Логистическая система приемки и отгрузки товара

Логистика приемки и отгрузки товара представляет собой логистический процесс правильности организации по приемке товара на склад предприятия и по отгрузке товара конечному потребителю. Логистический процесс заключается в отслеживании всей логистической цепи начиная от приемки и заканчивая отгрузкой товара.

Логистика приемки товара.

Под логистикой приемки товара понимается логистическая цепочка правильности проведения проверки товара в соответствии с качеством, количеством и комплектности товара его характеристикой и техническими условиями, указанными в договоре.

Структура и количество операций по приемке товаров зависят от места приемки и вида груза, а также от типа транспортного средства, которым товары доставляют на склад. Обобщенный перечень процедур или логистических цепочек по приемке товаров на склад, например, компании-дистрибьютора выглядит следующим образом:

въезд транспортного средства на территорию склада;

контроль наличия товаросопроводительной документации;

определение ворот разгрузки;

подача транспортного средства к рампе под разгрузку;

подъезд транспортного средства к месту разгрузки;

наружный осмотр транспортного средства и фиксирование неисправностей, при необходимости фотосъемка;

открывание дверей транспортного средства;

подача необходимого подъемно-транспортного средства;

визуальный осмотр поступившего товара (каждой грузовой единицы);

подача необходимой тары и укладка в нее товара (при необходимости);

взятие грузовой единицы транспортным средством и вывоз его на рампу;

приемка поступившего груза по числу грузовых мест в соответствии с сопроводительными документами;

сверка и оформление сопроводительных документов;

оформление актов приемки с указанием порчи или недостачи груза, если таковые имеются;

передача необходимых документов поставщику и подтверждение получения груза в базе данных;

транспортировка груза в зону приемки для окончательной приемки и подготовки товаров к размещению на хранение.

Нормативно-правовое регулирование приемки. Долгое время в нашей стране приемка осуществлялась на основании двух инструкций Госарбитража СССР № П-6 и № П-7, принятых еще в середине 60-х годов прошлого века. Многие компании в своей деятельности до сих пор руководствуются этими нормативно-правовыми актами, хотя их обязательное применение отменено. Таким образом, если стороны не сослались в договоре на упомянутые инструкции или не зафиксировали условия приемки продукции в договоре, все вопросы по обнаруженным расхождениям либо не разрешаются вообще, либо решаются на основе личной договоренности представителей компаний.

Проверка сопроводительной документации. По прибытии транспортных средств на склад в первую очередь проверяется наличие сопроводительных документов (товарно-транспортная накладная, счет-фактура, технический паспорт, сертификат соответствия ГОСТу, удостоверение о качестве и др.) и их содержание на предмет соответствия условиям (отправитель, получатель, количество, ассортимент, упаковка и т.д.), зафиксированным в договоре поставки. Отсутствие какого-либо из этих документов не должно приостанавливать приемку товара. В этом случае составляется акт о фактическом наличии товара, а в акте приемки указывают, какие документы отсутствуют.

Определение сохранности внешнего вида транспортного средства, тары и упаковки. Перед непосредственной разгрузкой транспортного средства кладовщик, ответственный за приемку, проверяет наличие на транспортных средствах или контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, сохранность пломб, оттиски на них, состояние самого транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения нарушений, а также отсутствия или неисправности пломб составляется акт об осмотре состояния транспортных средств либо делается отметка в товаротранспортной накладной. В некоторых компаниях практикуется фото - или видеосъемка транспортных средств и груза. Такая наглядная информация может существенно облегчить процесс согласования результатов приемки с поставщиком или транспортной компанией.

Разгрузка транспортных средств. Товар, как правило, разгружают с применением различных технических средств. Однако практика показывает, что зачастую товары на склад поступают коробами, или, как говорят работники склада, навалом. Погрузочно-разгрузочные работы при таком способе транспортировки занимают значительное время, однако, поскольку вместимость транспортных средств при этом используется максимально эффективно, предприятия часто отказываются от паллетных отправок.

Чтобы разгрузить товары, к примеру, вилочным погрузчиком, короба (упаковки) укладывают на поддоны. Уже на этом этапе можно сформировать грузовые единицы согласно определенным нормам укладки. На этапе регистрации нового товара в базе данных склада, помимо прочих характеристик, определяется, какое количество упаковок может быть уложено на поддон таким образом, чтобы вместимость ячеек склада использовалась оптимально. При разгрузке этого товара коробами (упаковками) проводится укладка на поддоны в соответствии с установленными нормами. Данная информация может быть включена в задание на приемку товара или передана кладовщику в виде отдельного документа. Использование такого подхода позволяет снизить время на пересчет товара, исключить ошибки при определении количества принимаемого товара, упростить работу с грузом на всех последующих складских операциях.

Предварительная приемка - проверка количества и внешнего вида упаковки поступившего товара. Зачастую так называемая первичная приемка, которая заключается в пересчете грузовых мест и осмотре внешнего вида упаковки, проводится одновременно с разгрузкой товаров. После завершения разгрузки кладовщик, ответственный за приемку, в большинстве случаев уже располагает достаточной информацией для оформления товаросопроводительных документов.

При обнаружении недостачи либо некондиционного товара составляют акт о приемке продукции, в котором указывают номер транспортной накладной и счета-фактуры, количество недостающего/некондиционного товара, его общую стоимость, предполагаемые причины повреждений, лиц, участвующих в приемке, их подписи и дату составления акта. Если одна из сторон не согласна с содержанием акта, ей предоставляют право дополнительно зафиксировать в нем свое мнение. После обнаружения недостачи/повреждений груза и составления акта необходимо уведомить поставщика о результатах приемки.

Приемку возвратов от клиентов, как правило, выполняют по такому же алгоритму, как и при приемке. Отличие заключается в том, что оприходование и размещение товара на складе рекомендуется проводить только после его идентификации специалистом по браку. После приемки такого товара осуществляется один из следующих видов его обработки:

доработка. В случае возможного исправления нарушения качества товара может быть проведен его ремонт, переупаковка, перефасовка и т.п. в зависимости от вида товара;

возврат поставщику или замена поставщиком;

утилизация и списание.

Окончательная приемка - проверка количества товара с вскрытием грузовых мест, а также приемка продукции по качеству. В зависимости от условий, зафиксированных в договоре поставки, приемка продукции может осуществляться в два этапа. Окончательный пересчет товаров и приемка по качеству может проводиться уже после оформления товаросопроводительной документации и выезда транспортного средства со склада. Окончательная приемка груза по количеству и качеству ведется, как правило, в зоне приемки склада.

Приемка по количеству выполняется по массе нетто или по числу товарных единиц в каждом тарном месте. Поступивший товар можно проверить с помощью полной или частичной выборки, результаты которой распространяются на всю партию. Решение о размере выборки или о возможности приемки товара только по грузовым местам принимается на основании нормативной документации, условий договора с поставщиками, а также оценки надежности и качества обслуживания каждого поставщика.

Логистика отгрузки товара.

Под логистикой отгрузки товара понимается логистическая цепочка правильности проведения отгрузки товара потребителю в соответствии с качеством, количеством и комплектности товара его характеристикой и техническими условиями, указанными в договоре.

Логистическая цепочка отгрузки товара потребителю:

При организации отгрузки товаров со склада осуществляются следующие операции:

1. Занесение данных об ожидаемом прибытии ТС (транспортное средство) на склад в График загрузки ТС;

2. Проверка возможности загрузки заказанного товара в предоставляемое ТС;

3. Проверка наличия заказанного товара на складе по БД (база данных);

4. Размещение заказа в зоне отгрузки ко времени, указанному в заявке клиента (время подачи ТС для загрузки).

5. Проверка правильности подбора заказа по документам (заявка на подбор), фактическому наличию и с помощью ТСД:

по артикулу;

по наименованию;

по количеству.

6. Регистрация прибывшего ТС в журнале нахождения ТС на складе:

регистрационный номер ТС;

дата и время прибытия;

Ф. И.О. водителя;

дата и время постановки под загрузку;

дата и время окончания загрузки;

дата и время убытия ТС со склада (после окончания оформления документов).

7. Проверка документов водителя/экспедитора и правильности оформления доверенности от клиента на получение товара со склада.

8. Проверка целостности тента и кузова ТС.

9. Предъявление товара водителю/экспедитору для его приемки в зоне отгрузки.

10. Загрузка товаров в автомобиль в присутствии принимающего лица.

11. Пломбирование ТС в присутствии водителя/экспедитора с указанием номера пломбы в Акте МХ-3 и в ТТН (товарно-транспортная накладная).

12. Оформление расходной накладной и Акта МХ-3 кладовщиком.

13. Проверка правильности оформления расходной накладной и Акта МХ-3 диспетчером и оформление ТТН.

14. Выдача указанных документов водителю/экспедитору, включая пакет дополнительных документов по заявке клиента.

15. Внесение данных об отгрузке заказа клиента в БД.

16. Передача информации о загрузке и отправке ТС клиенту.

Погрузочно-разгрузочные работы действительно один из важнейших этапов в общей логистической цепочке. И во многом именно от опыта и качества работы логистического оператора, который отвечает за товар компании-клиента, зависит, в какое время и в каком состоянии будет получен груз.

Сам процесс отгрузки товара описан в редакционном материале более чем подробно. Могу сказать, что в наших технологических процессах, если и есть отличия, то очень незначительные. И действительно - во время отгрузки выявляются слабые места всей складской системы. А поскольку процесс отгрузки сопровождается передачей материальной ответственности, постольку в договоре с клиентом необходимо четко прописывать всю процедуру, включая и перечень действий, которые клиент вправе производить на пандусе.

Если договором предусмотрена возможность вскрытия коробок и проверки каждой штучной упаковки, то, с одной стороны, существенно увеличивается время отгрузки, а значит, возрастают издержки на простой транспорта. Но с другой стороны, уменьшается риск недостачи.

Задача логистического оператора как раз и состоит в том, чтобы одновременно и выполнить все пожелания клиента, и точно соблюсти график отгрузки. Как правило, график составляется и согласовывается с каждым конкретным клиентом. Так, некоторые фирмы производят до обеда только отгрузку, а после обеда - только приемку.

Есть еще несколько моментов, описанных в статье, которые на практике выглядят несколько иначе. Действительно, при загрузке с помощью погрузчика работы ведет один человек, но актуально это лишь для товара, отгружаемого на паллетах. Если же товар штучный, то количество складских рабочих, занятых в этой операции, увеличивается до трех-четырех человек. Кроме того, проверить комплектность коробок можно либо перед загрузкой, либо в процессе загрузки, но никак не после, поскольку коробки стоят очень плотно.

Не менее важно постоянно следить за исполнением всех процедур процесса отгрузки. В частности, на некоторых наших терминалах существует система мониторинга эффективности операций и соблюдения правил, вводится система контрольной отгрузки товара, с определенной периодичностью ведется видеозапись всего процесса отгрузки. За счет введения такого контроля мы всегда можем оперативно отследить и узнать, какие из процессов или действий сотрудников требуют усовершенствования.

Полученные данные ложатся в основу курса обучения складского персонала. Клиенты также могут их получить по первому требованию. Более того, мы предоставляем своим клиентам возможность самостоятельно провести аудит, поскольку их стандарты в некоторых случаях оказываются выше не только наших, но и требований Международной сертификационной комиссии.

В случае проектирования собственного железнодорожного склада необходимо обратить внимание на высоту рампы от головки рельса.

2. Логистическая система приемки и отгрузки товара ОАО Пивоваренная компания "Балтика"

2.1 Логистическая система ОАО Пивоваренная компания "Балтика"