Інформаційний процес в управлінні економікою

В АІС документи можуть надходити з зовнішнього середовища від клієнтів, постачальників, споживачів, вищої контролюючої організації, банків. Документи можуть бути також внутрішніми. Всі документи поділяють на:

• документи загального призначення (управління) - накази, інструкції, циркулярні листи, розпорядження;

• специфічні для діяльності об'єкта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.

Система документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів та перетворення форматів. Документ є головним засобом подання юридично оформлених відомостей про об'єкт управління. Документи становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.

Нині функціонує уніфікована система документації (УСД), що включає 16 уніфікованих систем документації з 4500 уніфікованих форм документів (планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, організаційно-розпорядчої, розрахунково-грошової документації тощо). Призначення УСД полягає у сприянні виконанню основних функцій управління економікою. Уніфікована система документації- це комплекс взаємозв'язаних документів, кожному з яких присвоєно код відповідно до класифікатора управлінської документації.

Інформаційною мовою опису інформації, що міститься в документах, є єдина система класифікації та кодування (ЄСКК) ТЕП. Єдність системи дає змогу здійснювати взаємний обмін інформацією між АРМ всередині ІС, між різними ІС. Згадана.ЄСКК забезпечує відповідність класифікацій і номенклатур у всіх сферах та на всіх рівнях управління, єдність вимірювань.

Інтеграція країни в світове господарство потребує узгодження чинних класифікаторів з міжнародними. Розділами ЄСКК є:

• структура управління народним господарством (класифікатори галузей, підприємств, органів державного управління);

• продукція, роботи, послуги (загальнодержавний класифікатор промислової і сільськогосподарської продукції");

• технологія виробництва;

• населення (класифікатори кадрів, посад, професій, розрядів);

• територія (класифікатори країн, регіонів, областей, районів);

• фінансові кошти і бухоблік (класифікатор платіжного обороту);

• природні ресурси (класифікатор корисних копалин);

• показники, нормативи, одиниці фізичних величин (класифікатори ТЕП, систем позначення одиниць фізичних величин);

• інші дані.

Класифікатори - це систематизовані переліки найменувань однорідних об'єктів за окремими видами економічної інформації з присвоєними їм кодами. В сукупності класифікатори складають ЄСКК техніко-економічної інформації. Використання УСД та ЄСКК дає змогу забезпечити інформаційну, термінологічну, ідентифікаційну єдність показників і взаємозв'язок АІС різних сфер та рівнів управління.

Особливістю кодування техніко-економічної інформації є те, що коди мають відображати її структуру, ідентифікувати об'єкти й описувати зв'язки між ними. Основне завдання кодування - забезпечення ідентифікації елементів множин, що класифікуються, та їхніх класифікаційних ознак.

На практиці застосовують два методи класифікації: ієрархічний і фасетний. В ієрархічному методі класифікації втілено ієрархічні відносини типів: рід - вид, ціле - частина. На першому етапі розподілу об'єктів (номенклатур) виділяють родові поняття, які включають най- загальніші властивості об'єктів, які підлягають класифікації. Видові поняття виявляють внаслідок розподілу родового поняття. Цей розподіл проводиться за однією або кількома ознаками, властивими родовому поняттю.

Внаслідок такого багатоступеневого розподілу формується взаємозв'язана система родовидових понять (клас - підклас - група - підгрупа - вид). У видове поняття входять всі істотні ознаки родової та одна або кілька прикметних ознак. Для відносин типу ціле - частина (партитивні відносини) підпорядковуюче поняття співвідноситься з підлеглим після розкладання цілого на частини. На відміну від родовидових відносин не діє закономірність: все, що можна сказати про підпорядковуюче поняття, стосується також підлеглого (Вінницька область - Жмеринський район). Найбільшу складність при застосуванні ієрархічного методу класифікації становить вибір послідовності класифікаційних ознак на кожному етапі розподілу початкової множини на підмножини, а також визначення кількості рівнів класифікації. Одним із критеріїв такого вибору є мінімум часу пошуку будь-якого елемента в системі.

При фасетному методі класифікації передбачається розподіл початкової множини на підмножини за різними ознаками не послідовно, а незалежно. Щоразу цю операцію проводять над початковою множиною, що класифікується (причина, винуватець браку). Число фасетів, що додаються, може бути необмеженим. При цьому вже створені класифікатори можуть виступати як фасети. Після закінчення процесу класифікації здійснюють кодування інформації в класифікаторах, яке пов'язане з присвоєнням кодових позначень кожної позиції номенклатури. Використання кодів для оброблення економічної інформації пов'язане з вибором алфавіту коду (символів, що використовуються для утворення кодових позначень), його структури і захисту, а також методів кодування.

Коди можуть бути цифровими, алфавітними й алфавітно- цифровими (цифровий код одночасно є десятеричним числом, що дає змогу застосувати ефективне його оброблення, використати як ключ).

При створенні класифікаторів в АІС конкретного об'єкта завжди виникає проблема поєднання їх з чинними єдиними. Використовується два способи вирішення проблеми. При застосуванні локальних класифікаторів розробляються спеціальні таблиці поєднання локальних кодів з єдиними. У другому випадку в локальний класифікатор вводять додаткове поле, куди записують код з єдиної системи. Затверджені єдині класифікатори є обов'язковими для застосування на всіх підприємствах. За статусом - це державні стандарти.

У зв'язку з використанням ПЕОМ для автоматизації управління та встановленням їх на робочих місцях управлінського персоналу виникла необхідність створення спеціальної технології збирання, реєстрації, підготовки інформації для її оброблення, що спричинило зміну документообігу.

Як новий елемент в ІС АРМ реалізується функція автоматизації підготовки документів. Неодмінною умовою реалізації цієї функції є організація єдиної БД об'єкта управління та організація файлів- класифікаторів ТЕП - файлів НДІ в ІС АРМ управлінських працівників.

В умовах застосування ПЕОМ і створених на їх основі АРМ управлінського персоналу впроваджується нова людино-машинна діалогова форма управління, що грунтується на таких принципах:

• автоматизація документування господарських процесів і явищ;

• організація файлової системи АРМ;

• чергування сеансів активного діалогового режиму "Користувач - ПЕОМ" й автоматичного режиму при формуванні вихідних документів.

• Управлінський процес в ІС включає такі стадії:

• документування господарських операцій;

• систематизація та узагальнення економічних даних;

• відображення вихідних ТЕП і їх використання в управлінні.

Перша стадія полягає у створенні матеріальних носіїв інформації, які стосуються керованих об'єктів і мають юридичну доказову силу здійснення господарської операції або явища.

Процес документування грунтується на використанні документа для фіксації господарських операцій та явищ. В умовах АРМ паперові первинні документи замінюються машинними (електронними). Змінюється тільки носій даних про господарську операцію, але документ як доказ факту здійснення цієї операції залишається тим самим. Тільки процес документування може бути виконаний в безпаперовій формі. Відбувається корінна зміна самої технології документування і документообігу.

Первинні документи "виписують" на ПЕОМ. Дані в ці документи заносять з екрана дисплея за певною технологією й одночасно записують на магнітний диск (МД) і розміщують в інформаційному фонді, звідки передають системі оброблення даних. Первинне документування як попередній управлінський акт збирання, реєстрації інформації відпадає, тобто здійснюється введення даних у ПЕОМ і паралельно реалізується можливість одержати первинний документ. Документ зберігається в пам'яті ПЕОМ в електронній формі й за необхідності може бути роздрукований.

При цьому досягається високий рівень автоматизації циклу операцій введення, контролю, оброблення даних первинних документів з використанням інформаційних і програмних ресурсів АРМ.

Основна мета автоматизації цього етапу - зниження обсягу інформації, що вводиться з клавіатури, до мінімуму. АРМ відкриває широкі можливості бездокументного управління реєстрацією господарських операцій безпосередньо на ПЕОМ з одержанням відеокадру (ВК) первинних документів.

Занесення первинних даних в електронний документ має здійснюватися з максимальним використанням інформації файлів НДІ, що зберігаються в інформаційному фонді АРМ. Файли НДІ автоматично підключаються в момент заповнення конкретної графи документа. На прикладі складання на ПЕОМ первинного документа "Прибутковий ордер" розглянемо перелік даних, що вводяться в документ автоматизовано (див. табл. 3.3).

Як випливає з табл. 3.3, реквізитів, що заповнюються, всього 14, з них 13 заносяться автоматизованим способом (вводяться з файлів НДІ, обчислюються автоматично або встановлюються на початку робочого дня); загальна значність реквізитів 119, з них тільки 7 знаків набирають на клавіатурі. Реалізується технологія "вибирати", а не "набирати". При цьому значно підвищується вірогідність введених даних. Це пов'язано з тим, що на АРМ введення даних здійснює безпосередньо працівник управління (кінцевий користувач АРМ), який візуально контролює введену інформацію на екрані дисплея не тільки за значеннями реквізитів, а й за смисловим змістом. Безпосередня участь у введенні даних підвищує відповідальність користувача за вірогідність і повноту даних, оскільки він зацікавлений в одержанні якісної результатної інформації для управління.

Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних документів і введеної в ПЕОМ інформації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматизовано з використанням інформації класифікаторів. Відпадає необхідність у ручному веденні журналів, різних накопичувальних відомостей - їх замінює пам'ять ПЕОМ.

Умовою реалізації такої комп'ютерної технології підготовки первинних документів є наявність в інформаційному фонді файлів з формами первинних документів на магнітному диску (МД), файлів незмінних текстових фрагментів, що включаються в документи. Ця технологія забезпечує одноразове введення даних у систему їх оброблення, оскільки сформований в електронному вигляді первинний документ може бути переданий по мережі або за допомогою МД на інші АРМ для проведення необхідних розрахунків.

Порядок оформлення електронних первинних документів має забезпечувати встановлення персональної відповідальності за їх юридичну правочинність, вірогідність і точність первинної інформації, що міститься в них. Умови оформлення таких документів мають надавати змогу:

• однозначно визначати осіб, відповідальних за санкціонування, здійснення та реєстрацію відображених у документах господарських операцій;

• запобігати можливості оформлення документів особами, не наділеними відповідними правами;

• контролювати правильність інформації документа в процесі його створення і виправляти виявлені помилки.

Електронний первинний документ має містити відомості, що дають змогу однозначно ідентифікувати документ (найменування, форму, номер), умови його складання (дату, місце), зареєстровані в ньому господарські операції; осіб, відповідальних за складання документа і зафіксовану в ньому інформацію.

Щоб процеси реєстрації інформації на АРМ могли вважатися документуванням, необхідно визначити однозначно осіб, які відповідають за вірогідність інформації. Для цього проводять авторизацію інформації, що документується. Авторизація полягає в кодуванні інформації додатковим інформаційним об'єктом, що визначає особу, відповідальну за вірогідність інформації, яка документується. Найпоширенішим способом авторизації є ідентифікація користувача і подальше встановлення справжності на основі пароля, графічного підпису.

Автоматизація документування господарських операцій забезпечує значне скорочення, автоматизацію документообігу, що сприяє підвищенню оперативності управління.

Комплексна автоматизація документообігу досягається в умовах ЛОМ. Якщо якому-небудь кінцевому користувачеві АРМ необхідно одержати інформацію, яку має в своєму розпорядженні інше АРМ, він формує документ типу "Запит". Документ-запит відправляється відповідному модулю-зберігачеві інформації, який формує документ- відповідь і відправляє його укладачеві запиту. При цьому має бути чітко визначена процедура проходження документів з урахуванням повноважень особи, яка ініціювала ланцюжок оброблення.

Документ-відповідь може містити інформацію, недоступну особі, яка прийняла документ для оброблення. Документ-відповідь одержує відповідне АРМ (прикладний модуль), в якому зазначається, чи можна подати одержану інформацію особі, яка дала запит. В умовах ЛОМ можлива підготовка документа у вигляді, що відповідає повноваженням даної особи. Така технологія реалізується в ІС банківських установ. Наприклад, це стосується процедури перегляду залишків та оборотів коштів на особових рахунках клієнтів.

Запит одного модуля до іншого ніяк не контролюється кінцевими користувачами, що забезпечує конфіденційність інформації. Перевірка повноважень осіб здійснюється ядром системи оброблення даних ЛОМ. Така технологія може бути реалізована з використанням архітектури "клієнт - сервер", в якій всі модулі можуть виконуватися на одному багатозадачному сервері, завдяки чому документообіг стає "електронним". Основою такого документообігу є БД та ЕП, причому БД використовується для формування, збереження документів і доступу до них, а ЕП забезпечує їх доставку.

1.4 Організація інформаційного процесу управління на основі нових інформаційних технологій

Характерними рисами сучасного етапу функціонування економічної системи є:

• поява нових суб'єктів господарської діяльності;

• зростання інформаційного навантаження на управлінський персонал;

• глобалізація економічної діяльності.

Усі ці чинники актуалізують проблему комплексної автоматизації управлінської діяльності на основі сучасних IT та засобів телекомунікації

Вирішення цієї проблеми зажадало нових підходів до автоматизації управлінської діяльності. Ці підходи знаходять висвітлення в концепції HIT організаційного управління, орієнтованої на активну участь управлінського персоналу в процесі оброблення інформації, що дасть змогу максимально наблизити управлінський персонал до інформаційних ресурсів, а також до самого процесу розв'язування інформаційно- управлінських задач.

Основні принципи HIT полягають у:

• масовому впровадженні ПЕОМ - установленні їх на робочих місцях управлінського персоналу;

• створенні комплексної технології оброблення інформації в умовах використання БД, баз знань (БЗ), мереж ЕОМ;

• створенні засобів комп'ютерного моделювання системи оброблення даних із застосуванням банку моделей і банку алгоритмів;

• розробленні засобів спілкування кінцевих користувачів з ПЕОМ на основі АРМ, що передбачають наявність експертних систем (EC).

Структуротвірним елементом АІС на основі HIT є АРМ, що дає змогу поєднати сучасні тенденції в менеджменті з досягненнями HIT.

Застосування обчислювальної техніки (до появи ПЕОМ) дало великий ефект у прийнятті одноманітних і типових управлінських рішень, але не вплинуло на такі сфери прийняття рішень в управлінні, як визначення задачі, встановлення мети впровадження рішень, оцінювання результату.

Елементи процесу управління можуть бути автоматизовані тільки в умовах АРМ управлінського персоналу. Зближення процесів збирання вхідної інформації, формування, відображення і використання вихідної інформації сприяють впровадженню режиму реального масштабу часу в оброблення інформації.

Управлінський персонал інтегрується в людино-машинній системі оброблення даних як користувач ІС, виступаючи тут у новій ролі оператора ПЕОМ. При цьому він продовжує здійснювати традиційні контрольно-аналітичні функції прийняття управлінських рішень, але на вищому автоматизованому рівні.

Успіх управління багато в чому залежить від правильної побудови комунікаційного процесу. АРМ управлінського персоналу розглядається в мережі як комунікаційна одиниця, що функціонує одночасно як джерело, передавач, приймач і споживач інформації. За допомогою ресурсів АРМ управлінський персонал розв'язує свої задачі, а по комунікаційних каналах передає інформацію у відповідні інстанції, в тому числі зовнішні. Обгрунтуванням для встановлення комунікації є потреба в інформації. Комунікації дають змогу підвищити якісний склад інформації для управління.

Основними концепціями побудови АРМ є:

• децентралізоване оброблення інформації на робочому місці;

• створення персональних БД;

• створення БЗ;

• створення мереж АРМ;

• інтелектуалізація АРМ.

АРМ управлінського персоналу - це програмно-технічний комплекс, винесений на робоче місце конкретного управлінського працівника, що дає змогу автоматизувати виконувані ним функції керування в інтерактивному режимі "користувач - ПЕОМ". Основний принцип, закладений в АРМ, - проблемна орієнтація комплексу, тобто орієнтація на розв'язання певного класу задач, об'єднаних загальною технологією оброблення інформації, єдністю режимів роботи й експлуатації.

Кожному класу користувачів відповідає певний тип АРМ, орієнтований на задоволення його функціональних та інформаційних потреб. У ньому основою автоматизації формування і прийняття управлінських рішень є персональні ІС.

Не поглиблюючись в конкретний зміст задач, розв'язуваних кожним конкретним користувачем в умовах комп'ютеризованого управління, в кожній персональній ІС має бути забезпечена можливість для користувача виконувати такі дії:

• обробляти текстові документи;

• проводити пошук необхідної інформації в довідкових фондах та архівах користувача;

• здійснювати формування документів, відомостей, таблиць;

• обмінюватися документами і даними;

• узгоджувати, уточнювати, модернізувати задачі управління;

• приймати рішення в умовах невизначеності або недостатності інформації.

За безпаперової технології управління персональна ІС виконує автоматизовані технології (див. табл. 3.4).

Таблиця 3.4

Автоматизовані технології ІС та їхні функції

Контрольні запитання до розділу

• Що таке інформаційна процедура?

• Що таке інформаційний процес?

• Що є задачею управління економічним об'єктом?

• Що таке економіко-математична модель?

• Які бувають документи і що це таке?

• Які є розділи єдиної системи класифікації та кодування?

• Що таке класифікатор і які його функції?

• Які є особливості кодування техніко-економічної інформації?

• Який є порядок оформлення електронних первинних документів?

• Які головні концепції побудови автоматизованих робочих місць?

• Що повинна забезпечити автоматизована інформаційна система?

Размещено на Allbest.ru