційних постачальників:

- колеги у власному або інших відомствах/міністерствах;

- тематичні періодичні видання і журнали;

- каталоги для покупців;

- газети і бюлетені;

- банківські установи;

- література і каталоги нових виробів;

- тематичні конференції і семінари.

Перелік питань для дослідження ринку з метою пошуку нових постачальників:

- фінансова ситуація постачальника;

- інші великі постачальники;

- проведення постачальником досліджень з метою розвитку поточних або розробки нових продуктів чи послуг;

- наявні для технічної підтримки ресурси;

- джерела сировини постачальника;

- яким чином наші замовлення вплинуть на компанію;

- які можливості її керівництва;

- система контролю якості;

- кваліфікація співробітників;

- обладнання.

Фактори, які слід урахувати в процесі розрахунку ризиків, можуть бути такими:

- вимоги до постачальника щодо якості відповідно до важливості договору;

- власні спеціалісти замовника -- чи можна на них покластися, коли
виникне необхідність;

- чи потрібна додаткова підтримка спеціалістів закупівельної організації або постачальника;

- вимоги гарантій технічних параметрів для виконання зобов'язань за
договором;

- важливість вчасної доставки.

1.2.4 Формування й організація діяльності тендерного комітету

Формування й діяльність тендерного комітету.

Тендерний комітет є виконавчим органом, який створюється замовником або іншою юридичною особою (на підставі укладеного між нею та замовником договору) для безпосереднього здійснення визначених процедур конкурсу. При цьому передбачається, що замовник одночасно може бути інвестором. В інших випадках розмежування повноважень між інвестором та замовником визначається за їх домовленістю.

Діяльність тендерного комітету регламентується внутрішніми нормативними документами організації, яка його створила (наказом, положенням про тендерний комітет, кошторисом витрат тощо).

Типи тендерних комітетів та порядок їх створення

Тип тендерного комітету зумовлений його метою і статусом. Тендерний комітет може бути створено з метою проведення окремого конкурсу {тимчасовий тендерний комітет) або з метою проведення ряду конкурсів (постійний тендерний комітет); безпосередньо підприємством, організацією-замовником (тендерний комітет замовника), або на підставі відповідного договору з іншою юридичною особою (залучений тендерний комітет), або державною адміністрацією (регіонстьний тендерний комітет), міністерством або відомством (галузевий тендерний комітет).

Тендерний комітет створюється наказом керівника організації, де визначено:

- назва предмету замовлення (а якщо їх декілька - перелік об 'єктів будівництва або видів робіт), які запропоновано на конкурс;

- кількісний та персональний склад постійних членів тендерного комітету;

- голова тендерного комітету;

- право на залучення до роботи тендерного комітету на тимчасовій основі співробітників даної організації та сторонніх організацій або окремих фахівців.

Керівник організації затверджує положення про тендерний комітет, яке регламентує основні умови його функціонування.

1.2.5 Методики оцінки пропозицій

Бальна оцінка.

При бальному підході кожен показник оцінюється за десятибальною шкалою залежно від відповідності оферти вимогам тендерної документації (наприклад: 8-10балів -- краіце, ніж: вимоги тендерної документації; 6-7 балів -- відповідають вимогам тендера; 3-5 балів -- не зовсім відповідають вимогам тендера; 1-2 бала -- зовсім не відповідають вимогам тендера), а потім робиться розрахунок сумарної кількості балів з урахуванням установлених коефіцієнтів значення кожного з розглянутих показників. При цьому кожний експерт з технічної оцінки або член тендерного комітету заповнює свій протокол оцінки і підписує його. Далі всі протоколи збираються і розраховується загальний протокол середніх оцінок по всіх пропозиціях претендентів. Він також підписується всіма членами тендерного комітету.

У цьому випадку сума балів Sк по оцінюваній оферті k може бути розрахована за формулою:

де В_j, - коефіцієнт значення j-го критерію,

G_ijk - кількість балів, виставлених даній оферті к за j-м критерієм за десятибальною шкалою і-м експертом,

m -- кількість розглянутих критеріїв,

n -- кількість експертів (членів тендерного комітету). При розміщенні коефіцієнтів значення рекомендується базувати на умові, що сума коефіцієнтів за всіма критеріями повинна дорівнювати одиниці .

Другий підхід з використанням бальної методики оцінки пропозицій при закупівлях товарів називається діапазонним і полягає в тому, що для кожного критерію з переліку критеріїв установлюється діапазон балів (наприклад від 40 до 60). При цьому кожний експерт з оцінки проставляє свій бал по кожній пропозиції і по кожному критерію в межах цього діапазону. Це дозволяє поєднати пріоритетність критеріїв з максимальним балом кожного з критеріїв.

Остаточні ж розрахунки тут також проводять за вищенаведеною формулою. При цьому перелік наведених критеріїв може бути істотно змінений і доповнений. Для кожного лота торгів може застосовуватися своя система критеріїв. Коефіцієнт значення В_j (часткового рейтингу) виводиться шляхом розподілу поточного бала на максимальну кількість балів.

Слід зазначити, що при закупівлі товарів на етапі оцінки тільки в крайніх випадках використовуються кваліфікаційні дані. Взагалі це більш властиво для закупівель робіт, де предмет закупівлі являють собою складну технічну систему з багатьма виконавцями, постачальниками, субпідрядниками і є набагато значнішим за обсягами капіталовкладень, які витрачаються.

Оцінка тендера на основі змішаної методики.

Така методика застосовується до складних проектів, які мають складний бюджет і передбачають інтеграцію всіх видів закупівель -- постачання устаткування чи системи, виконання монтажних робіт, тестування і налагодження, навчання персоналу і т.д. Для таких проектів характерні закупівлі сучасних інформаційних систем, які включають високі технології, телекомунікацію і складне мережеве устаткування. На додаток до устаткування і програмного забезпечення такі проекти звичайно включають істотний компонент обслуговування і навчання, технічної допомоги, встановленого розвитку, обслуговування виробу і технічної підтримки і т.д. -- в межах від 15% до 40 % (чи більше) від вартості виробів безпосередньо. При цьому звичайно цикл життя проектів визначається як 5-10 років. Тому важливо, щоб цикл життя розглядався при оцінці економічної життєздатності, наприклад програми автоматизації виробництва, незалежно від того, фінансується частина цих витрат за рахунок державних чи власних коштів.

Специфікація відповідних процесів обслуговування і плану технічної підтримки може бути необхідною при проектуванні контракту. Покупець повинен указати в документах для торгів, які пропонують ціну, тип послуг гарантійного обслуговування, що будуть включені до контракту. Оскільки витрати обслуговування апаратних засобів (комп'ютерної техніки) мають фактичний характер, а рівень вимог гарантійного обслуговування повинен бути включений до технічних специфікацій навіть при тому, що вони можуть бути предметом окремої угоди.

При цьому можуть визначатися такі специфікації:

а) встановлені ціни на послуги

1) інженерне забезпечення "ділянки ремонту". Постачальник повинен забезпечити необхідну кількість інженерного персоналу на ділянці для ремонту.

2) обслуговування "за викликом".

б) програма самообслуговування

в) постачання запасних частин.

Об'єднання вартості і технічних факторів.

Технічні фактори і їхнє відносне значення можуть значно змінюватися від закупівель до закупівель, залежно від характеру технологій, що закуповуються, і спектра необхідних послуг (проект, настроювання, виконання, обслуговування, технічна й експлуатаційна підтримка і т.д.). Проектні витрати життєвого циклу проекту і технічних параметрів мають бути об'єднані відповідно до наступної формули:

де С - оцінена ціна пропозиції (обчислена з урахуванням КРУ -- чистої теперішньої вартості),

С_min - найнижча з усіх оцінених запропонованих цін; Т-- сумарне значення (бали) технічних критеріїв за кожною пропозицією,

Т_max - максимальний бал оцінки технічних критеріїв, наданих будь-якою пропозицією претендента,

X - значення цінової складової за визначенням у тендерній документації/

У - значення технічної складової за визначенням у тендерній документації.

Пропозиція з найвищим балом (оцінкою) має право на присудження контракту.

Призначення цінових і технічних значень (X і У відповідно) змінюється залежно від складності закупівель. З цієї причини прикладному програмному забезпеченню дають вище технічне значення. Варто підкреслити, що у специфікаціях критеріїв має бути завершеність, ясність і точність, щоб подані пропозиції були послідовні і порівнянні.

Апаратні засоби можуть бути стандартними й оцінені відносно точно, тому їм присвоюється нижча технічне значення. Крім того, оскільки технічні рішення взагалі послідовні, стандартні і можуть міститися в більшості пропозицій, їхнє значення повинно мінімально впливати на оцінку. Наприклад, просте придбання технології "є в наявності" типу персональних комп'ютерів, принтерів, програмного забезпечення офісу і місцевої мережі (ЬАІМ), що заслуговувало б маленьке чи дуже низьке значення для технічної реалізації.

Складні види закупівель, які вимагають пакетування прикладного програмного забезпечення (наприклад державна банківська система для великого багатогалузевого банку), вимагали б істотного технічного значення. Наприклад, критичні фактори типу розробки програмного забезпечення і функціональних можливостей, установки і технічної підтримки могли б гарантувати 50%-ве технічне значення з огляду на критичний характер.

Якщо послуги підтримки системи в закупівлях мають досить критичний характер, такий, що навіть 50%-ве технічне значення може бути недостатнім, Покупець повинен розглянути розміщення рейтингів між технічною допомогою і консультаціями слідом за контрактом, аналізом, проектуванням, розвитком, виконанням, навчанням і/чи сервісом і окремою домінантною ціною виробів, які купуються. Також якщо технічне значення досить високе і використовується одна стадія закупівель, то Покупець повинен думати, що придбання з двома стадіями вигідніше, тому що дозволило б покупцю вивірити специфікації, а також уможливило б відвідання конференцій претендентами, огляди документації і діалог покупця з претендентом.

Визначення технічних критеріїв оцінки.

Узагалі, бажано розвинути технічну схему оцінки, яка максимізує кількість обов'язкових або істотних технічних критеріїв і мінімізує кількість привілейованих критеріїв. Тут повинні використовуватися специфікації, за якими приймається рішення про присудження контракту чи відхилення пропозиції. Пропозиція оцінюється як задовільна за тим чи іншим критерієм або така, що перевищує зазначені критерії щодо інших пропозицій. Специфікації, які впливають на функціональні можливості й витрати в життєвому циклі проекту і на графік його виконання, можуть розглядатися як привілейовані. Використання точніших специфікацій, з погляду вимог тендерної документації, може бути також віднесене до привілейованих критеріїв.

Ця методологія дозволяє адресувати постачальнику вимоги покупця із зазначенням відносних пріоритетів. Відсоткове співвідношення оцінки цінових і технічних важелів, а також технічні фактори оцінки і критерії повинні бути включені до тендерної документації, представленої для фінансової організації з метою отримання "погодження" як заключної версії, яка видається привселюдно.

Далі розглядається рекомендована структура, яку Покупець може використовувати, щоб формулювати "привілейовану" схему розподілу критеріїв. Покупець повинен оцінити закупівлю в термінах важливості поза зазначеними специфікаціями, для чого використовуються наступні три фактори, які впливають на витрати життєвого циклу: