Управление предприятием осуществляется на базе определенной организационной структуры. Структура предприятия и его подразделений определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной структуры обеспечивается эффективное распределение функций управления по подразделениям. Структура управления может изменяться во времени в соответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления.

Структура предприятия ООО " Евроторг "представляет собой сложную субординацию и обусловлена тем, какие функции выполняет предприятие, насколько широк ассортимент закупаемых и реализуемых ею товаров, сколько у нее поставщиков и покупателей. В предприятии структуру возглавляет директор, в его подчинении находятся различные подразделения, занимающиеся закупкой и реализацией товаров, производством продуктов питания, исследованием ситуации на рынке. Каждый из отделов предприятия является самостоятельным структурным подразделением и выполняет определенные функции, связанные с решением стоящих перед ними задач. В своей работе подразделения взаимодействуют между собой, а так же с другими отделами организации (планово-экономическим, юридическим, кадровым, бухгалтерией и другими). Благодаря координации действий подразделений обеспечивается решение основных задач, стоящих перед торговой организацией, а именно - закупка товаров обоснованного ассортимента в необходимом количестве и бесперебойное снабжение ими покупателей.

Для эффективной реализации стратегии развития предприятия и обеспечения устойчивой работы общества в условиях рыночной экономики, организационно - управленческая структура организации строится с учетом нижеперечисленных принципов:

возможности гибкого реагирования на изменения рынка,

обеспечения оптимального уровня децентрализации управленческих решений,

исключения дублирования службами выполнения одних и тех же функций,

персонификации ответственности за организацию и выполнение возложенных функций.

В соответствии с действующей линейно - функциональной структурой управления предприятием утверждается следующий состав основных функций и служб, обеспечивающих их реализацию:

директор и зам. директора - по основным вопросам руководства фирмой;

организация производства - технолог и заместитель директора;

финансы и экономика, бухгалтерский учет: главный бухгалтер и заместитель главного бухгалтера,

информационное обеспечение и вопросы снабжения и сбыта: заведующая магазином и менеджер.

Для обеспечения выполнения основных функций сохраняются также вспомогательные функции:

охрана окружающей среды;

охрана объекта;

хозяйственное обеспечение.

Единство и взаимосвязь выполнения поставленных задач реализуется через качественное и оперативное исполнение всеми службами возложенных на них обязанностей.

Коммерческая деятельность предприятия торговли связана с выполнением различных операций и требует от выполняющих их работников разносторонних знаний и умений. Поэтому в состав предприятия входят работники различных категорий (руководители, специалисты, служащие) выполняющие определенные виды работ. Для каждой должности руководством организации составляются и утверждаются должностные инструкции, содержащие перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности, Должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.

На директоре ООО " Евроторг", лежит решение огромного число задач. Например, принятие ориентированных на выбранный сегмент рынка решений, направленных на удовлетворение потребностей клиентов, определение общих направлений политики предприятия в рамках поставленных целей и задач, в том числе проведение финансовой политики, к которой могут быть отнесены такие вопросы, как определение лимитов расходов на содержание персонала, предельные расходы на административные и хозяйственные нужды, составлять и подписывать управленческую документацию: распоряжения, приказы.

Руководитель высшего звена вправе также решать, какая система расчетов с клиентами наиболее предпочтительна, какие кредитные, дисконтные и бонусные карточки будут приниматься в предприятии.

Руководитель отдела снабжения, как руководитель среднего звена определяет принципиальные вопросы закупочной политики, в частности ориентацию на определенных поставщиков. Он по согласованию с генеральным директором, вправе определить круг поставщиков, деловые отношения с которыми магазин будет поддерживать в первую очередь. Управленцы среднего звена - администраторы, обеспечивают реализацию политики предприятия, разработанной высшим руководством, и несут ответственность за доведение приказов, указаний, инструкций, детальных заданий до подразделений, а также за их своевременное выполнение.

Администратор магазина осуществляет финансово-хозяйственную деятельность, контролирует культуру обслуживания посетителей, состояние учета, контроля и сохранность материальных ценностей, подбор и расстановку кадров, соблюдение трудового законодательства, техники безопасности и правил санитарии и гигиены. Администратор руководит и организует работу менеджеров торгового зала, уборщиков зала. Контролирует персонал в соблюдении правил обслуживания посетителей, внутреннего распорядка, личной гигиены, ношения фирменной одежды. Обеспечивает подготовку зала к открытию магазина и обеспечивает четкую связь складов и торгового зала.

Закупкой товаров ООО " Евроторг" занимается коммерческая служба. Рассмотрим задачи и функции коммерческого отдела.

Коммерческий директор (заместитель директора по коммерческим вопросам) относится к категории руководителей.

1.1. На должность коммерческого директора назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование и стаж работы не менее 5 лет.

1.2. В своей деятельности коммерческий директор руководствуется:

1.2.1. нормативными правовыми актами, регламентирующими производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность организации;

1.2.2. методическими материалами по соответствующим вопросам;

1.2.3. приказами и распоряжениями руководителя организации;

1.2.4. уставом организации;

1.2.5. правилами трудового распорядка

1.3. Коммерческий директор должен знать:

1.3.1. нормативно-правовые акты, определяющие направления развития финансово-экономической деятельности организации;

1.3.2. профиль, специализацию, особенности структуры организации;

1.3.3. перспективы технического и финансово-экономического положения организации;

1.3.4. производственные мощности организации;

1.3.5. порядок разработки и утверждения планов производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности организации;

1.3.6. рыночные методы хозяйствования и финансового менеджмента организации;

1.3.7. порядок ведения учета и составления отчетов о хозяйственно-финансовой деятельности организации;

1.3.8. порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров;

1.3.9. экономику, организацию производства, труда и управления;

1.3.10. основы трудового законодательства;

1.3.11. правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Коммерческий директор подчиняется непосредственно руководителю организации.

2. Функции

На коммерческого директора возлагаются следующие функции:

2.1. руководство финансово-хозяйственной деятельностью организации;

2.2. контроль за материально-техническим обеспечением организации, финансовыми и экономическими показателями деятельности организации, за правильным использованием банковского кредита, выполнением договорных обязательств по поставкам продукции;

2.3. обеспечение своевременной выплаты зарплаты работникам организации;

2.4. организация рекламы выпускаемой продукции;

2.5. взаимодействие с другими организациями в процессе выполнения функциональных обязанностей;

2.6. координация работы подчиненных ему структурных подразделений организации;

3. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций коммерческий директор осуществляет следующие обязанности:

3.1. руководит финансово-хозяйственной деятельностью организации в области планирования и управления ее производственно-экономической политикой, материально-техническим снабжением, заготовкой, хранением, сбытом продукции;

3.2. организует разработку краткосрочных и долгосрочных прогнозов развития рынка, его емкости;

3.3. разрабатывает рекомендации по выбору целевого рынка в соответствии с ресурсами производства, определению основных направлений ценовой политики;

3.4. изучает тенденции рынка и прогнозирует объем продажи в зависимости от внешних условий;

3.5. принимает меры по своевременному заключению договоров с поставщиками и потребителями, контролирует выполнение этих договоров;

3.6. организует работу в области сбора и анализа действующих стандартов, международных норм и правил;

3.7. организует разработку и совершенствование информационного обеспечения маркетинговых исследований;

3.8. координирует и проводит маркетинговые действия, вытекающие из решений руководства организации и других руководителей линейных служб;

3.9. осуществляет контроль за выполнением показателей реализации продукции, достижением установленных показателей прибыли и другими финансовыми показателями, за правильным расходованием банковского кредита, прекращением производства продукции, не имеющей сбыта;

3.10. создает условия для надлежащего хранения и сохранности материальных ресурсов и готовой продукции;

3.11. координирует работу подчиненных ему служб и подразделений

4. Права

Коммерческий директор имеет право:

4.1. действовать от имени организации, представлять интересы организации во взаимоотношениях с иными организациями и органами государственной власти по коммерческим вопросам;

4.2. запрашивать и получать от руководителей и специалистов структурных подразделений организации необходимую информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

4.3. контролировать деятельность снабженческо-сбытовых и иных подчиненных ему структурных подразделений организации;

4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности организации;

4.5. участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации;

4.6. давать руководителям структурных подразделений организации указания по коммерческим вопросам;

4.7. подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции, издавать за своей подписью распоряжения по организации по коммерческим вопросам;

4.8. вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении, увольнении работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий;

5. Ответственность

5.1. за ненадлежащее исполнение (неисполнение) своих должностных обязанностей, за неправильность или неполноту использования предоставленных прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством;

5.2. за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством;

5.3. за причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством;

5.4. за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством, уставом организации, иными нормативными правовыми актами;

5.5. за недобросовестное использование имущества и средств организации в собственных интересах или в интересах, противоположных интересам учредителей, - в пределах, определенных действующим гражданским, уголовным и административным законодательством.

Основными задачами отдела являются:

1. Обеспечение бесперебойного снабжения универмага хозяйственными товарами в соответствии с ассортиментным перечнем;

2. Установление договорных отношений с товаропроизводителями РБ и прочими поставщиками на взаимовыгодной основе и в соответствии с действующим законодательством РБ;

3. Постоянная работа с промышленными предприятиями и производителями РБ по вопросам совершенствования ассортимента и улучшения качества хозяйственных товаров;

4. Осуществление проверки качества поступающих в универмаг товаров, своевременное принятие мер по предъявлению штрафных санкций поставщикам за поставку некачественного товара;

5. Разработка мероприятий и постановка задач по организации и совершенствованию автоматизированной системы обработки экономической информации по хозяйственным товарам;

6. Обеспечение получения доходов и недопущения убытков по всем направлениям деятельности, контроль за эффективностью использования финансовых и кредитных ресурсов, направляемых на закуп хозяйственных товаров.

Функции:

1. Проводит работу по внедрению основных элементов торгового маркетинга на предприятии, а также вносит предложения о совершенствовании системы менеджмента с учётом изменяющихся рыночных отношений;

2. Обеспечивает рациональное товароснабжение хозяйственными товарами, оптимально сочетающее максимальное удовлетворение потребностей покупателей и экономические интересы предприятия;

3. Принимает участие на ежегодных оптовых ярмарках по закупу хозяйственных товаров, осуществляет работу по заключению договоров с поставщиками на поставку товаров согласно товарной номенклатуре отдела;

4. Проводит работу по осуществлению рациональной ассортиментной политики предприятия с учётом направлений его развития и совершенствования товаров однородных групп, разрабатывает ассортиментные перечни хозяйственных товаров с учётом товарной номенклатуры отдела;

5. Осуществляет постоянные проверки наличия на предприятии товаров согласно ассортиментного перечня, утверждённого Главным управлением потребительского рынка Мингорисполкома;

6. Организует проведение мероприятий по изучению покупательского спроса и ускорению продвижения товаров, обеспечивает расширение использования общих методов стимулирования продаж, внедряя методы рыночного соответствия, в т. ч. выставки-продажи, сезонные распродажи и скидки и т.д.

7. Предоставляет юридической службе предприятия документы, необходимые для предъявления претензий и штрафных санкций поставщикам;

8. Проводит анализ поступления и реализации хозяйственных товаров по группам, видам, в ассортиментном разрезе, на основании чего составляет расчёт необходимой потребности в товарах на будущий период (год);

9. Принимает меры по выборке выделенных квот и поступлению хозяйственных товаров из других источников, а также выполнению поставщиками договорных обязательств по срокам поставки, ассортименту и качеству поставляемых товаров;

10. Проводит работу по внедрению на предприятии элементов рыночного механизма в торговле, в т. ч. изучение конъюнктуры рынка и формирования ценовой политики товаров народного потребления. Учитывая общие факторы для прогнозирования качества и конкурентоспособности товаров, разрабатывают предложения по расширению ассортимента выпускаемой предприятиями продукции, освоению выпуска новых моделей, улучшению ими качества;

11. Разрабатывает и осуществляет мероприятия по предотвращению и снижению потерь в процессе товародвижения;

12. Вносит предложения по установке наиболее приемлемых видов торгового оборудования для хранения, подготовке к продаже и реализации с учётом особенностей хозяйственных товаров;

13. Проводит постоянную работу по изучению структуры товарных запасов и их нормализации, проводит обучение работников торгового зала, обеспечивающих реализацию хозяйственных товаров, по спросам качества и потребительских свойств;

14. осуществляет всю работу по качеству товаров. Контролирует качество, маркировку и упаковку хозяйственных товаров в соответствии с действующей нормативной документацией. По результатам работы вносит предложения по улучшению качества поступающих товаров. Обеспечивает обязательное наличие сертификата качества и удостоверений о государственной гигиенической регистрации на хозяйственные товары, подлежащие сертификации (гигиенической регистрации);

15. Осуществляет постоянные проверки правильности применения поставщиками цен на товары, а также принимает меры по недопущению их необоснованного роста;

16. Совместно с товарными отделами и отделом организации торговли организует мелкорозничную и предпраздничную торговлю;

17. Совместно с товарными отделами проводит подготовку общественных бракёров для контроля качества поступающих хозяйственных товаров;

18. Осуществляет постановку новых задач для программы "Комплекс товароведа" и вносит предложения по совершенствованию действующей системы компьютерной обработки информации о товародвижении в универмаге;

19. В установленные сроки представляет необходимую отчётность о поступлении товаров по видам поставщиков, о выборе квот, о контроле за качеством товаров и проведении мероприятий по изучению спроса и насыщению товарного рынка;

20. Рассматривает письма, заявления и жалобы покупателей по вопросам, относящимся к компетенции отдела, вносит предложения по разрешению этих жалоб;

Оптовыми закупками начинается оперативная работа по доведению товаров от производства до потребителя. От правильной ее организации зависит во многом удовлетворение спроса населения, создание конкурентоспособного ассортимента, финансовое состояние предприятия. Осуществляя оптовую закупку товаров, предприятия воздействуют на поставщиков, добиваясь улучшения качества товаров, расширения и обновления ассортимента для удовлетворения потребительского спроса.

Для планирования закупок товаров важное значение имеют возможности самого торгового предприятия: его финансовые возможности, складские площади, кадровый потенциал и т.д.

Учитывая, что закупки осуществляются для последующей продажи, при их планировании необходимо изучить систему сбыта, сопоставить доходы и издержки, связанные с ней, т.е. коммерческая служба должна взглянуть на процесс закупок с точки зрения выгодности для предприятия.

Таким образом, можно сделать вывод, что решая вопрос о закупках, коммерческая служба использует данные за несколько лет о динамике и структуре товарооборота и товарных запасов, изучает факторы, определившие такой результат. Эта информация необходима для того, чтобы правильно обосновать объем закупок. При этом главной задачей предприятия при планировании оптовых закупок является определение уровня товарных запасов, при котором обеспечивалось бы бесперебойное снабжение этими товарами покупателей и не образовывался избыток этих товаров на складе. Поэтому необходимо работать с каждым товаром отдельно. По каждому наименованию товара следует установить минимальный и максимальный объем закупок с точки зрения обеспечения экономического интереса предприятия.

2.2 Управление персоналом